Luận văn trình bày những vấn đề lý luận cơ sở lý thuyết chung về nội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp. Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.
MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập Đối tác xuyên Thái Bình Dương công ty kinh doanh quy mơ lớn, có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước. Hoạt động sản xuất kinh doanh trên lĩnh vực: nhập khẩu và phân phối các loại bánh kẹo nước giải khát từ Nhật Bản Ở cơng ty, tình hình bán hàng và thu tiền diễn ra thường xun, liên tục mỗi ngày nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro. Việc kiểm sốt tốt được các hoạt động này là điều kiện quan trọng để giúp Cơng ty TPP duy trì, mở rộng hoạt động kinh doanh cũng như đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, cơng tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty TPP hiện nay đang còn tồn tại một số bất cập đòi hỏi phải tăng cường kiểm tra để đảm bảo doanh thu được tính đúng, tính đủ; Tiền thu vào từ hoạt động bán hàng cũng như hàng hố của cơng ty khơng bị thất thốt. Bán hàng – Thu tiền là khâu vơ cùng quan trọng đối với sự sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào, hơn hết việc này cũng cần có sự phối hợp của rất nhiều bộ phận. Điều đó cho thấy Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương cần hồn thiện hơn nữa KSNB chu trình bán hàng và thu tiền để phục vụ cho việc quản lý các hoạt động kinh doanh của mình Dưới vai trò là một kế tốn tại đơn vị, với mục đích xây dựng trong Cơng ty TPP một hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ và hiệu quả nên bản thân đã chọn đề tài “Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình Mục tiêu nghiên cứu Luận văn trình bày những vấn đề lý luận cơ sở lý thuyết chung về nội dung của kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp. Nghiên cứu thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại cơng ty TNHH XNK Đối tác xun Thái Bình Dương trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm kiểm sốt tốt hoạt động kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương Phạm vi nghiên cứu: Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống phương pháp thu thập thơng tin bằng việc khảo sát thực trạng của Cơng ty thơng qua việc phỏng vấn trực tiếp và thu thập các thơng tin từ các tài liệu có sẵn của cơng ty Bố cục đề tài Chương I: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp Chương II: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty TNHH XNK Đối tác xun Thái Bình Dương Chương III: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty TNHH XNK Đối tác xun Thái Bình Dương Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện nay các doanh nghiệp khơng những cạnh tranh với các đối thủ bên ngồi, mà bản thân doanh nghiệp cũng là một cuộc canh tranh khơng ngừng để nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp thơng qua việc kiểm sốt tốt các hoạt động trong doanh nghiệp, trong đó việc tạo ra doanh thu và kiểm sốt tốt các hoạt động trong chu trình bán hàng – thu tiền là nền tảng để doanh nghiệp tạo ra được lợi thế cạnh tranh riêng trên thương trường. Cũng chính vì vậy mà đề tài “ Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng thu tiền” được rất nhiều tác giả khác nhau nghiên cứu. Bài viết này tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Cụ thể: Đề tài của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007), luận văn Thạc sĩ kinh tế, chun ngành kế tốn, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại cơng ty thơng tin di động (VMS)”, luận văn sử dụng các phương pháp thu thập thơng tin từ số liệu thực tế sau đó phân tích, đối chiếu, so sánh để làm rõ vấn đề nghiên cứu. Luận văn tập trung vào việc nghiên cứu tình hình thực tế của doanh nghiệp, chỉ ra được các dịch vụ như: viễn thơng, thơng tin di động có các đặc điểm làm ảnh hưởng đến việc kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp và đặc biệt là chu trình bán hàng thu tiền; nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại. Từ đó luận văn đưa ra được những giải pháp để tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền tại Cơng ty thơng tin di động Đề tài của tác giả Thái Như Quỳnh (2008), luận văn Thạc sĩ kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện tại cơng ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng”, luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp các phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu, chứng minh để đi sâu vào tình hình thực tế về kiểm sốt nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp qua đó đánh giá những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục. Tuy nhiên, luận văn này tác giả mới chỉ đưa ra được những giải pháp tổng quát, chưa đi vào cụ thể Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010), luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại viễn thơng qng Ngãi”, trong luận văn tác giả tập trung nghiên cứu kiểm sốt nội bộ trong hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thơng và thu cước viễn thơng, nêu ra được các đặc điểm khác biệt trong hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thơng ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp viễn thơng Tác giả sử dụng phương pháp luận vật biện chứng và kết hợp phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010) luận văn Thạc sĩ kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng”. Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và các phương pháp tiếp cận thu thập thơng tin, tổng hợp, phân tích so sánh để đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực sách và thiết bị trường học tại văn phòng cơng ty và 6 nhà sách tại TP Đà Nẵng của cơng ty Cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng. Qua đó đánh giá được những kết quả đạt được và các hạn chế còn tồn đọng cần phải được khắc phục đối với kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty. Và đưa ra được các giải pháp để hồn thiện các thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền Đề tài của tác giả Đỗ Thị Thanh Lan (2012), luận văn thạc sĩ kinh tế, chun ngành kế tốn Đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Cổ phần Pymepharco”, Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp phương pháp phỏng vấn và phương pháp đơi chiếu để làm rõ vấn đề nghiên cứu, chỉ rõ thực trạng của doanh nghiệp và đưa ra giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị. Cụ thể là tác giả đã chỉ ra được những đặc thù riêng về KSNB trong hoạt động kinh doanh các sản phẩm như thuốc, trang thiết bị, dụng cụ y tế…Tác giả cũng đưa ra được các giải pháp để tăng cường KSNB có tính thực tiễn rất cao nhưng lại chưa đưa ra được cơ sở làm nền tảng cho việc kiểm tra kiểm sốt Đề tài của tác giả Dương Thị Thuý Liễu (2012) luận văn thạc sĩ kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, đại học Đà Nẵng “Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Cổ phần cao su Đà Nẵng” tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu về kiểm sốt và phỏng vấn kế tốn trưởng, kế tốn viên, nhân viên kinh doanh có liên quan đến chu trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị. Tác giả đi sâu vào tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lí kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền tại cơng ty để từ đó chỉ ra những yếu kém còn tồn đọng và cuối cùng là đi vào hồn thiện đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lí hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Cổ phần cao su Đà Nẵng Đề tài của tác giả Trần Thị Thu Phường (2013), luận văn thạc sĩ kinh tế chun ngành kế tốn, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Sữa Đậu nành Việt Nam – Vinasoy”. Luận văn sử dụng phương pháp phân tích so sánh, đối chiếu, chứng minh… để làm rõ vấn đề nghiên cứu, chỉ rõ được thực trạng của doanh nghiệp trong cơng tác KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền, cũng như đưa ra được những giải pháp để hồn thiện KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Sữa Đậu Nành Việt Nam Vinasoy Đề tài của tác giả Khương Thị Lan Anh (2013) luận văn thạc sĩ kinh tế, chun ngành kế tốn, đại học Đà Nẵng “ Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Cổ phần xi măng Hải Vân”. Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp, phương pháp phỏng vấn, và phương pháp đối chiếu để làm rõ vấn đề nghiên cứu, nêu lên được thực trạng cụ thể mà doanh nghiệp đang gặp phải trong vấn đề kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền. Luận văn cũng đưa ra được các biện pháp tương đơi hữu hiệu nhằm hồn thiện các thủ tục kiểm sốt Các giải pháp đưa ra giúp đơn vị tham khảo và có tính ứng dụng cao trong thực tiễn. Cơng ty Cổ phần xi măng Hải Vân có thể vận dụng một cách linh hoạt nhằm tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại ngay đơn vị mình Đã có nhiều Đề tài nghiên cứu về KSNB chu trình doanh thu và thu tiền trong các doanh nghiệp đặc thù như: Viễn thơng, điện lực, xăng dầu, xi măng… Tuy nhiên vẫn chưa có Đề tài nào nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong các cơng ty kinh doanh các mặt hàng bánh kẹo, nước giải khát nhập khẩu CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 1.1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ a Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo quan điểm của ủy ban COSO (2013) (Committed Of Sponsoring Organization) – là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính –kiểm sốt nội bộ được định nghĩa như sau: “KSNB là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tn thủ với các luật và quy định liên quan” b Các khía cạnh của kiểm sốt nội bộ Tính hướng đến mục tiêu của kiểm sốt nội bộ Có thể chia mục tiêu của một tổ chức thành 3 loại chính như sau: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tn thủ Kiểm sốt nội bộ là một tiến trình Đây được xem là phương tiện để đạt được mục đích hơn là mục đích cuối cùng. Kiểm sốt nội bộ được thực hiện bởi con người Khi có các chính sách, thủ tục cho hoạt động kiểm sốt rồi thì việc thực hiện được việc kiểm sốt đó hay khơng lại tuỳ thuộc vào con người trong tổ chức Kiểm sốt nội bộ cung cấp sự bảo đảm ở mức độ hợp lý Tổ chức nào cũng sẽ bị giới hạn về mặt nguồn lực đặc biệt là yếu tố con người, đa phần các tổ chức sẽ ưu tiên phân bổ nguồn lực cho các hoạt dộng chính, trực tiếp tạo ra giá trị lợi nhuận cho tổ chức. Tính thích ứng của kiểm sốt nội bộ Kiểm sốt nội bộ có thể được áp dụng cho các cơ cấu tổ chức khác nhau cũng như các bộ phận khác nhau trong cùng một tổ chức Vậy nên, dù tổ chức được cấu trúc theo hình thức nào đi chăng nữa thì kiểm sốt nội bộ cũng đều có thể được thiết lập một cách phù hợp với cách thức vận hành của tổ chức đó 1.1.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ a Mơi trường kiểm sốt Theo TS. Đường Nguyễn Hưng (2016) “Mơi trường kiểm sốt là tập hợp các chuẩn mực, các quy trinh, và các cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận hành của kiểm sốt nội bộ trong tổ chức” b Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là việc tìm ra và phân tích khả năng rủi ro có thể xảy ra đối với việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Đây là việc làm liên tục, được lặp đi lặp lại để nhằm thích ứng với sự thay đổi bên trong cũng như bên ngồi của tổ chức c Hoạt động kiểm sốt: Là thủ tục, chính sách được thiết lập bởi Ban lãnh đạo đơn vị nhằm thực hiện việc kiểm sốt để đạt mục tiêu quản lý cụ thể. Dựa trên 3 ngun tắc sau: Thiết lập các mức rủi ro có thể chấp nhận được trong việc thực hiện các mục tiêu Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức để thực hiện các hoạt động kiểm sốt Việc kiểm sốt dựa trên các chính sách và các thủ tục thực thi chính sách d Thơng tin và trao đổi thơng tin Trao đổi thơng tin được diễn ra bên trong và bên ngồi tổ chức nhằm cung cấp thơng tin cho việc thực hiện các trách nhiệm của kiểm sốt nội bộ Hoạt động giám sát Đây hoạt đông diễn ra thường xuyên nhằm thực hiện việc đánh giá thường xuyên hoặc đánh giá chuyên biệt nhằm xem xét các bộ phận trong tổ chức có đang thực hiện các hoạt động kiểm sốt hay khơng, trong thực tế nhiều tổ chức kết hợp cả 2 hình thức đánh giá cùng một lúc để nhằm đưa ra được kết quả đánh giá chính xác, khách quan nhất 1.1.3 Hạn chế của HTKSNB Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm sốt của HTKSNB Về khách quan: Phần lớn cơng tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền a Nội dung và đặc điểm bán hàng và thu tiền Nội dung: Để sản phẩm tiêu thụ được cần phải trải qua các quá trình sau: Tìm kiếm thị trường và khách hàng; Quảng cáo và khuyến mãi; Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng với khách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhận tiền thanh tốn khách hàng Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền: Bán hàng và thu tiền là q trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của doanh nghiệp. Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh tốn Phương thức tiêu thụ: Gồm phương thức bán bn, Phương thức bán lẻ + Đối với bán bn: Cơng ty sẽ cung cấp hàng đến các chuỗi siêu thị như: AEON, Big C, Letee Mart, SeVen Eleven, Family Mart…, các nhà phân phối lớn như: Trí Châu Thanh, Khánh Minh, Huy Hằng Anh, Nhật Hồng, Thạnh Hưng… Đa số các khách hàng này được ràng buộc chặt chẽ với cơng ty thơng qua hợp đồng mà 2 bên đã ký kết. Phương thức thanh tốn: Mua hàng thanh tốn ngay; cơng nợ theo hợp đồng Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền Rủi ro về bán hàng: Xuất hàng bán khi khơng được phép; Xuất hố đơn bán hàng khơng đúng giá, tính sai chiết khấu; Rủi ro về thu tiền: Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt nhưng khơng nộp về Cơng ty Rủi ro về ghi sổ kế tốn: Các nghiệp vụ bán hàng khơng được ghi chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu 1.2.2 Nội dung kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền a. Nội dung kiểm sốt nội bộ khâu bán hàng Mục tiêu Mục tiêu chính trong khâu bán hàng là đảm bảo bán đúng giá cho khách hàng, bảo đảm khả năng thu tiền hàng và thực hiện nghiệp vụ bán hàng một cách hiệu quả Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng Khi tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng có thể gửi đơn đặt hàng qua nhiều hình thức khác nhau, vì vậy rất dễ xảy ra sai sót Quy trình giao hàng cho khách hàng: Khi thực hiện việc giao hàng cho khách hàng có thể xảy ra sai sót như: thừa, thiếu, sai quy cách, chủng loại, hạn sử dụng của hàng hố… Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hố đơn bán hàng có thể khơng được giao lại đầy đủ kịp thời cho các bên liên quan, có thể hỏng hoặc mất. Thủ tục kiểm sốt Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng Khi tiếp nhận đơn hàng Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng Khi áp giá bán cho các đơn hàng Xem xét khả năng thanh tốn của khách hàng Việc phê chuẩn bán hàng và thơng báo về đơn hàng đã được chấp nhận kho khách hàng Lên lịch giao hàng cho khách hàng Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Khi ghi nhận nghiệp vụ bán hàng bộ phận kế tốn phải thực hiện các hoạt động kiểm sốt khác nhau để đảm bảo tránh được sự sai sót b. Nội dung kiểm sốt nội bộ khâu thu tiền Mục tiêu Đảm bảo cơng nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời, khơng có sai phạm xảy ra trong q trình thu tiền khách hàng Rủi ro Thu tiền khách hàng: Trong trường hợp thu tiền ngay tại cơng ty hoặc thu tiền qua tài khoản ngân hàng Đối chiếu cơng nợ và báo cáo cơng nợ Việc lập báo cáo cơng nợ phải thu khách hàng khơng được lập một cách chính xác, đầy dủ, kịp thời Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Các khiếu nại của khách hàng khơng được tiếp cận cách đầy đủ, kịp thời. Thủ tục kiểm sốt Thu tiền khách hàng: Khi thu tiền mặt thì cơng ty nên thực hiện việc bất kiêm nhiệm giữa kế tốn cơng nợ, thủ quỹ, nhân viên kinh doanh Khi thu tiền qua tài khoản ngân hàng: cung cấp thơng tin chuyển khoản cho KH phải bằng văn bản Đối chiếu cơng nợ và báo cáo cơng nợ: Khi đối chiếu cơng nợ với KH: phải có biên bản đối chiếu, biên bản phải được lập đúng đắn (căn cứ trên số liệu theo dõi ở hệ thống, các đơn hàng phát sinh thực tế, phiếu đặt hàng…). Báo cáo cơng nợ phải thu với khách hàng: Sau khi đối chiếu cơng nợ 3 bên, giữa khách hàng, nhân viên kinh doanh, bộ phận kế tốn bán hàng thì người thực hiện đối chiếu cơng nợ phải lập báo cáo tổng hợp cơng nợ phải thu khách hàng Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Khi tiếp nhận các khiếu nại của khách hàng về việc giảm giá hàng bán hoặc trả hàng thì NVKD có trách nhiệm tiếp nhận và báo cáo kịp thời đến bộ phận kế tốn và ban quản lí KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Chương 1 đã tổng hợp các vấn đề về lý luận cơ bản trong hệ thống KSNB đối với việc bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Đồng thời, tạo cơ sở cho việc nghiên cứu và phân tích tình hình thực tế KSNB tại doanh nghiệp giúp cho việc quản lý doanh nghiệp ngày một tốt và khoa học hơn CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC 2.1 XUN THÁI BÌNH DƯƠNG TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Cơng ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Đối Tác Xun Thái Bình Dương TPP là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối các dòng sản phẩm cao cấp sản xuất từ Nhật Bản, Châu Âu và Mỹ… được thành lập vào ngày 21/05/2015 tại 60 Kỳ Đồng, Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam 2.1.2 Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Nhập phân phối hàng hóa Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ : bánh, kẹo, sữa, thực phẩm dinh dưỡng, thực phẩm chức năng, đồ gia dùng, hàng điện tử… 2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Đặc điểm hoạt động của chu trình bán hàng và thu tiền ở Cơng ty a Đặc điểm ngành hàng kinh doanh Kinh doanh bánh kẹo, nước giải khát: Với thế mạnh bán bn, bán lẻ các loại bánh kẹo, nước giải khát, Cơng ty có 2 chi nhánh, tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh với danh sách khách hàng lên đến hàng trăm các chuỗi siêu thị, đại lý, nhà bán lẻ như: AEON, Big C, Loly Mart… b Phương thức tiêu thụ tại Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương Hệ thống phân phối hàng bánh kẹo, nước giải khát: Hiện nay cơng ty cung cấp sản phẩm bánh kẹo, nước giải khát cho các chuỗi siêu thị lớn, các đại lý bán kẻ trên tồn quốc… thơng qua 2 chi nhánh tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh Phương thức tiêu thụ là bán bn và bán lẻ c Phương thức thanh tốn Bán hàng thanh tốn bằng tiền mặt và bán hàng thanh tốn qua ngân hàng 2.2 GIỚI THIỆU VỀ MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT VÀ HỆ THỐNG KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG Mơi trường kiểm sốt Đặc điểm cơng tác kế tốn Cơng tác kế tốn được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung Hình thức sổ kế tốn Cơng ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ và được xử lý trên chương trình phần mềm kế tốn Fast được Cơng ty sử dụng theo mơ hình kinh doanh của mình Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại Cơng ty: Đơn đặt hàng của khách hàng; Phiếu xuất kho; Hợp đồng kinh tế; Biên bản giao nhận hàng hóa; Hố đơn bán hàng; Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy báo có của Ngân hàng; Bảng đối chiếu cơng nợ với khách hàng; Bảng theo dõi cơng nợ; Báo cáo cơng nợ chi tiết Báo cáo cơng nợ tổng hợp, Biên bản cấn trừ cơng nợ… 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY 2.3.1 Phương pháp khảo sát Tác giả thực hiện việc khảo sát thực trạng hoạt động kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại cơng ty thơng qua việc phỏng vấn trực tiếp những đối tượng có liên quan như bộ phận kho, bộ phận kế tốn, bộ phận kinh doanh về cơng việc thực tế mà các bộ phận đó đã làm. Sau đó liên kết đối chiếu với các tài liệu có sẵn của doanh nghiệp xem các bộ phận đó đã làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình hay chưa. 2.3.2 Cơng tác kiểm soát nội đối với khâu bán a.i.1 Mục tiêu kiểm soát của khâu bán hàng hàng Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng là đảm bảo bán đúng giá cho khách hàng Quy trình giao hàng cho khách hàng là đảm bảo việc giao hàng đầy đủ kịp thời, khơng có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên có liên quan Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là việc bảo đảm doanh thu và cơng nợ phải thu khách hàng được ghi nhận kịp thời, chính xác a.i.2 Rủi ro trong khâu bán hàng Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng Quy trình giao hàng cho khách hàng Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng a.i.3 Cơng tác kiểm soát nội đối với khâu bán hàng tại cơng ty TNHH XNK Đối Tác Xun Thái Bình Dương 3a. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Đối với khâu tiếp nhận và xử lý đơn hàng, các cơng việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh và bộ phận kho. Việc tiếp nhận đơn hàng như vậy có thể đa dạng trong cách tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách Việc xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng của nhân viên kinh doanh thiếu đi sự chính xác do khơng có sự phối hợp của các bộ phận, chỉ dựa vào ý kiến chủ quan, nên xảy ra tình trạng phát hiện hết hàng để giao sau khi đã nhận đơn hàng Hạn chế của việc xét duyệt khả năng thanh tốn của khách hàng là khơng được cụ thể hố bằng những con số, chỉ dựa trên khả năng phán đốn cá nhân của nhân viên kinh doanh(đối với các đơn hàng nhỏ) và ban giám đốc ( đơi với các đơn hàng lớn) 3b. Giao hàng cho khách hàng Đối với khâu giao hàng cho khách hàng, các cơng việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 3 phận: phận kinh doanh, bộ phận kho và bộ phận giao nhận. Cơng ty áp dụng nhiều phương thức giao hàng khác nhau đến khách hàng nên rất thuận lợi trong việc giao hàng kịp thời cho khách hàng nhưng khi chuẩn bị đơn hàng cho nhiều khách trong cùng một thời điểm, thường hay xảy ra tình trạng giao thiếu 1 vài mặt hàng hố trong đơn hàng. Vì việc kiểm hàng trước khi xuất ra khỏi kho do nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng đó kiểm, khơng có sự phối hợp của bộ phận kho. Từ đó việc phát hành hố đơn cũng bị sai sót, vì hàng khơng đủ nên khách hàng khơng chịu nhận hàng, kế tốn buộc phải xuất lại hố đơn mới theo đúng số lượng hàng giao thực tế để khách hàng nhận hàng 3c. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Đối với khâu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, các cơng việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 phận: phận kinh doanh, bộ phận kế tốn. Hiện tại, cơng ty đang áp dụng hố đơn điện tử, việc phát hành và gửi hố đơn đến khách hàng thơng qua Email, việc này giải quyết được tình trạng thất lạc hố đơn. Về phía cơng ty, việc lưu trữ hố đơn trên hệ thống cũng giúp cơng ty quản lý các hố đơn đã xuất dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng chưa thể chế hoá, các chứng từ từ phòng kinh doanh chuyển sang bộ phận kế tốn (cụ thể là đơn hàng, phiếu xuất kho vv) khơng được đầy đủ, việc xuất hố đơn thỉnh thoảng dựa vào việc trao đổi miệng giữa nhân viên kinh doanh và kế tốn bán hàng mà khơng dựa trên chứng từ nào 2.3.3 Cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với khâu thu tiền a.i.3.a.i.1 Mục tiêu kiểm sốt của khâu thu tiền Quy trình thu tiền khách hàng: Đảm bảo cơng nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời Quy trình đối chiếu cơng nợ và báo cáo cơng nợ: đảm bảo cơng nợ được theo dõi chính xác Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán: Đảm bảo việc xử lý các trường hợp hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phải được thực hiện một cách đúng đắn a.i.3.a.i.2 Rủi ro trong khâu thu tiền Quy trình thu tiền khách hàng: Quy trình đối chiếu cơng nợ và báo cáo cơng nợ Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán a.i.3.a.i.3 Cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với khâu thu tiền công ty TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương 3a . Thu tiền khách hàng: Đối với khâu thu tiền khách hàng, các cơng việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế tốn Đối với việc thu tiền mặt trực tiếp tại đơn vị của khách hàng thường là do nhân viên kho hoặc các cá nhân là người quen vận chuyển hàng cho công ty thu về nộp lại cho thủ quỹ, thỉnh thoảng 2 đối tượng này thường báo mất tiền, nhưng thủ quỹ lại không báo lên cấp trên để xử lý mà cuối tháng trừ vào phần tiền lương để bù lại, khả năng trong trường hợp này số tiền thu được của cơng ty đã bị lạm dụng trong một thời gian nhất định Cơng ty có 1 tài khoản chính và 2 tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp nên rất thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh tốn cơng nợ. 3b. Đối chiếu cơng nợ và báo cáo cơng nợ: Đối với khâu đối chiếu cơng nợ và báo cáo cơng nợ, các cơng việc khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế tốn. Cơng nợ với khách hàng được nhân viên phụ trách của khách hàng đó đối chiếu, thu hồi. Việc này đã gây ra sai phạm trong q trình thu tiền. Và nhân viên kinh doanh khi thực hiện đối chiếu cơng nợ khơng báo cáo sai phạm đó, mà vẫn treo phần cơng nợ bị sai phạm (theo khách hàng là khơng còn nợ nhưng cơng ty vẫn treo cơng nợ). Đây là hành động thao túng q trình đối chiếu số liệu công nợ với khách để che dấu sai phạm. Báo cáo công nợ không được lập theo định kỳ, chỉ được lập theo ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc theo thời điểm 3c. Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán: Đối với khâu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, các công việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 3 phận: phận kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận kho. Đối với hàng bán bị trả lại, cơng ty đã có chính sách rõ ràng với từng khách hàng khi mới bắt đầu ký kết hợp đồng mua bán nên rất hiếm khi cơng ty bị khách trả hàng về một cách bất ngờ Việc quản lý hàng bị trả lại để nhập vào kho còn nhiều bất cập, thiếu đi sự phối hợp của bộ phận kho, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế tốn. Dẫn đến tình trạng, bộ phận kho khơng biết đây là hàng trả về từ khách hàng nào, và trả về số lượng bao nhiêu để kiểm sốt. Kế tốn khơng có thơng tin để xử lý với các hố đơn đã xuất hàng cho khách trước đó KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Tóm lại, KSNB có vai trò rất quan trọng đối với hệ thống quản lý của các doanh nghiệp kinh doanh nói chung và của Cơng ty TNHH XNK Đối Tác Xun Thái Bình Dương nói riêng Trong chương 2. tác giả đã phân tích và đánh giá những thực trạng còn tồn tại cũng như những rủi ro cần hồn thiện, khắc phục đối với hệ thống KSNB của chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương như sau: ● Đối với khâu bán hàng Vấn đề xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng chưa được xác Việc xem xét khả toán khách hàng khơng được sốt xét kỹ, mang tính chất chủ quan của người quản lý và nhân viên kinh doanh. Q trình giao hàng cho khách hàng còn phát sinh nhiều sai sót và cuối cùng việc phát hành hố đơn bán hàng còn tuỳ tiện, chưa nhất qn ● Đối với khâu thu tiền Việc quản lý các khoản tiền mặt phải thu của khách hàng chưa được quy định rõ và chưa có cơ chế kiểm sốt chặt chẽ. Về vấn đề quản lý cơng nợ thiếu đi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh và kế tốn. Ngồi ra việc lập báo cáo cơng nợ mang tính tức thời, nên khơng có cơ sở để so sánh, phân tích. Cuối cùng khâu quản lý hàng bán bị trả lại chưa được phân cơng phân nhiệm rõ ràng, các bộ phận thiếu thơng tin để xử lý Xuất phát từ những hạn chế đó tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở chương 3 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY THÁI BÌNH DƯƠNG Hệ thống các quy chế kiểm sốt của Cơng ty còn kém hiệu lực và chưa đồng bộ. Hệ thống thơng tin chưa được tổ chức một cách khoa học, đặc biệt là hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kế tốn bán hàng thu tiền chưa phát huy được hiệu quả cao, ảnh hưởng đến việc quyết định quản lý của các cấp lãnh đạo 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG 3.2.1 Đối với khâu bán hàng: a Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng: Cơng ty cần phải xây dựng hệ thống trao đổi thơng tin giữa các phòng ban và quy chuẩn hố các loại chứng từ khi có phát sinh đơn hàng ( Phiếu đặt hàng, giấy đề nghị bán hàng….) b Xét duyệt khả năng thanh tốn của khách hàng Thứ nhất; Thiết lập các tiêu chí để phân loại khách hàng và hạn mức tín dụng cho từng nhóm khách hàng khác nhau Cụ thể: Cơng ty có thể chia thành các nhóm khách hàng sau: Nhóm 1: Siêu thị, chuỗi siêu thị Nhóm 2: Nhà phân phối lớn Nhóm 3: Nhà phân phối vừa và nhỏ Nhóm 4: Các khách sỉ, cửa hàng bán lẻ Nhóm 5: Khách hàng cá nhân Dựa vào nhóm khách hàng trên, cơng ty sẽ có hạn mức tín dụng cũng như thời gian cơng nợ cho từng khách khác nhau: c Giao hàng cho khách hàng: Xây dựng quy trình giao hàng chuẩn, phân cơng phân nhiệm rõ ràng đối với các phòng ban có liên quan d Phát hành hố đơn bán hàng: Xây dựng hệ thống chứng từ hồn chỉnh: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hố đơn, biên bản trả hàng, báo cáo cơng nợ… 3.2.2 Đối với khâu thu tiền a Quản lý việc thu tiền mặt: Hồn thiện bảng mơ tả cơng việc cho các phòng ban theo đúng chức năng, nhiệm vụ dựu trên ngun tắc bất kiêm nhiệm b Đối chiếu cơng nợ phải thu: Xây dựng, thống nhất về các tuyến thực hiện việc đối chiếu cơng nợ chéo giữa nhân viên kinh doanh, bộ phận quản lý cơng nợ, khách hàng c Báo cáo cơng nợ: Xây dựng các quy chuẩn về cách thức, nội dung, thời gian cho báo cáo cơng nợ d Quản lý hàng bán bị trả lại: Xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình xử lý đối với hàng bán bị trả lại 3.2.3 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt phục vụ cho việc kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại cơng ty TNHH XNK Đối tác xun Thái Bình Dương a Tăng cường chức năng kiểm sốt Cơng ty cần tăng cường chức năng, quyền hạn của BKS, chú trọng đến cơng tác kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp b Bố trí nhân sự thực hiện các hoạt động kiểm sốt Cơng ty cần tuyển dụng và xây dựng đội ngũ nhân viên có chất lượng, phù hợp với chun mơn và nghiệp vụ để họ có thể phát huy hết khả năng trong cơng việc. Đồng thời xây dựng bộ phận Ban kiểm sốt riêng biệt, tách biệt với các chức năng trong cơng ty để thường xun thực hiện việc giám sát kiểm tra các bộ phận khác và báo cáo trực tiếp lên ban giám đốc c Triển khai công tác lập kế hoạch Các phận phải có kế hoạch làm việc theo năm, q, tháng và trình lên Ban giám đốc xét duyệt. Ban giám đốc cần giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng, ban, đơn để xem xét các bộ phận có thực hiện theo đúng kế hoạch hay khơng, có đạt được các mục tiêu đề ra hay khơng; nhằm đưa ra các chính sách thưởng phạt kịp thời KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Từ những thực trạng phân tích của chương 2, trong chương 3 tác giả đã đưa ra một số giải pháp cụ thể về KSNB chu trình bán hàng – thu tiền mà Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương còn hạn chế trong thời gian qua, hiện tại cơng ty đã áp dụng một số giải pháp này và đang cải thiện được tình hình kiểm sốt chu trình này của cơng ty một cách rõ rệt KẾT LUẬN KSNB là một trong những cơng tác quản lý mà Cơng ty cần phải hồn thiện để có thể quản lý tốt hơn và giảm thiểu thất thốt về tài chính cho Cơng ty Việc nâng cao hiệu quả kinh doanh từ chính sách bán hàng đến việc quản lý cơng nợ, thu hồi cơng nợ đều rất quan trọng đối với Cơng ty. Mong rằng, kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Cơng ty trong thời gian tới .. .nội dung của kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp. Nghiên cứu thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại cơng ty TNHH XNK Đối tác xun Thái Bình ... THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC 2.1 XUN THÁI BÌNH DƯƠNG TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG... MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN