Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH XNK đối tác xuyên thái bình dương (tt)

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập Đối tác xun Thái Bình Dương cơng ty kinh doanh quy mơ lớn, có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp nước Hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực: nhập phân phối loại bánh kẹo nước giải khát từ Nhật Bản Ở cơng ty, tình hình bán hàng thu tiền diễn thường xuyên, liên tục ngày nên dễ xảy gian lận rủi ro Việc kiểm soát tốt hoạt động điều kiện quan trọng để giúp Công ty TPP trì, mở rộng hoạt động kinh doanh đạt mục tiêu đề Tuy nhiên, cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TPP tồn số bất cập đòi hỏi phải tăng cường kiểm tra để đảm bảo doanh thu tính đúng, tính đủ; Tiền thu vào từ hoạt động bán hàng hàng hố cơng ty khơng bị thất Bán hàng – Thu tiền khâu vô quan trọng sống doanh nghiệp nào, hết việc cần có phối hợp nhiều phận Điều cho thấy Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương cần hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền để phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh Dưới vai trò kế tốn đơn vị, với mục đích xây dựng Cơng ty TPP hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ hiệu nên thân chọn đề tài “Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ Mục tiêu nghiên cứu Luận văn trình bày vấn đề lý luận sở lý thuyết chung nội dung kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương sở đưa giải pháp nhằm kiểm soát tốt hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương Phạm vi nghiên cứu: Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp nghiên cứu tình phương pháp thu thập thơng tin việc khảo sát thực trạng Công ty thông qua việc vấn trực tiếp thu thập thơng tin từ tài liệu có sẵn cơng ty Bố cục đề tài Chương I: Cơ sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương II: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương Chương III: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện doanh nghiệp cạnh tranh với đối thủ bên ngoài, mà thân doanh nghiệp canh tranh không ngừng để nâng cao hiệu cho doanh nghiệp thơng qua việc kiểm sốt tốt hoạt động doanh nghiệp, việc tạo doanh thu kiểm soát tốt hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền tảng để doanh nghiệp tạo lợi cạnh tranh riêng thương trường Cũng mà đề tài “ Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền” nhiều tác giả khác nghiên cứu Bài viết tác giả tham khảo, tìm hiểu đề tài nghiên cứu lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cụ thể: Đề tài tác giả Vũ Ngọc Nam (2007), luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu thu tiền bán hàng công ty thông tin di động (VMS)”, luận văn sử dụng phương pháp thu thập thông tin từ số liệu thực tế sau phân tích, đối chiếu, so sánh để làm rõ vấn đề nghiên cứu Luận văn tập trung vào việc nghiên cứu tình hình thực tế doanh nghiệp, dịch vụ như: viễn thơng, thơng tin di động có đặc điểm làm ảnh hưởng đến việc kiểm soát nội doanh nghiệp đặc biệt chu trình bán hàng- thu tiền; nhằm tìm hạn chế tồn Từ luận văn đưa giải pháp để tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty thông tin di động Đề tài tác giả Thái Như Quỳnh (2008), luận văn Thạc sĩ kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán điện công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng”, luận văn sử dụng phương pháp vật biện chứng kết hợp phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu, chứng minh để sâu vào tình hình thực tế kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp qua đánh giá kết đạt hạn chế cần khắc phục Tuy nhiên, luận văn tác giả đưa giải pháp tổng quát, chưa vào cụ thể Đề tài tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010), luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền viễn thông quãng Ngãi”, luận văn tác giả tập trung nghiên cứu kiểm soát nội hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông thu cước viễn thông, nêu đặc điểm khác biệt hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thơng ảnh hưởng đến kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp viễn thông Tác giả sử dụng phương pháp luận vật biện chứng kết hợp phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu đưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Đề tài tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010) luận văn Thạc sĩ kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng” Luận văn sử dụng phương pháp vật biện chứng, vật lịch sử phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, tổng hợp, phân tích so sánh để sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực sách thiết bị trường học văn phòng cơng ty nhà sách TP Đà Nẵng công ty Cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng Qua đánh giá kết đạt hạn chế tồn đọng cần phải khắc phục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Và đưa giải pháp để hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Đề tài tác giả Đỗ Thị Thanh Lan (2012), luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán Đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Cổ phần Pymepharco”, Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp phương pháp vấn phương pháp đôi chiếu để làm rõ vấn đề nghiên cứu, rõ thực trạng doanh nghiệp đưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Cụ thể tác giả đặc thù riêng KSNB hoạt động kinh doanh sản phẩm thuốc, trang thiết bị, dụng cụ y tế…Tác giả đưa giải pháp để tăng cường KSNB có tính thực tiễn cao lại chưa đưa sở làm tảng cho việc kiểm tra kiểm soát Đề tài tác giả Dương Thị Thuý Liễu (2012) luận văn thạc sĩ kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, đại học Đà Nẵng “Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng” tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu kiểm soát vấn kế toán trưởng, kế toán viên, nhân viên kinh doanh có liên quan đến chu trình KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Tác giả sâu vào tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lí kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền cơng ty để từ yếu tồn đọng cuối vào hoàn thiện đưa giải pháp nhằm nâng cao lực quản lí hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Cổ phần cao su Đà Nẵng Đề tài tác giả Trần Thị Thu Phường (2013), luận văn thạc sĩ kinh tế chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Sữa Đậu nành Việt Nam – Vinasoy” Luận văn sử dụng phương pháp phân tích so sánh, đối chiếu, chứng minh… để làm rõ vấn đề nghiên cứu, rõ thực trạng doanh nghiệp cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền, đưa giải pháp để hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Sữa Đậu Nành Việt Nam- Vinasoy Đề tài tác giả Khương Thị Lan Anh (2013) luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “ Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Cổ phần xi măng Hải Vân” Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp, phương pháp vấn, phương pháp đối chiếu để làm rõ vấn đề nghiên cứu, nêu lên thực trạng cụ thể mà doanh nghiệp gặp phải vấn đề kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Luận văn đưa biện pháp tương đơi hữu hiệu nhằm hồn thiện thủ tục kiểm soát Các giải pháp đưa giúp đơn vị tham khảo có tính ứng dụng cao thực tiễn Công ty Cổ phần xi măng Hải Vân vận dụng cách linh hoạt nhằm tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Đã có nhiều Đề tài nghiên cứu KSNB chu trình doanh thu thu tiền doanh nghiệp đặc thù như: Viễn thông, điện lực, xăng dầu, xi măng… Tuy nhiên chưa có Đề tài nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty kinh doanh mặt hàng bánh kẹo, nước giải khát nhập 7 CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội a Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Theo quan điểm ủy ban COSO (2013) (Committed Of Sponsoring Organization) – ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài –kiểm sốt nội định nghĩa sau: “KSNB tiến trình thiết lập vận hành hội đồng quản trị, ban quản lý nhân khác, thiết kế để đem lại bảo đảm hợp lý việc đạt mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, tuân thủ với luật quy định liên quan” b Các khía cạnh kiểm sốt nội Tính hướng đến mục tiêu kiểm sốt nội Có thể chia mục tiêu tổ chức thành loại sau: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ Kiểm soát nội tiến trình Đây xem phương tiện để đạt mục đích mục đích cuối Kiểm sốt nội thực người Khi có sách, thủ tục cho hoạt động kiểm sốt việc thực việc kiểm sốt hay khơng lại tuỳ thuộc vào người tổ chức Kiểm soát nội cung cấp bảo đảm mức độ hợp lý Tổ chức bị giới hạn mặt nguồn lực đặc biệt yếu tố người, đa phần tổ chức ưu tiên phân bổ nguồn lực cho hoạt dộng chính, trực tiếp tạo giá trị lợi nhuận cho tổ chức Tính thích ứng kiểm soát nội Kiểm soát nội áp dụng cho cấu tổ chức khác phận khác tổ chức Vậy nên, dù tổ chức cấu trúc theo hình thức kiểm sốt nội thiết lập cách phù hợp với cách thức vận hành tổ chức 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội a Mơi trường kiểm sốt Theo TS Đường Nguyễn Hưng (2016) “Mơi trường kiểm soát tập hợp chuẩn mực, quy trinh, cấu trúc thiết lập sở cho vận hành kiểm soát nội tổ chức” b Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro việc tìm phân tích khả rủi ro xảy việc đạt mục tiêu tổ chức Đây việc làm liên tục, lặp lặp lại để nhằm thích ứng với thay đổi bên bên ngồi tổ chức c Hoạt động kiểm sốt: Là thủ tục, sách thiết lập Ban lãnh đạo đơn vị nhằm thực việc kiểm soát để đạt mục tiêu quản lý cụ thể Dựa nguyên tắc sau: - Thiết lập mức rủi ro chấp nhận việc thực mục tiêu - Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức để thực hoạt động kiểm soát - Việc kiểm sốt dựa sách thủ tục thực thi sách d Thơng tin trao đổi thông tin Trao đổi thông tin diễn bên bên tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho việc thực trách nhiệm kiểm soát nội Hoạt động giám sát Đây hoạt đông diễn thường xuyên nhằm thực việc đánh giá thường xuyên đánh giá chuyên biệt nhằm xem xét phận tổ chức có thực hoạt động kiểm sốt hay khơng, thực tế nhiều tổ chức kết hợp hình thức đánh giá lúc để nhằm đưa kết đánh giá xác, khách quan 1.1.3 Hạn chế HTKSNB Về chủ quan: Khả vượt tầm kiểm soát HTKSNB Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội thường tác động đến nghiệp vụ lặp lặp lại 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền a Nội dung đặc điểm bán hàng thu tiền Nội dung: Để sản phẩm tiêu thụ cần phải trải qua trình sau: Tìm kiếm thị trường khách hàng; Quảng cáo khuyến mãi; Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng với khách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhận tiền toán khách hàng Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền: Bán hàng thu tiền trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền doanh nghiệp 10 với khách hàng doanh nghiệp Phương thức tiêu thụ phương thức toán - Phương thức tiêu thụ: Gồm phương thức bán buôn, Phương thức bán lẻ + Đối với bán buôn: Công ty cung cấp hàng đến chuỗi siêu thị như: AEON, Big C, Letee Mart, SeVen Eleven, Family Mart…, nhà phân phối lớn như: Trí Châu Thanh, Khánh Minh, Huy Hằng Anh, Nhật Hoàng, Thạnh Hưng… Đa số khách hàng ràng buộc chặt chẽ với công ty thông qua hợp đồng mà bên ký kết Phương thức toán: Mua hàng toán ngay; công nợ theo hợp đồng Các rủi ro chủ yếu xảy chu trình bán hàng thu tiền - Rủi ro bán hàng: Xuất hàng bán khơng phép; Xuất hố đơn bán hàng khơng giá, tính sai chiết khấu; - Rủi ro thu tiền: Người giao nhiệm vụ thu tiền khách hàng tiền mặt không nộp Công ty - Rủi ro ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không ghi chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu khoản phải thu 1.2.2 Nội dung kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền a Nội dung kiểm soát nội khâu bán hàng  Mục tiêu Mục tiêu khâu bán hàng đảm bảo bán giá cho khách hàng, bảo đảm khả thu tiền hàng thực nghiệp vụ bán hàng cách hiệu 11 Quy trình tiếp nhận xử lý đơn hàng Khi tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng gửi đơn đặt hàng qua nhiều hình thức khác nhau, dễ xảy sai sót Quy trình giao hàng cho khách hàng: Khi thực việc giao hàng cho khách hàng xảy sai sót như: thừa, thiếu, sai quy cách, chủng loại, hạn sử dụng hàng hố… Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hố đơn bán hàng khơng giao lại đầy đủ kịp thời cho bên liên quan, hỏng Thủ tục kiểm sốt Quy trình tiếp nhận xử lý đơn hàng - Khi tiếp nhận đơn hàng - Xem xét khả đáp ứng đơn hàng - Khi áp giá bán cho đơn hàng - Xem xét khả toán khách hàng - Việc phê chuẩn bán hàng thông báo đơn hàng chấp nhận kho khách hàng - Lên lịch giao hàng cho khách hàng Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Khi ghi nhận nghiệp vụ bán hàng phận kế toán phải thực hoạt động kiểm soát khác để đảm bảo tránh sai sót b Nội dung kiểm soát nội khâu thu tiền  Mục tiêu Đảm bảo công nợ phải thu khách hàng thu kịp thời, khơng có sai phạm xảy q trình thu tiền khách hàng Rủi ro Thu tiền khách hàng: Trong trường hợp thu tiền công ty thu tiền qua 12 tài khoản ngân hàng Đối chiếu công nợ báo cáo công nợ Việc lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng không lập cách xác, đầy dủ, kịp thời Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Các khiếu nại khách hàng không tiếp cận cách đầy đủ, kịp thời  Thủ tục kiểm soát Thu tiền khách hàng: Khi thu tiền mặt cơng ty nên thực việc bất kiêm nhiệm kế tốn cơng nợ, thủ quỹ, nhân viên kinh doanh Khi thu tiền qua tài khoản ngân hàng: cung cấp thông tin chuyển khoản cho KH phải văn Đối chiếu công nợ báo cáo công nợ: Khi đối chiếu cơng nợ với KH: phải có biên đối chiếu, biên phải lập đắn (căn số liệu theo dõi hệ thống, đơn hàng phát sinh thực tế, phiếu đặt hàng…) Báo cáo công nợ phải thu với khách hàng: Sau đối chiếu công nợ bên, khách hàng, nhân viên kinh doanh, phận kế tốn bán hàng người thực đối chiếu công nợ phải lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Khi tiếp nhận khiếu nại khách hàng việc giảm giá hàng bán trả hàng NVKD có trách nhiệm tiếp nhận báo cáo kịp thời đến phận kế tốn ban quản lí KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương tổng hợp vấn đề lý luận hệ thống KSNB việc bán hàng thu tiền doanh nghiệp 13 Đồng thời, tạo sở cho việc nghiên cứu phân tích tình hình thực tế KSNB doanh nghiệp giúp cho việc quản lý doanh nghiệp ngày tốt khoa học CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Cơng ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương - TPP đơn vị hoạt động lĩnh vực nhập phân phối dòng sản phẩm cao cấp sản xuất từ Nhật Bản, Châu Âu Mỹ… thành lập vào ngày 21/05/2015 60 Kỳ Đồng, Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam 2.1.2 Chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Nhập phân phối hàng hóa Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ : bánh, kẹo, sữa, thực phẩm dinh dưỡng, thực phẩm chức năng, đồ gia dùng, hàng điện tử… 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Đặc điểm hoạt động chu trình bán hàng thu tiền Công ty a Đặc điểm ngành hàng kinh doanh Kinh doanh bánh kẹo, nước giải khát: Với mạnh bán buôn, bán lẻ loại bánh kẹo, nước giải khát, Cơng ty có chi nhánh, 14 Đà Nẵng Hồ Chí Minh với danh sách khách hàng lên đến hàng trăm chuỗi siêu thị, đại lý, nhà bán lẻ như: AEON, Big C, Loly Mart… b Phương thức tiêu thụ Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương Hệ thống phân phối hàng bánh kẹo, nước giải khát: Hiện công ty cung cấp sản phẩm bánh kẹo, nước giải khát cho chuỗi siêu thị lớn, đại lý bán kẻ tồn quốc… thơng qua chi nhánh Đà Nẵng Hồ Chí Minh Phương thức tiêu thụ bán buôn bán lẻ c Phương thức toán Bán hàng toán tiền mặt bán hàng toán qua ngân hàng 2.2 GIỚI THIỆU VỀ MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT VÀ HỆ THỐNG KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG - Mơi trường kiểm sốt - Đặc điểm cơng tác kế tốn Cơng tác kế tốn tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung Hình thức sổ kế tốn Cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ xử lý chương trình phần mềm kế tốn Fast Cơng ty sử dụng theo mơ hình kinh doanh Các chứng từ chủ yếu sử dụng hoạt động bán hàng Công ty: Đơn đặt hàng khách hàng; Phiếu xuất kho; Hợp đồng kinh tế; Biên giao nhận hàng hóa; Hố đơn bán hàng; Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy báo có Ngân hàng; Bảng đối chiếu công nợ với khách hàng; Bảng theo dõi công nợ; Báo cáo công nợ chi tiết Báo cáo công nợ tổng hợp, Biên cấn trừ công nợ… 15 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY 2.3.1 Phương pháp khảo sát Tác giả thực việc khảo sát thực trạng hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty thông qua việc vấn trực tiếp đối tượng có liên quan phận kho, phận kế toán, phận kinh doanh công việc thực tế mà phận làm Sau liên kết đối chiếu với tài liệu có sẵn doanh nghiệp xem phận làm chức nhiệm vụ hay chưa 2.3.2 Cơng tác kiểm sốt nội khâu bán hàng Mục tiêu kiểm sốt khâu bán hàng - Quy trình tiếp nhận xử lý đơn hàng đảm bảo bán giá cho khách hàng - Quy trình giao hàng cho khách hàng đảm bảo việc giao hàng đầy đủ kịp thời, khơng có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho bên có liên quan - Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng việc bảo đảm doanh thu công nợ phải thu khách hàng ghi nhận kịp thời, xác Rủi ro khâu bán hàng - Quy trình tiếp nhận xử lý đơn hàng - Quy trình giao hàng cho khách hàng - Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Cơng tác kiểm sốt nội khâu bán hàng công ty TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương 3a Tiếp nhận xử lý đơn hàng: Đối với khâu tiếp nhận xử lý đơn hàng, công việc 16 khâu có liên quan trực tiếp đến phận: phận kinh doanh phận kho Việc tiếp nhận đơn hàng đa dạng cách tiếp nhận đơn đặt hàng khách Việc xem xét khả đáp ứng đơn hàng nhân viên kinh doanh thiếu xác khơng có phối hợp phận, dựa vào ý kiến chủ quan, nên xảy tình trạng phát hết hàng để giao sau nhận đơn hàng Hạn chế việc xét duyệt khả tốn khách hàng khơng cụ thể hố số, dựa khả phán đoán cá nhân nhân viên kinh doanh(đối với đơn hàng nhỏ) ban giám đốc ( đôi với đơn hàng lớn) 3b Giao hàng cho khách hàng Đối với khâu giao hàng cho khách hàng, công việc khâu có liên quan trực tiếp đến phận: phận kinh doanh, phận kho phận giao nhận Công ty áp dụng nhiều phương thức giao hàng khác đến khách hàng nên thuận lợi việc giao hàng kịp thời cho khách hàng chuẩn bị đơn hàng cho nhiều khách thời điểm, thường hay xảy tình trạng giao thiếu vài mặt hàng hố đơn hàng Vì việc kiểm hàng trước xuất khỏi kho nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng kiểm, khơng có phối hợp phận kho Từ việc phát hành hố đơn bị sai sót, hàng khơng đủ nên khách hàng khơng chịu nhận hàng, kế tốn buộc phải xuất lại hoá đơn theo số lượng hàng giao thực tế để khách hàng nhận hàng 3c Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Đối với khâu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cơng việc 17 khâu có liên quan trực tiếp đến phận: phận kinh doanh, phận kế tốn Hiện tại, cơng ty áp dụng hoá đơn điện tử, việc phát hành gửi hố đơn đến khách hàng thơng qua Email, việc giải tình trạng thất lạc hố đơn Về phía cơng ty, việc lưu trữ hố đơn hệ thống giúp công ty quản lý hố đơn xuất dễ dàng Bên cạnh đó, việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng chưa thể chế hố, chứng từ từ phòng kinh doanh chuyển sang phận kế toán (cụ thể đơn hàng, phiếu xuất kho vv) không đầy đủ, việc xuất hoá đơn dựa vào việc trao đổi miệng nhân viên kinh doanh kế toán bán hàng mà không dựa chứng từ 2.3.3 Công tác kiểm soát nội khâu thu tiền Mục tiêu kiểm soát khâu thu tiền - Quy trình thu tiền khách hàng: Đảm bảo cơng nợ phải thu khách hàng thu kịp thời - Quy trình đối chiếu công nợ báo cáo công nợ: đảm bảo cơng nợ theo dõi xác - Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán: Đảm bảo việc xử lý trường hợp hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phải thực cách đắn Rủi ro khâu thu tiền - Quy trình thu tiền khách hàng: - Quy trình đối chiếu cơng nợ báo cáo cơng nợ - Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Công tác kiểm sốt nội khâu thu tiền cơng ty TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương 3a Thu tiền khách hàng: 18 Đối với khâu thu tiền khách hàng, cơng việc khâu có liên quan trực tiếp đến phận: phận kinh doanh, phận kế toán Đối với việc thu tiền mặt trực tiếp đơn vị khách hàng thường nhân viên kho cá nhân người quen vận chuyển hàng cho công ty thu nộp lại cho thủ quỹ, đối tượng thường báo tiền, thủ quỹ lại không báo lên cấp để xử lý mà cuối tháng trừ vào phần tiền lương để bù lại, khả trường hợp số tiền thu công ty bị lạm dụng thời gian định Cơng ty có tài khoản tài khoản cá nhân chủ doanh nghiệp nên thuận lợi cho khách hàng việc toán công nợ 3b Đối chiếu công nợ báo cáo công nợ: Đối với khâu đối chiếu công nợ báo cáo công nợ, công việc khâu có liên quan trực tiếp đến phận: phận kinh doanh, phận kế tốn Cơng nợ với khách hàng nhân viên phụ trách khách hàng đối chiếu, thu hồi Việc gây sai phạm trình thu tiền Và nhân viên kinh doanh thực đối chiếu công nợ không báo cáo sai phạm đó, mà treo phần cơng nợ bị sai phạm (theo khách hàng khơng nợ công ty treo công nợ) Đây hành động thao túng trình đối chiếu số liệu công nợ với khách để che dấu sai phạm Báo cáo công nợ không lập theo định kỳ, lập theo ý kiến đạo ban giám đốc theo thời điểm 3c Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán: Đối với khâu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cơng việc 19 khâu có liên quan trực tiếp đến phận: phận kinh doanh, phận kế toán, phận kho Đối với hàng bán bị trả lại, cơng ty có sách rõ ràng với khách hàng bắt đầu ký kết hợp đồng mua bán nên công ty bị khách trả hàng cách bất ngờ Việc quản lý hàng bị trả lại để nhập vào kho nhiều bất cập, thiếu phối hợp phận kho, phận kinh doanh phận kế tốn Dẫn đến tình trạng, phận kho hàng trả từ khách hàng nào, trả số lượng để kiểm sốt Kế tốn khơng có thơng tin để xử lý với hoá đơn xuất hàng cho khách trước 20 KẾT LUẬN CHƯƠNG Tóm lại, KSNB có vai trò quan trọng hệ thống quản lý doanh nghiệp kinh doanh nói chung Cơng ty TNHH XNK Đối Tác Xun Thái Bình Dương nói riêng Trong chương tác giả phân tích đánh giá thực trạng tồn rủi ro cần hồn thiện, khắc phục hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương sau: ● Đối với khâu bán hàng Vấn đề xem xét khả đáp ứng đơn hàng chưa xác Việc xem xét khả tốn khách hàng khơng sốt xét kỹ, mang tính chất chủ quan người quản lý nhân viên kinh doanh Quá trình giao hàng cho khách hàng phát sinh nhiều sai sót cuối việc phát hành hố đơn bán hàng tuỳ tiện, chưa quán ● Đối với khâu thu tiền Việc quản lý khoản tiền mặt phải thu khách hàng chưa quy định rõ chưa có chế kiểm sốt chặt chẽ Về vấn đề quản lý công nợ thiếu phối hợp chặt chẽ phận kinh doanh kế tốn Ngồi việc lập báo cáo cơng nợ mang tính tức thời, nên khơng có sở để so sánh, phân tích Cuối khâu quản lý hàng bán bị trả lại chưa phân công phân nhiệm rõ ràng, phận thiếu thông tin để xử lý Xuất phát từ hạn chế tác giả đưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền chương 21 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY THÁI BÌNH DƯƠNG Hệ thống quy chế kiểm sốt Cơng ty hiệu lực chưa đồng Hệ thống thông tin chưa tổ chức cách khoa học, đặc biệt hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kế toán bán hàng thu tiền chưa phát huy hiệu cao, ảnh hưởng đến việc định quản lý cấp lãnh đạo 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG 3.2.1 Đối với khâu bán hàng: a Xem xét khả đáp ứng đơn hàng: Công ty cần phải xây dựng hệ thống trao đổi thơng tin phòng ban quy chuẩn hoá loại chứng từ có phát sinh đơn hàng ( Phiếu đặt hàng, giấy đề nghị bán hàng….) b Xét duyệt khả toán khách hàng Thứ nhất; Thiết lập tiêu chí để phân loại khách hàng hạn mức tín dụng cho nhóm khách hàng khác Cụ thể: Cơng ty chia thành nhóm khách hàng sau: - Nhóm 1: Siêu thị, chuỗi siêu thị - Nhóm 2: Nhà phân phối lớn - Nhóm 3: Nhà phân phối vừa nhỏ 22 - Nhóm 4: Các khách sỉ, cửa hàng bán lẻ - Nhóm 5: Khách hàng cá nhân Dựa vào nhóm khách hàng trên, cơng ty có hạn mức tín dụng thời gian công nợ cho khách khác nhau: c Giao hàng cho khách hàng: Xây dựng quy trình giao hàng chuẩn, phân công phân nhiệm rõ ràng phòng ban có liên quan d Phát hành hố đơn bán hàng: Xây dựng hệ thống chứng từ hoàn chỉnh: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn, biên trả hàng, báo cáo công nợ… 3.2.2 Đối với khâu thu tiền a Quản lý việc thu tiền mặt: Hồn thiện bảng mơ tả cơng việc cho phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ dựu nguyên tắc bất kiêm nhiệm b Đối chiếu công nợ phải thu: Xây dựng, thống tuyến thực việc đối chiếu công nợ chéo nhân viên kinh doanh, phận quản lý công nợ, khách hàng c Báo cáo công nợ: Xây dựng quy chuẩn cách thức, nội dung, thời gian cho báo cáo công nợ d Quản lý hàng bán bị trả lại: Xây dựng hệ thống chứng từ quy trình xử lý hàng bán bị trả lại 3.2.3 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt phục vụ cho việc kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương 23 a Tăng cường chức kiểm sốt Công ty cần tăng cường chức năng, quyền hạn BKS, trọng đến cơng tác kiểm sốt nội doanh nghiệp b Bố trí nhân thực hoạt động kiểm sốt Cơng ty cần tuyển dụng xây dựng đội ngũ nhân viên có chất lượng, phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ để họ phát huy hết khả cơng việc Đồng thời xây dựng phận Ban kiểm soát riêng biệt, tách biệt với chức công ty để thường xuyên thực việc giám sát kiểm tra phận khác báo cáo trực tiếp lên ban giám đốc c Triển khai công tác lập kế hoạch Các phận phải có kế hoạch làm việc theo năm, quý, tháng trình lên Ban giám đốc xét duyệt Ban giám đốc cần giám sát, đánh giá việc thực kế hoạch tất phòng, ban, đơn để xem xét phận có thực theo kế hoạch hay khơng, có đạt mục tiêu đề hay không; nhằm đưa sách thưởng phạt kịp thời KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ thực trạng phân tích chương 2, chương tác giả đưa số giải pháp cụ thể KSNB chu trình bán hàng – thu tiền mà Công ty TNHH XNK Đối tác Xun Thái Bình Dương hạn chế thời gian qua, công ty áp dụng số giải pháp cải thiện tình hình kiểm sốt chu trình cơng ty cách rõ rệt 24 KẾT LUẬN KSNB cơng tác quản lý mà Cơng ty cần phải hồn thiện để quản lý tốt giảm thiểu thất tài cho Cơng ty Việc nâng cao hiệu kinh doanh từ sách bán hàng đến việc quản lý công nợ, thu hồi công nợ quan trọng Công ty Mong rằng, kết nghiên cứu luận văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty thời gian tới  ... CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUN THÁI BÌNH DƯƠNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN... trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương sở đưa giải pháp nhằm kiểm sốt tốt hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Đối. .. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG