hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng  thanh toán taị công ty tnhh kiểu việt

0 Ờ Ọ - - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Ề TÀI: HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG  THANH TỐN T I CƠNG TY TNHH KIỂU VIỆT Sinh viên thực : gu ễn h nh r MSSV : 4054040265 ớp i o vi n h ớng : o n 40 n : ThS Trần Thị Quanh nh ịnh 2021 i LỜ M Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp tự thân thực có hỗ trợ từ giảng viên hướng dẫn không chép công trình nghiên cứu người khác Các liệu thơng tin cung cấp sử dụng Khóa luận có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm lời cam đoan Bình Định, ngày … tháng … năm … Sinh viên thực Nguyễn Thanh Trúc ii Ậ Ủ H tên sinh viên thực ớp K To n K40E Ớ guyễn Thanh Tr c Khóa K40 Tên đề tài Hồn thiện Kiểm so t nội chu trình mua hàng – to n Công ty T HH Kiểu Việt I Nội dung nhận xét: Tình hình thực ội dung o c o - C sở liệu - hư ng ph p giải quy t vấn đề: Hình thức o c o - Hình thức trình bày - K t b o c o hững nhận x t kh c II nh gi ho điểm:  Ti n trình làm đề tài :  Nội dung đề tài :  Hình thức đề tài : Tổng cộng: Bình Định, gày … háng … ăm … Ớ ThS rần hị u nh iii Ậ Ủ H tên sinh viên thực ớp K To n K40E P Ả Ệ guyễn Thanh Tr c Khóa K40 Tên đề tài Hoàn thiện Kiểm so t nội chu trình mua hàng – to n Cơng ty T HH Kiểu Việt I Nội dung nhận xét: Tình hình thực ội dung o c o - C sở số liệu - hư ng ph p giải quy t c c vấn đề Hình thức o c o - Hình thức trình bày - K t cấu o c o hững nhận x t kh c II nh gi ho điểm:  Ti n trình làm đề tài :  Nội dung đề tài :  Hình thức đề tài : Tổng cộng: Bình Định, gày… tháng … năm … P Ả hS hị Mỹ Ệ iv MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VI T TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤ S Ồ LỜI MỞ ẦU 1: SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội 1.1.3 Vai trị kiểm sốt nội .7 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1 Mơi trường kiểm sốt 1 Đánh giá rủi ro 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 11 1.1.4.4 Thông tin truyền thông 13 1.1.4.5 Giám sát 15 1.1.5 Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 16 1.1.6 Trách nhiệm bên liên quan đến hệ thống kiểm soát nội 17 1.2 ặ điểm chu trình mua hàng – toán doanh nghiệp 17 1.3 Kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán doanh nghiệp 19 1.3.1 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán 19 1.3.2 Nguyên tắc kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán 20 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn 21 1.3.3.1 Thủ tục kiểm soát nội nghiệp vụ mua hàng 21 1.3.3.2 Thủ tục kiểm soát nội nghiệp vụ toán 26 1.3.4 Tổ chức thơng tin phục vụ chu trình mua hàng – toán 27 1.3.4.1 Tổ chức chứng từ kế toán 27 1.3.4.2 Tổ chức sổ kế toán 28 1.3.4.3 Tổ chức báo cáo kế toán 28 2: THỰC TR NG KIỂM SỐT NỘI BỘI CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN T I CƠNG TY TNHH KIỂU VIỆT 30 v 2.1 Khái quát chung Công ty TNHH Kiểu Việt 30 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Kiểu Việt 30 2.1.1.1 Thời điểm thành lập phát triển Công ty TNHH Kiểu Việt 30 2112 ên địa Công ty TNHH Kiểu Việt 31 2.1.1.3 Quy mô Công ty 31 2.1.1.4 Kết kinh doanh Công ty qua năm 32 2.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty 32 2.1.2.1 Chức 32 2.1.2.2 Nhiệm vụ 32 2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 33 2.1.3.1 Loại hình kinh doanh sản phẩm mà công ty kinh doanh 33 2.1.3.2 Thị trường đầu vào thị trường đầu Công ty 33 3 Đặc điểm vốn kinh doanh Công ty 34 Đặc điểm nguồn lựa chủ yếu 34 2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tổ chức quản lý Công ty 35 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 35 Đặc điểm tổ chức quản lý Công ty 38 2.1.5 Đặc điểm tổ chức kế tốn Cơng ty 40 2.1.5.1 Mơ hình tổ chức kế tốn Cơng ty 40 2.1.5.2 Bộ máy kế tốn Cơng ty 40 2.1.5.3 Hình thức Kế tốn áp dụng Cơng ty 41 2.1.5.4 Một số sách kế tốn Cơng ty 42 2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt 42 2.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng – tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt 42 2.2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty 43 2 Mơi trường kiểm sốt 44 2 2 Đánh giá rủi ro 47 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 49 2.2.2.4 Thông tin truyền thông 61 2.2.2.5 Giám sát 62 2.2.4.Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt 63 vi 2 Ưu điểm 63 2.2.4.2 Tồn 65 3: ẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN T I CƠNG TY TNHH KIỂU VIỆT 68 3.1 ịnh h ớng phát triển Công ty TNHH Kiểu Việt 68 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt 69 3.2.1 Hồn thiên mơi trường kiểm sốt 69 3.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro 71 3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt 73 3.2.4 Hồn thiện thơng tin truyền thơng 75 3.2.5 Hoàn thiện giám sát 75 K T LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC PHỤ LỤC vii DANH MỤC CÁC TỪ VI T TẮT CHỮ VI T TẮT DIỄN GIẢI BCTC Báo cáo tài DN Doanh nghiệp ĐVT Đ n vị tính HTKSNB Hệ thống kiểm sốt nội NVL Nguyên vật liệu KSNB Kiểm soát nội PNK Phi u nhập kho TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định viii DANH MỤC BẢNG BIỂ S Ồ Danh mục bảng Bảng 2.1 K t kinh doanh Công ty TNHH Kiểu Việt 32 Bảng 2.2 Chỉ tiêu nguồn vốn kinh doanh ngày 31/12/2020 Công ty 34 Bảng 2.3 Tình hình lao động Cơng ty năm 2020 34 Bảng 2.4 Tình hình sử dụng TSCĐ Cơng ty 35 Bảng 2.6 Bảng câu hỏi đ nh gi rủi ro 47 Bảng 2.7 Bảng câu hỏi hoạt động kiểm soát 49 Bảng 2.8 Bảng câu hỏi thông tin truyền thông 61 Bảng 2.9 Bảng câu hỏi giám sát 62 Danh mụ sơ đồ S đồ 1.1 Chu trình mua hàng – toán 18 S đồ 2.1 Quy trình sản xuất sản phẩm Công ty 36 S đồ 2.2 S đồ c cấu tổ chức sản xuất công ty 37 S đồ 2.3 C cấu tổ chức máy quản lý Công ty 38 S đồ 2.4 S đồ tổ chức máy k tốn Cơng ty 40 S đồ 2.5 S đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 41 S đồ 2.6 KSNB chu trình mua hàng – tốn Cơng ty TNHH Kiểu ViệtError! Bookmark LỜI MỞ ẦU Tính cấp thi t củ đề tài Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng người sử dụng lao động tồn song hành N u khơng có kiểm tra, kiểm sốt làm th để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm việc thiệt hại đ n lợi ích chung tồn tổ chức, người sử dụng lao động Làm quản lý rủi ro hay làm th để phân quyền, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa h c khơng phải dựa tin tưởng cảm tính việc quan tr ng Vì vậy, hoạt động kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan tr ng trình quản lý thực chủ y u hệ thống KSNB Bất công ty mong muốn tình hình sản xuất kinh doanh ngày phát triển giảm thiểu tối đa rủi ro xảy Để đạt điều này, cơng ty sử dụng hệ thống kiểm sốt nội cơng cụ hữu hiệu nhằm kiểm tra kiểm sốt tình hình hoạt động công ty cho đảm bảo mục tiêu đề Để cạnh tranh với cơng ty nước ngồi nước, địi hỏi cơng ty phải khơng ngừng hồn thiện công tác kiểm tra, kiểm so t, nâng cao lực quản lý để hạn ch gian lận sai sót xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Việc thi t lập hệ thống KSNB quan tr ng việc giúp cho nhà quản lý kiểm tra giám sát m i hoạt động công ty Quan tr ng h n, dựa vào KSNB, công ty quản lý hiệu nguồn lực kinh t góp phần hạn ch rủi ro phát sinh hoạt động kinh doanh, gi p cho cơng ty có tảng quản lý vững phục vụ cho trình phát triển mở rộng hoạt động kinh doanh công ty Tại ình Định, Công ty TNHH Kiểu Việt công ty hoạt động xây lắp Trong năm qua, Công ty thi cơng nhiều cơng trình tr ng điểm địa bàn tỉnh với giá trị lớn, chủ đầu tư đ nh gi cao mặt chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật ti n độ bàn giao cơng trình Với mục tiêu “Khách hàng bạn, chất lượng hàng đầu” điều kiện c ch đấu thầu cạnh tranh, công khai, để thắng thầu công trình, cơng ty cần phải có c c bước chuẩn bị kỹ lưỡng m i mặt Điều buộc Cơng ty phải có sách biện pháp nhằm gia tặng lợi nhuận giảm thiểu rủi ro, tổn thất đe d a đ n việc đạt mục tiêu cơng ty Kiểm sốt nội cơng tác kiểm tra, kiểm sốt nói chung kiểm tra, kiểm sốt chu trình mua hàng – tốn nói riêng ln biện pháp quan tr ng cần thi t N u công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng – to n thực cách chặt chẽ, hợp lý hiệu gi p cơng ty ngăn chặn phát sai phạm, hạn ch 71  Xây dựng hệ thống văn thống quy định chi ti t cho công việc, phải quy định phân cơng rõ ràng công việc tr ch nhiệm nhân viên liên quan đ n trình mua hàng – tốn  Ban hành quy trình tuyển dụng cụ thể, rõ ràng, quy định tiêu chí đ nh gi ứng viên theo yêu cầu cụ thể Thực tuyển dụng c sở công khai, minh bạch không ưu tiên người thân Xây dựng c ch khen thưởng, xử phạt nhân viên rõ ràng công khai định kỳ th ng khen thưởng cá nhân, phận hoạt động tốt hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy h t lực thân Cử cá nhân đứng quản lý trình kiểm sốt nội mua hàng – to n, tốt h n để Gi m đốc quản lý kiêm giám sát Ngoài ra, cần ban hành c c văn quy định cụ thể mức xử phạt hình thức kỷ luật hoạt động cụ thể, chi ti t theo mức độ thiệt hại đ n mục tiêu chung công ty  Công t c đào tạo, kiểm tra nâng cao tay nghề cho cơng nhân đóng vai trị quan tr ng Chính s ch đào tạo cơng nhân phải lập k hoạch năm thực đầy đủ, sau đào tạo phải sát hạch lại để đ nh gi đ ng khả phân cơng cơng việc phù hợp 3.2.2 Hồn thiện đánh giá rủi ro Điều kiện tiên quy t mà doanh nghiệp phải thực phải x c định mục tiêu rõ ràng, ti p theo phải đ nh gi rủi ro ảnh hưởng đ n mục tiêu đề Hiện công t c đ nh gi rủi ro chưa doanh nghiệp tr ng, khuy t điểm lớn KSNB chu trình mua hàng – tốn cơng ty Một số giải ph p đưa giúp khắc phục phần khuy t điểm này, áp dụng giúp doanh nghiệp phát rủi ro nghiêm tr ng ảnh hưởng đ n mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp: – Mặc dù công ty x c định mục tiêu dạng chung chung, cơng ty cần x c định mục tiêu cụ thể h n phù hợp với cơng ty chu trình mua hàng như: đảm bảo chất lượng hàng mua mua hàng với chi phí thấp nhất, mua đ ng đủ kịp thời số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, tránh lãng phí gian lận, chi tiêu bất cấu k t nhân viên với nhà cung cấp; vào tháng cao điểm mục tiêu đặt lợi nhuận phải tăng % so với kỳ năm ngo i – Thành lập ban chuyên tr ch đ nh gi rủi ro: Công ty cần lựa ch n cá nhân có trình độ chun mơn cao, am hiểu sâu Ban có trách nhiệm nhiệm tổng hợp, phân tích, đ nh gi c c nhận định rủi ro nhận dạng cơng tác mua hàng – tốn mà tất c c lĩnh vực, toàn hoạt động Công ty Tham gia ý ki n xây dựng k hoạch hoạt động Công ty để đảm bảo y u tố 72 rủi ro cân nhắc, lường trước toàn k hoạch hoạt động trước ban hành, triển khai tổ chức thực thủ tục KSNB – Thi t lập c ch nhận diện rủi ro rõ ràng rủi ro bên bên ngồi cơng ty  Rủi ro bên ngồi:  Ví dụ thay đổi sách bán hàng nhà cung cấp cơng ty cần xây dựng c ch đ nh gi lại nhà cung cấp định kỳ, thường xuyên liên lạc theo dõi thông tin nhà cung cấp mặt hàng tr ng y u công ty, tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp  Giá vật liệu xây dựng thị trường l c ổn định, đặc biệt năm gần gi vật liệu xây dựng liên tục có bi n động lớn Để qu trình thi công diễn cách liên tục đồng thời đảm bảo chi phí khơng bị “ đội lên cao”,Cơng ty cần có chi n lược cụ thể việc thu mua dự trữ vật tư Do khối lượng vật liệu cần cho cơng trình lớn nên việc dự trữ vật liệu kho không khả thi chi phí trữ vận chuyển lớn Muốn giảm tổn thất giá tăng cao, Công ty nên quan hệ với bạn hàng uy tín ký k t hợp đồng dài hạn với điều khoản có lợi cho cơng ty Ngồi ra, Cơng ty nên tích cực tìm ki m nhà cung cấp nhà cung cấp có s ch ưu đãi àm giúp cho trình sản xuất thi công diễn liên tục, không bị gi n đoạn nguyên vật liệu thị trường khan hi m  Trong giai đoạn dịch bệnh covid diễn bi n phức tạp, làm ảnh hưởng đ n hoạt động công ty, phải giảm ti n độ thi công để đảm bảo c c quy định an tồn theo u cầu Chính phủ Cơng ty cần thực chuỗi k hoạch hành động Ví dụ Cơng ty cần bổ sung ch độ bảo hiểm, kinh phí cho nhân viên để h chủ động mua trang, thực quy trình kiểm sốt dịch bệnh cơng trường n i làm việc theo hướng dẫn phủ, đồng thời áp dụng biện pháp phòng ngừa khử trùng, đo thân nhiệt, giảm h p trực ti p,…  Rủi ro bên trong: công ty phải phân tích tất rủi ro hoạt động chu trình, tổng hợp lại thành bảng tổng hợp rủi ro gặp phải làm c sở để thi t lập thủ tục kiểm sốt – Xây dựng quy trình đ nh gi đối phó rủi ro cho chu trình mua hàng – tốn Cơng ty: Tổ chức cho phận mua hàng k tốn cơng nợ soạn thảo rủi ro, c c đề xuất đối phó rủi ro liên quan đ n hoạt động chủ y u phận tính vào khối lượng cơng việc hàng năm cho c n tham gia soạn thảo Ban chuyên tr ch đ nh gi rủi ro tổng hợp, bổ sung soạn thảo thành quy trình đ nh gi , xử lý rủi ro cho chu trình mua hàng tốn mở rộng phạm vi tồn Cơng ty Quy trình bao gồm c c bước sau: 73  Phân tích từ mục tiêu (mục tiêu mua hàng chất lượng tốt, đ ng gi , toán chậm, );  Nhận diện y u tố ảnh hưởng tới mục tiêu Cơng ty;  Phân tích rủi ro: xem xét khả xảy rủi ro mức độ ảnh hưởng rủi ro;  Lựa ch n biện ph p đối phó rủi ro: cân nhắc lợi ích chi phí, tính khả thi biện pháp mà có lựa ch n thích hợp n tr nh, giảm thiểu, chia sẽ, chấp nhận rủi ro;  Xây dựng biện pháp khắc phục hậu rủi ro xảy ra;  Giám sát kiểm soát rủi ro: giảm sát rủi ro ph t hiện, nhận bi t rủi ro mới, đ nh gi hiệu xử lý rủi ro 3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt Để có hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn hữu hiệu NQL phải thi t lập hoạt động kiểm soát tối ưu cho cơng ty, sau giải pháp hồn thiện mà cơng ty áp dụng  Cơng ty cần có quy định luân chuyển chứng từ nhằm bảo đảm c c hóa đ n, chứng từ chuyển đ n Phòng K to n, quy định thời gian cụ thể luân chuyển chứng từ Ví dụ quy định chứng từ luân chuyển ngày từ Thủ kho sang K toán, lập sổ giao nhận chứng từ để giao nhận, người xác nhận nộp nộp để n u có mát xảy quy trách nhiệm đ ng người – ên ho n đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ lâu dài với số nhà cung cấp thời gian dài thông đồng với thủ kho báo cáo khống số lượng hàng nhập kho Nên áp dụng sách kỷ luật chặt chẽ phát nhân viên nhận tiền hoa hồng ti n hành hiểm tra việc c ch g i điện trực ti p cho nhà cung cấp để kiểm tra hay đóng giả làm người mua hàng đề nghị mua số lượng hàng tư ng tự xem khoản hoa hồng nhà cung cấp trả – Ban hành quy tắc đạo đức nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay lợi ích khác từ nhà cung cấp Ti n hành kỷ luật nghiêm khắc n u phát nhân viên nhận tiền hoa hồng kể Gi m đốc Công ty – Định kỳ, Công ty cần xem xét lại chất lượng, giá nhà cung cấp so sánh với giá thị trường Vì mua hàng, cơng ty ch n nhà cung cấp chính, bạn hàng lâu năm để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa c sở tin tưởng gi p đỡ lẫn – Bên cạnh trì mối quan hệ với nhà cung cấp trước đây, cơng ty nên tìm hiểu thơng tin nhà cung cấp khác, thông tin bi n động giá nhà cung cấp Tìm n i bán giá rẻ h n, chất lượng vật tốt để từ thi công với giá 74 hợp lý h n, nâng cao uy tín sức cạnh tranh công ty thị trường tạo cạnh tranh nhà cung cấp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng nhiều người thân nhà cung cấp đưa điều kiện hấp dẫn giá cả, giao nhận, to n để thu h t người mua phía – Khi ti n hành giao nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, phận nhận hàng phải kiểm tra mặt số lượng, chất lượng, chủng loại… so s nh đối chi u với đ n đặt hàng N u hàng hóa nhà cung cấp giao đ ng theo c c yêu cầu số lượng, chất lượng, chủng loại…thì ti n hành giao nhận Nên thành lập Ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa trước nhập kho lập Biên kiểm nghiệm nguyên vật liệu, biên goomg có tất c c đặc điểm quan tr ng hàng mua cần kiểm tra nhận hàng (như số lượng, quy cách, chất lượng,…) lập thành hai liên: liên giao cho Thủ kho cơng trình liên giao cho phịng K tốn ơn vị: CƠNG TY TNHH KIỂU VIỆT ị hỉ: Số 60, Đường Chu Văn An, Quy Ả ỂM h n, ình Định ỆM Ậ Ệ Căn …………………….số……ngày…th ng…năm…của……………………………………… an kiểm nghiệm gồm – Ông / bà ………… ………Chức vụ …………….Đại diện …………………… Trưởng ban – Ông/ bà ……………………… Chức vụ …………….Đại diện …………………… Ủy viên – Ông/ bà ……………………… Chức vụ …………….Đại diện …………………… Ủy viên STT Tên, nhãn hiệu qu h vật liệu sản phẩm hàng hóa Mã số Ph ơng thứ kiểm nghiệm Ý ki n ban kiểm nghiệm vật liệu ại iện kỹ thuật (Ký, h tên) Số l ợng theo hứng từ hủ kho (Ký, h tên) t kiểm nghiệm Số l ợng Số l ợng không đ ng qu đ ng qu h phẩm cách, hất phẩm hất Ghi r ởng b n (Ký, h tên)  Công ty nên phân chia trách nhiệm nhân viên giao dịch với ngân hàng k tốn cơng nợ hạn ch khả biển thủ tiền gửi ngân hàng Cơng ty cần có thêm k to n to n để thực việc lập chứng từ thu, chi Cơng ty có nhu cầu cần toán tiền mặt chuyển khoản, giao dịch với ngân 75 hàng K tốn cơng nợ theo dõi khoản cơng nợ, tình hình thu hồi nợ trả nợ nhà cung cấp,… không kiêm ln tốn, thu, chi hay giao dịch ngân hàng trước  Công ty nên ch n tốn hình thức trả tiền tạm ứng trả chậm có nghĩa to n mua vật tư Cơng ty tốn tiền tạm ứng từ cơng trình thi cơng trả h t cơng trình hồn thành hư th đảm bảo lượng vốn không bị chon chân chỗ đảm bảo uy tín doanh nghiệp 3.2.4 Hồn thiện thông tin truyền thông Một công ty xem hoạt động hiệu nắm bắt thông tin nhanh, kể thông tin bên bên ngồi đ n vị Vì thơng tin chìa khóa giúp cơng ty nắm bắt c c c hội kinh doanh, trước c c đối thủ cạnh tranh giúp quản lý công ty tốt Vì cơng ty nên tr ng đ n công tác truyền thông đ n vị như: – Xây dựng kênh truyền thơng nội bộ, để có yêu cầu từ NQL m i nhân viên bi t Ví dụ lập trang mạng xã hội Facebook riêng cho đ n vị – Công ty quy định rõ thời gian cụ thể c c thông tin sau đặt hàng hàng đ n phận liên quan Cần nhận dạng đầy đủ rủi ro hoạt động thông tin truyền thông để hoạt động hiệu h n Công ty – Công ty cần đặc biệt quan tâm hồn thiện hệ thống thơng tin k tốn phận quan tr ng mang tính chất quy t định đ n chất lượng thông tin DN Hệ thống thơng tin k tốn, xét mặt quy trình bao gồm ba phận: Chứng từ, sổ sách báo cáo Bên cạnh đó, Cơng ty cần xây dựng hồn thiện hệ thống truyền thơng bên lẫn bên 3.2.5 Hoàn thiện giám sát Khi cơng tác xây dựng hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn đ n vị hồn thành, NQL cần quan tâm đ n vấn đề giám sát, hệ thống thi t lập chưa đảm bảo khơng có m khuy t Vì cơng tác giám sát cần thực chặt chẽ, nhằm phát vấn đề xấu xảy ra, từ tìm c ch khắc phục chúng nhanh nhất, nâng cao tính hiệu hệ thống KSNB: – Thi t lập phận chuyên phụ trách việc giám sát hoạt động chu trình mua hàng Cơng việc cụ thể  Quản lý, trực ti p theo dõi, đ nh gi , kiểm tra trình mua hàng cập nhật tình hình, thơng tin 76  Theo dõi đ n hàng c c qu trình đảm bảo giao kịp thời, cung cấp đủ vật tư cho c c dự n thi công lên k hoạch  Phối hợp với phận liên quan (Kỹ thuật, K to n, Kho,…) để đảm bảo đ ng ti n độ nhận, kiểm tra chất lượng nghiệm thu vật tư kho; phối hợp giải quy t hay báo cáo tình cố phát sinh trình thực  Cập nhật, quản lý hồ s sản phẩm mua, thông tin giao hàng hóa đ n  Báo cáo cơng việc gi m s t c c đề xuất cải ti n cho nhà quản lý – Việc xây dựng bảng đ nh gi công việc nhiệm vụ cho nhân viên h t sức cần thi t, từ tháng cơng ty có buổi h p để đ nh gi lực, đạo đức nhân viên phận mua hàng – tốn – Cơng ty nên lắp camera theo dõi kho cơng trình để bảo vệ tài sản gi p Gi m đốc quản lý giám sát tốt h n gồi cơng ty nên thường xuyên kiểm tra tính tuân thủ c c quy định trình xử lý phi u đề nghị cấp vật tư, đ n đặt hàng, phi u nhập kho theo dõi công nợ phải trả tốn hư đảm bảo tính xác hợp lý chu trình mua hàng – tốn cơng ty – Định kỳ đột xuất, Ban kiểm kê ti n hành kiểm kê hàng tồn kho để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời x c định xác số lượng chất lượng hàng cịn lại kho để có k hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ hàng hóa tiêu thụ 77 K T LUẬN Kiểm sốt nội đóng vai trị h t sức quan tr ng hoạt động kinh t doanh nghiệp tổ chức nói chung Cơng ty TNHH Kiểu Việt nói riêng Kiểm sốt nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu h n c c nguồn lực kinh t cơng ty người, tài sản, vốn, góp phần hạn ch tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Và đó, cơng t c kiểm sốt chu trình mua hàng - to n đặc biệt có nghĩa quan tr ng hoạt động kinh doanh Công ty Bởi lẽ, hoạt động chu trình t c động mạnh đ n đầu vào Kiểm sốt tốt chu trình xem thành cơng phần đ ng kể, góp phần lớn m i công t c m i hoạt động kinh doanh, bàn đạp tạo niềm tin uy tín thư ng hiệu cho thị trường tiêu thụ người tiêu dùng Trên c sở nghiên cứu lý luận thực t , đề tài hoàn thành c c vấn đề sau: - Thứ nhất, trình bày c sở lý luận hệ thống Kiểm soát nội bộ, khái niệm y u tố cấu thành hệ thống Kiểm sốt nội - Thứ hai, tìm hiểu nghiên cứu thực trạng chu trình mua hàng – tốn cơng tác KSNB chu trình mua hàng – tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt - Thứ ba, c sở lý nghiên cứu lý luận thực trạng Kiểm sốt nội chu trình mua hàng – to n, đề tài đưa số phư ng hướng nhằm hoàn thiện h n hệ thống Kiểm sốt nội Cơng ty Với đạt với cố gắng triển khai thực hiện, Công ty TNHH Kiểu Việt ti n bước ti n mạnh vững chắc, hẳn n u hệ thống Kiểm sốt nội Cơng ty mà quan tâm hồn thiện h n k t đạt vư n cao vư n xa h n 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài (2014), Thơng tư 200/2014/TT- TC Hướng dẫn ch độ k tốn doanh nghiệp Giáo trình Kiểm sốt nội bộ, Bộ mơn kiểm tốn, Khoa K toán – Kiểm toán (2012), trường Đại h c Kinh t TP Hồ Chí Minh Nguồn tài liệu từ phịng k tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt Trư ng Thị hư ng Thảo (2012) Luận văn thạc sĩ kinh t “Kiểm soát nội mua hàng tốn Cơng ty TNHH gia cơng dịch vụ th p Sài Gòn”, trường Đại h c Lạc Hồng Võ Trí Dũng (2014) uận văn thạc sĩ kinh t “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Quy h n h n”, trường Đại h c Quy i PHỤ LỤC DANH SÁCH NHÂN VIÊN KHẢO SÁT STT Họ tên Chức vụ Vư ng Xuân Sỹ Gi m đốc Trư ng Quang Đức hó Gi m đốc Kỹ thuật Phan Tấn Lợi hó Gi m đốc Tài Nguyễn Lê Gia Cát Trưởng phịng Kỹ thuật Trần Quốc Kha Phó phòng Kỹ thuật Phan Hữu Khải Trưởng phòng Tài – K tốn Đào hư ng Trinh Phó phịng Tài – K tốn Nguyễn Thị Thoa K to n trưởng Lê Bích Nga K tốn công nợ 10 Bùi Ti n Đạt Thủ kho 11 Lê Thị Ánh Nhân viên kho 12 Trần Thị Y n Nhân viên Phịng Kỹ thuật 13 Trần Văn Tồn Nhân viên Phòng Kỹ thuật 14 Nguyễn Thu Sư ng Nhân công xây dựng 15 Phạm Tuân Nhân công xây dựng ii PHỤ LỤC BẢNG KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN T I CÔNG TY TNHH KIỂU VIỆT H tên người tham gia khảo sát: Bộ phận: Chức vụ: Số năm công t c Công ty TNHH Kiểu Việt: Vui lòng đ nh dấu “X” vào c c ô lựa ch n theo bảng câu hỏi bên K t STT Câu hỏi Công ty có ban hành quy tắc đạo đức văn không? C c quy tắc đạo đức thực mua hàng n u không quy định thành văn có thơng qua trao đổi c c h p nhân viên không? gười quản lý có làm gư ng cho cấp qua hành động chấp hành đ ng s ch mua hàng – tốn hay khơng? Cơng ty có HĐQT an kiểm so t để tham gia xây dựng s ch chu trình mua hàng – tốn hay khơng? ộ m y tổ chức c c phận cơng ty có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao khơng? Cơng ty có phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho c c c nhân có liên quan chu trình mua hàng – tốn khơng? Có phối hợp làm việc c c phận khơng? Có Khơng Khơng ý ki n iii Cơng ty có thường xuyên luân chuyển nhân viên chủ chốt chu trình mua hàng – tốn khơng? Thơng tin tuyển dụng đ n vị có cơng bố rộng rãi b o chí c c trang web đ n vị không? 10 11 12 Đ n vị có ưu tiên tuyển dụng người quen, người thân nhân viên đ n vị khơng? Cơng ty có thường xun tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên khơng? Cơng ty có quy định s ch lư ng thưởng, khuy n khích cho nhân viên khơng? Cơng ty có quy định c c mức phạt hay hình thức 13 kỷ luật ph t nhân viên nhận hoa hồng nhà cung cấp để chấp nhận mua hàng không đ ng tiêu chuẩn chất lượng không? 14 Công ty có thi t lập mục tiêu chung cho chu trình mua hàng – tốn khơng? Cơng ty có xây dựng c ch thích hợp để nhận diện rủi ro ph t sinh từ c c nhân tố bên ngồi khơng? Ví dụ 15  Thay đổi s ch b n hàng nhà cung cấp  Thay đổi s ch nhà nước  Thay đổi đối thủ cạnh tranh iv Cơng ty có xây dựng c ch thích hợp để nhận diện rủi ro ph t sinh từ nhân tố nội có liên quan đ n 16  Việc thay đổi nguồn lực, chẳng hạn bi n động nhân chủ chốt phận mua hàng…  Hệ thống thông tin, chẳng hạn xử lý thông tin gặp cố  Tồn trữ vật tư Cơng ty có thường xun đ nh gi ảnh hưởng 17 c c rủi ro đ n hoạt động mua hàng – tốn khơng? 18 Cơng ty có tổ chức phận mua hàng độc lập không? Công ty có t ch bạch c c chức đề nghị mua 19 hàng, chuẩn bị việc mua hàng, ch n nhà cung cấp, lập đ n đặt hàng, nhận hàng, bảo quản, ghi ch p hàng mua trả tiền hay khơng? 20 Cơng ty có đưa quy định tiêu thức thủ tục lựa ch n nhà cung cấp khơng? Cơng ty có quy định tất c c nghiệp vụ mua 21 hàng phải có phi u đề nghị mua hàng, phải ghi đầy đủ thông tin phi u làm c sở cho việc x t duyệt mua hàng hay không? Đ n đặt hàng có đ nh số thứ tự liên tục 22 trước sử dụng có gửi cho tất c c phận liên quan khơng? v Có theo dõi riêng hàng đặt mua nhận chưa 23 nhận khơng? Có theo dõi lô hàng đặt mua qu hạn giao chưa nhận hàng không? Định kỳ phận mua hàng có xem x t so s nh 24 gi nhà cung cấp với gi thị trường không? 25 Danh s ch nhà cung cấp có cập nhật thường xun khơng? 26 C c tài liệu có liên quan đ n việc điều chỉnh đ n đặt hàng có đính kèm với gốc khơng? Khi nhận hàng có lập b o c o nhận hàng b o 27 c o nhận hàng có đ nh số thứ tự liên tục trước sử dụng khơng? hi u nhập kho có lập cho hàng mua có 28 ghi đầy đủ thông tin số lượng, chủng loại hàng,… có chữ ký thủ kho khơng? Khi nhận hóa đ n, k to n cơng nợ có đối chi u 29 hóa đ n với đ n đặt hàng, hợp đồng, b o c o nhận hàng, phi u nhập kho khơng? 30 Có đóng dấu “Đã to n” hóa đ n to n tiền không? Công tác k to n đ n vị có thực 31 phần mềm quản lý kiểm so t toàn nghiệp vụ k tốn khơng? Cơng ty có kênh thu nhận thông tin gian 32 lận nhân viên mua hàng – tốn khơng? vi hững thơng tin nhà cung cấp c c vi phạm 33 nhân viên có chuyển đ n phận có thẩm quyền để xử lý khơng? Cơng ty có xây dựng c ch để thu thập thơng tin từ bên ngồi liên quan đ n chu trình mua hàng – 34 to n thay đổi thị trường, phản ứng c c đối thủ cạnh tranh, thay đổi luật ph p thay đổi kinh t hay khơng? Cơng ty có thi t lập kênh truyền thơng để m i người có thẻ thông b o sai phạm 35 h ph t liên quan đ n mua hàng, to n đường dây nóng, email… khơng? Cơng ty có lấy ý ki n phản hồi gi cả, chất 36 lượng hàng mua… từ c c phòng ban kh c hay khơng? Trưởng phận mua hàng có thường xuyên theo 37 dõi ti n độ thực mua hàng khơng? Định kỳ, Cơng ty có đ nh gi lực, đạo đức 38 kinh nghiệm nhân viên phận mua hàng không? Công ty có kiểm tra việc tuân thủ c c quy định 39 q trình mua hàng – tốn khơng? (Nguồn: Giáo trình Kiểm sốt nội bộ, Bộ mơn kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán (2012), trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh.) f ... trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt Chư ng 3: Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt 4 1: SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU. .. kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán doanh nghiệp  Đ nh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty TNHH Kiểu Việt  Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình. .. tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn 19 1.3.2 Ngun tắc kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán 20 1.3.3 Các thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán 21 1.3.3.1 Thủ tục kiểm soát