SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Những vấn đề ơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Hiện nay, định nghĩa về KS được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO (Committee Of Sponsoring Organization –Ủy ban trực thuộc Hội đồng quốc gia Hoa
Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính)
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo hiệu quả và hiệu suất hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật.
Cần lưu ý một số nội dung trong định nghĩa trên như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình quan trọng trong hoạt động của đơn vị, bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, và kiểm soát nội bộ chính là quá trình này Nó không phải là một sự kiện hay tình huống đơn lẻ, mà là chuỗi hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của đơn vị Kiểm soát nội bộ sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi trở thành một phần không thể tách rời của các hoạt động, thay vì chỉ là một chức năng bổ sung.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người thực hiện, bao gồm Hội đồng quản trị, giám đốc, nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức Đây là công cụ mà nhà quản lý sử dụng để đạt được mục tiêu, không phải thay thế vai trò của họ Con người trong tổ chức sẽ xác định mục tiêu, đề ra các biện pháp kiểm soát và triển khai các biện pháp này để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Con người thường không hiểu rõ bản chất của việc lựa chọn giải quyết vấn đề và cách truyền đạt hiệu quả Mỗi thành viên trong đơn vị có năng lực, kiến thức và kinh nghiệm riêng, cùng với những nhu cầu và ưu tiên khác nhau Những khác biệt này có thể mang lại lợi ích khi tạo ra sáng kiến và nâng cao năng suất, nhưng cũng có thể trở thành rào cản nếu không phù hợp với mục tiêu chung Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ hiệu quả khi mỗi thành viên nắm rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong một giới hạn nhất định Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, từng thành viên cần nhận thức rõ mối liên hệ giữa nhiệm vụ của bản thân và trách nhiệm của các thành viên khác, cũng như cách thức truyền đạt và thực hiện các nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, mà không thể đảm bảo tuyệt đối do những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình xây dựng và vận hành Những sai lầm của con người, sự thông đồng và lạm quyền của nhà quản lý có thể dẫn đến việc vượt ra ngoài hệ thống kiểm soát Bên cạnh đó, nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích kỳ vọng từ kiểm soát đó Do đó, mặc dù tổ chức đã đầu tư nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống, vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo và đảm bảo tuyệt đối.
Kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu quan trọng theo báo cáo COSO, bao gồm ba nhóm mục tiêu chính: mục tiêu hoạt động, tập trung vào hiệu quả và hiệu suất sử dụng nguồn lực; mục tiêu về báo cáo, đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của các báo cáo tài chính và phi tài chính cho các bên liên quan; và mục tiêu tuân thủ, nhấn mạnh việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là chức năng thường xuyên của các đơn vị, tích hợp nhiều hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm và chính sách của tất cả thành viên Hệ thống này được tổ chức dựa trên việc xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc và tìm ra biện pháp ngăn chặn sai phạm, nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu đề ra Nói một cách đơn giản, KSNB là hệ thống cần thiết để tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn và tránh những rủi ro không đáng có.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đảm bảo đạt được ba mục tiêu chính trong doanh nghiệp.
Để đạt được mục tiêu về hiệu quả hoạt động, kiểm soát giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín và mở rộng thị phần thông qua các chiến lược kinh doanh Việc đảm bảo tính hiệu quả và năng suất trong các hoạt động là rất quan trọng; các quy trình kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết, từ đó giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực Các nhà quản lý cần định kỳ đánh giá kết quả hoạt động thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm nâng cao khả năng quản lý và điều hành của doanh nghiệp.
Việc lập báo cáo tài chính cần đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy, với trách nhiệm thuộc về người quản lý đơn vị trong việc tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Độ tin cậy của thông tin kinh tế và tài chính, do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp, rất quan trọng trong việc hình thành các quy định của nhà quản lý Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và phản ánh đầy đủ, khách quan về thực trạng hoạt động cũng như các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế.
Để đảm bảo tính tuân thủ luật lệ và quy định, KSNB cần thực hiện việc chấp hành các quy định pháp luật một cách hợp lý, phản ánh trách nhiệm của người quản lý đối với hành vi không tuân thủ trong tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng phải định hướng mọi thành viên tuân thủ các chính sách và nội quy của đơn vị, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Điều này bao gồm việc thực hiện các chế độ pháp lý và quy định, đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp được thiết kế để tuân thủ đúng mức các quy định liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ c c chính s ch có liên quan đ n các hoạt động của doanh nghiệp
+ găn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong m i hoạt động của doanh nghiệp
+ Đảm bảo việc ghi chép k to n đầy đủ, chính x c cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan
Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trở nên đặc biệt quan trọng khi quy mô của đơn vị mở rộng Sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm thành nhiều cấp độ làm cho mối quan hệ giữa các cấp phức tạp hơn, đồng thời quá trình truyền đạt và thu thập thông tin cũng gặp khó khăn Khi tài sản phân tán ở nhiều địa điểm, hệ thống kiểm soát nội bộ cần được xây dựng một cách chặt chẽ và liên tục hoàn thiện để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
1.1.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp giảm thiểu rủi ro trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản khỏi mất mát và gian lận, đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính KSNB còn đảm bảo mọi thành viên tuân thủ quy định và quy trình hoạt động của tổ chức, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra Đồng thời, hệ thống này cũng bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông, từ đó tạo dựng lòng tin trong cộng đồng doanh nghiệp.
Hoạt động kiểm tra và kiểm soát là một phần thiết yếu trong quy trình quản lý của doanh nghiệp, bao gồm việc yêu cầu các phòng ban khóa tủ tài liệu và cửa phòng vào cuối giờ làm việc Cuối ngày, kế toán tiền mặt phải đối chiếu với thủ quỹ về số tiền tồn Hàng kỳ, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tài sản và tổng hợp đánh giá kết quả hoạt động Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng và thường xuyên trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Mỗi loại tài sản có tính chất và mức độ rủi ro khác nhau, do đó cần có các biện pháp bảo vệ phù hợp Đối với tài sản cố định lớn như tòa nhà và máy móc, doanh nghiệp có thể sử dụng các thiết bị bảo vệ như kho, cửa đan và thuê nhân viên bảo vệ Trong khi đó, tài sản có giá trị nhỏ hoặc tài liệu quan trọng cần được lưu trữ an toàn trong tủ khóa nhiều lớp Tiền mặt cũng là tài sản dễ bị xâm phạm, vì vậy cần có biện pháp bảo vệ nghiêm ngặt Đặc biệt, các giấy tờ quan trọng như công thức sản xuất và bản vẽ kỹ thuật nên được gửi vào ngân hàng để đảm bảo an toàn tối đa.
1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
ặ điểm chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp
Mua hàng – thanh toán là một chu trình quan tr ng đối với đa số doanh nghiệp
Sự hiệu quả của chu trình này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, do đó, đây là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý.
Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm nhiều bước và liên quan đến các quy trình nghiệp vụ khác nhau, đặc biệt là những tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho và tiền Do đó, quy trình này dễ bị tham ô và chiếm dụng Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp các yếu tố đầu vào cần thiết cho các hoạt động tiếp theo.
Sơ đồ 1.1 Chu trình mua hàng – thanh toán Các sai phạm và rủi ro có thể xảy ra
Giai đoạn đề nghị mua hàng:
Đặt hàng không đúng mục đích hoặc trùng lặp có thể gây lãng phí, vì những sản phẩm này thường không được sử dụng.
Đặt hàng với số lượng lớn hơn nhu cầu sử dụng có thể gây lãng phí do hàng tồn kho, dẫn đến ứ đọng vốn và tăng chi phí lưu trữ, đồng thời làm giảm chất lượng sản phẩm.
Đặt hàng quá trễ có thể dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất và hàng hóa để bán, trong khi đặt hàng quá sớm có thể gây lãng phí chi phí lưu kho và giảm chất lượng hàng hóa.
Việc đặt mua sản phẩm với chất lượng kém hoặc giá cao, cùng với sự thông đồng của người giao hàng, sẽ gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh của đơn vị nếu tình trạng này kéo dài.
hân viên đặt hàng xóa dấu v t của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận được
Giai đoạn lựa ch n nhà cung cấp:
Nhân viên mua hàng có thể hợp tác với nhà cung cấp, dẫn đến việc lựa chọn những sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp nhất, cũng như không đảm bảo mức giá hợp lý nhất.
Nhân viên bộ phận xử lý báo giá đã thông đồng với nhà cung cấp, dẫn đến việc giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn Điều này nhằm ưu ái cho nhà cung cấp mà nhân viên này ủng hộ.
Nhận hàng không đ ng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt
Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho
Giai đoạn bảo quản hàng:
Hàng tồn kho có thể bị mất cắp
Công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt
Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất
Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán
Chi trả nhiều h n gi trị hàng đã nhận
Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp như tên, thời hạn thanh toán, thời hạn hưởng chi t khấu
Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đ n
Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt
Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp
1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được thiết kế phù hợp để tối đa hóa việc hạn chế sai phạm trong chu trình mua hàng – thanh toán Việc kiểm soát hiệu quả chu trình này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu quan trọng theo báo cáo của COSO (2013).
Thứ nhất, sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động
Sự hữu hiệu trong hoạt động mua hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh số, thị phần và tốc độ tăng trưởng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện mua hàng đúng theo nhu cầu sử dụng, vào thời điểm thích hợp, với giá cả hợp lý, và đảm bảo nhận đủ số lượng cũng như chất lượng hàng hóa đã đặt.
Mục tiêu hiệu quả trong doanh nghiệp được định nghĩa là việc so sánh kết quả đạt được với chi phí đầu tư, bao gồm chi phí mua hàng và chi phí vận chuyển Để đạt được hiệu quả này, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc lựa chọn sản phẩm có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất.
Để đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy, các khoản mục như hàng tồn kho, nợ phải trả và giá vốn hàng bán cần được trình bày một cách trung thực và hợp lý Việc tổ chức hệ thống sổ sách và chứng từ một cách đầy đủ và hợp lý là rất quan trọng để theo dõi hàng mua và nợ phải trả Ngoài ra, ghi chép nghiệp vụ mua hàng phải được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời, đồng thời tập hợp tất cả các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng cũng là yêu cầu chủ yếu trong công tác kế toán Những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp cung cấp báo cáo tài chính đáng tin cậy.
Thứ ba, tuân thủ pháp luật và c c quy định
Các hoạt động mua hàng phải tuân thủ pháp luật, bao gồm việc ký hợp đồng, quản lý hóa đơn và thanh toán Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định nội bộ về nhận hàng, lập phiếu nhập kho, và đảm bảo an toàn trong bảo quản, vệ sinh và an ninh.
1.3.2 Nguyên tắc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng trong doanh nghiệp là rất quan trọng để giảm thiểu khả năng gian lận Doanh nghiệp cần tách biệt các chức năng như duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận Cụ thể, cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác, chức năng duyệt mua hàng phải tách biệt với chức năng mua hàng, và chức năng duyệt chọn nhà cung cấp cũng cần độc lập Ngoài ra, bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng, và kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho Những biện pháp này giúp ngăn chặn việc thực hiện và che giấu hành vi gian lận.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Kiểm so t đối tượng sử dụng: Phân quyền truy cập, thi t lập mật khẩu, hàng rào bảo mật
Kiểm soát dữ liệu: Nhập dữ liệu sớm, sao lưu dữ liệu
Kiểm soát dữ liệu: Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý, sự phê duyệt trên chứng từ
Kiểm soát quá trình nhập liệu Đảm bảo tất cả các vùng dữ liệu phải có thông tin, các mã hàng hóa, nhà cung cấp phải chính xác
Kiểm soát chứng từ và sổ sách:
Đ nh số thứ tự chứng từ;
Các biểu mẫu rõ ràng, có số tham chi u;
Phi u nhập kho được lập trên c sở đặt hàng, hóa đ n mua hàng, biên bản nhận hàng;
Ghi nhận kịp thời các khoản nợ
Ủy quyền và xét duyệt là quy trình quan trọng trong quản lý mua sắm, yêu cầu các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp và đề nghị thanh toán phải được xem xét và phê duyệt bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện quy trình là một yếu tố quan trọng, trong đó người kiểm tra cần phải hoàn toàn độc lập với người bị kiểm tra Điều này giúp nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật và tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân cũng như bộ phận trong doanh nghiệp.
Một nhân viên khác sẽ tiến hành đối chiếu giữa số lượng hàng thực nhận và số liệu ghi trên báo cáo nhận hàng hoặc phiếu nhập kho.
1.3.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
1.3.3.1 Thủ tục kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua hàng
Để quản lý hiệu quả quá trình mua hàng, chức năng này cần được giao cho một bộ phận độc lập và được giám sát chặt chẽ Chu trình mua hàng bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận như kho hoặc phân xưởng sản xuất, thường thông qua giấy đề nghị mua hàng.
Các thủ tục kiểm soát quan tr ng đối với đề nghị mua hàng là:
Tất cả các nghiệp vụ mua hàng cần có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt thông qua ủy quyền theo chính sách Chỉ những người được phân công mới có quyền lập phiếu đề nghị mua hàng, nhằm ngăn chặn tình trạng đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc vượt quá nhu cầu thực tế Điều này giúp tránh việc nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để trục lợi Mục tiêu chính của quy trình này là đảm bảo mua hàng đúng với nhu cầu sử dụng Hơn nữa, qua giấy đề nghị, đơn vị có thể xác định trách nhiệm của các cá nhân liên quan, đặc biệt trong trường hợp phát hiện dấu hiệu thông đồng giữa nhân viên và nhà cung cấp.
Giấy đề nghị mua hàng cần có đầy đủ thông tin như bộ phận, người đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng và mục đích mua Giấy này phải được người có thẩm quyền ký và lập ít nhất hai liên: một liên lưu tại bộ phận yêu cầu và một liên chuyển cho bộ phận mua hàng Người phê duyệt thường là người đứng đầu bộ phận có nhu cầu và được ủy quyền bởi quản lý cấp cao, tùy thuộc vào phân quyền của đơn vị.
Giấy đề nghị mua hàng cần được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụ trách để bảo quản Thủ tục này đảm bảo chỉ những người được chỉ định mới có quyền đề nghị mua hàng, giúp dễ dàng theo dõi các đơn hàng đã được đề nghị Nếu giấy đề nghị bị thất lạc, nhân viên phụ trách sẽ nhận ra ngay và thông báo cho các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận mua hàng, để ngăn chặn việc tiến hành các thủ tục tiếp theo như đặt hàng hay lựa chọn nhà cung cấp cho các giấy đề nghị bị mất.
Để tránh tình trạng đề nghị mua hàng trùng lặp cho cùng một nhu cầu, cần phân công rõ ràng một người chịu trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng cho từng bộ phận.
Để đảm bảo hàng hóa được xử lý kịp thời theo giấy đề nghị mua hàng đã phát hành, cần thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện Một trong những thủ tục quan trọng là tổ chức lưu trữ hồ sơ một cách riêng biệt.