luận văn tốt nghiệp kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cổ phần cấp thoát nước Quảng Nam

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU Kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn .,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng. Khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty, thông qua đó tác động đến người tiêu dùng. Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Trong quá trình thực tập tại đơn vị, vì thời gian có hạn cũng như kiến thức của em còn hạn chế nên không tránh được những sai sót. Em mong có được nhiều ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Đoàn Thị Ngọc Trai, cùng các anh chị trong Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam đã giúp đỡ em trong báo cáo thực tập tốt nghiệp này. Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 2 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM 1.1. Giới thiệu chung về công ty - Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM - Tên giao dịch đối ngoại: QUANG NAM DRAINING SUPPLYING JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt: QUANGNAM WDS.Co - Địa chỉ: 86-88 Phan Bội Châu – Tam Kỳ - Quảng Nam - Điện thoại: (0)510-3859.519 - Fax: (0)510-3810.449 - Email: capthoatnuocqnam@gmail.com 1.2. Lịch sử thành lập và quá trình phát triển 1.2.1. Lịch sử thành lập - Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam được thành lập năm 1997 với tên gọi ban đầu là Công ty Xây dựng & Kinh doanh nhà Quảng Nam. - Đến năm 2002, sau khi sát nhập các nhà máy nước, Công ty đổi tên thành Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam theo Quyết định số 4249/QĐ-UB ngày 25/9/2002 của UBND tỉnh Quảng Nam. - Đến tháng 6/2010, UBND tỉnh ra Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 11/5/2010 phê duyệt phương án chuyển Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam thành Công ty cổ phần. Ngày 01/7/2010, Công ty chính thức hoạt động với tên gọi là Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam. 1.2.2. Lĩnh vực kinh doanh Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: - Thi công và kinh doanh cấp thoát nước. - Kinh doanh nước tinh khiết đóng chai. - Dịch vụ khách sạn. - Sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu ngành cấp thoát nước. - Buôn bán, nhập khẩu thực phẩm chức năng. Bộ máy tổ chức, nhân sự Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 3 Quan hệ trực tiếp Quan hệ phối hợp  Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: - Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hoạt động thông qua các cuộc họp đại hội cổ đông thường xuyên và bất thường. Thông qua việc lấy ý kiến bằng văn bản. - Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, được ĐHĐCĐ bầu ra. - Ban kiểm soát: Gồm có 3 thành viên. Ban kiểm soát có trách nhiệm giúp các cổ đông kiểm soát hoạt động quản trị và quản lí điều hành công ty. - Ban giám đốc: Ban giám đốc bao gồm 5 thành viên, 1 Tổng giám đốc, 4 Phó Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là cơ quan tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công Ty theo mục tiêu định hướng, kế hoạch mà HĐQT, ĐHĐCĐ đã thông qua. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn các hoạt Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc 1 Phó Tổng giám đốc 2 Phó Tổng giám đốc 3 Phó Tổng giám đốc 4 XN CTN Núi Thành XN CTN Phú Ninh C.ty CTN Tam Kỳ XN CTN Thăng Bình XN CTN Duy Xuyên XN CTN Điện Bàn XN CTN Hội An XN CTN Khâm Đức XN CTN Nam Giang C.ty DL- TM Hội An XN QL&KT Chợ Điện Ngọc P. Kế hoạch – kỹ thuật P. Quản lý cấp thoát nước P. Hành chính – Quản trị P. Kế toán – Tài chính Phó Ban quản lý dự án P. Nhân sự - Tổng hợp Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 4 động điều hành sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, giúp việc cho Tổng giám đốc là Phó Tổng giám đốc. Tổng giám đốc Công Ty sẽ căn cứ vào khả năng và nhu cầu quản lý để thực hiện việc ủy quyền một số quyền hạn nhất định cho các thành viên trong Ban Giám đốc về những công việc điều hành chuyên môn. - Phòng Kế toán – Tài chính: Tổ chức hạch toán công tác kế toán tại công ty, ghi chép, xử lý, lưu trữ và lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ. - Phòng Nhân sự - Tổng hợp: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Tổ chức cán bộ; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; nội chính; các thủ tục liên quan đến hoạt động ở các Công ty liên doanh và các công ty cổ phần có vốn góp của Công ty. - Phòng Hành chính – Quản trị: thực hiện chức năng giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng Giám đốc Công ty và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Tổng Giám đốc Công ty và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Công ty. - Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Quy hoạch, kế hoạch kinh doanh; thi công xây lắp, an toàn lao động, giám sát kỹ thuật thi công, quyết toán công trình. - Phòng Quản lý Cấp thoát nước: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Cấp thoát nước; môi trường nước. - Ban Quản lý các dự án Đầu tư và Xây dựng: là đơn vị thuộc Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam thực hiện chức năng thay mặt chủ đầu tư quản lý các dự án đầu tư do Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam làm chủ đầu tư. - Các Công ty, Xí nghiệp trực thuộc Công ty có tư cách pháp nhân không đầy đủ là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán trực thuộc, được sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và được mở tài khoản tại ngân hàng. Ngành nghề sản xuất kinh doanh của các Công ty, Xí nghiệp trực thuộc trên cơ sở ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam và được Tổng Giám đốc Công ty quyết định. 1.3. Tổ chức bộ máy kế toán 1.3.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Tại văn phòng Tổng công ty hằng ngày sẽ thu thập các chứng từ phát sinh tại văn phòng, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra, cacsxis nghiệp trong Tổng công ty khi có nghiệp vụ phát sinh cũng chuyển chứng từ lên văn phòng để xử lý. Trong cơ cấu bộ máy quản lý, phòng Kế toán tài chính được sự lãnh đạo quản lý của Ban giám đốc công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị. Trong phòng Kế toán tài chính tiến hành phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng, tránh việc chồng chéo và kiêm nhiệm các công việc có liên quan với nhau theo đúng quy định của Nhà nước, cũng như yêu cầu của lãnh đạo, và chịu trách nhiệm về công việc được phân công trước lãnh đạo phòng và pháp luật của Nhà nước để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và mang tính hiệu quả cao. Mô hình phân công công việc của từng thành viên trong phòng tài chính kế toán như sau: Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 5 Sơ đồ: Mô hình bộ máy kế toán Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Tổng Giám đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tại đơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương án kinh doanh, , thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị. Kiểm tra giám sát công việc của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ. Phó phòng kế toán (kiểm kế toán tổng hợp và kế toán tiền mặt): Hướng dẫn chỉ đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán, tham mưu, hỗ trợ cho kế toán trưởng trong công tác tài chính và thực hiện công việc điều hành khi kế toán trưởng vắng mặt. Thực hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu thực hiện các bút toán tổng hợp, các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt Kế toán vật tư, tạm ứng: Theo dõi quá tình nhập xuất vật tư tại kho của Tổng công ty, tình hình sử dụng vật tư và các báo cáo có liên quan, cùng với kế toán nợ phải trả người bán và kế toán ngân hàng kiểm tra đối chiếu các chứng từ phục vụ cho quá trình mua hàng và thanh toán. Đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng cho nhân viên. Kế toán thuế, TSCĐ: theo dõi các tài khoản phải trả, phải nộp Nhà nước về các loại thuế, đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ, thanh lý nhượng bán, tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng, quý, năm của TSCĐ. Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ thu chi bằng hình thức chuyển khoản. Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản liên quan, cùng với kế toán nợ phải trả và phải thu để theo dõi quá trình thanh toán cũng như khả năng thanh toán của Tổng công ty. Kế toán nợ phải thu khách hàng: theo dõi doanh thu khi bán hàng và các khoản thu khách hàng. Kế toán nợ phải trả người bán: theo dõi các khoản nợ phải trả người bán khi mua vật tư, tài sản cố định và nhận cung cấp dịch vụ, cùng với kế toán vật tư và kế toán ngân hàng theo dõi các khoản thanh toán cho người bán. Kế toán các đơn vị phụ thuộc: có nhiệm theo dõi hoạt động tài chính, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Tính ra giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên đối chiếu kiểm tra với kế toán Tổng công ty. K ế toán trư ở ng K ế toán t ổ ng h ợ p (kiêm phó phòng k ế toán & k ế toán ti ề n m ặ t) K ế toán các đơn v ị ph ụ thu ộ c Kế toán vật tư, tạm ứng Kế toán thuế, TSCĐ Kế toán tiền gửi NH Kế toán nợ phải thu Kế toán lương và các khoản trích theo lương Kế toán nợ phải trả người bán Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 6 1.3.2. Hình thức sổ kế toán Hiện nay tại Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy. Hình thức kế toán máy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện toàn bộ công tác kế toán và được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo quy định. Và phần mềm mà công ty sử dụng là FAST ACCOUTING được thiết kế theo quy định của Bộ tài chính. Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM 2.1. Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam 2.1.1. Môi trường kiểm soát 2.1.1.1. Tính trung thực và các giá trị đạo đức Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam, các nhà quản trị cấp cao đã xây dựng những chuẩn mực đạo đức thông qua nội quy công ty, như: đúng giờ, lịch sự, cởi mở, hợp tác, được ban hành thành văn bản và phổ biến đến toàn thể nhân viên. Theo khảo sát đánh giá của các nhân viên trong công ty, các nhà quản trị luôn làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức đó. 2.1.1.2. Cam kết về năng lực Doanh nghiệp luôn quan tâm đến năng lực của các ứng viên khi tuyển dụng. Có chính sách và các thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của đơn vị. 2.1.1.3. Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán a) Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên, họ đều là những cán bộ lâu năm, có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của công ty. b) Ủy ban kiểm toán Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam không tổ chức một ban kiểm soát nội bộ độc lập. Tuy nhiên định kỳ vào tháng 6 hàng năm, có một đoàn kiểm soát nội bộ do tổng công ty thành lập để xem xét tình hình hoạt động của các chi nhánh và tình hình tại văn phòng công ty. Chức năng của đoàn kiểm soát này: Kiểm tra và xác nhận: Kiểm tra tính hợp lý của quy trình xử lý và cấp nước, và xác nhận sự tuân thủ của các yêu cầu về an toàn lao động,…. Tham mưu và tư vấn: tham mưu và tư vấn cho Tổng giám đốc, giám đốc xí nghiệp các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.1.1.4. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Công ty đã đặt giá trị của công ty là “Sự hài lòng của khách hàng” thông qua các chính sách như sau: - Cung cấp nước sạch, đảm bảo vệ sinh - Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn kiến thức an toàn vệ sinh thực phẩm - Thường xuyên bảo trì hệ thống xử lý nước Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hành của các giám đốc của công ty hiện nay. Họ luôn đặt giá trị của công ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành. Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì ban giám đốc phải cung cấp đủ nguồn lực. Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của công ty là rất Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 8 quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra. Phòng quản lý cấp thoát nước là nơi chịu trách nhiệm trong việc tổ chức, theo dõi và kiểm tra việc mua hàng. Tuy nhiên, công ty chưa có một bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty. Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong đặc thù quản lý. 2.1.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thuộc. Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng qui định rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với Tổng giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận. Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người. Với mô hình quản lý trên có rất nhiều ưu điểm, đó là bộ máy quản lý gọn gàng, tương đối khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi, phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên của Ban giám đốc, các phòng trong Công ty và các đơn vị thành viên tạo nhiều thuận lợi trong quá trình chỉ đạo thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh và việc kiểm tra, kiểm soát trong Công ty. 2.1.1.6. Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do bộ phận nhân sự đảm nhận. Các nhân viên đều được yêu cầu tham dự khóa đào tạo tuyển dụng và khi có sự thay đổi trong công việc của công ty và được phân công nhiệm vụ theo đúng chuyên ngành của mình. Tuy nhiên, để cho công việc không bị ngưng trệ lâu nên các khóa đào tạo có sự tham gia của những nhân viên trực tiếp làm việc. Cụ thể công ty có tổ chức các khóa học về an toàn sản xuất hóa chất, nhưng chỉ có sự tham gia của bộ phận xử lý nước, Trong các năm qua Ban giám đốc của công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của Công ty. Với mục tiêu là phải xây dựng một đội ngũ CBCNV mạnh cả về số lượng và chất lượng, công ty đã ban hành quy chế tuyển dụng lao động nằm xây dựng một đội ngũ công nhân viên có đủ trình độ năng lực về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, có sức khỏe và phẩm chất đạo đức tốt, từng bước đưa việc quản lý lao động và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, góp phần xây dựng công ty ngày càng phát triển. Công ty đã thực thi có hiệu quả một chính sách nhân sự hợp lý, đặc biệt trong việc xây dựng ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai dân chủ. Điều đó đã khiến người lao động trong công ty yên tâm, mang hết khả năng trí tuệ của mình làm việc, tích cực sáng tạo, nâng cao tay nghề và khả năng chuyên môn, gắn bó với công ty. Do đó, người lao động trong công ty có mức thu nhập ổn định. 2.1.2. Đánh giá rủi ro 2.1.2.1. Yếu tố đánh giá rủi ro Trong quá tình kinh doanh công ty luôn phải đối mặt với hàng loạt rủi ro từ bên trong cũng như bên ngoài. Vì vậy, các nhà quản lý công ty phải quyết định một cách cẩn trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì mức rủi ro trong mức độ này. Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 9 Để đánh giá rủi ro cần dựa vào mục tiêu của công ty, mục tiêu của từng bộ phận và từng nhân viên  Mục tiêu của công ty: mục tiêu của công ty mang nước sạch đến cho mọi nhà.  Mục tiêu của bộ phận mua hàng, thanh toán: mua đúng hàng, mua đủ, mua kịp thời. Thanh toán đúng, đủ, kịp thời. 2.1.2.2. Rủi ro của quy trình mua hàng, thanh toán a) Rủi ro từ bên ngoài: - Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức nếu lựa chọn sai nhà cung cấp điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất của công ty. - Kỹ thuật trong ngành cấp thoát nước cũng có nhiều thay đổi theo sự phát triển của công nghệ, điều này có thể tác động đến dây chuyền sản xuất của công ty, nếu nắm bắt không kịp công ty có thể đi lùi lại phía sau. Đòi hỏi công ty phải không ngừng cải tiến, tìm tòi phương thức xử lý nước tốt nhất để đảm bảo vị trí của mình. b) Rủi ro từ bên trong - Sự thông đồng của nhân viên trong quá trình mua hàng có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp. 2.1.3. Thông tin và truyển thông Các thông tin chỉ thị từ cấp trên đưa xuống đều thông qua các văn bản cụ thể. Sự truyền thông trong công ty chủ yếu chiều từ trên xuống dưới, các chiều từ cấp dưới phản ánh lên trên hoặc thông tin giữa các bộ phận phòng ban có phần không được chú ý nhiều. Thông tin về đối thủ cạnh tranh đều được công ty cập nhật thông qua nghiên cứu thị trường, có các hộp thư góp ý đế có thế có được thông tin một cách nhanh nhất. Công ty cũng đưa ra các hình thức đường dây nóng, email để thông báo những sai phạm phát hiện liên quan đến việc mua hàng, tồn trữ và trả tiền. Đồng thời, công ty cũng lấy ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng mua từ các phòng ban khác. Thông tin về mua hàng, thanh toán được truyền thông kịp thời đến bộ phận kế toán và kho, đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra đúng tiến độ. 2.1.4. Giám sát - Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng nhà cung cấp. Định kỳ đối chiếu chi tiết nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào.Định kỳ đối chiếu giá trị vật tư mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ. - Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán. - Trưởng phòng QLCTN thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện mua hàng. Đồng thời công ty cũng có chính sách đánh giá năng lực, đạo đức và kinh nghiệp của nhân viên trong bộ phận mua hàng. 2.1.5. Hoạt động kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: Kiểm tra, xét duyệt Xử lý thủ công Chứng từ Xử lý nghiệp vụ bằng máy Lưu trữ chứng từ Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 10 2.1.5.1. Đặt hàng Lưu đồ 1: Lưu đồ kiểm soát quá trình đặt hàng NCC P.QLCTN Tổng giám đốc Bộ phận nhận hàng Kế toán vật tư Nhận phiếu đề nghị cấp vật tư của đơn v ị Báo giá ĐĐH1 ĐĐH 2 ĐĐH 3 ĐĐH4 Chấp nhận ĐĐH L ưu Báo giá Phiếu đề nghị cấp vật tư Cân đ ố i NPL Lập phiếu đề nghị báo giá Phiếu đề nghị báo giá Phiếu đề nghị báo giá Lập báo giá Báo giá Báo giá được duyệt L ậ p đơn đ ặ t hàng ĐĐH 1 H ợ p đ ồ ng H ợ p đ ồ ng L ưu H ợ p đ ồ ng Ký HĐ ồ ng HĐ đã ký ĐĐH3 HĐ đã ký L ưu Báo giá được duyệt ĐĐH2 Báo giá được duy ệ t Xét duyệt [...]... động kiểm soát 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM 25 3.1 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam 25 3.1.1 Nâng cao vai trò của ban kiểm soát 25 3.1.2 Thành lập ban kiểm toán nội bộ. .. CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM 3.1 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam 3.1.1 Nâng cao vai trò của ban kiểm soát Với các chức năng được quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ của Tổng Công ty, Ban kiểm soát thực hiện việc giám sát Hội đồng quản trị, Ban giám đốc trong việc quản lý và điều hành công. .. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam là công ty mới được chuyển đổi từ hình thức sở hữu Nhà nước sang công ty cổ phần Do đó, đòi hỏi nhu cầu thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cần cung cấp nhiều hơn, chính xác hơn và đối tượng được cung cấp thông tin cũng đa dạng hơn Trong những năm qua, công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam cũng... SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM 7 2.1 Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam 7 2.1.1 Môi trường kiểm soát 7 2.1.1.1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức 7 2.1.1.2 Cam kết về năng lực 7 2.1.1.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán 7... Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, công ty có các thủ tục kiểm soát sau: a) Kiểm soát quá trình mua hàng: SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 19 Báo cáo thực tập GVHD: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Mục tiêu Nội dung Thủ tục kiểm soát kiểm soát Tính có thật Các nghiệp vụ - Đơn đặt hàng được lập dựa trên phiếu đề nghị mua hàng là có cấp vật... yêu cầu được thanh toán Có quá trình kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp Đảm bảo kết xuất đầy đủ các báo cáo đúng theo luật định 2.2.2 Những mặt tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, thanh toán tại công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát - Công ty hiện nay đã cổ phần hóa do vậy các cổ đông càng quan tâm đến lợi... sót trong hoạt động kiểm soát Cụ thể là đối với hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 2.2.1 Những ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, thanh toán tại công ty 2.2.1.1 Môi trường kiểm soát Ban Giám đốc là một tập thể thống nhất, có thái độ tích cực trong công tác xây dựng hệ thống KSNB Luôn định hướng cho nhân viên thấy được vai trò của kiểm soát Yêu cầu về sự... góp phần nâng cao và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty, cũng như các quyền lợi khác của ban quản lý, nhà đầu tư, cổ đông 3.1.2 Thành lập ban kiểm toán nội bộ Với quy mô của Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam hiện nay, nhu cầu tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ là nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết đặc biệt trong điều kiện hội nhập kinh tế Công ty có thể thành lập một Ban kiểm. .. KẾT LUẬN Cùng với xu hướng chung của sự phát triển kinh tế, vai trò của kiểm soát nội bộ càng nội trội đối với doanh nghiệp Đây là công cụ góp phần đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả đối với các chính sách của công ty, đồng thời cũng là công cụ đắc lực cho các nhà quản lý phục vụ công tác điều hành, quản trị Qua quá trình tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua. .. và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng Em nhận thấy, nhìn chung công ty đã có những chính sách, thủ tục để kiểm soát các hoạt động của công ty mà cụ thể ở đây là hoạt động mua hàng và thanh toán đã được lãnh đạo công ty quan tâm Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng tồn tại những mặt còn tồn tại trong công tác KSNB tại công ty Đó là việc kiểm tra, kiểm soát chưa thực sự trở thành một hoạt