Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty cổ phần hương thủy

2 Mục tiêu nghiên cứuKhái quát và hệ thống hóa được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nóichung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng trongdoanh

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc đề tài 3

6 Tính mới của đề tài 4

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN 5

1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 6

1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 6

1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.3.1 Môi trường kiểm soát 8

1.3.2 Hệ thống kế toán 9

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát 10

1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 13

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 13

1.5 Khái quát về chu trình mua hàng – thanh toán 14

1.5.1 Khái niệm về chu trình mua hàng – thanh toán 14

1.5.2 Các đối tượng liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán 14

1.5.3 Các hoạt động trong chu trình mua hàng – thanh toán 15

1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp 17

1.6.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán 17

1.6.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán 18

1.6.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán 20

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 24

CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY 24

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Hương Thủy 24

2.1.1 Tóm lược lịch sử hình thành và phát triển 24

2.1.2 Lĩnh vực, chức năng hoạt động 26

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý 27

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán 30

2.1.5 Tình hình lao động tại Công ty qua 3 năm (2012 – 2014) 33

2.1.6 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm (2011 – 2013) 34

2.1.7 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2011 – 2013) 38

2.2 Thực trạng chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy40 2.2.1 Hình thức mua hàng trả sau 41

2.2.2 Hình thức mua hàng trả trước 46

2.3 Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy 63

2.3.1 Môi trường kiểm soát 63

2.3.2 Hệ thống kế toán 66

2.3.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán 69

2.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 73

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY 74

3.1 Nhận xét về HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy 74

3.1.1 Môi trường kiểm soát 74

3.1.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin 75

3.1.3 Thủ tục kiểm soát 77

3.1.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 83

3.2 Những đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả đối với HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy 84

3.2.1 Môi trường kiểm soát 84

3.2.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin 85

3.2.3 Thủ tục kiểm soát 86

3.2.4 Kiểm toán nội bộ 89

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 90

1 Kết luận về đề tài nghiên cứu 90

2 Hướng phát triển đề tài 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BKTTTTƯ Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Kiểm soát hoạt động chu trình mua hàng – thanh toán 17Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty Cổ phần Hương Thủy

qua 3 năm (2012 – 2014) 35Bảng 2.2: Tình hình tài sản Công ty qua 3 năm (2011 – 2013) 33Bảng 2.3: Tình hình nguồn vốn Công ty qua 3 năm (2011 – 2013) 35Bảng 2.4: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

qua 3 năm (2011 – 2013) 37

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 chu trình mua hàng – thanh toán 15

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty 28

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 30

Sơ đồ 2.3: Lưu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả sau 43

Sơ đồ 2.4: Lưu đồ xử lý nhận hàng và ghi nhận nợ phải trả mua hàng trả sau 44

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ xử lý hoạt động thanh toán mua hàng trả sau 45

Sơ đồ 2.6: Lưu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trước (1) 47

Sơ đồ 2.7: Lưu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trước (2) 48

Sơ đồ 2.8: Lưu đồ xử lý nhận hàng, ghi nhận nợ phải trả 49

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng Nó

là nền tảng để các hoạt động thông thường được diễn ra một cách hiệu quả và hiệunăng Đây cũng chính là lý do vì sao các kiểm toán viên quan tâm đến hệ thống kiểmsoát nội bộ đầu tiên khi tiến hành một cuộc kiểm toán tại mỗi đơn vị Việc tìm hiểu hệthống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp sẽ giúp cho người nghiên cứu hiểu đượccách thức làm việc đặc thù của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cũng nhưmối tương tác giữa các bộ phần, phòng ban này với nhau Từ đó, có cái nhìn tương đốitổng quan về hoạt động của một doanh nghiệp nói chung và của từng chu trình, phầnhành nói riêng tại doanh nghiệp

Hiện tại, ở Công ty Cổ phần Hương Thủy hoạt động kinh doanh chủ yếu là hoạtđộng thương mại Chính vì vậy mà chu trình mua hàng – thanh toán là một trongnhững chu trình được quan tâm nhất tại đây Việc kiểm soát được chi phí đầu vào làmột phần trọng yếu trong công tác quản trị tại Công ty Vì phần lớn lượng chi phí phátsinh trong quá trình kinh doanh của Công ty nằm ở chu trình này Nếu công tác kiểmsoát nội bộ của chu trình mua hàng – thanh toán được tiến hành một cách hợp lý, hiệuquả thì nó giúp hạn chế được việc nguồn lực bị thất thoát ở khâu đầu vào cũng như cácsai lệch nghiêm trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh tại khâu đầu ra Bên cạnh

đó, trong các khóa luận tốt nghiệp cũng như chuyên đề nghiên cứu về Công ty trướcđây, công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán chưa từng đượcnghiên cứu, đề cập

Căn cứ những lý do trên đây nên tôi đi đến sự lựa chọn cho đề tài làm khóa luận

tốt nghiệp của mình Đề tài mang tên: “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khái quát và hệ thống hóa được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nóichung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng trongdoanh nghiệp sản xuất và thương mại

Tìm hiểu thực trạng chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần HươngThủy Từ đó, đưa ra được một số giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộchu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty

Cổ phần Hương Thủy Tập trung vào các công đoạn: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặcdịch vụ từ các bộ phận có yêu cầu, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng, (2)Nhận hàng, (3) Ghi nhận nợ phải trả, (4) Thanh toán

 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Công ty cổ phần Hương Thủy.

Về thời gian: Thực hiện đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ ngày

19/1/2015 đến ngày 16/5/2015

Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu

trình mua hàng – thanh toán của Công ty cổ phần Hương Thủy trong lĩnh vực kinhdoanh vật liệu xây dựng vào đầu năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng 2 nhóm phương pháp nghiên cứu chính đó là: phương pháp thu thập sốliệu và phương phá xử lý số liệu Cụ thể như sau

 Nhóm phương pháp thu thập số liệu, gồm có:

Phương pháp chứng từ kế toán: Đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử dụng các

chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản vànguồn vốn.

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Là phương pháp hỏi trực tiếp những người

cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này sửdụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài

Phương pháp quan sát: Là chứng kiến và ghi chép lại mọi yếu tố liên quan đến

đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhậnđịnh, đánh giá

 Nhóm phương pháp xử lý số liệu, gồm có:

Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng nhằm đối chiếu các chỉ

tiêu, các hiện tượng kinh tế đã lượng hóa có cùng một nội dung, cùng tính chất tương

tự để xác định xu hướng và mức biến động các chỉ tiêu

Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: Là tổng hợp những thông tin, dữ liệu

thu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu Phương pháp này để chọn lọc vàtập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài Từ thông tin đã chọn lọc sẽ tiến hànhphân tích để đưa ra được kết quả nghiên cứu

5 Cấu trúc đề tài

Đề tài nghiên cứu “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công

ty Cổ phần Hương Thủy” gồm ba phần:

Phần I Đặt vấn đề

Phần II Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1 Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng –thanh toán

Chương 2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toántại Công ty Cổ phần Hương Thủy

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng –thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy

Phần III Kết luận và kiến nghị

6 Tính mới của đề tài

Trong khuôn khổ các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trường đại học Kinh tếHuế được thực hiện tại các doanh nghiệp trước đây, nếu nghiên cứu về kiểm soát nội

bộ thì đa phần sinh viên sẽ chọn tìm hiểu về chu trình bán hàng – thu tiền Còn về chutrình mua hàng – thanh toán, các khóa luận chỉ đề cập một phần nhỏ và dừng lại ở việc

mô tả hoạt động, nội dung của phần này sẽ được lồng ghép vào bài để làm rõ thêm cho

đề tài chính Những đề tài thuộc dạng này có thể kể đến như nghiên cứu về kế toán tiêuthụ và xác định kết quả kinh doanh hay chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.Cũng đã có khóa luận nghiên cứu về chu trình mua hàng – thanh toán, đó là khóa luận

“Hoàn thiện chu trình chi phí của công ty TNHH HITEC” (Trần Nguyên Anh Thảo,

2013) Ở khóa luận này đã tập trung tìm hiểu các thủ tục kiểm soát đối với chu trìnhmua hàng – thanh toán một cách rõ ràng, cụ thể Tuy nhiên, nó chỉ dừng lại ở việcnghiên cứu một yếu tố cấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh đó làthủ tục kiểm soát

Qua đây, cũng thấy được đề tài về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanhtoán trước đây ít khi được các sinh viên chọn lựa Và tại Công ty Cổ phần Hương

Thủy cũng chỉ mới có một khóa luận nghiên cứu về kiểm soát nội bộ với đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Hương Thủy” (Trần Lê Kỳ Nam, 2013) Chính vì vậy mà tôi mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy” Đây là đề tài hoàn toàn mới được thực hiện tại Công ty Cổ phần

Hương Thủy Với đề tài này, điểm mới so với các đề tài trước đây đó là nghiên cứu vềchu trình mua hàng – thanh toán sẽ là trọng tâm của bài Nội dung chính không chỉ đisâu tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình mua hàng – thanhtoán, phù hợp theo đặc thù kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng tại Công ty Cổphần Hương Thủy, mà còn cho người đọc có được cái nhìn tổng quan về các yếu tốcấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh trong một chu trình cụ thểdiễn ra như thế nào ngoài thực thế

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiện nay, khái niệm “hệ thống kiểm soát nội” không còn là khái niệm mới mẻ, đã

có nhiều tổ chức và cá nhân nghiên cứu về hệ thống này Quá trình nhận thức vànghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau từđơn giản đến phức tạp Có thể kể đến các khái niệm sau

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy; các luật lệ và quy định được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” (Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội

đồng quốc gia Hoa Kì về việc chống gian lận về báo cáo tài chính, 1992)

Hay “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn

vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật

và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” (Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và

kiểm soát nội bộ)

Theo đó, có thể hiểu rằng: Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thườngxuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từngkhâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mụctiêu đặt ra của đơn vị Dù là khái niệm của tổ chức nào đưa ra thì chung quy lại chúng

ta thấy được rằng: hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận không thể thiếu tại mộtđơn vị nếu muốn đơn vị đó hoạt động có hiệu quả và tuân thủ các quy định của pháp

luật cũng như của đơn vị đã đặt ra; cân bằng được lợi ích giữa tổ chức và từng cá nhântrong đơn vị, giữa chủ doanh nghiệp và người lao động.

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Theo định nghĩa mà COSO đưa ra vào năm 1992 về hệ thống kiểm soát nội bộ,

có thể đưa ra được ba mục tiêu cụ thể mà hệ thống này theo đuổi như sau:

- Đối với báo cáo tài chính: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và

đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tàichính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ: Kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp

hành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lýđối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ cònphải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội

bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: Kiểm soát nội bộ

giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uytín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị v v

1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong môi trường kinh doanh ngày càng năng động, mang tính cạnh tranh caoviệc xây dựng một HTKSNB khoa học và hữu hiệu sao cho phù hợp với quy mô, tínhchất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đang là nhu cầu cấp thiết trong công tác quản

lý Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ là một cánh tay hỗ trợ đắc lực cho Banquản trị không chỉ đối với doang nghiệp lớn mà các doanh nghiệp nhỏ cũng không làngoại lệ bởi những lý do sau:

- Củng cố nề nếp trong quản lý, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm nângcao năng lực quản lý

- Bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy của hệ thống thông tin trongđơn vị.

- Góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo đó, việc xây dựng HTKSNB là hết sức cần thiết, việc Ban quản trị tại mỗidoanh nghiệp quan tâm và đầu tư đúng mực cho công tác này sẽ giúp cho doanhnghiệp phát triển bền vững

1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải dựa trên điều kiện thực tế của mỗi đơn

vị hoạt động Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm soát mới có thểphát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ dựa trên các nguyên tắc phổbiến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc

ủy quyền phê chuẩn

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạtđộng của đơn vị Vì thế chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợiích do hệ thống mang lại

1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Nói về các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ thì có hai cách phân chiakhác nhau đã được công bố và chấp nhận rộng rãi Theo cách phân chia thứ nhất, thìmột hệ thống kiểm soát nội bộ có năm yếu tố bao gồm: (1) Môi trường kiểm soát; (2)Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát; (4) Thông tin và truyền thông; (5) Giám sát(COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kì về việc chống gian lận về báo cáotài chính – 1992) Còn theo cách phân chia thứ hai thì HTKSNB được chia thành bốnyếu tố chính là: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Hệ thống kế toán; (3) Thủ tục kiểm soát;(4) Bộ phận kiểm toán nội bộ (Nguyễn Quang Quynh, 2012) Dù phân chia theo cáchnào bản chất của HTKSNB vẫn không thay đổi Do quan điểm phân chia khác nhau

của từng nhà nghiên cứu nên cấu trúc của HTKSNB có sự khác nhau nhưng khôngmấy đáng kể Nếu đi sâu vào tìm hiểu, chúng ta có thể thấy được nhiều nét tương đồngngay trong những phần khác nhau của mỗi cách phân chia

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị cótác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội

bộ Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm,thái độ, nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp Các nhân

tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

1.3.1.1 Môi trường bên trong

a) Đặc thù quản lý

Nội dung về vấn đề đặc thù quản lý thực chất muốn đề cập đến quan điểm vàphong cách điều hành của nhà quản lý Nó quyết định các thủ tục, chính sách kiểmsoát sẽ áp dụng tại đơn vị vì nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách

và thủ tục kiểm soát áp dụng tại đơn vị

c) Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý liên quan đếnviệc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷluật Để hiệu quả thì các chính sách nhân sự cần cụ thể và rõ ràng vì đội ngũ nhân viên

là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát

d) Công tác kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chiquỹ, đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính Nếu được tiếnhành khoa học và nghiêm túc công tác kế hoạch và dự toán là công cụ kiểm soát hữuhiệu Chính vì vậy mà các nhà quản lý luôn quan tâm đến tiến độ thực hiện kế hoạchcũng như theo những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện nhữngvấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời

e) Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn

vị nhưng không kiêm nhiệm các chức năng quản lý và những chuyên gia am hiểu vềlĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên

bên ngoài

1.3.1.2 Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao gồm nhiềunhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, các nhân tố

tự nhiên – xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ v v Những nhân tố này vượt

ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độcủa nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể

1.3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của một đơn vị bao gồm hệ thốngchứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảngtổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vaitrò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụkhông có thực vào sổ sách của đơn vị

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý

- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá vàphí

- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản

và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán

- Tính đúng kì: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịpthời theo quy định

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụphải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tàichính của doang nghiệp

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

1.3.3.1 Khái niệm thủ tục kiểm soát

Nếu ví HTKSNB là một cổ máy thì các thủ tục kiểm soát chính là nguyên liệucho cổ máy đó hoạt động Các thủ tục kiểm soát được ví von như vậy không phải làmột hình thức nói quá mà điều này cho thấy vai trò của các thủ tục kiểm soát là rấtquan trọng Vì một HTKSNB sẽ được đánh giá là yếu kém nếu xảy ra hai khả năng:một là, thủ tục kiểm soát không tồn tại; hai là, thủ tục kiểm soát tồn tại nhưng hoạtđộng không hiệu quả Chúng ta sẽ có cái nhìn cụ thể hơn qua khái niệm về các thủ tụckiểm soát dưới đây

“Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải” (Vũ Hữu Đức, 2012).

1.3.3.2 Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát

Để kiểm soát được các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải thì các thủ tụckiểm soát phải được xây dựng trên cơ sở ba nguyên tắc cơ bản:

a) Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể chonhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràngtạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ pháthiện

b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Theo

đó, một cá nhân hay tổ chức không thể kiêm nhiệm hai trong số bốn chức năng sau: (1)Phê duyệt, (2) Thực hiện, (3) Ghi chép, (4) Bảo quản tài sản Ví dụ, trong tổ chức nhân

sự không thể bố trí kiêm nhiệm việc phê duyệt và thực hiện hay việc kiêm nhiệm ghi

sổ và bảo quản tài sản được

c) Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định vàgiải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục

mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyềnhạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phêchuẩn đúng đắn, qua 2 loại:

- Phê chuẩn chung: thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về

những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ Ví dụ: xây dựng và phêchuẩn hạn mức tín dụng cho khách hàng v v

- Phê chuẩn cụ thể: được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.

1.3.3.3 Các loại thủ tục kiểm soát

Một HTKSNB muốn hoạt động có hiệu quả thường phải kết hợp nhiều loại thủtục kiểm soát với nhau Và dưới đây là một số hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơnvị:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Là không cho phép một thành viên nào được

giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Một cá nhânkhông thể kiêm nhiệm 2 trong 4 chức năng sau khi tổ chức thực hiện 1 hoạt động: thựchiện, ghi chép, thực hiện, bảo quản tài sản

- Ủy quyền và xét duyệt: Các nhà quản lý thường có chính sách trao quyền cho

cấp dưới trong một phạm vi nhất định để công tác giám sát, quản lý được thực hiệnmột cách có hiệu quả Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp

vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá

nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nhiêm vụ

- Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp: Việc kiểm soát hệ thống chứng

từ, sổ sách phải chú ý những vấn đề sau đây: tất cả các hoạt động thực hiên đều cóchứng từ phản ánh, đánh số trước các chứng từ, cần thiết kế đơn giản rõ ràng, tổ chứcluân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, xác định được trách nhiệm của các cá nhântham gia hoạt động trên chứng từ, v v

- Bảo đảm an toàn cho tài sản vật chất và thông tin: Bao gồm an toàn về mặt vật

lý và quy trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan An toàn về mặt vật lýthường bao gồm các thủ tục kiểm soát như: hạn chế sự tiếp cận tài sản, thông tin truycập, kiểm kê tài sản, v v

- Phân tích rà roát: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện

thông qua các hệ thống báo cáo hoạt động, tình trạng Từ đó đánh giá việc thực hiệnhoạt động và nhận dạng các biến động bất thường để có biện pháp xử lý kịp thời

- Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng: Hai loại kiểm soát này thường được sử

dụng bằng các thủ tục cụ thể nhằm hạn chế các rủi ro mới phát sinh do đặc điểm củamôi trường xử lý thông tin bằng điện tử

1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

“Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội

bộ đơn vị” (Nguyễn Quang Quynh, 2012).

Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy được tác dụng thì nó phải được xây dựngtrên cơ sở các nguyên tắc sau:

 Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ đểkhông giới hạn phạm vi hoạt động của nó (Chủ tịch HĐQT, GĐ…) Phải được giaomột quyền hạn tương đối rộng rãi Hoạt động phải tương đối độc lập với phòng kế toán

và các bộ phận hoạt động được kiểm tra

 Về nhân sự: Phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạođức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mỗi một HTKSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừahay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của mộtHTKSNB Theo đó, Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400 – Đánh giá rủi ro và kiểmsoát nội bộ những hạn chế đó được xác định như sau:

- BGĐ thường yêu cầu chi phí cho HTKSNB không vượt quá những lợi ích mà

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB do có sự thông đồng của mộtngười trong BGĐ hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị.

- Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụngđặc quyền của mình

- Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng bị lạc hậu nênkhông được áp dụng hoặc bị vi phạm

1.5 Khái quát về chu trình mua hàng – thanh toán

1.5.1 Khái niệm về chu trình mua hàng – thanh toán

“Chu trình mua hàng – thanh toán hay còn gọi là chu trình chi phí là chu trình liên quan đến các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán Nó bao gồm một chuỗi hoạt động chính là: Nhận yêu cầu trong nội bộ, tìm kiếm và đặt hàng với nhà cung cấp; Nhận và bảo quản hàng mua; Ghi nhận công nợ phải trả; Thanh toán cho người bán về hàng mua” (Thái Phúc Huy, 2012).

1.5.2 Các đối tượng liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán

Chu trình mua hàng – thanh toán giao tiếp với đối tượng bên ngoài là các bộphận chức năng hoặc hệ thống liên quan sau:

- Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, chu trình doang thu, chu trình sản xuất và các

bộ phận khác trong doanh nghiệp xác định cấc yêu cầu bổ sung hàng và nhận các yêucầu hàng khi mua về Chính vì vậy mà các bộ phận này giao tiếp với chu trình muahàng – thanh toán thông qua các thông tin về yêu cầu mua hàng và thông tin về việcnhận hàng mua về

- Nhà cung cấp hàng được yêu cầu Chu trình mua hàng – thanh toán giao tiếpvới nhà cung cấp thông qua thông tin đặt hàng và thanh toán tiền

- Hệ thống sổ sách và báo cáo về hoạt động mua hàng – thanh toán từ chu trìnhmua hàng – thanh toán

Để dễ hình dung thì các hoạt động, sự tương tác giữa chu trình mua hàng – thanh toán với các đối tượng liên quan sẽ được thể hiện qua sơ đồ dưới đây

HT sổ cái vàbáo cáo

Thông tin đặt hàng

Đặt hàng

1.0

Nhận và bảo quản

3.0

Bộ phận cónhu cầu

Kho hàng

Nhà

thông tinnhập kho

Hàng vàthông tingiao hàng

Yêu cầumua hàng

Thông tin nhập kho

Mua hàng vàcông nợ

Đề nghị thanh toán

Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 chu trình mua hàng – thanh toán

1.5.3 Các hoạt động trong chu trình mua hàng – thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết

để có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trình thườngđược bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của một người có trách nhiệmcần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp vềhàng hóa hay dịch vụ nhận được

Hoạt động trong chu trình mua hàng - thanh toán gồm có bốn hoạt động cơ bản:(1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ các bộ phận có yêu cầu, tìm kiếm ngườicung cấp phù hợp và đặt hàng (để tiện theo dõi trong các phần sau của luận văn thìhoạt động này được gọi ngắn gọn là Đặt hàng), (2) Nhận hàng, (3) Ghi nhận nợ phảitrả, (4) Thanh toán Các nội dung cụ thể của từng hoạt động như sau

Thông tin bán hànghoàn thành – hóa đơn

1.5.3.1 Hoạt động đặt hàng

Đầu tiên, khi nhận được các yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan đốivới chu trình mua hàng – thanh toán (các yêu cầu này có thể là về nguyên vật liệu,hàng hóa hay các tài sản cố định, vật dụng văn phòng) thì bộ phận có trách nhiệm phảitiến hàng kiểm tra xem yêu cầu mua hàng này đã phù hợp với thực tế cần sử dụng củacác bộ phận gửi yêu cầu

Khi mà các yêu cầu này đã được xem xét và phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiếnhành tìm kiếm nhà cung cấp với các tiêu chí như: giá cả hàng hợp lý, chất lượng hàngtốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời và tính tin cậy của người bán Sau khi đã lựa chọnđược nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gửi hàng cung cấp và chờđợi xác nhận bán hàng của nhà cung cấp để đưa ra các quyết định tiếp theo

1.5.3.2 Hoạt động nhận hàng

Đến ngày giao hàng bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận hàng từ người bán Lúcnày, bộ phận nhận hàng thực hiện hai công việc cơ bản: (1) Đối chiếu hàng giao so vớiđơn đặt hàng và chấp nhận giao hàng, (2) Chuyển hàng đến nơi bảo quản hay sử dụng.Sau khi đối chiếu hàng giao so với đơn đặt hàng nếu thấy phù hợp về mặt hàng,chất lượng và số lượng thì hàng sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho hoặc

bộ phận sử dụng trực tiếp theo như yêu cầu ban đầu

Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản hàng có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất

cả thông tin nhận hàng này cho các bộ phận liên quan

Có một điểm cần chú ý trong hoạt động nhận hàng là việc điều chỉnh quá trìnhmua hàng do hàng không đạt yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng Nếutrường hợp này xảy ra thì giữa bên bán và đơn vị sẽ đưa ra những quyết định phù hợptheo hợp đồng hay thỏa thuận để xử lý tùy theo từng trường hợp cụ thể như giảm giáhàng mua, hàng bán bị trả lại, v v

1.5.3.3 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả

Khi nhận được hóa đơn của bên bán thì kế toán phải trả phải đối chiếu, so sánhhóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận hàng như đơn đặt hàng đã phê duyệt,biên bản kiểm nhận đã được phê duyệt, phiếu nhập kho (nếu có) hay bảng kê chi phí.Nếu các thông tin trên là phù hợp, đầy đủ, chính xác thì kế toán phải trả sẽ tiến hànhghi nhận nợ phải trả chi tiết theo người bán

1.5.3.4 Hoạt động thanh toán

Tới hạn thanh toán, kế toán phả trả sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cũng như

đề nghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán Sau khi việc xét duyệtthanh toán đã được thực hiện thì sẽ tiến hành lập chứng từ thanh toán như phiếu chihay ủy nhiệm chi Dựa vào thông tin thanh toán tiền được xác nhận thì kế toán phải trả

sẽ ghi giảm nợ phải trả chi tiết theo người bán

1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp

1.6.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán

Chu trình kinh doanh nói chung và chu trình mua hàng – thanh toán nói riêngmuốn hoạt động hiệu quả, hiệu năng và kinh tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ của chutrình đó phải đảm bảo được các mục tiêu kiểm soát sau:

- Thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh được xét duyệt đầy đủ,đúng đắn

- Các hoạt động được xét duyệt đầy đủ này thực sự xảy ra

- Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra được ghi chép đầy đủ, chính xác

- An toàn cho tất cả các tài sản, thông tin

- Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để người quản lý kiểm soát các hoạt động

bộ phận chức năng và đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hiệu năng

1.6.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán

Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với một chu trình được thiết kế nhằm hạn chếcác rủi ro có thể gặp phải trong các giai đoạn của chu trình đó để đạt được các mụctiêu cụ thể Và các thủ tục kiểm soát thường được sử dụng trong chu trình mua hàng –thanh toán được mô tả trong bảng dưới đây

Bảng 1.1: Kiểm soát hoạt động chu trình mua hàng – thanh toán

Hoạt động Mục tiêu kiểm

Đối tượng yêu cầu hàngkhông hợp lệ

Hàng hóa yêu cầu không đúng, không xuấtphát từ nhu cầu thực tế

Đặt hàng thừa hoặc thiếu so với yêu cầu

Mua hàng với chất lượng không đảm bảo hoặc giá mua không tương xứng với chất lượng hàng do đặt hàng

từ các người bán không hợp lệ, không đủ khả năng

Đặt hàng sai mặt hàng,

số lượng, không đúng thời gian, địa điểm cần thiết

Sử dụng các công cụ tính toán để xác định đúng nhu cầu

Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng được kiểm tra.Xây dựng và cập nhật danh mục giá các mặt hàng mua thường xuyên

Xây dựng quy trình chọn lựa người bán và đặt hàng phù hợp; quy trình đấu thầu và lựa chọn người bán

Xây dựng quy trình xét duyệtđặt hàng

Xây dựng và cập nhật thường xuyên danh sách người bán được chấp thuận

Ưu tiên chọn người bán trong danh sách này

Nhận và

bảo quản

hàng

Chỉ nhận những hàng hóa đã đặt hàng

An toàn tránh mất

Nhận những mặt hàng không đặt mua

Mất hàng hóa

Nhận hàng không đúng

Phân chia trách nhiệm người mua hàng và nhận hàng và kho hàng

Kiểm tra đối chiếu hàng

Hoạt động Mục tiêu kiểm

soát

Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

hàng thời gian, địa điểm nhận với đơn đặt hàng:

chủng loại, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng.Lập chứng từ nhận hàng, nhậpkho hàng, bảng kê chi phí

Cả bộ phận nhận hàng và kho hàng cùng tham gia đếm, kiểm hàng

Lập kế hoạch nhắc nhở, đúc thúc người bán giao hàng đúng hẹn, địa điểm

Theo dõi để thanh toán kịp thời cho người bán nhằm được hưởng các ưu đãi phù hợp

Ghi nhận chính xác,kịp thời công nợ

Chấp nhận hóa đơn khống dẫn đến thanh toán cho những hàng hóa, dịch vụ không nhận

Mất các khoản ưu đãi

do thanh toán không kịpthời

Ghi dữ liệu công nợ và thanh toán sai sót, nhầmlẫn

Phân chia trách nhiệm giữa

kế toán phải trả, người mua hàng và thủ quỹ

Kiểm tra hình thức và các tính toán trên hóa đơn

Đối chiếu thông tin hóa đơn với các thông tin đặt hàng vànhận hàng

Lập kế hoạch thanh toán và ghi chép, lưu trữ hóa đơn theo ngày cần thanh toán.Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp về công nợ người bán.Định kì lập đối chiếu công

nợ và đối chiếu từng người bán

Thanh toán Thanh toán đúng,

đủ, kịp thời cho hóađơn được chấp nhận

Thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn

Thanh toán với số tiền không chính xác

Phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ hoặc người lập séc thanh toán với người đối chiếu ngân hàng

Hoạt động Mục tiêu kiểm

soát

Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

An toàn tiền thanh toán

Thanh toán không kịp thời

Thất thoát tiền

Lập thủ tục xét duyệt thanh toán dựa trên bộ chứng từ gốc mua hàng, nhận hàng và đặt hàng

Đánh dấu trên hóa đơn mua hàng đã thanh toán

Tăng cường thanh toán qua ngân hàng

Đối chiếu thường xuyên với ngân hàng

1.6.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán

1.6.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán tại một đơn vị nói chung và một đơn vị kinh doanh nói riêng làmột phần hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động và quản lý Nó là bằng chứngchứng minh tính có thật của các nghiệp vụ tài chính phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy rachỉ được lập chứng từ một lần duy nhất Chính vì tính chất quan trọng của chứng từ kếtoán nên việc lập, luân chuyển và lữu trữ chúng phải tuân theo quy định của pháp luậtcũng như các quy định mà doanh nghiệp đã đề ra

Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các chứng từ thường được lập, sử dụngtrong mỗi hoạt động như sau:

- Phiếu giao hàng hay phiếu đóng gói (do người bán hoặc đơn vị vận tải pháthành).

- Biên bản kiểm nhận hàng hóa hay phiếu nhận hàng

- Phiếu nhập kho hay bảng kê chi phí (đối với hàng hóa không đưa về nhập kho

mà được đưa ngay tới nơi sử dụng)

c) Chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả

- Hóa đơn mua hàng (do người bán phát hành)

d) Thanh toán

- Phiếu chi

- SEC thanh toán

Ngoài ra, còn có các chứng từ liên quan khác Và để đảm bảo tính chính xác vềmặt thông tin trên các chứng từ cũng như quản lý tài sản của đơn vị thì tại mỗi hoạtđộng luôn tiến hành sử dụng các chứng từ đã được lập ở các hoạt động trước đó đểkiểm tra, đối chiếu

1.6.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Từ những chứng từ kế toán ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nộidung kinh tế từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan thông qua hệ thống tài khoản.Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kếtoán sẽ mở các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể Đối vớicác loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sửdụng

a) Các tài khoản kế toán thường hay sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán

- Tài khoản vốn bằng tiền bao gồm: 111 (tiền mặt), 112 (tiền gửi ngân hàng)

- Tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: 133

- Tài khoản hàng tồn kho bao gồm: 151 (hàng mua đang đi đường), 152 (nguyênvật liệu), 153 (công cụ, dụng cụ), 156 (hàng hóa).

- Tài khoản phải trả người bán: 331

- Các tài khoản liên quan khác

b) Các loại sổ sách kế toán sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán

 Đối với các loại sổ kế toán chi tiết, thông thường sẽ bao gồm các loại sau:

- Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa

- Thẻ kho (sổ kho)

- Sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- Sổ chi tiết theo dõi nợ phải trả

- Các loại sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

 Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ cónhững loại sổ phù hợp Ví dụ như đối với hình thức Nhật kí – Chứng từ các loại sổtổng hợp gồm có sổ Nhật kí – Chứng từ, Bảng kê, Sổ cái

1.6.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo của chu trình mua hàng – thanh toán

Thông thường các thông tin giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp giám sát,kiểm tra hoạt động tại đơn vị mình sẽ được cung cấp qua hai loại báo cáo Đó là báocáo hoạt động kinh doanh và báo cáo các đối tượng, nguồn lực liên quan Và mỗi loạibáo cáo lại có những cách phân loại khác nhau Đối với chu trình mua hàng – thanhtoán, các báo cáo đó cụ thể sẽ bao gồm

a) Báo cáo hoạt động kinh doanh

- Nếu tổng hợp các nghiệp vụ của từng hoạt động trong chu trình thì sẽ có cácbáo cáo như : Bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, thanh toán

- Nếu phân tích các hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan thì sẽ có cácbáo cáo như: Báo cáo phân tích mua hàng theo nhà cung cấp, Báo cáo phân tích sốlượng đặt hàng theo từng nhân viên mua hàng, Báo cáo phân tích hoạt động mua hàngtheo từng mặt hàng, v v

b) Báo cáo các đối tượng, nguồn lực tham gia

- Báo cáo theo đối tượng, nguồn lực sử dụng sẽ có các báo cáo như: Báo cáodanh mục hàng hóa, danh mục người bán

- Báo cáo theo tình trạng các đối tượng, nguồn lực sẽ có các báo cáo như: Báocáo tình hình hàng tồn kho, Báo cáo người bán, Báo cáo phân tích tuổi nợ, Báo cáoyêu cầu tiền cho thanh toán

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

Nhận thấy được mặt tồn tại này thường vụ Huyện ủy và UBND Huyện HươngThủy đã chủ trương sát nhập hai công ty trên thành Công ty Thương mại tổng hợpHương Thủy theo quyết định số 189/QĐ-UB ngày 14/8/1992 của UBND HuyệnHương Thủy Một mặt để tập trung được vấn đề kinh doanh, tập trung sự lãnh đạo, chỉđạo kinh doanh trên một địa bàn vào một đầu mối thống nhất Từ đó mở rộng đượcmạng lưới kinh doanh, cạnh tranh có hiệu quả với các thành phần khác, ổn định giá cảcác mặt hàng thiết yếu, phục vụ tốt nhu cầu sản xuất và đời sống của nhân dân trên địabàn Mặt khác nhằm thực hiện theo chủ trương của Nhà nước cắt giảm một số đơn vịlàm ăn không có hiệu quả Ngày 10/11/1992 Công ty được UBND Tỉnh thành lậpdoanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 1701/QĐ-UB của UBND tỉnh Thừa ThiênHuế

Đến tháng 9/2002 Công ty được cổ phần hóa theo quyết định của UBND Tỉnhphê duyệt hồ sơ xin giao Công ty Thương mại tổng hợp Hương Thủy cho tập thểngười lao động tại doanh nghiệp số 2160/ QĐ-UB ngày 26/8/2002 và đổi tên thànhCông ty Cổ phần Thương mại tổng hợp Hương Thủy

Đến ngày 22/10/2006, Công ty Cổ phần Thương mại tổng hợp Hương Thủy đượcđổi tên thành Công ty Cổ phần Hương Thủy theo quyết định của UBND Tỉnh ThừaThiên Huế và giữ tên này cho đến nay.

Số điện thoại : 054 3862264 – 3861230 – 3863084

Mã số thuế : 3300348587

Hình thức sử dụng vốn : Cổ phần

Trụ sở : 1006 Nguyễn Tất Thành – Hương Thủy – Thừa Thiên Huế

2.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty

Qua một thời gian hoạt động Công ty đã dần ổn định và khảng định vị thế củamình trên thị trường trong và ngoài tỉnh

Giai đoạn từ năm 1992 – 1995: Đây là giai đoạn Công ty mới thành lập và bướcđầu đi vào hoạt động Tình hình Công ty gặp nhiều là điều không thể tránh khỏi,nguồn vốn kinh doanh ít, chủ yếu kinh doanh bằng nguồn vốn vay ngân hàng Trong

đó, còn có một phần vốn là hàng hóa tồn kho của hai Công ty để lại Các ngành hàngchủ yếu của Công ty là: thực phẩm, vật tư nông nghiệp, vật tư xây dựng, sắt thép.Đến năm 2001: Qua 5 năm hoạt động, Công ty đã cắt giảm những ngành hànglàm ăn kém hiệu quả như thực phẩm để tập trung nguồn vốn vào kinh doanh vật liệuxây dựng, sắt thép và đầu tư cho việc kinh doanh thêm mặt hàng mới là xăng dầu.Bước đầu mặt hàng mới này đã đem lại cho Công ty một kết quả đáng khích lệ, doanhthu đạt được của măt hàng này trong 4 tháng cuối năm 2001 là hơn 7,5 tỷ đồng và làmặt hàng có mức doanh thu trung bình cao nhất

Ngày 26/08/2002 Công ty được cổ phần hóa theo quy định số 2160/QĐ – UB củaUBND Tỉnh Thừa Thiên Huế Đến lúc này, ban lãnh đạo Công ty đã mạnh dạn xácđịnh phương hướng kinh doanh, lấy mặt hàng xăng dầu làm chủ chốt trong kinhdoanh, từng bước cũng cố Công ty, mở rộng địa bàn kinh doanh, nêu cao ý thức “Tựcứu mình, không trông chờ ỷ lại cấp trên” Qua một thời gian hoạt động, hiện tại cácmặt hàng của Công ty đã có chỗ đứng trên thị trường, giữ được mối quan hệ uy tín với

khách hàng, mở rộng thêm mạng lưới kinh doanh trải khắp trên địa bàn các huyệntrong tỉnh và các tỉnh lân cận Có thể kể đến các cơ sở kinh doanh như sau:

- Cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng Thủy Phù – xã Thủy Phù

- Cây xăng dầy 3 sao xã Thủy Phương

- Cửa hàng vật liệu trung tâm Phú Bài, thị xã Hương Thủy

- Cây xăng dầu trung tâm Phú Bài, thị xã Hương Thủy

- Cửa hàng vật liệu Thanh Lam – Thủy Phương

- Cây xăng dầu Thanh Lam – Thủy Phương

- Xưởng Huế Tôn – Thủy Phương

- Xưởng cán tôn Tứ Hạ

- Xưởng cán tôn A Lưới

Để ngày càng hoàn thiện hơn trong lĩnh vực kinh doanh, tạo thêm công ăn việclàm cho công nhân, Ban lãnh đạo Công ty đã mạnh dạn thành lập bốn Công ty con là:

- Công ty TNHH 1 thành viên Bách Việt: trụ sở đóng tại Phường Thủy Phương,Thị xã Hương Thủy, Thừa Thiên Huế

- Công ty TNHH Việt Nhật: trụ sở đóng tại Thôn Hải Cát, Xã Hương Thọ, Thị xãHương Trà, Thừa Thiên Huế

- Công ty Cổ phần gạch Tuy-nen Hương Thủy: trụ sở đóng tại Phường Phú Bài,Thị xã Hương Thủy, Thừa Thiên Huế

- Công ty gạch không nung Hương Thủy: trụ sở đóng tại Phường Phú Bài, Thị xãHương Thủy, Thừa Thiên Huế

các loại, xà gỗ các loại, lưới B40, kẽm gai); xí nghiệp cơ khí sản xuất khung nhà théptiền chế mọi khẩu độ; các trung tâm pha sơn màu tự động phục vụ cho xây dựng.

2.1.2.2 Chức năng hoạt động

Công ty Cổ phần Hương Thủy thực hiện những chức năng chủ yếu sau:

- Tổ chức kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng, tham gia côngtác chế biến hàng hóa

- Tổ chức lưu thông hàng hóa từ các nguồn hàng trong và ngoài tỉnh đến lĩnh vựctiêu dùng

- Chủ động nắm giữ hàng hóa kinh doanh trong những lúc cao điểm, góp phần ổnđịnh giá cả thị trường, tạo điều kiện ổn định đời sống nhân dân

- Dự trữ và phân phối những mặt hàng chủ yếu theo chỉ thị của Nhà nước

- Khai thác tiềm năng về lao động, tiền vốn, vật tư sản xuất, chế biến hàng hóa

mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi hàng hóa với các tỉnh bạn trong nước

- Thông qua hoạt động kinh doanh, góp phần giao lưu hàng hóa, tổ chức mạnglưới bán buôn, bán lẻ của Công ty xuống vùng dân cư

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được bố trí theo tính chất gọn nhẹ, hiệu quảtùy điều kiện và khả năng kinh doanh của Công ty trong thời kì tăng trưởng để bố trílao động và mở rộng quy mô kinh doanh Cách thức tổ chức bộ máy quản lý tại Công

ty mang rõ tính đặc trưng của một Công ty Cổ phần Từ bộ phận đứng đầu đến cácphòng ban chức năng cơ bản nhất đều đã được thành lập, thực hiện các chức năng đặcthù tại Công ty Cùng với các quy định quy chế của Công ty đã được ban hành, tất cảtạo nên một thể thống nhất giúp hoạt động của Công ty được thực hiện một cách hiệuquả và quy củ Bộ máy của Công ty được sắp xếp như sau:

CTY TNHH

VIỆT NHẬT

CTY TNHH 1TV BÁCH VIỆT

XƯỞNG CÁN TÔN

CỬA HÀNG XĂNG DẦU

CTCP GẠCH KHÔNG NUNG HƯƠNG THỦY

CTCP GẠCH TUY-NEN HƯƠNG THỦY

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ trao đổi

2.1.3.2 Chức năng của từng bộ phận

- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty bao

gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Có quyền thông qua định hướng pháttriển của Công ty

- Hội đồng quản trị: Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải

chịu sự giám sát và chỉ đạo của hội đồng quản trị, có quyền quyết định chiến lược, kếhoạch phát triển trung hạn và kế hoạch hàng năm của Công ty

- Ban kiểm soát: Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong

quản lý và điều hành Công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông với các nhiệm

+ Phó Tổng giám đốc : Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc quản lý công việc

và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những nhiệm vụ được phân công Công ty Cổphần Hương Thủy hiện có ba Phó Giám đốc gồm: Phó Giám đốc Kinh doanh, PhóGiám đốc Hành chính, Phó Giám đốc Tài chính

- Phòng Kế toán: Có chức năng tham mưu cho giám đốc và thực hiện các nghiệp

vụ kế toán tài chính Có nhiệm vụ quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, ghi chép toàn bộcác sổ sách, xử lý, thu thập, cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho bộ máyquản lý

- Phòng Kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng kế

hoạch dài hạn, ngắn hạn, lập phương án kinh doanh… nắm bắt nhu cầu hàng hóa trênthị trường, lựa chọn những mặt hàng có chất lượng cao, giá cả phù hợp, đáp ứng nhucầu thị trường…v v

- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc về

việc tổ chức, sắp xếp lao động hợp lý, quản lý cán bộ công nhân viên, theo dõi lưu trữ

hồ sơ, giải quyết các vấn đề về chính sách lao động cũng như các vấn đề về khenthưởng, kỷ luật đối với công nhân viên của Công ty

- Các cửa hàng xăng dầu, xưởng cán tôn, các cửa hàng bán lẻ: Có nhiệm vụ tổ

chức tốt việc tiêu thụ hàng hóa, thông qua việc mua bán và tiếp xúc với khách hàng đểnắm bắt nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phản ánh kiến nghị lãnh đạo công tynhằm làm tốt công tác khai thác và dự trữ tốt nguồn hàng hợp lý, góp phần ổn định giá

cả trên địa bàn

- Bốn Công ty con: Chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc hoàn thành tốt

mục tiêu hoạt động của Công ty mình (chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xâydựng và các dịch vụ liên quan khác) tạo ra lợi nhuận cho Công ty mẹ

KẾ TOÁN NGÂN HÀNG

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

KẾ TOÁN KHO, CỬA HÀNG

KẾ TOÁN

XD CƠ BẢN

THỦ QUỸ

Chức năng từng bộ phận

- Kế toán trưởng: Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính

trong kì Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán Thammưu cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng Giám đốc về tổ chứccông tác kế toán và tình hình tài chính của Công ty Chịu trách nhiệm về mức độ chínhxác của số liệu kế toán trước các cấp lãnh đạo

- Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng thực hiện các nhiệm vụ kế toán Phối

hợp với kế toán trưởng điều hành bộ máy kế toán Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởngcông tác kế toán theo nhiệm vụ được phân công Thực hiện nghiệp vụ xác định kết quảkinh doanh của Công ty vào cuối kì

- Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm về tính và kê khai các khoản thuế trong Công ty

cho cơ quan thuế

- Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của Công ty Mở sổ

kế toán quỹ tiền mặt theo dõi hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh của các khoảnthu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng

- Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả, tình hình thanh toán

với khách hàng Báo cáo tình hình công nợ, đối chiếu công nợ với khách hàng, căn cứtheo hợp đồng để đúc thúc thu hồi công nợ Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng

- Kế toán kho, quầyVLXD, sơn, cửa hàng: Theo dõi tình hình biến động tăng

giảm các loại vật tư, tài sản, hàng hóa tại kho hàng; kiểm kê hàng tồn kho Cân đối tồnkho, báo cáo bán hàng hàng tháng để báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng

- Kế toán ngân hàng: Theo dõi toàn bộ các phát sinh của quỹ tín dụng, tiền gửi,

tiền vay ngân hàng, trực tiếp giao dịch với ngân hàng: nhận tiền, chuyển tiền, đối chiếu

số dư Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng

- Kế toán XDCB: Tập hợp chi tiết chứng từ, theo dõi sổ sách phát sinh hàng

ngày Đến theo dõi trực tiếp tại công trình để xác nhận khối lượng thực tế

- Thủ quỹ: Quản lý các khoản tiền mặt của Công ty, chịu trách nhiệm quản lý và

nhập xuất quỹ tiền mặt Mở sổ quỹ tiền mặt để theo dõi tình hình thu chi tiền mặt Đốichiếu số thu chi hàng tháng với kế toán thanh toán để đảm bảo tính chính xác, có thật

và đầy đủ trong thu chi tiền mặt tại Công ty

2.1.4.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán

a) Chế độ kế toán

Hiện nay, Công ty áp dụng luật kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán Việt Nam,chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính

b) Hình thức kế toán

Hiện tại, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán riêng trên máy vi tính với phầnmềm FAST ACOUNTING dựa trên hệ thống sổ của hình thức “Nhật kí – Chứng từ”.Việc này giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, đáp ứng nhu cầuhạch toán của Công ty

c) Trình tự luân chuyển chứng từ

Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc,nhân viên kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo phần hành kế toán Sau đó, kếtoán các phần hành kiểm tra chứng từ rồi tiến hành định khoản, cập nhật vào máy tínhtheo bảng biểu được thiết kế trên phần mềm kế toán

d) Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng

- Phương pháp khấu hao: Phương pháp đường thẳng

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ

- Chính sách tiền lương: Lương khoán theo sản phẩm đối với công nhân làm việctrực tiếp sản xuất, bán hàng; còn lương của nhân viên văn phòng thì được tính theoquy định của Nhà nước Trả lương một lần chậm nhất là ngày 15 hàng tháng

2.1.5 Tình hình lao động tại Công ty qua 3 năm (2012 – 2014)

Tình hình lao động của Công ty Cổ phần Hương Thủy trong 3 năm được thể hiệnqua bảng sau:

Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty Cổ phần Hương Thủy

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Hương Thủy)

Qua bảng số liệu trên, có thể nhận thấy tổng quát rằng: số lượng lao động củaCông ty có xu hướng giảm trong 3 năm qua Cụ thể năm 2013 giảm 30 người so vớinăm 2012 tương đương tốc độ giảm là 10,45%, năm 2014 giảm 17 người so với năm

2013 tương đương tốc độ giảm là 6,61% Điều này cũng dễ hiểu vì khoảng thời giannăm 2012, tình hình kinh doanh của Công ty không được thuận lợi Chính vì vậy màcác năm sau đó Công ty đã quyết định tiến hành chuyển nhượng một số xưởng cán tôn

và cây xăng làm ăn không hiệu quả Đây chính là nguyên nhân làm cho số lượng lao

động của Công ty giảm xuống và là một hệ quả tất yếu khi Công ty tiến hành thu hẹpquy mô kinh doanh

Trong số lao động bị cắt giảm vào năm 2013 và 2014 nếu phân loại lao động theogiới tính thì số lượng nam giới giảm nhiều hơn so với nữ giới Giải thích cho điều này

là do thành phần chủ yếu làm việc tại các xưởng cán tôn chủ yếu là nam giới và côngviệc của họ phần lớn là công việc “chân tay” – cần sức khỏe tốt và công nhân đa phần

là lao động phổ thông Việc nhượng bán các cơ sở này không chỉ làm cho lượng laođộng nam giảm đi nhiều hơn so với lao động nữ mà còn làm cho nhóm lao động phổthông trở thành nhóm có số lượng và tốc độ giảm lớn nhất ở cả 2 năm 2013, 2014 lầnlượt là 38 người và 18 người tương đương với tốc độ giảm là 18,27% và 10,59% Tráingược với nhóm lao động phổ thông, hai nhóm lao động còn lại là lao động có trình độđại học với lao động có trình độ cao đẳng và trung cấp có xu hướng tăng lên Tăngmạnh và đều đặn nhất là thành phần cao đẳng và trung cấp với số lượng là 5 ngườitương đương tốc độ tăng là 22,73% và 3 người tương đương với tốc độ tăng là 11,11%lần lượt ở năm 2013, 2014 Còn về việc lao động có trình độ đại học trong năm 2014giảm 2 người tương đương tốc độ giảm nhỏ là 3,33% so với năm 2013 có thể donguyên nhân khách quan mà Công ty không thể quyết định được như nhân viên xinchuyển công tác v v

Qua những phân tích trên đây, có thể thấy được rằng tuy việc giảm số lượng laođộng là phù hợp với chiến lược cắt giảm chi phí nhưng Công ty vẫn luôn chú trọng đếnviệc nâng cao chất lượng lao động trong 3 năm qua Vì lượng lao động bị cắt giảm đa

số là lao động phổ thông làm việc trực tiếp ở các cơ sở kinh doanh không hiệu quả,còn các cơ sở kinh doanh ổn định thì được tuyển dụng thêm lao động trực tiếp có taynghề, trình độ đào tạo cao nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm gia công.Đồng thời, lao động gián tiếp là các nhân viên văn phòng có trình độ cao vẫn được duytrì ở mức độ ổn định Đây là chính sách nhân sự đúng đắn của Công ty trong giai đoạnnày nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

2.1.6 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm (2011 – 2013)

2.1.6.1 Tình hình tài sản