Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng.

-1 - MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong năm qua, Đảng Nhà nước ta đưa nhiều chủ trương sách để phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đa dạng hóa hình thức sở hữu mở rộng quan hệ hợp tác với bên Điều tạo nên nên luồng sinh khí mới, tạo nhiều hội thách thức doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường ngày phát triển doanh nghiệp khơng dừng lại việc có chiến lược kinh doanh khơn khéo, có đội ngũ nhân viên lành nghề,… mà đòi hỏi cơng tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung cơng tác kiểm tra kiểm sốt nói riêng cần phải coi trọng Điều có nghĩa doanh nghiệp cần phải xây dựng hoàn thiện hệ thống KSNB vững mạnh nhằm hạn chế rủi ro, mát tài sản phát sinh trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý phục vụ cho trình phát triển doanh nghiệp nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Với 32 năm trưởng thành phát triển, Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng tự hào doanh nghiệp có bề dày kinh nghiệm lĩnh vực sản xuất công nghiệp cao su Hoạt động chủ yếu Công ty sản xuất, kinh doanh, xuất loại sản phẩm vật tư thiết bị cho ngành công nghiệp cao su; chế tạo, lắp đặt thiết bị cho ngành công nghiệp cao su; kinh doanh thương mại, dịch vụ tổng hợp Hiện nay, thị phần công ty chiếm ưu thế, giữ vị trí chủ đạo thị trường, với môi trường kinh doanh ngày khốc liệt gây gắt ngày để tồn phát triển cần phải có giải pháp tăng sức cạnh tranh, tăng cường lực công tác quản lý Muốn vậy, Công ty cần xây dựng cho -2 - hệ thống quản lý khoa học, hợp lý hiệu mà bước khởi đầu hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt cần quan tâm phải tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền để đảm bảo doanh thu tính đủ, tính xác tránh thất tiền thu bán hàng Bởi vậy, chu trình bán hàng thu tiền xem chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, chu trình tạo doanh thu, điều kiện để đánh giá hiệu sử dụng đồng vốn doanh nghiệp điều kiện quan trọng để giúp doanh nghiệp trì mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty tồn số hạn chế đòi hỏi phải tăng cường kiểm sốt để bảo đảm doanh thu tính đúng, tính đủ, khơng bị thất Xuất phát từ yêu cầu thiết thực trên, tác giả chọn đề tài: “Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán Mục tiêu nghiên cứu Qua nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng, hạn chế tồn đọng cần khắc phục cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Trên sở lý luận, nghiên cứu thực trạng, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền tốt hơn, phù hợp với đặc thù kinh doanh Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng -3 - Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu kiểm soát vấn Kế toán trưởng kế tốn viên, nhân viên kinh doanh có liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền để khảo sát thực trạng kiểm sốt chu trình Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng Kết luận Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hội nhập kinh tế quốc tế tất yếu khách quan thách thức trình hoạt động doanh nghiệp sản xuất không nhỏ Để vượt qua thách thức, tận dụng lợi hội Cơng ty phải tập thể vững mạnh, phải xây dựng chế quản lý khoa học, hợp lý tiên tiến, xây dựng tảng tài vững mạnh Do vậy, việc xây dựng củng cố hệ thống KSNB cần thiết để thích ứng với thay đổi mơi trường bên ngồi, cơng cụ để giúp cho nhà quản trị có thơng tin xác, kịp thời để định đắn nhằm đảm bảo công tác kiểm tra, kiểm soát thường xuyên hiệu Kiểm sốt nội quy trình khơng thể thiếu tổ chức nhằm đạt mục tiêu về: Hiệu lực hiệu hoạt động, -4 - bao gồm việc bảo đảm nguồn lực sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản khơng bị thất thốt, hư hỏng sử dụng sai mục đích, đảm bảo Báo cáo tài chính xác tin cậy, đảm bảo thành viên tuân thủ quy định Công ty pháp luật, bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông gây dựng lòng tin họ,… Thiết lập hệ thống KSNB xác lập chế giám sát quy định rõ ràng, cụ thể để đạt mục tiêu đề Và kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền kiểm soát quan trọng hệ thống KSNB, chu trình giúp cho Cơng ty trì mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Hiện có nhiều đề tài nghiên cứu kiểm sốt nội doanh nghiệp Trong tác giả tham khảo, tìm hiểu đề tài nghiên cứu lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cụ thể: Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng Công ty Thông tin di động (VMS)” tác giả Vũ Ngọc Nam; Luận văn thạc sĩ kinh doanh Trường Đại học Đà Nẵng năm 2007 Luận văn sử dụng phương pháp luận vật biện chứng, trình tìm hiểu thu thập số liệu từ thực tế, tác giả sử dụng phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng minh,… để làm rõ vấn đề nghiên cứu Luận văn trình bày cách có hệ thống đặc điểm dịch vụ viễn thông, dịch vụ thông tin di động Luận văn đưa đặc điểm dịch vụ viễn thông, dịch vụ thông tin di động ảnh hưởng đến việc kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thơng Luận văn sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán hàng Công ty Thơng tin di động , qua đánh giá kết đạt tồn cần khắc phục Từ luận văn đưa giải pháp tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng Công ty Thông tin di động -5 - Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán điện Công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên Điện lực Đà Nẵng” tác giả Thái Như Quỳnh; Luận văn thạc sĩ kinh doanh Trường Đại học Đà Nẵng năm 2008 Trong luận văn tác giả trình bày lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ, làm rõ lý luận kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp Luận văn sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán điện Công ty Điện lực Đà Nẵng, qua đánh giá kết đạt tồn cần khắc phục Luận văn đưa giải pháp tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán điện Công ty Điện lực Đà Nẵng Kết luận văn áp dụng thực tế cơng tác kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán điện Công ty, phù hợp với đặc trưng doanh nghiệp điện khâu phân phối điện Tuy nhiên, luận văn tác giả đưa giải pháp để tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền chung chung, chưa cụ thể Luận văn: “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi” tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo; Luận văn thạc sĩ kinh doanh Trường Đại học Đà Nẵng năm 2010 Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu vật biện chứng kết hợp với phương pháp nghiên cứu so sánh, phân tích…đi từ sở lý thuyết đến thực tiễn để giải làm sáng tỏ mục đích đặt luận văn Luận văn giải vấn đề sâu: Một là, luận văn trình bày lý luận kiểm soát nội đồng thời hệ thống làm rõ lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Bên cạnh đó, luận văn nêu bậc điểm khác biệt hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thơng ảnh hưởng đến kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền -6 - doanh nghiệp viễn thông Thứ hai, luận văn di sâu nghiên cứu, phân tích thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thơng Quảng Ngãi, từ đánh giá rõ hạn chế tồn đơn vị cần phải khắc phục; Thứ ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi, luận văn đưa giải pháp tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn Thông Quảng Ngãi Luận văn: “ Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần thiết bị trường học Đà Nẵng” tác giả Nguyễn Thị Điệp; Luận văn thạc sĩ kinh doanh Trường Đại học Đà Nẵng năm 2010 Luân văn vận dụng phương pháp luận vật biện chứng, vật lịch sử sử dụng phương pháp cụ thể phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích so sánh,…Luận văn đặt giải vấn đề sau: Một là, Luận văn trình bày lý luận KSNB, đồng thời làm rõ lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp; Hai là, Luận văn sâu nghiên cứu tình hình thực tế KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực sách thiết bị trường học Văn phòng Cơng ty nhà sách TP Đà Nẵng Công ty Cổ phần Sách Thiết bị trường học Đà Nẵng, đánh giá kết đạt tồn cần khắc phục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty; Ba là, Luận văn đưa giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền hai phương diện: hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền; Bốn là, kết luận văn áp dụng thực tế công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực kinh doanh sách thiết bị trường học cho toàn đơn vị trực thuộc công ty, phù hợp -7 - với đặc trưng Công ty đơn vị chuyên khai thác, kinh doanh buôn bán bán sỉ sách thiết bị trường học Nhìn chung hầu hết luận văn nghiên cứu lĩnh vực kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu nhằm mục đích đưa giải pháp nhằm hồn thiện, nâng cao lực quản lý công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị nghiên cứu Việc nghiên cứu hữu ích cho doanh nghiệp nâng cao lực quản lý, kiểm sốt tốt tình hình hoạt động kinh doanh đơn vị, giảm thiểu rủi ro, gian lận, sai sót xảy Mặc dù kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền đề tài nhiều tác giả nghiên cứu, nhiên xét mặt không gian thời gian đề tài “ Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng” đề tài hoàn tồn so với cơng trình nghiên cứu trước Luận văn vào nghiên cứu sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền, sâu vào tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty để từ yếu tồn đọng, cuối vào hoàn thiện đưa giải pháp nhằm nâng cao lực quản lý hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng -8 - CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm sốt nội Kiểm sốt ln khâu quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý thường tâm đến việc hình thành trì hoạt động kiểm sốt để đạt mục tiêu tổ chức Cùng với phát triển thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm sốt nội hình thành phát triển để trở thành hệ thống lý luận vấn đề hệ thống lý luận tổ chức, phục vụ đắt lực công tác quản lý doanh nghiệp Qua trình nhận thức nghiên cứu kiểm sốt nội dẫn đến hình thành định nghĩa khác từ đơn giản đến phức tạp hệ thống Đến nay, khái niệm chấp nhận rộng rãi khái niệm đưa vào năm 1992 COSO (Committee of Sponsoring Organization – COSO Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ việc chống gian lận báo cáo tài chính) “Kiểm sốt nội q trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu đây:  Báo cáo tài đáng tin cậy  Các luật lệ quy định tuân thủ  Hoạt động hữu hiệu hiệu quả.” Trong định nghĩa trên, có bốn nội dung trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu Chúng hiểu sau: -9  Kiểm soát nội q trình Kiểm sốt nội bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diện phận đơn vị kết hợp với thành thể thống Q trình kiểm sốt phương diện để giúp cho đơn vị đạt mục tiêu  Kiểm sốt nội thiết kế vận hành người Cần hiểu kiểm sốt nội khơng đơn sách, thủ tục, biểu mẫu,… mà phải bao gồm người tổ chức Hội đồng quản trị, Ban giám đốc nhân viên Chính người định mục tiêu, thiết lập chế kiểm soát nơi vận hành chúng  Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý, đảm bảo tuyệt đối mục tiêu đạt Vì vận hành, hệ thống kiểm sốt, yếu xảy sai lầm người… nên dẫn đến khơng đạt mục tiêu Kiểm sốt nội ngăn chặn phát sai phạm không đảm bảo chúng không xảy Hơn nữa, nguyên tắc việc đưa định quản lý chi phí cho q trình kiểm sốt khơng thể vượt q lợi ích mong đợi từ q trình kiểm sốt Do đó, người quản lý nhận thức đầy đủ rủi ro, chi phí cho q trình kiểm sốt q cao họ không áp dụng thủ tục để kiểm soát rủi ro  Các mục tiêu kiểm soát nội - Đối với báo cáo tài chính, kiểm sốt nội phải đảm bảo tính trung thực đáng tin cậy, người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài phù hợp với chuẩn mực kế toán hành - Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp quy định Điều xuất phát từ trách nhiệm người quản lý hành vi không tuân thủ đơn vị Bên cạnh đó, KSNB hướng dẫn thành viên đơn vị vào việc tuân thủ -10- sách, quy định nội đơn vị, qua đảm bảo đạt mục tiêu đơn vị - Đối với mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh đơn vị,… Như vậy, mục tiêu hệ thống KSNB rộng, chùng bao trùm lên mặt hoạt động có ý nghĩa quan trọng tồn phát triển đơn vị [1, tr 79-80] 1.1.2 Vai trò kiểm sốt nội Từ khái niệm nêu KSNB phần giúp cho nhận thức tầm quan trọng hệ thống KSNB doanh nghiệp Một hệ thống KSNB vững mạnh đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:  Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an rủi ro, người tài sản  Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng công việc hàng ngày để tập trung vào vấn đề chiến lược  Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành cụ thể: - Doanh nghiệp quản lý cách khoa học túy cảm tính (kinh nghiệm trực giác) - Doanh nghiệp quản lý chế quy chế túy dựa vào lòng tin Thơng thường, doanh nghiệp phát triển hệ thống KSNB có điều kiện phát huy hiệu lợi ích đem lại cho doanh nghiệp trở nên to lớn Đối với công ty cổ phần, đặc biệt cổ phần đại chúng, nơi có tách biệt lớn người quản lý cổ đơng, hệ thống KSNB vững -97- Kế tốn – Tài Phòng bán hàng cung cấp Đối với khách hàng cũ Bộ phận kiểm tra tín dụng vào quy định Công ty, xem xét thơng tin từ phòng Kế tốn tiêu thụ công nợ nhằm đối xem công nợ khách hàng, xem sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, xem khách hàng có nợ q hạn chưa tốn hay khơng? Để từ đưa định Phòng bán hàng có phép bán hàng cho khách hàng hay không? Đối với khách hàng mới, Bộ phận kiểm tra tín dụng vào quy định Cơng ty, xem xét tìm hiểu thơng tin khách hàng khả tốn hay mức độ uy tín khách hàng cách tìm hiểu thực tế tình hình khách hàng, thu thập thông tin liên quan đến khách hàng, yêu cầu khách hàng cung cấp báo cáo tài qua năm để phân tích tài chính, thu thập thơng tin kết kiểm tốn (nếu có) khách hàng qua năm trước để tham mưu cho Phó Tổng giám đốc có chấp nhận yêu cầu đặt hàng khách hàng hay không? Nếu chấp nhận bán chịu yêu cầu trình lên Giám đốc xem xét, ký duyệt hai bên ký hợp đồng (cam kết trả nợ), trường hợp không chấp nhận yêu cầu đặt hàng khách hàng phải điện thoại thơng báo cho khách hàng biết Khách hàng cũ Yêu cầu mua chịu Khách hàng Bộ phận kiểm tra tín dụng - Căn quy định Công ty - Xem xét thơng tin từ phòng K ế tốn tìm hiểu thơng tin K ế tốn tiêu thụ,cơng nợ - Đối chiếu công nợ khách hàng - Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng Ký duyệt bán chịu Hợp đồng (Cam kết trả nợ) Sơ đồ 3.3 Kiểm soát xét duyệt bán chịu G iám đốc -98- b) Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải kiệt kê khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi để theo dõi và phân cơng đòi nợ, thơng thường công việc giao cho phụ trách bán chịu Ngồi để giảm thiểu sai phạm, cơng ty phân cơng hai nhân viên khác phụ trách kế tốn chi tiết cơng nợ kế tốn tổng hợp Tuy nhiên, cần lưu ý gian lận xảy họ thơng đồng với Ngồi ra, nên thường xuyên thực thủ tục gởi thông báo nợ cho khách hàng Điều này, mặt giúp cơng ty nhanh chóng thu hồi khoản phải thu, mặt khác giúp cơng ty xác minh điều chỉnh kịp thời khoản chênh lệch (nếu có) số liệu hai bên Thủ tục gởi thông báo nợ thực định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý năm, nhiều hình thức gởi email, hay fax, gởi thư qua bưu điện hay nhân viên theo dõi công nợ hai bên trực tiếp đối chiếu với  Tăng cường kiểm sốt cơng tác xử lý nợ khó đòi Bộ phận kế tốn tăng cường kiểm sốt cơng tác nợ khó đòi cách phối hợp với phận kinh doanh phân tích số dư nợ khách hàng Bộ phận kinh doanh lập báo cáo tình hình tốn phân tích loại thu loại nợ, số tiền thu được, số tiền nợ, nguyên nhân nợ, thời gian nợ,… chi tiết cho khách hàng sau chuyển cho phận kế tốn Đến cuối năm, phận kế tốn cơng nợ phải thu lập báo cáo phân tích tổng hợp phân tích số dư nợ cuối năm để theo dõi chúng Việc phân tích số dư nợ thực theo tiêu chí sau: - Số nợ khó đòi: bao gồm khoản nợ khơng có khả tốn, có đầy đủ hồ sơ lý - Nợ luân chuyển tiếp tục thu vào tháng -99- Vì yêu cầu kiểm soát lúc phải kiểm soát chặt chẽ để xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi, bao gồm: - Đó khoản nợ phải thu hạn toán từ năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi hợp đồng mua bán chưa thu dù thực biện pháp - Trong trường hợp đặt biệt, chưa hạn năm khách hàng nợ thời gian xem xét giải thể, phá sản,… ghi nhận nợ khó đòi Từ đó, cơng ty sở phân tích nợ theo đối tượng trên, thu nợ tiến hành thực việc theo dõi xử lý nợ khó đòi theo quy định Cơng ty Bộ tài Khi khơng hy vọng thu hồi khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét phép đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ khoản nợ Căn vào đó, kế tốn ghi chép vào sổ kế toán Để tăng cường kiểm soát việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi, hạn chế gian lận phát sinh (ví dụ nhân viên chiếm dụng khoản tiền mà khách hàng trả, sau che giấu cách xóa sổ chúng khoản nợ khó đòi), cơng ty cần quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt Đối với trường hợp bán nợ vượt mức tín dụng cho phép, cơng ty cần có biện pháp xử lý nghiêm như: kiểm điểm yêu cầu trưởng Phòng bán hàng cam kết thời hạn thu tiền Đối với trường hợp tái phạm không thu hồi nợ quy trách nhiệm trưởng phòng bán hàng đền bù Việc kiểm soát thường xuyên xử lý nghiêm túc c) Hồn thiện thủ tục kiểm sốt hoạt động thu tiền Đối với kiểm sốt tiền mặt Kiểm sốt tốt tình hình thu tiền bán hàng mục tiêu lớn hệ thống -100- KSNB Hơn sai sót khoản mục tiền tệ thường sai sót trọng yếu thường nhân tố chủ quan gây nên Khi thu tiền phải nộp tiền vào quỹ hay ngân hàng ngày nhằm tránh khả tiền thu bị chiếm dụng dẫn đến thất thoát Ghi chép kịp thời nghiệp vụ thu quỹ: nghiệp vụ cần ghi nhận vào hệ thống kế toán sớm tốt, việc ghi chép kịp thời hạn chế khả bị chiếm dụng Hạn chế tốn trực tiếp tiền mặt, khuyến khích người mua hàng sử dụng toán qua ngân hàng Giữa thủ quỹ, kế tốn cơng nợ kế tốn tiêu thụ phải thường xuyên đối chiếu sổ sách để kiểm tra chéo lẫn nhằm phát sai sót điều chỉnh kịp thời Cuối tháng phải lập báo cáo tình hình bán hàng, thu tiền, cơng nợ cho lãnh đạo cơng ty nắm bắt tính hình Định kỳ cuối tháng, cơng ty nên tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt thường xuyên đối chiếu với sổ quỹ, với ghi chép kế toán để tránh tình trạng sai sót biển thủ cơng quỹ Ngồi cơng ty cần có kiểm tra đột xuất để tránh tình trạng thủ quỹ gian lận Đối với kiểm soát tiền gởi qua Ngân hàng Trong su nay, với phát triển vũ bão công nghệ thông tin vào sống, Ngân hàng áp dụng phần mềm tạo thuận lợi cho khách hàng như: dịch báo số tiền tăng, giảm tới số điện thoại di động thơng qua hình thức tin nhắn; dịch vụ quyền kiểm tra chi tiết tài khoản tiền gởi Ngân hàng máy tính Cơng ty thơng qua mật Ngân hàng cung cấp Công ty cần áp dụng phần mềm Ngân hàng vào công tác quản lý tiền thu bán hàng cho Giám đốc Kế toán trưởng, để có nghiệp vụ phát sinh tăng giảm tiền gởi Ngân hàng, Cơng ty kiểm tra kiểm soát cách nhanh -101- 3.3 MỘT SỐ PHẦN HÀNH HỖ TRỢ NHẰM NÂNG CAO KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG 3.3.1 Tăng cường chức tính độc lập Ban kiểm sốt Vai trò Ban kiểm sốt cơng ty cổ phần thể rõ Luật doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể Ban kiểm soát thực giám sát Hội đồng quản trị, Ban giám đốc việc quản lý điều hành công ty Ban kiểm sốt có chức bảo vệ quyền lợi cổ đông trường hợp Hội dồng quản trị Ban giám đốc không thực nghĩa vụ theo quy định Để làm điều đó, họ phải người độc lập với Ban giám đốc, Hội đồng quản trị, hoạt động tác nghiệp sản phẩm lao động họ phải thật lợi ích người đầu tư (cổ đơng) Hiện nay, Ban kiểm sốt cơng ty lập mang tính hình thức Mục đích, nhiệm vụ quyền hạn thể giấy tờ thực tế chưa phát huy vai trò phận Do đó, công ty cần phải tăng cường chức năng, quyền hạn Ban kiểm soát, coi trọng Ban kiểm soát với tư cách tra chủ sở hữu có tồn quyền kiểm tra doanh nghiệp, đặc biệt tài chính, Ban kiểm sốt phải thường xun kiểm sốt: - Sổ sách kế toán thống kê đầy đủ, rõ ràng, lưu trữ quy định theo chế độ kế toán thống kê Nhà nước - Thực kiểm kê tiền mặt tồn quỹ, hàng hóa, vật tư, thành phẩm tồn kho theo quy định có tác dụng kịp thời cho quản trị điều hành Công ty Số liệu biên kiểm kê phải phù hợp với sổ sách kế tốn - Cơng nợ phải thu, phải trả thực tương đối đầy đủ, kiểm tra tốt khoản nợ phải thu, giảm khả tổn thất, tránh rủi ro tài Ban kiểm sốt phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ để phát khoản chi phí bất hợp lý, chi vượt định mức, chứng -102- từ giả mạo (nếu có) Trưởng Ban kiểm sốt phải chun gia tài chính, có đạo đức, phẩm chất tốt thành viên độc lập từ bên ngồi cơng ty khơng trực tiếp tham gia điều hành công ty Chức danh Trưởng ban kiểm soát phải coi nhân vật quan trọng thứ ba sau chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc hệ thống chức vụ Cơng ty có mức lương tương xứng với nhiệm vụ giao Kiểm soát viên phải đào tạo kiến thức phương pháp làm việc kiểm sốt viên thực thụ Có vậy, Ban kiểm sốt có đủ khả hồn thành nhiệm vụ Bên cạnh đó, cần có quy định cụ thể trách nhiệm Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông trường hợp không phát hiện, ngăn chặn kịp thời hành vi sai trái Hội đồng quản trị, Ban giám đốc gây thiệt hại cho Công ty 3.3.2 Thành lập phận kiểm toán nội Hiện nay, khái niệm kiểm tốn nội xa lạ với nhiều nhà quản trị Tuy nhiên, yêu cầu hội nhập WTO, phát triển nhanh chóng thị trường chứng khốn thực tế vụ bê bối quản trị số công ty cho thấy cần thiết kiểm tốn nội cơng ty, đặc biệt công ty cổ phần công cụ giúp phát cải tiến điểm yếu hệ thống quản lý công ty Kiểm toán nội hoạt động đảm bảo tư vấn mang tính độc lập khách quan, thiết lập nhằm tăng thêm giá trị cải thiện cho hoạt động tổ chức Kiểm toán nội giúp cho tổ chức hồn thành mục tiêu thơng qua việc đưa cách tiếp cận có hệ thống kỷ cương nhằm đánh giá cải thiện tính hữu hiệu việc quản lý rủi ro, kiểm sốt q trình quản trị Về mơ hình tổ chức phận kiểm toán nội bộ: Bộ phận kiểm toán đơn vị nên thành lập người, có Trưởng phòng kiểm tốn nội -103- chịu đạo trực tiếp Tổng giám đốc, Phó phòng kiểm tốn chịu trách nhiệm quản lý, huấn luyện kiểm toán viên nội công việc thực thi nhiệm vụ họ đạo trực tiếp Trưởng phòng kiểm tốn nội hai kiểm toán viên nội thực nhiệm vụ kiểm toán Bộ phận kiểm toán nội phải tổ chức độc lập với phòng ban, phận khác đơn vị Bộ phận có quyền kiểm tra, giám sát tất hoạt động phận khác đơn vị, có trách nhiệm phát sai phạm, gian lận xảy phận báo cáo với Ban giám đốc để kịp thời có biện pháp xử lý Kiểm tốn nội có ba chức là: Chức kiểm tra bao gồm kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu hệ thống KSNB, kiểm tra thơng tin kinh tế, tài kiểm tra tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh Kiểm tra tạo sở cho việc xác nhận đánh giá Chức xác nhận chủ yếu nhằm vào thơng tin kinh tế tài báo cáo tài báo cáo kế toán quản trị Sự xác nhận trường hợp mang tính tin cậy vào báo cáo cho nhà quản lý công ty trước ký duyệt Chức đánh giá chủ yếu hướng đến tính phù hợp, hiệu lực, hiệu hệ thống KSNB Chức thuộc hoạt động đảm bảo kiểm tốn nội Đánh giá sở để kiểm toán nội đưa kiến nghị nhằm tăng thêm giá trị cải thiện hoạt động đơn vị Trách nhiệm kiểm toán nội Kiểm toán viên nội thực nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán Tổng giám đốc hay Giám đốc phê duyệt chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc hay Giám đốc chất lượng, tính trung thực, hợp lý báo cáo kiểm toán thơng tin tài chính, kế tốn kiểm tốn -104- Trong q trình thực cơng việc, kiểm toán viên nội phải tuân thủ pháp luật, tuân thủ nguyên tắc chuẩn mực nghề nghiệp kiểm tốn, sách chế độ hành Nhà nước Kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập hoạt động kiểm tốn Không ngừng nâng cao lực chuyên môn, cập nhập kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp Tuân thủ nguyên tắc bảo mật số liệu, tài liệu kiểm tốn (loại trừ u cầu tòa án, nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ) Quyền hạn kiểm toán viên nội Được độc lập chuyên môn nghiệp vụ Không bị chi phối can thiệp thực hoạt động kiểm tốn trình bày ý kiến báo cáo kiểm tốn Có quyền u cầu phận, cá nhân kiểm tốn phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán Được ký xác nhận báo cáo kiểm toán nội cá nhân tiến hành, chịu trách nhiệm thực theo nhiệm vụ kiểm toán giao Nêu ý kiến đề xuất, giải pháp kiến nghị, ý kiến tư vấn cho công việc cải tiến, hồn thiện cơng tác quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ngăn ngừa sai sót gian lận, việc làm sai trái cơng ty Được bảo lưu ý kiến trình bày báo cáo kiểm toán nội bộ, quyền đề nghị quan chức nhà nước xem xét lại định Tổng giám đốc hay giám đốc bãi nhiệm kiểm toán viên -105- KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở hạn chế công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng đề cập chương Chương đưa số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu, nợ phải thu khách hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng nhằm tạo điều kiện cho hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty đạt mục tiêu: Tránh thất thoát doanh thu tiền thu từ bán hàng, bảo đảm thực đầy đủ quy định Nhà nước, quy định cơng ty quản lý, hạch tốn doanh thu thu tiền bán hàng, bảo đảm hiệu hoạt động kinh doanh nâng cao lực quản lý Cơng ty -106- KẾT LUẬN Trong xu tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế ngày mở rộng, môi trường kinh doanh ngày cạnh tranh khốc liệt Vì doanh nghiệp Việt Nam phải trọng vào công tác quản lý doanh nghiệp nhằm nâng cao sức mạnh vị lĩnh vực kinh doanh Để thực tốt vai trò, doanh nghiệp phải nắm bắt thơng tin doanh thu, chi phí, đồng thời phải xây dựng hệ thống KSNB hợp lý, hữu hiệu với loại mục tiêu Thực hiệu việc kiểm tra, kiểm soát nguồn hữu ích cho nhà quản lý đối tượng quan tâm, sở để đưa định kinh doanh đảm bảo ổn định ngày phát triển doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng đó, luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn để từ tìm giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn giải số vấn đề sau: Một là, luận văn trình bày lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Hai là, Luận văn sâu nghiên cứu tình hình thực tế KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng, đánh giá kết đạt tồn cần khắc phục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Ba là, sở nghiên cứu lý luận thực tế công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty, Luận văn đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng Hy vọng, kết nghiên cứu luận văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trường Đại học Kinh tế TpHCM (2010), Kiểm toán, NXB Lao động xã hội, Hà Nội [2] Trường Đại học Kinh tế TPHCM (2012), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Phương Đơng, TPHCM [3] TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Tài chính, Hà Nội [4] Trường Đại học Kinh tế TPHCM (2012), Kiểm sốt nội bộ, NXB Phương Đơng, TPHCM [5] TS Đồn Thị Ngọc Trai (2011), Bài giảng Kiểm tốn, Đại học Kinh Tế Đà Nẵng [6] TS Đường Nguyễn Hưng (2012), Bài giảng Kiểm soát nội bộ, Đại học Kinh Tế Đà Nẵng [7] Bộ tài chính, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu thu nhập khác [8] Bộ tài chính, Chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro kiểm sốt nội [9] Bộ tài chính, Thơng tư 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 hướng dẫn số điều Luật thuế GTGT LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết luận văn trung thực chưa công bố công trình khác Tác giả Dương Thị Thúy Liễu MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC HÌNH TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ Số hiệu, sơ đồ, lưu đồ Bảng 2.1 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ 2.1 Tên sơ đồ, lưu đồ Trang Mức chiết khấu áp dụng cho nhà phân phối cấp 61 Chu trình bán hàng – thu tiền 23 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng Sơ đồ 2.2 Tổ chức sản xuất Sơ đồ 2.3 Mơ hình tổ chức máy kế tốn Cơng ty Sơ đồ 2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 2.5 Kênh phân phối công ty Lưu đồ 2.6 Lưu đồ hoạt động bán hàng Lưu đồ 2.7 Lưu đồ hoạt động cung cấp sản phẩm Lưu đồ hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận theo dõi Lưu đồ 2.8 công nợ Lưu đồ 2.9 Lưu đồ hoạt động thu tiền Lưu đồ 3.1 Lưu đồ hoạt động cung cấp sản phẩm Lưu đồ hoạt động ghi nhận, theo dõi trình bán Lưu đồ 3.2 hàng Sơ đồ 3.3 Kiểm soát xét duyệt bán chịu DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa tiếng Việt 43 47 57 59 62 70 72 75 79 93 95 97 BHXH BHYT BHCĐ BHTN BP BTC CBCNV GTGT KH KSNB KT PMKT TK TSCĐ SXKD XN Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Bảo hiểm công đồn Bảo hiểm thất nghiệp Bộ phận Bộ tài Cán công nhân viên Giá trị gia tăng Khách hàng Kiểm soát nội Kế toán Phần mềm kế toán Tài khoản Tài sản cố định Sản xuất kinh doanh Xí nghiệp ... trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng -8 - CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1... chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng Chương 3: Một số giải... “ Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng” đề tài hồn tồn so với cơng trình nghiên cứu trước Luận văn vào nghiên cứu sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền,