Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Sữa đậu nành Việt Nam - Vinasoy

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRẦN THỊ THU PHƯỜNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM - VINASOY Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: GS.TS.TRƯƠNG BÁ THANH Phản biện 1: PGS.TS Trần Đình Khôi Nguyên Phản biện 2: TS Hồ Văn Nhàn Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 14 tháng 03năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế , Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Để đạt hiệu cao hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không quan tâm đến suất lao động mà cần trọng đến hiệu công tác quản lý, đặc biệt công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động khâu trình quản lý việc thiết lập trì hệ thống kiểm soát nội đơn vị Hiện nay, Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam (VinaSoy) không ngừng phát triển với nhiều sản phẩm mới, đa dạng phong phú; mạng lưới phân phối rộng lớn đòi hỏi doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần có nhiều giải pháp để tăng sức cạnh tranh, tăng cường hiệu lực công tác quản lý bước vươn lên nắm giữ thị phần, chiếm vị trí chủ đạo thị trường Một giải pháp mà đơn vị cần quan tâm phải tăng cường kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền để đảm bảo doanh thu tính đủ, tính xác tránh thất thoát tiền thu bán hàng Xuất phát từ yêu cầu thiết thực trên, chọn đề tài:“ Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam (VinaSoy)” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Kế toán Mục đích nghiên cứu Luận văn nghiên cứu tổng hợp vấn đề lý luận chung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Luận văn phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam (VinaSoy) nhằm tìm hạn chế tồn Trên sở đó, luận văn đề giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Footer Page of 126 Header Page of 126 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Tập trung vào nghiên cứu chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam (VinaSoy) Phương pháp nghiên cứu Trong trình tìm hiểu thu thập số liệu từ thực tế, tác giả sử dụng phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng minh,….để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu, từ đưa giải pháp Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, kiến nghị, phụ lục danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa đậu nành Việt Nam (VinaSoy) Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa đậu nành Việt Nam Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện nay, nghiên cứu vấn đề kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền doanh nghiệp có: - Đề tài tác giả Vũ Ngọc Nam (2007) “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty thông tin di động (VMS)” - Đề tài tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010) “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn Thông Quảng Ngãi” - Đề tài tác giả Đinh Thụy Ngân Trang (2007) “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty Nuplex Resins Việt Nam” Nội dung nghiên cứu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp nội dung quan trọng chu trình bán hàng thu tiền chu trình tạo doanh thu cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo quan điểm Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (COSO - Committed Of Sponsoring Organization): “KSNB trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau đây: + Sự hữu hiệu hiệu hoạt động; + Sự tin cậy báo cáo tài chính; + Sự tuân thủ pháp luật quy định” 1.1.2 Bản chất kiểm soát nội Bản chất kiểm soát nội hiểu việc lập kế hoạch xây dựng mục tiêu có liên quan đơn vị, để thực điều phải đề biện pháp hành động phụ trợ thực kế hoạch nhằm đạt mục tiêu đề 1.1.3 Chức kiểm soát nội Chức kiểm soát nội điều hành quản lý kinh doanh cách có hiệu quả; Đảm bảo chắn qui định chế độ quản lý thực thể thức; Phát kịp thời vướng mắc kinh doanh để hoạch định thực biện pháp đối phó;… 1.1.4 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội a Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm nhân tố chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức hành động nhà quản lý đơn vị Footer Page of 126 Header Page of 126 b Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro việc xác định phân tích rủi ro liên quan đến việc đạt mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài đáng tin cậy tuân thủ qui định Do đó, đánh giá rủi ro làm sở cho việc định quản lý rủi ro c Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát hành động cụ thể hóa từ sách thủ tục mà thực thích hợp lúc giúp quản lý giảm thiểu rủi ro nhận diện Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát phần quan trọng hoạt động kiểm soát Thủ tục kiểm soát toàn quy trình, sách nhà quản lý thiết lập nhằm giúp đơn vị đạt mục tiêu kiểm soát d Thông tin truyền thông Thông tin truyền thông có nghĩa thông tin kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro, hoạt động kiểm soát việc thực chúng phải báo cáo lên trên, xuống ngang cấp doanh nghiệp e Giám sát Giám sát phận cuối hệ thống kiểm soát nội bộ, việc đánh giá việc thực kiểm soát nội Mục đích việc giám sát xem xét hệ thống kiểm soát nội có thiết kế đầy đủ thực hợp lý hiệu hay không 1.1.5 Tầm quan trọng kiểm soát nội quản lý Hệ thống kiểm soát nội chức quản lý, gắn liền với quản lý, đâu có quản lý có kiểm soát nội Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh nhân tố hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh Như vậy, nói kiểm soát nội Footer Page of 126 Header Page of 126 có vai trò vô quan trọng công tác quản lý đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội xây dựng khoa học giúp nhà quản lý điều hành tốt hoạt động chìa khoá cho thành công quản lý 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.2.1 Một số vấn đề chu trình bán hàng thu tiền a Khái niệm chu trình bán hàng thu tiền Như vậy, Chu trình bán hàng thu tiền xem giai đoạn cuối hoạt động sản xuất kinh doanh, trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá qua trình trao đổi hàng - tiền doanh nghiệp với khách hàng họ b Bản chất chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá qua trình trao đổi hàng tiền Kết thúc chu trình bán hàng hàng hoá chuyển đổi thành tiền Hàng hoá tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị bán được; tiền tệ phương tiện toán nhờ quan hệ giao dịch toán giải tức thời c Chức chu trình bán hàng thu tiền Thông thường, doanh nghiệp chức chu trình bán hàng thu tiền là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá; lập hoá đơn; xử lý ghi sổ khoản doanh thu thu tiền; lập dự phòng nợ khó đòi; xoá sổ khoản không thu d Các sách liên quan đến tiêu thụ Hiện nay, sách bán hàng thu tiền đa dạng thực nhiều hình thức khác chủ yếu quảng Footer Page of 126 Header Page of 126 cáo, khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu Tuy nhiên, sách bán hàng chứa đựng rủi ro mà doanh nghiệp phải gánh chịu doanh nghiệp cần đưa sách bán hàng phù hợp phải có qui định ràng buộc đồng thời phải kiểm soát chặt chẽ trình thực 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền * Đối với hoạt động bán hàng: - Chỉ bán hàng cho khách hàng có thật đủ tư cách - Đảm bảo tính pháp lý giao dịch với khách hàng - Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ phải có hợp lý - Các nghiệp vụ bán hàng phải phê chuẩn cho phép cách đắn (sự cho phép) - Các nghiệp vụ bán hàng phải ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ) - Các nghiệp vụ bán hàng phải đánh giá đắn - Các nghiệp vụ bán hàng phân loại đắn - Các nghiệp vụ bán hàng phải phản ánh lúc - Các nghiệp vụ bán hàng phải ghi đắn tổng hợp xác ( tính xác học) * Đối với hoạt động thu tiền bán hàng: - Đảm bảo khoản tiền ghi sổ số tiền thực tế thu - Chắc chắn tiền mặt thu được ghi đầy đủ vào sổ quỹ nhật ký thu tiền (tính đầy đủ) - Khoản tiền chiết khấu xét duyệt đắn, phiếu thu đối chiếu ký duyệt (sự phê chuẩn) - Các khoản tiền thu ghi sổ nộp với giá bán qui định - Các khoản tiền thu phân loại (sự phân loại) - Các khoản thu tiền ghi thời hạn (tính kịp thời) Footer Page of 126 Header Page of 126 - Các khoản thu tiền ghi đắn tổng hợp xác b Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Thông tin kế toán phận quan trọng thiếu cho việc thực mục tiêu kiểm soát Mục tiêu cuối kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền phải đảm bảo doanh thu tính xác, tiền thu đúng, thu đủ Do đó, để đáp ứng mục tiêu đòi hỏi phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hệ thống sổ kế toán cách khoa học, đầy đủ, phù hợp với yêu cầu thông tin báo cáo doanh thu, tiền thu bán hàng nợ phải thu khách hàng, đồng thời phải qui định rõ phương pháp lập, qui trình luân chuyển, ký duyệt chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý chứng từ c Các bước công việc kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - Tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng: - Xét duyệt bán chịu: - Xuất kho hàng hoá chuyển giao hàng - Xử lý, ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán - Thẩm định xóa sổ khoản nợ phải thu không thu KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương 1, luận văn trình bày vấn đề kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Những vấn đề lý luận chương tảng để tác giả xem xét, phân tích tính hiệu hệ thống kiểm soát nội Công ty Sữa đậu nành Việt Nam để từ thấy điểm yếu cần khắc phục Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM (VINASOY) 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh đơn vị a Công nghệ sản xuất số hàng hóa chủ yếu b Đặc điểm loại hàng hóa VinaSoy Đặc điểm sản phẩm: VinaSoy cung cấp ba loại sản phẩm: VinaSoy Fami hộp: thùng 50 hộp x 200ml; VinaSoy Fami bịch: thùng 50 bịch x 200ml c Đặc điểm thị trường Hiện nay, VinaSoy công ty Việt Nam chuyên sản xuất sữa đậu nành với sản phẩm phân phối rộng rãi nước Các sản phẩm sữa đậu nành VinaSoy có mặt 63 tỉnh thành nước thông qua đại diện bán hàng Công ty khu vực 2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM 2.2.1 Đặc điểm tổ chức máy quản lý Hiện nay, máy quản lý đơn vị tổ chức theo cấu trực tuyến, chức Bộ máy tổ chức quản lý Công ty thể qua sơ đồ 2.1 Footer Page 10 of 126 Header Page 12 of 126 10 2.2.3 Công tác lập kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh Hàng năm, vào kết sản xuất kinh doanh năm trước, dự báo nhu cầu tiêu thụ sữa đậu nành nước cân đối nguồn lực, phòng kế hoạch kinh doanh tổng hợp phân tích đánh giá kết thực đề xuất phương án, biện pháp nhằm đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế 2.2.4 Các nhân tố bên 2.3 ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM 2.3.1 Mô hình tổ chức kế toán Hiện nay, Công ty áp dụng máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung, tổ chức hạch toán độc lập Cơ cấu tổ chức máy kế toán Công ty thể qua sơ đồ 2.2 Sơ đồ 2.2 Tổ chức máy kế toán Công ty 2.3.2 Hình thức kế toán Hình thức kế toán áp dụng Công ty hình thức “ nhật ký chứng từ” Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 11 2.3.3 Tổ chức công tác kế toán Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam – VinaSoy trang bị phần mềm kế toán cho toàn Công ty: khối quản lý sản xuất, khối quản lý kinh doanh, sử dụng chung chương trình phần mềm kế toán MiSa Cuối tháng, số liệu phận kho vật tư, kho thành phẩm phân xưởng sản xuất gửi qua mạng nội máy chủ Phòng Kế toán để tổng hợp số liệu 2.4 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM – VINASOY 2.4.1 Tổ chức thu thập luân chuyển chứng từ sử dụng Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam - VinaSoy sử dụng chứng từ ban hành theo ban hành theo Quyết định số 15/2006-QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ tài Tại đơn vị qui định tất chứng từ kế toán đơn vị lập từ bên chuyển đến phải tập trung vào phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế toán chứng từ hợp lý, hợp pháp sử dụng ghi sổ kế toán nhập vào chương trình kế toán 2.4.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ quy định Bộ tài Hệ thống sổ kế toán công ty sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, bảng kê bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo chi tiết khoản nợ phải thu khách hàng, thẻ kho hàng, sổ quỹ tiền mặt, mở chi tiết, rõ ràng, khoa học, hợp lý 2.4.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài công ty lập đầy đủ theo định số 15/2006-BTC Bộ tài số báo cáo khác theo quy định Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126 12 riêng công ty 2.5 THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM VINASOY 2.5.1 Mục tiêu kiểm soát Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị có hiệu mục tiêu đơn vị phải kiểm soát doanh thu tiền thu xác đầy đủ, nhân viên nộp tiền đầy đủ hạn, công tác chấm xóa nợ cho khách hàng thực kịp thời, nghiêm túc nhằm tránh thất thoát doanh thu tiền thu 2.5.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền * Thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng - Kiểm soát tiếp nhận xử lý Đơn đặt hàng: - Kiểm soát lập Hoá đơn bán hàng: - Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: - Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng: - Kiểm soát ghi nhận hàng bán bị trả lại: * Thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng Hàng ngày, vào Hóa đơn GTGT hàng bán phòng NVKD lập Kế toán bán hàng kiểm tra Hóa đơn GTGT, tiến hành ghi nhận doanh thu đồng thời ghi nợ phải thu trường hợp bán chịu Sau đó, máy tính xử lý liệu ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp Kế toán công nợ cập nhật vào máy tính theo dõi khách hàng * Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền - Nghiệp vụ thu tiền mặt Công ty khuyến khích khách hàng nộp tiền trực tiếp phòng kế toán hạn chế giao cho nhân viên bán hàng thu tiền Cuối ngày, nhân Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 13 viên thu tiền nộp số tiền thu cho thủ quỹ Khi khách hàng trả tiền trực tiếp tiền mặt, vào số tiền khách hàng nộp kế toán tiền mặt lập Phiếu thu Phiếu thu lập trực tiếp phần mềm kế toán Sau lập xong Phiếu thu chuyển cho thủ quỹ để thu tiền ký tên xác nhận Thu tiền xong thủ quỹ giao cho khách hàng liên, liên thủ quỹ ghi vào sổ quỹ Sau đó, Phiếu thu chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ lưu Kế toán toán dựa Phiếu thu lập phần mềm đối chiếu,tiến hành ghi liệu Máy tính xử lý ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp liên quan Thủ quỹ bố trí độc lập với nhân viên kế toán toán Cuối tháng đột xuất, kế toán toán tiến hành kiểm kê đối chiếu số liệu sổ kế toán tiền mặt với số liệu sổ quỹ thủ quỹ - Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Khi khách hàng toán tiền chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản đơn vị Căn vào Giấy báo Có ngân hàng thông báo số tiền khách hàng, kế toán ngân hàng tiến hành kiểm tra chứng từ Sau đó, kế toán ngân hàng nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Nhập xong, kế toán tiến hành đối chiếu tất số liệu nhập vào máy với số liệu ghi Giấy báo Có ngân hàng Đối chiếu đúng, số liệu kế toán nhấn “Nhập tu” để ghi sổ Sau đó, máy tính xử lý ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp Cuối tháng, kế toán ngân hàng tiến hành đối chiếu số liệu sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng với số liệu sổ phụ ngân hàng Trường hợp xảy chênh lệch kế toán ngân hàng tiến hành truy tìm nguyên nhân điều chỉnh kịp thời b Kiểm soát việc thực sách tiêu thụ - Hiện nay, Công ty áp dụng sách điều chỉnh giá như: chiết khấu theo doanh số mua hàng (theo chu kỳ tháng; mua Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 14 hàng lần) 5%, chiết khấu đạt tiêu khoán 1,5%, chiết khấu toán 3% ( áp dụng cho số khách hàng quen) - Với khách hàng tổ chức hay kênh công nghiệp nhà phân phối hưởng chiết khấu cao giá bán thị trường, hàng giao hàng lốc, hàng rời - Công ty tài trợ hoạt động quảng cáo điểm bán hàng, nhà phân phối treo poster, băng rôn, trưng bày sản phẩm,… - Áp dụng chương trình khuyến cho điểm bán: - Ngoài Công ty hỗ trợ chi phí vận chuyển cho điểm bán, tạo động lực cho họ kết cấu lâu dài với Công ty 2.6 NHỮNG HẠN CHẾ VÀ TỒN TẠI TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM – VINASOY 2.6.1 Môi trường kiểm soát - Đội ngũ nhân sự: Điểm đáng lo Công ty đội ngũ nhân mảng marketing bán hàng Phần lớn họ nhân viên Công ty đào tạo, khó đòi hỏi họ tính sáng tạo đột phá mạnh mẽ Công ty luân phiên công việc Việc đánh giá xử phạt nhân viên chủ yếu dựa vào cảm tính Sự kiêm nhiệm chức làm đe dọa đến mục tiêu bảo vệ tài sản hệ thống kiểm soát nội Hệ thống qui chế kiểm soát chưa thực hữu hiệu đơn vị lại chưa thành lập phận kiểm toán nội 2.6.2 Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền - Khi lập lệnh bán hàng, nhân viên bán hàng tham chiếu số lượng tồn kho giao hàng thành phẩm Nhưng không đối Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 15 chiếu với kế hoạch sản xuất, nên có khả chấp nhận ngày nhận giao hàng với số lượng mà bên sản xuất không đáp ứng - Công tác thẩm định khách hàng mang tính hình thức, chưa thực nghiêm túc - Công tác tính doanh thu không kiểm tra chặt chẽ, nhân viên tính doanh thu người kiểm tra, không thực việc kiểm tra chéo - Công ty chưa có phận thu tiền độc lập Hiện tại, nhân viên vừa trực tiếp bán hàng vừa trực tiếp thu tiền dễ dẫn đến gian lận xảy - Công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi sổ kế toán toán tiền mặt thủ quỹ thực vào cuối tháng đột xuất - Hiện tại, kế toán ngân hàng đồng thời người đối chiếu xác nhận số tiền với ngân hàng Điều vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Việc tuân thủ thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương 2, luận văn khái quát đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đồng thời phân tích thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam, qua đánh giá làm rõ khâu kiểm soát sơ hở, lỏng lẻo, chưa đáp ứng mục tiêu kiểm soát nhằm làm sở để đưa giải pháp tăng cường kiểm soát chương Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 16 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM - VINASOY 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Một là: Cần có thay đổi chế quản lý cho phù hợp để cạnh tranh với đơn vị thành viên khác Tổng Công ty Hai là: Để đứng vững môi trường cạnh tranh, thích ứng với điều kiện kinh doanh mang tính quốc tế Hệ thống kiểm soát nội với tư cách công cụ quản lý kinh tế cần đổi hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quốc tế Ba là: Tăng cường công tác kiểm soát nội nhằm nâng cao chất lượng quản lý vấn đề cần thiết để đơn vị tiếp tục phát triển 3.2 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM – VINASOY 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát a Cơ cấu tổ chức phân chia trách nhiệm hợp lý Thiết kế cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc phận Sự phân chia trách nhiệm cần phải tôn trọng nguyên tắc ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm tách biệt chức b Chính sách nhân lực nhân viên - Hoàn thiện sách nhân công ty: Để hệ thống KSNB hữu hiệu công ty cần phải xây dựng sách tuyển dụng nhân cụ thể cho vị trí làm việc Bộ phận nhân công ty cần góp phần đào tạo nhân viên có lực, giảm nguy phát sinh sai sót gia tăng mức độ hiệu nghiệp vụ thực Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 17 Định kỳ luân phiên công việc thành viên phận phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bị ngưng trệ nhân viên phụ trách nghỉ việc đột xuất Ngoài phúc lợi cho nhân viên, công ty cần quan tâm đến phúc lợi cho người nhà nhân viên - Xây dựng quy định xử phạt nghiêm nhân viên vi phạm quy định mà công ty ban hành: c Tăng cường công tác kế hoạch Việc xây dựng kế hoạch giúp đơn vị kiểm soát trình tự tiến độ thực công việc dự kiến trước vấn đề trở ngại xảy gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Đối với kế hoạch khuyến đơn vị nên xây dựng chương trình khuyến thời gian khuyến từ đầu năm đầu quí gửi kế hoạch cho nhà phân phối để tránh trường hợp khuyến chồng chéo, trùng lắp Bên cạnh việc xây dựng kế hoạch kinh doanh hướng, đơn vị phải lập Bảng phân công công việc cụ thể cho cá nhân, phận d Tổ chức phận kiểm toán nội Công ty nên thành lập tổ kiểm toán nội độc lập với phòng ban công ty Tổ kiểm toán nội tổng giám đốc công ty bầu để kiểm tra việc vận hành hệ thống KSNB ban hành Với quy mô công ty nay, số lượng thành viên phận kiểm toán nội nên từ – người, người có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh tài Tổ kiểm toán nội có quyền kiểm tra, giám sát tất hoạt động phận khác công ty, có trách nhiệm phát sai phạm, gian lận xảy phận báo cáo với ban giám đốc để kịp thời có biện pháp xử lý Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 18 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Hoàn thiện chứng từ trình tự luân chuyển chứng từ - Để tạo điều kiện cho việc tra cứu, kiểm tra, kiểm soát dễ dàng đồng thời tránh thất lạc chứng từ, hợp đồng cung cấp sản phẩm cần đánh số liên tục; Hoá đơn cần đánh số thứ tự liên tục trùng với Bảng kê chi tiết - Trên Bảng kê chi tiết Hóa đơn cần bổ sung thêm nội dung Tiền khuyến mãi, chiết khấu.nhằm thông báo cho khách hàng biết số tiền khuyến mãi, chiết khấu khách hàng hưởng, tránh trường hợp nhân viên gian lận tiền khuyến khách hàng Đơn vị cần qui định rõ thời hạn hoàn thành việc cập nhật số liệu lập báo cáo theo ngày, theo tuần để phục vụ cho việc tổng hợp số liệu đơn vị kịp thời Đồng thời đơn vị phải có biện pháp xử lý đủ mạnh trường hợp chậm trễ, gây cản trở tiến độ hoàn thành công việc đơn vị b Cải tiến hệ thống báo cáo bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam - VinaSoy cần lập thêm số báo cáo tình hình thu tiền theo tuần nhằm giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh thu tiền đơn vị để có hướng đạo kịp thời 3.2.3 Hoàn thiện kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Hoàn thiện kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận xử lý Đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng phòng NVKD nên thiết kế lại mẫu Đơn đặt hàng phù hợp với đặc điểm công ty NVKD cử nhân viên làm nhiệm vụ tiếp nhận Đơn đặt hàng khách hàng Sau đó, tiến hành phân loại Đơn đặt hàng theo hình Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 19 thức đánh số thứ tự, ghi vào sổ theo dõi Đơn đặt hàng, chuyển cho phận liên quan xử lý Sau khi, Đơn đặt hàng xử lý xong chuyển lại cho nhân viên tiếp nhận Đơn đặt hàng ban đầu để thông báo cho khách hàng Tiếp đó, Đơn đặt hàng duyệt chuyển cho nhân viên bán hàng phụ trách khu vực liên quan tiến hành xuất Hóa đơn GTGT để chuẩn bị giao hàng cho khách hàng - Khi lập lệnh bán hàng, phận bán hàng phải vào kế hoạch sản xuất nhập kho thành phẩm * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát công tác thẩm định khách hàng Công ty cần phải thành lập tổ thẩm định khách hàng độc lập với phận bán hàng * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát lập Hóa đơn bán hàng giao hàng Khi Đơn đặt hàng duyệt đồng ý bán hàng, nhân viên bán hàng phòng nghiệp vụ kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho trưởng phòng NVKD ký duyệt, nhân viên bán hàng chuyển đến kho để làm thủ tục giao hàng cho khách hàng Thủ kho vào Phiếu xuất kho duyệt kiểm tra đúng, hợp lý, hợp lệ xuất kho hàng theo nội dung Khi xuất hàng xong thủ kho ghi số lượng hàng thực tế xuất kho vào Phiếu xuất kho Thủ kho người nhận hàng ký vào Phiếu xuất kho Sau xuất kho xong, thủ kho vào số lượng thực tế Phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, thẻ kho mở cho mặt hàng Sau xuất kho hàng xong, dựa số hàng thực tế xuất kho nhân viên bán hàng phòng NVKD tiến hành xuất Hóa đơn GTGT * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng Để khắc phục hạn chế trên, công ty nên trang bị, sử dụng phần mềm quản lý thống nhất, có kết nối trực tuyến phòng ban Cần Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 20 phân quyền cụ thể, rõ ràng đến phận, nhân viên sử dụng phần mềm Bên cạnh đó, công ty nên quy định việc ghi nhận doanh thu thực ngày, không nên để dồn vài ngày ghi - Công ty nên ban hành bảng giá bán thống có cập nhật lại định kỳ Công ty nên quy định 10 ngày đột xuất đến kiểm tra, đối chiếu việc ghi nhận doanh có đầy đủ, xác, kịp thời quy định không * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng Công ty cần đưa quy định xử phạt nghiêm nhân viên vi phạm quy định ban hành Đối với khách hàng, khoản chênh lệch số dư nợ với số dư nợ cho phép công ty tính lãi suất theo quy định dừng việc cung cấp hàng Kế toán công nợ phải lập bảng dư nợ vượt mức khách hàng cho trưởng phòng kế toán duyệt, sau gửi thông báo cho khách hàng yêu cầu khách hàng toán thời gian quy định Cuối tháng phận quản lý công nợ chốt danh sách khách hàng nợ tiền hạn để tổ chức thu róc nợ Để kiểm soát tượng chạy theo doanh thu phận bán hàng gây Cuối tháng, phòng kế toán việc lập báo cáo tình hình công nợ khách hàng, cần phải lập bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại theo địa điểm bán hàng * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng tiền mặt Trường hợp thu tiền trực tiếp từ khách hàng giao cho phận độc lập với phận bán hàng thu tiền, không cho phép nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp khách hàng Cuối tháng đột xuất kế toán tiền mặt tiến hành kiểm kê đối chiếu số liệu sổ kế toán tiền mặt với số liệu sổ quỹ thủ Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 21 quỹ Công ty cần quy định cuối ngày kế toán tiền mặt thủ quỹ phải tiến hành đối chiếu, kiểm tra yêu cầu thủ quỹ phải để số dư tồn quỹ tối đa cuối ngày, số lại phải nộp vào tài khoản ngân hàng công ty Sau kiểm tra thủ quỹ, kế toán tiền mặt trưởng phòng kế toán ký xác nhận Công ty cần ban hành quy định xử phạt nghiêm hành vi gian lận nhân viên thu tiền trực tiếp từ khách hàng hay thủ quỹ không nộp tiền vào tài khoản ngân hàng theo quy định * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng tiền gửi ngân hàng Thay đổi hình thức thu tiền: Đơn vị nên khuyến khích khách hàng trả tiền qua thẻ ATM, nhờ thu qua ngân hàng, uỷ nhiệm chi, hình thức giảm rủi ro gian lận thu nộp tiền thu ngân viên Đơn vị phối hợp với ngân hàng thực chương trình khuyến cho khách hàng cách giảm % số tiền khách hàng nộp qua thẻ ATM, nhằm khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ toán b Tăng cường kiểm soát việc thực sách tiêu thụ + Áp dụng sách chiết khấu linh hoạt cho đại lý theo tiêu chuẩn khác chiết khấu 1,5%/ tiêu khoán + Hỗ trợ chi phí vận chuyển cho nhà phân phối đến khách hàng vùng sâu, vùng xa + Chế độ khen thưởng rõ ràng cho nhà phân phối cấp đạt kết tốt kỳ kinh doanh + Thường xuyên tổ chức hội nghị khách hàng theo vùng, miền tăng thêm thời lượng, nội dung chương trình + Hỗ trợ cho nhà phân phối bảng hiệu có ghi rõ địa chỉ, logo, hình ảnh sản phẩm Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 22 + Theo dõi, giám sát chặt chẽ nhà phân phối doanh số bán, khả toán, khả chiếm lĩnh thị trường… để đánh giá hiệu thành viên áp dụng biện pháp đãi ngộ cho phù hợp KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương 3, luận văn nêu lên số giải pháp cụ thể để khắc phục hạn chế tồn nhằm tăng cường kiểm soát bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 23 KẾT LUẬN Trước xu hội nhập phát triển kinh tế, doanh nghiệp Việt Nam cần phải trọng công tác quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đạt hiệu cao, tăng cường sức cạnh tranh bước khẳng định vị lĩnh vực Để làm điều đó, doanh nghiệp cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm đảm bảo xác thông tin tài doanh thu, chi phí…làm để đưa định kinh doanh hợp lý Chính kiểm soát nội ngày trở nên quan trọng thiếu công tác quản lý doanh nghiệp Để doanh nghiệp sản xuất sữa đứng vững, phát triển khẳng định vị thị trường việc nhanh chóng thay đổi chiến lược phát triển tăng cường công tác quản lý việc làm cần thiết doanh nghiệp doanh nghiệp sản xuất sữa Nhận thức tầm quan trọng đó, luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn từ tìm giải pháp để tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam - VinaSoy Trong khuôn khổ phạm vi mục đích nghiên cứu, luận văn giải vấn đề sau: Thứ nhất, luận văn trình bày lý luận kiểm soát nội đồng thời hệ thống làm rõ lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Thứ hai, luận văn sâu nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam - VinaSoy từ đánh giá rõ hạn chế tồn kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị cần phải khắc phục Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 24 Thứ ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam - VinaSoy, luận văn đưa giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam Footer Page 26 of 126 ... GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM - VINASOY 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Một... tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam - VinaSoy, luận văn đưa giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Sữa Đậu Nành Việt. .. tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền * Thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng - Kiểm soát tiếp nhận xử lý Đơn đặt hàng: - Kiểm soát lập