HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH bán HÀNG và THU TIỀN tại CÔNG TY cổ PHẦN THỦY sản 584 NHA TRANG

Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế đang chuyển biến mạnh, sự hợp tác kinh tế giữa các quốc gia diễn

ra nhanh như vũ bảo Các doanh nghiệp và tập đoàn kinh tế hoạt động càng sôi nổi hơn để đạt được mục tiêu lợi nhuận

Cùng với sự phát triển nhanh, liên tục của các tập đoàn kinh tế là sự gia tăng mạnh mẽ các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB)

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh Và giải quyết những vấn đề này, liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý thiết lập ra có phù hợp với chu trình này không Vai trò của KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế

Đó chính là lý do em đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của

mình Đề tài mang tên: “HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG”

2 Mục tiêu của đề tài

- Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền

- Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang

- Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối

với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang

- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang làm

nghiên cứu

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp chi tiết, phương pháp so sánh đối chiếu và các phương pháp khoa học khác

5 Kết quả nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang Đề tài có được các kết quả sau:

- Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền tại các doanh nghiệp

- Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB, KSNB chu trình

bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang

- Thứ ba, đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB, KSNB chu trình bán hàng và

thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang

Kiểm toán nói chung và kiểm soát nội bộ nói riêng, mặc dù đã xuất hiện ở nước ta hơn mười năm qua song vẫn còn đang là vấn đề mới mẻ đối với thực tế hoạt động ở các doanh nghiệp xét trên bình diện rộng Đối với bản thân em, khi nghiên cứu về vấn đề này do kiến thức hạn chế và kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế toán còn ít nên gặp nhiều khó khăn Chính vì vậy, qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với cô giáo Th.S Nguyễn Thị Thu Hà cùng tập thể các cô chú, anh chị phòng kế toán Công ty vì sự tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này !

Nha trang, tháng 06 năm 2011

Sinh viên thực hiện

Vương Thị Khánh Chi

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Bất cứ mọi hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu: xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động Công việc trên được gọi là Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB)

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm và chức năng của Hệ thống KSNB

1.1.1.1 Khái niệm Hệ thống KSNB

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp

* Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

+ Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy

+ Sự tuân thủ các luật lệ và quy định

° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành

° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội

bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

* Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC):

Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị

+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

+ Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý

+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý

° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản

vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị

hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng có thể xảy ra tương tự

° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy

kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

° Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức Cụ thể

hệ thống KSNB cần:

٭ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp

٭ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

٭ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

° Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý

Gồm có hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, kiểm soát Trong

đó chức năng kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị bởi các lý do sau:

- Điều kiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả

- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và các chế độ quản lý được thực hiện đúng và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối phó hợp lý

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh

- Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu có liên quan

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp:

Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một hoạt động hoàn toàn mới mẻ Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế

tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên

Thực tiễn cho thấy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện Vì vậy

mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên của WTO Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng lớn Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế

Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao Những đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và hữu hiệu Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB

Hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm toán nội bộ Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:

 Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý

Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo Nếu các nhà quản lý không tỏ ra quan tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không

thể xem nó thật sự quan trọng nhất Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị,

tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát

 Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ và xây dựng các phương pháp ủy quyền Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức

 Sự trung thực và các giá trị đạo đức

Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn chế Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của mình

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các

bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát

và giám sát các hoạt động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp

 Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức

 Kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, tiền… Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định

kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý

 Thành lập Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị Các thành viên này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và quyền hạn như nhau:

+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty

+ Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập BCTC

+ Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với

họ

+ Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc

 Các yếu tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát

cụ thể Các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát được tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị không thể thực hiện được Để giới hạn rủi ro ở mức có thể chấp nhận được, nhà quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro thì mới có thể kiểm soát được rủi ro

 Xác định mục tiêu của đơn vị

Nó không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều tiên quyết để đánh giá rủi ro Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng hay không là phụ thuộc vào sự tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị Xác định mục tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược, chỉ tiêu cần đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

 Nhận dạng rủi ro

Rủi ro tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể Ảnh hưởng toàn đơn vị có thể do sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự thay đổi trong chính sách của Nhà Nước…Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể phát và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi ảnh hưởng tới toàn đơn vị Có nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro như phân tích các dữ liêu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động

 Phân tích và đánh giá rủi ro

Đây là một công việc phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm những bước sau đây:

+ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của đơn vị + Xem xét khả năng xảy ra rủi ro

+ Những biện pháp có thể ứng dụng để đối phó với rủi ro

Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hay yếu kém từ chính hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm có nghĩa là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc

Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng Đồng thời giảm cơ hội

cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu giếm sai phạm của mình Sau đây là một số chức năng cần phải tách biệt:

- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán: Có nghĩa là nhân viên bảo quản tài sản không được làm nhiệm vụ ghi chép, lưu giữ sổ sách kế toán của tài sản

đó, nếu kiêm nhiệm sẽ tạo cơ hội cho nhân viên sử dụng tài sản vì lợi ích bản thân, điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người có quyền phê chuẩn không được kiêm bảo quản tài sản vì có thể tham ô luôn tài sản

đó

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Để đảm bảo sự chính xác của thông tin

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Cần đảm bảo 2 nguyên tắc:

- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách

- Việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn

Chứng từ và sổ sách là những bằng chứng tài liệu mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp Có chứng từ chỉ luân chuyển trong nội bộ nhưng cũng có chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa công ty với khách hàng, với cơ quan quản lý nhà nước.Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, hợp lý, tất cả tài sản đều được kiểm soát, các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác, không bỏ sót nghiệp vụ nào

- Chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng để trách thất lạc

- Ngoài những chứng từ bắt buộc do bộ tài chính quy định có mẫu sẵn có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập phải đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, có thể sử dụng cho nhiều công cụ khác nhau để giảm bớt số lượng chứng từ trong đơn vị

- Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm

càng tốt

- Chứng từ chỉ luân chuyển qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ được

xử lý nhanh chóng và chuyển đến bộ phận tiếp theo để đảm bảo công tác hạch toán được liên tục, cung cấp thông tin báo cáo đúng hạn định

- Sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang, có chữ ký của ngưởi kiểm soát

và có đóng dấu giáp lai Lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán phải khoa học, an toàn

* Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ

Trên cơ sở các quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các quy định của từng đơn vị mà những người có thẩm quyền sẽ phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế xảy

ra trong đơn vị mình Do đó, nếu không có sự thông đồng thì phê chuẩn sẽ là một công cụ đắc lực để hạn chế gian lận Có 2 loại phê chuẩn:

- Phê chuẩn chung: Là việc xây dựng, ban hành các chính sách cho toàn đơn

vị Nhân viên cấp dưới căn cứ vào chính sách đó đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách nêu ra

- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp nhà quản lý xét duyệt riêng cho từng nghiệp

vụ

 Kiểm soát vật chất

Kiểm soát vật chất là những thủ tục để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin của đơn vị Được thể hiện rõ qua nhiệm vụ của thủ kho, thủ quỹ Định kỳ thủ kho phải kiểm kê số lượng sản phẩm đối chiếu với kế toán vật tư giúp kiểm soát về số lượng, chất lượng và giá trị hàng trong kho

 Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân bộ phận khác với cá nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ và tiếp tục cố ý làm sai nếu như không có người khác kiểm tra, đánh giá công việc của

họ Hiệu quả của thủ tục này sẽ giảm đi nếu người kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lí do gì

 Phân tích rà soát lại việc thực hiện

Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan, xem xét trong mối quan hệ

tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.Thủ tục này giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị hiệu quả không

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là một nhân tố không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua thủ công hoặc kết hợp cả hai miễn là đảm bảo yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác, và truy cập thuận tiện

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của truyền đạt thông tin

Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào là các sự kiện kinh tế biểu hiện dưới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán Hệ thống thông tin kế toán gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau Hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hai bộ phận này thường sử dụng chung phần lớn dữ liệu đầu vào nhưng quá trình xử lý dữ liệu đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau

Các mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được:

- Tính có thực: Chỉ ghi chép các nghiệp vụ , số liệu có thực

- Sự đánh giá: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị

- Sự phê chuẩn: Các nghệp vụ, chứng từ liên quan đều phải được phê duyệt đúng nguyên tắc

- Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán

- Đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời, đúng

kỳ, đúng niên độ kế toán

- Sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đúng đắn ở các

• Hệ thống sổ sách kế toán:

Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, phân loại, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách khoa học đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ, truy cập chứng từ

• Hệ thống báo cáo kế toán:

Được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị Hệ thống báo cáo có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị

1.1.3.5 Giám sát:

Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Từ đó xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết

kế hay không và có cân điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị

- Giám sát định kỳ: Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp, xem các báo cáo hoạt động

- Giám sát thường xuyên: Thực hiện hiện thông qua các cuộc kiểm toán định

kỳ do kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán viên độc lập thực hiện

1.1.4 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Hạn chế xuất phát từ bản thân con người như vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai nghiệp vụ

- Hạn chế xuất phát từ sự thông đồng

- Hạn chế từ yêu cầu nhà quản lý là chi phí nhỏ hơn lợi ích

- Hạn chế từ việc kiểm tra chỉ tập trung ở sai phạm biết trước hoặc thường xuyên và bỏ qua những sai phạm bất thường

- Hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện hoạt động doanh nghiệp thay đổi

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung, rủi ro chủ yếu, mục tiêu kiểm soát và thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.1.1 Nội dung chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định các quá trình cần thiết cho

sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán Chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp sản xuất thường có các bước công việc như sau:

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

- Triển khai sản xuất đơn đặt hàng

- Xuất kho vận chuyển và bốc xếp hàng hóa

- Lập hóa đơn bán hàng

- Ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu

- Thu tiền

1.2.1.2 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền

ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:

٭ Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không

có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp

٭ Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán

٭ Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng

٭ Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng

٭ Xuất hàng khi chưa cho phép

٭ Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng

٭ Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

٭ Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

٭ Ghi sai khách hàng thanh toán

٭ Không nộp tiền thu được cho đơn vị

1.2.1.3 Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng và thu tiền

a) Đối với nghiệp vụ bán hàng

Bảng 1: Mục tiêu kiểm soát cụ thể nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ

1 Doanh thu bán hàng đã ghi sổ

là có căn cứ hợp lý (tính có căn

cứ hợp lý)

- Căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển (nếu có) và các đơn đặt hàng đã phê chuẩn

- Các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ

2 Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ hướng vào

phê chuẩn và cho phép một cách

3 Các nghiệp vụ tiêu thụ đều

được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ)

- Các chứng từ đều được đánh số và ghi chép đầy đủ bởi nhân viên kế toán

4 Doanh thu đã được tính toán

đúng và ghi sổ chính xác (sự

đánh giá)

- Kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn quá trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán

- Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ

5 Các nghiệp vụ tiêu thụ được

phân loại đúng đắn (sự phân

- Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng

từ và ghi sổ kế toán theo thời gian

7 Các nghiệp vụ tiêu thụ được

ghi chép và cộng dồn đúng đắn(

tính chính xác)

- Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu

- Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại việc tính toán

b) Đối với nghiệp vụ thu tiền:

Bảng 2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể đối với nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ

1 Đảm bảo cho các khoản

2 Tiền mặt thu được đã ghi

đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký

thu tiền ( tính đầy đủ)

- Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người giữ tiền và người ghi sổ

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước

- Trực tiếp xác nhận việc thu tiền

3 Khoản tiền chiết khấu đã

được xét duyệt đúng đắn,

phiếu thu tiền được đối chiếu

và ký duyệt (sự phê chuẩn)

- Duyệt các khoản chiết khấu

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

4 Các khoản tiền thu đã ghi

sổ và đã nộp đều đúng với giá

5 Các khoản thu tiền đều

được phân loại đúng (sự phân

loại)

- Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền

- Chú ý định khoản

6 Các khoản thu tiền ghi

đúng thời gian (tính kịp thời)

- Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và vào sổ

- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập

quỹ

7 Các khoản thu tiền ghi

đúng vào sổ quỹ, sổ cái và

1.2.2 1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận, ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Thông thường có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình này: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3)Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp

vụ kế toán Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

 Nhận và xử lý đơn đặt hàng

Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu Sau đó, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng

Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng:

- Đặt hàng là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại,

số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán…

- Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt Sau khi được chấp

thuận, một liên gởi cho bộ phận gởi hàng làm căn cứ đóng gói hàng, cho khách hàng một liên để xác nhận đặt hàng được chấp nhận, một liên cho bộ phận kế toán, một liên cho bộ phận lập hóa đơn để thông báo về lệnh bán hàng

 Giao hàng cho khách

Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng Bộ phận gởi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa chỉ đã định.Trước khi tiến hành đóng gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng

 Lập hóa đơn

Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn Khi đã có đầy đủ chứng từ, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyển sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua Chứng từ này bao gồm các thông tin như tên mặt hàng, đơn vị tính, số tiền,…một liên giao cho khách hàng, một liên đưa cho kế toán làm căn cứ ghi sổ, liên còn lại lưu tại bộ phân lập hóa đơn

 Nhận tiền thanh toán

Sau khi nhận được hàng khách hàng sẽ gửi check thanh toán và giấy báo trả tiền Bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê, rồi chuyển check sang cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu

Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thủ quỹ tiến hành thu tiền, viết số tiền thu được vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ tiền mặt

Nếu khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng thì thủ quỹ chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu giảm số tiền bằng với số tiền khách hàng đã thanh toán

 Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu

Hàng hóa bị trả lại khi lượng hàng cung cấp cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu, vi phạm hợp đồng Trong trường hợp này bộ phận nhận hàng

tiến hành nhận hàng và lập biên bản giao nhận hàng trả lại Sau đó căn cứ vào hóa đơn và biên bản giao nhận hàng trả lại lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại Căn cứ vào bộ chứng từ về lô hàng trả lại kế toán giảm phải thu khách hàng, tăng hàng bán trả lại, giảm thuế

Trường hợp doanh nghiệp không thu được nợ thì căn cứ vào bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, giám đốc ký duyệt xóa nợ phải thu Kế toán ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ cho khách hàng

1.2.2.2 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền

a Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

• Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng:

Điều này phụ thuộc rất lớn vào chính sách bán hàng tín dụng của công ty và sự hiểu biết của chúng ta về khách hàng đó Khi chuyển lên cấp trên một bản đơn đặt hàng để xét duyệt có nên chấp nhận đơn đặt hàng này không, cấp trên sẽ đưa ra quyết định dựa vào thông tin do kế toán công nợ cung cấp, dựa vào chính sách bán hàng của công ty, xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ của khách hàng không cũng như tình hình của công ty hiện nay có cho phép bán chịu hay không Từ đó sẽ ra quyết định có chấp nhận bán chịu hay không

Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng là công việc kiểm soát nội bộ thường thấy và tập trung vào ba điểm chủ yếu sau:

- Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy

• Phân chia trách nhiệm:

Phân chia trách nhiệm là công việc quan trọng trong kiểm soát nội bộ để ngăn ngừa gian lận và sai sót

Trong thực tế, chu trình bán hàng có nhiều nhân viên tham gia như: nhân viên nhận đơn đặt hàng, người xét duyệt, nhân viên bán hàng, nhân viên kho hàng, kế toán công nợ Do vậy mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về nghiệp vụ này Tuy nhiên, để có một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về các khoản thu và nghiệp vụ bán hàng thì đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Khi mức

độ phân nhiệm càng cao, càng hiệu quả thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau, do đó sẽ giảm thiểu được các hành vi gian lận đồng thời các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả

Chu trình bán hàng có thể được phân chia như sau:

- Xét duyệt bán chịu

- Lập lệnh bán hàng

- Xuất kho

- Gửi hàng đi

- Lập và kiểm tra hóa đơn

- Theo dõi thanh toán

- Xét duyệt hàng bán bị trả lại, hay giảm giá

- Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

Ví dụ: Chức năng bán hàng và chức năng duyệt bán chịu cần phân cách để ngăn chặn những tiêu cực phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán

• Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Trong thực tế có một số công ty muốn tăng uy tín của mình thì thường có xu hướng khai tăng doanh thu Do đó các công ty cần phải có một biện pháp kiểm soát cần thiết để đảm bảo chắc chắn rằng các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy

đủ, chính xác

Quá trình ghi sổ doanh thu phải dựa trên những chứng từ có thực như hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê chuẩn của khách

hàng.Việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng phải được thực hiện theo nguyên tắc cập nhật, càng gần ngày phát sinh càng tốt để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ và phải được ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác

Ngoài ra cần phải kiểm soát quá trình lập hóa đơn để giúp hạn chế được khả năng sai sót trong quá trình lập và vào sổ các chứng từ, hạn chế gian lận cố tình lập hóa đơn khống hay không vào sổ một nghiệp vụ bán hàng nào đó nhằm biển thủ các khoản thanh toán của khách hàng

Trường hợp khi khách hàng không hài lòng với hàng hóa, người bán thường chấp nhận sự trả lại hàng hóa hoặc cho hưởng chiết khấu trong giá đã tính Doanh thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ chính xác, nhanh chóng và dễ dàng theo dõi

• Quản lý việc bán hàng chịu

- Quản lý các khoản phải thu:

Trong giai đoạn này có những vấn đề chủ yếu cần quan tâm sau:

+ Kiểm soát độc lập tài khoản ghi khoản phải thu: Việc ghi chép các khoản phải thu được ghi bằng tay hay được nhập bằng máy tính Các bản ghi chép phải bí mật đặt biệt với những người bên ngoài và những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và tiền nhằm đảm bảo các khoản phải thu không bị ghi trội bằng cách ghi số

dư nợ không có thực hay không xóa những khoản nợ khó đòi

+ Vào sổ và kiểm soát ngay: Các chi phí mới phát sinh, các khoản nợ phát sinh trong quá trình thu tiền phải được ghi sổ hàng ngày làm cơ sở cho việc ghi nhận các thông tin mới nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của công ty

+ Cuối kỳ cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và các khoản còn phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng

- Xử lý các khoản phải thu:

+ Thu tiền: Khi thu được tiền từ khách hàng thì nợ sẽ được xóa Kiểm tra kiểm soát phải được thực hiện cho cả việc thanh toán các khoản phải thu và các trách

nhiệm về tiền Đồng thời cũng phải đảm bảo các khoản khấu trừ phải được tính toán đầy đủ

+ Sự điều chỉnh và khấu trừ: Khi khách hàng được giảm trừ một khoản tiền hoặc một khoản tín dụng do mua hàng với số lượng lớn thì phải dựa vào sự giảm trừ theo quy định, việc kiểm tra kiểm soát phải đảm bảo làm đúng theo quy định đó dựa trên đánh giá của người có chức năng trong giới hạn quyền hạn của mình

+ Xóa sổ các khoản nợ khó đòi: Nếu một vài khách hàng không thể trả được

nợ do nhiều nguyên nhân khác nhau, mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng trong việc đòi nợ thì không còn biện pháp nào hơn là xóa nợ Để bù lại các khoản mất mát đó, công ty phải lập dự phòng và việc xóa nợ phải được phép của những người có trách nhiệm trong công ty Mặc dù, các khoản nợ đã được xóa nhưng vẫn kiểm soát, theo dõi xem có thể thu được nợ hay không

b Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền

Trên thực tế, tiền là phương tiện giao dịch nhanh nhất và theo quan điểm về rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất Vì vậy càng dễ gặp rủi ro thì càng

phải bảo vệ và kiểm soát

• Quản lý và cất trữ tiền mặt:

Tiền là đối tượng dễ gặp phải rủi ro như cháy, trộm cắp hay bị thất thoát khác Để tránh những rủi ro trên thì cần có những phương tiện để bảo vệ tiền như:

- Tùy vào số lượng tiền hiện có và những rủi ro có thể bị gặp phải mà công ty

sử dụng loại hình bảo vệ cần thiết như sử dụng tủ, két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm

- Giữ tiền ở mức tối thiểu vì càng giữ nhiều tiền ở một nơi thì càng dễ gặp rủi

ro, mất mát đồng thời giữ lượng tiền lớn hơn mức cần thiết có nghĩa là làm mất mát một khoản thu tiềm năng do đồng tiền nhàn rỗi Do đó, giữ tiền ở mức tối thiểu là quan trọng cho lợi ích của công ty

* Tóm lại, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu sẽ giúp cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao Muốn vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với doanh nghiệp

mình đồng thời đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của

hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THỦY SẢN 584 NHA TRANG

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG 2.1.1 Giới thiệu về công ty

2.1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

Sau ngày thống nhất đất nước, Nhà Nước ta tiếp quản hệ thống kho chứa hàng

và để đàm bảo cho việc tiêu thụ sản phẩm thủy sản của ngư dân, phục vụ tốt nhu cầu đời sống của nhân dân Bộ Nội Thương đã cho thành lập Trạm Trung Chuyển

Thủy Sản

Năm 1977, nhu cầu về sản phẩm thủy sản ngày càng cao và lượng thủy sản đánh bắt được ngày càng nhiều Bộ Thủy Sản đã cho thành lập thêm trạm thủy sản Hai trạm này có chức năng như nhau và cùng làm nhiệm vụ trung chuyển thủy sản theo kế hoạch của nhà nước còn sản phẩm của công ty xuất ra là không đáng kể Năm 1986, theo quyết định của Hội Đồng Bộ Trưởng, hai trạm này được xác nhập lại trực thuộc Bộ Thủy Sản và vẫn làm nhiệm vụ như cũ

Năm 1987, Ủy Ban Kế Hoạch Nhà Nước quyết định đổi tên trạm thành Xí Nghiệp Thủy Sản Nha Trang trực thuộc Công Ty Thủy Sản Khu Vực II có nhiệm

vụ phân bổ đổi xăng dầu, ngu lưới cụ cho ngư dân, hợp tác xã khai thác của địa phương để lấy các sản phẩm của địa phương như nước mắm, cá khô…phân phối cho các tỉnh không có nguồn lợi thủy sản

Từ năm 1989 Nhà Nước không còn bao cấp, chuyển sang kinh tế thị trường nên công ty cũng chuyển đổi cơ cấu sản xuất kinh doanh sang tự sản xuất kinh doanh, tự tìm thị trường tiêu thụ

Năm 1991 công ty bắt đầu sản xuất các loại sản phẩm như cá khô, nước mắm, mắm nêm, mắm ruốc nhưng do nhu cầu thị trường về các loại sản phẩm cá khô, mắm nêm, mắm ruốc còn ít và quy mô của công ty chưa có khả năng phát triển tốt

các sản phẩm này Để phù hợp với năng lực của mình, công ty đã cắt giảm loại bỏ những sản phẩm không có hiệu quả, thực hiện chuyên môn hóa sản xuất mặt hàng nước mắm

Năm 2004, công ty Thủy Sản Khu Vực II bị phá sản nên công ty được chuyển sang trực thuộc Công Ty Xuất Nhập Khẩu Miền Trung

Với những nỗ lực không ngừng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, khai thác thị trường đã gíúp công ty từng bước xây dựng cho mình một thương hiệu riêng và ngày càng được người tiêu dùng biết đến Công ty liên tục được người tiêu dùng bình chọn là “ Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao” do báo Tiếp Thị Sài Gòn tổ chức và còn nhận được nhiều giải thưởng khác như: “ Thực phẩm chất lượng an toàn”, “ Cúp vàng thương hiệu và nhãn hiệu”, “ Cúp vàng thương hiệu Việt” Hiện nay, thị trường tiêu thụ của công ty rất rộng trải dài từ Bắc vào Nam

Ngày 02/03/2006 theo quyết định số 1287/ QD-BTS của Bộ Thủy Sản công ty

đã chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà Nước Xí nghiệp Thủy Sản Nha Trang trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung thành Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang

• Tên đầy đủ: Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang

• Tên giao dịch quốc tế: 584 Nha Trang Seaproducts Join – Stock Company

• Trụ sở chính: 584 Lê Hồng Phong – Nha trang – Khánh hòa

Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang có các chức năng sau:

* Thu mua, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nước mắm các loại

- Gia công chế biến theo yêu cầu của khách hàng

- Hoạt động đúng lĩnh vực đã đăng ký với cơ quan nhà nước

- Thực hiện vệ sinh, bảo vệ môi trường, an toàn lao động, an ninh trật tự

- Sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả, đảm bảo bù đắp chi phí và có lãi để tái sản xuất mở rộng, giải quyết thỏa đáng hài hòa giữa lợi ích tập thể và cá nhân trong quản lý điều hành sản xuất kinh doanh

c Vai trò

- Cung cấp sản phẩm nước mắm các loại cho địa phương và phân phối đến các tỉnh khác trong cả nước

- Tạo công ăn việc làm cho người lao động

- Đóng góp vào ngân sách địa phương và tham gia vào các hoạt động xã hội

2.1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công

Tuy nhiên, số lao động ký hợp đồng dưới 1 năm chiếm tỷ lệ tương đối cao do hoạt động của công ty mang tính mùa vụ Do gắn bó với công ty thời gian không lâu nên trách nhiệm của họ không cao, đòi hỏi các nhân viên phân xưởng, nhân viên

kỹ thuật phải thường xuyên kiểm tra

* Kỹ thuật và công nghệ

Nước mắm là sản phẩm truyền thống có từ lâu đời và đến nay vẫn chưa có gì thay đổi trong quy trình sản xuất Hiện nay công nghệ chủ yếu của công ty vẫn là thủ công theo phương thức cổ truyền.Các loại máy móc phục vụ trực tiếp cho sản xuất rất ít chủ yếu là máy trợ lực nhằm hạn chế lao động cho công nhân như máy bơm, động cơ khuấy đảo, máy phun

* Vốn

Trước đây công ty là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc nên làm cho hoạt động của công ty bị han chế Nhưng từ năm 2006 khi đã được cổ phần hóa đã giúp công ty linh động hơn trong huy động vốn làm ăn hiệu quả hơn

Đặc biệt vào mùa vụ cá lượng tiền mặt cần dùng cho thu mua nguyên liệu khá lớn Thêm vào đó do thời gian sản xuất dài đến 6 tháng nên dự trữ sản phẩm của công ty cũng lớn Đây là lí do vốn lưu động của công ty chiếm phần lớn

b Các nhân tố bên ngoài

* Khách hàng

Các khách hàng của công ty là các nhà buôn nước mằm như công ty TNHH Trường Phát, hệ thống các siêu thị Maximak, các nhà hàng khách sạn có tiếng tại Nha Trang như khách sạn Quê Hương, nhà hàng Đèn Lồng Đỏ… Trung bình hằng năm khách hàng lớn thường xuyên của công ty tiêu thụ đến 70% sản lượng bán ra Hiện nay công ty đã có đại lý phân phối khắp cả nước tập trung nhiều ở phía Bắc

* Nhà cung cấp

Nguồn nguyên liệu chủ yếu của công ty được thu mua từ các chủ nậu, ngư dân

ở một số địa phương khác nhau chủ yếu ở vùng Vạn Ninh, Cam Ranh, Nha Trang, Ninh Thuận, Bình Thuận Điều này cũng ảnh hưởng ít nhiều đến chất lượng nguyên liệu nhưng giúp công ty đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất

* Đối thủ cạnh tranh Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất nước mắm ra đời khá nhiều, nổi tiếng có nước mắm Phú Quốc, Phan Thiết Tại Nha Trang cũng có nhiều nhãn hiệu nước mắm Điều này đòi hỏi công ty phải chú trọng giữ hương vị của mình, không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh phát triển những sản phẩm thế mạnh và thu hẹp, cắt bỏ những sản phẩm không hiệu quả để cạnh tranh và đứng vững trên thị trường

* Môi trường tự nhiên Khánh Hòa có điều kiện tự nhiên rất thuận lợi cho nuôi trồng, chế biến thủy sản, đặc biệt phù hợp với điều kiện sinh sống và đặc tính của cá cơm, cá nục, những loại cá chính để sản xuất nước mắm Tuy nhiên hiện nay việc đánh bắt, khai thác thủy sản bừa bãi đang phá hủy môi trường sống của cá, giảm chất lượng nguyên liệu của công ty

2.1.2 Tổ chức quản lý và sản xuất tại công ty

Phân xưởng II (Bình thuận )

Hội đồng quản trị Ban kiểm soát

Ban giám đốc

b Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

- Hội đồng quản trị: Có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết mọi vấn

đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty; quyết định chiến lược phát triển của công ty; lựa chọn các phương án đầu tư; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; bổ nhiệm, cách chức, quyết định mức lương, thưởng của các cán bộ quản lý quan trọng và các quy định khác được nêu trong điều lệ công ty

- Ban kiểm soát: Thay mặt hội đồng cổ đông kiểm tra mọi hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trong quản

lý, kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo trước đại hội đồng cổ đông, thông báo với hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị trước khi kiến nghị, kết luận lên đại hội đồng cổ đông

- Ban giám đốc: Điều hành hoạt động hằng ngày của công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị,

bổ nhiệm, cách chức và quyết định lương của người của lao động trong công ty; kiến nghị về cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý trong nội bộ trong công ty và những quy định khác trong điều lệ công ty

- Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch kinh doanh và điều hành việc thực hiện kế hoạch, đảm nhiệm công việc tiêu thụ sản phẩm, quảng bá sản phẩm, tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, tìm kiếm thị trường mới Soạn thảo các hợp đồng kinh

tế và tư vấn cho giám đốc ký kết các hợp đồng

- Phòng tổ chức: Lưu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên trong công ty Tính lương cho từng người lao động, các hoạt động thi đua khen thưởng kỷ luật Có trách nhiệm đào tạo tuyển dụng, đào tạo lao động có năng lực và trình độ chuyên môn theo yêu cầu phát triển của công ty Phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết vấn đề lao động Tư vấn cho ban giám đốc trong việc sắp xếp, bố trí bộ máy nhân sự

- Phòng kỹ thuật: Quản lý và tư vấn cho giám đốc về quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu, áp dụng các phương pháp chế biến mới vào sản xuất

- Phòng kế toán: Tổ chức công tác kế toán, tài chính của công ty Thu thập, kiểm tra, ghi chép, các tài liệu kế toán Lập báo cáo tài chính theo quy định và kịp thời cung cấp thông tin vế tài chính kế toán của công ty cho cơ quan chức năng khi

có yêu cầu Giúp ban giám đốc quản lý và sử dụng hiệu quả vốn

- Phân xưởng: Căn cứ vào kế hoạch do phòng kinh doanh lập tiến hành tổ chức sản xuất Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra sản phẩm của công ty do đó trong quá trình sản xuất gặp phải khó khăn thì phải nhanh chóng báo lên bộ phận quản lý để

có hướng xử lý kịp thời hiệu quả Thường xuyên có sự giám sát của phòng kỹ thuật

để đảm bảo chất lượng sản phẩm Hiện nay, công ty có 2 phân xưởng:

* Phân xưởng 1: Đặt tại Nha Trang

* Phân xưởng 2: Đặt tại Phan Rí ( Bình Thuận)

Nhận xét: Công ty Cổ phần Thủy Sản 584 Nha Trang có quy mô vừa phải, cơ cấu tổ chức gọn gàng, chặt chẽ Các phòng ban phối hợp với nhau tương đối nhịp nhàng và hiệu quả trong hoạt động

2.1.2.2 Tổ chức sản xuất

a Sơ đồ tổ chức sản xuất

Hình 2: Sơ đồ tổ chức sản xuất taị công ty

Phân xưởng sản xuất

Bộ phận sản xuất chính

Sản xuất mắm chai Sản xuất nước mắm

Tổ thùng

A

Bộ phận sản xuất phụ

kỹ thuật là rất quan trọng để tạo ra sản phẩm có chất lượng Gồm 2 bộ phận:

* Bộ phận sản xuất chính: Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra sản phẩm cho công

* Bộ phận sản xuất phụ: Là bộ phận hỗ trợ cho bộ phận sản xuất chính được tổ chức thành một tổ chuyên bốc dỡ hàng khi xuất nhập kho, vận chuyển nguyên liệu, muối

Quản đốc phân xưởng dựa vào các chỉ tiêu cụ thể của kế hoạch sản xuất mà phân công nhiệm vụ sản xuất cụ thể cho từng tổ, từng người cụ thể để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, hoàn thành kế hoạch được giao

2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Hình 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán

- Kế toán trưởng: Tổ chức phân công công việc của từng nhân viên kế toán sao cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Chịu trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn công tác kế toán tài chính tại công ty theo đúng chế độ kế toán do nhà nước ban hành Hiện nay, tất cả các vấn đề liên quan đến cổ phần, cổ tức đều do kế toán trưởng đảm nhận

- Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ: Theo dõi, ghi chép việc thu chi tiền theo đúng mục đích Quản lý, theo dõi lượng tiền gửi tại ngân hàng Thủ quỹ có trách nhiệm thu chi trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi đã được ký duyệt

- Kế toán vật tư kiêm công nợ 331: Theo dõi công nợ phải trả của từng khách hàng Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư cho sản xuất, lập báo cáo thống kê khi có yêu cầu

- Kế toán hàng hóa kiêm công nợ 131: Theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng, theo dõi phần hàng hóa bán ra về số lượng, doanh thu, hàng bị trả lại

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí, giá thành, xác định kết quả kinh doanh, khai báo thuế,… Cuối kỳ lập báo cáo tài chính trình lên cho kế toán trưởng ký duyệt

* Quan hệ của phòng kế toán với các phòng ban khác trong công ty:

331

Kế toán hàng hóa kiêm công

nợ 131

Kế toán tổng hợp

Giữa phòng kế toán với các phòng ban khác trong công ty có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện mục tiêu chung của công ty Phòng kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho các phòng ban khác và ngược lại

- Với ban giám đốc:

Phòng kế toán cung cấp thông tin về tình hình tài chính của đơn vị, tham mưu cho giám đốc trong việc đưa ra các quyết định đầu tư có hiệu quả Đồng thời ban lãnh đạo công ty có thể giám sát công tác kế toán để đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành

- Với phòng tổ chức:

Phòng tổ chức là nơi quản lý toàn bộ nhân sự trong công ty, theo dõi, phân tích, tổng hợp, hiệu quả của người lao động để giúp ban lãnh đạo tổ chức cơ cấu lao động hợp lý, đề xuất thi đua khen thưởng cho các bộ phận Phòng tổ chức đảm nhận việc tính lương, thưởng và sau đó chuyển giao cho phòng kế toán để tập hợp chi phí

và chi lương

- Với phòng kinh doanh:

Kế toán ghi chép tổng hợp các số liệu thực tế về tình hình nhập xuất tồn vật tư, hàng hóa, cung cấp thông tin cho phòng kinh doanh để lập kế hoạch, định mức tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật, giá bán sao cho phù hợp để đảm bảo quá trình sản xuất và kết quả kinh doanh của công ty

- Với phân xưởng sản xuất:

Hàng tháng phân xưởng sản xuất lập báo cáo sản xuất trong kỳ gửi cho kế toán, trên cơ sơ đó kế toán tiến hành hạch toán chi phí

2.2.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang công tác kế toán được thực hiện kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy theo hình thức nhật ký chứng từ

Hình 4: Sơ đồ hạch toán kế toán tại công ty

Chú thích:

Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng

Ghi cuối quý Đối chiếu, kiểm tra

Báo cáo kế toán

Sổ chi tiết

Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán xử lý sơ bộ rồi nhập liệu vào máy (số lượng, giá trị, định khoản) Thông qua phần mềm kế toán, chứng từ, số liệu kế toán được sắp xếp một cách hệ thống

Cuối kỳ, kế toán tiến hành khóa sổ, phần mềm kế toán tự động cho ra các bảng

kê, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tài khoản, các báo cáo kế toán

Cùng với các thao tác trên máy, nhân viên kế toán vẫn phải ghi thủ công vào

sổ quỹ để đối chiếu với số liệu kế toán máy Phần mềm kế toán máy công ty sử dụng là phần mềm MISA

- Nhập số liệu từ các chứng từ vào phân hệ liên quan như phân hệ quỹ, ngân hàng, bán hàng, mua hàng, máy tính tự động phân tích đưa vào sổ sách báo cáo tương ứng

- Xem và in báo cáo tài chính theo quy định và yêu cầu quản lý

Hằng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, xử lý các nghiệp vụ, sau đó nhập dữ liệu vào máy Các dữ liệu này sẽ được máy

tự động kết chuyển Cuối tháng hay cuối quý sẽ cho ra báo cáo kế toán, sổ chi tiết,

sổ cái rồi đối chiếu với kế toán thủ công để đảm bảo độ chính xác

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG

2.3.1 Khái quát về hoạt động bán hàng – thu tiền tại công ty

2.3.1.1 Các phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty

Hiện nay, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường việc tiêu thụ được nhiều sản phẩm, thu hồi vốn nhanh là vấn đề tiên quyết để công ty đảm bảo được công việc kinh doanh ổn định Công ty đã áp dụng phương thức bán hàng và thanh toán đối với từng khách hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho bên mua sản phẩm có hình thức mua thích hợp từ đó giữ được những khách hàng thường xuyên và thu hút thêm những khách hàng mới

a Các phương thức bán hàng tại công ty

*Phương thức bán buôn (bán với số lượng nhiều): Phương thức bán buôn

hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp

để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra Hàng hóa được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán thường phụ thuộc vào khối lượng hàng bán

và phương thức thanh toán Trong bán buôn thường tiến hành theo các hình thức sau:

- Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng

- Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từ bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng người mua phải chịu

* Phương thức bán lẻ

Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Hàng hóa được bán với số lượng nhỏ, giá bán ổn định

b Phương thức thanh toán tại công ty

Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng Tuỳ theo từng chính sách bán hàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng theo các hình thức khác nhau:

- Mua hàng thanh toán ngay

- Ứng tiền trước khi mua hàng

- Mua hàng tín dụng

2.3.1.2 Nguyên tắc hạch toán doanh thu tại công ty

Công việc hạch toán doanh thu là công việc hàng ngày giữ vai trò rất quan trọng và đòi hỏi người kế toán phải cẩn trọng trong việc xác định giá trị thực thu và các khoản còn phải thu đối với từng khách hàng Sản phẩm tiêu thụ tại công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Do đó, khi viết hoá đơn bán

hàng phải ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán Doanh thu bán hàng được phản ánh theo số tiền bán hàng chưa có thuế GTGT Doanh thu được ghi nhận khi hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu từ phía công

ty sang khách hàng và khách hàng đã chấp nhận thanh toán Tại công ty, doanh thu được theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng được ký kết nhằm xác định đầy đủ chính xác kết quả sản xuất kinh doanh của từng hợp đồng

là 1,5 tháng Đối với các khách hàng khác thì công ty yêu cầu thanh toán ngay hoặc ứng trước và thanh toán ngay sau khi nhận hàng Tỷ lệ ứng trước là 20% giá trị đơn đặt hàng

2.3.2 Tổ chức chứng từ, sổ sách báo cáo phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

2.3.2.1 Tổ chức chứng từ phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

- Bản fax: Là chứng từ do người mua gửi tới Nó cung cấp thông tin cho công

ty về sản phẩm, số lượng, địa diểm giao hàng Đối với khách hàng quen đây được coi như đơn đặt hàng

- Catalogue: Là bảng mẫu về các loại sản phẩm do công ty lập giúp khách hàng biết rõ về bao bì, hình dáng chai, thể tích, kí hiệu, số lượng trong từng thùng, hộp Thường được gửi kèm bảng báo giá cho những khách hàng mới

- Bảng giá bán lẻ tại cửa hàng bán lẻ: Là chứng từ do phòng kinh doanh lập để cung cấp thông tin về giá bán cho khách hàng mua lẻ Trên bảng này có ghi cụ thể tên mặt hàng, ký hiệu, giá bán theo dạng thùng, cặp, chai

- Bảng giá bán buôn: Là chứng từ do công ty lập Cách trình bày cũng giống bảng giá bán lẻ chỉ khác ở chỗ bán buôn khách hàng ở nhiều khu vực khác nhau, mỗi khu vực công ty có một bảng giá riêng

- Hợp đồng mua bán: Thường do công ty lập sau khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản mua bán Chứng từ này là căn cứ pháp lý để hai bên thực hiện trách nhiệm của mình, vừa chứa đựng quy định xử phạt nếu một trong hai bên vi phạm

- Lệnh xuất hàng: Là chứng từ do phòng kinh doanh lập làm 3 liên, dùng trong nội bộ Giao thủ kho để chuẩn bị hàng, giao cho người vận tải để làm cơ sở giao hàng, 1 liên lưu Phải có chữ ký của thủ kho và nhân viên lập

- Bảng kê bán lẻ: Là chứng từ do nhân viên bán hàng lập để tổng hợp lượng hàng đã bán ra, lượng tiền thu trong ngày, lượng hàng còn lại tại cửa hàng vào thời điểm cuối ngày Được lập làm 2 bản: 1 bản nhân viên bán lẻ giữ, 1 bản chuyển lên cho kế toán thanh toán làm cơ sở lập phiếu thu và thu tiền đối chiếu với bảng kê

- Hóa đơn GTGT: Là chứng từ xác định quyền sở hữu các hàng hóa dịch vụ đã chuyển cho người mua và người mua có nghĩa vụ thanh toán Do phòng kinh doanh lập làm 3 liên Chứng từ này bao gồm các thông tin như tên khách hàng, tên hàng hóa, số lượng, giá cả, thành tiền

- Phiếu thu: Là chứng từ do kế toán thanh thoán lập gồm 3 liên Một liên đưa cho khách hàng nếu khách hàng đến thanh toán tiền trực tiếp, nếu do nhân viên cửa hàng nộp tiền lên thì đưa cho nhân viên đó làm căn cứ đã nộp tiền Một liên để thủ quỹ ghi vào sổ Một liên lưu tại cuống Cả 3 liên đều phải có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc

- Giấy báo có: Là chứng từ do ngân hàng chuyển cho công ty Chứng từ này giúp kế toán ghi chính xác người trả tiển, số tiền trả và nội dung thanh toán

- Biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu công nợ: Là chứng từ

do công ty lập làm 2 bản, giao cho người vận tải chuyển cho khách hàng ký vào cả

2 bản, mỗi bên giữ 1 bản Dùng để xác nhận khách hàng đã nhận hàng hay chưa, số

dư nợ sau mỗi lần giao dịch