Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần kim khí miền trung

Trang 1

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Hữu Phú

MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN 1

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP .1

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 1

1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nôi bộ 2

1.1.3.1 Mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội bộ 2

1.1.3.2 Mục tiêu chi tiết đối với công tác kế toán 3

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 3

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 3

1.1.4.2 Hệ thống kế toán 5

1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát 6

1.1.5 Kiểm soát nội bộ trong điều kiện áp dụng máy vi tính 8

1.1.5.1 Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu 8

1.1.5.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu 9

1.1.5.3 Kiểm soát thông tin đầu ra 9

1.1.6 Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền 10

1.2.2 Các tài khoản liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền 10

1.2.3 Chứng từ và sổ sách kế toán thường được sử dụng 11

1.2.3.1 Chứng từ kế toán thường được sử dụng 11

1.2.3.2 Sổ sách kế toán thường được sử dụng 11

1.2.4 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền 11

1.2.5 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng – thu tiền 13

1.2.5.1 Rủi ro bán hàng 13

1.2.5.2 Rủi ro về tiền 14

1.2.5.3 Rủi ro về ghi sổ kế toán 14

1.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘ BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN ……….14

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền 14

1.3.1.1 Nghiệp vụ bán hàng 14

1.3.1.2 Nghiệp vụ thu tiền 15

1.3.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 16

1.3.2.1 Kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng 16

1.3.2.2 Phê chuẩn việc bán chịu 16

1.3.2.3 Xuất kho hàng hóa 17

1.3.2.4 Chức năng gửi hàng 17

1.3.2.5 Lập hóa đơn 17

1.3.2.6 Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán 17

1.3.2.7 Chuẩn y hàng bán bị trả lại, giảm giá và chiết khấu thương mại 18

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 2

1.3.2.8 Trích lập dự phòng 18

1.3.2.9 Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được 18

PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 19

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 19

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung 19

2.1.1.1 Quá trình hình thành của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung 19

2.1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung 20

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung 22

2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động, kinh doanh của Công ty 22

2.1.2.2 Chức năng 23

2.1.2.3 Nhiệm vụ 23

2.1.3 Đặc điểm bộ máy tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung 23

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty 23

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban .24

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung 25

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Kim Khí Miền Trung 25

2.1.4.2 Hình thức kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung 27

2.1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Kim khí Miền Trung 29

2.2.1.1 Môi trường kiểm soát của chu trình bán hàng – thu tiền 32

2.2.1.2 Hệ thống thông tin kế kế toán chu trình bán hàng - thu tiền phục vụ nhu cầu KSNB tại Công ty 34

2.2.2.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 39

a Kiểm soát hoạt động bán hàng 39

b Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 42

c Kiểm soát nợ phải thu khách hàng 44

d Xử lý các khoản nợ 45

PHẦN III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 49

3.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG 49

3.1.1 Ưu điểm 49

3.1.2 Vấn đề còn tồn tại 49

Trang 3

3.2 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU

TIỀN TẠI CÔNG TY 50

3.2.1 Ưu điểm 50

3.2.1.2 Hệ thống kế toán 51

3.2.1.3 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 51

3.2.1.4 Kiểm soát việc cập nhật, kiểm tra chứng từ kế toán bằng máy vi tính 52

3.2.2 Những vấn đề còn tồn tại 52

3.2.2.2 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 53

3.2.2.3 Kiểm soát việc cập nhật, kiểm tra chứng từ kế toán bằng máy vi tính .54

3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY 55

3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 55

3.3.1.1 Cải tiến chính sách nhân sự 55

3.3.1.2 Thiết lập phòng Kiểm toán nội bộ 55

3.3.1.3 Hoàn thiện bộ phận Nghiên cứu thị trường .56

3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền 57

3.3.2.1 Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ 57

3.3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng 57

3.3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng 58

a Hoàn thiện công tác thẩm định khách hàng 58

b Hoàn thiện công tác đối chiếu xác nhận nợ với khách hàng 60

c Hoàn thiện báo cáo nội bộ kiểm soát nợ phải thu khách hàng 61

3.3.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng bằng tiền mặt 62

3.3.3 Hoàn thiện việc cập nhật, kiểm tra chứng từ kế toán bằng máy vi tính

64

3.3.4 Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng 65 KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 4

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

8 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

14 UBCKNN Ủy ban chứng khoán Nhà Nước

Trang 5

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 27 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại công ty 28

Bảng báo giá bán thép xây dựng của công ty vào ngày 39 07/01/2013

Báo cáo tình hình công nợ khách hàng 63

Trình tự luân chuyển chứng từ trong chu trình bán 48 hàng tại CTCP Kim khí Miền Trung

Trình tự luân chuyển chứng từ trong chu trình thu tiền 49 tại CTCP Kim khí Miền Trung

Trang 6

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã và đangmang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưngcũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức và rủi ro tiềm tàng Để vượt quanhững thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này, các doanh nghiệp không chỉbằng mọi cách áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạnghóa sản phẩm hay mở rộng kênh phân phối,…mà còn phải sử dụng các công cụ đểgiám sát và kiểm tra nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu năng của hoạt động sản xuấtkinh doanh Để thực hiện được những mục tiêu trong công tác điều hành và quản lý,các nhà quản trị cần đến sự trợ giúp của nhiều công cụ khác nhau Một trong những

công cụ được xem là hữu hiệu đó là “ Hệ thống kiểm soát nội bộ” Hiện nay, KSNB

đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệpvà tổ chức KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hiệu quả hơn các nguồn lực củadoanh nghiệp mình, góp phần hạn chế những rủi ro, xây dựng được một nền tảngquản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, phát triển của doanh nghiệp ởhiện tại cũng như trong tương lai.

Tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung, các nghiệp vụ bán hàng và thutiền diễn ra thường xuyên, với giá trị lớn cũng như hoạt động phân phối ngày càngmở rộng Nó đòi hỏi Công ty phải có sự quản lý chặt chẽ đối với chu trình này đểhàng bán đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, chu trình thu tiền gọn nhẹ, tiện lợinhưng đạt được hiệu quả cao nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp Vấnđề kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tạiCông ty là rất cần thiết Vì vậy, em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu để thực hiện đề

tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tạiCông ty Cổ phần Kim khí Miền Trung”

Khóa luận gồm 3 phần chính:

Phần I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Phần III: Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Em xin chân thành cảm ơn Nhà trường, các thầy cô giáo khoa Kế toán, thầy

Nguyễn Hữu Phú cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh, chị trong phòng Kế toán

-Tài chính Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho emhoàn thành khóa luận này

Trong thời gian thực hiện khóa luận, mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắngsong thời gian tiếp cận thực tế ngắn và kiến thức còn hạn chế nên khóa luận khôngtránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong sự thông cảm và đóng góp ý kiếncủa thầy cô để khóa luận hoàn thiện tốt hơn

Đà Nẵng, ngày 22 tháng 04 năm 2013

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thùy Linh

Trang 7

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức, một doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữvai trò quan trọng trong quá trình quản lý Hoạt động kiểm soát không những ảnhhưởng tới tính trung thực của thông tin tài chính, mà nó còn có khả năng chi phốiđến các quyết định sản xuất kinh doanh Nó giúp các đơn vị phát hiện, ngăn chặn vàsữa chữa kịp thời các sai sót trong quá trình mọi quá trình hoạt động Vì thế, kiểmsoát là hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và nó được thực hiện thông quamột công cụ chủ yếu đó là “Hệ thống kiểm soát nội bộ” Có nhiều quan điểm khácnhau về hệ thống kiểm soát nội bộ, song có thể kể đến một vài định nghĩa như sau:

Theo quan điểm của IFAC - Liên đoàn kế toán Quốc tế: “Hệ thống kiểm soátnội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệtài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sửdụng tài sản không hiệu quả; Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy;Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị; Đánh giá việc chấp hành các chính sáchquy định tại đơn vị”

Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc tế Hoa Kỳ về việc chống gian lậnvề báo cáo tài chính: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý, hộiđồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết kế để cung cấpmột sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: Sự hữu hiệu và hiệu quảcủa hoạt động; Độ tin cậy của các thông tin báo cáo tài chính; Sự tuân thủ các luậtlệ và các quy định”

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 ban hành theo Quyết định số143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì hệ thống kiểmsoát nội bộ được hiểu như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và cácthủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảocho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa vàphát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ,quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”

Như vậy, KSNB là chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trêncơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp

ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Thứ nhất, HTKSNB sẽ giúp bảo vệ tài sản và các thông tin không bị sử dụng

lãng phí, sai mục đích, vượt quá thẩm quyền cho phép Đồng thời sẽ góp phần ngăn

Trang 8

chặn và phát hiện những hành vi xấu, gian lận làm hại đến đơn vị Và giúp cho việcquản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả

Thứ hai, HTKSNB sẽ cung cấp những thông tin đáng tin cậy, nhằm làm giảm

được những sai sót và gian lận làm hại đến đơn vị Đặc biệt là các thông tin để lênbáo cáo tài chính

Thứ ba, trên cơ sở những nội dung và điều lệ đã được xây dựng bởi lãnh đạo

đơn vị, HTKSNB sẽ theo dõi, giám sát và thúc đẩy mọi thành viên trong doanhnghiệp chấp hành những quy định và điều lệ đó, ngăn chặn những hành động táiphạm hoặc gây mất mát, mất đoàn kết trong nội bộ đơn vị Để mang lại sự đảm bảochắc chắn rằng quyết định cũng như điều lệ quản lý được thực hiện đúng yêu cầu và

thể thức đã đề ra

1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nôi bộ

1.1.3.1 Mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội bộ

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất và tàisản phi vật chất Tài sản vật chất là tài sản hữu hình và tài sản vô hình Chúng cóthể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc làm hư hại nếukhông đươc bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp Ngoài những tàisản vật chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất như sổ sách kếtoán, các tài liệu quan trọng khác… Chúng cũng cần được bảo vệ và bảo mật, nếu

không sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế

toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định củacác nhà quản lý Như vậy thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thờigian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động; phản ánh đầy đủ và kháchquan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính Các báo cáo tàichính được lập và trình bày theo quy định của pháp luật Đây là một vấn đề thuộctrách nhiệm của người quản lý Nếu thông tin tài chính không trung thực, ngườiquản lý có thể chịu trách nhiệm trước Nhà nước hoặc các bên thứ ba về các tổn thất

gây ra cho họ

Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB được thiết kế trong đơn

vị phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đếnhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và việc chấphành các chính sách, thủ tục của đơn vị; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng nhưxử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Đảm bảoviệc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung

thực và khách quan

Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soáttrong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tácnghiệp, gây lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trongdoanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạtđộng trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của HTKSNB doanhnghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanhnghiệp Ngoài ra, tình hình hiệu quả còn được thể hiện qua việc sử dụng các nguồn

lực của đơn vị, kể cả nguồn nhân lực một cách tối ưu

Trang 9

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Hữu Phú 1.1.3.2 Mục tiêu chi tiết đối với công tác kế toán

Tính có thật: Cơ cấu kiểm soát nội bộ không cho phép ghi chép những nghiệp

vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ kế toán và các nhật ký

Sự phê chuẩn: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phê chuẫn đúng đắnbởi người có trách nhiệm

Sự đánh giá và tính toán: Không để xảy ra sai sót trong khi đánh giá, tính toán

và ghi sổ số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ

Tính đầy đủ: Không để bất cứ một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, hay một tài

sản hiện có nào nằm ngoài sổ kế toán Chúng phải được ghi đầy đủ vào các sổ kếtoán và được tổng hợp trên các BCTC

Sự phân loại: Bao gồm một hệ thống các tài khoản thích hợp, được quy định rõ

về nội dung và quan hệ đối ứng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế một cách đúngđắn

Tính đúng kỳ và kịp thời: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận

kịp thời, đúng kỳ vào các sổ kế toán

Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Số liệu kế toán ghi vào sổ phải được tổng

cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

a Đặc thù về quản lý

Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành hoạtđộng doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếpđến chính sách, chế độ, các quy định cà cách thức kiểm tra, kiểm soát trong doanhnghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ làngười phê chuẩn các quyết định, chính sách, thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanhnghiệp Nhân tố này ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát, nó có đặc điểmlớn đó là:

- Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của người quản lý cấp cao trongđơn vị

- Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp

Mỗi nhà quản lý có nhận thức và phong cách lãnh đạo khác nhau Có nhà quảnlý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thànhhoặc vượt mức kế hoạch Đối với phong cách này, nhà quản lý trong quá trình kinhdoanh sẽ rất thận trọng để giảm rủi ro cho các số liệu và thông tin chính xác, đángtin cậy, vì vậy thủ tục kiểm soát được xây dựng hiệu quả Ngược lại, có nhà quản lýlại hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thuđược nhiều lợi nhuận Sự khác biệt về triết lý quản trị và phong cách điều hành cóthể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến mục tiêu mà đơn vị

đặt ra

b Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm vànghĩa vụ của mọi người trong đơn vị đó, cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp,kiểm soát và chia sẽ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng mộttổ chức Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo

Trang 10

điều hành của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểmsoát lẫn nhau được duy trì thường xuyên và chặt chẽ hơn, góp phần ngăn ngừa cóhiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị.Một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả,cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soát trêntoàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót bất cứ một bộ phận nào, nhưng cũngkhông được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồng chéo;

- Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ

kinh tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản;

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng

c Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họluôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếpthực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu đội ngũnhân viên, lực lượng lao động trong đơn vị có năng lực và đáng tin cậy thì nhiềuquá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêuđề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vậnhành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kémnăng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thốngkiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả Vì thế, các nhà quản lý trong doanhnghiệp cần có những chính sách cụ thể về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khenthưởng, kỹ luật nhân viên Chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chínhsách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện

cho nhân viên phát huy hết năng lực của họ

d Công tác lập kế hoạch

Công tác lập kế hoạch có ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát nội bộ Hệ thống kếhoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạchhay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồmnhững ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiềntrong tương lai… là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếucông tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trởthành một công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thườngquan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởngđến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh

kế hoạch kịp thời

e Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vịnhư thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lývà những chuyên gia am hiểu vê lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường cónhiệm vụ, quyền hạn đó là: Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty; Kiểmtra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát tiến hành lập báo cáotài chính; Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toánviên bên ngoài

Trang 11

f Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ củadoanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thườngxuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việcthiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểmtoán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thựcvề các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịpthời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả Tuy nhiên,bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu nó được tổ chức và đảm bảo sựđộc lập với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị Bộ phận kiểm toán viên nội bộphải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp,được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho cấp

có quyền hạn cao nhất trong đơn vị

g Các yếu tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tốbên ngoài Các nhân tố này tuy nằm ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng cóảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý, cũng nhưsự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm nhântố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, ảnh hưởng của các chủ

nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

1.1.4.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán ở đơn vị là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại,ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị Làmắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán có hiệu quảkhông những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụngtrong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp Một hệ thống kế toánhữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết như đã trình bày ở trên, đó là:Tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ vàquá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệthống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống

báo cáo kế toán

a Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn bộ tổchức, của đơn vị khách hàng và giữa các tổ chức và đơn vị khác nhau Chứng từphải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản, công nợ được kiểmsoát hợp lý và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng đắn và chính xác.Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong côngtác KSNB Những nguyên tắc thích hợp nhất đối với chứng từ đó là:

- Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng quy định của Luật kế toán, các chếđộ kế toán cũng như các quy định của pháp luật có liên quan

- Chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tục và phải được lập vào lúc nghiệp vụkinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt

Trang 12

- Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng, dể hiểu Chúng phảiđược thiết kế cho nhiều công cụ và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát

b Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế toán và sổ kếtoán Trong HTKSNB, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của cácthông tin theo các nội dung đã được phân loại Một hệ thống tài khoản được thiếtlập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát “ Sự phân loại” củaHTKSNB, giúp cho số liệu của các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính phản ánh đúngquy mô và bản chất của chúng Đặc biệt, khi mô tả hệ thống tài khoản phải làm rõnội dung phản ánh của các tài khoản Đối với từng đơn vị, khi quy định nội dungcủa từng tài khoản phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế

toán chung

c Hệ thống sổ kế toán

Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi hình thức có một hệ thốngsổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định Đơn vị phải lựa chọn hình thức sổ kếtoán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán củamình Một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là phải có đầy đủ chứng từ hợplý, hợp lệ Điều này đòi hỏi những quá trình KSNB đối với người giữ sổ kế toán làphải kiểm tra các chứng từ trước khi chúng được ghi sổ Nếu trước khi ghi sổ kếtoán, các căn cứ chứng từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục

tiêu kiểm soát cụ thể

d Hệ thống báo cáo kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép…cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được trình bày vàobáo cáo kế toán phù hợp theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Hệthống báo cáo nói chung bao gồm các BCTC và các báo cáo kế toán quản trị Trongdoanh nghiệp, BCTC được lập vào giữa niên độ hoặc cuối niên độ theo quy địnhcủa nhà nước và theo nhu cầu quản lý Các thông tin được thể hiện trên BCTC phảiphản ánh trung thực tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị NgoàiBCTC, trong doanh nghiệp còn có hệ thống báo cáo kế toán quản trị, nó có ỹ nghĩaquan trọng trong công tác quản lý, điều hành và định hướng phát triển của doanh

nghiệp trong tương lai

1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát

a Khái niệm

Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiếtlập nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sáchvà thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soátcác rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Có nhiều loại thủ tục kiểm soát khácnhau có thể được thực hiện trong đơn vị Tuy nhiên, chúng thường được chia thànhhai loại:

- Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lậpnhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát;

Trang 13

- Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều

công việc khác nhau

b Các thủ tục kiểm soát chủ yếu

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết - Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán - Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

c Các nguyên tắc cần tuân thủ

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều ngườitrong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức Việc phân công phânnhiệm nhằm không để cho một cá nhân hay một bộ phận nào có thể kiểm soát đượcmọi mặt của một nghiệp vụ Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của mộtnhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phânchia trách nhiệm làm giảm khả năng xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hànhvi gian lận Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn, thúc đẩy

nhau làm việc khi được phân công công việc phù hợp với năng lực

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệpvụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Đặcbiệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với chức năng kế toán; Bất kiêm nhiệmtrong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy; Bất

kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, cấp dưới được giao cho quyền quyếtđịnh và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyềnđược mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệmvà quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp Nguyên tắcủy quyền, phê chuẩn yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được

cấp có thẩm quyền phê chuẩn đúng đắn

Trang 14

Phải tổ chức luân chuyển chứng từ đảm bảo tính khoa học để một liên chứng từcó thể đi qua và được sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm các khác biệt trong ghichép

Chứng từ được quy định biểu mẫu thống nhất, cần thiết kế đơn giản, ghi chépphải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, không được tẩy xóa, không được ghi tắt

Sổ sách phải đóng chắc chắn, đóng số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, cóchữ ký xét duyệt của người kiểm soát,… Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toánkhoa học, an toàn đúng qui định và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấnchỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần hạn chế sự tiếp cậnvới các chương trình tin học và hồ sơ dữ liệu Việc so sánh, đối chiếu giữa số sáchkế toán với tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi cóbất kỳ chênh lệch nào cũng cần điều tra và tìm nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiệnđược những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếukhông thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể

không phát hiện được những hành vi đánh cắp

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cánhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lậpxuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tínhhữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại Yêu cầu quantrọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ độc lập với đối tượng đượckiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lạilà nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất

cứ lý do nào

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện

Hoạt động này là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánhsố thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quannhư những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mốiliên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Nhờ thường xuyên nghiên cứuvề những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thểthay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp bằngcách: Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài; Đối chiếugiữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết; Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với số liệu kỳ

trước, thực tế với kế hoạch

1.1.5 Kiểm soát nội bộ trong điều kiện áp dụng máy vi tính

1.1.5.1 Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ Chứng từ phải được chuẩn y vàphê duyệt hợp lý và đầy đủ trước khi nhập vào hệ thống

- Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu nhằm tránh nhập liệu hai lần

- Sử dụng các chứng từ luân chuyển vì những chứng từ được luân chuyển từ bộphận này đến bộ phận khác nên đã có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu

Trang 15

- Phần mềm thiết kế trình tự nhập liệu sao cho tương tự trình tự trên chứng từđể người dùng dễ nhập, tránh bỏ sót dữ liệu Hệ thống sẽ tự động báo lỗi hay cóthông báo nhắc nhở nếu người dùng nhập không đúng trình tự đã định sẵn

- Đánh số trước chứng từ gốc để tránh bỏ sót việc không nhập chứng từ

- Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động, việc sử dụng giá trị mặc định hữuích trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thờiđiểm nhập liệu, khi đó sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu

1.1.5.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu

- Dữ liệu sau khi nhập vào hệ thống cần đảm bảo toàn vẹn dữ liệu

- Kiểm tra dữ liệu hiện hành, nếu trong quá trình hoạt động có những dữ liệukhông sử dụng nữa ví dụ như một nhà cung cấp đã phá sản thì những dữ liệu nàycần được kiểm tra và xóa các khỏi danh mục dữ liệu

- Báo cáo các thông tin bất thường: tiền mặt âm, hàng tồn kho âm… Đồng thời,đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp,khách hàng, đối chiếu với bảng kê tiền gửi ngân hàng Tự động đối chiếu giữa tổnghợp với chi tiết nhằm ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyểnsổ cái

- Lập trình các kiểm soát, tự động kiểm tra việc chuyển số liệu vào các tàikhoản liên quan theo nguyên tắc ghi kép, hay chuyển số liệu chi tiết sang tổng hợp

1.1.5.3 Kiểm soát thông tin đầu ra

Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thứcphù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhậpthông qua các số tổng nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin

- Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của đơn vị

- Quy định người sử dụng thông tin phải có trách nhiệm kiểm tra tính chínhxác, đầy đủ và trung thực các thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo

1.1.6 Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư trong việc thiết kế và vận hành hệthống, thế nhưng HTKSNB vẫn chứa đựng bên trong bản thân nó những hạn chếvốn có sau:

Các nhà quản lý yêu cầu chi phí cho việc kiểm tra phải có hiệu quả, nghĩa là chiphí bỏ ra phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

Sai phạm do nhân viên sự thiếu thận trọng, sao lãng, sai lầm trong việc xétđoán, hiểu sai các chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng của thành viêntrong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị

Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phátsinh, lặp đi lặp lại, mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên

Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyềnhạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

Do sự thay đổi của cơ chế, yêu cầu quản lý, điều kiện hoạt động dẫn tới nhữngthủ tục kiểm soát không còn phù hợp

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONGDOANH NGHIỆP

Trang 16

1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của sản phẩm, hànghóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng.Thời điểm ghi nhận doanh thu (VSA14):

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sởhữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua, hoặc xác định được phần công việc đãhoàn thành vào ngày lập báo cáo tài chính

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bánhàng hoặc cung cấp dịch vụ

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ

1.2.2 Các tài khoản liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền

Các tài khoản kế toán thường sử dụng:

TK 131: Phải thu khách hàng

Dùng để theo dõi các khoản nợ đối với người mua hàng trả chậm

TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:

Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và dịch vụ phát sinhtrong một kỳ hoạt động kinh doanh

Các tài khoản cấp 2:

TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 5117: Doanh thu bất động sản đầu tư

TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ:

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêuthụ trong nội bộ Doanh nghiệp

Các tài khoản cấp 2:

TK 5121: Doanh thu bán hàng hóa TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ

TK 521: Chiết khấu thương mại:

Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đãgiảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc mua hàng hóa, dịch vụ vớikhối lượng lớn

TK 111,112: Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Trang 17

Tài khoản này dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt, thu tiền thông qua Ngân

hàng

TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi

Tài khoản này dùng để ghi nhận khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòikhi kết thúc năm tài chính

1.2.3 Chứng từ và sổ sách kế toán thường được sử dụng

1.2.3.1 Chứng từ kế toán thường được sử dụng

Một số chứng từ quan trọng thường dùng trong chu trình bán hàng thu tiền:

Đơn đặt hàng của khách hàng: Là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu

cầu về chủng loại, số lượng hàng hóa, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như cácyêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan Thể hiện dưới dạng:điện thoại, thư, hoặc bằng mẫu in sẵn,…

Hợp đồng mua bán: Là văn bản thỏa thuận chung những điều kiện về mua hàng

và thanh toán giữa người mua và người bán

Phiếu xuất kho: Là chứng từ dùng để ghi số mẫu mã, chủng loại, số lượng hàng

thực xuất cho khách hàng

Chứng từ vận chuyển: Chứng từ này được lập khi có bằng chứng là doanh nghiệp

đã nhận tiền và giao hàng hoặc sau khi đã có sự phê chuẩn việc bán chịu Chứng từvận chuyển có thể là hóa đơn vận chuyển hoặc là biên bản giao nhận giữa người bánvà người vận chuyển để chứng minh việc nhận và chuyên chở hàng hóa

Hóa đơn bán hàng: Căn cứ để lập hóa đơn là số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc

đã chuyển giao), dịch vụ cung cấp và giá bán như chủng loại hàng, số lượng hàng,đơn vị tính tiền, các điều kiện thanh toán…Chứng từ này được lập thành nhiều liênbao gồm gửi cho khách hàng, chuyển kế toán phải thu, và lưu lại bộ phận lập hóađơn Đây là căn cứ để vào sổ doanh thu và các sổ khác

Phiếu thu: Là chứng từ thể hiện số tiền đã thu của khách hàng bằng tiền mặt, là

căn cứ để ghi giảm khoản phải thu của khách hàng tương ứng

Giấy báo Có của Ngân hàng: Là chứng từ thể hiện số tiền khách hàng đã thanh

toán bằng chuyển khoản qua tài khoản của Doanh nghiệp mở tại ngân hàng, là căncứ để ghi giảm khoản phải thu của khách hàng tương ứng

1.2.3.2 Sổ sách kế toán thường được sử dụng

Sổ nhật kí bán hàng: Sổ nhật kí bán hàng dùng để ghi chép các thương vụ,

thường ghi các doanh thu bán chịu của nhiều mặt hàng khác nhau, đồng thời phản

ánh các khoản phải thu khách hàng

Sổ nhật kí thu tiền: Là sổ nhật kí dùng để ghi lại các khoản tiền mặt thu được từ

quá trình thu tiền, doanh thu số bán bằng tiền mặt và tất cả các khoản thu tiền khácbằng tiền mặt, nó chỉ rõ tổng số tiền mặt thu được

Sổ chi tiết các khoản phải thu: Là sổ dùng để ghi các doanh số bán chịu cho từng

cá thể, số tiền thu được trong kỳ từ các khoản phải thu, doanh số bị trả lại và chiếtkhấu cho từng khách hàng Tổng các số dư của tài khoản cá thể trên sổ chi tiết bằngvới tổng số dư của khoản phải thu trên sổ cái tổng hợp

Ngoài ra còn có sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng,…

1.2.4 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền

Trang 18

Với bản chất như trên, có thể cụ thể hóa quy trình bán hàng và thu tiền thành cácchức năng với các bước công việc cụ thể như sau:

Xử lí đơn hàng của người mua: Yêu cầu về hàng hóa của khách hàng là

điểm khởi đầu của toàn quy trình Đặt hàng của người mua có thể là đơn hàng, làphiếu yêu cầu mua hàng và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hóa, dịch vụ Vềmặt pháp lí, đó là việc bày tỏ tâm sự sẵn sàng mua hàng theo những điều kiện xácđịnh Trên cơ sở pháp lí này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bánhàng

Xét duyệt bán chịu: Do hàng bán gắn liền với thu tiền trong một khái niệm

tiêu thụ, nên ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán doanh nghiệp cầnthu thập và phân tích các thông tin liên quan tới khách hàng như: Tình hình tàichính, khả năng thanh toán (đối với khách hàng mới) hay là uy tín thanh toán (đốivới khách hàng đã có quan hệ giao dịch từ trước) để quyết định bán chịu một phầnhoặc toàn bộ lô hàng Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinhtế hoặc là phê duyệt trên từng đơn hàng cụ thể

Quá trình phê chuẩn bán chịu là một công việc hết sức quan trọng và được thựchiện theo một quy trình rất cụ thể và chặt chẽ Nó quyết định đến khả năng thu hồicác khoản nợ Nếu quá trình xét duyệt bán chịu được thực hiện chặt chẽ, khả năngthanh toán của khách hàng được đánh giá tốt thì khả năng thu hồi các khoản nợ làcao và ngược lại nếu quá trình xét duyệt bán chịu không chặt chẽ, các thông tin vềkhách hàng không được thu thập đầy đủ dẫn đến việc thẩm định khả năng thanhtoán của khách hàng sai hoặc quá trình xét duyệt bán chịu bị bỏ qua thì khả năngthu hồi các khoản nợ thấp, nợ khó đòi sẽ phát sinh và không thu hồi được là rất lớn

Chuyển giao hàng hóa: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Căn cứ

lệnh bán hàng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất khohàng hóa giao trực tiếp cho KH hoặc giao cho các nhà vận chuyển như hóa đơn, vậnđơn sẽ được lập Sau khi giao hàng xong, bên mua và bên bán phải lập biên bản xácnhận trong đó ghi rõ số lượng hàng hóa thực tế đã giao và nhận để làm cơ sở choviệc thanh toán sau này

Lập hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, quy

cách, số lượng, nguồn gốc, xuất xứ, giá cả của hàng hóa…Hóa đơn được lập thành3 liên: Liên 1 được lưu tại cuốn, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 thường được lưutại phòng kế toán của Doanh nghiệp để ghi sổ và theo dõi việc thu tiền Như vậyhóa đơn là chứng từ pháp lý chỉ rõ số tiền mà khách hàng phải trả và theo dõi thutiền Do vậy hóa đơn cần phải lập chính xác và đúng hạn Hóa đơn bán hàng có thểhóa đơn GTGT hoặc là hóa đơn thông thường, tùy thuộc vào doanh nghiệp kê khai

thuế theo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán

hàng cùng với việc ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này, công việc tiếp theo là thựchiện chức năng thu tiền và theo dõi các khoản phải thu Điều đặc biệt cần quan tâmlà chú ý đến khả năng bỏ sót hoặc bị chiếm dụng các khoản thu nhất là thu tiền mặttrực tiếp Do vậy nên có biện pháp quản lý chặt chẽ nghiệp vụ thu tiền Vấn đề quantrọng của việc quản lí các khoản thu tiền mặt là ở chỗ tất cả tiền mặt phải thu và kígửi vào ngân hàng bằng đúng số tiền và đúng thời điểm Vậy nên các thư báo

chuyển tiền rất quan trọng cho mục đích này

Trang 19

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Hữu Phú Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và giảm giá: Các khoản giảm trừ về

doanh thu thường xảy ra khi khách hàng không hài lòng với hàng hóa Khi đó ngườibán thường nhận lại hàng hóa hoặc giảm giá Doanh thu bị trả lại hay được giảm giáphải được vào sổ chính xác và kịp thời

Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản

thiệt hại về nợ phải thu trong tương lai mà doanh nghiệp được ước tính trước và ghităng chi phí nhằm xác định nguồn tài chính ổn định để xử lý khi các khoản nợkhông thể thu hồi được Điều kiện để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là các khoảnnợ quá hạn từ 06 tháng trở lên so với quy định trong hợp đồng mua bán

Xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Để xóa sổ các khoản nợ phải thu

khó đòi, doanh nghiệp cần có các bằng chứng tin cậy về khả năng không thể thu hồiđược các khoản nợ đó như: Khách hàng phá sản, xác nhận của cơ quan có thẩmquyền về khách hàng không có khả năng thanh toán,…sau khi có đầy đủ các bằngchứng liên quan, bộ phận bán hàng hoặc Phòng kế toán sẽ trình hội đồng xử lý côngnợ xem xét trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến việc thẩm định và xét duyệtbán nợ, đồng thời cho phép xóa sổ khoản nợ không thu hồi được theo quy định

1.2.5 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.5.1 Rủi ro bán hàng

Xuất bán hàng khi không được phép: Nhân viên bán hàng có thể thông đồngvới thủ kho để xuất bán hàng cho khách hàng nhưng không được các cấp có thẩmquyền phê duyệt hoặc xuất hàng vượt mức đã được phê duyệt, làm cho Công ty phảichịu rủi ro tín dụng quá mức Cũng như nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiềuhạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làmcho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức Do vậy công ty nên quy định bộphận chịu trách nhiệm phê duyệt bán chịu, cần tách biệt bộ phận chịu trách nhiệmbán hàng

Người không có thẩm quyền lại ký xét duyệt giảm giá, chiết khấu: Với mụcđích bán được hàng và gia tăng doanh số hoặc cố tình thông đồng với khách hàngđể gian lận, bộ phận bán hàng có thể giảm giá cho khách hàng nhưng không đượcphép Do vậy cần quy định rõ ai là người có thẩm quyền quyết định giá hoặc chiếtkhấu cho khách hàng

Giao hàng không đúng: Có thể là giao hàng không đúng số lượng, chủng loại,thời gian quy định Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hoặc quy cáchkhông chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giaohoặc dẫn đến những chi phí không cần thiết như chi phí phát sinh do giao hàngthêm lần nữa hoặc phí vận chuyển tăng thêm Do vậy bộ phận giao hàng phải căn cứđơn đặt hàng đã được phê duyệt để lập phiếu giao hàng nhằm xuất hàng chính xác,cuối cùng phiếu giao hàng phải được ký xác nhận để công ty có bằng chứng về việckhách hàng đã nhận và chấp nhận hàng đó

Xuất hóa đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu: Nhân viên viết hóađơn có thể do vô tình hay cố tình thông đồng với khách hàng để gian lận, viết saigiá bán hoặc tính chiết khấu cho lô hàng Hoặc nhân viên lập hoá đơn có thể quênlập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơnthành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng…Do vậy

Trang 20

khi viết hóa đơn cần có các hồ sơ như: Phiếu giao hàng đã được hai bên xác nhận,đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng

Bán hàng nhưng không thu được tiền do khách hàng không có khả năng thanh

toán hoặc không chịu thanh toán: Việc bán hàng trả chậm luôn có thể xảy ra rủi ro

không thu được tiền, điều này có thể do công tác đánh giá uy tín của khách hàngkhông đươc tốt hoặc bán hàng cho những khách hàng “ma” tạo ra những khoản phảithu không có thật và làm thất thoát tài sản của đơn vị Do vậy cần phải tăng cườngcông tác thẩm định uy tín khách hàng để giảm thiểu rủi ro không thu hồi được nợ

1.2.5.2 Rủi ro về tiền

Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toántrước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu hoặc chiếm dụng sử dụngcho mục đích cá nhân không nộp tiền kịp thời về công ty Cũng như việc kháchhàng thanh toán tiền qua ngân hàng không được đưa vào tài khoản của công ty màlà một tài khoản cá nhân nào đó

1.2.5.3 Rủi ro về ghi sổ kế toán

Kế toán không phản ánh kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng hay phòngkinh doanh luân chuyển chứng từ bán hàng chậm trễ dẫn đến dễ bỏ sót nghiệp vụhay ứ đọng công việc vào cuối tháng Làm cho các nghiệp vụ bán hàng không được

phản ánh đúng kỳ, việc ghi sổ trùng lặp hay không đầy đủ…

Không theo dõi và quản lý chặt chẽ công nợ theo tuổi để có kế hoạch lập dựphòng phải thu khó đòi đúng đắn gây tổn thất lớn cho đơn vị

1.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘ BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THUTIỀN

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền

b Mục tiêu cụ thể và nội dung kiểm soát

Nội dung kiểm soát

Căn cứ chứng từ như chứng từ vận chuyển, đơnđặt hàng đã được phê duyệt

Các hợp đồng bán hàng được đánh số và theo dõichặt chẽ

Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ vào ba trọng điểmchính: Phê chuyển phương thức trước khi giaohàng; Gửi hàng; Giá bán

Chứng từ vận chuyển đều được đánh số và ghichép đầy đủ bởi một nhân viên kế toán để đảm bảo

Trang 21

GVHD: ThS Nguyễn Hữu Phú

chúng đều được tính tiền

Các hóa đơn( hoăc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho)đều được đánh số thứ tự trước khi sử dụng

Kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn, quá trìnhghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của từngmặt hàng tại thời điểm bán

Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổvà phê duyệt

Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng đắn Sử dụng một sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàngcủa công ty

Kiểm tra đối chiếu nội bộ (Tiến hành đối chiếutrên chứng từ)

Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổdoanh thu hàng ngày đặc biệt là trước và sau kỳkhóa sổ kế toán

Kiểm tra đối chiếu nội bộ việc lập chứng từ và ghisổ kế toán theo thời gian

Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo các côngviệc ghi sổ nhật ký bán hàng với sổ chi tiết cáckhoản phải thu

Nhà quản lý định kỳ kiểm tra các khoản phải thu

a Mục tiêu tổng quát

- Các khoản thu, thu tiền đều đảm bảo sự hợp lý chung

- Thu đúng, thu đủ các khoản tiền từ bán hàng và thu nợ khách hàng.b Mục tiêu cụ thể và nội dung kiểm soát

Nội dung kiểm soát

Căn cứ nhật ký thu tiền, sổ Cái, sổ chi tiết vớicác khoản phải thu

Đối chiếu nhật ký thu tiền với các bảng sao kêcủa Ngân hàng

Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã đượcthu như: Phiếu thu, Giấy báo Có,…

Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với ngườigiữ tiền và người ghi sổ

Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiềnmặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chếđộ báo cáo nhận kịp thời

Trang 22

GVHD: ThS Nguyễn Hữu Phú

Trực tiếp xác nhận séc thu tiền

Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trướchạn

Xét duyệt các khoản chiết khấu Đối chiếu các khoản chiết khấu

Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thutiền

Theo dõi chi tiết các khoản phải thu theothương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàngvà thu tiền

Định kỳ đối chiếu với ngân hàng về các khoảnthu thông qua ngân hàng

Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quanhệ đối ứng cụ thể về thu tiền

Soát xét đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ýcác định khoản đặc biệt

Quy định rõ ràng việc cập nhật các khoản thutiền và vào sổ quỹ

1.3.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Một HTKSNB được thiết lập nhằm trợ giúp các doanh nghiệp ngăn chặn gianlận, giảm thiểu sai sót để hạn chế rủi ro trong hoạt động thông qua việc thiết lập cácthủ tục kiểm soát chặt chẽ và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy địnhđược thiết lập Mỗi doanh nghiệp thường xây dựng hệ thống KSNB riêng về nghiệpvụ bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình

KSNB chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm mọi thủ tục liên quan tới việc tổchức bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng cũng như việc phản ánh nhữngnghiệp vụ đó vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp

Vì thế ta có thể tóm tắt các bước công việc trong việc tổ chức KSNB nghiệp vụbán hàng nợ phải thu như sau:

1.3.2.1 Kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng

Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, các bộ phận có liên quan sẽ xétduyệt tại đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, giá cả, phương thức giao hàng,…vàyêu cầu phải đánh số thứ tự với đơn đặt hàng, kiểm tra chữ ký, con dấu hợp phápcủa người mua hàng và người bán hàng, đồng thời xác định khả năng cung ứng củamình có đúng hạn không Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng thì thông báo cho kháchhàng biết để tránh các tranh chấp

1.3.2.2 Phê chuẩn việc bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhautừ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách tín dụng cần đánh giá về khảnăng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y Để thực hiện giai đoạnnày cần điều tra xem khách hàng có tồn tại thực sự hay không, hay chỉ tồn tại trên

Trang 23

danh nghĩa, kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng trước khi có quyết định bánchịu Đồng thời phải có quy định cụ thể về cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu,các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng đối với khách hàng mới hay khách hàngđã có giao dịch từ trước

1.3.2.3 Xuất kho hàng hóa

Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận tín dụng, thủ kho sẽxuất hàng cho bộ phận phu trách gửi hàng Bộ phận này sẽ dùng phiếu xuất kho,hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Các phiếu này dùng để theo dõi chặtchẽ số lượng vật tư, sản phẩm hàng hóa xuất kho để tránh tình trạng thất thoát vậttư, sản phẩm, hàng hóa của công ty và làm chứng vận chuyển trên đường

1.3.2.4 Chức năng gửi hàng

Sau đó bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gửi hàng hóa cho khách hàng.Đồng thời các vận đơn được ghi vào sổ gửi hàng trước khi chuyển sang cho bộ phậnlập hóa đơn Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của người nhận hàngthì bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát về lượng hàng hóa được giao

1.3.2.5 Lập hóa đơn

Do hóa đơn là một phương tiện thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ sẽtrả, nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Thông thường thì hóa đơnđược lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán hay là bộ phận bán hàng Các

bộ phận này có trách nhiệm:

- Đánh số thứ tự các chứng từ gửi hàng

- So sánh lệnh bán hàng với các chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thôngbáo điều chỉnh nếu có

- Ghi chép tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn

- Ghi giá vào hóa đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp - Tính ra số tiền cho từng loại hàng và cho cả hóa đơn

Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại về số liệu ghi trên hóađơn Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợptrên sổ cái Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết nhằm theo dõicông nợ của khách hàng

1.3.2.6 Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán

Doanh thu ghi sổ là doanh thu thực tế phát sinh, khoản phải thu khách hàng làsố tiền thực tế thu được và phải được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổsách kế toán.Việc ghi sổ phải có cơ sở pháp lý, thông thường trước khi lập hóa đơn,các bộ phận liên quan đã kiểm tra tính chính xác các thông tin bán hàng thể hiệntrên hóa đơn, nên ghi sổ kế toán thì hóa đơn bán hàng là chứng từ mang tính chấtpháp lý cao nhất

Đối với trường hợp thu ngay bằng tiền mặt: Trong trường hợp bán hàng thutiền ngay thì việc áp dụng chính sách thu tiền tập trung và giao cho một người độclập không phải là người trực tiếp bán hàng đảm nhận để ngăn ngừa khả năng saiphạm là cần thiết Cùng với việc bố trí trên thì thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụthu tiền chính là việc đánh số trước đối với chứng từ thu tiền như: Phiếu thu, Biênlai thu tiền,…hoặc yêu cầu bộ phận bán hàng lập báo cáo bán hàng hằng ngày và so

Trang 24

sánh với số tiền nộp vào quỹ trong ngày cũng được xem là thủ tục kiểm soát có hiệuquả

Đối với trường hợp bán chịu: Yêu cầu bộ phận bán hàng định kỳ lập báo cáonợ phải thu theo từng nhóm tuổi nợ để có biện pháp đòi nợ phù hợp nhằm hạn chếnợ khó đòi phát sinh, định kỳ tiến hành đối chiếu xác nhận cũng như thông báo nợcho khách hàng nhằm ngăn chặn và phát hiện việc thu tiền của khách hàng khôngnộp quỹ và do đó không ghi giảm nợ cho khách hàng

1.3.2.7 Chuẩn y hàng bán bị trả lại, giảm giá và chiết khấu thương mại

Khi khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách haykém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại doanh nghiệp Vì thế, doanh nghiệp cần có mộtbộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như khấu trừ nhữngkhoản nợ phải thu có liên quan đến các hàng hoá này

- Cần kiểm tra số hàng hoá đã bị trả lại để có biện pháp xử lý tránh tình trạngtồn đọng hàng hoá kém chất lượng

1.3.2.8 Trích lập dự phòng

Khi các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp tiến hành lậpdự phòng nợ phải thu khó đòi theo thông tư số 228/2009/TT- BTC ngày 07/12/2009 để đảm bảo nguồn tài chính bù đắp những khoản nợ phải thu không thu hồiđược có thể phát sinh trong tương lai

1.3.2.9 Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

Trường hợp khi Doanh nghiệp có bằng chứng tin cậy về các khoản nợ phải thukhông còn khả năng thu hồi, thì bộ phận bán hàng lập hồ sơ trình cấp có thẩmquyền xem xét xóa nợ và nhà quản lí có trách nhiệm để chuẩn y xem xét việc xóa sổcác khoản nợ này Doanh nghiệp phải lập Bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ cáckhoản nợ đó ra khỏi các khoản nợ phải thu để trình các cấp có thẩm quyền duyệt.Và căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách

Trang 25

2.1.1.1 Quá trình hình thành của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Tiền thân của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung - CEVIMETAL là Côngty Kim khí Miền Trung, là Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, thành viêncủa Tổng Công ty Thép Việt Nam Vốn nhà nước có tại thời điểm thành lập là56.443.000.000 đồng Công ty có lịch sử hình thành như sau:

Năm 1995, Công ty Kim khí và Vật tư tổng hợp Miền Trung được thành lậptheo Quyết định số 1065 QĐ/TCCBĐT ngày 20/12/1994 của Bộ trưởng Bộ Côngnghiệp nặng trên cơ sở hợp nhất Công ty Kim khí Đà Nẵng và Công ty Vật tư thứliệu Đà Nẵng

Năm 2004, Công ty được đổi tên thành Công ty Kim khí Miền Trung theoquyết định số 221/QĐ-T-TC ngày 10/02/2004 của Hội đồng quản trị Tổng Công tyThép Việt Nam và giữ nguyên tên gọi này tới thời điểm cổ phần hoá

Ngày 31 tháng 12 năm 2004, Bộ Công nghiệp ra quyết định số TCCB về việc cổ phần hoá Công ty Kim khí Miền Trung

3568/QĐ-Công ty được cổ phần hoá và chính thức đi vào hoạt động theo hình thức 3568/QĐ-Côngty cổ phần từ ngày 01/01/2006 Đây là bước đánh dấu một mốc chuyển đổi quantrọng trong lịch sử hoạt động của Công ty, tạo thế chủ động cho Công ty trên conđường hội nhập và phát triển Sau khi cổ phần hoá vốn điều lệ của Công ty là65.437.000.000 đồng

Thông tin về Công ty

Tên pháp định : Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Tên quốc tế : Central Vietnam Metal Corporation Tên viết tắt : CEVIMETAL

Trang 26

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Nguyễn Hữu Phú 2.1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung

Công ty hoạt động theo Luật doanh nghiệp, điều lệ, các quy định của Công ty,các Nghị quyết của đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị được thông qua hợplệ phù hợp với luật pháp liên quan là những quy tắc và quy định ràng buộc để tiếnhành hoạt động của Công ty Ngày 17/09/2007 Công ty đăng ký tăng vốn điều lệ lên68.708.850.000 đồng trên cơ sở Nghị quyết đại hội đồng cổ đông thường niên ngày29/06/2007 thông qua việc trả cổ tức bằng cổ phiếu Đến quý 4/2008, được sự đồngý của Ủy ban chứng khoán Nhà Nước (UBCKNN), theo Giấy chứng nhận chào bánchứng khoán ra công chúng số: 318/UBCK- GCN ngày 21/08/2008 của UBCKNN,Công ty đã tiến hành tăng vốn lần thứ 2 từ 68.708.850.000 đồng lên 88.708.850.000đồng Năm 2009, theo quy định của luật chứng khoán, Công ty đã tiến hành làm hồsơ đăng ký lưu ký chứng khoán và giao dịch cổ phiếu trên sàn UPCoM với mã:KMT

Năm 2011 Công ty tiếp tục tăng vốn điều lệ từ 88.708.850.000 đồng lên98.465.620.000 đồng, trong đó Vốn góp của Tổng Công ty Thép Việt Nam chiếm82,95%

Từ khi thành lập đến năm nay, Công ty đã 13 lần điều chỉnh Giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh và lần điều chỉnh gần nhất vào ngày 07/01/2013 với mã sốdoanh nghiệp là 0400101605 Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệCông ty và các quy định pháp lý hiện hành có liên quan

Trong quá trình phát triển, Công ty thực sự là cầu nối tin cậy giữa khách hàngvới ngành công nghiệp Thép Việt Nam và Thế giới, thông qua một mạng lưới kinhdoanh rộng rãi phục vụ cho nhu cầu của khách hàng tại Khu vực và cả Nước

Ngoài Văn phòng, Công ty có 15 Đơn vị trực thuộc trãi rộng trên khắp cả nước,hoạt động theo sự phân cấp và uỷ quyền của Công ty Nhờ có hệ thống các đơn vịtrực thuộc rộng khắp và sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt, Công ty luôn thực hiệnđầy đủ và kịp thời các cam kết với khách hàng và đã tạo được uy tín và vị thế tronghoạt động kinh doanh sắt thép trong cũng như ngoài nước

Trang 27

Công ty có các đơn vị trực thuộc, bao gồm:

• Chi nhánh Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung tại Quảng Ngãi: 322 PhanĐình Phùng, Phường Chánh Lộ, Tỉnh Quảng Ngãi

• Chi nhánh Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung tại Khánh Hòa: 301 Lê HồngPhong, Thành phố Nha Trang

• Chi nhánh Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung tại Thành phố Hồ Chí Minh:4/5 Út Tịch, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

• Chi nhánh Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung tại Quảng Nam: Số 06 HùngVương, Tam Kỳ, Tỉnh Quảng Nam

• Chi nhánh Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung tại Đăk Lăk: Số 60 NguyễnChí Thanh, Thành phố Ban Mê Thuật

• Chi nhánh Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung tại Gia Lai: 483 Lý Thái Tổ,Thành phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai

• Chi nhánh Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung tại Lâm Đồng: 128 Thôn PhúTân, Xã Phú Hội, Huyện Đức Trọng, Tỉnh Lâm Đồng

• Xí nghiệp Kinh doanh Kim khí số 01: 243 Trường Chinh, Quận Thanh Khê,Thành phố Đà Nẵng

• Xí nghiệp Kinh doanh Kim khí số 02: Lô A1 25-27 Nguyễn Hữu Thọ, QuậnHải Châu, Thành phố Đà Nẵng

• Xí nghiệp Kinh doanh Kim khí số 03: 378 Ngô Quyền, Quận Sơn Trà, Thànhphố Đà Nẵng

• Xí nghiệp Kinh doanh Kim khí số 05: Lô A26 nguyễn Hữu Thọ, Quận HảiChâu, Thành phố Đà Nẵng

• Xí nghiệp Kinh doanh Kim khí số 07: Quốc lộ 1A, thôn Nhơn Thọ, xã HòaPhước, Hòa Vang, TP.Đà Nẵng

• Xí nghiệp Kinh doanh Kim khí số 09: 404 Lê Văn Hiến, Quận Ngũ Hành Sơn,Thành phố Đà Nẵng

• Xí nghiệp Kinh doanh Kim khí số 10: Lô B3-15 Ngô Quyền, Quận Sơn Trà,Thành phố Đà Nẵng

• Xí nghiệp Kinh doanh vật tư : Số 69 Quang Trung, Quận Hải Châu, Thành phốĐà Nẵng

Công ty hiện đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp ISO9001:2008 (Tổ chức QUACERT chứng nhận) tại Văn phòng Công ty Giai đoạn2007 - 2010 Công ty được xếp hạng trong Top 500 Doanh nghiệp lớn nhất ViệtNam (do báo VietNamNet và Công ty VietNamNet Report tổ chức)

Với bề dày hơn 30 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh thép vàkhối lượng tiêu thụ bình quân 120.000 tấn/năm Công ty hiện là nhà phân phối hàngđầu cho các nhà máy thép trong nước thông qua mạng lưới kinh doanh phân bốkhắp cả nước Với những khách hàng lớn và tên tuổi như: Công ty Thép Miền Nam(SSC); Công ty Liên Doanh Sản xuất Thép VINAUSTEEL (Thép Việt Úc); Công tyThép VPS (Thép Việt Hàn); Công ty Sản xuất Thép Úc - SSE (Thép Úc - SSE);Công ty VINAKYOEI (Thép Việt Nhật); Công ty Gang Thép Thái Nguyên(TISCO);Thép Hoà Phát

Để phục vụ tốt nhất cho các khách hàng chủ yếu cũng như khách lẻ của Công ty,Công ty đã có hệ thống kho bãi rộng khắp như:

Trang 28

- Kho X50: Số 96 Yết Kiêu, Phường Thọ Quang, Quận Sơn Trà, Thành phố ĐàNẵng

- Tổng kho Miếu Bông - Cẩm Lệ: Quốc lộ 1A Xã Hòa Phước, Huyện HòaVang, Thành phố Đà Nẵng

- Kho 1,1 ha Hòa Phước: Quốc lộ 1A, Thôn Nhân Thọ, Xã Hòa Phước, HuyệnHòa Vang, Thành phố Đà Nẵng

- Hệ thống các điểm kho phục vụ bán lẻ tại các Xí nghiệp - Chi nhánh Công ty - Tổng Kho tại Tây Nguyên: 97C Nguyễn Văn Linh, Thành phố Buôn MêThuật, Tỉnh Đăk Lăk

Trong quá trình kinh doanh và phát triển, Công ty đã bố trí rộng khắp mạng lướikinh doanh phục vụ cho nhu cầu của người tiêu dùng Ngoài ra Công ty còn có bộphận chuyên nghiên cứu và nắm bắt thị trường, tình hình phôi thép nhập khẩu ởnước ngoài cũng như lượng tiêu thụ hàng tại khắp nơi Công ty có đội ngũ cán bộquản lý, đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề điều hành, thực hiệncông việc có hiệu quả cao Ngoài kinh nghiệm, họ còn có tinh thần trách nhiệm cao,hết lòng vì sự phát triển của Công ty

Trong những năm qua, nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của HĐQT và sự điều hànhnăng động, nhạy bén của Ban TGĐ, cùng với sự cố gắng của tập thể cán bộ nhânviên, hoạt động kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả tương đối khảquan, thể hiện ở các chỉ tiêu sau:

VT: đ ồng

Vốn điều lệ 88.708.850.000 98.465.620.000 98.465.620.000 Tổng giá trị tài sản 453.054.456.221 368.636.834.312 257.117.788.178 Vốn chủ sỡ hữu 125.251.668.196 120.038.726.842 117.075.724.762 Doanh thu thuần 1.190.443.119.670 1.239.833.456.124 1.347.771.240.413 Lợi nhuận thuần từ 19.810.190.041 18.280.089.334 2.082.250.810 HĐKD

Lợi nhuận kế toán 20.358.578.218 18.189.033.272 4.270.935.236 trước thuế

Lợi nhuận sau thuế 15.519.884.913 13.770.953.100 3.283.726.427 Việt Nam hiện nay đang hội nhập kinh tế với các nước trong khu vực và trênthế giới, điều này sẽ tạo cho các doanh nghiệp trong nước nói chung và Công ty Cổphần Kim khí Miền Trung nói riêng nhiều cơ hội và thách thức mới Vì thế để đứngvững trên thương trường, Công ty phải ngày càng cố gắng về mọi mặt để khẳng

định tên tuổi của mình

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ của Công tyCổ phần Kim khí Miền Trung

2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động, kinh doanh của Công ty

Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung là đơn vị chuyên kinh doanh các mặthàng kim khí, vật tư thứ liệu (bao gồm các thứ, phế liệu kim loại) và vật tư tổnghợp Sản xuất, kinh doanh thép xây dựng rằn và tròn trơn từ D10 đến D28 Kinh

Trang 29

doanh các loại phôi thép nhập khẩu, thép thứ phế liệu trong và ngoài nước Tổ chứcgia công chế biến các sản phẩm kim loại và phế liệu kim loại,

Thép xây dựng: Bao gồm thép tròn cuộn, thép tròn trơn, thép cây, thép vằn,… do

các nhà máy trong nước sản xuất như Công ty Thép Miền Nam, Công ty thépVinakyoei, Công ty thép Việt Úc, Công ty thép Việt Hàn, Công ty thép Hòa Phát,…

Phôi thép: Bao gồm phôi thép chất lượng Q195, Q235, 20MnSi,…với nhiều

kích cỡ khác nhau, chủ yếu được nhập khẩu từ các nước (Nga, Trung Quốc, TháiLan, Malaisia,…) và một số được cung cấp bởi các nhà sản xuất trong nước nhưCông ty thép Đà Nẵng, Công ty thép Đình Vũ,…

Thép phế liệu: Bao gồm thép phế liệu HMS1/2, ray, phế lon ép bánh, ống cắt,…

chủ yếu được nhập khẩu từ các nước (Mỹ, Nga, Philippin,…) và một số thu gomtrong nước Phế liệu chủ yếu bán cho các nhà máy sản xuất thép để luyện phôi

2.1.2.2 Chức năng

Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung là một loại hình vừa sản xuất vừa kinhdoanh thương mại, do đặc điểm này nên chức năng hoạt động của Công ty tươngđối rộng như: Kinh doanh các mặt hàng kim khí, vật tư thứ liệu, phế liệu kim loại,vật tư tổng hợp, vật liệu xây dựng; Sản xuất thép xây dựng các loại; Gia công, sảnxuất các sản phẩm kim loại và phế liệu kim loại; Đầu tư kinh doanh khách sạn, vănphòng cho thuê và chung cư cao cấp; Đại lý tiêu thụ cho các doanh nghiệp sản xuấtthép trong và ngoài nước

2.1.2.3 Nhiệm vụ

Thực hiện tốt các chính sách, các quyết định vể tổ chức cán bộ Sử dụng antoàn lao động, bảo vệ môi trường an ninh chính trị Chấp hành nghiêm chỉnh cácquy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong Côngty

Xây dựng kế hoạch dài hạn trình lên cấp trên là Tổng Công ty Thép Việt Namphê duyệt và triển khai các kế hoạch được duyệt

Sử dụng vốn cổ phần huy động được từ các cổ đông, tiến hành vay vốn củangân hàng để đầu tư cho việc kinh doanh đồng thời nhận và sử dụng vốn của Nhànước giao một cách có hiệu quả

Duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả trêncơ sở có sự tham gia của mọi người và trên nền tảng TCVN ISO 9001: 2008

Không ngừng nâng cao nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên: Đào tạo bổ sung kỹnăng làm việc, nâng cao trình độ quản lý nhân viên để thích nghi với hoạt động kinhdoanh mới Mặt khác, tiến hành tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ nhân viên trẻ có nănglực thừa kế và phát huy tiềm năng, năng lực hiện có của Công ty

2.1.3 Đặc điểm bộ máy tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh tại Côngty Cổ phần Kim khí Miền Trung

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty

Trang 30

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công tyĐại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị Ban Tổng Giám Đốc

Phòng Kế hoạchKinh doanh Phòng Kế toán

Tài chính Phòng Tổ chức

Hành chính Phòng Đầu tư