Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢ N ỌC N T Ỗ THỊ MI LY ỒN T ÀN ỆN ỂM SỐT NỘ BỘ C U TRÌN VÀ T U T ỀN T XĂN CƠN DẦU QUẢN TĨM TẮT LUẬN VĂN T TY TN BÁN MTV N Ã C SĨ MÃ SỐ: 60 34 03 01 Nẵng – Năm 2019 TỐN Cơng trình hồn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: S TS Trƣơng Bá Thanh Phản biện 1: PGS.TS HOÀNG TÙNG Phản biện 2: PGS.TS NGUYỄN THỊ HỒNG NGA Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN MỞ ẦU Tính cấp thiết đề tài Kiểm sốt nội (KSNB) vấn đề quan tâm KSNB giúp cho doanh nghiệp loại trừ giảm thiểu rủi ro thông qua đánh giá hiệu hiệu suất hoạt động chức doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy hồn thiện thơng tin tài quản trị, hỗ trợ tuân thủ sách quy định có liên quan Tuy nhiên, trình hoạt động kinh doanh, hầu hết doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại rủi ro nên yêu cầu nhận dạng, xác định loại rủi ro mức độ tác động đến doanh nghiệp để từ tìm biện pháp phòng tránh việc làm cần thiết doanh nghiệp Để làm điều này, doanh nghiệp cần phải xây dựng vận hành thực tế hệ thống KSNB cho hiệu phù hợp với đặc điểm riêng doanh nghiệp Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đơn vị giữ vai trò chủ đạo thị trường nội địa cung cấp xăng dầu theo đạo Chính phủ, nhiên có khơng cơng ty tập đồn, có Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi, chịu áp lực cạnh tranh khiến hoạt động bán hàng thu tiền chưa đạt mục tiêu mong muốn Để gia tăng lợi nhuận, công ty áp dụng nhiều thủ tục hoạt động kiểm soát bán hàng thu tiền thực tế nhiều bất cập hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu hoạt động công ty Chính vậy, đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi” hướng đến việc phân tích thực trạng đưa giải pháp giúp doanh nghiệp hồn thiện quy trình KSNB hoạt động bán hàng thu tiền, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu kinh doanh, cung cấp sản phẩm đến khách hàng cách nhanh chóng với chất lượng tốt để tối ưu lợi nhuận hiệu hoạt động Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa vấn đề liên quan đến KSNB chu trình bán hàng thu tiền, làm sở để phân tích đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Từ đề xuất giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu hiệu KSNB hoạt động bán hàng thu tiền ối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu lĩnh vực kinh doanh xăng dầu Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu luận văn phương pháp luận vật biện chứng: kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Tổng quan đề tài nghiên cứu Trên giới Việt Nam, có nhiều cơng trình nghiên cứu khía cạnh khác KSNB, là: Nghiên cứu KSNB COSO (2013), Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, giáo trình KSNB giảng dạy học tập trường đại học số luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ tác giả khác công bố đề tài KSNB Thông qua xem xét, đánh giá cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài KSNB chu trình bán hàng thu tiền, tác giả nhận thấy việc xây dựng vận hành hữu hiệu KSNB đem đến nhiều ích lợi cho doanh nghiệp Tuy nhiên, nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp cụ thể nên giải pháp nghiên cứu áp dụng vào công ty hoạt động lĩnh vực xăng dầu, khí đốt – ngành thiết yếu xã hội, cụ thể Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi – không phù hợp mang lại hiệu không mong đợi Mặc khác, KSNB Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi nhiều điểm chưa hồn thiện chưa có nghiên cứu tìm hiểu cách trực tiếp, tồn diện có hệ thống liên quan đến KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty Tất yếu tố khoản trống nghiên cứu đề tài C ƢƠN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN C UN VỀ ỂM SOÁT NỘ BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội - Báo cáo COSO (2013) đưa khái niệm KSNB trình thiết lập vận hành hội đồng quản trị, ban quản lý nhân khác, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tuân thủ pháp luật quy định, sách liên quan - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 – xác định đánh giá rủi ro định nghĩa: “KSNB quy trình Ban quản trị, Ban Giám đốc cá nhân khác đơn vị thiết kế, thực trì để tạo đảm bảo hợp lý khả đạt mục tiêu đơn vị việc đảm bảo độ tin cậy BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật quy định có liên quan” 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội - Mục tiêu báo cáo: KSNB giúp đảm bảo báo cáo tài trung thực đáng tin cậy - Mục tiêu hoạt động: KSNB giúp đảm bảo tính hữu hiệu hiệu hoạt động, nguồn lực bảo vệ sử dụng hiệu - Mục tiêu tuân thủ: : KSNB giúp đảm bảo việc chấp hành pháp luật quy định có liên quan 1.2.3 Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội Cần phải xác định rõ mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược để xây dựng KSNB phù hợp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp quan tâm đến việc trung thực, có đạo đức nghề nghiệp Các quy trình hoạt động KSNB cần văn hóa rõ ràng truyền đạt rộng rãi nội đơn vị… 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội a Mơi trường kiểm sốt VSA số 315 nêu rõ: Mơi trường kiểm sốt tập hợp quan điểm, nhận thức hành động chức quản trị quản lý ban quản trị ban giám đốc liên quan đến KSNB tầm quan trọng KSNB hoạt động đơn vị Các yếu tố thuộc môi trường kiểm sốt bao gồm: Truyền đạt thơng tin yêu cầu thực thi tính trực giá trị đạo đức; Cam kết lực; Sự tham gia Ban quản trị; Triết lý phong cách điều hành Ban giám đốc; Cơ cấu tổ chức; Phân cơng quyền hạn trách nhiệm; sách thơng lệ nhân b Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị Tất hoạt động đơn vị phát sinh rủi ro ảnh hưởng đến khả đạt mục tiêu đơn vị Để giới hạn rủi ro mức chấp nhận được, người quản lý phải thiết lập quy trình đánh giá rủi ro, gồm giai đoạn: Xác định mục tiêu đơn vị -Nhận dạng rủi ro Phân tích đánh giá rủi ro c Các hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm sốt sách thủ tục nhằm đảm bảo đạo Ban giám đốc thực Hoạt động kiểm soát phân thành nhiều chức khác nhau, chức phần thiếu đơn vị d Thông tin trao đổi thông tin Hệ thống thông tin - liên quan đến việc lập trình bày BCTC, bao gồm quy trình kinh doanh có liên quan, trao đổi thông tin Truyền thông phần hệ thống thơng tin, có vai trò quan trọng trao đổi thông tin Thông tin truyền thông đắn, kịp thời xác giúp đơn vị trì nâng cao lực kiểm sốt e Hoạt động giám sát Giám sát quy trình đánh giá hiệu hoạt động hệ thống KSNB giai đoạn, bao gồm việc đánh giá tính hiệu kiểm soát cách kịp thời tiến hành biện pháp khắc phục cần thiết 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 ặc điểm chu trình bán hàng thu tiền a Khái niệm chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền doanh nghiệp với khách hàng họ, trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, yêu cầu mua khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) kết thúc việc khách hàng cam kết chấp nhận toán đơn vị thu tiền b Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền Liên quan đến nhiều công đoạn, ảnh hưởng đến nhiều khoản mục, với nhiều hình thức bán hàng toán, tần suất phát sinh nghiệp vụ nhiều nên dễ xảy sai sót c Các sai phạm xảy chu trình bán hàng thu tiền Chấp nhận đơn hàng khơng có khả cung ứng được, nhầm lẫn thời gian giao hàng cho khách hàng, tiếp nhận chứng từ không đầy đủ, không trùng khớp ghi nhận sai niên độ, ghi nhận nghiệp vụ không kịp thời, nhận định sai đối tượng ghi nhận doanh thu, khoản phải thu… 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Đơn hàng cần xử lý kịp thời, khơng bỏ sót; nên áp giá cho đơn hàng phù hợp, xác; Giao hàng cho khách số lượng, chất lượng, thời gian địa điểm Ghi nhận doanh thu kỳ, xác; đối tượng; đảm bảo chứng từ lập đủ, xác; Thu tiền đầy đủ, xác, đối tượng; theo dõi cơng nợ đầy đủ, xác cho đối tượng; Xử lý kịp thời, nhanh chóng hàng bán bị trả lại khiếu kiện khách hàng;… 1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền a Đối với hoạt động bán hàng: Phải có đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu mua hàng) khách hàng Hợp đồng mua bán ký kết hai bên, phải lập hóa đơn để ghi nhận thơng tin ban đầu giao dịch thực Đồng thời, phải đánh giá, ghi nhận kịp thời, đầy đủ xác vào sổ nhật ký bán hàng, sổ doanh thu… b Đối với hoạt động thu tiền bán hàng: Khi thu tiền yêu cầu phải lập phiếu thu giấy báo có từ ngân hàng Đối với khoản tiền chưa thu được, phải gửi biên đối chiếu công nợ để so sánh việc ghi chép cơng nợ, có chênh lệch phải kịp thời điều chỉnh 1.2.4 Quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền - Trên sở đơn đặt hàng, phận bán hàng xem xét khả đáp ứng đơn hàng định bán hàng Toàn chứng từ phát sinh giai đoạn chuyển cho Giám đốc kiểm tra duyệt thức nhằm phê chuẩn việc bán hàng thông qua - Sau lệnh bán hàng phê chuẩn, việc giao hàng cho khách hàng tiến hành Mục tiêu giai đoạn đảm bảo việc giao hàng đầy đủ, kịp thời, khơng có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho bên liên quan - Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hóa đơn cần kiểm tra, đối chiếu lại lần với chứng từ đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng, tính lại số tiền cho loại hàng hóa cho tổng hóa đơn, nhằm hạn chế sai sót tính tốn sai có thơng đồng phận bán hàng khách hàng - Theo dõi công nợ thu tiền khách hàng: Định kỳ, lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, đồng thời cần ban hành quy định lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho tuân thủ chuẩn mực chế độ kế toán hành - Xử lý hàng bán trả lại khiếu kiện khách hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ nhận hàng bán trả lại, cần kiểm tra nguyên nhân hàng bán bị trả lại, đồng thời dựa vào biên bản, kế tốn doanh thu lập lại hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh ghi giảm doanh thu nợ phải thu cho khách hàng K T LUẬN C ƢƠN KSNB đóng vai trò to lớn hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt KSNB chu trình bán hàng thu tiền, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu hoạt động để đem lại lợi nhuận cao nhất, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát, ngăn ngừa rủi ro xảy Nội dung chương trình bày vấn đề lý luận KSNB doanh nghiệp với lý thuyết KSNB chu trình bán hàng thu tiền Dựa vào lý luận KSNB trình bày, đề tài phân tích KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi chương 10 Để đáp ứng nhanh xăng dầu đến người tiêu dùng, công ty có hai phương thức bán hàng chủ yếu tốn tốn chậm thơng qua mạng lưới tiêu thụ kênh phân phối, chủ yếu hệ thống phân phối từ tổng đại lý, đại lý bán lẻ 2.1.4 Mơ hình tổ chức máy kế tốn - Bộ máy kế tốn cơng ty tổ chức theo mơ hình hỗn hợp, tức vừa trực tuyến vừa chức với nhiều phận thực công việc riêng biệt theo quy định cơng ty - Hình thức sổ kế tốn hình thức chứng từ ghi sổ thơng qua hình thức kế tốn máy để thực cơng tác kế toán đơn vị 2.2 CÁC Y U TỐ ẢN ƢỞN SỐT NỘ BỘ C U TRÌN CƠN TY TN MTV XĂN BÁN N CÔN ÀN TÁC ỂM VÀ T U T ỀN T DẦU QUẢN N Ã 2.2.1 Môi trƣờng kiểm sốt - Ban giám đốc cơng ty bổ nhiệm từ Tập đồn Xăng dầu Việt Nam, có lực kiến thức, có kinh nghiệm - Cơng ty có sơ đồ cấu tổ chức rõ ràng từ văn phòng cơng ty đến trung tâm kinh doanh tổng hợp khối cửa hàng bán lẻ - Công ty áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nên tạo văn hóa mang sắc riêng - Công ty liên tục phát triển nguồn nhân lực thông qua tuyển dụng - Ban giám đốc lãnh đạo phòng ban cơng ty ln quan tâm đến công tác lập kế hoạch - Các nhân tố bên ngồi: Tình hình cạnh tranh gay gắt thị trường kinh doanh xăng dầu, nhóm sản phẩm thay ngày đa dạng áp lực từ khâu trì thu hút khách hàng thách thức cho công ty 11 2.2.2 Nhận định đánh giá rủi ro Ban giám đốc cá nhân có liên quan tiến hành nhận định rủi ro đưa phương hướng cụ thể để đánh giá rủi ro - Yếu tố bên trong: nguồn kinh phí hoạt động, tiêu tập đồn giao cho cơng ty, tình hình biến động nhân (cán nhân viên), hệ thống thơng tin kế tốn sử dụng - Yếu tố bên ngồi: Tình hình cạnh tranh đối thủ, sản phẩm thay thế, sách điều tiết giá phủ, trình hoạt động nhà máy lọc dầu Dung Quất, Nghi Sơn… 2.3 T ỰC TR N ÀN ỂM SỐT NỘ BỘ C U TRÌN VÀ T U T ỀN T DẦU QUẢN CÔN TY TN BÁN MTV XĂN N Ã 2.3.1 ặc điểm chu trình bán hàng thu tiền a Đối với hoạt động bán buôn (bán cho đại lý, tổng đại lý) Khi bên thống yêu cầu đơn hàng, khách hàng thực lập đơn đặt hàng gửi đến phận bán hàng Bộ phận bán hàng lập đề nghị bán hàng trình giám đốc cơng ty phê duyệt fax phòng kinh doanh để xác nhận đồng ý bán xăng dầu Phòng kinh doanh kiểm tra lại thơng tin thông báo cho phận bán hàng chấp nhận đề nghị cung ứng xăng dầu Bộ phận bán hàng tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng hóa gửi cho khách hàng xác nhận Kế toán hàng hóa vào đề nghị bán hàng tiến hành lập phiếu xuất kho, sau trình kế tốn trưởng ký duyệt Căn vào phiếu xuất kho, thủ kho nhân viên bán hàng công ty tiến hành giao nhận hàng hóa 12 Dựa vào chứng từ phận bán hàng cung cấp, kế toán công ty tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, tiền tương đương tiền nợ phải thu khách hàng, kê khai thuế giá trị gia tăng phải nộp b Đối với hoạt động bán lẻ (bán lẻ trực tiếp) Sau xăng nhân viên bán hàng cung cấp cho khách lẻ, khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, nhân viên bán hàng xuất hóa đơn giao cho khách hàng Trường hợp khách không lấy hóa đơn, cuối ngày, nhân viên bán hàng tổng hợp doanh số bán ngày xuất hóa đơn với lượng hàng bán với mã “khách hàng vãng lai”, sau lập báo cáo bán hàng hệ thống phần mềm kế tốn cơng ty chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng nộp tiền phòng kế tốn cơng ty Cuối tuần, nhân viên bán hàng chuyển tồn hóa đơn báo cáo bán hàng lên cho phòng kinh doanh để kiểm tra đối chiếu với số liệu nhập ngày lên phần mềm Phòng kế tốn tiến hành lập hóa đơn phiếu thu tiền ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, bao gồm: Lập phiếu xuất kho ghi nhận giá vốn hàng bán; Lập phiếu thu để ghi nhận doanh thu, tăng quỹ tiền mặt kê khai thuế giá trị gia tăng Cuối ngày, kế tốn thực nộp tồn tiền mặt có vào tài khoản ngân hàng, ghi tăng tài khoản ngân hàng 2.3.2 Mục tiêu kiểm sốt Có ba mục tiêu hoạt động công ty là: - Mục tiêu an tồn phòng chống cháy nổ, an ninh lượng, đảm bảo an tồn tài - Mục tiêu đạt doanh thu lợi nhuận cao hoạt động sản xuất kinh doanh 13 - Mục tiêu tuân thủ pháp luật, quy định nhà nước quy định tập đoàn xăng dầu sách khác cơng ty đặt 2.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền a Tổ chức thu thập luân chuyển chứng từ Công ty thiết kế áp dụng loại chứng từ như: Đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, biên giao, hóa đơn, phiếu thu, giấy báo ngân hàng, báo cáo bán hàng – bán lẻ, bảng kê nộp tiền hàng ngày, bảng đối chiếu công nợ với khách hàng, báo cáo tổng hợp doanh số… b Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán - Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tuân thủ theo quy định chuẩn mực chế độ kế tốn cụ thể hóa chương trình phần mềm kế tốn cơng ty - Lập trì báo cáo số liệu cần thiết như: Báo cáo bán hàng định kỳ hàng tuần/tháng/quý/năm, báo cáo tồn kho, báo cáo tình hình thu hồi cơng nợ, báo cáo tài chính… c Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin Chứng từ phép sử dụng để ghi chép lưu giữ có đầy đủ nội dung chữ ký cá nhân theo quy định Đồng thời, sổ sách phải ghi nhận kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh 2.3.4 Quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền a Tiếp nhận xử lý đơn hàng: Khi có đủ giấy tờ yêu cầu từ khách hàng, phòng kinh doanh kiểm tra, xác nhận thơng tin gửi cho kế tốn cơng nợ để kiểm tra mức công nợ cho phép ghi hợp đồng Khi số dư vượt hạn mức cho phép, kế tốn cơng nợ 14 phải thơng báo đến kế toán trưởng, kế toán trưởng phê duyệt bán hàng, công việc thực hiện, không đồng ý bán hàng thơng báo đến khách hàng từ chối bán b Xuất kho giao hàng cho khách hàng: - Xuất kho công ty: Sau kiểm tra tính hợp lệ phiếu xuất kho, phận kho cho xe vào kho nhận hàng Hàng chuyển khu vực bên để tiến hành đo chiều cao phương tiện, lượng hàng so với mức, niêm chì trên, niêm chì vận chuyển đến khách hàng - Xuất cửa hàng xăng dầu trực thuộc: Nhân viên dựa vào cột bơm điện tử đế xuất số lượng tương ứng với số tiền khách hàng chi trả c Lập hóa đơn ghi nhận nghiệp vụ bán hàng - Đối với bán buôn cho đại lý, tổng đại lý: Khi nhận đầy đủ chứng từ phát sinh, kế toán tiến hành xuất hóa đơn gửi cho khách hàng lưu lại Những chứng từ tập hợp, đối chiếu trước, thống xác để ghi nhận doanh thu - Đối với bán cửa hàng xăng dầu trực thuộc: Hàng ngày, bán hàng cho khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn kế tốn cửa hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng Còn lần xuất bán mà khơng xuất hóa đơn, đến cuối ca, kế toán cửa hàng chốt số liệu cột bơm điện tử xuất hóa đơn bán lẻ, lập bảng kê bán hàng đồng thời nhập liệu lên phần mềm để gửi số liệu từ phần mềm công ty d Thu tiền theo dõi công nợ - Đối với bán chịu phát sinh nợ phải thu: Đầu tháng, kế tốn cơng nợ lập bảng tổng hợp công nợ chi tiết theo khách hàng trình kế 15 tốn trưởng kiểm tra, phát sinh nợ hạn hay trường hợp bất thường báo cho ban giám đốc để tìm biện pháp xử lý Đến cuối năm, kế toán lập biên đối chiếu cơng nợ, có chữ ký giám đốc để gửi cho khách hàng cửa hàng bán lẻ yêu cầu đối chiếu ký xác nhận Căn tình hình xác nhận nợ khách hàng cửa hàng bán lẻ xăng dầu, phòng kế tốn tiến hành lập báo cáo tình hình xác nhận nợ tồn đơn vị báo cáo ban lãnh đạo cơng ty đề xuất biện pháp xử lý trường hợp không đối chiếu xác nhận nợ đầy đủ - Đối với thu tiền mặt: Kế toán tiền tiến hành lập phiếu thu, phiếu thu phải có chữ ký kế tốn trưởng ban giám đốc Tiền mặt thu thủ quỹ nhập quỹ ghi nhận vào sổ quỹ Đến cuối tháng, tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kế toán tiền thủ quỹ tiến hành đối chiếu, có chênh lệch phải tìm ngun nhân giải Riêng cửa hàng bán lẻ trực thuộc, cuối ca nộp toàn số tiền thu cho cửa hàng trưởng dựa theo số lượng hàng thực xuất ghi nhận cột bơm điện tử ký vào biên bàn giao, tiền nhận ngày, cửa hàng trưởng phải nộp vào tài khoản ngân hàng cơng ty, khơng chậm trễ lý - Đối với thu từ tiền gửi ngân hàng: Khi nhận giấy báo có ngân hàng, kế toán tiền hạch toán vào phần mềm nghiệp vụ liên quan Thông thường đến cuối ngày, kế toán tiền in kê ngân hàng đối chiếu với sổ sách ghi nhận để phát giải kịp thời chênh lệch phát sinh 16 2.4 TRÌN ÁN Á T ỰC TR N BÁN MTV XĂN ÀN ỂM SOÁT NỘ BỘ C U VÀ T U T ỀN T I CÔNG TY TNHH DẦU QUẢN N Ã 2.4.1 Những kết đạt đƣợc cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng tác kế tốn chu trình bán hàng thu tiền tổ chức hợp lý, phương pháp hạch tốn chu trình bán hàng thu tiền phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh công ty Các thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền theo phân đoạn lúc tiếp nhận xử lý đơn hàng, tiến hành giao hàng cho khách hàng, thực ghi nhận nghiệp vụ bán hàng đến thu tiền theo dõi công nợ xử lý hàng bán trả lại khiếu kiện khách hàng tổ chức hợp lý, chứng từ phát sinh phận luân chuyển nhanh chóng, kịp thời, có kiểm tra chéo phận 2.4.2 Những hạn chế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền - Hệ thống thơng tin kế tốn chưa đáp ứng u cầu kiểm sốt - Thiếu mơ tả chi tiết sơ đồ cụ thể - Chưa có kênh thu thập, tìm kiếm thơng tin đối thủ cạnh tranh - Vẫn chấp nhận cho đặt hàng qua điện thoại hay fax cho khách hàng cũ gối đầu nợ - Việc tìm hiểu khách hàng thuộc trách nhiệm phòng kinh doanh phận xét duyệt bán chịu lại kế toán trưởng nên số trường hợp có chậm trễ khâu bán hàng - Khi bán lẻ hàng, khơng có phê duyệt bán hàng lãnh đạo cá nhân có thẩm quyền; khơng u cầu điểm bán 17 lẻ lập đề nghị cấp hàng, không lập biên bàn giao, không phản ánh nghiệp vụ giao hàng cho điểm bán lẻ sổ kế toán; Quy tắc bất kiêm nhiệm cửa hàng bán lẻ chưa đảm bảo, thủ kho kiêm nhân viên bán hàng; phận lập hóa đơn thu tiền chưa tách biệt nhân viên bán hàng thực hiện, việc biển thủ tiền hàng có khả xảy ra; Cửa hàng chậm nhâp liệu vào phần mềm, nộp tiền vào tài khoản xuất hóa đơn gửi văn phòng chính; Cửa hàng trưởng nhân viên bán hàng không làm biên chốt số công tơ cuối ca, họ tính tay phép tính trừ số số sau số đầu nhân với đơn giá thành tiền; riêng ca làm việc vào buổi tối, cửa hàng trưởng khơng có mặt để nhận bàn giao tiền nhân viên bán hàng mang tiền nhà, hôm sau nộp lại… dẫn đến khả tiền thu bị chiếm dụng cho mục đích cá nhân khả xảy mát, đồng thời nhập liệu chậm nên ảnh hưởng đến tính kịp thời cơng tác kiểm tra, đối chiếu, giải chênh lệch phát sinh theo dõi cơng nợ, doanh số luồng tiền; Ít tổ chức đợt kiểm tra, khảo sát bất ngờ đến cửa hàng - Là ngành kinh doanh đặc thù nên giá xăng dầu hay bị chi phối nhiều yếu tố, giá bán thường xuyên bị điều chỉnh theo quy định nhà nước, khả cửa hàng xuất hàng bán trước thời điểm giá xăng tăng đợi đến giá xăng tăng thật xuất hóa đơn cho lơ hàng ngược lại, xuất hóa đơn bán hàng trước thời điểm giá giảm chưa thật xuất bán hàng nhằm hưởng chênh lệch giá Đối với tình trạng này, cơng ty chưa có biện để kiểm sốt 18 T LUẬN C ƢƠN Chương mơ tả thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Qua tìm hiểu cho thấy KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty có kết mang lại hoạt động, song song hạn chế cần phải khắc phục Vì vậy, ưu điểm, cơng ty cần phát huy, tồn công ty cần đánh giá mức độ ảnh hưởng đưa điều chỉnh thích hợp để giảm thiểu hạn chế kinh doanh quản lý hoạt động 19 C ƢƠN MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T I CÔNG TY TN 3.1 CƠ SỞ MTV XĂN DẦU QUẢNG NGÃI Ề XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN - Từ thực trạng diễn công ty chu trình bán hàng thu tiền - Phù hợp với nghiên cứu, dẫn từ Báo cáo COSO (2013) - Phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh xăng dầu, theo sách chủ trương Nhà nước, Chính phủ - Cân nhắc lợi ích với chi phí bỏ 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T I CƠNG TY TN MTV XĂN DẦU QUẢNG NGÃI 3.2.1 Hồn thiện mơi trƣờng kiểm sốt Xây dựng hồn thiện lại văn hóa doanh nghiệp mang sắc riêng Có văn quy định trung thực giao dịch với khách hàng, nguyên tắc bảo mật thông tin kinh doanh… 3.2.2 Hồn thiện q trình nhận định đánh giá rủi ro Lập kế hoạch chi tiết theo tiêu cụ thể, bám sát vào tình hình hoạt động cơng ty Thường xun cập nhật, đánh giá, nhận xét rút ưu nhược điểm hoạt động cách kịp thời 20 3.2.3 Hồn thiện tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Kế toán cần ghi chép kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kèm theo phải tập hợp đầy đủ, không để đến cuối tháng tập hợp chứng từ ghi nhận vào sổ sách Nâng cao lực nhân viên phòng kế tốn tài chính, giúp cho lãnh đạo phòng, ban giảm đốc giải cơng việc 3.2.4 Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền - Khi có nhu cầu mua hàng, phận bán hàng cần xử lý nhanh chóng để hồn tất thủ tục - Thiết kế đơn đặt hàng chuẩn thống tồn cơng ty, nên đánh trước số theo thứ tự - Xây dựng định mức nợ hợp lý phải tuân thủ định mức nợ khách hàng đề từ đầu năm - Ban hành quy định trường hợp ngoại lệ xét duyệt cho vượt định mức nợ - Bộ phận kinh doanh cần kiểm tra, so sánh đơn giá thể đơn đặt hàng với bảng giá bán niêm yết thức, có khác cần báo với khách hàng - Phối hợp chặt chẽ phòng kinh doanh phòng kế tốn tài để đảm bảo bán hàng kịp thời cho khách hàng đáp ứng đủ yêu cầu đặt ra, cơng nợ theo dõi xác, thu hồi thời gian quy định - Đối với đại lý, tổng đại lý hay cửa hàng bán lẻ có doanh số tiêu thụ cao, thời gian toán tiền nợ sớm cơng ty nên có sách khuyến khích phù hợp tăng định mức bán chịu, chiết khấu cao Đối với đại lý, tổng đại lý hay cửa 21 hàng bán lẻ có doanh số tiêu thụ thấp thời gian toán tiền nợ chậm cơng ty nên chủ động có sách kích thích tiêu thụ cân đối lại hạn mức tín dụng, áp dụng nhiều biện pháp khác để thu nợ hạn, tránh tình trạng nợ xấu phải lập dự phòng - Trước giao hàng cho cửa hàng bán lẻ, phận kinh doanh cần yêu cầu cửa hàng bán lẻ lập giấy đề nghị cấp hàng trình lãnh đạo phê duyệt, giấy yêu cầu đề nghị cấp hàng cần cửa hàng trưởng ký đề nghị, trưởng phòng kinh doanh kế toán trưởng ký sau kiểm tra hạn mức, khả đáp ứng đơn hàng, cuối giám đốc công ty phê duyệt Đề nghị cấp hàng duyệt chuyển lại cho phận kế toán lập phiếu xuất kho tạm ứng để theo dõi tình hình xuất kho cho cửa hàng bán lẻ Quá trình hạn chế khả nhân viên bán hàng giao hàng cho cửa hàng bán lẻ vượt định mức cho phép trước lập biên giao hàng để gửi hàng đi, kế tốn kiểm tra tình hình toán cửa hàng bán lẻ số hàng hóa ứng trước định có xuất hàng hay không - Tại thời điểm giao hàng, phận giao hàng yêu cầu người có trách nhiệm bên nhận hàng phải ký lên biên bàn giao để tránh rủi ro bên nhận hàng từ chối tốn với lý khơng nhận hàng từ đơn vị - Quy định văn việc phân công cho cá nhân phận phụ trách lập hóa đơn, hóa đơn lập chứng từ cụ thể - Đối với cửa hàng bán lẻ xăng dầu, việc trì quyền định hoạt động kinh doanh cửa hàng cho cửa hàng, nên xây dựng quy định rõ ràng thời gian lập báo cáo doanh 22 số bán hàng, xuất hóa đơn, nhập liệu vào phần mềm biện pháp xử phạt cửa hàng trưởng không tuân thủ quy định Đồng thời, văn phòng cơng ty, phải cử (vài) nhân viên độc lập phụ trách thu thập, kiểm tra tình hình thực cửa hàng trưởng Đến thời điểm quy định ngày mà cửa hàng trưởng chưa thực cơng việc theo quy định nhân viên có nhiệm vụ gọi điện, đốc thúc, cửa hàng trưởng khơng chấp hành thực nhân viên báo lên lãnh đạo công ty để có biện pháp xử lý Lưu ý thời điểm đơn giá bán xăng dầu bị điều chỉnh theo định nhà nước, công ty nên lập hội đồng thực kiểm kê lúc kịp thời cửa hàng để ghi nhận lại doanh số bán chi tiết hàng tồn - Nên thực phân tích biến động doanh số bán hàng, số lượng nhập - xuất hàng tồn kho xung quanh thời điểm biến động giá để phát bất thường, có biện pháp xử lý cách kịp thời Đầu tư thêm số thiết bị để chủ động kiểm soát lượng hàng bán cửa hàng, chẳng hạn lắp thiết bị điện tử tự động bể chứa ghi nhận lại số liệu xác lượng xăng dầu tồn kho bể, giúp kiểm soát doanh số bán công nợ phát sinh - Lập báo cáo phân tích lợi nhuận bán hàng để đánh giá lợi nhuận mặt hàng xuất bán, báo cáo phức tạp nên đầu tư thêm vào phần mềm kế toán chức lập báo cáo yêu cầu nhân viên có kinh nghiệm phân tích để kết tồn diện, hợp lý - Khuyến khích khách hàng tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng, mua hàng ln nhận hóa đơn - Yêu cầu cửa hàng bán lẻ vào cuối ngày phải lập báo cáo bán hàng nhập số liệu lên phần mềm để phận bán hàng 23 kế toán theo dõi Đồng thời quy định thời gian nộp số tiền mặt thu từ bán hàng cửa hàng phải nộp công ty chậm liền kề ngày thu Tổ chức buổi kiểm kê theo kế hoạch bất ngờ, đột xuất để kiểm tra lượng hàng tồn kho cửa hàng, đối chiếu với báo cáo bán hàng xem có chênh lệch hay khơng, có truy tìm nguyên nhân quy trách nhiệm T LUẬN C ƢƠN Trên biện pháp mang tính chủ quan tác giả dựa vào hiểu biết tình hình thực tế khn mẫu báo cáo COSO 2013 làm tảng hơng qua tìm hiểu, phân tích đánh giá trực trạng diễn công ty Tuy nhiên, giải pháp tác giả đưa dựa vào hiểu biết KSNB giai đoạn tại, môi trường kinh doanh vi mô vĩ mô công ty không ngừng thay đổi, chứa đựng nhiều loại rủi ro mới, phức tạp khó đốn biết Vì vậy, công ty phải thường xuyên giám sát, kiểm ra, đôn đốc kịp thời nắm bắt biến động kinh doanh để nhanh chóng đưa giải pháp hữu hiệu giúp ngăn ngừa kiểm soát rủi ro cách hiệu quả 24 T LUẬN Trong q trình thực đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi”, tác giả hệ thống hóa nội dung KSNB, KSNB chu trình bán thu tiền, đồng thời mơ tả cách tổng thể KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty xăng dầu Quảng Ngãi, tiến hành phân tích thực trạng áp dụng, đánh giá ưu nhược điểm, xác định nguyên nhân, từ đưa giải pháp cần có để khắc phục nhằm nâng cao tính hữu hiệu hiệu KSNB chu trình bán thu tiền Thông qua kết từ nghiên cứu thực tiễn khác nhau, thấy việc cơng ty trọng vào hồn thiện hệ thống KSNB có ý nghĩa lớn: xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp, nhận diện kiểm soát rủi ro, hồn thành mục tiêu theo đuổi Vì vậy, việc đổi tư quản lý, quan tâm đến KSNB tất khâu hoạt động yêu cầu cấp bách hữu hiệu để không Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi nói riêng mà tất đơn vị hoạt động lợi nhuận nói chung gia tăng thị phần, lợi nhuận kinh doanh thích ứng với thay đổi diễn thị trường ... phân tích KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi chương 9 C ƢƠN THỰC TR NG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢNG NGÃI 2.1 TỔN... thiết 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 ặc điểm chu trình bán hàng thu tiền a Khái niệm chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền trình chuyển quyền... CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T I CÔNG TY TN 3.1 CƠ SỞ MTV XĂN DẦU QUẢNG NGÃI Ề XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN - Từ thực trạng diễn công ty chu trình bán hàng thu