Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nay đang là đơn vị giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa cung cấp xăng dầu theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, tuy nhiên có không ít những công ty con

TRƢ N ỌC N T

Ỗ THỊ MI LY

OÀN T ỆN ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN BÁN

ÀN VÀ T U T ỀN T CÔN TY TN MTV

XĂN DẦU QUẢN N Ã

TÓM TẮT LUẬN VĂN T C SĨ TOÁN

MÃ SỐ: 60 34 03 01

à Nẵng – Năm 2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn khoa học:

S TS Trương Bá Thanh

Phản biện 1: PGS.TS HOÀNG TÙNG

Phản biện 2: PGS.TS NGUYỄN THỊ HỒNG NGA

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 8 năm 2019

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin - học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN

MỞ ẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát nội bộ (KSNB) đang là vấn đề khá được quan tâm hiện nay vì KSNB giúp cho doanh nghiệp có thể loại trừ hoặc giảm thiểu rủi ro thông qua đánh giá hiệu quả và hiệu suất các hoạt động và chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy và hoàn thiện của thông tin tài chính cũng như quản trị, hỗ trợ tuân thủ các chính sách

và quy định có liên quan Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều loại rủi ro nên yêu cầu nhận dạng, xác định đúng các loại rủi ro và mức độ tác động đến doanh nghiệp để từ đó tìm ra những biện pháp phòng tránh

là một việc làm hết sức cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Để

có thể làm được điều này, doanh nghiệp rất cần phải xây dựng và vận hành trong thực tế một hệ thống KSNB sao cho hiệu quả và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nay đang là đơn vị giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa cung cấp xăng dầu theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, tuy nhiên có không ít những công ty con của tập đoàn, trong đó có Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi, hiện đang chịu những áp lực cạnh tranh khiến hoạt động bán hàng và thu tiền vẫn chưa đạt được những mục tiêu mong muốn Để gia tăng lợi nhuận, công ty đã áp dụng nhiều thủ tục và hoạt động kiểm soát trong bán hàng và thu tiền nhưng thực tế vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty Chính vì

vậy, đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi” hướng đến

việc phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình KSNB đối với hoạt động bán hàng và thu tiền,

giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, cung cấp sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh chóng với chất lượng tốt nhất để tối

ưu lợi nhuận cũng như hiệu quả hoạt động

2 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản liên quan đến KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, làm cơ sở để phân tích và đánh giá thực trạng của KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Từ đó đề xuất những giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt động bán hàng và thu tiền

3 ối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu lĩnh vực kinh doanh xăng dầu tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của luận văn là phương pháp luận duy vật biện chứng: kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau của KSNB, như là: Nghiên cứu về KSNB của COSO (2013), Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số

315, các giáo trình về KSNB đang được giảng dạy và học tập tại các trường đại học hiện nay và một số luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của những tác giả khác đã được công bố về đề tài KSNB

Thông qua xem xét, đánh giá các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, tác giả nhận thấy việc xây dựng và vận hành hữu hiệu KSNB đem đến rất nhiều ích lợi cho doanh nghiệp Tuy nhiên, vì chỉ nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại một doanh nghiệp cụ thể nên những giải pháp của những nghiên cứu trên khi áp dụng vào các công ty hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu, khí đốt – một trong những ngành thiết yếu của xã hội, cụ thể tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi – thì có thể không phù hợp và mang lại hiệu quả không như mong đợi Mặc khác, KSNB của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi vẫn còn nhiều điểm chưa hoàn thiện và hiện chưa có nghiên cứu nào tìm hiểu một cách trực tiếp, toàn diện và có hệ thống liên quan đến KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty này Tất cả những yếu tố trên chính là khoản trống nghiên cứu của đề tài

C ƢƠN 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN C UN VỀ ỂM SOÁT NỘ BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

- Báo cáo của COSO (2013) đưa ra khái niệm về KSNB là một quá trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản

lý và các nhân sự khác, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và

sự tuân thủ pháp luật và các quy định, chính sách liên quan

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 – xác định và đánh giá rủi ro định nghĩa: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Mục tiêu báo cáo: KSNB giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính trung thực và đáng tin cậy

- Mục tiêu hoạt động: KSNB giúp đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động, các nguồn lực được bảo vệ và sử dụng hiệu quả

- Mục tiêu tuân thủ: : KSNB cũng giúp đảm bảo việc chấp hành pháp luật và các quy định có liên quan

1.2.3 Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

Cần phải xác định rõ mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược để xây dựng KSNB phù hợp, xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp quan tâm đến việc trung thực, có đạo đức nghề nghiệp Các quy trình

hoạt động KSNB cần được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị…

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát

VSA số 315 nêu rõ: Môi trường kiểm soát là một tập hợp các quan điểm, nhận thức và hành động cũng như các chức năng quản trị

và quản lý của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị

Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức; Cam kết về năng lực; Sự tham gia của Ban quản trị; Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc; Cơ cấu tổ chức; Phân công quyền hạn và trách nhiệm; và các chính sách và thông lệ về nhân sự

b Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị

Tất cả các hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh các rủi ro ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của chính đơn vị Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải thiết lập quy trình đánh giá rủi ro, gồm các giai đoạn: Xác định mục tiêu của đơn

vị -Nhận dạng rủi ro và Phân tích và đánh giá rủi ro

c Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạo của Ban giám đốc được thực hiện

Hoạt động kiểm soát được phân thành nhiều chức năng khác nhau, mỗi chức năng là một phần không thể thiếu trong đơn vị

d Thông tin và trao đổi thông tin

Hệ thống thông tin - liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan, và trao đổi thông tin Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin, có vai trò quan

trọng trong trao đổi thông tin Thông tin và truyền thông đúng đắn, kịp thời và chính xác sẽ giúp đơn vị duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát

e Hoạt động giám sát

Giám sát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB trong từng giai đoạn, bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 ặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

a Khái niệm của chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán và đơn vị thu được tiền

b Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền

Liên quan đến nhiều công đoạn, ảnh hưởng đến nhiều khoản mục, với nhiều hình thức bán hàng và thanh toán, tần suất phát sinh nghiệp

vụ nhiều nên dễ xảy ra các sai sót

c Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền

Chấp nhận đơn hàng khi không có khả năng cung ứng được, nhầm lẫn giữa thời gian giao hàng cho từng khách hàng, tiếp nhận chứng từ không đầy đủ, không trùng khớp hoặc ghi nhận sai niên độ, ghi nhận nghiệp vụ không kịp thời, nhận định sai đối tượng ghi nhận doanh thu, khoản phải thu…

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền

Đơn hàng cần được xử lý kịp thời, không bỏ sót; nên áp giá cho từng đơn hàng phù hợp, chính xác; Giao hàng cho khách đúng số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm Ghi nhận doanh thu đúng

kỳ, chính xác; đúng đối tượng; đảm bảo chứng từ được lập đủ, chính xác; Thu tiền đầy đủ, chính xác, đúng đối tượng; theo dõi công nợ đầy đủ, chính xác cho từng đối tượng; Xử lý kịp thời, nhanh chóng hàng bán bị trả lại và khiếu kiện của khách hàng;…

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

a Đối với hoạt động bán hàng: Phải có đơn đặt hàng (phiếu yêu

cầu mua hàng) của khách hàng và Hợp đồng mua bán được ký kết giữa hai bên, phải lập hóa đơn để ghi nhận thông tin ban đầu về những giao dịch đã thực hiện Đồng thời, phải đánh giá, ghi nhận kịp thời, đầy đủ và chính xác vào sổ nhật ký bán hàng, sổ cái doanh

thu…

b Đối với hoạt động thu tiền bán hàng: Khi thu tiền yêu cầu

phải lập phiếu thu hoặc giấy báo có từ ngân hàng Đối với các khoản tiền chưa thu được, phải gửi biên bản đối chiếu công nợ để so sánh việc ghi chép công nợ, nếu có chênh lệch phải kịp thời điều chỉnh

1.2.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền

- Trên cơ sở đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng xem xét khả năng

đáp ứng đơn hàng và ra quyết định bán hàng Toàn bộ chứng từ phát sinh trong giai đoạn này được chuyển cho Giám đốc kiểm tra và duyệt chính thức nhằm phê chuẩn việc bán hàng đã được thông qua

- Sau khi lệnh bán hàng được phê chuẩn, việc giao hàng cho khách hàng được tiến hành Mục tiêu của giai đoạn này là đảm bảo

việc giao hàng đầy đủ, kịp thời, không có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan

- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hóa đơn cần kiểm tra, đối chiếu lại lần nữa với các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng, và tính lại số tiền cho từng loại hàng hóa và cho tổng hóa đơn, nhằm hạn chế sự sai sót do tính toán sai hoặc có sự thông đồng giữa

bộ phận bán hàng và khách hàng

- Theo dõi công nợ và thu tiền của khách hàng: Định kỳ, lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, đồng thời cũng cần ban hành quy định lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sao cho tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Xử lý hàng bán trả lại hoặc khiếu kiện của khách hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ nhận hàng bán trả lại, cần kiểm tra nguyên nhân hàng bán bị trả lại, đồng thời dựa vào biên bản, kế toán doanh thu lập lại hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh ghi giảm doanh thu và nợ phải thu cho khách hàng

K T LUẬN C ƢƠN 1

KSNB đóng vai trò rất to lớn đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, vì nó giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hoạt động của mình để đem lại lợi nhuận cao nhất, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát, ngăn ngừa được rủi ro có thể xảy ra Nội dung chương 1 đã trình bày những vấn

đề lý luận cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp cùng với những lý thuyết cơ bản về KSNB của chu trình bán hàng và thu tiền Dựa vào những lý luận về KSNB được trình bày, đề tài sẽ phân tích KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi ở chương 2

C ƢƠN 2 THỰC TR NG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T CÔN TY TN MTV XĂN

DẦU QUẢNG NGÃI 2.1 TỔN QUAN VỀ CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢN N Ã

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi (Petrolimex Quảng Ngãi) được hình thành và phát triển qua nhiều giai đoạn, ở mỗi giai đoạn công ty luôn không ngừng đẩy mạnh đầu tư, phát triển hạ tầng

cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng “Quy mô, hiện đại, an toàn và thân thiện với môi trường”

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty chuyên kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và hoạt động kinh doanh khác, thực hiện các dịch vụ liên quan đến xăng dầu như: giữ hộ, nhập ủy thác, dịch vụ vận tải, thi công lắp đặt, sửa chữa, bảo quản và kinh doanh các loại vật tư, máy móc thiết bị chuyên dụng liên quan đến xăng dầu

2.1.3 ặc điểm hoạt động của công ty

a Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ

Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4300298507 vào ngày 28/06/2001 Công ty chuyên xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các ngành nghề khác như: thiết kế, xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, và các hoạt động thương mại dịch vụ khác

b Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ

Để đáp ứng nhanh nhất xăng dầu đến người tiêu dùng, công ty có hai phương thức bán hàng chủ yếu là thanh toán ngay và thanh toán chậm thông qua mạng lưới tiêu thụ là các kênh phân phối, chủ yếu là

hệ thống phân phối từ các tổng đại lý, đại lý và bán lẻ

2.1.4 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, tức là vừa trực tuyến vừa chức năng với nhiều bộ phận thực hiện các công việc riêng biệt theo quy định của công ty

- Hình thức sổ kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ thông qua hình thức kế toán máy để thực hiện công tác kế toán tại đơn vị

2.2 CÁC Y U TỐ ẢN ƯỞN N CÔN TÁC ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN BÁN ÀN VÀ T U T ỀN T CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢN N Ã

2.2.1 Môi trường kiểm soát

- Ban giám đốc công ty được bổ nhiệm từ Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, có năng lực và kiến thức, có kinh nghiệm

- Công ty có một sơ đồ cơ cấu tổ chức rõ ràng từ văn phòng công

ty đến các trung tâm kinh doanh tổng hợp và khối cửa hàng bán lẻ

- Công ty đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nên đã tạo được một nền văn hóa mang bản sắc riêng

- Công ty liên tục phát triển nguồn nhân lực thông qua tuyển dụng

- Ban giám đốc và lãnh đạo các phòng ban công ty luôn quan tâm đến công tác lập kế hoạch

- Các nhân tố bên ngoài: Tình hình cạnh tranh gay gắt trong thị trường kinh doanh xăng dầu, nhóm sản phẩm thay thế ngày càng đa dạng và áp lực từ khâu duy trì và thu hút khách hàng đang là thách thức cho công ty

hệ thống thông tin kế toán đang được sử dụng

- Yếu tố bên ngoài: Tình hình cạnh tranh của đối thủ, sản phẩm thay thế, những chính sách điều tiết giá của chính phủ, quá trình hoạt động của những nhà máy lọc dầu Dung Quất, Nghi Sơn…

2.3 T ỰC TR N ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN BÁN

ÀN VÀ T U T ỀN T CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢN N Ã

2.3.1 ặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền

a Đối với hoạt động bán buôn (bán cho đại lý, tổng đại lý)

Khi các bên đã thống nhất các yêu cầu về đơn hàng, khách hàng thực hiện lập đơn đặt hàng và gửi đến bộ phận bán hàng

Bộ phận bán hàng lập đề nghị bán hàng trình giám đốc công ty phê duyệt và fax về phòng kinh doanh để xác nhận đồng ý bán xăng dầu

Phòng kinh doanh kiểm tra lại thông tin và thông báo cho bộ phận bán hàng chấp nhận đề nghị cung ứng xăng dầu

Bộ phận bán hàng tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng hóa và gửi cho khách hàng xác nhận

Kế toán hàng hóa căn cứ vào đề nghị bán hàng tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó trình kế toán trưởng ký duyệt

Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho và nhân viên bán hàng của công ty tiến hành giao nhận hàng hóa