2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Trong bộ máy quản lý và tổ chức mỗi phòng banđều có chức năng và nhiệm vụ riêng của mình trong mối quan hệ thống nhất.
- Hội đồng quản trị: Công ty phê duyệt kế hoạch hoạt động, định hướng phát triển, nội quy hàng năm trên cơ sở phương án sản xuất kinh doanh gắn với các mục tiêu chính: sản lượng, doanh thu, lợi nhuận.
- Ban kiểm soát: của công ty có nhiệm vụ giống như các cơ quan tư pháp trong mô hình tam quyền phân lập nhằm giúp các cổ đông kiểm soát hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty.
Quyền hạn và nhiệm vụ của ban kiểm soát:
Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán theo định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.
Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.
Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông, Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty, phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
-Ban giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 4 Phó Giám đốc.
* Giám đốc: chịu trách nhiệm chung trước tổng công ty trong việc tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các kế hoạch được giao.
* 4 Phó Giám đốc, mỗi người chịu trách nhiệm về 1 phòng ban theo cơ cấu của quản lý công ty
+ Phó giám đốc phòng tư vấn quản lý dự án: là người giúp giám đốc chịu trách nhiệm về việc tư vấn quản lý các công trình xây dựng.
+ Phó giám đốc phòng tư vấn thiết kế: Chịu trách nhiệm tư vấn thiết kế các công trình xây dựng
+ Phó giám đốc phòng tư vấn giám sát: Chịu trách nhiệm giám sát các công trình xây dựng.
+ Phó giám đốc phòng tư vấn kiểm định LAS XD: chịu trách nhiệm thẩm định chất lượng các công trình xây dựng.
* Phòng quản lý kỹ thuật: chịu trách nhiệm chung về các lĩnh vực hoạt động của công ty.
* Phòng quản trị tài chính chia làm hai bộ phận:
+ Bộ phận nhân sự: Quản lý con dấu, hồ sơ hành chánh, tập hợp bảng chấm công từ các phòng ban trong công ty, lập và tính lương cho toàn bộ nhân viên của công ty.
+ Bộ phận kế toán: Có nhiệm vụ chỉ đạo việc hạch toán theo đúng quy chế công ty đã ban hành và nguyên tắc tài chính của nhà nước, tạo vốn, điều vốn, theo dõi việc sử dụng vốn, tổ chức thu hồi vốn đối với khách hàng.
2.3. Tổ chức kế toán:
2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Xuất phát từ những đặc điểm về tổ chức quản lý, tại công ty bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp lên báo cáo toàn công ty, quản lý vốn, nguồn vốn, lợi nhuận, bảo toàn và phát triển vốn. Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, thu thập xử lý các nghiệp vụ xảy ra tại đơn vị mình,định kỳ lặp báo cáo gửi lên công ty.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, điều hành kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động tài chính của công ty, chịu trách nhiệm về nguyên tắc tài chính đối với cơ quan tài chính cấp trên và thanh tra kiểm toán nhà nước.
Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp số liệu, cập nhật công tác nhật ký chung.
Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ thu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiềnngân hàng, cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty.
Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán cuối tháng, lập bảng kê thu chi và đối chiếu với kế toán tổng hợp,thủ quỹ.
Kế toán công nợ: Theo dõi toàn bộ công nợ phải trải cũng như phải thu của khách hàng. Định kỳ báo cáo với kế toán trưởng tình hình thu –trả công nợ.
Kế toán tiền lương và thuế: Căn cứ vào bảng duyệt lương của công ty, kế toán tiến hành thực hiện phân bổ vào chi phí, kiểm tra lại việc tính toán lương và các khoản phải tính cho nhân viên, ghi vào các sổ sách liên quan . Làm báo cáo thuế theo quy định của cơ quan thuế và theo dõi các vấn đề liên quan đến thuế.
Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ thu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng, cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty.
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền
lươngthuế Thủ quỹ Kế toán
2.3.2 Chính sách, hình thức tổ chức kế toán của công ty:
Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng, tiến hành thi công tư vấn xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian, nên chi phí phát sinh thường xuyên liên tục và đa dạng.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Khấu hao tài sản theo đường thẳng
Hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Và thông tư 244/2009/TT-BTC ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2009hướng dẫn sửa đổi kế toán một số nghiệp vụ kinh tế, bổ sung kế toán các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh chưa được quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp
Hình 2.1 Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú :
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu kiểm tra
2.3.3 Các nguyên tắc kế toán :
Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền:
Là các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.
Sổ nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên đ ộ kế toán.
Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được thực hiện theo Thông tư số 179/2012/TT-BTC ngày 24/10/2012 của Bộ Tài Chính.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại…
2.4. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tạiCông Ty Cổ Phần Tư Vấn Kiểm Định Xây Dựng Miền Nam Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Kiểm Định Xây Dựng Miền Nam
2.4.1 Đặc điểm lao động tại công ty:2.4.1.1 Tình hình laođộng: 2.4.1.1 Tình hình laođộng:
Năng lực của người lao động trong công ty đóng vai trò hết sức quan trọng. Do đặc thù là sản phẩm tư vấn, nếu sản phẩm không có chất lượng cao nó sẽ mang lại hậu quả vô cùng nặng nề về cả một giai đoạn sau.
Nhận thức được vấn đề đó, công ty khi lựa chọn lao động đãđưa ra tiêu chí cao đối với người lao động, có hính thức trả lương cũng như quản lý rất phù hợp đãđạt kết quả cao.
Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ sách lao động (danh sách). Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ sử dụng lao động hiện có trong doanh
nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn chờ căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự về cả số lượng và chất lượn g lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với người lao động.
Tình hình laođộng tại công ty như sau: Lao động tại các phòng: 42 người
- Trìnhđộ:
+ Thạc sĩ : 2 người + Cử nhân: 3 người + Đại học, cao đẳng: 32 người
+ Trung cấp: 3 người
+ Sơ cấp : 2 người
2.4.1.2 Hạch toán số lượng và thời gian sử dụng lao động:
Số lượng lao động ở công ty khá ổn định, số lượng tăng không đáng kể do khâu tuyểnchọn của lao động khá chặt chẽ, yêu cầu cao.
Công ty đã tiến hành quản lý lao động khá chặt chẽ, không những theo quy định, sổ theo dõi theo quyđịnh mà còn theo cách riêng của công ty như: cấp sổ lao động…
Công ty cũng có chế độ thưởng, phạt thích đáng đ ối với lao động, khuyến khích sáng tạo, ý tưởng cũng như có sáng kiến nhằm nâng cao năng lực sẵn có của công ty, tăng khả năng cạnh tranh.
Công ty theo dõi laođộng theo hai bộ phận khác nhau:
Bộ phận gián tiếp: Theo dõi laođộng theo bảng chấm công, theo từng đơn vị, có rà soát và xác nhận của lãnhđạo đơn vị và phòng tồ chức hành chính.
Bộ phận trực tiếp: Theo bảng chấm công, theo báo cáo quản lý của từng đơn vị phòng ban và có xác nhận của trưởng phòng.
Hằng ngày cán bộ, công nhân viên đều làm việc và n ghỉ theo quy định của công ty: - Sáng: 7h30–11h30
Bảng chấm công và bảng theo dõi laođộng của các phòng ban trực tiếp sẽ phản ánh đầy đủ thời gian làm việc cũng như nghỉ việc có lý do của từng cá nhân, kế toán căn cứ vào đó xác định và tính các khoản phải trả thích hợp cho người lao động được hưở ng…
2.4.1.3 Hạch toán kết quả lao động:
Hạch toán kết quả lao động nhằm phản ánh chính xác số lượng, chất lượng lao động và khối lượng công việc hoàn thành của từng người lao động để có căn cứ xác định kết quả lao động, tính lương, phụ cấp, trích…
Để hạch toán kết quả lao động, kế toán và các nhà quản lý sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tùy theo lại hình và sản xuất. Mặc dù sử dụng các chứng từ khác nhau nhưng với chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc hay tên sản phẩm, thời gian lao động…Đó chính là báo cáo về kết quả như: phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận công việc hoàn thành… Công tác quản lý lao động về mặt số lượng ở Công Ty Tư Vấn Kiểm Định Xây Dựng Miền Nam được quàn lý tại phòng tổ chức lao động. Các cán bộ quản lý lập ra sổ lao động và chứng từ để xác nhận các hợp đồng lao động. Đây là cơ sở pháp lý ràng buộc giữa người lao động với công ty .
2.4.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương :2.4.2.1 Nguyên tắc kế toán : 2.4.2.1 Nguyên tắc kế toán :
Chứng từ sử dụng trong hạchtoán tiền lương và các khoản trích theo lương gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Phiếu nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội
- Bảng chấm công làm thêm giờ
- Phiếu chi
Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận. Mục đích bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ Bảo hiểm xã hội để có
căn cứ tính trả lương. Bản chấm công do trưởng phòng trực tiếp ghi, bảng chấm công được lập hàng tháng. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp lao động và tính lương cho từng bộ phận:
Bảng 2.1 Bảngchấm công phòng quản trị tài chính ( theo phụ lục đính kèm ) 2.4.2.2 Trình tự luân chuyển
Từ bảng chấm công cán bộ tiền lương kiểm tra bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận và ghi sổ theo dõi chi tiết tiền lương cho người lao động.Bảng tính lương được lập thành 3 bản:
- 1 Bản lưu ở bộ phận nhân sự - 1 Bản lưu ở bộ phận kế toán - 1 Bản lưu ở các phòng liên quan.
2.4.2.3 Các hình thức trả lương:
Ở công ty áp dụng 3 hình thức trả lương : - Hình thức trả lương thời gian - Hình thức trả lương ngoài giờ - Hình thức trả lương theo thời vụ
Công ty áp dụng ba hình thức này là hoàn toàn phù hợp với khả năng, sức lao động của nhân viên.
Trả lương theo thời gian: Phòng kế toán căn cứ vào bảng chấm công để xác định rõ số ngày làm việc thực tế của người lao động, mức lương tối thiểu, hệ số lương, chế độ phụ cấp, để xác định lương trong tháng phải trả, hình thức này áp dụng cho công nhân viên quản lý công ty và nhân viên giám sát công trình…
Phương pháp tính lương tại công ty:
Bảng 2.2 Bảng tính lương và các khoản trích theo lương nhân viên phòng quản trị tài chính ( theo phụ lục đính kèm )
- Lương căn bản = Mức lương cơ bản * ( hệ số lương + phụ cấp công việc) Tiền lương phải
trả trong tháng =
Lương căn bản Số ngày làm việc trong
tháng theo quy định
*
Số ngày công làm việc thực tế trong tháng của
người lao động
Tiền lương theo thời gian giản đơn =
Lương căn bản + phụ cấp theo chế độ khi hoàn thành công việc và đạt yêu cầu
Công ty đang áp dụng mức lương cơ bản là 2.700.000 đ
Như vậy lương của cán bộ công nhân viênở văn phòng công tyđược tính như sau + Chị Lê Thị Ánh Nguyệt ( giám đốc ) sẽ có mức lương là:
Lương căn bản = 3,2*2.700.000 = 8.640.000 đ Tiền lương theo thời gian
= 8.640.000 26
* 26 + 1.480.000 + 680.000 = 10.800.000
Khấu trừ các khoản theo lương chia ra:
- Bảo hiểm xã hội 26%(người sử dụng lao động đóng 18% , người lao động đóng 8% )
- Bảo hiểm y tế 4.5% (người sử dụng lao động đóng 3%, người lao động đóng 1.5%
- Bảo hiểm thất nghiệp 2% (người sử dụng lao động đóng 1%, người lao động đóng 1%).
Bảo hiểm xã hội:
= 3.2 * 2.700.000 * 8% = 691.200
= 3.2 * 2.700.000 * 1.5% = 129.600 Bảo hiểm thất nghiệp
= 3.2 * 2.700.000 * 1% = 86.400