Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thƣơng Mại và Giải Trí Sao Hỏa, Đà Nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THỊ XN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA, ĐÀ NẴNG TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng - 2020 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣờ ƣớng n o ọ : TS P n T ị Đỗ Quyên Phản biện 1: PGS.TS Ngô Hà Tấn Phản biện 2: PGS.TS Phan Thanh Hải Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 14 tháng 11 năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hệ thống kiểm sốt nội đóng vai trị quan trọng hoạt động doanh nghiệp Nó tảng để đưa doanh nghiệp hoat động cách hiệu Đây lý tiến hành kiểm tốn doanh nghiệp kiểm tốn viên thường phải tiến hành điều tra tìm hiểu hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp có thiết lập tiến hành hay chưa Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội giúp cho người nghiên cứu hiểu rõ cách vận hành kinh doanh cơng ty, cách làm việc phận, phịng ban tương tác phòng ban phận với hoạt động Từ có nhìn tổng quan hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, chu trình phần hành đóng góp tổng thể Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa cơng ty Tập đồn SunGroup Là cơng ty thành lập, non trẻ lĩnh vực cung cấp dịch vụ nhà hàng, bar nên đối mặt với nhiều khó khăn thử thách Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh trôi chảy khâu đầu vào đóng góp phần khơng nhỏ Phần lớn chi phí phát sinh cơng ty nằm khâu đầu vào – chu trình mua hàng toán Muốn hạn chế tối đa thất thoát nguồn lực đầu vào việc kiểm sốt nội khâu chu trình mua hàng tốn phải coi trọng tiến hành hợp lý Hiện nay, thực tế công ty chưa thiết kế hay ban hành quy trình thức kiểm sốt nội công tác mua hàng tốn mà dựa vào quy trình chung Tập đồn áp dụng xuống cho cơng ty Tập đồn ban hành quy trình mua sắm hàng hóa, chưa đề cập nhiều tới việc theo dõi toán Đây thiếu sót vơ lớn việc kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Tập Đồn Mặt khác quy trình chung cho nhiều loại hình cơng ty Tập đồn nên cịn nhiều điểm chưa phù hợp áp dụng đơn vị Bản thân quy trình có nhiều điểm hạn chế áp dụng với doanh nghiệp Do vậy, tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn vô cần thiết Công ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Tại thời điểm nghiên cứu, chưa có nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Xuất phát từ lý trên, tác giả chọn đề tài “K ểm soát nộ t u trìn mu àng n tốn tạ Cơng ty TNHH T ƣơng Mạ G ả Trí S o Hỏ , Đà Nẵng” hướng tới việc phân tích thực trạng việc đưa giải pháp giúp cho cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nói chung hay hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn đơn vị nói riêng Từ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, chất lượng dịch vụ tiến tới đạt mục tiêu chung doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Qua kết nghiên cứu, tác giả mong muốn đạt mục tiêu sau: - Tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB nói chung KSNB chu trình mua hàng tốn nói riêng Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa, qua đánh giá cách tổng quan hệ thống kiểm soát nội KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty - Đề xuất số giải pháp phù hợp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Câu hỏi nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu trên, tác giả đặt câu hỏi nghiên cứu sau: Thứ nhất: Hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa thiết lập hoạt động nào? Thứ hai: Các giải pháp khuyến nghị để hoàn thiện, nâng cao chất lượng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa? Đố tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Cụ thể, tập trung vào giai đoạn: (1) Mua hàng, (2) Thanh toán Phạm vi nghiên cứu: Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa khoảng thời gian từ 2017-2019 P ƣơng p áp ng ên ứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu, gồm: vấn, quan sát, thu thập tài liệu, sau tổng hợp, đối chiếu phân tích để từ đưa đánh giá đề xuất giải pháp Phương pháp vấn nhằm thu thập thông tin khách quan từ người thực hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Sau vấn, phương pháp quan sát giúp tác giả có nhìn sơ thực tế hệ thống kiểm soát nội tổ chức Phương pháp giải thích vận dụng để giải thích cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn, dựa vào sở lý thuyết có liên quan Bằng phương pháp phân tích đưa so sánh sở lý thuyết với thực tế từ đánh giá ưu điểm, hạn chế cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Nguồn liệu thông tin tác giả thu thập dựa văn quy trình, quy chế Tập đồn, Cơng ty áp dụng Cơng ty có liên quan đến kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Ý ng ĩ ủ đề tài Đề tài đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Các giải pháp có tính thực tiễn áp dụng Công ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Kết cấu luận văn Ngồi phần mở đầu, kết luận, Luận văn gồm chương: C ƣơng 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp C ƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa C ƣơng 3: Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hệ thống kiểm sốt nội phần khơng thể thiếu tồn lâu bền doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhìn nhận rủi ro để từ hạn chế tối đa rủi ro xảy nhằm giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề Đó thơng tin vơ hữu ích để định hướng yếu tố giúp nhà quản lý đưa định đắn Hiện có nhiều nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội với nhiều chu trình khác kiểm sốt nội doanh thu, chi phí, kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền, kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn,… Qua nhiều nghiên cứu kiểm soát nội bộ, tác giả nhận thấy việc xây dựng vận hành hữu hiệu hệ thống kiểm sốt nội vơ cần thiết Một hệ thống tốt đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp giai đoạn kinh tế thị trường đầy biến động có rủi ro tiềm tàng lường trước đặc biệt cạnh tranh ngày khốc liệt phát triển cơng nghệ thơng tin có ảnh hưởng đáng kể tồn doanh nghiệp thời kỳ Các nghiên cứu tập trung chủ yếu hệ thống kiểm sốt nội nói chung hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh khác Mặt khác, theo hiểu biết tác giả, chưa có nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa thân công ty chưa tự xây dựng quy trình cho hệ thống Do khoảng trống để để tài tiếp tục nghiên cứu tìm hiểu hệ thống KSNB đánh giá rủi ro hoạt động mua hàng tốn, đưa giải pháp đối phó với rủi ro tiến tới xây dựng hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn có hiệu cho Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Kiểm soát nội phương pháp sách thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Thơng thường, cơng ty phát triển lên lợi ích hệ thống kiểm soát nội trở nên to lớn người chủ cơng ty gặp nhiều khó khăn việc giám sát kiểm sốt rủi ro dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp thân 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội a Mơi trường kiểm sốt b Đánh giá rủi ro c Các hoạt động kiểm sốt d Thơng tin trao đổi thông tin e Hoạt động giám sát f M i quan h gi a m c ti u u t kiểm soát nội ph n tổ ch c Đối với mục tiêu định, năm thành phần hệ thống kiểm soát nội cần phải thiết lập vận hành cách đầy đủ, phù hợp với chúng Ngược lại, thành phần hệ thống kiểm soát nội áp dụng ba loại mục tiêu hoạt động, báo cáo tuân thủ tổ chức Đường Nguyễn Hưng, 2016 1.1.3 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội 1.1.4 Sự cần thiết nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp a Sự cần thi t phải xâ dựng h th ng kiểm soát nội b Ngu n tắc xâ dựng h th ng kiểm soát nội 1.1.5 Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 1.2 KHÁI QT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái quát chung chu trình mua hàng tốn Chu trình mua hàng tốn chu trình liên quan đến q trình mua hàng toán với nhà cung cấp Xây dựng chu trình mua hàng tốn cách khoa học đóng vai trị quan trọng khơng góp phần thực q trình cung ứng cách có hiệu mà đảm bảo mục tiêu kiểm sốt quản lý nội doanh nghiệp Chu trình bao gồm hoạt động chính: xác định nhu cầu; đặt hàng; nhận hàng bảo quản; chấp nhận toán; chi tiền toán cho người bán 2 Đặ đ ểm chu trình mua hàng toán a Hoạt động đặt hàng N ận b ết n u ầu vật tƣ, àng ị vụ Đặt àng b Hoạt động nh n hàng c Xác nh n nghĩa v toán theo dõi toán d Thanh toán cho nhà cung cấp X í ng ệp vụ bất t ƣờng p át s n e Đánh giá nhà cung cấp ần ƣu : 1.3 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán Về mục tiêu hoạt động: Đảm bảo mua đúng, đủ, đảm bảo chất lượng, giá hợp lý điều kiện mua hàng tốt nhất; tốn cơng nợ, thời gian thỏa thuận với nhà cung cấp Về mục tiêu báo cáo: Tất nghiệp vụ phát sinh phải ghi chép đầy đủ, xác, đảm bảo nghiệp vụ mua hàng tốn có xảy ra; số liệu phải trình bày, cơng bố đầy đủ báo cáo tài báo cáo có liên quan khác Về mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định mà tổ chức ban hành, tuân thủ quy định nhà nước quy định luật kế toán Việt Nam Mơ trƣờng kiểm sốt chu trình mua hàng tốn Mơi trường kiểm sốt tảng, điều kiện để yếu tố lại hệ thống KSNB phát huy tác dụng Xây dựng mơi trường kiểm sốt vững mạnh giúp tổ chức đứng vững trước áp lực bên bên ngồi tổ chức Trong chu trình mua hàng tốn, mơi trường kiểm sốt thể qua nội dung sau: Triết lý - phong cách lãnh đạo nhà quản lý, cấu tổ chức, quyền hạn trách nhiệm, công tác lập kế hoạch, cam kết tính trực giá trị đạo đức, cam kết lực, thúc đẩy chịu trách nhiệm 1.3.3 Nhận diện đán g rủi ro xảy chu trình mua hàng tốn a Nh n di n rủi ro 10 Ngồi cịn giám sát thông qua đánh giá chuyên biệt như: kiểm toán nội bộ, chuyên gia, đánh giá chéo, tự đánh giá Chẳng hạn, định kỳ hàng năm, đơn vị thuê đơn vị bên lập kế hoạch đánh giá công tác mua hàng đơn vị, xem xét đơn vị có tn thủ theo quy định hay khơng Từ kết đánh giá công tác mua hàng đơn vị thuê đề xuất ý kiến cho ban lãnh đạo để có hành động điều chỉnh phù hợp KẾT LUẬN CHƢƠNG CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tên cơng ty: Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa Địa chỉ: 36-38 Bạch Đằng, Phường Thạch Thang, Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng Công ty thành lập theo giấy phép hoạt động kinh doanh Sở Kế hoạch Đầu tư cấp ngày 27/12/2013 Ban đầu với lĩnh vực kinh doanh hoạt động vui chơi giải trí kinh doanh bar, vũ trường Từ năm 2017, công ty mở thêm hình thức kinh doanh – Nhà hàng dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động 2 C ứ n ệm vụ ủ Đặ đ ểm ngàn ng ề Cơ ấu tổ G ả Trí S o Hỏ ứ n ông ty o n ủ ông ty ủ Công ty TNHH T ƣơng Mạ 11 a Tổng quan T p đoàn SunGroup b Về cấu tổ ch c Công t TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa 2.1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn tạ Cơng ty TNHH T ƣơng Mại Giải Trí Sao Hỏa 2 KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA 2.2.1 Khái qt chu trình mua hàng tốn Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa Hiện chưa có quy định thức quy trình mua hàng tốn Cơng Ty TNHH Thương Mại Và Giải Trí Sao Hỏa công ty ban hành Công ty áp dụng quy trình mua hàng tốn Tập đồn cho hoạt động đơn vị a Đ i với khâu mua hàng Chu trình mua hàng Tập đồn phân thành quy trình bao gồm: quy trình mua hàng cho đơn hàng triệu có hợp đồng ngun tắc quy trình mua hàng áp dụng cho đơn hàng triệu chưa có hợp đồng ngun tắc Quy trình mua hàng đơn hàng triệu chưa có hợp đồng nguyên tắc: Đơn vị thực mua hàng với SLS Trong quy trình này, cơng ty SLS đóng vai trị người xử lý đơn hàng cho đơn vị Đơn vị tham gia khâu nhận hàng tốn cơng nợ cho cơng ty SLS theo công nợ xác nhận cuối tháng b Đ i với khâu toán Thẩm quyền phê duyệt toán mua hàng chia làm mức quy định sau: 12 - Đối với khoản toán triệu: Giám đốc công ty phê duyệt - Đối với khoản toán mua hàng triệu: Đơn vị phải trình lên tập đồn để kiểm tra sốt xét Sau có phê duyệt từ tập đoàn, đơn vị phép tiến hành tốn 2.2.2 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn tạ Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa 2.2.3 Mơ trƣờng kiểm sốt tạ Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa a Đặc điểm nhà quản lý Ban giám đốc cơng ty có quan tâm đến hoạt động đơn vị coi trọng vai trò KSNB nên họ thường xuyên yêu cầu phòng ban, đặc biệt phịng kế tốn phải cung cấp báo cáo liên quan đến quản trị tình hình hoạt động,tài kinh doanh cơng ty cách thường xuyên Tuy nhiên thực tế việc lập gửi báo cáo liệu chậm, khơng tiến độ đề Đối với chu trình mua hàng tốn, lãnh đạo tập đồn thường xuyên yêu cầu báo cáo tình hình mua sắm hàng hóa, trang thiết bị đơn vị b Cơ cấu tổ ch c qu ền hạn trách nhi m Công ty chưa xây dựng chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm phòng ban hoạt động chung cơng ty, chưa có chế phối hợp thống phòng ban với để hồn thành mục tiêu chung Sự phân cơng nhiệm vụ phòng ban chưa thống văn bản, phịng ban thực cơng việc độc lập với nên thực tế chưa có phối hợp nhịp nhàng cho công việc chung Hơn nữa, ý thức làm việc nhân viên công ty 13 chưa cao c Công tác l p k hoạch Kế hoạch mua sắm hàng hóa, trang thiết bị phục vụ năm lập thông qua ngân sách phê duyệt Tuy nhiên việc lập kế hoạch lại dựa tiêu doanh thu để ước lượng chi phí dựa số liệu năm cũ nên kế hoạch ngân sách đảm bảo tính tương đối d Cam k t đ i với tính trực giá trị đạo đ c Hằng năm, tập đoàn ban hành nghị tới toàn nhân viên Tập đoàn Nghị tạo nên văn hóa mang sắc riêng cho Tập đồn Trong trọng giá trị đạo đức, lối sống lành mạnh, xây dựng người Việt Nam Định kỳ hàng quý, Tập đoàn tổ chức chương trình “Ngày hội sức khỏe – chạy bộ”, “Chủ nhật xanh” hay buổi chia sẻ tọa đàm cho toàn cán nhân viên Bên cạnh việc truyền đạt giá trị, Tập đoàn ban hành quy định kỷ luật trường hợp vi phạm nhân viên từ khiển trách, cảnh cáo đến sa thải e Cam k t đ i với lực Bất kỳ nhân viên nhận việc có bảng mơ tả cơng việc, phân cơng nhiệm vụ rõ ràng cho vị trí cơng việc mà họ nhận Hằng năm, công ty tổ chức khóa học, đào tạo nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn rèn luyện kỹ mềm cho cán nhân viên Công tác tuyển dụng chưa giải vấn đề biến động nhân diễn tất nhân viên ký hợp đồng lao đồng, tham gia đầy đủ bảo hiểm xã hội, thất nghiệp, y tế Ngoài ra, nhân viên ký hợp đồng lao động năm tham gia bảo hiểm sức khỏe khám sức khỏe định kỳ hàng năm 14 f Thúc đẩ chịu trách nhi m Các tiêu công việc theo tiêu chuẩn đánh giá dựa bảng KPI giao cho cá nhân với cam kết hoàn thành giúp thúc đẩy trách nhiệm cá nhân công việc 2.2.4 Nhận địn đán g rủ ro hoạt động mua hàng tốn a Đ i với cơng tác mua hàng Việc lách quy định để chi nhỏ đơn hàng tránh xét duyệt cấp cao dẫn đến việc mua hàng không cần thiết Nhân viên thu mua vừa thực công tác mua hàng vừa thực việc kiểm tra đối chiếu tồn kho với thủ kho Công việc thực song song với công tác lập phiếu mua hàng Do khó tránh khỏi việc mua hàng dư thừa, gây ứ đọng tồn kho b Đ i với khâu tốn Cơng tác thu thập chứng từ thường bị dồn vào cuối tháng, dẫn tới việc chứng từ bị dồn lại gây tải, công tác ghi nhận công nợ dễ bị xảy sai sót Mọi cơng tác tốn chuyển cho kế tốn tốn kiêm kế tốn cơng nợ xử lý Nhân viên thu mua thuộc phòng kế tốn tài chính, phịng kế tốn vừa phụ trách công việc mua hàng, vừa thực công tác toán Như rủi ro dễ xảy mua hàng giá cao, chất lượng khơng tốt, tốn cho cơng nợ ảo 2.2.5 Hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn tạ Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa Tại cơng ty TNHH Thương Mại Và Giải Trí Sao Hỏa, nguyên tắc áp dụng chu trình mua hàng toán bao gồm: xét duyệt phê chuẩn, kiểm tra đối chiếu, nguyên tắc phân công 15 phân nhiệm Hiện tại, để tiết kiệm chi phí cho tồn cơng ty, nên ngun tắc bất kiêm nhiệm chưa trọng nhiều Các thủ tục kiểm soát chi tiết trình bày tồn văn hồn chỉnh 2.2.6 Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn tạ Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa a Tổ ch c thu th p luân chu ển ch ng từ Công ty sử dụng biểu mẫu sau để phục vụ cho công tác mua hàng toán Đối với khâu mua hàng: phiếu yêu cầu mua hàng PR , phiếu đề nghị đặt hàng PO , tờ trình phê duyệt chi, hợp đồng kinh tế, biên giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng Đối với khâu toán: Giấy đề nghị toán, phiếu chi toán giấy xác nhận công nợ với nhà cung cấp Chức khâu thuộc phận khác phân chia sau theo phận khác b H th ng sổ k toán báo cáo Hiện nay, Cơng Ty TNHH Thương Mại Và Giải Trí Sao Hỏa, hệ thống thơng tin kế tốn thực phần mềm kế toán dựa hệ thống tài khoản theo quy định chuẩn mực kế tốn quy định tài theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Việc tổ chức thông tin kế tốn chu trình mua hàng tốn dựa hệ thống tài khoản sử dụng ghi nhận nghiệp vụ; sổ tổng hợp, sổ chi tiết hệ thống báo cáo Định kỳ phận liên quan thực báo cáo nội công tác mua hàng toán cho lãnh đạo cấp phục vụ cho cơng tác kiểm sốt, bao gồm: Báo cáo mua hàng, Báo cáo toán, 16 Báo cáo tài hàng quý 2.2.7 Giám sát hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn tạ Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa Tại Cơng Ty TNHH Thương Mại Và Giải Trí Sao Hỏa, hoạt động đánh giá thường xun chu trình mua hàng tốn thực lãnh đạo công ty cá nhân ủy quyền thơng qua cơng tác kiểm sốt thủ tục mua hàng tốn có với quy trình , thủ tục quy định công ty hay không Hoạt động đánh giá chuyên biệt thực định kỳ ban kiểm soát nội ban lãnh đạo Tập đồn thơng qua đợt kiểm tra nội ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA THỜI GIAN QUA Ƣu đ ểm hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn tạ Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa a Mơi trường kiểm sốt Về bản, mơi trường kiểm sốt cơng ty tạo điều kiện thuận lợi cho hệ thống kiểm soát nội Ban lãnh đạo Tập đồn có quan tâm tới cơng tác quản lý điều hành tồn cơng ty chu trình mua hàng tốn b Công tác đánh giá rủi ro Công tác dần quan tâm, trọng chu trình mua hàng tốn cơng ty Lãnh đạo cơng ty nhận thức rủi ro thường xảy chu trình để tiến tới việc 17 xây dựng thủ tục kiểm soát hiệu c Hoạt động kiểm soát Với mục tiêu bản, tập đồn ban hành bước quy trình mua hàng toán Đây coi thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng toán nhằm đảm bảo thực mục tiêu, giúp hệ thống kiểm soát nộ hữu hiệu d Tổ ch c thơng tin k tốn Cách tổ chức chứng từ sổ sách tương đối đầy đủ, phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị việc kiểm sốt chu trình mua hàng tốn e Hoạt động giám sát Công tác giám sát, đánh giá bước đầu thực định kỳ nhà quản lý ban kiểm sốt Tập đồn Qua lần kiểm tra, nhà quản lý có nhận định rủi ro công tác mua hàng tốn, dần có hướng khắc phục để hạn chế rủi ro mang tính khả thi 2.3.2 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn tạ Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa a Mơi trường kiểm soát - Đặc điểm nhà quản lý: Nhận thức nhà quản lý công tác nhận diện đánh giá rủi ro chưa cao dẫn tới chưa có thủ tục kiểm sốt nội đối phó rủi ro cách đầy đủ - Cơ cấu tổ chức: Trong cơng ty chưa có phận thực rà soát lại thủ tục kiểm soát thực hay việc tuân thủ quy trình có đầy đủ hay khơng để tham mưu cho lãnh đạo 18 - Về sách nhân sự: Cơng tác tuyển dụng cịn nhiều hạn chế - Thúc đẩy chịu trách nhiệm: Một số cá nhân chưa nhìn nhận trách nhiệm cơng việc b Nh n di n đánh giá rủi ro Công tác nhận diện đánh giá rủi ro cho chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa chưa trọng Thực tế công tác dựa quy trình có sẵn Tập Đồn mà chưa có cụ thể cho đơn vị c Hoạt động kiểm sốt - Ngun tắc phân cơng phân nhiệm cịn chưa rõ ràng - Vì lý tiết kiệm chi phí, cơng ty vi phạm ngun tắc bất kiêm nhiệm Một cá nhân thực nhiều khâu trình thực cơng việc - Về ủy quyền: Trong chu trình mua hàng tốn cơng ty, giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng định d Tổ ch c thông tin Về mặt sổ sách chứng từ đơn vị có quy định chứng từ tương đối đủ Tuy nhiên khâu tổ chức thông tin đơn vị số hạn chế định như: - Công tác tổ chức thông tin: Thông tin thực tế chưa kế thừa từ bước ban đầu Qua bước xử lý, người nhận thông tin lại thực việc nhập liệu từ ban đầu - Quy trình: Chưa có quy trình thức ban hành mua hàng tốn Cơng ty Cơng ty áp dụng quy trình tập đồn, nhiên quy trình cịn lỏng lẻo, cịn thiếu vài bước dừng khâu mua hàng, thiếu khâu toán KẾT LUẬN CHƢƠNG 19 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA 3.1 HỒN THIỆN MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA 3.1.1 Về đặ đ ểm nhà quản lý Hằng năm, công ty nên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nhận thức hệ thống kiểm sốt nội chun gia có chuyên môn nghiệp vụ công tác quản lý Bản thân nhà quản lý cần có nhận thực đắn việc cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm sốt nội có phân định rõ ràng phong cách điều hành điểm sau: thái độ rủi ro, thái độ chức xử lý thơng tin kế tốn, thái độ việc đạt mục tiêu, thái độ sai phạm 3.1.2 Về ấu tổ chức Để đảm bảo chất lượng hoạt động, giảm thiểu nguy gian lận, công ty cần xây dựng bổ sung cấu phận riêng sau: Bộ phận mua hàng: Cần thành lập phòng mua hàng riêng tách biệt khỏi phịng kế tốn, bổ sung thêm nhân cho phận để có giảm tải công việc Cần thành lập phận riêng biệt để đánh giá, kiểm soát độc lập lại công tác mua hàng công ty tham mưu cho lãnh đạo Ban giám đốc cần có phân công nhiệm vụ rõ ràng cá nhân khâu Bố trí cán chuyên trách thực hiện, không kiêm nhiệm chức dễ tạo điều kiện cho sai phạm 20 xảy 3.1.3 Về sách nhân Khâu tuyển dụng: Cơng ty cần nâng cao chất lượng tuyển dụng Người tuyển dụng phải người am hiểu chức năng, nhiệm vụ yêu cầu vị trí tuyển dụng Đối với công tác tuyển dụng trưởng phận hay quản lý, ban giám đốc cần phải tham dự khâu tuyển dụng Cam kết đảm bảo yêu cầu công việc: Công ty cần xây dựng lại tiêu chuẩn đánh giá dựa bảng KPI Key Performance Indicator - Chỉ số đánh giá thực công việc theo đầu mục công việc cam kết bảng mô tả công việc yêu cầu cá nhân cam kết thực theo bảng KPI giao Tổ chức buổi đào tạo kiến thức chuyên môn định kỳ nhằm bổ sung kiến thức giúp cho nhân viên nắm rõ quy trình, quy định cơng tác mua hàng tốn, đặc biệt nhân viên Xây dựng lại sách lương thưởng hợp lý T ú đẩy chịu trách nhiệm Thông qua tiêu đánh giá mô tả công việc, Công ty cần yêu cầu trách nhiệm cá nhân khâu thực chu trình mua hàng toán Bảng tiêu chuẩn đánh giá phải quy định rõ tính, có điểm cộng cho việc làm vượt chi tiêu đề điểm trừ cho lỗi vi phạm Từ quy rõ trách nhiệm có chế tài xử phạt tương ứng Nếu khơng đạt KPI vi phạm lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng tới công việc bị giảm trừ thưởng cá nhân tháng Trách nhiệm đôi với quyền lợi, đặc biệt thu nhập, quyền lợi giảm vi phạm trách nhiệm cá nhân tự điều chỉnh thái độ công việc cho hợp lý 21 3.2 HỒN THIỆN Q TRÌNH NHẬN ĐỊNH VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA Cơng tác nhận định đánh giá rủi ro Công ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa cho chu trình mua hàng toán cần tập trung vào vấn đề sau: - Cần có phận riêng biệt với ban lãnh đạo thực công tác - Công tác nhận diện đánh giá rủi ro cần thực thường xuyên, kịp thời để nhanh chóng đưa giải pháp đối phó hay lựa chọn phương án chấp nhận rủi ro xảy chu trình mua hàng tốn cơng ty 3.3 HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA Qua nghiên cứu Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa, để hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cần trọng vào điểm sau: - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần thực cách nghiêm túc Những chức kết hợp với dễ tạo điều kiện cho sai phạm xảy nhà quản lý cần xem xét tách biệt chức cho cá nhân khác thực Hơn nữa, chu trình mua hàng toán, nhà quản lý cần phải tách biệt khâu mua hàng, nhập kho tốn việc phân cơng nhiệm vụ thực cá nhân - Về ủy quyền: Công ty cần đưa văn quy định thẩm quyền phê duyệt cụ thể việc định Ví dụ, công tác mua hàng triệu, ủy quyền cho trưởng phận 22 phịng ban, đơn hàng triệu, cần phải có phê duyệt giám đốc Lãnh đạo cần thực rà sốt lại hoạt động mà ủy quyền 3.4 HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA Đối với cơng tác mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa, việc tổ chức thơng tin cần đảm bảo nội dung sau đây: - Chứng từ mua hàng cần chuyển cho kế toán sau phát sinh, tránh tình trạng thất lạc chứng từ không để tới cuối chuyển qua - Thường xuyên cập nhật sách liên quan đến kế toán quy định thành văn để hướng dẫn nhân viên phịng kế tốn thực hiện, ghi nhận nghiệp vụ kế tốn theo sách - Chứng từ kế tốn sau hồn thành cần lưu trữ khoa học, nhanh chóng - Để đảm bảo thông tin liên tục, Công ty nên áp dụng công nghệ thông tin vào khâu chu trình mua hàng 3.5 HỒN THIỆN QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA Qua nghiên cứu Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa, mặt ban hành quy trình chưa có mà áp dụng quy trình mua hàng chung Tập đồn dựa vào kinh nghiệm kế tốn quy trình tốn Vì vậy, điều quan 23 trọng phải ban hành quy trình thức cơng tác mua hàng tốn Có thể phân thành quy trình nhỏ cho chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa sau: 3.5.1 Quy trình mua hàng Hiện đơn vị chưa ban hành quy trình mua hàng thức mà dựa chu trình chung Tập đồn Do để thống cách làm phân định rõ trách nhiệm cá nhân chu trình, đơn vị nên tự xây dựng quy trình riêng cho Có thể dựa quy trình mua hàng Tập đồn để xây dựng nên quy trình riêng cho cơng ty Tuy nhiên quy trình tập đồn cịn thiếu nhiều bước quan trọng Trên sở đó, tác giả để xuất xây dựng quy trình mua hàng cho Cơng ty TNHH Thương Mại Giải Trí Sao Hỏa theo 10 bước sau: Bước 1: Lập phê duyệt phiếu yêu cầu Bước 2: Đánh giá tồn kho Bước 3: Xử lý đơn hàng Bước 4: Lựa chọn nhà cung cấp Bước 5: Thẩm định hồ sơ, lựa chọn NCC, đặt hàng, theo dõi hợp đồng Bước 6: Nhận hàng theo đơn đăt hàng Bước 7: Trả hàng Bước 8: Nhập kho Bước 9: Bàn giao sử dụng Bước 10: Kết thúc 3.5.2 Quy trình tốn Hiện tại, cơng ty chưa có quy trình thức ban hành quy trình tốn mà dựa kinh nghiệm quản lý 24 nhà quản lý công ty kế toán trưởng Trên sở lý thuyết thực tế diễn cơng ty, tác giả đề xuất hồn thiện quy trình mua hàng gồm bước sau: Bước 1: Ghi nhận công nợ với nhà cung cấp Bước 2: Lập đề nghị toán cho nhà cung cấp Bước 3: Kiểm tra phê duyệt đề nghị toán Bước 4: Tiến hành toán Bước 5: Lưu trữ hồ sơ KẾT LUẬN CHƢƠNG KẾT LUẬN ... Giải Trí Sao Hỏa 2 KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA 2.2.1 Khái quát chu trình mua hàng tốn Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí. .. SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA THỜI GIAN QUA Ƣu đ ểm hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn tạ Cơng Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí. .. CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA 3.1 HỒN THIỆN MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA