Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Những vấn đề mà các nhà quản lý doanh nghiệp thường quan tâm, đó là: Thứ nhất: Các báo cáo, các thông tin kinh tế tài chính do các bộ phận trình lên Ban giám đốc có thật sự chính xác, có độ tin cậy không? Vì xét trên giác độ là người quản lý thì thông tin trên các báo cáo bao gồm BCTC, BCKTQT, là những thông tin, dữ liệu cơ sở giúp các nhà quản lý có thể xây dựng các kế hoạch tốt, đưa ra mục tiêu công ty rõ ràng từ đó điều hành và quản lý mọi hoạt động để tiến đến mục tiêu đã đề ra. Thứ hai: Trong quá trình điều hành và quản lý, các nhà quản lý phải đảm bảo rằng là tài sản của công ty hay của các cổ đông không bị mất mát, chiếm đoạt, tức là phải bảo vệ được tài sản của công ty một cách an toàn, đầy đủ và sử dụng có hiệu quả. Thứ ba: Trong các hoạt động của công ty, nhà quản lý phải đảm bảo rằng nhân viên của mình thực hiện các hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế là đúng theo quy trình, đầy đủ và đúng các thủ tục,… nói chung là tuân thủ các quy định của công ty và thực hiện đúng pháp luật của nước Việt Nam. Từ các vấn đề đã nêu ra cho thấy các nhà quản lý phải nghỉ ra một cách hay phương pháp quản lý như thế nào để có thể đảm bảo được ba nội dung đã nêu ở trên. Việc tiến hành xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp cho bạn thực hiện được các vấn đề trên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long với lĩnh vực kinh doanh chính là sản phẩm thép, nguyên liệu, nhiện liệu và trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh thép. Vì thế, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường công tác kiểm tra quản lý thì công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quả nhất định. Trong đó, nổi bật là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Đây là chu trình rất quan trọng, cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với mua hàng và thanh toán nhưng chưa thật sự hữu hiệu, luôn tiềm ẩn những rủi ro từ những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây thiệt hại hoặc làm suy giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ là việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và giảm tối thiểu tổn thất có thể xảy ra. Điều này càng thấy rõ sự cần thiết đối với việc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán. Vì vậy, tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long" để làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế của mình. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Luận văn hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ, phân tích thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại nhà máy sơn tĩnh điện của Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long. Phân tích và đánh giá thực trạng quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty, qua đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty một cách có hiệu quả. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại nhà máy sơn tĩnh điện của Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long từ năm 2013 -2014 và 6 tháng đầu năm 2015 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp luận: Dựa trên phương pháp luận của triết học duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Phương pháp nghiên cứu: Hệ thống hóa, phân tích, so sánh, quan sát, điều tra, mô tả phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá các vấn đề, sự kiện và nêu ý kiến về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long. 5. Kết cấu của Luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của Luận văn thạc sỹ gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

bộ giáo dục và đào tạo trờng đại học kinh doanh và công nghệ hà nội

Ngời hớng dẫn khoa học :

TS NGUYễN ĐĂNG HUY

Hà nội – 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với chủ đề :"Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long" là do tôi nghiên cứu và thực hiện

độc lập của riêng tôi, số liệu chưa từng được công bố ở các công trìnhnghiên cứu nào khác Các số liệu được sử dụng trong luận văn có nguồngốc đáng tin cậy Luận văn được nghiên cứu dựa trên nền tảng cơ sở luậnkhoa học và trên cơ sở tác nghiệp thực tiễn tại Công ty Cổ phần Thươngmại và Đầu tư Thăng Long

Tác giả luận văn

Nguyễn Văn Cường

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 5

1.1.2 Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ 7

1.1.3 Các bộ phận cấu thành của Kiểm soát Nội bộ 8

1.1.4 Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý 16

1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 17

1.2.1 Đặc điểm về chu trình mua hàng và thanh toán 17

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 22

1.2.3 Hệ thống các chứng từ, sổ, các báo cáo của chu trình mua hàng và thanh toán 23

1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 30

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 30

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thương Mại và Đầu tư Thăng Long 31

2.1.3 Tổ chức bộ máy kinh doanh và quản lý kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long 33

2.1.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 35

2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và các chính sách kế toán tại công ty 36 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ

THĂNG LONG 392.2.1 Môi trường kiểm soát 392.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán củaCông ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long 462.2.3 Hệ thống các chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo của chu trìnhmua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tưThăng Long 472.2.4 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổphần Thương mại và Đầu tư Thăng Long 542.2.5 Đánh giá về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạiCông ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 83 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 84

3.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁTNỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔPHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 843.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁTNỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔPHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 853.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 863.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng và thanh toán 963.2.3 Tăng cường thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long 106

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 113 KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮTChữ viết tắt Viết đầy đủ (tiếng việt)

BHXH Bảo hiểm xã hội

DANH MỤC BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ

Biểu 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 35

Biểu 2.2: Bảng cân đối vật tư 56

Biểu 2.3: Sổ chi tiết vật tư 58

Biểu 2.4: Phiếu đề nghị mua hàng 60

Biểu 2.5: Báo giá 61

Biểu 2.6: Đơn đặt hàng 62

Biểu 2.7: Hợp đồng kinh tế 63

Biểu 2.8: Phiếu cân hàng 65

Biểu 2.9: Phiếu nhập kho 66

Biểu 2.10: Biên bản giao nhận vật tư 67

Bảng 2.11: Báo cáo nhập hàng 68

Biểu 2.12: Bảng tổng hợp phải trả người bán 71

Biểu 2.13: Giấy đề nghị thanh toán 73

Biểu 2.14: Phiếu chi tiền 75

Biểu 2.15: Ủy nhiệm chi 76

Biểu 3.1: Sổ theo dõi mua hàng 102

Biểu 3.2: Theo dõi công tác thu mua 103

Biểu 3.3: Báo cáo nhận hàng 103

Biểu 3.4: Báo cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho 104

Biểu 3.5: Phiếu kiểm kê 105

Biểu 3.6: Biên bản duyệt giá mua vật tư 107

Biểu 3.7: Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp 109

Biểu 3.8: Bảng kê chứng từ 112

SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ 12

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng 24

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán 25

Sơ đồ: 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 33

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 37

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 39

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ 91

LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1: Luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng nhập kho 50

Lưu đồ 2.2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán 51

Lưu đồ 2.3: Lưu đồ quy trình mua hàng và thanh toán tại Công ty 78

Lưu đồ 3.1: Chu trình mua hàng và thanh toán 93

Lưu đồ 3.2: Lưu đồ quy trình mua hàng 97

Lưu đồ 3.3: Quy trình thanh toán 99

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suythoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngàycàng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp tổ chứchạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổchức. Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung

- quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồntại song hành Những vấn đề mà các nhà quản lý doanh nghiệp thườngquan tâm, đó là:

Thứ nhất: Các báo cáo, các thông tin kinh tế tài chính do các bộ phận

trình lên Ban giám đốc có thật sự chính xác, có độ tin cậy không? Vì xét trêngiác độ là người quản lý thì thông tin trên các báo cáo bao gồm BCTC,BCKTQT, là những thông tin, dữ liệu cơ sở giúp các nhà quản lý có thể xâydựng các kế hoạch tốt, đưa ra mục tiêu công ty rõ ràng từ đó điều hành vàquản lý mọi hoạt động để tiến đến mục tiêu đã đề ra

Thứ hai: Trong quá trình điều hành và quản lý, các nhà quản lý phải

đảm bảo rằng là tài sản của công ty hay của các cổ đông không bị mất mát,chiếm đoạt, tức là phải bảo vệ được tài sản của công ty một cách an toàn, đầy

đủ và sử dụng có hiệu quả

Thứ ba: Trong các hoạt động của công ty, nhà quản lý phải đảm bảo

rằng nhân viên của mình thực hiện các hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các sựkiện kinh tế là đúng theo quy trình, đầy đủ và đúng các thủ tục,… nói chung

là tuân thủ các quy định của công ty và thực hiện đúng pháp luật của nướcViệt Nam

Từ các vấn đề đã nêu ra cho thấy các nhà quản lý phải nghỉ ra một cáchhay phương pháp quản lý như thế nào để có thể đảm bảo được ba nội dung đãnêu ở trên Việc tiến hành xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ sẽgiúp cho bạn thực hiện được các vấn đề trên Một hệ thống kiểm soát nội bộvững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi rotiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kếhoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị

hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chínhxác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuânthủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy địnhcủa luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồnlực và đạt được mục tiêu đặt ra

Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long với lĩnh vực kinhdoanh chính là sản phẩm thép, nguyên liệu, nhiện liệu và trang thiết bị phục

vụ sản xuất kinh doanh thép Vì thế, để tăng sức cạnh tranh và tăng cườngcông tác kiểm tra quản lý thì công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biệnpháp để đem lại hiệu quả nhất định Trong đó, nổi bật là phải tăng cườngkiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán Đây là chu trìnhrất quan trọng, cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tụckiểm soát nội bộ đối với mua hàng và thanh toán nhưng chưa thật sự hữuhiệu, luôn tiềm ẩn những rủi ro từ những yếu kém hoặc sai phạm do các nhàquản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây thiệt hại hoặc làmsuy giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc xây dựng hệthống Kiểm soát nội bộ là việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát hiện các saiphạm và giảm tối thiểu tổn thất có thể xảy ra Điều này càng thấy rõ sự cầnthiết đối với việc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Vì vậy, tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long" để làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế của mình.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Luận văn hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ, phân tích thực tiễn

hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằmtăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổphần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Là kiểm soát nội bộ chu trình muahàng và thanh toán tại nhà máy sơn tĩnh điện của Công ty Cổ phần Thươngmại và Đầu tư Thăng Long Phân tích và đánh giá thực trạng quá trình muahàng và thanh toán tại công ty, qua đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cườngkiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty một cách cóhiệu quả

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đốivới khâu mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại nhà máy sơn tĩnh điện củaCông ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long từ năm 2013 -2014 và 6tháng đầu năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận: Dựa trên phương pháp luận của triết học duy vật

biện chứng và duy vật lịch sử

Phương pháp nghiên cứu: Hệ thống hóa, phân tích, so sánh, quan sát,

điều tra, mô tả phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá các vấn đề, sựkiện và nêu ý kiến về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạiCông ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

5 Kết cấu của Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nộidung chính của Luận văn thạc sỹ gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP

1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo Ủy ban của hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận vềbáo cáo tài chính COSO (Committeee of Sponsoring Organization): "Kiểmsoát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, Hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảohợp lý nhằm đạt được những mục tiêu sau đây":

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định."

Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là kiểm soát nội bộ là mộtquá trình, con người, đảm bảo hợp lý và các mục tiêu Chúng được hiểunhư sau:

* Kiểm soát là một quá trình: Thông qua quá trình lập kế hoạch,

thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểmsoát các hoạt động của mình, Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiệnhay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mỗi bộphận, quặn chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bảntrong hoạt động của tổ chức Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một

bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt

* Con người: Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con

người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viêntrong đơn vị Kiểm soát nội bộ là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứkhông thay thế nhà quản lý Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những conngười trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ Chính họ sẽ vạch ramục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng

- Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý Vì khi vận hành hệthống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của conngười nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu Kiểm soát nội bộ cóthể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo chúngkhông bao giờ xảy ra

Theo liên đoàn kế toán quốc tể (IFAC): "Kiểm soát nội bộ là một chứcnăng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro cóthể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằmthực hiện có hiệu quả tất các các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và chức năng quản lý."

Theo chuẩn mực Kiểm toán Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủtục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảocho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát ngănngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợplý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban Giámđốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả củacác hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các

chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện ra sai sót haygian lận, tính đầy đủ và chính xác của các ghi chép kế toán, đảm bảo lập cácbáo cáo trong thời gian mong muốn.

1.1.2 Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của COSO, kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mụctiêu đã nêu ở trên Bên cạnh đó, theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) “Kiểmsoát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ

sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện phápngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị”:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị:

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và hữu hình, chúng có thể

bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếukhông được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp Ngoàinhững tài sản, vật chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vậtchất như sổ sách kế toàn, các tài liệu quan trọng khác….cũng cần được bảo vệ

và bảo mật, nếu không sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanhcủa đơn vị

Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn

cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý

Như vậy, thông tin cung cấp phải:

- Đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thựctrạng hoạt động

- Phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt độngkinh tế, tài chính của đơn vị.

Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp do nhàquản lý xây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng thực hiện tạiđơn vị mình Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn phải đảm bảo tuân thủtuyệt đối các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có kiên quan đến hoạtđộng của doanh nghiệp

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gianlận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng nhưviệc lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý

Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sựlặp lại không các thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sửdụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳcác nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tìnhhình thực hiện các quy định, chính sách trong hệ thống Kiểm soát nội bộcũng như số lượng và tính chất các sai phạm xảy ra Từ đó thiết lập lại các hệthống kiểm soát nội bộ với cơ chế giám sát thiết thực, hữu hiệu hơn nhằmnâng cao năng lực quản lý, khả năng điều hành bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.1.3 Các bộ phận cấu thành của Kiểm soát Nội bộ

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt độngcác đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm

soát nội bộ với các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, xác định rủi ro,các thủ tục kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông và hệ thống giám sát.

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loạihình kiểm soát nội bộ Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liênquan đến quan điểm, thái độ nhận thức cũng như hành động của nhà quản lýtrong doanh nghiệp

Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản: Đặc thù về quản lý,

Cơ cấu tổ chức bộ máy, Chính sách nhân sự, Công tác kế hoạch, Ủy ban kiểmsoát, Bộ phận kiểm toán nội bộ, Môi trường bên ngoài

* Đặc thù về quản lý:

Thực chất của một HTKS hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thứcđiều hành của người quản lý Các đặc thù về quản lý đề cập đến các quanđiểm và nhận thức khác nhau trong điều hành quản lý cuả các nhà quản lý.Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ, các quy định và cáchthức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp

Mỗi nhà quản lý có nhận thức, phong cách lãnh đạo khác nhau Nếu nhưngười quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt độngcủa mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quantrọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thứcđược điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận HTKS đãđược thiết lập Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ đượcrằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp caonhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phíangười lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý

sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu Như có nhà quản lý rất quan tâm

đến công việc lập BCTC và việc hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra Đốivới phong cách này, nhà quản lý trong quá trình kinh doanh sẽ rất thận trọng

để giảm rủi ro cho các số liệu và thông tin chính xác, đáng tin cậy Vì vậy, thủtục kiểm soát cần được xây dựng hiệu quả Ngược lại, có nhà quản lý lại hàilòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thuđược nhiều lợi nhuận Như vậy, thì số liệu trên BCTC sẽ không trung thực,không đủ độ tin cậy

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghichép sổ kế toán và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệuquả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

* Chính sách nhân sự:

Bao gồm công tác quản lý và chế độ quản lý nhân sự đối với việc tuyểndụng, huấn luyện, đào tạo, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công nhânviên trong đơn vị Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với độingũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

đồng thời là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt độngcủa doanh nghiệp.

* Công tác kế hoạch:

Công tác lập kế hoạch và dự toán có ý nghĩa rất quan trọng trong kiểmsoát nội bộ Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất,tiêu thụ, kế hoạch kinh doanh, kế hạch thu chi quỹ, kế hoạch khai thác, chămsóc khách hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, kế hoạch giá thành, kếhoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tàichính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sựluân chuyển tiền trong tương lai…là những nhân tố quan trọng trong môitrường kiểm soát nội bộ Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để racác quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứkiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanhthu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện Nếu việc lập và thựchiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì hệ thống

và dự án sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu thể hiện cách thức điều hànhkhoa học của người quản lý DN

* Ủy ban kiểm soát:

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nghiệmcác chức vụ quản lý và chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy bankiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

+ Giám sát việc chấp hành pháp luật của Công ty

+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

+ Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với Kiểm toánviên bên ngoài

* Bộ phận kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ là một hoạt động tư vấn và đảm bảo độc lập và kháchquan được thiết lập nhằm gia tăng giá trị và hoàn thiện hoạt động của doanhnghiệp Kiểm toán nội bộ áp dụng một phương pháp kiểm toán chuẩn mực và

có hệ thống để đánh giá và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý rủi

ro, kiểm soát và quản trị doanh nghiệp (Theo IIA) Kiểm toán nội bộ thườngđược tổ chức theo mô hình sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ

Như vậy, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong đơn vị, tiếnhành công việc kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầuquản trị nội bộ đơn vị Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp thông tin, đánh giáthường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Bộ phận kiểm toán nội

bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có thông tin kịp thời và xácthực về các hoạt động của doanh nghiệp từ đó kịp thời điều chỉnh, bổ sungquy chế, thủ tục kiểm soát mới thích hợp và hữu hiệu hơn

* Môi trường bên ngoài:

Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào cácnhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhàquản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành củanhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểmsoát nội bộ Các nhân tố này bao gồm: Luật pháp, sự kiểm soát của cơ quanNhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, đường lối phát triển của đất nước

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnhhưởng lớn đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thốngkiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng lànhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành của các nhà quản lýdoanh nghiệp

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái,tổng hợp và lập báo cáo, hệ thống kế toán không những cung cấp nhữngthông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trongviệc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nên nó là một bộ phận quantrong trong kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quátsau đây sẽ được thực hiện:

Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp

vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị

Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong tính toán các giá và phí

Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo tính chấttài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán

Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thựchiện kịp thời theo quy định.

Quá trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kếtoán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợpchính xác trên các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Bất kỳ một hệ thống kế toán nào cũng được thực hiện qua 3 giai đoạn:

- Lập chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quantrọng trong quy trình kế toán và luân chuyển nói riêng và trong hệ thống kiểmsoát nội bộ nói chung Ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiếnhành lập chứng từ liên quan, phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực mọinghiệp vụ phát sinh Nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính chínhxác, trung thực Các chứng từ kế toán được lập phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ,hợp pháp Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra

- Ghi chép sổ kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến hành xử lý sốliệu kế toán bằng việc thu thập, ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp,…đểchuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính Trong Kiểm soátnội bộ, hệ thống sổ kế toán có vai trò rất quan trọng, là cầu nối trung giangiữa chứng từ và báo cáo tài chính Sổ kế toán cũng là cơ sở để kiểm tra, đốichiếu, truy cập lại chứng từ khi cần thiết

- Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý,

kế toán tiến hành tổng hợp số liệu ở sổ kế toán đưa ra một con số tổng hợp cụthể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báo cáo tài chính Người đọc nhìn vào sốliệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tình hình hoạt đông sản xuất, kinhdoanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tại thời điểm lập báo cái tàichính Các nhà lãnh đạo căn cứ vào các số liệu trên báo cáo tài chính có thểphân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để từ đó tìm ranguyên nhân và cách giải quyết

Trong doanh nghiệp, hằng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối nămtheo quy định của Nhà nước và theo nhu cầu quản lý, các thông tin được thểhiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính vàhoạt động kinh doanh của đơn vị Báo cáo tài chính phải được trình bày tuânthủ đúng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành Ngoài báo cáo tài chính ra,doanh nghiệp còn có hệ hống báo cáo kế toán quản trị, nó có ý nghĩa rất quantrọng trong công tác quản lý, điều hành và định hướng phát triển của doanhnghiệp trong tương lai.

1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc, các nhà quản lý doanh nghiệpthiết lập dựa vào những nét đặc thù về cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuấtkinh doanh của đơn vị mình và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản

lý cụ thể Các tủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đếnđơn vị

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết

- Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán kế hoạch Các thủ tục kiểm soát được xây dựng trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyêntắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủyquyền và phê chuẩn

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn

và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận trong đơn vị.Đảm bảo nguyên tắc ngày sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toànquyền thực hiệm một công việc, nghiệp vụ kinh tế Việc phân công, phânnhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khixảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc nàyđòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngăn ngừacác hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp và dễnhận ra sự sai sót, gian lận

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhàquản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết công việc trongphạm vi nhất định

1.1.4 Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trong hết sức quan trọngtrong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức Kiểm soát nội bộgiúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh

tế của công ty mình như: Con người, tài sản, vốn…góp phần hạn chế tối đanhững sai phạm và rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảngquản lý vững chắc phục vụ hiệu quả cho quá trình mở rộng và phát triển củadoanh nghiệp

Vì vậy, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và vững mạnh

sẽ có vai trò rất lớn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn

vị như: Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chínhcủa công ty Giảm bớt rủi ro gian lận đối với công ty Giảm bớt rủi ro sai sótkhông cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty Giảm bớt rủi ro

không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty Qua đó sẽngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưađầy đủ.

Thông thường, khi doanh nghiệp phát triển lên cao thì lợi ích của hệthống kiểm soát nội bộ cũng trở nên lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiềukhó khăn hơn trong việc giám sát, kiểm tra và kiểm soát các rủi ro này nếuchỉ đơn phương dựa vào những kinh nghiệm giám sát tực tiếp của chínhbản thân

Đối với doanh nghiệp có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông,thì một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tintưởng cao của các cổ đông Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộvững mạnh chính là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệpvững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhà đầu

tư bên ngoài Các nhà đầu tư thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi

ro thấp hơn

1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG

VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm về chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1.1 Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt độngsản xuất kinh doanh Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việcmua hàng và nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa,…phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Chu trình này bắt đầu

từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận có như cầu thông qua phiếu yêu cầumua hàng,…và kết thúc bằng việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp và chutrình này cũng ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính củađơn vị

1.2.1.2 Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán

Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với đa số doanhnghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất Sự hữu hiệu vàhiệu quả của chu trình này được thể hiện qua việc đơn vị mua hàng kịp vớigiá hợp lý, không bị tổn thất tài sản, chi trả đúng nợ, đúng hạn cho nhà cungcấp,… sẽ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của đơn vị

Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến các chu trình khác vàmang những đặc điểm sau khiến đơn vị phải quan tâm:

- Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều khâu, liên quan hầuhết các chu trình khác, liên quá đến tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền…nên dễ bị tham ô, chiếm dụng Mua hàng là quá trình khởi đầu của quá trìnhsản xuất kinh doanh, cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành cáchoạt động khác

- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tàisản của đơn vị Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với

số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tổn trữ ở nhiều địa điểm và liên quanđến nhiều hoạt động khác như hoạt động sản xuất, bán hàng…Điều này cànglàm tăng rủi ro có sai phạm vì mua hàng nhiều và liên tục để tạo điều kiện đểcác sai phạm có thể xảy ra

1.2.1.3 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toánliên quan tới những chức năng cơ bản sau:

- Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán

Bắt đầu của chu trình mua hàng là kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạođơn vị phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu vềhàng hóa, dịch vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch

dự trữ hàng tồn kho của đơn vị

Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ thì người có tráchnhiệm tại bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng chuyển lên cho các bộphận cập trên, đơn đề nghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mụcđích sử dụng của hàng đề nghị mua.

Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạophê duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo chohàng hóa mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng tránh cho việc mua quánhiều, quá ít hoặc mua lãng phí… đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ phải ghi

rõ loại hàng, số lượng, số tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và cácthông tin liên quan của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp định mua đượcgửi cho người bán Đây là chứng từ hợp pháp được xem như là một lời đềnghị để mua hàng

Từ đơn đặt hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc tiếncông việc mua hàng Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìmhiểu thị trường và khả năng chung cấp của người bán Thông qua việc khảosát thị trường phải tìm ra được nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp.Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng

và đi đến thống nhất, phải trình lãnh đạo ký duyệt

Thông thường ở tất cả các doanh nghiệp đều lập các phòng thu mua đểđảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa, dịch vụ với giá thấp nhất Đốivới một quá trình Kiểm soát nội bộ tốt phòng thu mua độc lập với các bộ phận

có trách nhiệm phê chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng Tất cả các đơn đặtmua hàng phải được đánh số nhất quá và đẩy đủ các yếu tố cần thiết

Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham giamua hàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm,việc phê duyệt phải đúng thẩm quyền và quy trình

- Nhận hàng hóa dịch vụ và kiểm định:

Nhận hàng hóa hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chutrình mua hàng và thanh toán Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanhtoán hay phải ghi nhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán Do đó,việc nhận hàng hóa phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ và đơnđặt hàng tiến hành kiểm tra hàng, tính toán số tiền,…và các điều kiện khácxem có đúng như hợp đồng mua bán giữa hai bên hay không? Sau đó tiếnhành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán

Để làm nhiệm vụ mua hàng hóa, dịch vụ, kiểm tra, tiếp nhận và báo cáohàng hóa, dịch vụ mua vào thì hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận(phòng) cung ứng Sau khi lập báo cáo nhận hàng thì bộ phận này sẽ gửi mộtbản cho thủ kho và một bản cho phòng kế toán (bộ phận kế toán phải trảngười bán) Để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng quyền hạn, phải đượckiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận hàng cho đến khi xuất hàng sử dụng Mặt hàngphải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên tiếp nhận hàng hóa phảiđộc lập với thủ kho và nhân viên phòng kế toán

Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chuyên môn, kinhnghiệm và phải hoàn toàn độc lập với các phòng ban khác Sau khi hàng hóađược kiểm nghiệm, phải lập biên bản kiểm nghiệm Biên bản kiểm nghiệm làcăn cứ để bộ phận vật tư lập phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chấtlượng hàng hóa đã được kiểm nghiệm

- Ghi nhận các khoản nợ người bán:

Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính

và đến các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được ghi chépvào sổ các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời

Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thựchiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và hợp lý

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán:

Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi, Séc hoặc phiếuchi làm thành nhiều bản, một bản được giao cho nhà cung cấp, một bản đượclưu trong hồ sơ cùng với hóa đơn

Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là các phiếuchi phải đủ đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt Nguyên tắcbất kiêm nhiệm giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanhtoán phải được tôn trọng trong chức năng này

1.2.1.4 Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán

- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: Cũng dẫn đến lãng phí

do số hàng thừa cũng phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn chiphí lưu kho, lại còn có thể hàng bị giảm phẩm chất

- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: Nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đếnthiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán,còn nếu đặt hàng hóa quá sớm có thể gây lãng phí lưu kho hoặcnghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa

- Đặt hàng với chất lượng kém hoặc giá cao: Sẽ gây thiệt hạinghiêm trọng nếu kéo dài

- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghịmua hàng lần hai đối với hàng đã nhận được

Lựa

chọn

nhà

- Nhân viên mua hàng, có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn

họ mặc dầu nhà cung cấp này không có hàng hóa, dịch vụ phù hợp

cấp

nhất hoặc không có mức giá phù hợp nhất

- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nêngiấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giácủa nhà cung cấp được nhân viên này ủng hộ

Nhận

hàng

- Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng, hàng đã đặt

- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho

- Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán

- Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận

- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: Tên, thời hạn thanh toán

- Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, ghi trùng, sai sốtiền, ghi sót hóa đơn

- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt

- Trả tiền trễ hẹn

- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc hàngđược giảm giá

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạođầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Để kiểm soát tốt chu trình mua hàng và thanh toán, đơn vị phải thiếtlập hệ thống Kiểm soát nội bộ đảm bảo mục tiêu muang tính hiệu lực, hiệuquả và tính tuân thủ cá quy định của đơn vị, của các quy định của Nhà nước,đồng thời phải đảm bảo mục tiêu mang tính trung thực, hợp lý của báo cáo tàichính Chính vì thế kiểm soát nội bộ đối với chu trình này nhằm đạt được một

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định

Cụ thể là:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả: Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng vàgiúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độtăng trưởng,… sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởimục tiêu hữu hiệu Vì thế, đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng vàđúng thời điểm, mua hàng với giá cả hợp lý nhất, nhận hàng đúng số lượng vàchất lượng đã đặt hàng Trong khi đó mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc sosánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra,…Để đạt được điều này, đơn vịcần mua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Nghĩa là những khoản mục bị ảnhhưởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán, như hàng tồn kho, nợ phải trả,tiền,… được trình bày trung thực và hợp lý Việc tổ chức hệ thống sổ sách,chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghichép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chiphí liên quan đến quá trình mua hàng,…Là các yêu cầu chủ yếu của công tác

kế toán và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Các hoạt động mua hàng luôn chịu

sự chi phối của pháp luật Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định nội bộ trongviệc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn về an toàn trongbảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh,…

1.2.3 Hệ thống các chứng từ, sổ, các báo cáo của chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.3.1 Luân chuyển chứng từ

- Đơn đề nghị mua hàng: Chứng từ được lập bởi bộ phận sử dụng (như

- Đơn đặt hàng: Là loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, và các thôngtin liên quan của hàng hóa, dịch vụ mà công ty có ý định mua vào được gửicho nhà cung cấp Chứng từ này thường được dùng để chỉ rõ sự phê chuẩn đốivới hàng hóa và dịch vụ.

- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hay nghiệm thu dịchvụ): Chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp và chuyển cho ngươi mua (bộphận mua hàng) của doanh nghiệp ký nhận để chứng minh sự chuyển giaohàng hóa, dịch vụ thực tế

- Phiếu nhập kho (báo cáo nhập hàng): Được lập bởi bộ phận nhận hàngvào lúc nhận hàng hóa, vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngàynhận và các dữ kiện thích đáng khác như là một bằng chứng của việc nhậnhàng và sự kiểm tra hàng hóa

- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT: Do nhà cung cấp lập để chứngminh hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và

là căn cứ để yêu cầu người mua phải thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà họ

đã cung cấp

* Đối với nghiệp vụ mua hàng:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng

Bộ phận

kế hoạch

Bộ phận cung ứng

Cán

bộ thu mua

Trưởng

bộ phận cung ứng

Thủ kho kế Toán Nhu

cung ứng

Khai thác hàng

Lập chứng

từ kho

Ký duyệt chứng từ

Nhập kho Ghi sổ chứng

từ

Lưu trữ bảo quản chứng từ

Thủ trưởng,

kế toán trưởng

Thủ quỹ Nhân viên

thanh toán

Kế toán

Lưu chứng từ Ghi sổ

Nhận tiền và thanh toán

Chi quỹ

Duyệt chứng từ

Lập chứng từ chi quỹ

 Đối với nghiệp vụ thanh toán:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán.

1.2.3.2 Hệ thống sổ và báo cáo kế toán

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu

- Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán; sổ chi tiết tiền gửingân hàng; sổ Cái tài khoản hàng hóa, phải trả người bán, tiền mặt, tiền gửingân hàng

- Sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng

- Báo cáo nhận hàng, báo cáo nhập xuất tồn,…

1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.4.1 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng

Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan sẽcăn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng để mua Đây là chứng từ khởi đầu chochu trình mua hàng, do đó có thể cung cấp bằng chứng với mức độ tin cậy

về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa.Đơn đề nghị hàng hóa phải đảm bảo các thông tin như ngày đề nghị hànghóa, số hiệu chứng từ, tên hàng hóa, số lượng, quy cách, người đề nghị,người phê duyệt…

Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ trách muahàng Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lập với các phòng bankhác và chịu trách nhiệm trong mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từbên ngoài.

- Sau khi đơn đề nghị mua hàng đã được duyệt bộ phận mua hàng tiếnhành chọn nhà cung cấp Quá trình chọn nhà cung cấp phải được giám sátchặt chẽ tránh tình trạng thông đồng giữa nhân viên đặt hàng với nhà cungcấp làm thiệt hại đến đơn vị Trường hợp đơn vị có quan hệ tốt và đặt hàngthường xuyên một nhà cung cấp nào đó, giá cả và điều kiện bán hàng của nhàcung cấp đó phải được xem xét định kỳ và so sách với nhà cung cấp khác

- Trong bất cứ tình huống nào, kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường yêu cầulựa chọn nhà cung cấp phải cung cấp rõ ràng bằng chứng để thỏa mãn đồngthời ba điều kiện sau đây:

+ Không có bất kỳ mối quan hệ về lợi ích hay ràng buộc nào giữa bộphận mua hàng và nhà cung cấp được lựa chọn

+ Giá chào bán do nhà cung cấp được lựa chọn phải là giá cả hợp lý nhất

so với các nguồn cung cấp khác

+ Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.Đối với nghiệp vụ mua hàng với giá trị lớn, cần phải có sự phê duyệt củacác cấp quản lý cao Khi cần thiết đơn vị phải tiến hành đấu thầu

Khi xác định nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành lập Đơn đặthàng Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và bao gồm các nội dung quantrọng như ngày đặt hàng, số lượng, quy cách

Đơn đặt hàng là chứng từ thứ hai và kết hợp với các chứng từ khác cóthể chứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng và sự hiện hữu củahàng hóa

Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết: Trong quá trình mua hàng, bộphận mua hàng phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyềnlợi của đơn vị nếu phát sinh tranh chấp sau này.

Nhận hàng: Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng và đượcthỏa thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ và Đơn đặt hàng và Hợp đồngmua bán để kiểm tra thực tế về quy cách, số lượng và chất lượng của hàngnhận Ngoài ra, bộ phận nhận hàng còn phải tiến hành kiểm tra các thông tinghi trên Hóa đơn, các thông tin trên Hóa đơn khớp với Đơn đặt hàng, hợpđồng mua bán

Sau khi kiểm tra, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ nhận hàng và lậpPhiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng Chứng từ này cung cấp bằng chứng

về việc hàng đã được nhận đủ theo đúng quy cách, chất lượng Phiếu nhậpkho cùng với đơn đặt hàng chứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ muahàng, sự hiện hữu và đầy đủ của hàng hóa Phiếu nhập kho cần được đánh sốtrước để dễ kiểm soát

Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng quy cách,chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với Đơn đặt hàng, hợpđồng mua bán, Hóa đơn, bộ phận mua hàng có quyền từ chối và xúc tiến cácthủ tục trả lại hàng Đại diện hai bên sẽ lập biên hản trả lại hàng, trong đó nêu

rõ lý do trả lại hàng và cùng ký xác nhận vào biên bản Biên bản này được lưu

để chứng minh là hàng đặt mua vẫn chưa nhận được

1.2.4.2 Thủ tục kiểm soát chu trình thanh toán

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho sẽ ghi nhậnnghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ đầy đủ của từngnghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợpđồng mua bán, Biên bản kiểm nhận hàng hóa, Hóa đơn

Tại bộ phận kế toán công nợ, các chứng từ cần được đóng dấu ngàynhận Các chứng từ thanh toán và các chứng từ khác phát sinh tại bộ phận nàyphải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Ở mỗi giai đoạn kiểm tra,người thực hiện phải ký xác nhận trách nhiệm của mình Thông thường cónhững cách kiểm tra, đối chiếu như sau:

- So sánh số lượng trên Hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho vàĐơn đặt hàng, mục đích là để không thanh toán quá số lượng hàng đã đặt mua

Cuối tháng, bộ phận kế toán công nợ cần phải đối chiếu công nợ với nhàcung cấp, đối chiếu giữa số chi tiết với sổ Cái

hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Luận văn đã trình bày các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng

và thanh toán cũng như mục tiêu, chức năng, các thủ tục kiểm soát của chutrình mua hàng và thanh toán

Chương này là cơ sở để luận văn nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểmsoát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thươngmại và Đầu tư Thăng Long ở Chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng LongCông ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long, được thành lậptheo giấy phép đầu tư số: 0120012558, do phòng Đăng ký kinh doanh - Sở kếhoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 15/5/2001, thay đổi lầnthứ bảy ngày 11/5/2010

- Tên giao dịch quốc tế: THANGLONG TRADING JOINT STOCK

- Địa chỉ: Số 179 Trường Chinh – Quận Thanh Xuân - Hà Nội

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần

- Vốn điều lệ: 150.000.000.000 đồng

Trong suốt thời gian hoạt động, Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tưThăng Long luôn được đánh giá là doanh nghiệp có hoat động ổn định và tăngtrưởng khá đều đặn, giá trị sản lượng và doanh thu năm sau cao hơn năm trước,luôn hoàn thành kế hoạch sản xuất, thực hiện đẩy đủ nghĩa vụ nộp Ngân sáchNhà nước Bên cạnh đó, Công ty rất chú trọng đến đời sống của cán bộ côngnhân viên, có nhiều chính sách tốt trong việc cải thiện và nâng cao đời sốngcho người lao động tạo công ăn việc làm với thu nhập thỏa đáng cho mọingười Đồng thời, Công ty cũng đưa ra những chính sách khuyến khích ngườilao động hăng say cống hiến, đảm bảo công bằng trong phân phối

Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long, với hơn 10 nămxây dựng và trưởng thành, hòa cùng với xu thế hội nhập của đất nước,Công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển Công ty luôn được đánh giá

là đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm trang trínội, ngoại thất và buôn bán hàng phục vụ trang trí nội ngoại thất Đại lýmua, đại lý bán, các sản phẩm từ gỗ (trừ nhóm gỗ nhà nước cấm), Tư vấn,gia công, sản xuất và lắp đặt các sản phẩm nhôm kính, các kết cấu thép(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Dịch vụ tư vấn đầu tư trongnước (không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật), Xây dựng dân dụng, côngnghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình hạ tầng kỹ thuật và nhà ở(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Tư vấn thẩm định, lập dự ántiền khả thi - khả thi, tổng dự toán các công trình khu định cư, khu côngnghiệp, hạ tầng cơ sở (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Kinhdoanh bất động sản

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thương Mại và Đầu tư Thăng Long

2.1.2.1 Chức năng

Ngành nghề đăng ký kinh doanh: Sản xuất các cấu kiện kim loại, sảnxuất kim loại màu và kim loại quý, đúc kim loại màu, rèn dập và cán kimloại, luyện bột kim loại, gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại Tưvấn thẩm định, lập dự án tiền khả thi, tổng dự toán các công trình khu định

cư, khu công nghiệp, hạ tầng cơ sở (không bao gồm dịch vụ thiết kế côngtrình) Xây dựng dân dụng công nghiệp, giao thông thủy lợi, các công trình

hạ tầng kỹ thuật và nhà ở (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình)…Dịch vụ tư vấn trong nước (không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật) Buônbán và sản xuất vật liệu xây dựng, Buôn bán các thiết bị điện, điện tử, điện

lạnh, điện dân dụng Tư vấn lắp đặt và lắp đặt trang thiết bị các công trìnhxây dựng, buôn bán các loại máy móc, thiết bị phụ tùng thay thế phục vụtrong các ngành công nghiệp, xây dựng, giao thông và thủy lợi Trang trínội, ngoại thất và buôn bán hàng phục vụ trang trí nội ngoại thất Đại lýmua, đại lý bán, các sản phẩm từ gỗ (trừ nhóm gỗ nhà nước cấm), Tư vấn,gia công, sản xuất và lắp đặt các sản phẩm nhôm kính, các kết cấu thép(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Dịch vụ tư vấn đầu tư trongnước (không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật), Xây dựng dân dụng, côngnghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình hạ tầng kỹ thuật và nhà ở(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Tư vấn thẩm định, lập dự ántiền khả thi - khả thi, tổng dự toán các công trình khu định cư, khu côngnghiệp, hạ tầng cơ sở (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Kinhdoanh bất động sản.

- Đa dạng hóa ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh của Công ty Cổ phầnThương mại và Đầu tư Thăng Long

- Tăng nguồn thu nhập cho ngân sách địa phương, làm chuyển dịchmạnh nền kinh tế của Thành phố Hà Nội nói chung và huyện Thường Tín nóiriêng theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, góp phần thực hiện thắng lợi

đề án phát triển công nghiệp trên địa bàn Thành phố

2.1.3 Tổ chức bộ máy kinh doanh và quản lý kinh doanh của Công

ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

Sơ đồ: 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

(Nguồn từ phòng tổ chức - hành chính)

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:

- Hội đồng quản trị: Tham gia quản lý công ty, có quyền nhân danh

công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích quyền lợi củacông ty Quyết định chiến lược phát triển và phương án đầu tư, quyết địnhgiải pháp phát triển thị trường, quyết định chào bán cổ phần mới, quyết định

Giám đốc

PGĐ Kinh doanh

PGĐ Tài chính

Phòng kế

toán

Phòng hành chính

Phòng kế hoạch

Bộ phận KCS

Phòng kỹ thuật

Phòng vật tư - XNK

Nhà máy sơn tĩnh điện

Đại hội cổ đông

Ban kiểm soátHội đồng quản trị