Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp

Đặc điểm về chu trình mua hàng và thanh toán 1. Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán

Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tổn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động khác như hoạt động sản xuất, bán hàng…Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì mua hàng nhiều và liên tục để tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra. Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo phê duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho hàng hóa mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng tránh cho việc mua quá nhiều, quá ít hoặc mua lãng phí… đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ phải ghi rừ loại hàng, số lượng, số tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và cỏc thông tin liên quan của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp định mua được gửi cho người bán.

Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo

- Sự hữu hiệu và hiệu quả: Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng và giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng,… sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, bỏo cỏo đầy đủ và hợp lý để theo dừi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng,…Là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy.

Hệ thống các chứng từ, sổ, các báo cáo của chu trình mua hàng và thanh toán

- Phiếu nhập kho (báo cáo nhập hàng): Được lập bởi bộ phận nhận hàng vào lỳc nhận hàng húa, vật chất, nờu rừ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và các dữ kiện thích đáng khác như là một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, Hóa đơn, bộ phận mua hàng có quyền từ chối và xúc tiến các thủ tục trả lại hàng.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG

• Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và các chính sách kế toán tại công ty

Đại lý mua, đại lý bán, các sản phẩm từ gỗ (trừ nhóm gỗ nhà nước cấm), Tư vấn, gia công, sản xuất và lắp đặt các sản phẩm nhôm kính, các kết cấu thép (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Dịch vụ tư vấn đầu tư trong nước (không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật), Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình hạ tầng kỹ thuật và nhà ở (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Tư vấn thẩm định, lập dự án tiền khả thi - khả thi, tổng dự toán các công trình khu định cư, khu công nghiệp, hạ tầng cơ sở (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Kinh doanh bất động sản. Đại lý mua, đại lý bán, các sản phẩm từ gỗ (trừ nhóm gỗ nhà nước cấm), Tư vấn, gia công, sản xuất và lắp đặt các sản phẩm nhôm kính, các kết cấu thép (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Dịch vụ tư vấn đầu tư trong nước (không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật), Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình hạ tầng kỹ thuật và nhà ở (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Tư vấn thẩm định, lập dự án tiền khả thi - khả thi, tổng dự toán các công trình khu định cư, khu công nghiệp, hạ tầng cơ sở (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình), Kinh doanh bất động sản.

Bảng cân đối vật tư

Sổ chi tiết vật tư

Khi có yêu cầu về vật tư hàng hóa, các bộ phận liên quan (phân xưởng, kho) sẽ căn cứ trên nhu cầu của bộ phận, cân đối vật tư hàng hóa tồn tại kho, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tiêu thụ của Công ty, dự trù vật tư hàng hóa của khách hàng làm cơ sở để lập phiếu đề nghị mua hàng (biểu 2.4), công đoạn này được kiểm tra đối chiếu chặt chẽ nhằm tránh được tình trạng mua hàng sai mục đích, không đúng số lượng. Phiếu này được lập thành 03 liên, mẫu thống nhất của công ty, đảm bảo các thông tin chính như: ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách của vật tư hàng hóa, đầy đủ chữ ký của người đề nghị, người phê duyệt, phiếu này được chuyển đến Giám đốc Công ty phê duyệt đồng ý mua hàng.

Hợp đồng kinh tế

Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng giữa hai bên sẽ ký hợp đồng mua bán hàng hóa (biểu 2.6) trên sự thống nhất giữa hai bên, hợp đồng phải có đầy đủ tính pháp lý, mỗi bên sẽ giữ 2 bản có đầy đủ chữ ký của người đại diện pháp lý ký hợp đồng. Khi hàng về đến Công ty thì xe vận chuyển phải qua trạm cân của công ty, sau đó thủ kho tiến hành đối chiếu, kiểm tra giữa đơn đặt hàng với hàng hóa thực tế nhận được làm thủ tục nhập kho vật tư hàng hóa.

Báo cáo nhập hàng Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

Vật tư hàng hóa dùng trong quá trình sản xuất thanh nhôm định hình có giá trị tương đối lớn và dễ bị môi trường làm hư hỏng, nên tại công ty đã đưa ra quy định bảo quản theo quy trình kỹ thuật riêng rất nghiêm ngặt, kho vật tư hàng hóa được xây dựng theo tiêu chuẩn quy định, được kiểm soát bởi các quy định nhằm hạn chế sự tiếp cận vật tư. Ngoài ra, hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho không được cụng ty tiến hành theo dừi vào tài khoản 151 mà nhõn viờn kế toỏn đợi cho tới lúc hàng hóa về tới kho mới tiến hành phản ánh vào sổ kế toán, điều này làm cho hàng húa của đơn vị khụng được theo dừi một cỏch đầy đủ trờn sổ kế toán, nên việc quản lý và kiểm soát những hàng hóa này cũng trở nên khó khăn hơn.

Bảng tổng hợp phải trả người bán

Kế toán thanh toán sau khi nhận đủ các chứng từ liên quan như: Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu cân, biên bản kiểm tra vật tư, phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng hoặc GTGT sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng từ đã khớp với nhau hay chưa, tất cả các chứng từ đã được phê duyệt, có đầy đủ chữ ký của bộ phận có liên quan hay chưa để đảm bảo thanh toán đúng, đủ số nợ cho người bán, hạn chế thanh toán cho số lượng hàng hóa vượt quá yêu cầu. Đồng thời cũng kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư với đơn đặt hàng số tiền ghi nhận trên hóa đơn có đúng số nợ phải trả hay không, kiểm tra khoản chiết khấu mà công ty được hưởng.

Giấy đề nghị thanh toán

Đối với thanh toán bằng tiền mặt kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ gốc lập phiếu chi được lập phải được đính kèm với các chứng từ gốc khác, phiếu chi được lập thành 03 liên: Một liên được lưu lại phòng kế toán, một liên chuyển cho thủ quỹ, liên cuối cùng người đề nghị thanh toán lưu, được đánh số liên tục, chứng từ thanh toán phải có đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, có sự phê chuẩn của Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) mới tiến hành chi tiền, sau khi chứng từ được phê duyệt, kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Trường hợp mà nhân viên mua hàng ứng tiền để thanh toán trước cho nhà cung cấp thì người xin tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ trưởng phê duyệt giấy đề nghị tạm ứng.

Phiếu chi tiền

Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được phê duyệt thì được chuyển cho kế toán tiền mặt lập phiếu chi, thủ quỹ căn cứ phiếu chi tiến hành chi tiền đồng thời chuyển cho kế toán ghi sổ. Đối với thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán cũng tập hợp các chứng từ và lập ủy nhiệm chi trình lãnh đạo duyệt, chuyển qua ngân hàng chi tiền, với phương thức này thì khả năng kiểm soát chặt chẽ hơn.

Ủy nhiệm chi

• Đánh giá về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và

* Đối với hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho khụng được Cụng ty tiến hành theo dừi vào tài khoản 151 mà nhõn viờn kế toán đợi cho tới lúc hàng hóa về tới kho mới tiến hành phản ánh vào tài sổ kế toỏn điều này làm cho hàng húa của đơn vị khụng được theo dừi một cách đầy đủ trên sổ kế toán nên việc quản lý và kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên khó khăn hơn. Công ty chủ yếu mua hàng của các nhà cung cấp lâu năm, không thực hiện việc so sánh, đánh giá giữa các nhà cung cấp với nhau để lựa chọn nhà cung cấp có lợi nhất cho công ty về chất lượng, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng, điều kiện thanh toán, tiến độ giao hàng,…vì thế, rất dễ dẫn đến sự gian lận làm thất thoát, làm giảm chất lượng sản phẩm, mất những khoản hoa hồng từ nhà cung cấp.

Sổ theo dừi mua hàng

Theo dừi cụng tỏc thu mua

Báo cáo nhận hàng

Qua thực tế, hiện tại công ty có số lượng hàng tồn kho rất lớn ảnh hưởng đến dòng tiền lưu thông của đơn vị, theo tác giả tại công ty có số lượng hàng tồn kho lớn và nhiều chủng loại, không thể gián đoạn việc nhập xuất để kiểm kê toàn bộ. Nên tiến hành kiểm kê đột xuất nếu đơn vị thấy có dấu hiệu sai phạm, làm thất thoát hàng hóa, có thể kiểm kê từng phần rải ra trong niên độ kế toán.

Báo cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho

Để kiểm soát tốt hàng tồn kho, công ty quy định một năm kiểm kê hàng tồn kho một lần. Cuộc kiểm kê này đóng vai trò như một công cụ giám sát thường xuyên của nhà quản lý đối với hàng tồn kho, nó rất quan trọng và cần được thực hiện.

Phiếu kiểm kê

- Khâu đặt hàng: Để tránh sai phạm khi bộ phận mua hàng có sự thong đồng với nhà cung cấp, công ty nên tách bạch chức năng tìm kiếm nguần hàng thương thảo giá cả, mua hàng với chức năng ký hợp đồng, kiểm tra, giám sát đối với việc thu mua hàng hóa vật tư, thép phế liệu. - Lựa chọn nhà cung cấp: Để đảm bảo nguần hàng cung cấp ổn định cho việc sản xuất, công ty thường chọn nhà cung cấp truyền thống, để kiểm soát chặt chẽ hơn ở khâu đặt hàng nhà cung cấp, cần có sự kiểm duyệt của người quản lý bộ phận trước khi nhân viên của mình gửi đơn đặt hàng đi nhằm hạn chế những gian lận, sai sót có thể xẩy ra.

Biên bản duyệt giá mua vật tư

Trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc kết thúc đơn đặt hàng, nếu nhà cung cấp vi phạm một trong những các điều khoản trong hợp đồng như tiến độ giao hàng chất lượng, số lượng hoặc các chứng từ, hóa đơn hàng hóa, cán bộ phụ trách mua hàng phải thông báo cho NCC để đưa ra giải pháp kịp thời. Định kỳ, phòng vật tư XNK phối hợp với bộ phận KCS tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp, và báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty về việc có nên tiếp tục mua hàng của nhà cung cấp đó hay không, nếu họ không còn đáp ứng đầy đủ các tiêu chí lựa chọn ban đầu, hoặc có nhà cung cấp tốt hơn.

Bảng kê chứng từ