Khóa luận tốt nghiệp: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH thép Toàn Thiên

Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp. Việc xây dựng HT KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm, không chỉ của một công ty mà là của tất cả các công ty. Đây là quy luật tất yếu của quá trình vận động và phát triển.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

**********

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI

CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN

Giảng viên hướng dẫn: Th.S TĂNG THỊ THANH THỦY Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Mai Hương

TP.HCM, tháng 06 năm 2013

Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế của cácdoanh nghiệp Việc xây dựng HT KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyênliên tục phải làm, không chỉ của một công ty mà là của tất cả các công ty Đây là quyluật tất yếu của quá trình vận động và phát triển

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tínhchính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty; giảm bớt rủi ro gianlận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; vàngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ Chính vì những lợi ích này, doanh nghiệp cần xây dựng và hoàn thiện các chínhsách, các thủ tục kiểm tra cho từng quy trình nghiệp vụ kế toán từ xử lý tổng quát đếncập nhật từng tài khoản, nhập số liệu và lên báo cáo hay các chính sách kiểm soát từquy trình bán hàng/mua hàng đến quy trình thanh toán công nợ,…Những điều nàygiúp doanh nghiệp phần nào hạn chế những rủi ro có thể xảy ra

Chu trình mua hàng và thanh toán có vai trò vô cùng quan trọng trong tất cả cáccông ty, dù lớn hay nhỏ Mặt khác, đối với công ty TNHH Thép Toàn Thiên là doanhnghiệp thương mại nên hoạt động mua vào, bán ra là hoạt động kinh doanh chủ yếu

Vì vậy, việc xây dựng HT KSNB đối với chu trình này là hết sức cần thiết

Đó là lý do em chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình

mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên” để viết khóa luận

tốt nghiệp của mình Bài khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.

Chương 2: Thực tế Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên.

Chương 3: Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên.

Qúy Thầy Cô, để khóa luận được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn.

Kính gửi: Trường Đại học Công nghiệp TPHCM

Công ty TNHH SX-TM Thép Toàn ThiênVới lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn đến Qúy thầy (cô) TRƯỜNGĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HỒ CHÍ MINH, đặc biệt là khoa Kế toán- Kiểm toán

đã tận tâm dạy dỗ em trong suốt bốn năm học, truyền đạt cho em những kiến thức quýbáu Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô Tăng Thị Thanh Thủy đã nhiệt tình hướngdẫn giúp em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này

Trong suốt thời gian thực tập tại CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠITHÉP TOÀN THIÊN, các anh chị trong công ty đã không quản thời gian, công sức,không chỉ hệ thống lại kiến thức mà em đã học ở trường mà còn giúp em hiểu rộng vàsâu hơn về nghiệp vụ chuyên môn của mình Em xin chân thành cảm ơn BAN GIÁMĐỐC CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN và cácanh chị trong công ty đã tận tình hướng dẫn, cung cấp tài liệu để em hoàn thành tốt đềtài khóa luận này và tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế để bổ sung thêm kiến thức

mà em đã học được ở trường

Do thời gian thực tập cũng như kiến thức còn hạn hẹp nên em không tránh khỏinhững thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô, các anh chịtrong công ty để sửa đổi và bổ sung vốn kiến thức còn hạn chế của mình

Một lần nữa em kính chúc Qúy thầy cô Trường ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HỒCHÍ MINH cùng các anh chị trong Công Ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠITHÉP TOÀN THIÊN luôn dồi dào sức khỏe và luôn thành công trong công việc cũngnhư trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

TP.HCM, Ngày 28 tháng 6 năm 2013Sinh viên: Nguyễn Thị Mai Hương

( Của Đơn vị thực tập)

( Của Giảng viên hướng dẫn)

( Của Giáo viên phản biện)

LỜI MỞ ĐẦU

LỜI CẢM ƠN

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ, CHU TRÌNH MUA

HÀNG VÀ THANH TOÁN 1

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ: 1

1.1.1Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ: 1

1.1.2 Sự cần thiết, nguyên tắc xây dựng và những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: 2

1.1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ: 2

1.1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ: 3

1.1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ: 3

1.1.3.Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ: 4

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát: 4

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro: 6

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát: 7

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông: 9

1.1.3.5 Giám sát: 10

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán: 10

1.2.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán: 10

1.2.2 Đặc điểm chu trình mua hàng và trả tiền: 11

Kết luận chương 1 12

CHƯƠNG 2: THỰC TẾ HT KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN 13

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 13

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty: 13

2.1.1.1 Lịch sử hình thành: 13

2.1.1.2 Vốn điều lệ: 13

2.1.1.3 Quy mô công ty: 13

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh: 14

2.1.3 Sản phẩm: 14

2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty: 16

2.1.5.2 Sơ đồ bộ máy kế toán: 19

2.2 Nhận xét chung về công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 20

2.2.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: 20

2.2.2 Về tổ chức bộ máy và mô hình kế toán tại công ty: 20

2.2.3 Về tổ chức công tác kế toán tại công ty: 21

2.2.4 Về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty: 22

2.3 Thực tế Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 22

2.3.1 Môi trường kiểm soát: 22

2.3.2 Đánh giá rủi ro: 24

2.3.2.1 Xác định mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 24

2.3.2.2 Nhận định một số rủi ro về HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 25

2.3.3 Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 28

2.3.3.1 Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 28

2.3.3.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 31

2.3.4 Thông tin và truyền thông: 39

2.3.5 Giám sát: .39

2.4 Những tồn tại trong hoạt động KSNB của chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty: .39

Kết luận chương 2 41

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN: 42

3.1.1 Sự cần thiết: 42

3.1.2.Mục tiêu hoàn thiện HT KSNB: 43

3.2 Kiến nghị và biện pháp chung tại công ty: 43

3.2.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: 43

3.2.2 Về công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty: 43

3.2.3 Về tổ chức công tác kế toán của công ty: 44

3.3 Kiến nghị và biện pháp thực hiện việc hoàn thiện HT KSNB tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 46

3.3.1 Nâng cao nhận thức của Ban lãnh đạo và nhân viên công ty về HT KSNB: 46

3.3.2 Tăng cường công tác quản lý: 47

3.3.3 Về chính sách nhân sự, khen thưởng, kỷ luật: 48

3.3.4 Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ: 48

3.4 Hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 49

3.4.1 Kiểm soát việc xử lý yêu cầu mua hàng và đặt hàng: 49

3.4.2 Kiểm soát việc chọn NCC và việc nhận hoa hồng từ NCC: 50

3.4.3 Kiểm soát việc nhận hàng và nhập kho: 51

3.4.4 Kiểm soát việc nhận HĐ và ghi nhận nợ phải trả: 52

3.4.5 Kiểm soát việc thanh toán tiền hàng cho NCC: 52

3.4.6 Kiểm soát sai sót khi ghi chép nghiệp vụ: 53

Kết luận chương 3 54 LỜI KẾT LUẬN

PHỤ LỤC 1

PHỤ LỤC 2

PHỤ LỤC 3

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu chung của công ty.

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Sơ đồ 1.3: Bộ máy quản lý kế toán – tài chính công ty

Lưu đồ 2.1: Lưu đồ quy trình kế toán mua hàng trong nước.Lưu đồ 2.2: Lưu đồ thể hiện quy trình kế toán chi tiền mặt.Lưu đồ 2.3: Lưu đồ kế toán chi tiền gửi ngân hàng

Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

HT KSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB: Kiểm soát nội bộ

ĐĐH: Đơn đặt hàng

PNK: Phiếu nhập kho

NCC: Nhà cung cấp

HĐ: Hợp đồng

HĐ GTGT: Hóa đơn Giá trị gia tăng

UNC: Uỷ nhiệm chi

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ, CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ:

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ:

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC):“Kiểm soát nội bộ là một chức năng thườngxuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từngkhâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả cácmục tiêu đặt ra của đơn vị:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.”

Theo VAS 400 – “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”: Hệ thống kiểm soát nội bộ

là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và ápdụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểmsoát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính trung thực vàhợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

KSNB theo định nghĩa của Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gianlận về báo cáo tài chính (COSO): KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi Hộiđồng quản trị các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế đểcung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Như vậy, HT KSNB là những phương pháp và chính sách, các bước kiểm soát, cácthủ tục kiểm soát do Hội đồng quản trị, Ban giám đốc của đơn vị thiết kế nhằm quản lýđiều hành hoạt động của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả, ngăn chặn gian lận,giảm thiểu sai sót, nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiếtlập

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

1.1.2 Sự cần thiết, nguyên tắc xây dựng và những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp:

1.1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:

Việc xây dựng HT KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyên liên tụcphải làm, không chỉ của một công ty mà là của tất cả các công ty Đây là quy luật tấtyếu của quá trình vận động và phát triển

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại cho tổ chức các lợi íchnhư:

 Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;

 Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhânviên của công ty gây ra;

 Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho côngty;

 Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty

 Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt đượcmục tiêu đề ra

 Bảo vệ quyền lợi của khách hàng, nhà đầu tư và gây dựng được lòng tin đối vớihọ

 Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy

đủ

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội

bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việcgiám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếpcủa bản thân Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổđông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng caocủa cổ đông Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân

tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đốivới công ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn chonhững công ty có rủi ro thấp hơn

1.1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát HT KSNB phù hợpvới mục tiêu của tổ chức Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyêntắc như:

 Xây dựng một môi trường kiểm soát chú trọng đến sự liêm chính, chính trực,đạo đức nghề nghiệp và phân công trách nhiệm rõ ràng

 Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằngvăn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty

 Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp

 Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao

 Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản

 Mọi nhân viên đều phải tuân thủ HT KSNB

 Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát

 Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập và nâng cao hiệu quả của cácbiện pháp kiểm soát nội bộ

1.1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ:

HT KSNB bản thân nó không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý donhững hạn chế tiềm tàng như:

 Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ,hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

 Yêu cầu thường là chi phí cao do HT KSNB không được vượt quá những lợi ích

1.1.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Theo COSO, một HT KSNB gồm các cấu phần sau:

 Môi trường Kiểm soát (Control Environment): Tạo ra nền tảng cho các cấu phần

khác của Hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thiết lập các chính sách kiểm soát trong công ty

 Đánh ra rủi ro kiểm soát (Risk Assessment): Nhận biết và phân tích các rủi ro liên

quan đến mục tiêu kinh doanh của công ty

 Hoạt động kiểm soát (Control Activities): Toàn bộ các chính sách và thủ tục được

thực hiện nhằm trợ giúp ban giám đốc công ty phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu kinh doanh

 Hệ thống thông tin, giao tiếp (Information and Communication): Là hệ thống trợ

giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng nhưng từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

 Hoạt động kiểm soát (Monitoring): là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ

thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn chu, hiệu quả

Tóm lại, một HT KSNB gồm 5 bộ phận cơ bản sau:

 Môi trường kiểm soát

 Đánh giá rủi ro

 Hoạt động kiểm soát

 Thông tin và truyền thông

 Giám sát

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt độngcủa thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đối với HT KSNB và vai trò của HTKSNB trong đơn vị, tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểmsoát của mọi người trong tổ chức, là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác

Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố:

 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Triết lý quản lý là quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề của nhà quản lý đơn vị Sựkhác biệt trong triết lý quản lý sẽ ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát, và tácđộng đến việc thực hiên các mục tiêu mà đơn vị đã đề ra Ví dụ sau sẽ minh họa chođiều này: Nếu nhà quản lý quan tâm đến việc thu hút nhà đầu tư, chú trọng tới báo cáotài chính được công bố ra bên ngoài thì họ sẽ không quan tâm tới rủi ro và thiết lập cácthủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro Ngược lai, nếu nhà quản lý theo đuổi mục tiêuchống đỡ mục tiêu trong hoạt động kinh doanh thì họ sẽ chú trọng đến công tác kiểmsoát nhằm hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.

Phong cách điều hành thể hiện qua tư cách, thái độ của nhà quản lý trong điều hànhđơn vị Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớnđến môi trường kiểm soát của một đơn vị Nếu một đơn vị tồn tại tình trạng độc quyềntrong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ rất khó tiếp cận với những người nắmquyền Môi trường kiểm soát cũng thể hiện tính thiếu chặt chẽ nếu như Ban Giám đốđơn vị giao phó toàn bộ quyền hành và trách nhiệm cho nhân viên nắm quyền

 Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan đến môi

trường kiểm soát

Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan đến môi trường kiểmsoát là nhân tố cần thiết đầu tiên góp phần tạo nên sự hữu hiệu của HT KSNB Nếuthiếu các yếu tố này, các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu cũng không dễ dàngthực hiện được trong thực tế

Nhà quản lý (NQL) cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư

xử đúng đắn, NQL cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực

và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổchức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt độngcủa đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởngđến tổ chức như thế nào Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyềnhạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong đơn vị

 Cơ cấu tổ chức

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộphận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức Là cơ

sở cho việc lập kế hoạch điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vịnhằm phát hiện, ngăn ngừa mọi sai sót, gian lận

Một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát cáchoạt động Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy

mô và đặc thù hoạt động của đơn vị

 Chính sách nhân sự

Trình độ phẩm chất của đội ngũ nhân viên đơn vị phụ thuộc vào chính sách tuyểndụng, chính sách đào tạo sau tuyển dụng, chính sách khen thưởng, kỷ luật…Vì vậy cácchính sách nhân sự sẽ ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát của đơn vị

 Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ

Một đơn vị nếu xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ riêng, hoạt động độc lập vớicác phòng ban khác và báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị, thìchứng tỏ đơn vị đã quan tâm đến HT KSNB nói chung và môi trường kiểm soát nóiriêng

Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tụckiểm soát Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát.Tuy nhiên, môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soátmạnh Hệ thống kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của HT KSNB

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro:

Rủi ro là những vấn đề làm mục tiêu không đạt được Trong thực tế bất kỳ đơn vịnào khi hoạt động đều không thể tránh khỏi những rủi ro, vấn đề là nhà quản lý phảixác định được rằng rủi ro nào có thể chấp nhận, làm thế nào để giảm thiểu tác hại củachúng Để làm được như thế, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị,nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro, quản lý các rủi ro có thể phát sinh

 Xác định mục tiêu của đơn vi: Xác định mục tiêu bao gồm mục tiêu chung của

đơn vị và mục tiêu riêng cho từng hoạt động, là việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định cácmục tiêu chiến lược cũng như những chi tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung haydài hạn

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

 Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động và từ chính

sách của đơn vị Nó tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đếntừng hoạt động cụ thể

 Phân tích và đánh giá rủi ro: Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro

thường bao gồm những bước sau: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thểcủa nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp cóthể sử dụng để đối phó với rủi ro

Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị phải được thiết kế sao cho có thể hạn chế rủi ro

có thể xảy ra, phạm vi của các thủ tục kiểm soát phụ thuộc vào rủi ro có thể xảy ra củađơn vị

Mức độ rủi ro được đánh giá bằng mức độ thiệt hại và xác suất rủi ro:

Mức độ rủi ro= Mức độ thiệt hại x Xác suất rủi ro 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát là toàn bộ những chính sách thủ tục do nhà quản lý của đơn vịthiết lập để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Một số hoạt độngkiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

 Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Việc phân chia trách nhiệm nhằm mục đích để cho các thành viên trong đơn vị cóthể kiểm soát lẫn nhau, như vậy sẽ giảm được các rủi ro do sai sót và gian lận Theonguyên tắc bất kiêm nhiệm thì:

Không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ: xét duyệt,thực hiện, bảo quản tài sản và ghi chép, giữ sổ sách kế toán Ví du: một cá nhân khôngđược kiêm nhiệm Thủ kho và Thủ quỹ: không được vừa làm Kế toán trưởng vừa làm

kế toán viên

Các bước khác nhau liên quan đến việc thực hiện một nghiệp vụ nên phân chia chocác cá nhân khác nhau hay các bộ phận khác nhau Ví dụ: nên tách biệt Kế toán thanhtoán và Thủ quỹ

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin nhằm đảm bảo mỗi hoạt động của doanhnghiệp đều được phê chuẩn và được thực hiện đầy đủ, chính xác

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

 Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Sự phê chuẩn có thể đượcchia làm 2 loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.

Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để ápdụng cho toàn đơn vị Thí dụ, Ban giám đốc ban hành bảng giá sản phẩm, dịch vụ hoặchạn mức bán chịu cho khách hàng,…

Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệtchứ không đưa ra chính sách chung nào

 Kiểm soát hệ thống chứng từ, số sách:

 Mọi nghiệp vụ đều cần lập chứng từ

 Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh

 Chứng từ phải được thiết kế mẫu đầy đủ

 Chứng từ phải được đánh số trước

 Chứng từ phải có các số hiệu tham chiếu

 Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký

 Chứng từ phải có số tiến ghi bằng chữ…

 Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý

 Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép,

có chữ ký duyệt của người kiểm soát…

 Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán an toàn, khoa học, đúng quy định và dễ dàngtruy cập khi cần thiết

 Kiểm tra độc lập:

Hoạt động kiểm tra được thực hiện bởi người khác, người không thực hiện nghiệp

vụ để nâng cao tính khách quan Phương pháp kiểm tra:

Đối chiếu 2 nguồn ghi chép độc lập

Đối chiếu thực tế và sổ sách

Kiểm tra ghi sổ kép

 Bảo vệ tài sản và thông tin

Để bảo vệ tài sản và thông tin đơn vị cần thiết kế các thủ tục nhằm hạn chế tiếp cậntài sản và hệ thống thông tin, hồ sơ dữ liệu

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

 Phân tích rà soát

Mục đích của việc phân tích rà soát là phát hiện các biến động bất thường, từ đóxác định nguyên nhân và biên pháp xử lý kịp thời Phương pháp:

 Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch

 Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông:

Thông tin cần được thu thập và truyền đạt tới các phòng ban cũng như các cá nhântrong đơn vị để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Hơn thế nữa, độ chínhxác và kịp thời của thông tin lại càng quan trọng Như vậy, hệ thống thông tin vàtruyền thông của một đơn vị cần được tổ chức để đảm bảo thông tin chính xác, kịpthời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền

Hệ thống thông tin quản lý bao gồm:

 Hệ thống thông tin thị trường

 Hệ thống thông tin sản xuất

 Hệ thống thông tin tài chính

 Hệ thống thông tin nhân lực

 Hệ thống thông tin kế toán

Trong các phân hệ của Hệ thống thông tin quản lý thì Hệ thống thông tin kế toán làmột phần rất quan trọng và không thể thiếu trong việc điều hành hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán của một đơn vị được xem là hữu hiệu nếu đạt được cácmục tiêu kiểm soát sau:

 Tính có thực: việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có thực và cóbằng chứng để chứng minh rằng nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra

 Tính đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận, không được

bỏ sót hay giấu đi

 Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn,nếu một nghiệp vụ không được phê chuẩn, có thể dẫn đến nghiệp vụ lừa đảo, ảnhhưởng lãng phí hoặc phá hoại công ty

 Sự đánh giá: đảm bảo rằng các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành được ápdụng đúng

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

 Sự phân loại: đảm bảo các số liệu được phân loại đúng đắn tài khoản, phù hợpvới cơ cấu tài khoản và ghi nhận đúng đắn mọi loại sổ.

 Tính đúng kỳ: đảm bảo việc ghi sổ kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược thực hiện kịp thời theo quy định

 Chuyển số và tổng hợp chính xác: các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắnvào sổ chi tiết và tổng hợp chính xác, giúp cho việc phản ảnh trung thực tình hình tàichính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.3.5 Giám sát:

Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát đểđảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiệnkhi có khiếm khuyết

Hoạt động giám sát sẽ làm tăng hiệu quả của việc thực hiện các chính sách của đơn

vị Công tác giám sát thường được thực hiện thường xuyên và định kỳ:

 Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc xem xét ghi chép chứng từ, sổsách hàng ngày, hoặc quan sát theo dõi việc giao dịch với khách hàng của nhân viênđơn vị

 Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểmtoán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán:

1.2.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán:

a) Đối với khâu mua hàng:

 Mua hàng đúng loại, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, số lượng, mua đúngnhà cung cấp, đúng giá (giá hợp lý), mua đúng theo sự phân công, phân cấp của lãnhđạo

 Mua hàng đủ số lượng hàng hóa đã đề nghị, đã được phê duyệt

 Mua hàng kịp thời, đúng thời hạn đã quy định, đúng kế hoạch đã xây dựngkhông làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, tiêu thụ của công ty

b) Đối với khâu thanh toán:

 Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua, đúng nhàcung cấp

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

 Thanh toán đúng giá đã thỏa thuận trên hợp đồng, trả đủ số tiền thực sự nợ nhàcung cấp

 Thanh toán đúng hạn đã ký kết trong hợp đồng, các khoản nợ nhà cung cấp, đãcam kết thời hạn thanh toán

 Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi Giám đốc

 Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được kế toán ghi nhận, báo cáo tìnhhình xuất nhập tồn của hàng hóa và công nợ đúng, kịp thời, rõ ràng cho từng kháchhàng cụ thể

 Nghiệp vụ mua hàng phải đầy đủ các chứng từ như: hoá đơn của người bán, Hợpđồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho….có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền

1.2.2 Đặc điểm chu trình mua hàng và trả tiền:

a) Đặt hàng:

Khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng từ bộ phận có liên quan, phiếu này phảiđược người có thẩm quyền kí duyệt, bộ phận mua hàng kiểm tra tính hợp lệ của phiếunày và lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế chuyển cho nhà cung cấp

Đơn đặt hàng được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Về mặt pháp lý thì

đó là một lời đề nghị mua hàng theo một phương thức cụ thể Người bán thông qua cơ

sở này để đưa ra quyết định bán trên phiếu tiêu thụ

 Nhà cung cấp chấp nhận giao lô hàng khác theo đúng Hợp đồng mua bán vàđược đơn vị chấp nhận

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

 Hoặc hai bên sẽ tiến hành thanh lý Hợp đồng mua bán do không đạt được sựthỏa thuận về việc giao hàng lại Trong trường hợp này, Biên bản thanh lý hợp đồng sẽđược lập để làm chứng từ cho việc hủy bỏ cam kết mua hàng.

d) Ghi nhận nợ phải trả:

Khi mua hàng chưa thanh toán tiền cho người bán, kế toán căn cứ Hóa đơn GTGT

để hạch toán tăng Khoản phải trả và theo dõi

e) Thanh toán tiền hàng:

Thanh toán tiền hàng là trách nhiệm mà doanh nghiệp phải thực hiên sau khi nhậnhàng và ghi nhận nợ phải trả Khi đến hạn thanh toán, kế toán tiến hành thanh toán chonhà cung cấp

sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu Chắc chắn với một HT KSNBhoàn thiện và phù hợp với tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của từngdoanh nghiệp sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng phát triển.

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

CHƯƠNG 2:

THỰC TẾ HT KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ

THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Thép Toàn Thiên:

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty:

2.1.1.1 Lịch sử hình thành:

Năm 2007, căn cứ theo Giấy chứng nhận đăng ký Kinh doanh số: 4102031963, doPhòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế Hoạch & Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấpngày 13 tháng 09 năm 2007, Công ty chính thức được thành lập

 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thép Toàn Thiên

 Tên giao dịch quốc tế: Thep Toan Thien Corporation

 Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH

 Trụ sở chính: 11/6 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành Phố

Hồ Chí Minh, Việt Nam

 Cửa hàng: 2172-2150/27/17, QL1A, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12, Thành Phố HồChí Minh, Việt Nam

 Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân

 Điện thọai: (08) 38911557

 Fax: (08) 38911558

 Mã số thuế: 0303927202

 Website: http://www theptoanthien com.vn

 Người đại diện theo pháp luật của Công ty là Bà: Trịnh Thị Hà Chức vụ: GiámĐốc

2.1.1.2 Vốn điều lệ:

Số vốn là 3.500.000.000 đ (Ba tỷ năm trăm triệu đồng)

2.1.1.3 Quy mô công ty:

Công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN có trụ sở chínhtại 11/6 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành Phố Hồ Chí Minh, ViệtNam

Cửa hàng thép chuyên dùng tại 2172-2150/27/17, QL1A, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12,Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty:

a) Sơ đồ bộ máy tổ chức chung công ty:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu chung công ty.

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

doanh

Bộ phận giao nhận và Kho

b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

 Ban giám đốc:

Thừa hành và giải quyết các vấn đề mà hội đồng thành viên đưa ra Chịu tráchnhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty theo quy định nhà nước Tổ chứctoàn bộ Công ty, kiểm tra đôn đốc cán bộ dưới quyền thực hiện kế hoạch đề ra Tạodựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác để phát huy thế mạnh củatoàn Công ty

 Phòng kế toán:

Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán cùa nhà nước Tổ chứcghi chép, thống kê, tổng hợp chứng từ, báo cáo, đánh giá phản ánh nghiệp vụ phátsinh, theo dõi tình hình tài chính trong Công ty Thường xuyên đối chiếu chứng từcông nợ, lập bảng thanh lý hợp đồng Theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư, tàisản Công ty, tổ chức kiểm kê báo cáo đánh giá tài sản, điều chỉnh xử lý chênh lệchthừa thiếu tài chính Lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý cho lãnhđạo Công ty

 Phòng kinh doanh:

Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến hànhchào giá, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế Công ty Thường xuyên theo dõi, thựchiện và triển khai các hợp đồng kinh tế đảm bảo đúng tiến độ, đáp ứng nhu cầu củakhách hàng Nắm bắt thông tin thị trường, tiếp cận, xử lý, đề xuất phương thức kinhdoanh, chính sách giá cả, giảm giá khuyến mãi, nhằm giữ vững và tìm kiếm thêmkhách hàng

 Phòng hành chánh nhân sự:

Tổ chức bộ máy nhân sự trong Công ty Quản lý theo dõi tình hình biến động nhân

sự Tổ chức công tác tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật Lập kế họach đào tạo nâng caotrình độ, tay nghề cho nhân viên Tổ chức thực hiện hành chánh quản trị: mua sắmthiết bị, dụng cụ văn phòng

hàng đúng thời gian và địa điểm của khách hàng Khi phòng kinh doanh có yêu cầu, bộphận giao hàng phải giao hàng theo đúng thời gian và địa chỉ quy định.

Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa vào đơn đặt hàng do phòng kinhdoanh cung cấp Kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa Đối với hànghóa bị lỗi cần có biện pháp xử lý kịp thời Theo dõi lượng hàng tồn để kịp thời bổ sung

và có kế hoạch xuất bán

2.1.5 Tổ chức công tác kế toán tại công ty:

2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty:

xử lí, lưu trữ số liệu không còn là vấn đề khó khăn, khối lượng công việc được giảmthiểu, đồng thời thông tin kế toán được bảo mật chặt chẽ, truy cập được nhanh chóng

và hiệu quả

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Ghi chú

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng hay định kỳ

: Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Nguồn: trích sách kế toán doanh nghiệp ĐHCN)

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

đã được kiểm tra, lấy số liệu, xác định tài khoản ghi nợ, ghi có để nhập liệu vào sheetnhật ký chung theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn Theo quy trình của chươngtrình, các thông tin được tự động nhảy vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ thẻ

kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báocáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiênthủ công và đảm bảo chính xác theo thông tin đã nhập vào trong kỳ Cuối tháng, cuối

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Sổ quỹ

năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển vàthực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

d) Chế độ Báo Cáo Tài Chính:

Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/11 và kết thúc vào ngày 31/12 hàngnăm Công ty áp dụng hệ thống BCTC năm, bao gồm các biểu mẫu sau:

 Bảng cân đối kế toán - Mẫu B01-DN

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu B02-DN

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu B03-DN

 Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu B09-DN

e) Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp:

Công ty áp dụng hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp, chuẩn mực kế toán ViệtNam hiện hành và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung của BTC

 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.Với phương pháp này phản ánh được thường xuyên và liên tục tình hình tăng giảmhàng hóa để xác định số hàng hóa thực tế hiện có Qua đó, đối chiếu số liệu trên sổ kếtoán, nhằm xác định số chênh lệch có thể là thiếu hụt hoặc dư thừa và từ đó tìm ranguyên nhân và biên pháp giải quyết

 Nhận xét: Công ty đã áp dụng phương pháp tính hàng tồn kho theo phương

pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm là theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa một cáchthường xuyên, tình hình tăng giảm các loại hàng hóa

 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc

 Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp bình quân giaquyền cuối kì

 Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:

Công ty áp dụng chuẩn mực kế toán số 03 để ghi nhận TSCĐ:

Xác định mức tính khấu hao hằng năm cho TSCĐ theo phương pháp khấu haođường thẳng theo hướng dẫn thông tư 203/2003/TT-BTC

 Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

2.1.5.2 Sơ đồ bộ máy kế toán:

a) Cơ cấu tổ chức kế toán của công ty:

Bộ máy kế toán công ty bao gồm: kế toán trưởng, kế toán viên (bao gồm: kế toántổng hợp, kế toán công nợ và thủ quỹ)

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung: Toàn bộ công việc của kế

toán được thực hiện tập trung ở Phòng Kế toán của Công ty Ưu điểm của hình thức tổchức kế toán tập trung là xử lý và cung cấp thông tin kịp thời để phục vụ cho công táckinh doanh, có thể trang bị các phương tiện xử lý thông tin hiện đại, đầy đủ và đồngbộ

b) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:

Sơ đồ 1.3 Bộ máy quản lý kế toán – tài chính công ty

(Nguồn: trích tài liệu công ty)

 Chức năng, nhiệm vụ của mỗi kế toán:

 Kế toán trưởng:

Tổ chức và điều hành giám sát toàn bộ hoạt động công tác kế toán, thống kê củaCông ty Làm tham mưu cho giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh Chịutrách nhiệm về các số liệu kế toán, kiểm soát các hoạt động kế toán tài chính của đơn

vị Mặt khác kế toán trưởng theo dõi chi phí, doanh thu trong kỳ để xác định kết quảkinh doanh và chịu trách nhiệm về báo cáo hàng tháng trước lãnh đạo và cơ quan chứcnăng nhà nước

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

 Kế toán viên bao gồm:

 Kế toán tổng hợp: Trực tiếp giám sát việc hạch toán của các kế toán viên, chịutrách nhiệm về các báo cáo tổng hợp cho kế toán trưởng

 Kế toán công nợ: Theo dõi và cập nhật chứng từ để đối chiếu với khách hàng,lên lịch thanh toán công nợ

 Thủ quỹ: Quản lý việc thu chi, thực hiện tiền mặt tồn quỹ Đảm bảo thu đúng,chi đủ cho khách hàng, hướng dẫn khách hàng giao nhận tiền mặt tại quỹ và ngân hàngtheo nguyên tắc kiểm, đếm tại chỗ tránh nhằm lẫn Hàng ngày phải vào sổ thu-chi đốichiếu số liệu với kế toán thanh toán tiền mặt, phải ký xác nhận số phát sinh, sổ tồnquỹ

2.2 Nhận xét chung về công ty TNHH Thép Toàn Thiên:

2.2.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

 Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, hoạt động ổn định.Cán bộ nhân viên công ty có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Tất cả mọiviệc được thực hiện hay không đều phải thông qua sự đồng ý của Giám đốc, hay nóicách khác, Giám đôc là người có quyền hành cao nhất tại công ty

 Các bộ phận chưa có sự liên kết chặt chẽ, việc lưu chuyển chứng từ chưa đượcnhanh chóng và thứ tự nên đôi khi nghiệp vụ bị bỏ sót ảnh hưởng công tác kế toán tạiCông ty Chưa có một Website riêng nên quảng bá thương hiệu và mở rộng thị trườngcòn hạn chế

 Sản phẩm cung ứng là một trong những mặt hàng tương đối nhạy cảm về giátrong giai đoạn hiện nay Trong khi đó công ty chưa có bộ phận cập nhật giá cả hàngngày nên một số cuộc giao dịch công ty bị lỗ do chưa cập nhật kịp thời giá của mặthàng này Đội ngũ maketing chưa mạnh nên khối lượng giao dịch chưa đúng với thựclực công ty

2.2.2 Về tổ chức bộ máy và mô hình kế toán tại công ty:

 Với mô hình kế toán tập trung, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty đơngiản dễ điều hành, khá phù hợp với quy mô hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

 Tổ chức hệ thống kế toán khá hoàn chỉnh, khoa học; bên cạnh đó kế toán viêndày dạn kinh nghiệm và năng động, nên công tác kế toán của doanh nghiệp nhạy bén

và chuyên nghiệp

 Tuy nhiên, công ty có số lượng nhân viên kế toán ít ( 2 nhân viên: 1 kế toántrưởng, 1 kế toán viên kiêm kế toán tổng hợp), vì thế mà kế toán tổng hợp chịu tráchnhiệm tổng hợp và thực hiện tất cả các phần hành kế toán Điều này dẫn đến nguy cơgian lận và sai sót trong công tác kế toán

 Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị để cung cấp thông tin phục vụ cho việcquản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2.2.3 Về tổ chức công tác kế toán tại công ty:

b) Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:

Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản cấp I ban hành theo

QĐ15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Ngoài ra, theo tình hình thực tế công tác kế toán, công ty cũng xây dựng thêm các tài khoản cấp II và cấp III cho phù hợp

c) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán, hình thức kế toán, tổ chức thực hiện chế độ Báo cáo :

 Công ty đã đăng ký sử dụng phần mềm kế toán Arasoft, tất cả các nghiệp vụphát sinh đều được thực hiện trên phần mềm kế toán Do đó công tác kế toán trở nênthuận lợi và xử lý các thông tin nhanh chóng

 Hệ thống mạng nội bộ và hệ thống cơ sở vật chất của công ty chưa phục vụ tốtcho công tác kế toán và phục vụ kịp thời các yêu cầu từ phía đối tác

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương