KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAMKHOA KẾ TOÁN VÀ QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

KHOA KẾ TOÁN VÀ QTKD

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần bánh

kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam

GVHD: PGS.TS Bùi Bằng Đoàn SVTH: Phạm Thị Phương Thảo Lớp: KEKT-K56

I MỞ ĐẦU MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp thu thập

số liệu: sơ cấp, thứ cấp

 Phương pháp xử lý dữ liệu

trạng hệ thống kiểm soát nội

bộ khâu bán hàng và thu tiền

tại Công ty cổ phần bánh kẹo

liên doanh Maiays@ Việt

 Khung phân tích của luận văn

KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

CỦA CÔNG TY

Môi trường

kiểm soát

Định hướng phát triển của Công ty

Hạn chế còn tồn tại trong chu trình bán hàng và thu tiền

Giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty

Nguyên nhân

Hoạt động kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Thông tin truyền thông

Giám sát

II KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH

KẸO LIÊN DOANH MAIAYS@ VIỆT NAM

 Công ty thành lập vào tháng 5/2008

 Lĩnh vực kinh doanh chính: Chuyên sản xuất các

mặt hàng bánh trung thu cao cấp, bánh ngọt, bánh kem gồm 2 xí nghiệp

 Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng

 Công ty hiện có 120 cán bộ công nhân viên

 Hình thức bán hàng: Đại lý, bán buôn và bán lẻ

HỆ THỐNG KSNB TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP BÁNH KẸO LIÊN

DOANH MAIAYS@ VIỆT NAM

 Kiểm soát nội bộ là những quy định, quy chế do BLĐ trong đơn vị đề ra nhằm đảm bảo hợp lý để đạt được mục tiêu của đơn vị

 Thành phần cầu thành HTKSNB:

Môi trường kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Kiểm

tra, giám sát

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Nhận đơn đặt hàng

Tổ chức SX, mua hàng Xét duyệt bán hàng

Giao hàng Thu tiền

Tổ chức ghi nhận công nợ,

doanh thu

MỤC TIÊU CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Bán đúng: Bán đúng số lượng,

chất lượng, đúng đối tượng, đúng

chủng loại, đúng địa điểm

Thu đúng: Thu đúng số tiền, đúng đối tượng

Bán đủ: Bán đủ số lượng, đủ

chủng loại

Thu đủ: Thu đủ số tiền

Bán kịp thời: Giao hàng kịp thời Thu kịp thời: Thu đúng kỳ hạn

trong hợp đồng.

KHUNG PHÂN TÍCH KHÂU NHẬN ĐƠN ĐẶT

HÀNG

Những quy định kiểm soát khâu nhận đơn đặt hàng

Rủi ro trong khâu nhận đơn đặt hàngMục tiêu của khâu nhận đơn đặt hàng

Tiếp nhận đơn đặt hàng

 Mục tiêu của khâu nhận đơn đặt

 Đúng phần trăm chiết khấu

 Ghi đầy đủ thông tin của khách hàng, thông tin đặt hàng

 Giao kịp thời cho bộ phận sản xuất

 Ghi theo mẫu quy định của công ty

RỦI RO TRONG KHÂU NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG

1 Đơn đặt hàng lập qua điện thoại, email, fax:

Nhân viên ghi sai tên hàng của một đơn hàng

chiếm 5,6% trong tổng số đơn hàng và chiếm

3,6% trong tổng giá trị đơn hàng

 Cụ thể đơn đặt hàng số 132 ngày 17/1 của khách hàng đặt hàng bánh trung thu b-02 ký hiệu PC 202T1 thì nhân viên ghi là PC 204T1

 Nguyên nhân: Nhân viên còn chưa cẩn thận

kiểm tra lại đơn hàng đồng thời vẫn nhận đơn

hàng qua điện thoại của khách hàng rồi sau đó tự mình điền thông tin vào đơn đặt hàng thay cho khách hàng

RỦI RO TRONG KHÂU NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG

2 Ghi chép đơn đặt hàng cho khách nhân viên ghi nhầm đơn giá sản phẩm của 1 đơn hàng, chiếm 3,6% trong tổng số đơn hàng và chiếm 2,4% so với tổng giá trị đơn hàng:

 Cụ thể đơn đặt hàng số 89 ngày 20/2 của công ty, nhân viên viết sai đơn giá của mặt hàng bánh

trung thu MH001 số tiền là 286.000 đồng nhưng lại viết hành 268.000 đồng

 Nguyên nhân: Do nhân viên không cẩn thận

không xem lại báo giá

RỦI RO TRONG KHÂU NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG

3 Ban lãnh đạo chưa thông báo đến hết các nhân viên mức chiết khấu đối với từng loại mã hàng

mới dẫn đến nhân viên cho khách hàng hưởng sai mức chiết khấu

 Cụ thể: Đơn đặt hàng số 67 số lượng 500 hộp

bánh ngọt cao cấp với giá bán buôn là 200.000

đồng/hộp và được hưởng chiết khấu 3%/hộp

Nhưng nhân viên đã cho khách hàng hưởng chiết khấu 3,5%/hộp

 Nguyên nhân: Do nhân viên chưa nắm được quy định chiết khấu mới của công ty

BẢNG TỔNG HỢP SAI SÓT TRONG QUÁ

TRÌNH NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI CÔNG TY

QUÝ I/2014

Số ĐĐH Giá trị

( triệu đồng) Số ĐĐH

Giá trị ( triệu đồng) Số ĐĐH

Giá trị ( triệu đồng) Tổng số ĐĐH trong tháng 15 450 20 555 12 420

Sai đơn giá 0 0 1 20 0 0

Sai tên hàng 1 21 0 0 0 0

Sai khách hàng 0 0 0 0 0 0

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Các sai sót

QUY ĐỊNH NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG

- KT yêu cầu trên DDH đã đầy đủ, rõ ràng.

- Xem xét số lượng, chủng loại để chuyển xuống bộ phận SX

Lưu ĐĐH

để theo dõi nghiệp vụ BH

Sau khi kiểm tra xong trưởng phòng

KD ký duyệt gửi xác

nhận ĐĐH.

QUY ĐỊNH NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG

 Đối với giá ghi trên DĐH là giá do giám đốc quy định được thực hiện bằng văn bản rõ ràng với từng sản phẩm, là căn cứ để những nhân viên tuân theo khi báo giá cho khách hàng.

 Nhân viên sẽ dựa theo chính sách khuyến mại do giám đốc phê duyệt để tiến hành thực hiện triết

khấu cho khách hàng đủ điều kiện.

 Khi thực hiện khuyến mãi giám đốc sẽ công khai bằng văn bản gửi tới các bộ phận liên quan để

nhân viên truyền tải đến khách hàng.Thông báo này còn được đưa lên trang web của công ty để

những khách hàng nắm bắt được thông tin về

khuyến mại.

• Các nhân viên còn nhiều yếu kém trong khâu dao dịch với khách hàng khiến cho hoạt động kiểm

soát ở khâu này kém hiệu quả gây mất thời gian

và tốn chi phí, chậm thời gian giao hàng, làm

giảm uy tín của công ty với khách hàng

ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH

KẸO LIÊN DOANH MAIAYS@ VIỆT NAM

CT đã xây dựng được văn hóa DN,

môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Chưa có sự tách biệt giữa các bộ phận.

Tính độc lập của ban KSNB không được xem xét đầy đủ

Nghiệp vụ bán hàng CT đều đã nhận

diện được các rủi ro có thể xảy ra.

CT chưa phát hiện được một sô nguyên nhân xảy ra rủi ro.

Thường xuyên cập nhật các thông tin

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI

CT CỔ PHẦN BÁNH KẸO LIÊN DOANH MAIAYS@

Thủ tục kiểm soát Công ty nên tách biệt chức năng bán

hàng với các chức năng xét duyệt giảm giá, miễn phí.

Thông tin và truyền thông CT cần thông báo cụ thể nhưng nội

quy, quy định mới cho toàn bộ nhân viên biết.

Giám sát CT nên xây dựng một Ban kiểm soát

chuyên biệt, độc lập bao gồm các thành viên có đủ trình độ và năng lực.

III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Kết luận

 Hệ thống kiểm soát chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

chứ không đảm bảo tuyệt đối là ngăn ngừa tất cả các rủi ro

 Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người

Vì thế hiệu quả của hệ thống kiểm soát sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách điều hành của chủ doanh nghiệp

 Với quy mô hiện tại của đơn vị, việc thiết lập hệ thống

KSNB nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng, ban lãnh đạo cũng cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà hệ thống KSNB mang lại

 Quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng như thay đổi

của môi trường kinh doanh có thể làm cho các thủ tục kiểm soát bị lỗi thời và không phù hợp

Kiến nghị:

 Công ty nên thành lập riêng một bộ phận kiểm soát nội bộ để thường xuyên giám sát kiểm tra và phát hiện các sai sót trong tất cả các khâu của

quá trình sản xuất cũng như bộ máy quản lý

 Có sự giám sát và đánh giá các thủ tục kiểm soát

để có những biện pháp khắc phục cũng như hoàn thiện HTKSNB cho doanh nghiệp

 Ban lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra trực

tiếp quá trình làm việc, cũng như sổ sách, chứng

từ của từng bộ phận

 Đưa ra những quy định cụ thể về trách nhiệm

của từng nhân viên, thưởng phạt cụ thể nhằm

làm tăng ý thức chấp hành luật lệ của nhân viên