HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN VÀ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE.PDF

Khái quát chu trình mua hàng – thanh toán4 .... H th ng ch ng t và báo cáo k toán trong chu trình mua hàng - thanh toán .... Báo cáo trong chu trình mua hàng – thanh toán ..... 27 CH NGă

L IăCAMă OAN

Lu n v n “Hoàn tểi n H tể nỂ ki m soát n i b cểu trìnể mua ểànỂ – thanh toán và chu trình bán hàng - tểu ti n t i Vi n TểônỂ B n Tre” là do

tôi th c hi n Các thông tin trình bày trong đ tài đ c thu th p th c t t i đ n

v Tôi xin ch u trách nhi m v l i cam đoan c a mình

Tp H Chí Minh, ngày tháng n m 2013

Tác gi

LêăTh ăTuy tăNga

L IăC Mă N

Qua th i gian tìm hi u và nghiên c u v đ tài “Hoàn thi n H th ng

ki m soát n i b chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu

ti n t i Vi n Thông B n Tre”, tác gi hy v ng s đóng góp nh ng Ủ ki n tích

c c giúp đ n v c i thi n và phát huy t t ho t đ ng c a mình trong đi u ki n

hi n nay

Qua đây, tác gi xin g i l i c m n sâu s c đ n Ng i h ng d n khoa

h c – PGS TS Nguy n Xuân H ng đư giúp đ và ch d n đ tác gi có th hoàn thành lu n v n c a mình ng th i, tác gi xin chân thành c m n

Tr ng i h c Kinh T thành ph H Chí Minh t o đi u ki n cho tác gi h c

t p và cung c p tài li u tham kh o đ th c hi n đ tài

Xin c m n Ban lưnh đ o Vi n thông B n Tre, các đ ng nghi p đư h tr tác gi trong vi c thu th p, kh o sát Ủ ki n đ có c s đánh giá th c tr ng t i

đ n v

V i nh ng h n ch v th i gian và v n ki n th c trong quá trình nghiên

c u, lu n v n không tránh kh i nh ng thi u sót, r t mong nh n đ c Ủ ki n đóng góp c a quỦ Th y Cô đ hoàn thi n h n

M CăL C

Trang

L IăM ă U 1

1 Tính c p thi t c a đ tài 1

2 M c tiêu nghiên c u 1

3 Câu h i nghiên c u 2

4 i t ng và ph m vi nghiên c u 2

5 Ph ng pháp nghiên c u 2

6 K t c u n i dung 3

CH NGă1:ăC ăS ăLụăLU NăV ăH ăTH NGăKI MăSOỄTă N IăB 4

1.1 Vai trò c a HTKSNB đ i v i ho t đ ng c a doanh nghi p 4

1.2 HTKSNB theo báo cáo COSO n m 1992 và n m 2004 4

1.2.1 HTKSNB theo báo cáo COSO n m 1992 (1) 4

1.2.1.1 Môi tr ng ki m soát 5

1.2.1.1.1 Tính trung th c và các giá tr đ o đ c 6

1.2.1.1.2 Cam k t v n ng l c 7

1.2.1.1.3 H i đ ng qu n tr và U ban ki m toán 7

1.2.1.1.4 Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ 8

1.2.1.1.5 C c u t ch c 8

1.2.1.1.6 Phân đ nh quy n h n và trách nhi m 8

1.2.1.1.7 Chính sách nhân s 9

1.2.1.2 ánh giá r i ro 9

1.2.1.3 Ho t đ ng ki m soát 10

1.2.1.4 Thông tin và truy n thông 12

1.2.1.5 Giám sát 13

1.2.2 HTKSNB theo báo cáo COSO n m 2004(2) 14

1.2.2.1 Môi tr ng ki m soát 15

1.2.2.2 Thi t l p m c tiêu 16

1.2.2.3 Nh n d ng s ki n 16

1.2.2.4 ánh giá r i ro 17

1.2.2.5 i phó r i ro 17

1.2.2.6 Các ho t đ ng ki m soát 17

1.2.2.7 Thông tin và truy n thông 17

1.2.2.8 Giám sát 18

1.3 H n ch v n có c a h th ng ki m soát n i b 18

1.4 T ng quan v chu trình kinh doanh c a đ n v (3) 19

1.5 Khái quát chu trình mua hàng – thanh toán(4) 20

1.5.1 Các ch c n ng c a chu trình mua hàng - thanh toán 21

1.5.2 Nh ng sai ph m có th x y ra trong chu trình mua hàng – thanh toán 22

1.5.3 H th ng ch ng t và báo cáo k toán trong chu trình mua hàng - thanh toán 22

1.5.3.1 Ch ng t s d ng trong chu trình mua hàng – thanh toán 22

1.5.3.2 Báo cáo trong chu trình mua hàng – thanh toán 23

1.6 Khái quát chu trình bán hàng – thu ti n(5) 24

1.6.1 Các ch c n ng c a chu trình bán hàng – thu ti n 25

1.6.2 Nh ng sai ph m có th x y ra trong chu trình bán hàng – thu ti n 25

1.6.3 H th ng ch ng t và báo cáo k toán trong chu trình bán hàng – thu ti n 25

1.6.3.1 Ch ng t s d ng trong chu trình bán hàng – thu ti n 26

1.6.3.2 Báo cáo trong chu trình bán hàng – thu ti n 27

CH NGă2:ăTH CăTR NGăH ăTH NGăKI MăSOỄTăN Iă B CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THUăTI NăT IăVI NăTHỌNGăB Nă TRE 29

2.1 Gi i thi u T p oàn B u chính Vi n Thông Vi t Nam 29

2.1.1 L ch s hình thành 29

2.1.2 L nh v c ho t đ ng 29

2.1.3 Các đ n v thành viên 30

2.1.4 c đi m h ch toán k toán 30

2.2 Gi i thi u Vi n Thông B n Tre 30

2.2.1 L ch s hình thành 30

2.2.2 Ngành ngh kinh doanh 30

2.2.3 C c u t ch c c a Vi n Thông B n Tre 31

2.2.4 T ch c công tác k toán t i Vi n Thông B n Tre 32

2.2.5 Hình th c s k toán t i Vi n Thông B n Tre 35

2.2.6 Các ph ng th c mua hàng - thanh toán t i Vi n Thông B n Tre 35

2.2.6.1 Mua hàng ngoài kh i HTPT 36

2.2.6.2 Mua hàng trong kh i HTPT 38

2.2.7 Các ph ng th c bán hàng - thu ti n t i Vi n Thông B n Tre 39

2.2.7.1 Bán hàng cho đ i lỦ 39

2.2.7.2 Bán hàng cho đi m bán l 41

2.2.7.3 Bán hàng cho ng i tiêu dùng tr c ti p 42

2.3 H th ng các v n b n đ c áp d ng t i đ n v đ ki m soát n i b 42

2.4 Th c tr ng HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán 44

2.4.1 Th c tr ng HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán t i Vi n Thông B n Tre 44

2.4.1.1 Môi tr ng ki m soát 44

2.4.1.1.1 Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c 44

2.4.1.1.2 Chính sách nhân s và cam k t v n ng l c 45

2.4.1.1.3 Ban Giám đ c 46

2.4.1.1.4 Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ 47

2.4.1.1.5 C c u t ch c và phân đ nh quy n h n, trách nhi m 48

2.4.1.2 Thi t l p m c tiêu 49

2.4.1.3 Nh n d ng s ki n 49

2.4.1.4 ánh giá r i ro 49

2.4.1.5 i phó r i ro 50

2.4.1.6 Ho t đ ng ki m soát 50

2.4.1.7 Thông tin và truy n thông 54

2.4.1.8 Giám sát 55

2.4.2 Th c tr ng HTKSNB chu trình bán hàng - thu ti n t i Vi n Thông B n Tre 56

2.4.2.1 Môi tr ng ki m soát 56

2.4.2.1.1 Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c 56

2.4.2.1.2 Chính sách nhân s và cam k t v n ng l c 57

2.4.2.1.3 Ban giám đ c 57

2.4.2.1.4 Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ 58

2.4.2.1.5 C c u t ch c và phân đ nh quy n h n, trách nhi m 59

2.4.2.2 Thi t l p m c tiêu 59

2.4.2.3 Nh n d ng s ki n 61

2.4.2.4 ánh giá r i ro 62

2.4.2.5 i phó r i ro 62

2.4.2.6 Ho t đ ng ki m soát 62

2.4.2.7 Thông tin và truy n thông 65

2.4.2.8 Giám sát 66

2.5 ánh giá th c tr ng HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán hàng - thu ti n t i Vi n Thông B n Tre 68

2.5.1 Chu trình mua hàng - thanh toán 68

2.5.1.1 Môi tr ng ki m soát 68

2.5.1.1.1 Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c 68

2.5.1.1.2 Chính sách nhân s và cam k t v n ng l c 68

2.5.1.1.3 Ban Giám đ c 68

2.5.1.1.4 Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ 69

2.5.1.1.5 C c u t ch c và phân đ nh quy n h n, trách nhi m 69

2.5.1.2 Thi t l p m c tiêu 69

2.5.1.3 Nh n d ng s ki n 70

2.5.1.4 ánh giá r i ro 70

2.5.1.5 i phó r i ro 70

2.5.1.6 Ho t đ ng ki m soát 70

2.5.1.7 Thông tin và truy n thông 72

2.5.1.8 Giám sát 72

2.5.2 Chu trình bán hàng - thu ti n 72

2.5.2.1 Môi tr ng ki m soát 72

2.5.2.1.1 Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c 72

2.5.2.1.2 Chính sách nhân s và cam k t v n ng l c 73

2.5.2.1.3 Ban Giám đ c 74

2.5.2.1.4 Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ 74

2.5.2.1.5 C c u t ch c và phân đ nh quy n h n, trách nhi m 74

2.5.2.2 Thi t l p m c tiêu 74

2.5.2.3 Nh n d ng s ki n 75

2.5.2.4 ánh giá r i ro 75

2.5.2.5 i phó r i ro 75

2.5.2.6 Ho t đ ng ki m soát 75

2.5.2.7 Thông tin và truy n thông 76

2.5.2.8 Giám sát 77

2.6 Nguyên nhân d n đ n nh ng t n t i trong HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán hàng - thu ti n t i Vi n Thông B n Tre 77

2.6.1 Chu trình mua hàng - thanh toán 77

2.6.1.1 Môi tr ng ki m soát 77

2.6.1.2 Thi t l p m c tiêu 78

2.6.1.3 Nh n d ng s ki n, đánh giá r i ro, đ i phó r i ro, ho t đ ng ki m soát 78

2.6.1.4 Thông tin và truy n thông 78

2.6.1.5 Giám sát 78

2.6.2 Chu trình bán hàng – thu ti n 78

2.6.2.1 Môi tr ng ki m soát 78

2.6.2.2 Thi t l p m c tiêu 79

2.6.2.3 Nh n d ng s ki n, đánh giá r i ro, đ i phó r i ro, ho t đ ng ki m soát 79

2.6.2.4 Thông tin và truy n thông 79

2.6.2.5 Giám sát 79

K TăLU NăCH NGă2 80

CH NGă3:ăGI IăPHỄPăHOÀNăTHI NăH ăTH NG KI Mă SOỄTăN IăB ăCHUăTRỊNHăMUAăHÀNGă- THANH TOÁN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THUăTI NăT IăVI NăTHỌNGă B NăTRE 81

3.1 C s đ a ra các gi i pháp hoàn thi n 81

3.2 Gi i pháp hoàn thi n HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán 81

3.2.1 Môi tr ng ki m soát 81

3.2.1.1 Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c 81

3.2.1.2 Chính sách nhân s và cam k t v n ng l c 82

3.2.1.3 Ban giám đ c 82

3.2.1.4 Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ 83

3.2.2 Thi t l p m c tiêu 84

3.2.3 Nh n d ng s ki n 85

3.2.4 ánh giá r i ro 86

3.2.5 i phó r i ro 87

3.2.6 Ho t đ ng ki m soát 88

3.2.7 Thông tin và truy n thông 91

3.2.8 Giám sát 92

3.3 Gi i pháp hoàn thi n HTKSNB chu trình bán hàng – thu ti n 93

3.3.1 Môi tr ng ki m soát 93

3.3.1.1 Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c 93

3.3.1.2 Chính sách nhân s và cam k t v n ng l c 93

3.3.1.3 Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ 94

3.3.1.4 C c u t ch c và phân đ nh quy n h n, trách nhi m 94

3.3.2 Thi t l p m c tiêu 94

3.3.3 Nh n d ng s ki n 95

3.3.4 ánh giá r i ro 95

3.3.5 i phó r i ro 95

3.3.6 Ho t đ ng ki m soát 96

3.3.7 Thông tin và truy n thông 97

3.3.8 Giám sát 97

3.4 Gi i pháp h tr t phía T p oàn 98

3.5 Ki n ngh v i Vi n Thông B n Tre 98

K TăLU NăCH NGă3 99

K TăLU N 100

TÀIăLI UăTHAMăKH O

PH ăL C

DANHăM CăCỄCăCH ăVI TăT T

BCVT: B u Chính Vi n Thông

BG : Ban Giám đ c

CBCNV: Cán b công nhân viên

COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM: Enterprise Rick Managemaent

TTVT: Trung tâm Vi n Thông

UNC: y nhi m chi

VASC: Công ty ph n m m và truy n thông

VDC: Công ty i n toán và truy n s li u

VMOS: Ch ng trình phân tích đa chi u k t qu s n xu t kinh doanh

VNP: Công ty d ch v vi n thông

VNPT: T p oàn B u Chính Vi n Thông Vi t Nam

VTT: Vi n Thông t nh

DANHăM CăCỄCăS ,ăB NGăBI U

S ă

S đ 1.1: S đ chu trình kinh doanh c a đ n v ầầầầầầầầầầầầ 32

S đ 3.1: S đ thi t l p và ph bi n m c tiêu chu trình mua hàng – thanh toánầ100

S đ 3.2: S đ l a ch n cách th c đ i phó r i ro 104

B NGăBI U

B ng 1.1: B ng t ng h p các đ tài lu n v n v HTKSNB đư tham kh o ầầầ 2

B ng 2.1: H th ng các v n b n đang đ c áp d ng đ KSNB 56

L IăM ă U

1 Tínhăc păthi tăc a đ ătƠiă

Trong nh ng n m g n đây, s xu t hi n ngày càng nhi u công ty cung c p d ch

v vi n thông đư làm t ng thêm m c đ c nh tranh cho các doanh nghi p ho t đ ng trong l nh v c này T p oàn B u Chính Vi n Thông Vi t Nam (VNPT) tuy là đ n v

có b dày ho t đ ng lâu dài nh t, v i c s h t ng đ y đ , nh ng không ít đ n v thành viên c a T p oàn, trong đó có Vi n Thông B n Tre (VNPT B n Tre) c ng không th n m ngoài vòng xoáy c nh tranh này đáp ng nhu c u c a khách hàng

c ng nh gia t ng kh n ng c nh tranh cho đ n v , VNPT B n Tre đư b sung r t nhi u

d ch v m i và t ng c ng cung c p hàng hoá là các lo i th vi n thông, thi t b vi n thông bên c nh vi c chú tr ng phát tri n, duy trì thuê bao đi n tho i c đ nh nh tr c đây i đôi v i vi c đ y m nh công tác bán hàng hóa, v n đ t ng c ng ki m tra,

ki m soát, nâng cao n ng l c qu n lỦ dòng ti n kinh doanh hàng hóa, giúp gia t ng hi u

qu kinh doanh đang đ c các c p lưnh đ o c a đ n v quan tâm đáng k

Ki m soát n i b (KSNB) là công c quan tr ng giúp đ n v giám sát toàn b quá trình kinh doanh c a mình Ho t đ ng mua bán hàng hóa di n ra v i s l ng r t

l n t i đ n v , đ ng th i c ng là ho t đ ng d x y ra nhi u gian l n, sai sót Chính vì

v y, đ tài “Hoàn tểi n ể tể nỂ ki m soát n i b cểu trìnể mua ểànỂ – thanh toán,

bán hàng - tểu ti n t i Vi n TểônỂ B n Tre” h ng đ n vi c phân tích th c tr ng và

đ a ra các gi i pháp giúp hoàn thi n quy trình KSNB đ i v i chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán hàng - thu ti n, giúp đ n v nâng cao hi u qu kinh doanh, cung c p s n ph m hàng hóa đ n khách hàng m t cách nhanh chóng v i ch t l ng t t

nh t, nâng cao uy tín, làm t ng giá tr hình nh VNPT B n Tre

2 ăM cătiêuănghiênăc u

Qua đ tài này, tác gi mong mu n đ t đ c các m c tiêu sau đây:

- H th ng hóa c s lỦ lu n v KSNB qua báo cáo COSO n m 1992, n m 2004

- ánh giá th c tr ng c a HTKSNB đ i v i chu trình mua hàng – thanh toán, chu trình bán hàng – thu ti n t i Vi n Thông B n Tre d a trên báo cáo COSO n m 2004

- xu t gi i pháp giúp đ n v nâng cao tính h u hi u và hi u qu c a HTKSNB

đ i v i hai chu trình, gi m thi u r i ro có th x y ra, gia t ng l i nhu n kinh doanh

3 ăCơuăh iănghiênăc u

đ t đ c các m c tiêu trên, các câu h i nghiên c u đ c đ t ra g m:

- HTKSNB có vai trò nh th nào đ i v i ho t đ ng c a doanh nghi p?

- Nh ng t n t i c a HTKSNB đ i v i chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu ti n t i Vi n Thông B n Tre?

- Nguyên nhân c a nh ng t n t i trong HTKSNB đ i v i chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu ti n t i Vi n Thông B n Tre?

- Nh ng gi i pháp nào c n tri n khai nh m hoàn thi n HTKSNB đ i v i chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu ti n t i Vi n Thông B n Tre?

4 ă iăt ngăvƠăph măviănghiênăc u

- V ăđ iăt ngănghiênăc u:ă

Trong đ tài này, tác gi xác đ nh đ i t ng nghiên c u là các thành ph n c a HTKSNB t i Vi n Thông B n Tre, d a theo báo cáo COSO n m 2004, c th nh sau: Môi tr ng ki m soát; Thi t l p m c tiêu; Nh n d ng s ki n; ánh giá r i ro;

i phó r i ro; Các ho t đ ng ki m soát; Thông tin và truy n thông; Giám sát

- V ăph măviănghiênăc u:

Ph m vi nghiên c u c a đ tài là chu trình mua hàng – thanh toán, bán hàng – thu ti n t i Kh i qu n lỦ và 8 trung tâm vi n thông (TTVT) g m: TTVT

Thành Ph B n Tre, TTVT M Cày, TTVT Ch Lách, TTVT Th nh Phú, TTVT Châu Thành, TTVT Gi ng Trôm, TTVT Ba Tri, TTVT Bình i

Các TTVT c a Vi n Thông B n Tre đ c t ch c và ho t đ ng m t cách nh t quán theo các chính sách do Vi n Thông t nh (Kh i qu n lỦ) quy đ nh Vì v y, HTKSNB đ i v i hai chu trình đ c nghiên c u trong m i quan h t ng th gi a Kh i

- Ph ng pháp nghiên c u đ nh l ng đ c s d ng nh m:

+ Thu th p Ủ ki n c a nh ng thành ph n có liên quan đ n HTKSNB đ i v i hai chu trình nghiên c u thông qua b ng câu h i kh o sát

+ T ng h p, phân tích k t qu kh o sát đ đánh giá nh ng u và nh c đi m

c a HTKSNB đ i v i hai chu trình, xác đ nh nguyên nhân t n t i, làm c n c

(1)Tr n Th Giang Tân và c ng s , 2010 Ki m soát n i b TPHCM: Nhà xu t b n

Ph ng ông

1.1 ăăVaiătròăc aăHTKSNBăđ iăv iăho tăđ ngăc aădoanhănghi p

- Gi m b t nguy c r i ro ti m n trong kinh doanh;

- B o v tài s n c a đ n v kh i m t mát, hao h t, gian l n;

- m b o tính trung th c h p lỦ c a các s li u k toán;

- m b o s d ng có hi u qu các ngu n l c c a đ n v ;

- B o v quy n l i và xây d ng lòng tin đ i v i nhà đ u t

T nh ng l i ích trên cho th y vi c xây d ng HTKSNB là th t s c n thi t ây chính là m t trong nh ng gi i pháp h u hi u giúp đ n v nâng cao hi u qu ho t đ ng

1.2.ăHTKSNBătheoăbáoăcáoăCOSOăn mă1992ăvƠăn mă2004

1.2.1 HTKSNB theo b áoăcáoăCOSOăn mă1992 (1)

N m 1992, COSO ban hành mô hình đánh giá HTKSNB Mô hình này đư đ c

th a nh n và áp d ng r ng rưi trên th gi i nh m t chu n m c v ch t l ng KSNB

Theo COSO, KSNB đ c đ nh ngh a là: “M t quá trình b chi ph i b i ng i

qu n lỦ, h i đ ng qu n tr và các nhân viên c a đ n v , đ c thi t l p đ cung c p m t

s đ m b o h p lỦ nh m đ t đ c các m c tiêu sau đây: S h u hi u và hi u qu c a

ho t đ ng; S tin c y c a báo cáo tài chính; S tuân th pháp lu t và các quy đ nh”

Nh v y, đ nh ngh a trên đ a ra b n y u t chúng ta c n l u Ủ, đó là:

- Ki măsoátăn iăb ălƠăm tăquáătrình: KSNB không ph i là m t s ki n hay m t

tình hu ng riêng l mà là m t chu i ho t đ ng có m i liên quan m t thi t nhau trong m i

ho t đ ng c a đ n v t khi l p k ho ch, th c hi n và giám sát vi c th c hi n k ho ch

- Conăng i:ăHTKSNB đ c thi t k và v n hành b i con ng i, nó ho t đ ng

theo suy ngh , hành đ ng c a h Song, không ph i lúc nào con ng i c ng hi u rõ, trao đ i, hành đ ng m t cách nh t quán M i thành viên tham gia vào HTKSNB có

nh ng kh n ng, kinh nghi m, ki n th c, quy n h n và trách nhi m khác nhau Vì v y,

đ HTKSNB ho t đ ng h u hi u, m i nhân viên c n ph i xác đ nh m i liên h , nhi m

v và cách th c th c hi n c a b n thân mình đ đ t đ c m c tiêu c a đ n v

- măb oăh pălỦ:ăKSNB ch có th cung c p m t s đ m b o h p lỦ cho nhà

qu n lỦ trong vi c đ t đ c các m c tiêu c a đ n v ch không th đ m b o tuy t đ i

Do luôn t n t i nh ng nguyên nhân ti m tàng có th d n đ n vi c đ a ra các quy t

đ nh sai l m, ho c s thông đ ng c a các cá nhân hay s l m d ng quy n h n c a nhà

qu n lỦ, t t c nh ng đi u này đ u có th v t qua kh i HTKSNB

- Cácăm cătiêu:ăM i đ n v th ng có các m c tiêu c n đ t đ c, làm c

s đ xác đ nh các chi n l c th c hi n ó có th là m c tiêu chung c a toàn đ n

v hay m c tiêu c th cho t ng ho t đ ng, t ng b ph n c a đ n v Các m c tiêu

này có th đ c chia thành ba nhóm nh sau:

Xét v các b ph n h p thành, báo cáo COSO n m 1992 cho r ng,

HTKSNB g m có n m b ph n nh sau: Môi tr ng ki m soát; ánh giá r i ro;

Ho t đ ng ki m soát; Thông tin và truy n thông; Giám sát

1.2.1.1.ăMôiătr ngăki măsoát

Môi tr ng ki m soát ph n ánh s c thái chung c a m t đ n v , nó chi ph i

Ủ th c ki m soát c a m i cán b nhân viên trong toàn đ n v ây c ng là b ph n

đ t n n t ng cho các b ph n còn l i c a HTKSNB, nh m xây d ng nh ng nguyên

t c và c c u ho t đ ng phù h p

Các nhân t c a môi tr ng ki m soát bao g m: Tính trung th c và các

giá tr đ o đ c; Cam k t v n ng l c; H i đ ng qu n tr và u ban ki m toán; Tri t lý và phong cách đi u hành c a nhà qu n lý; C c u t ch c; Phân đ nh quy n h n và trách nhi m; Chính sách nhân s

1.2.1.1.1 Tính trung th c và các giá tr đ o đ c

Tính trung th c và các giá tr đ o đ c là nhân t quan tr ng nh t vì nó tác

đ ng đ n vi c thi t k , th c hi n và giám sát các nhân t khác c a HTKSNB Các quy đ nh v tính trung th c và các giá tr đ o đ c th hi n đi u mà nhà qu n lỦ mong mu n Vì v y, nhà qu n lỦ đóng m t vai trò quan tr ng trong vi c xây d ng

v n hoá, thi t l p n n t ng đ o đ c cho đ n v

Tuy nhiên, mu n HTKSNB ho t đ ng có hi u qu , nhà qu n lỦ là ng i tiên phong làm g ng, th c hi n đúng các chu n m c v đ o đ c v n ch a đ , b n thân

m i nhân viên trong đ n v c ng c n ph i tuân th nghiêm túc các chu n m c này Song, m t th c t ph i th a nh n r ng, vi c xác l p các giá tr đ o đ c

th ng g p r t nhi u khó kh n b i c n ph i dung hoà l i ích gi a các bên có liên quan g m: l i ích chung c a đ n v , c a nhà qu n lỦ, c a toàn th nhân viên, c a khách hàng, nhà cung c p và các đ i th c nh tranh

Khi xây d ng tính trung th c và các giá tr đ o đ c, đ n v c n quan tâm các v n đ sau đây:

- Áp l c và c h i: Các cá nhân trong đ n v có th liên quan đ n các hành

đ ng phi đ o đ c, b t h p pháp ho c không trung th c khi môi tr ng làm vi c đem đ n cho h nh ng áp l c và c h i đ th c hi n đi u đó

+ Ễp l c có th d n đ n nh ng hành vi gian l n nh :

 Các m c tiêu đ a ra là phi th c t , đ c bi t là các m c tiêu ng n h n

 Ti n th ng d a trên yêu c u k t qu công vi c quá cao

 C t gi m ho c t ng các kho n ti n th ng m t cách b t th ng + Các c h i có th khi n nhân viên th c hi n hành vi gian l n:

 Thi u các ho t đ ng ki m soát thích h p ho c có nh ng chúng không h u hi u

 M c đ phân quy n quá cao khi n nhà qu n lỦ gi m đi m c đ giám sát đ i v i nhân viên c p d i

 B ph n ki m toán n i b ho t đ ng y u kém, không có kh n ng phát hi n và báo cáo k p th i nh ng sai ph m

 H i đ ng qu n tr ho t đ ng không h u hi u

 Các bi n pháp k lu t không đ c áp d ng nghiêm túc, vì v y làm

m t tác d ng r n đe

Do đó, đ xây d ng tính trung th c và các giá tr đ o đ c, nhà qu n lỦ đ n

v nên gi m thi u nh ng c h i và áp l c có th d n đ n kh n ng các nhân viên

th c hi n các hành vi gian l n

- Xây d ng và truy n đ t các h ng d n v đ o đ c: Bên c nh nh ng áp l c

và c h i nêu trên, s thi u hi u bi t c ng là nguyên nhân d n đ n vi c phát sinh các sai ph m Nhân viên có th nh m l n cho r ng vi c làm c a h s mang đ n l i ích cho đ n v mà không Ủ th c đ c r ng đó là hành vi trái v i chu n m c đ o đ c c a

đ n v Vì v y, không ch xây d ng các giá tr đ o đ c mà c n ph i truy n đ t, h ng

d n đ nhân viên có s nh n th c rõ ràng trong cách ng x v i công vi c h ng ngày Cách th c truy n đ t các thông đi p v hành vi đ o đ c có th là:

+ Ng i qu n lỦ g ng m u đ nhân viên noi theo

+ Truy n đ t b ng v n b n v các giá tr đ o đ c, các chu n m c v đ o

đ c đ n nhân viên đ h hi u đ c nh ng gì mà t ch c mong đ i

+ Thi t l p và áp d ng nghiêm ch nh các ch đ khen th ng, k lu t c th ,

t o l p kênh ti p nh n thông tin đ khuy n khích nhân viên báo cáo v các sai ph m

1.2.1.1.2 Cam k t v n ng l c

N ng l c ph n ánh ki n th c, k n ng c n thi t đ nhân viên có th hoàn thành nhi m v đ c giao Ki n th c và k n ng c a m i nhân viên ph thu c vào s thông minh, s đào t o và kinh nghi m làm vi c Nhà qu n lỦ c n xác đ nh rõ yêu c u n ng

l c cho t ng công vi c và c th hoá nó thành các yêu c u v ki n th c, k n ng T

đó, h m i có c s đ tuy n d ng và phân công nhi m v m t cách h p lỦ nh t

1.2.1.1.3 H i đ ng qu n tr và U ban ki m toán

Môi tr ng ki m soát ch u nh h ng đáng k b i H i đ ng qu n tr và

U ban ki m toán

H i đ ng qu n tr là c quan qu n lỦ c a đ n v , th c hi n các quy n và

ngh a v theo qui đ nh c a pháp lu t và đi u l đư đ c thông qua

U ban ki m toán bao g m m t s thành viên trong và ngoài H i đ ng

qu n tr , không tham gia đi u hành đ n v , nh ng có nh ng đóng góp quan tr ng cho vi c th c hi n các m c tiêu c a đ n v , thông qua vi c giám sát s tuân th pháp lu t, giám sát vi c l p báo cáo tài chính Vì v y, H i đ ng qu n tr và U ban

ki m toán càng đ c l p v i BG thì HTKSNB càng h u hi u

1.2.1.1.4 Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ

Tri t lỦ qu n lỦ là quan đi m, cách nhìn nh n v n đ c a nhà qu n lỦ Phong cách đi u hành đ c th hi n qua t cách, cá tính, thái đ c a nhà qu n lỦ trong vi c

đi u hành đ n v S khác bi t v tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành s nh

h ng đ n môi tr ng ki m soát, tác đ ng đ n vi c th c hi n các m c tiêu c a đ n v

- N u nhà qu n lỦ theo đu i m c tiêu ch ng đ r i ro trong ho t đ ng kinh doanh thì h s chú tr ng đ n công tác ki m soát vì h tin r ng ki m soát s giúp h n ch các r i ro có th x y ra

- N u nhà qu n lỦ quan tâm đ n vi c thi t l p báo cáo tài chính và r t chú tr ng vi c hoàn thành v t m c k ho ch thì h s không quan tâm đ n r i ro

và c ng không thi t l p các th t c ki m soát nh m h n ch r i ro

1.2.1.1.5 C c u t ch c

C c u t ch c cung c p khuôn kh mà trong đó các ho t đ ng c a đ n v đ c

l p k ho ch, th c hi n và giám sát Các ho t đ ng này bao g m: mua hàng, s n xu t, bán hàng, ti p th , các ho t đ ng h tr khác: hành chính, nhân s và k thu t

M t c c u t ch c h p lỦ s đ m b o s thông su t trong vi c u quy n và phân công trách nhi m, qua đó giúp ng n ng a có hi u qu các hành vi gian l n và sai sót t i đ n v Vì v y, xây d ng c c u t ch c trong đ n v ph i th c hi n s phân tách gi a ch c n ng, nhi m v c ng nh đ m b o s đ c l p m t cách t ng đ i gi a các b ph n, t o kh n ng ki m soát l n nhau trong các b c th c hi n công vi c

1.2.1.1.6 Phân đ nh quy n h n và trách nhi m

Trong m t t ch c, vi c phân chia trách nhi m, quy n h n c th cho nhân viên là r t c n thi t, giúp xác đ nh m c đ t ch c a t ng nhân viên trong vi c đ

xu t và gi i quy t các v n đ , trách nhi m báo cáo v i các c p có liên quan

Có nhi u cách th c u quy n khác nhau trong th c t nh : b ng v n b n hay

m nh l nh, ho c là m t yêu c u th c hi n c a c p trên v i c p d i thông qua đi n tho i, tin nh n tr c ti p trên máy vi tính Nh ng môi tr ng ki m soát s th hi n tính

ch t ch khi m i yêu c u công vi c đ u đ c th c hi n b ng v n b n, đây là c s pháp

lỦ đ ki m tra, ki m soát nh ng sai sót, vi ph m c a nhân viên, tránh s l m d ng

Vi c phân chia trách nhi m và quy n h n cho t ng nhân viên ph i phù

h p v i s đ t ch c đư đ c xây d ng và đ m b o nguyên t c b t kiêm nhi m

1.2.1 2.ă ánhăgiáăr iăro

ây là quá trình nh n d ng, phân tích nh ng r i ro nh h ng đ n vi c đ t đ c

m c tiêu, t đó có th qu n tr đ c r i ro Quá trình này l p đi l p l i không ng ng và

là m t nhân t then ch t đ KSNB h u hi u Các r i ro c n đ c đánh giá c v đ nh tính và đ nh l ng đ có cái nhìn toàn di n nh t v s tác đ ng c a nó đ i v i đ n v Trong th c t , không có bi n pháp nào có th gi m m c r i ro xu ng b ng không Vì v y, các nhà qu n lỦ ph i xác đ nh đ c r ng r i ro nào là có th ch p

nh n và ph i làm gì đ qu n lỦ các r i ro

Xác đ nh m c tiêu c a t ch c, k c m c tiêu chung c a toàn đ n v và

m c tiêu riêng cho t ng b ph n, t ng ho t đ ng là cách t t nh t đ nhà qu n lỦ có

th nh n d ng đ c r i ro

Các r i ro sau khi đ c nh n d ng đ c ti n hành phân tích qua các b c sau:

- ánh giá t m quan tr ng c a r i ro

- ánh giá kh n ng r i ro có th x y ra

- Xem xét các ph ng pháp đ qu n tr r i ro

1.2.1.3 Ho tăđ ngăki măsoát

Ho t đ ng ki m soát là t p h p các chính sách và th t c đ m b o cho các

ch th c a nhà qu n lỦ đ c th c hi n Chính sách ki m soát là nh ng nguyên t c

c n làm, là c s cho vi c th c hi n các th t c ki m soát Còn th t c ki m soát

là nh ng quy đ nh c th đ th c thi chính sách ki m soát

Xây d ng ho t đ ng ki m soát là đi u c n thi t ph i th c hi n đ đ i phó

v i nh ng r i ro đe d a đ n vi c đ t đ c m c tiêu đ n v đư đ ra Ho t đ ng

ki m soát t n t i m i b ph n và m i c p đ t ch c trong đ n v

Khi đánh giá r i ro, nhà qu n lỦ s xác đ nh các hành đ ng c n ph i th c

hi n đ đ i phó v i nh ng r i ro Do đó, ho t đ ng ki m soát và đánh giá r i ro có

m i quan h ch t ch v i nhau Có nhi u lo i ho t đ ng ki m soát khác nhau mà

th c hi n sau khi các nghi p v kinh t đư x y ra Ví d , ho t đ ng đ i chi u gi a

k t qu ki m kê kho v i s sách k toán, hay ho t đ ng l p b ng cân đ i phát sinh

đ xem các tài kho n phát sinh trong k , t ng d n b ng t ng d có hay không

+ Ki m soát bù đ p: Là các ho t đ ng ki m soát nh m b sung cho hai

ho t đ ng ki m soát v a nêu trên khi chúng đư không th c s h u hi u trong vi c

ng n ng a và phát hi n các gian l n, sai sót Ví d , sau khi phát hi n th kho l y

c p hàng hoá, đ n v s thi t k quy trình xu t kho hi u qu h n

- Xét v ch c n ng, trong m t đ n v có các lo i ho t đ ng ki m soát sau đây:

+ Soát xét c a nhà qu n lỦ c p cao: bao g m các công vi c nh so sánh k t

qu đ t đ c v i d toán, v i k tr c hay v i đ i th c nh tranh Các ch ng trình quan tr ng c a đ n v ph i đ c soát xét th ng xuyên đ xác đ nh m c đ hoàn thành

+ Qu n tr ho t đ ng: Ng i qu n lỦ c p trung gian s soát xét các báo cáo v hi u qu c a t ng b ph n mà mình ph trách so v i k ho ch đư đ ra

+ Phân chia trách nhi m h p lỦ: Là vi c phân công nhi m v sao cho không có b t k nhân viên nào gi i quy t t t c các khâu c a m t quy trình nghi p v

t khi b t đ u cho đ n khi k t thúc Các ch c n ng b t kiêm nhi m c n đ c phân đ nh

rõ khi phân công nhi m v bao g m: xét duy t, th c hi n, ghi chép và b o qu n tài s n

+ Ki m soát quá trình x lỦ thông tin: Nhi u ho t đ ng ki m soát c n

đ c th c hi n đ đ m b o tính chính xác, đ y đ và phê chu n đúng đ n cho các nghi p v kinh t phát sinh Ki m soát quá trình x lỦ thông tin có vai trò quan

tr ng trong ho t đ ng ki m soát nói chung Ki m soát quá trình x lỦ thông tin

đ c chia làm hai lo i có m i quan h m t thi t v i nhau, c th :

 Ki m soát chung: Là ho t đ ng ki m soát áp d ng cho t t c h

th ng ng d ng đ đ m b o cho các h th ng này ho t đ ng liên t c và n đ nh

 Ki m soát ho t đ ng c a trung tâm d li u: bao g m vi c lên

k ho ch, s p x p l ch trình, sao l u và ph c h i d li u khi có s c x y ra

 Ki m soát ph n m m h th ng g m: ki m soát vi c mua s m,

th c hi n và b o trì ph n m m nh h đi u hành, h qu n tr c s d li u, ph n

m m truy n thông và ph n m m h th ng

 Ki m soát truy c p: là ho t đ ng ki m soát nh m b o v h

th ng, ng n ng a vi c truy c p và s d ng trái phép các thông tin trên h th ng

b ng tên đ ng nh p và m t kh u

 Ki m soát vi c phát tri n và b o trì h th ng ng d ng: h

th ng ng d ng ph i đáp ng đ c nhu c u c a ng i s d ng và cung c p thông tin c p nh t cho nhà qu n lỦ v các l nh v c khác c a đ n v Vì v y, vi c phát tri n h th ng ng d ng đòi h i ph i có ph ng pháp c th , thích h p nh m ch

ra cách th c thi t k h th ng, các giai đo n phát tri n, nh ng yêu c u tài li u

h ng d n c ng nh c n đ c xét duy t b i các c p có th m quy n

 Ki m soát ng d ng: Là ho t đ ng ki m soát cho t ng h th ng

c th , ví d : quá trình mua hàng, bán hàng, Ki m soát ng d ng ph i đ m b o

d li u đ c c p nh t và x lỦ chính xác, đ y đ c ng nh vi c phát hi n nh ng

d li u không h p lỦ hay ch a đ c xét duy t c a nhà qu n lý

+ Ki m soát v t ch t: Là ho t đ ng ki m soát đ m b o cho tài s n c a đ n

v nh máy móc, nhà x ng, hàng hoá, ti n b c,ầ đ c b o v ch t ch Ngoài ra,

ki m soát v t ch t còn bao g m ho t đ ng đ nh k ti n hành ki m kê tài s n, đ i chi u

v i s sách k toán B t k s chênh l ch nào c ng c n đ c gi i trình, x lỦ th a đáng

+ Phân tích rà soát: ây là vi c so sánh gi a k t qu th c hi n đ c

v i s li u d toán, gi a các thông tin tài chính và phi tài chính, k t qu đ t đ c xét trên t ng th và t ng quá trình nh m phát hi n ra các bi n đ ng b t th ng đ nhà qu n lỦ có các bi n pháp x lỦ k p th i

1.2.1.4 ThôngătinăvƠătruy năthông

Thông tin và truy n thông là đi u c n thi t đ thi t l p, duy trì và gia t ng

kh n ng ki m soát trong đ n v thông qua vi c l p các báo cáo

- V thông tin:

M i b ph n và cá nhân trong đ n v đ u c n nh ng thông tin nh t đ nh đ

th c hi n ch c n ng nhi m v c a mình Vì v y, các thông tin c n thi t ph i đ c xác

đ nh, thu th p và truy n đ t t i các thành viên và b ph n có liên quan m t cách k p

th i và chính xác Có nhi u lo i thông tin đ c s d ng nh : thông tin tài chính, ho t

đ ng hay tuân th và m t lo i thông tin có th đ c dùng cho nhi u m c tiêu khác nhau Ví d , thông tin tài chính không ch đ c dùng đ l p báo cáo tài chính mà còn dùng đ ra các quy t đ nh v ho t đ ng nh : đánh giá k t qu th c hi n c a các b

ph n hay dùng đ ra quy t đ nh phân b ngu n l c trong đ n v Ng c l i, các thông tin v ho t đ ng mua bán hàng hoá, c ng nh các thông tin v đ i th , v tình hình kinh

t s đ c s d ng đ đánh giá hàng t n kho hay n ph i thu trên báo cáo tài chính

M t h th ng thông tin t t yêu c u ph i có các đ c đi m sau:

+ H tr cho chi n l c kinh doanh: H th ng thông tin không ch thu th p thông tin c n thi t trong vi c đ a ra các quy t đ nh cho ki m soát mà còn giúp đ a ra các chi n l c kinh doanh

+ H tr cho sáng ki n mang tính chi n l c: Vi c áp d ng h th ng

thông tin vào ho t đ ng kinh doanh có Ủ ngh a quy t đ nh s thành công c a đ n

v Ví d , h th ng đ t ch qua m ng c a các hãng hàng không, cho phép các đ i lỦ

d dàng ti p c n các thông tin v chuy n bay và th c hi n đ t ch thu n ti n h n

+ Tích h p v i ho t đ ng kinh doanh: Ngày nay, h th ng thông tin đ n thu n là tài chính đang d n h i nh p v i h th ng thông tin chung c a toàn đ n v

i u này giúp ki m soát quá trình kinh doanh, theo dõi, ghi nh n nghi p v k p th i

+ Ph i h p h th ng thông tin c và m i: Vi c quy t đ nh thay đ i t h

th ng thông tin c sang h th ng thông tin m i là chi n l c quan tr ng c a đ n

v Tuy nhiên, không có ngh a đ n v s ph nh n hoàn toàn nh ng gì mà h th ng

c đư đ t đ c, b i nó đư đ c ki m tra thông qua s d ng Do v y, đ n v c n nghiên c u k l ng c hai h th ng, đ có quy t đ nh phù h p

+ Ch t l ng thông tin: Dù thông tin đ c t o ra b i h th ng thông tin nào thì c ng c n đ m b o ch t l ng, nh v y thông tin m i h u ích cho nhà qu n

lỦ trong vi c ki m soát đ n v Các yêu c u v ch t l ng c a thông tin bao g m:

 Thích h p: Thông tin ph i phù h p v i yêu c u ra quy t đ nh c a nhà qu n lỦ

 K p th i: Thông tin ph i đ c cung c p k p th i khi có yêu c u

B n thân HTKSNB c n đ c giám sát ây là quá trình đánh giá ch t

l ng c a HTKSNB theo th i gian Qua giám sát, các khuy t đi m c a HTKSNB

s đ c phát hi n đ có bi n pháp x lỦ k p th i Giám sát bao g m giám sát

+ Báo cáo đ nh k c a nhân viên v vi c hoàn thành nhi m v s cho

bi t nhân viên có tuân th nguyên t c và quy đ nh c a đ n v không

+ Thông tin t các đ i tác bên ngoài s làm rõ thêm các thông tin thu

th p bên trong

- Giám sát đ nh k : Bên c nh giám sát th ng xuyên, đ n v c n có m t

cái nhìn khách quan, đ c l p h n v tính h u hi u c a toàn h th ng ó chính là

s đánh giá h th ng m t cách đ nh k Ngoài ra, giám sát đ nh k còn giúp đ n v đánh giá tính h u hi u c a vi c giám sát th ng xuyên

Giám sát đ nh k đ c th c hi n thông qua ki m toán n i b và ki m toán

qu n lỦ c p cao ti p c n đ n đi u này, đ ng th i có th h tr h trong vi c thi t

l p nh ng ph ng h ng ho t đ ng có hi u qu trong vi c nh n d ng r i ro, các tiêu chu n đánh giá và đ i phó r i ro Th y đ c yêu c u c a th c ti n, COSO đư

ti p t c k th a và phát tri n HTKSNB theo báo cáo COSO n m 1992 theo h ng

qu n tr r i ro doanh nghi p (Enterprise Risk Management – ERM)

Qu n tr r i ro là xác đ nh m c đ r i ro mà m t đ n v mong mu n, nh n

di n m c đ r i ro mà đ n v đang gánh ch u và s d ng các công c đ đi u

ch nh m c đ r i ro m c th t s mong mu n

Theo báo cáo COSO n m 2004, ERM là m t quá trình ch u nh h ng c a

H i đ ng qu n tr , BG và các nhân viên khác c a đ n v ERM đ c thi t k

Vì v y, ERM yêu c u ph i xem xét đ n v d i m t cái nhìn toàn di n, g m:

- Các r i ro đ c xem xét trong m i quan h t ng tác;

- Các v n đ ph i đ c xem xét trên m c đ toàn đ n v và t ng b ph n đ c l p

Các thành ph n c a HTKSNB theo báo cáo COSO n m 2004 g m: Môi tr ng

ki m soát; Thi t l p m c tiêu; Nh n d ng s ki n; ánh giá r i ro; i phó r i

ro; Các ho t đ ng ki m soát; Thông tin và truy n thông; Giám sát

Nh v y, báo cáo COSO n m 2004 v n gi nguyên n m thành ph n c mà

báo cáo COSO n m 1992 đư đ a ra đó là: Môi tr ng ki m soát, đánh giá r i ro,

các ho t đ ng ki m soát, thông tin và truy n thông, giám sát Ngoài nh ng

l u Ủ theo báo cáo COSO n m 1992, các thành ph n này còn đ c nhìn nh n g n

li n v i qu n tr r i ro doanh nghi p

ng th i, COSO đư b sung thêm ba thành ph n m i trong HTKSNB đó là:

Thi t l p m c tiêu, nh n d ng s ki n và đ i phó r i ro

1.2.2.1 Môiătr ngăki măsoát

c xây d ng có s chú tr ng đ n khái ni m r i ro có th ch p nh n đ c trong t duy c a nhà qu n lỦ H c n th a nh n r ng các s ki n mong đ i và không mong đ i đ u có th x y ra Môi tr ng n i b còn bao g m c cách ng

x v i r i ro, cách nhìn nh n và xem xét nh ng nhân t có th nh h ng đ n cách

ng x v i r i ro trong đ n v

1.2.2.2.ăThi tăl păm cătiêu

Nhà qu n lỦ c n s d ng chi n l c ti p c n r i ro trong quá trình xác đ nh m c tiêu c a đ n v Có ngh a là các m c tiêu c n ph i đ c xác l p tr c khi d đoán

nh ng s ki n ti m tàng i u này giúp đ n v gi i h n ph m vi ki m soát r i ro ng

th i, h c ng ph i xây d ng m c đ r i ro có th ch p nh n đ c đ i v i t ng m c tiêu c th tr c khi xây d ng, xác l p con s này cho m c tiêu chung c a đ n v Các m c tiêu c a đ n v g m:

- M c tiêu chi n l c: ây là nh ng m c tiêu c p cao, nó s h tr cho

vi c hoàn thành s m nh c a đ n v M c tiêu chi n l c s đ t n n t ng cho vi c xác

đ nh các m c tiêu ho t đ ng, m c tiêu báo cáo và m c tiêu tuân th

- M c tiêu ho t đ ng: Lo i m c tiêu này liên quan đ n tính h u hi u và

hi u qu c a ho t đ ng trong đ n v , ví d nh m c tiêu b o v ngu n l c tránh

th t thoát hay m c tiêu v l i nhu n

- M c tiêu báo cáo tài chính: M c tiêu này liên quan đ n vi c công b

báo cáo tài chính đáng tin c y, bao g m vi c ng n ng a và phát hi n gian l n trong

vi c l p báo cáo tài chính M c tiêu này th ng đ c đ t ra đ đáp ng đ c yêu

c u c a các y u t bên ngoài

- M c tiêu tuân th : M c tiêu tuân th liên quan đ n vi c th c hi n

đúng nh ng lu t l và quy đ nh trong môi tr ng kinh doanh và pháp lỦ mà đ n v đang ho t đ ng Thông th ng, các đ n v kinh doanh trong cùng m t l nh v c s

có m c tiêu tuân th t ng t nhau

1.2.2.3.ăNh năd ngăs ăki n

Nh ng tình hu ng x u có th x y ra bên trong đ n v ho c nh ng y u t bên ngoài c ng có th nh h ng đ n vi c đ t đ c m c tiêu c a đ n v Nh ng r i ro

và c h i c ng c n đ c phân bi t rõ ràng, c n th n đ không b l nh ng nhân t thu n l i c ng nh nh n di n đ y đ nh ng nguy c ti m n nh h ng đ n m c tiêu chung c a đ n v

- M t s nhân t bên ngoài nh : S phát tri n c a khoa h c k thu t,

s thay đ i nhu c u c a khách hàng, áp l c c a môi tr ng kinh doanh, các thay

đ i c a chính sách pháp lu t

- M t s nhân t bên trong g m: n ng l c c a nhân viên, tính ch t các

ho t đ ng c a đ n v , s thay đ i trong phân công nhi m v

1.2.2.5 ă iăphóăr iăro

Trên c s các r i ro đư đ c xem xét và đánh giá v kh n ng x y ra, m c

đ nh h ng đ n vi c hoàn thành m c tiêu c a đ n v , nhà qu n lỦ s có s l a

ch n cách th c đ i phó r i ro H có th ra quy t đ nh tránh né, gi m, ch p nh n

ho c chia s r i ro tu theo t ng tr ng h p c th Các l a ch n s đ c xem xét trong m c đ r i ro ch p nh n đ c trên toàn t ng th , trong m i quan h gi a l i ích và chi phí, m i quan h toàn di n gi a các ho t đ ng c a đ n v

- Né tránh r i ro: n v không th c hi n nh ng ho t đ ng có m c đ r i ro cao

- Gi m m c r i ro: Gi m thi u kh n ng x y ra r i ro ho c gi m m c đ tác

đ ng c a nó đ n m c tiêu c a đ n v thông qua các chính sách đi u hành qu n lỦ

- Chia s r i ro: Là vi c chuy n giao m c đ r i ro x y ra m t b ph n,

ho t đ ng này sang cho b ph n, ho t đ ng khác nh ng v n n m trong m c ki m soát t t c a nhà qu n lỦ

- Ch p nh n r i ro: Khi r i ro đó có th tác đ ng đ n m c tiêu c a đ n v

nh ng m c mà nhà qu n lỦ mong mu n, h s ch n ph ng án ch p nh n r i ro

1.2.2.6.ăCácăho tăđ ngăki măsoát

Bao g m các chính sách và các th t c đ c thi t l p đ giúp đ n v đ i phó v i nh ng r i ro, c ng nh h tr nhà qu n lỦ trong vi c th c hi n các ch đ o khác Các lo i ho t đ ng ki m soát và n i dung chi ti t t ng t nh báo cáo COSO n m 1992

1.2.2.7.ăThôngătinăvƠătruy năthông

Thông tin và cách th c truy n thông là y u t không th thi u đ đ n v có th

nh n d ng các s ki n ti m tàng, đánh giá và đ i phó v i nh ng r i ro ERM nh n

m nh ch t l ng thông tin trong đi u ki n khoa h c và công ngh thông tin đang phát tri n m nh m , n i dung thông tin ph i g n li n v i vi c qu n lỦ các r i ro t i đ n v

T ng t nh báo cáo COSO n m 1992, ERM cho r ng thông tin ph i đ c cung c p cho nh ng ng i liên quan theo nh ng cách th c và th i gian thích h p đ h th c hi n quá trình qu n tr r i ro và nh ng nhi m v có liên quan m t cách hi u qu nh t

ph c v t t cho quá trình qu n tr r i ro, thông tin c n đ t đ c nh ng

yêu c u sau đây: G n v i quá trình qu n tr r i ro; Có th so sánh đ c v i m c

r i ro có th ch p nh n; Phát tri n h th ng thông tin tích h p

1.2.2.8 Giám sát

ây là quá trình nhà qu n lỦ đánh giá vai trò, nhi m v c a nh ng ng i có liên quan đ n toàn b các y u t có trong h th ng qu n tr r i ro doanh nghi p trong quá trình th c hi n S h u hi u và hi u qu c a các y u t này s đ c giám sát thông qua các ho t đ ng giám sát th ng xuyên, các ch ng trình đánh giá đ nh k và s ph i h p c hai ph ng pháp trên Các n i dung này c ng t ng

t nh trong báo cáo COSO n m 1992

1.3.ăH năch ăv năcóăc aăh ăth ngăki măsoátăn iăb

V i đ c đi m là m t h th ng đ c thi t l p b i con ng i và ho t đ ng theo Ủ mu n c a con ng i, HTKSNB ch c ch n s t n t i nh ng h n ch nh t

đ nh Các h n ch này bao g m:

- HTKSNB không th ng n ng a đ c các quy t đ nh sai l m hay các

s ki n bên ngoài có th nh h ng đ n vi c đ t đ c m c tiêu c a đ n v

- HTKSNB không th ng n ng a m t cách tri t đ s thông đ ng c a các cá nhân hay s l m d ng quy n h n c a nh ng ng i có ch c n ng qu n lỦ và ki m soát

- Nhà qu n lỦ luôn có xu h ng cân nh c gi a chi phí b ra đ nâng cao

hi u qu ho t đ ng c a HTKSNB ph i th p h n thi t h i do nh ng gian l n và sai sót

có th x y ra Vì v y, đôi khi HTKSNB có th không phát huy h t tác d ng c a nó

- i u ki n ho t đ ng c a đ n v thay đ i th ng xuyên nên các th t c

ki m soát b t bu c ph i đ c rà soát và đi u ch nh liên t c, n u không nó s m t

(3) Marshall B Rommey and Paul John Steinbart, 2006 Accounting Information Systems Brigham Young Universsity

tác d ng, đôi khi còn là tr ng i cho ho t đ ng c a đ n v

Chính vì nh ng h n ch trên, nhà qu n lỦ không th hoàn toàn tin t ng vào HTKSNB ây ch là công c đ c nhà qu n lỦ s d ng ch không thay th

đ c nhà qu n lỦ trong vi c giám sát và đi u hành đ n v đ t đ c m c tiêu đ ra

ng th i, nhà qu n lỦ c ng ph i th ng xuyên đánh giá l i HTKSNB đ có

nh ng đi u ch nh k p th i

Nh v y, m t HTKSNB đ c thi t k và v n hành t t s là nhân t chính giúp gi m thi u các gian l n, sai sót, nâng cao hi u qu kinh doanh c a đ n v

1.4 T ngăquanăv ăchuătrình kinhădoanhăc aăđ năv (3)

Chu trình kinh doanh là t p h p các ho t đ ng di n ra theo m t trình t và liên quan đ n m t n i dung c a quá trình s n xu t kinh doanh, bao g m: Chu trình mua hàng - thanh toán; Chu trình s n xu t; Chu trình bán hàng – thu ti n; Chu trình nhân s ; Chu trình tài chính

M i quan h gi a các chu trình đ c th hi n qua s đ sau:

S ăđ ă1.1: S ăđ ăchuătrìnhăkinhădoanhăc aăđ năv

S n ph m

D li u D li u D li u

Nguyên v t li u Ti n

D li u

Ti n

Ti n Nhân công

Nh v y, các chu trình trong ho t đ ng kinh doanh c a đ n v có m i quan

h m t thi t v i nhau, đ m b o cho vi c hoàn thành m c tiêu c a đ n v u ra c a chu trình tr c là đ u vào c a chu trình sau Vì v y, ch c n m t chu trình nào đó b

H th ng ghi s -

l p báo cáo

(4) Marshall B Rommey and Paul John Steinbart, 2006 Accounting Information Systems Brigham Young Universsity

gián đo n thì s gây nh h ng dây chuy n đ n toàn b quá trình kinh doanh C th :

u vào c a chu trình doanh thu là s n ph m t o ra t chu trình s n xu t, chu trình này bán s n ph m và thu ti n Ti n thu đ c là đ u vào c a chu trình tài chính

đ mua máy móc, thi t b , đ u t d án,ầ đ t o ra l ng ti n l n h n đ m b o cho nhu c u mua nguyên v t li u, hàng hóa, d ch v cho đ n v , hay nói cách khác là đáp

ng cho đ u vào c a chu trình mua hàng – thanh toán ng th i, ti n t o ra t chu trình tài chính c ng là đ u vào cho chu trình nhân s đ thuê m n ngu n lao đ ng

c n thi t, đáp ng cho chu trình s n xu t cùng v i các nguyên v t li u, hàng hóa, d ch

v đ c t o ra t chu trình mua hàng – thanh toán Chu trình s n xu t t o ra các s n

ph m là đ u vào c a chu trình doanh thu Quá trình c th ti p t c tu n hoàn

N u chu trình mua hàng – thanh toán không đáp ng đ l ng nguyên v t

li u, hàng hóa cho s n xu t, ch t l ng hàng không đ m b o, ho c đ n ch m tr so

v i k ho ch s làm cho h th ng s n xu t b gián đo n, nh h ng đ n vi c t o ra doanh thu T đó, k ho ch đ u t máy móc, thi t b , mua nguyên v t li u, tr

l ng nhân viên ph c v quá trình s n xu t ti p theo s đình tr theoầ N u không

có chính sách và bi n pháp k p th i, đ n v có th r i vào tình tr ng thua l , phá s n

Do v y, quá trình ki m soát ho t đ ng c a đ n v nói chung và t ng chu trình nói riêng m t cách ch t ch , nhanh chóng phát hi n và có bi n pháp x lỦ đ i

v i các sai sót hay r i ro có Ủ ngh a r t quan tr ng c bi t, đ i v i các đ n v

s n xu t và th ng m i, c n quan tâm nhi u h n đ n vi c ki m soát chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu ti n đ h n ch các sai sót, r i ro liên quan đ n chu trình c ng nh các chu trình khác xu ng m c th p nh t có th

1.5 Khái quát chu trình mua hàng ậ thanh toán(4)

Theo Rommey và Steinbart, 2006, chu trình mua hàng – thanh toán bao g m các quy t đ nh và các quá trình c n thi t đ có hàng hoá, d ch v cho quá trình ho t đ ng

c a đ n v , th ng b t đ u b ng s kh i x ng c a m t đ n đ t mua c a ng i có trách nhi m c n hàng hóa hay d ch v đó và k t thúc b ng vi c thanh toán cho nhà cung c p v d ch v hay hàng hóa nh n đ c

1.5.1 Các ch căn ng c aăchuătrìnhămuaăhƠngă- thanh toán

Chu trình mua hàng - thanh toán g m b n ch c n ng sau đây:

- Mua hàng: Ch c n ng mua hàng bao g m các công vi c:

+ L p đ ngh mua hàng: B ph n s d ng hàng hoá c n c tình

hình t n kho th c t s l p b ng đ ngh mua hàng nêu rõ s l ng, ch ng lo i hàng c n đ c cung c p, c ng nh m c đích s d ng hàng hoá, g i đ n b ph n mua hàng xét duy t và th c hi n mua hàng

+ Xét duy t đ ngh mua hàng: C n c vào đ ngh mua hàng nh n

đ c t b ph n s d ng, b ph n có ch c n ng xét duy t ti n hành ki m tra tình hình t n kho th c t c a đ n v , ra quy t đ nh mua ho c không mua hàng hoá và thông báo cho b ph n s d ng hàng hoá Ch c n ng xét duy t mua hàng giúp

đ m b o hàng hoá đ c mua theo các m c đích đư đ c phê duy t, tránh vi c mua quá nhi u ho c mua nh ng hàng hoá không c n thi t

+ L p đ n đ t hàng: Sau khi đ ngh mua hàng đư đ c duy t, đ n đ t hàng s

đ c l p, trình b ph n có th m quy n xét duy t và g i cho ng i bán đ thông báo chi ti t v hàng hoá, m c giá, th i gian giao hàng c th mà bên mua yêu c u

- Nh păkho:ăVi c nh n hàng t nhà cung c p là đi m quy t đ nh trong chu

trình Vì t i đây, đ n v s th a nh n l n đ u kho n n liên quan trên s sách k toán c a đ n v Khi hàng hoá đ c nh n, quá trình ki m soát thích h p đòi h i s

ki m tra c m u mư, s l ng và ch t l ng

- Ghiă nh n:ă Vi c ph n ánh đúng đ n giá tr hàng nh p kho, n ph i tr

ng i bán trên s sách c a đ n v đòi h i vi c ghi nh n ph i đ c th c hi n chính

xác và k p th i

- Thanh toán: Quá trình thanh toán đ c th c hi n b ng u nhi m chi (UNC)

ho c phi u chi Quá trình này yêu c u h s thanh toán đ c ki m tra và xét duy t

đ y đ , thanh toán đúng món hàng, đúng nhà cung c p và đúng th i h n

B n ch c n ng trên c a chu trình mua hàng – thanh toán có m i quan h

m t thi t v i nhau, ch c n ng sau n i ti p ch c n ng tr c Do đó, đ KSNB t tchu trình này thì m i ch c n ng ph i đ c ki m soát ch t ch , các b ph n có liên quan ph i đ m b o th c hi n t t nhi m v c a mình

1.5.2 Nh ngăsaiăph măcóăth ăx yăraătrongăchuătrìnhămuaăhƠngăậ thanh toán

Nh ng sai ph m có th x y ra trong chu trình mua hàng – thanh toán g m:

- Ng i không có th m quy n v n có th đ ngh mua hàng đ c

- Nhân viên mua hàng có th thông đ ng v i nhà cung c p đ nh n kho n hoa h ng ho c chi t kh u th ng m i

- Nhân viên nh n hàng có th nh n sai hàng v : s l ng, ch t l ng, quy cách

- Nhà cung c p có th phát hành hóa đ n ghi sai s l ng, giá tr

- K toán thanh toán nh m nhà cung c p, ho c thanh toán trùng hóa đ n,ầ

- Ghi nh n không đúng giá tr hàng t n kho, công n ph i tr nhà cung c p

1.5.3 ăH ăth ngăch ngăt ăvƠăbáoăcáoăk ătoán trong chu trình mua hàng -

thanh toán

1.5.3 1.ăCh ngăt ăs ăd ngătrongăchuătrìnhămua hàng ậ thanh toán

Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các ch ng t đ c s d ng g m:

- Phi u yêu c u hàng hoá: ây là ch ng t đ c l p b i các b ph n trong

đ n v khi có nhu c u v hàng hóa, bao g m các thông tin nh : m c đích s d ng,

mã hàng, tên hàng, qui cách, s l ng, yêu c u v th i gian nh n hàng,ầ Phi u yêu

c u hàng hoá s đ m b o hàng hoá đ c mua đúng lúc và đúng m c đích s d ng, tránh tình tr ng thi u h t hàng hoá nh h ng đ n ho t đ ng s n xu t kinh doanh

c a đ n v ho c mua hàng quá nhi u, d n đ n hàng hóa đ ng m t ph m ch t

Phi u yêu c u hàng hoá sau khi đ c xét duy t b i ng i có th m quy n

s đ c chuy n đ n b ph n mua hàng đ ti n hành l p đ n đ t hàng

- n đ t hàng: C n c trên phi u yêu c u hàng hoá đư đ c phê duy t, b

ph n mua hàng l p đ n đ t hàng và g i đ n nhà cung c p đư ch đ nh ho c t ch c

đ u th u đ i v i nh ng tr ng h p đ c bi t Ch ng t này nh m thông báo cho nhà cung c p thông tin hàng hoá mà đ n v c n mua: tên hàng, s l ng, ch ng lo i, giá

c ,ầ đ nhà cung c p chu n b hàng hoá đáp ng yêu c u c a bên mua

- Gi y xác nh n đ n hàng: Nhà cung c p c n c vào đ n đ t hàng c a đ n

v g i đ n, cân đ i tình hình hàng hoá mình đang có, s g i gi y xác nh n đ n hàng cho đ n v nh m thông báo v i đ n v v vi c s n sàng cung c p các hàng hoá nh đ n v đư yêu c u

- H p đ ng kinh t : Sau khi g i thông báo xác nh n đ n hàng đ n đ n v

mua hàng, h p đ ng kinh t s đ c l p, th hi n rõ các đi u kho n th a thu n

gi a hai bên trong giao d ch mua bán Ch ng t này là c s pháp lỦ cao nh t đ

th hi n quy n l i và trách nhi m c a các bên liên quan, là c s đ gi i quy t các tranh ch p x y ra n u có

- Biên b n giao nh n hàng hoá: Sau khi tho thu n h p đ ng hoàn t t, nhà

cung c p giao hàng cho đ n v mua Khi nh n hàng hoá t nhân viên giao hàng, ng i giám sát c a b ph n nh n hàng so sánh s l ng, ch ng lo i hàng nh n đ c v i đ n

đ t hàng đư duy t và kỦ nh n vào biên b n giao hàng Ch ng t này nh m xác nh n nhà cung c p đư th c hi n vi c giao hàng theo đúng yêu c u c a đ n v mua

- Hoá đ n mua hàng: Th hi n đ y đ các n i dung nh : tên, s l ng,

ch ng lo i hàng hóa, đ n giá, t ng ti n thanh toán, các đi u kho n thanh toánầ

Ch ng t này có tác d ng xác nh n hàng hoá đư đ c chuy n giao cho bên mua và trách nhi m thanh toán cho nhà cung c p

- Phi u nh p kho: C n c vào các ch ng t trên, b ph n có ch c n ng l p

phi u nh p kho, ghi nh n giá tr hàng t n kho và công n ph i tr nhà cung c p

- Ch ng t thanh toán: C n c vào phi u yêu c u mua hàng, đ n đ t hàng, gi y

xác nh n đ n hàng, h p đ ng kinh t , biên b n giao hàng, hoá đ n, b ph n k toán

ph i tr l p b ch ng t thanh toán, g i cho ng i có th m quy n phê duy t thanh toán

Ch ng t thanh toán là ch ng t đ c s d ng th ng xuyên trong m t

đ n v , là ph ng ti n đ ghi chép và ki m soát mua hàng Nó không ch là c s

đ ghi chép trong nh t kỦ mua hàng ho c ch ng t ghi s mà còn là c s cho vi c chi ti n thanh toán cho nhà cung c p

- Gi y báo n (phi u chi): Ch ng t này có tác d ng ghi nh n vi c thanh toán

c a bên mua cho nhà cung c p

Ngoài ra, trong m t s tr ng h p tr l i hàng, phi u xu t kho c ng đ c

đ n v mua s d ng đ xu t hàng tr l i cho bên bán

1.5.3.2 Báo cáo trong chu trình mua hàng ậ thanh toán

Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các báo cáo sau đây th ng đ c

s d ng đ ph c v công tác ki m soát

(5) Marshall B Rommey and Paul John Steinbart, 2006 Accounting Information Systems Brigham Young Universsity

- Báo cáo nh p hàng: Do b ph n kho l p g i b ph n k toán Báo cáo

này nh m m c đích xác nh n s l ng, ch ng lo i, quy cách, làm c s cho b

ph n k toán ghi nh n hàng t n kho cùng v i các ch ng t khác

- B ng kê nghi p v : ây là báo cáo li t kê t t c các nghi p v phát sinh theo

đ nh k : 1 tu n, 1 tháng,ầ ví d : báo cáo hoá đ n mua hàng, báo cáo phi u nh p kho, báo cáo ch ng t tr ti n,ầ Các báo cáo này nh m ki m soát vi c c p nh t các nghi p

v liên quan đ n vi c mua hàng – thanh toán m t cách đ y đ , k p th i và chính xác

- Báo cáo công n ph i tr : Li t kê t t c nghi p v mua hàng, thanh toán

ti n hàng v i t ng ng i bán, t ng s n còn ph i thanh toán Báo cáo này có tác

d ng đ i chi u v i ng i bán, phát hi n nh ng gian l n ho c sai sót k toán, đ ng

th i giúp đ n v ho ch đ nh chính sách thanh toán

- Báo cáo yêu c u ti n m t: Phân tích kho n ph i tr đ n h n c a t ng nhà

cung c p, giúp b ph n thanh toán có k ho ch cân đ i ngu n ti n chi cho phù h p

1.6 Khái quát chu trình bán hàng ậ thuăti n (5)

Theo Rommey và Steinbart, 2006, bán hàng – thu ti n là quá trình chuy n giao quy n s h u hàng hóa qua quá trình trao đ i hàng – ti n Chu trình bán hàng – thu ti n b t đ u t vi c yêu c u mua c a khách hàng (đ n đ t hàng, h p đ ng mua hàng) và k t thúc b ng vi c chuy n đ i hàng hóa thành ti n

i v i các đ n v kinh doanh, chu trình bán hàng - thu ti n là m t chu trình quan tr ng n v có bán đ c hàng hoá, d ch v hay không, n ph i thu có đ c

ki m soát t t không, có b t n th t tài s n không,ầ là m i quan tâm c a nhà qu n lỦ

vì nó là nhân t chính quy t đ nh hi u qu ho t đ ng kinh doanh c a đ n v

Chu trình này có liên quan đ n nh ng tài s n nh y c m nh : hàng hoá, ti n,

n ph i thu,ầ ây là nh ng đ i t ng d b tham ô, chi m d ng

Trong đi u ki n c nh tranh gây g t nh hi n nay thì vi c t t y u đ có khách hàng là đ n v ph i m r ng bán ch u Do đó, n ph i thu th ng chi m t

tr ng đáng k trong t ng tài s n c a đ n v và m c đ x y ra gian l n, sai sót chu trình này c ng khá cao so v i các chu trình khác

1.6.1 Các ch căn ng c aăchuătrìnhăbán hàng ậ thuăti n

Chu trình bán hàng – thu ti n bao g m b n ch c n ng sau đây:

- Nh năđ năđ tăhƠngăvƠăxétăduy tăđ năhƠngăc aăng iămua: Ng i mua

có th đ t hàng qua phi u yêu c u hàng, đi n tho i ho c email C n c vào đ n đ t hàng, b ph n có ch c n ng xét duy t bán hàng s xem xét, ra quy t đ nh đ ng Ủ

ho c t ch i đ n đ t hàng và thông báo cho khách hàng

- Giao hàng: Sau khi thông báo ch p nh n đ n hàng c a ng i mua, đ n v

th c hi n các th t c giao hàng Vào lúc giao hàng, các ch ng t v n chuy n c ng

đ c l p Ch ng t v n chuy n th ng là hoá đ n v n chuy n hay v n đ n

- Ghiănh nădoanh thuăvƠătheoădõiăcôngăn ăph iăthuăkháchăhƠng:ăSau

khi th c hi n giao hàng cho bên mua, đ n v th c hi n xu t hoá đ n bán hàng, c n

c vào hoá đ n bán hàng, k toán s ti n hành ghi nh n nghi p v bán hàng: ph n

ánh doanh thu, giá v n, công n ph i thu khách hàng, thu (n u có)

- Thuăti n:ăSau khi th c hi n các ch c n ng v bán hàng, ghi s k toán,

các nghi p v bán hàng c n th c hi n ti p các ch c n ng theo dõi n ph i thu đ

ki m soát m t cách ch t ch vi c thu ti n

1.6.2 Nh ngăsaiăph măcóăth ăx yăraătrong chu trình bán hàng ậ thuăti n

Chu trình bán hàng – thu ti n có th x y ra các gian l n và sai sót sau đây:

- n đ t hàng có th đ c ch p nh n nh ng không đ c phê duy t

- ng Ủ bán hàng nh ng không có kh n ng cung ng

- Giao hàng khi ch a đ c phê duy t

- Ghi sai thông tin hàng hóa trên hóa đ n v s l ng, ch ng lo i, đ n giá

- Bán hàng cho nh ng khách hàng không đ tiêu chu n theo chính sách bán

ch u d n đ n m t hàng, không thu đ c ti n

- Nhân viên bán hàng có th c p quá nhi u đ nh m c bán ch u đ đ y m nh doanh thu bán hàng khi n đ n v ph i gánh ch u r i ro tín d ng quá m c

- Theo dõi nh m công n khách hàng, món hàng, th i h n thanh toán,ầ

- Ghi nh n doanh thu sai niên đ k toán

- Ti n bán hàng hóa b chi m d ng

1.6.3 H ăth ngăch ngăt ăvƠăbáoăcáoăk ătoánătrongăchuătrìnhăbán hàng ậ thuăti n

1.6.3 1.ăCh ngăt ăs ăd ngătrongăchuătrìnhăbán hàng ậ thuăti n

Các ch ng t k toán đ c s d ng trong chu trình bán hàng – thu ti n g m:

- n đ t hàng: Do ng i mua l p và g i cho đ n v Các thông tin c n

ph i có trên đ n đ t hàng g m: thông tin v khách hàng; thông tin hàng hoá: s

l ng; ch ng lo i; th i gian giao hàng; đ n giá,ầ Qua ch ng t này, ng i mua

mu n thông báo yêu c u c a mình đ bên bán cân đ i k ho ch chu n b hàng hoá

- L nh bán hàng: C n c vào đ n đ t hàng c a ng i mua, b ph n l p

l nh bán hàng ti n hành l p l nh bán hàng Các thông tin c n thi t trên l nh bán hàng l p l i t ng t nh ng thông tin trên đ n đ t hàng n v có th dùng ch ng

t này đ thông báo cho ng i mua v vi c ch p nh n đ n đ t hàng c a h

- Phi u xu t kho: c l p trên c s l nh bán hàng đư đ c phê duy t Thông th ng, ch ng t này đ c l p b i b ph n kho hàng Các thông tin trên l nh bán hàng đ c l p l i trên phi u xu t kho đ xu t hàng ra kh i kho, giao cho bên mua

- Phi u giao hàng: B ph n giao hàng nh n hàng hoá t b ph n kho, l p

ch ng t này đ kèm theo hàng hoá đi giao cho khách hàng Ch ng t này là c s xác

nh n khách hàng đư nh n hàng, ch p nh n thanh toán

- Hoá đ n bán hàng: c l p d a trên vi c ki m tra, đ i chi u các ch ng

t liên quan: đ n đ t hàng, l nh bán hàng, phi u xu t kho, phi u giao hàng Hoá đ n xác l p quy n s h u đư chuy n giao cho ng i mua, ngh a v thanh toán c a ng i mua ây c ng là ch ng t ghi nh n doanh thu, xác đ nh ngh a v thu ph i n p Các hoá đ n bán hàng đ c đánh s tr c nh m m c đích ki m soát

- Gi y báo thanh toán: Khi g i hoá đ n bán hàng, đ n v th ng g i kèm

gi y báo thanh toán đ yêu c u ng i mua th c hi n ngh a v thanh toán Trên gi y báo thanh toán s nêu rõ thông tin v th i h n thanh toán, tài kho n ngân hàng c a bên bán

đ bên mua thu n ti n trong vi c thanh toán

- Phi u thu (Gi y báo có): Ch ng t này có tác d ng ghi nh n vi c thanh

toán, là c s đ ghi gi m công n ph i thu trên s chi ti t thanh toán c a ng i mua

- Phi u đ nh kho n: Ch ng t này đ c đ n v s d ng đ ghi chép các

kho n đi u ch nh gi m tài kho n ph i thu khách hàng trong các nghi p v nh : hàng bán

b tr l i, gi m giá hàng bán, ho c xoá n khó đòi N i dung c a ch ng t này g m:

thông tin v khách hàng; v hàng hoá nh : s l ng, đ n giá, s ti n c a hàng b tr l i

ho c gi m giá ng th i, đ n v l p phi u nh p kho đ ghi nh n hàng bán b tr l i

1.6.3.2 Báo cáo trong chu trình bán hàng ậ thuăti n

Các báo cáo sau đây th ng đ c s d ng trong chu trình bán hàng – thu ti n

nh m m c đích ki m soát công tác bán hàng và theo dõi công n ph i thu khách hàng:

- B ng kê nghi p v : ây là báo cáo li t kê t t c các nghi p v phát sinh

theo đ nh k : 1 tu n, 1 tháng,ầ ví d nh : báo cáo hoá đ n bán hàng, báo cáo phi u

xu t kho,ầ Lo i báo cáo này nh m ki m soát vi c c p nh t các nghi p v liên quan

đ n nghi p v bán hàng – thu ti n m t cách đ y đ , k p th i và chính xác

- Báo cáo công n khách hàng: Li t kê t t c các nghi p v bán hàng, thu

ti n t ng i mua, c ng nh t ng s n còn ph i thu Báo cáo này nh m giúp đ n

v đ i chi u v i ng i mua, phát hi n sai sót ho c gian l n c a k toán ng th i, thông qua báo cáo này, đ n v c ng mu n nh c n v i ng i mua, khuy n khích

ng i mua thanh toán s m

- Báo cáo phân tích kho n ph i thu theo th i h n n : ây là báo cáo phân tích

kho n ph i thu c a t ng khách hàng theo nh ng m c th i gian quá h n: 1 tháng, 2 tháng, 3 tháng,ầ M c đích c a vi c l p báo cáo này nh m giúp b ph n tín d ng c a

đ n v có c s phân tích, đánh giá v uy tín thanh toán c a ng i mua đ có bi n pháp đòi n , ho c chính sách tín d ng thích h p ây c ng là c n c đ đ n v xác đ nh n

ph i thu khó đòi, th c hi n trích l p d phòng n ph i thu khó đòi đúng quy đ nh

- Báo cáo ti n thanh toán: Li t kê toàn b ti n hàng mà khách hàng thanh

toán trong ngày Báo cáo này giúp đ n v ki m soát dòng ti n hàng thu đ c t ng ngày, ng n ch n các th t thoát và đ i chi u v i các s li u ghi gi m n ph i thu trên tài kho n ph i thu khách hàng

- Báo cáo phân tích bán hàng: ây là báo cáo t ng h p doanh thu bán hàng, giá v n hàng bán, l i nhu n bán hàng theo t ng khách hàng, t ng ch ng lo i hàng hóa,

t ng nhân viên và t ng đ a đi m bán hàng Báo cáo này ph c v cho ng i qu n lỦ trong vi c đánh giá doanh thu, l i nhu n theo m t hàng, theo nhân viên bán hàng, ho c đánh giá hi u qu c a các chính sách khuy n mưi, qu ng cáo,ầ t đó, có th đ a ra

nh ng quy t đ nh phù h p v chính sách kinh doanh ho c chính sách v nhân s

K TăLU NăCH NGă1

Ch ng 1 c a lu n v n đư trình bày s c n thi t c a HTKSNB trong vi c

h tr đ n v đ t đ c nh ng m c tiêu đư đ ra, c ng nh nh ng l i ích mà HTKSNB có th đem đ n cho đ n v

ng th i, Ch ng 1 c ng đư h th ng nh ng n i dung c b n v HTKSNB theo báo cáo COSO n m 1992 và n m 2004, bao g m: các b ph n h p thành, nh ng m c tiêu mà HTKSNB mong mu n đ t đ c, c ng nh nh ng h n

ch v n có c a nó

Bên c nh đó, nh ng nét s b v chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu ti n nh : các ch c n ng, nh ng ch ng t và báo cáo s d ng trong chu trình đ th c hi n vi c KSNB c ng đư đ c gi i thi u trong ch ng này

s làm n n t ng cho vi c nghiên c u th c tr ng Ch ng 2

CH NGă2:ăTH CăTR NGăH ăTH NGăKI MăSOỄTăN IăB ăăăăăăăăăăăăă

CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN VÀ CHU TRÌNH

2.1.ăGi iăthi uăT pă oƠnăB uăchínhăVi năThôngăVi tăNam

2.1.1.ăL chăs ăhìnhăthƠnh

Ngành B u Chính Vi n Thông (BCVT) có m t l ch s hình thành và phát tri n lâu dài, g n li n v i công cu c kháng chi n c u n c c a dân t c Vi t Nam Ti n thân c a T p oàn BCVT Vi t Nam là T ng Công Ty BCVT Vi t Nam

đáp ng nhu c u khách quan c a s phát tri n kinh t th tr ng và yêu c u

đ i m i c ch qu n lỦ, ph c v khách hàng, t n m 1998, T ng c c B u i n đư trình Chính ph đ án v đ i m i t ch c s n xu t và qu n lỦ ngành B u i n Vi t Nam, trong đó có n i dung tách B u chính ra kh i Vi n thông đ thúc đ y hai ngành cùng phát tri n Sau h n tám n m chu n b , tháng 1/2006, T p đoàn BCVT

Vi t Nam chính th c đ c thành l p, thay th cho mô hình T ng công ty c theo quy t đ nh s 06/2006/Q -TTg c a Th t ng Chính ph , v i chi n l c phát tri n theo mô hình T p oàn kinh t ch l c c a Vi t Nam, kinh doanh đa ngành ngh ,

đa l nh v c, đa s h u, trong đó Vi n thông – Công ngh thông tin là nòng c t

Ngày 24/6/2010, Công ty m - T p đoàn BCVT Vi t Nam chuy n đ i ho t

đ ng sang mô hình Công ty trách nhi m h u h n (TNHH) m t thành viên do Nhà

n c làm ch s h u theo quy t đ nh s 955/Q -TTg c a Th t ng Chính ph L trình này c ng đang d n đ c tri n khai t i các đ n v thành viên c a T p oàn

2.1.2.ăL nhăv căho tăđ ng

Các l nh v c ho t đ ng c a T p oàn hi n nay g m:

- u t tài chính và kinh doanh v n trong n c và n c ngoài

- Kinh doanh các d ch v : vi n thông đ ng tr c, vi n thông - công ngh thông tin trong n c và n c ngoài, truy n thông, qu ng cáo

- Kh o sát, t v n, thi t k , l p đ t, b o d ng các công trình vi n thông - công ngh thông tin

- S n xu t, kinh doanh xu t nh p kh u, cung ng v t t , thi t b vi n thông

- công ngh thông tin

- Kinh doanh b t đ ng s n, cho thuê v n phòng

- Các ngành ngh khác theo quy đ nh c a pháp lu t

2.1.3.ăCácăđ năv ăthƠnhăviên

T p oàn BCVT Vi t Nam đ c thành l p trên c s t ch c l i T ng Công

ty BCVT Vi t Nam, bao g m: Kh i qu n lỦ, đi u hành; Kh i tr c ti p s n xu t, kinh doanh (g m các đ n v HTPT và các đ n v đào t o, y t ); Kh i các công ty liên k t và Kh i các công ty con M i quan h gi a các đ n v trong T p oàn BCVT Vi t Nam đ c th hi n qua s đ t i ph l c 1

2.1.4.ă căđi măh chătoánăk ătoán

n v áp d ng ch đ k toán doanh nghi p đ c B Tài chính ban hành theo quy t đ nh 15/2006/Q -BTC ngày 20/03/2006 và v n d ng các quy đ nh c

th áp d ng ch đ k toán cho T p đoàn BCVT Vi t Nam và các đ n v thành viên ban hành kèm theo Quy t đ nh 2608/Q -KTTKTC ngày 22/12/2006 c a T ng Giám

đ c T p oàn đ c B Tài chính ch p thu n t i Công v n 16145/BTC-C KT ngày 20/12/2006 “v vi c ch p thu n ch đ k toán đ i v i T p đoàn BCVT Vi t Nam”

2.2.ăGi iăthi uăVi năThôngăB năTre

2.2.1.ăL chăs ăhìnhăthƠnh

Vi n Thông B n Tre có ti n thân là B u đi n T nh B n Tre Th c hi n ch

tr ng chia tách B u chính – Vi n thông, ngày 01/01/2008 Vi n Thông B n Tre chính

th c đ c thành l p và đi vào ho t đ ng theo quy t đ nh s 599/Q -TCCB/H QT ngày 06/12/2007 c a H i đ ng qu n tr T p đoàn BCVT Vi t Nam “V vi c thành l p

Vi n thông B n Tre – đ n v kinh t tr c thu c T p đoàn BCVT Vi t Nam”

Theo đó, Vi n Thông B n Tre là c quan đ i di n c a T p oàn BCVT Vi t Nam trên đ a bàn t nh B n Tre, có nhi m v b o đ m thông tin liên l c, ph c v nhi m v chính tr cho ng và Nhà n c ng th i, Vi n Thông B n Tre có ch c

n ng qu n lỦ khai thác, kinh doanh d ch v , v t t thi t b vi n thông trên đ a bàn t nh

2.2.2.ăNgƠnhăngh ăkinhădoanh

V i ch c n ng nhi m v nh trên, Vi n Thông B n Tre đang kinh doanh các ngành ngh sau đây:

+ Kinh doanh các ngành ngh khác khi đ c T p oàn cho phép

2.2.3 C ăc uăt ăch căc a Vi năThôngăB năTre

M i quan h gi a các B ph n, Phòng ch c n ng, TTVT c a Vi n Thông

B n Tre đ c th hi n qua s đ t i ph l c 2

Ch c n ng, nhi m v c a các b ph n đư đ c quy đ nh đ y đ trong quy

ch ho t đ ng c a đ n v , c th :

- Giámăđ c: Ph trách chung, ch đ o, đi u hành các phòng ch c n ng, TTVT

v ch tr ng, ph ng h ng, k ho ch kinh doanh, ch u trách nhi m v vi c hoàn thành các ch tiêu đ c T p oàn giao, là ng i đ i di n tr c pháp lu t c a đ n v

- Phóăgiámăđ c: H tr giám đ c trong vi c đi u hành, ch đ o các phòng

ch c n ng, các TTVT th c hi n nhi m v đ c giao

- PhòngăK ătoánăth ngăkêătƠiăchính:

+ T ch c h ch toán, qu n lỦ tình hình tài s n, ngu n v n, cân đ i ngu n

ti n đ đáp ng nhu c u kinh doanh c a đ n v ;

+ Th c hi n c p phát v t t , hàng hoá ph c v s n xu t kinh doanh, xây

d ng c b n, s a ch a tài s n;

+Tham m u cho BG trong vi c ra các quy t đ nh tài chính;

+ Theo dõi, ki m tra vi c th c hi n công tác k toán t i TTVT;

+ L p báo cáo tài chính, k toán theo quy đ nh c a T p oàn

- Phòngă T ă ch că hƠnhă chánh: Tham m u cho BG trong vi c ra quy t

đ nh, gi i quy t các v n đ hành chánh, nhân s

- Phòng kinh doanh:

+ Tham m u cho BG trong vi c ra các quy t đ nh, các chính sách kinh doanh, tìm hi u, tri n khai cung c p d ch v , hàng hoá m i đ n v i khách hàng