B ng t ng h p k t qu kh o sát “Ban Giám đ c” th hi n t i ph l c 29.
K t qu kh o sát cho th y, BG đánh giá cao vai trò c a HTKSNB đ i v i
chu trình bán hàng – thu ti n. Trong các cu c h p giao ban tháng, BG VTT th ng xuyên quan tâm xem xét, đánh giá hi u qu c a ho t đ ng bán hàng, thu h i ti n hàng. T i TTVT c ng th ng xuyên t ch c các cu c trao đ i gi alưnh đ o trung tâm
v i các b ph n có liên quan nh : k toán, t bán hàng v nh ng thu n l i, khó kh n trong ho t đ ng bán hàng c a đ n v đ báo cáo và xin Ủ ki n ch đ o k p th i t VTT.
Các thông tin v tình hình kinh doanh c a t ng TTVT đ c Phòng KHVT báo cáo đ y đ và k p th i, ph c v cho công tác đi u hành c a BG . H n n a, thông qua h th ng VMOS, BG có th c p nh t m t cách chi ti t tình hình th c hi n doanh thu c a t ng TTVT theo t ng nhóm hàng hóa, t ng nhân viên bán hàng.
BG c ng nh n đ c các thông tin v s tuân th c a TTVT đ i v i các quy đ nh có liên quan đ n chu trình nh : chính sách bán hàng, thu n p ti n bán hàng, ghi nh n doanh thu, qu n lỦ và s d ng hóa đ n,ầ thông qua các báo cáo đ nh k c a ki m toán n i b .
BG luôn t ch c các cu c h p g mcác thành ph n: Lưnh đ o, K toán TTVT, toàn b nhân s thu c Phòng k toán, Tr ng các Phòng ch c n ng sau khi có k t qu làm vi c c a ki m toán viên đ cl p, đ trao đ i v nh ng khi m khuy t trong HTKSNB đ i v i chu trình m t s n i dung nh : ghi nh n doanh, giá v n, qu n lỦ và s d ng hóa đ n, kê khai thu đ u ra,... Qua đó, n u xét th y c n thi t, BG ch đ o tr c ti p các b ph n có liên quan đi u ch nh đ nâng cao tính h uhi u và hi u qu c a HTKSNB.
2.4.2.1.4. Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ
B ng t ng h p k t qu kh o sát “Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành
c a nhà qu n lỦ” th hi n t i ph l c 30.
K t qu kh o sát t i câu h i s (1) cho th y 100% ng icho r ng đ n v đư ban hành các v n b n h ng d n th c hi n chu trình bán hàng – thu ti n và áp d ng th ng nh t trong toàn đ n v (tham kh o danh sách các v n b n t i b ng 2.1, trang 58).
V i câu h i kh o sát (2), (3), (4), (5) k t qu thu th p đ c t ng t chu trình mua hàng – thanh toán nh :
nhi m v đang ph trách.
Các v trí lưnh đ o t i TTVT có xu t thân t kh i k thu t. Tuy nhiên, đ c s tham m u c a K toán t i TTVT và các v n b n h ng d nchi ti t c a VTT nên h v n có s am hi u c n thi t, đáp ng yêu c u qu n lỦ trong chu trình bán hàng –thu ti n.
BG VTT, lưnh đ o các Phòng ch c n ng, các TTVT luôn s n sàng h p tác v i nhau đ đ m b o hoàn thành m c tiêu kinh doanh hi u qu .
BG luôn quan tâm đ n vi ctrình bày s li u k toán m t cách trung th c và h p lỦ, đ m b o đ tin c y c a báo cáo tài chính.
V i câu h i (6), có 100% đ i t ng đ c ph ng v n tr l i r ng BG có s quan tâm đ n l i nhu n khi l a ch n các chính sách kinh doanh thay vì ch chú tr ng đ n doanh thu. i u này c ng phù h p v i ch đ o chung c a T p oàn, các VTT đ c quy n t ch trong kinh doanh, nh ng ph i đ m b o nguyên t c kinh doanh có lưi.
2.4.2.1.5. C c u t ch c và phân đ nh quy n h n, trách nhi m
B ng t ng h p k t qu kh o sát “C c u t ch c và phân đ nh quy n h n, trách nhi m” th hi n t i ph l c 31.
T ng t nh chu trình mua hàng – thanh toán, k t qu kh o sát t i câu h i
(1), (2), (3) cho th y c c u t ch c c a đ n v đ m b o phù h p v i các ho t đ ng c a chu trình. ng th i, trách nhi m c a t ng b ph n c ng đ c th hi n trong quy ch ho t đ ng c a đ n v ,đ m b o s thông su t trong quá trình x lỦ công vi c.
Tuy nhiên, t ng h p k t qu kh o sát t câu h i (4), (5), (6) cho th y vi c phân chia nhi m v cho t ng cá nhân còn t n t i tình tr ng kiêm nhi m gi a các ch c n ng c n ph i tách bi t, c th : nhân viên xét duy t v i nhân viên th c hi n bán hàng (đ i v i bán hình th c bán hàng cho đi m bán l ), th kho v i nhân viên bán hàng, nhân viên l p hóa đ n v i nhân viên thu ti n.
2.4.2.2. Thi tăl păm cătiêu
B ng t ng h p k t qu kh o sát “Thi t l p m c tiêu” th hi n t i ph l c 32.
K t qu kh o sát t i câu h i (1), (2) cho th y đ n v đư th c hi n thi t l p m c tiêu chung cho chu trình, đó là “Kinh doanh có hi u qu ”. đ t đ c m c tiêu này, các m c tiêu c th c n th c hi n đó là: doanh thu và chi phí (giá v n và các kho n chi phí có liên quan đ n quá trình bán hàng t i t ng TTVT). Các m c
tiêu này đ c ph bi n đ n t ng nhân viên có liên quan trong chu trình thông qua
các cu c h p giao ban t i VTT, h p đ nh k c a TTVT.
Khác v i chu trình mua hàng – thanh toán, quá trình thi t l p m c tiêu c a
chu trình bán hàng –thu ti n có s tham gia c a lưnh đ o TTVT (100% ng i tr l i “Có” câu h i s (3)). Vi c thi t l p m c tiêu c a chu trình đ c th c hi n vào tháng 11 hàng n m và kéo dài đ n h t tháng 1 n m sau.
V i k t qu kh o sát thu đ c t câu h i (4), (5) cho th ym c tiêu chung c a chu trình đ c thi t l p d a trên c s m c tiêu c th c a t ng TTVT. V i k t qu th c hi n doanh thu chi phí đ n tháng 11 c a n m hi n t i, các TTVT g i b n đ ng ký
k ho ch cho n m sau v Phòng KHVT đ t ng h p,báo cáo BG . Khi nh n đ c báo cáo này, BG tri u t p cu c h p g m các thành ph n là lưnh đ o t i các Phòng ch c n ng, các TTVT đ cùng trao đ i và đi u ch nh cho phù h p v i quy đ nh v m c t ng tr ng doanh thu hàng n m c a T p oàn tr c khi thông qua k ho ch chính th c. Tuy nhiên, do c ch chung c a T p oàn, doanh thu c a các VTT ph i đ m b o n m sau cao h n n m tr c ít nh t 10%. Vì v y, đ n v luôn l y t l này làm chu n khi thi t l p m c tiêu chochu trình mà ch a xem xét đ n n ng l c th tr ng đ i v i t ng m t hàng c th đ linh đ ng trong vi c thi t l p m c tiêu, v a đ m b o kh n ng hoàn thành m c tiêu, v a đ m b ophù h p v i quy đ nh chung c a T p oàn.
T ng h p k t qu kh o sát t câu h i (6) cho th y m c tiêu c a t ng TTVT
đ c c th hóa thành m c tiêu cho t ng nhân viên c a đ n v . Công vi c này do Giám đ c TTVT ch đ ng th c hi n.
K t qu kh o sát t i câu h i (7) cho th y các chính sách kinh doanh đ u h ng đ n m c tiêu c a chu trình. Ví d :
Khi B Thông tin truy n thông ban hành quy t đ nh 14/2012/TT-BTTTT ngày
12/10/2012 “V/v quy đ nh giá c c d ch v thông tin di đ ng m t đ t”, theo đó, t t c
các sim hòa m ng tr tr c đ u không có s n ti n trong tài kho n nh tr c đây. Có
ngh a là khách hàng ch mua đ c s thuê bao v i giá 50.000 đ ng/s , thay vì tr c đây
khi tr 65.000 đ ng, khách hàng s có m t s thuê bao kèm 100.000 đ ng trong tài
kho n. Vì v y, đ thu hút khách hàng s d ng m ng di đ ng Vinaphone, đ n v th c hi n
m nh giá 20.000 đ ng”. Ngu n chi phí này l y t ngu n khuy n m i, ch m sóc khách
hàng. Tr c khi th c hi n chính sách khuy n m i, đ n v l p b ng d toán thuê bao phát tri n m i, doanh thu, chi phí t ng ng đ cân nh c, đi u ch nh chính sách m t cách phù h pnh t, nh m s d ng có hi u qu ngu n chi khuy n m i đã đ c T p oàn phân c p.
2.4.2.3. Nh năd ngăs ăki n
B ng t ng h p k t qu kh o sát “Nh n d ng s ki n” th hi n t i ph l c 33.
K t qu kh o sát cho th y đ n v đư có s nhìn nh n đ i v i các s ki n có th nh h ng đ n vi c đ t đ c m c tiêu c a chu trình, bao g m các nhân t bên trong và bên ngoài đ n v , c th :
- Các nhân t bên ngoài:
+ Nhu c u tiêu dùng c a khách hàng: Trong các ngày khuy n m i, khách hàng luôn có xu h ng tiêu dùng nh ng th cào có m nh giá l n h n là m nh giá nh . Do đó, n u đ n v không ch đ ng đ t hàng th có m nh giá l n s không th đáp ng đ y đ nhu c u c a khách hàng.
+ i th : Các chính sách khuy n m i c a đ i th có th khi n khách
hàng không l a ch ntiêu dùng s n ph m hàng hóa do đ n v cung c p.
+ Chính sách pháp lu t: Các thay đ i trong quy đ nh v chính sách kinh doanh s n ph m Vi n thông - công ngh thông tincó th nh h ng đ n tình kinh doanh hàng hóa c a đ n v , khi n doanh thu bán hàng s t gi m, chi phí bán hàng gia t ng.
- Các nhân t bên trong: Ch ng h n nh , do áp l c v doanh thu, nhân viên có th bán hàng sang huy n khác ho c các t nh lân c n, nh h ng đ n doanh thu tính l ng, t đó nh h ng đ n ti n l ng đ n v đ c h ng.
Tuy nhiên, đ n v ch a cóc ch nh n d ng các r i ro có kh n ng x y ra cao: + i m bán l đ c phép ng tr c hàng hóa và thanh toán ch m trong
vòng n m ngày, đ n v không l p ch ng t gì kèm theo khi giao hàng cho đi m bán l , vì v y nguy c đi m bán l t ch i thanh toán ti n hàng là r t cao.
+ Nhân viên bán hàng có nhi u c h i ti p xúc ti n bán hàng, hàng hóa,ầ là nguyên nhân đe d a đ n vi c b o qu n tài s n có liên quan đ n chu trình.
+ Vi c giao hàng cho đi m bán l do nhân viên bán hàng th c hi n mà không qua xét duy t c a lưnh đ o TTVT nên có th x y ra r i ro nhân viên giao
hàng cho đi m bán l v t đ nh m c 5 tri u đ ng/l n, ho c giao hàng khi đi m bán l ch a thanh toán h t ti n hàng đư ng đ t tr c.
2.4.2.4.ă ánhăgiáăr iăro
B ng t ng h p k t qu kh o sát “ ánh giá r i ro” th hi n t i ph l c 34. K t qu kh o sát cho th y, vi c phân tích và đánh giá r i ro ch a đ c xem
là khâu quan tr ng, m c dù lưnh đ o đ n v luôn Ủ th c đ c r ng, ho t đ ng c a chu trình còn t n t i nh ng nhân t bên trong và bên ngoài có th khi n đ n v g p khó kh n trong th c hi n m c tiêu c a chu trình. Tuy nhiên, đ n v ch a th c hi n
phân tích xem kh n ng x y ra r i ro, và m c đ thi t h i v tài s n, ngu n l c c a đ n v s là bao nhiêuđ có th l a ch n cách th c đ i phó thích h p.
2.4.2.5.ă iăphóăr iăro
B ng t ng h p k t qu kh o sát “ i phó r i ro” th hi n t i ph l c 35. i phó r i ro là vi c s d ng các bi n pháp, các công c , các hành đ ng đ ng n ng a, né tránh, gi m b t nh ng t n th t, nh ng nh h ng không mong đ i có th x y ra trong quá trình th c hi n m c tiêu.