2.5.1.1.ăMôiătr ngăki măsoát
2.5.1.1.1. Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c
BG có quan đi m ki m soát ch t ch vi c mua hàng, c th : t t c h s mua hàng đ u đ c trình BG phê duy t, ch phân c p cho TTVT đ c mua hàng v i giá tr t i đa 50 tri u đ ng/1 l n muavà mua hàng hóa theo yêu c u đ c thù c a khách hàng t i t ng đ n v . i u này giúp h nch vi c Phòng KHVT ho c giám đ c TTVT t n d ng c h i trong vi c mua hàng hóa nh m h ng l i t nhà cung c p.
Tuy nhiên, các yêu c u v tính chính tr c và giá tr đ o đ c đ i v i nhân viên có liên quan trong chu trình ch a đ c xác đ nhvà th hi n b ng v n b n c th .
2.5.1.1.2. Chính sách nhân s và cam k t v n ng l c
Vi c báo cáo các sai ph m trong chu trình đ c th c hi n nghiêm túc, k t qu x lỦ sai ph m đ c công b trong toàn đ n v đ rút kinh nghi m.
Song, chính sách nhân s và cam k t v n ng l c c a đ n v v n còn m t s t n t i:
- Ch a xây d ng quy trình tuy n d ng c th , còn t n t i thói quen tuy n ng i thân, quen c a cán b công nhân viên, m c dù trình đ chuyên môn không phù h p v i yêu c u công vi c. i u này d n đ n hi u qu x lỦ công vi c không cao, th ng x y ra các sai sót.
- Vi c luân chuy n, b nhi m nhân s ch a mang tính khoa h c, còn mang tính c m tính, ch d a vào k t qu làm vi c t m th i c a nhân viên, ch a xem xét đ n quá trình ph n đ u và trình đ chuyên môn c a nhân viên.
2.5.1.1.3. Ban Giám đ c
BG đ n v ch a th ng xuyên xem xét, đánh giá hi u qu ho t đ ng
mua hàng – thanh toán.
Công tác ki m tra và báo cáo k t qu v i BG c a T ki m toán n i b ch a đ c chú tr ng v s tuân th quy đ nh trong mua hàng – thanh toán t i Kh i v n phòng c ng nh các TTVT.
BG không th ng xuyên trao đ i v i ki m toán đ c l p v nh ng khi m khuy t c a HTKSNB đ i v i chu trình đ có nh ng đi u ch nh k p th i.
2.5.1.1.4. Tri t lỦ qu n lỦ và phong cách đi u hành c a nhà qu n lỦ
ánh giá th c tr ng nhân t này, đ n v đư đ t đ c nh ng k t qu nh t đ nh:
- Các v trí lưnh đ o có s am hi u c n thi t, đáp ng yêu c u ki m tra,
giám sát trong chu trình mua hàng – thanh toán.
- BG , các Phòng ch c n ng, lưnh đ o TTVT s n sàng h p tác v i nhau đ đ t đ c m c tiêu c a chu trình.
- BG không đ ng Ủ mua hàng không đúng tiêu chu n ch t l ng c a
ngành, gây nh h ng đ n uy tín c a đ n v .
- Tôn tr ng nguyên t c ph n ánh báo cáo tài chính m t cách trung th c, h p lỦ, đúng h ng d n c a T p oàn.
Tuy nhiên, m t v n đ c n quan tâm c i thi n đó là trình đ chuyên môn c a Giám đ c t i các TTVTtrong l nh v c kinh t , tài chính. M c dù h đ c s tham m u t B ph n K toán, nh ng khi b n thân đ c trang b nh ng ki n th c c n thi t trong l nh v c này, Giám đ c TTVT s ch đ ng h n trong vi c quy t đ nh các chính sách kinh doanh cho đ n v mà không hoàn toàn ph thu c vào s t v n c a k toán.
Bên c nh đó, đ n v c ng không có v n b n h ng d n th c hi n đ i v i chu trình mua hàng – thanh toán mà ch có s h ng d n không chính th ng c a Phòng KHVT và Phòng K toán. Do đó, ch a có s s đ đánh giá vi c tuân th các quy đ nh có liên quan trong chu trình t i các TTVT.
2.5.1.1.5. C c u t ch c và phân đ nh quy n h n, trách nhi m
n v đư thi t l p c c u t ch c phù h p v i ho t đ ng c a chu trình.
ng th i, vi c phân chia quy n h n và trách nhi m t i đ n v c ng đ m b o t t quy t c b t kiêm nhi m, có s ki m tra chéo l n nhau gi a các cá nhân, các b ph n có liên quan nh m h n ch nh ng gian l n, sai sót có th x y ra, nh h ng đ n hi u qu ho t đ ng c a chu trình.
2.5.1.2.ăThi tăl păm cătiêu
n v đư xác đ nh m c tiêu chung cho chu trình và ph bi n m c tiêu này cho các b ph n có liên quan.
Tuy nhiên, đ n v ch a c th hóa m c tiêu chung thành các m c tiêu c th mà t ng b ph n có liên quan c n ph i đ t đ c, t o đi u ki n thu n l i cho các
b ph n có liên quan hoàn thành ch c n ng, nhi m v c a mình, đ m b o đ t đ c m c tiêu chung c a chu trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.5.1.3.ăNh năd ngăs ăki nă
n v ch anh n d ng các s ki n ti m tàng có th x y ra t các y u t bên trong và bên ngoài đ n v có th nh h ng đ nvi c th c hi n m c tiêu c a chu trình.
2.5.1.4.ă ánhăgiáăr iăroăăăăăăăă
n v không xây d ng quy trình đánh giá r i ro trong các ho t đ ng c a chu trình g m: c l ng m c đ nh h ng c a r i ro, kh n ng x y ra r i ro.
2.5.1.5.ă iăphóăr iăro
n v ch a th c hi n t t công tác đ i phó r i ro, luôn l a ch n ph ng
án ch p nh n r i ro trong các ho t đ ng c a chu trình. ng th i, đ n v không xây d ng tr c các ph ng án x lỦ khi r i ro x y ra.
2.5.1.6.ăHo tăđ ngăki măsoát
V ch ng trình k toán đ n v đang s d ng:
Có th nh n th y r ng ph n m m k toán đ n v đang s d ng đư đ m b o các tiêu chí giúp ki m soát ho t đ ng ghi chép và t ng h p s li u t i đ n v . ng th i, ch ng trình c ng đ m b o nh ng tính n ng v b o m t, xác đ nh trách nhi m c a cá nhân th c hi n. Ch c n ng truy n s li u đ c th c hi n nhanh chóng vào b t k th i đi m nào đư giúp k toán rút ng n th i gian l p các báo cáo nhanh, ph c v công tác đi u hànhc a lưnh đ o.
Tuy nhiên, ph n m m không h tr ch c n ng ghi l i th i gian thao tác ch ng t c a nhân viên k toán.
V chu trình mua hàng – thanh toán:
Vi c thi t l p các th t cki m soát t i đ n v đư đ t đ c nh ng k t qu sau:
- Các t trình mua hàng đ u đ c lưnh đ o phê duy t d a trên gi y yêu c u c a b ph n s d ng và xem xét m c t n kho hi n t i. i u này giúp đ m b o hàng hóa đ c mua đúng m c đích và tránh t n kho, đ ng.
- K toán th c hi n đ i chi u s logic gi a các ch ng t trong h s mua hàng tr c khi nh p kho, ghi nh n công n c ng nh thanh toán ti n hàngcho nhà cung c p.
- Các h s thanh toán đ c K toán tr ng và BG phê duy t tr c khi th c hi n thanh toán.
- Th c hi n ki m kê kho vào cu i tháng.
Tuy nhiên, v n còn nh ng t n t i trong ho t đ ng ki m soát c a đ n v :
- i v i ph ng th c mua hàng trong kh i HTPT, VTT ch a d a trên c s yêu c u c a TTVT. Do đó, có th x y ra r i ro c c u các lo i hàng hóa đ c
mua không phù h p v i nhu c u th c t c a các TTVTtrong t ng th i đi m c th . - Các TTVT ch a th c hi n thu th p báo giá c nh tranh t các nhà cung c p khi th c hi n mua hàng.
- Vi c x lỦ báo giá do m t nhân viên th c hi n mà không có s ki m tra chéo l n nhaugi a các nhân viên mua hàng và c ng không đ c báo cáo v i BG .
- Không c p nh t và l p danh sách nhà cung c p đ có s so sánh nh m l a ch n nhà cung c p t t nh t.
- Th kho không nh n đ c đ n đ t hàng đư đ c lưnh đ o phê duy t làm c n c đ i chi u khi nh n hàng t nhà cung c p.
- Th kho t i m t s TTVT không th c hi n ghi chép th kho đúng quy đ nh.
- Th kho không theo dõi hàng hóa theo t ng m c th i gian b o hành, th igian nh p kho.
- Ch a quy đ nh th i gian luân chuy n ch ng t t th kho v các b ph n có liên quan đ các b ph n này x lỦ các công vi c ti p theo k p th i.
- Không đ i chi u công n v i nhà cung c p vào cu i m i tháng nh m phát hi n nh ng sai sót và đi u ch nh k p th i. Công tác đ i chi u công n ch đ c th c
hi n vào cu i n m đ ph c v cho ki m toán đ c l p.
- Ch a th c hi n l p báo cáo nh p hàng theo đ nh k đ theo dõi các đ n đ t hàng ch a th c hi n nh m đôn đ c nhà cung c p giao hàng đúng h n c ng nh ph cv đánh giá công tác mua hàng.
- Không th ng nh t trong vi c s d ng mư hàng hóa gây khó kh n trong công tác t ng h p, báo cáo nhanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.5.1.7.ăThôngătinăvƠătruy năthông
Vi c thông tin và truy n thông t i đ n v đư đ t đ c các k t qu sau:
- H th ng v n b n đi n t đ m b o cho vi c c p nh t các v n b n h ng d n c a T p oàn và c a Vi n Thông B n Tre, vi c phân công nhi m v cho t ng
nhân viên đ cth c hi n nhanh chóng, d dàngthông qua h th ng v n b n đi n t . - n v đư thi t l p m ng n i b , ph c v công tác chia s các thông tin,
các báo cáo có liên quan đ n chu trình.
- M c tiêu c a chu trình đ c ph bi n r ng rưi đ n các nhân viên có liên quan.
Tuy nhiên, vi c thông tin và truy n thông trong chu trình còn nh ng t n t i sau: - n v không thi t l p kênh ti p nh n thông tin t nhà cung c p đ có thêm nhi u s l a ch n trong vi c tìm ki m nhà cung c p hàng hóa cho đ n v .
- Quá trình x lỦ nghi p v trong chu trình không đ c đ n v mô t b ng s đ , giúp các nhân viên d dàng n m b t ch c n ng nhi m v c a mình.
2.5.1.8. Giám sát
Ho t đ ng giám sát t i đ n v còn m t s t n t i nh sau:
- B ph n Ki m toán n i b không chú tr ng đ n vi c ki m tra các h s
mua hàng - thanh toán t i VTT c ng nh các TTVT.
- Vi c đánh giá ch t l ng công tác c a nhân viên ch d a trên vi c bình
xét gi a các nhân viên mà ch a có b ng th ng kê công vi c làm c s .
- Ch a th c hi n xem xét, đánh giá s phù h p c a các th t c ki m soát trong chu trình đ có nh ng thay đ i phù h p.
2.5.2. Chu trình bán hàng - thuăti n 2.5.2.1.ăMôiătr ngăki măsoát
2.5.2.1.1. Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c
n v đư thi t l p yêu c uv s tuân th quy đ nh trong vi c b o v tài s n có
liên quan đ n chu trình nh : hàng hóa, ti n thu đ c t bán hàng, yêu c u v s tuân th trong khu v c bán hàng.
Chu trình còn t n t i áp l c v doanh thu, d n đ n r i ro phát sinh các gian l n c a nhân viên trong vi c tuân th quy đ nh v ph m vi bán hàng, gây khó kh n cho vi c đi u hành, giám sát công tác bán hàng c a VTT. c bi t, đ i v i các s n
ph m Vinaphone, vi c bán hàng ra kh i đ a bàn t nh nh h ng đ n các kho n
doanh thu n i b đ c h ng t công ty ch d ch v , c th là doanh thu khuy n
khích kinh doanh hi u qu d ch v Vinaphone trên đ a bàn, đ c tínhtoán nh sau:
Doanh thu khuy n khích = (t ng tiêu dùng tài kho n chính trên đ a bàn
n m sau –t ng tiêu dùng tài kho n chính trên đ a bàn n m tr c) * 20%.