Đang tải... (xem toàn văn)
khóa luận, luận văn, thạc sĩ, tiến sĩ, cao học, đề tài
-1- B GI ÁO D C VÀ ĐÀO T O -2CƠNG TRÌNH ĐƯ C HỒN THÀNH T I Đ I H C ĐÀ N NG Đ I H C ĐÀ N N G NGUY N TH H NH Ngư i hư ng d n khoa h c: TS ĐOÀN TH NG C TRAI TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN T I CÔNG TY C PH N DƯ C V T TƯ Y T QU NG NAM Chuyên ngành: K TOÁN Mã s : 60.34.30 Ph n bi n 1:……………………………………………… Ph n bi n 2:……………………………………………… Lu n văn s ñư c b o v t i H i ñ ng ch m Lu n văn Th c s Qu n tr Kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày… tháng…… năm 2010 TÓM T T LU N VĂN TH C S QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin – H c li u, Đ i h c Đà N ng Đà N ng, 2010 - Thư vi n Trư ng Đ i h c kinh t -3M Đ U T ng quan -4ñ ng kinh doanh nh ng phát hi n r i ro ti m n Công ty c ph n dư c v t tư y t Qu ng Nam có ch c chun kinh Hi n nay, có m t s đ tài nghiên c u v ki m sốt n i b t i doanh dư c ph m, m ph m, thi t b y t s n xu t m t hàng doanh nghi p s n xu t kinh doanh dư c ph m Ch ng h n, lu n văn dư c ph m, hoá dư c dư c li u Dư c ph m m t hàng thi t y u, Th c s c a tác gi Nguy n Th Hi n v i ñ tài “Ki m sốt chi phí t i nh hư ng tr c ti p ñ n s c kh e tính m ng c a ngư i dân Vì th , công ty c ph n Dư c – thi t b y t Đà n ng.Trong cơng trình này, tác Chính ph ban hành nhi u văn b n pháp lý ñ qu n lý ngành dư c gi ñã h th ng n i dung b n c a h th ng ki m soát n i b bao g m văn b n liên quan ñ n v n ñ Chính sách c a nhà nghiên c u c th v ki m sốt chi phí hồn thi n th t c ki m nư c v lĩnh v c dư c, qu n lý c a nhà nư c v giá thu c, ñi u ki n sốt chi phí cơng ty c ph n Dư c – thi t b y t Đà N ng Riêng t i công ty C ph n dư c v t tư y t Qu ng Nam chưa có kinh doanh thu c, qu n lý thu c thu c danh m c ph i ki m sốt đ c bi t, tiêu chu n ch t lư ng thu c, s ki m nghi m thu c… tác gi nghiên c u v h th ng ki m sốt n i b t i đơn v Do đ c Vì v y, chu trình mua hàng tốn m t chu trình r t thù riêng v hàng hóa t i đơn v Chính v y, tác gi vào h th ng quan tr ng, t o ñ y ñ y u t ñ u vào cho ho t ñ ng s n xu t kinh lý lu n b n v ki m soát n i b , ki m sốt n i b đ i v i chu trình doanh c a doanh nghi p Hi n nay, t i cơng ty thi t l p th t c mua hàng toán doanh nghi p ki m sốt n i b đ i v i mua hàng toán chưa th t s Tính c p thi t c a đ tài h u hi u Vì v y, vi c tăng cư ng ki m soát n i b chu trình mua Trong nh ng năm g n ñây, n n kinh t - xã h i phát tri n, m c hàng toán m t yêu c u mang tính c p thi t Xu t phát t s ng c a ngư i dân ñư c nâng cao, ch tiêu cho ti n thu c h ng năm th c t đó, tơi ñã ch n ñ tài “ Tăng cư ng công tác ki m soát n i tăng lên V i l i th v dân s đơng tr , Vi t Nam m t th b chu trình mua hàng tốn t i Cơng ty c ph n Dư c trư ng tiêu th ti m ñ i v i doanh nghi p s n xu t thu c v t tư y t Qu ng Nam”, làm lu n văn t t nghi p Cao h c K toán nư c đa qu c gia Do doanh nghi p nư c ph i M c đích nghiên c u c a lu n văn ñ i m t v i s c nh tranh gay g t t đ i th nư c ngồi, đ c bi t Lu n văn v n d ng lý lu n thông qua nghiên c u th c ti n t i th i h n b o h doanh nghi p dư c nư c sau gia nh p Cơng ty, đ xu t gi i pháp phù h p nh m tăng cư ng ki m soát n i b WTO ñã s p h t (sau năm k t gia nh p) Đ t n d ng th i đ i v i chu trình mua hàng tốn t i Cơng ty c ph n Dư c v t vư t qua nh ng thách th c kh c li t địi h i doanh tư y t Qu ng Nam nghi p dư c nư c khơng ch tích c c ñ y m nh ñ u tư áp d ng Đ i tư ng ph m vi nghiên c u k thu t công ngh tiên ti n, đa d ng hố s n ph m mà ph i qu n lý Đ i tư ng nghiên c u c a đ tài: cơng tác ki m soát n i b chu h u hi u đ ki m sốt u hành ho t ñ ng kinh doanh nh m ñ m trình mua hàng tốn t i Cơng ty C ph n Dư c v t tư y t b o ñ t ñư c m c tiêu ñ v i hi u qu cao nh t H th ng ki m Qu ng Nam soát n i b h u hi u s ñ m b o tính an tồn hi u qu ho t -5Ph m vi nghiên c u: Lu n văn gi i h n -6cơng tác ki m sốt n i b đ i v i khâu mua hàng hóa tốn ti n mua hàng t i Cơng ty hi n ba m c tiêu dư i ñây: Báo cáo tài đáng tin c y; lu t l quy ñ nh ñư c tuân th ; hho t ñ ng h u hi u hi u qu ” Theo liên đồn k tốn qu c t (IFAC), “Ki m soát n i b Phương pháp nghiên c u Trong trình nghiên c u ñ th c hi n lu n văn, tác gi s d ng phương pháp lu n v t bi n ch ng v t l ch s - Các phương pháp c th ñư c s d ng bao g m: quan sát, ñi u tra m t ch c thư ng xuyên c a ñơn v , t ch c s xác ñ nh r i ro có th x y t ng khâu cơng vi c đ tìm bi n pháp ngăn ch n nh m th c hi n có hi u qu t t c m c tiêu ñ t c a phân tích, h th ng hố, phân tích t ng h p, phương pháp th c ch ng ñ ñơn v : B o v tài s n c a ñơn v ,ñ m b o ñ tin c y c a thơng tin, đ i chi u, ñánh giá v n ñ , s ki n nêu lên ý ki n c a b n thân b o ñ m vi c th c hi n ch ñ pháp lý, b o ñ m hi u qu c a ho t K t c u lu n văn ñ ng l c qu n lý.” Ngoài ph n m ñ u, k t lu n, m c l c, danh m c tài li u tham kh o, lu n văn g m chương: Chương 1: Lý lu n b n v ki m soát n i b đ i v i chu trình mua hàng toán doanh nghi p; Chương 2: Th c tr ng ki m sốt n i b đ i v i chu trình mua hàng tốn t i Công ty c ph n Dư c v t tư y t Qu ng Nam ; Chương 3: Các gi i pháp nh m tăng cư ng ki m sốt n i b Theo quan m c a k tốn viên cơng ch ng (AICPA) M thì: ki m soát n i b g m k ho ch t ch c t t c nh ng phương pháp, bi n pháp ph i h p ñư c th a nh n dùng kinh doanh ñ b o v tài s n c a t ch c, ki m tra s xác đ tin c y c a thơng tin k tốn, thúc đ y hi u qu ho t đ ng khích l bám sát nh ng ch trương qu n lý ñã ñ 1.1.2 M c tiêu c a c a h th ng KSNB ñ i v i chu trình mua hàng tốn t i Cơng ty c ph n Dư c v t KSNB m t ch c thư ng xuyên c a ñơn v , t ch c s xác đ nh r i ro có th x y t ng khâu cơng vi c đ tìm tư y t Qu ng Nam bi n pháp ngăn ch n nh m th c hi n có hi u qu m c tiêu ñ t CHƯƠNG c a ñơn v : LÝ LU N CƠ B N V KI M SOÁT N I B Đ I V I CHU TRÌNH M c tiêu 1: B o v tài s n c a ñơn v M c tiêu 2: Đ m b o ñ tin c y c a thông tin MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHI P 1.1 LÝ LU N CƠ B N V KI M SOÁT N I B M c tiêu 3: Đ m b o vi c th c hi n ch ñ pháp lý 1.1.1 Khái ni m v ki m soát n i b M c tiêu 4: B o ñ m hi u qu c a ho t ñ ng l c qu n Theo y ban c a h i ñ ng qu c gia Hoa kỳ v vi c ch ng gian l n v báo cáo tài (COSO): “ Ki m sốt n i b m t trình ngư i qu n lý, h i ñ ng qu n tr nhân viên c a đơn v chi ph i, đư c thi t l p ñ cung c p m t s b o ñ m h p lý nh m th c lý 1.1.3 Các y u t c u thành h th ng ki m soát n i b Đ ñáp ng yêu c u qu n lý ñ m b o hi u qu ho t ñ ng ñơn v t ch c c n xây d ng không ng ng c ng c -7- -8- h th ng ki m soát n i b v i ba y u t b n sau: môi trư ng ki m v Chu trình b t đ u t u c u mua hàng c a b ph n có nhu sốt, h th ng k tốn th t c ki m sốt c u thơng qua phi u yêu c u mua hàng…và k t thúc b ng vi c 1.1.3.1 Môi trư ng ki m soát toán ti n cho nhà cung c p Đ c thù v qu n lý, c u t ch c, sách nhân s ,cơng tác k ho ch d toán, y ban ki m soát, b ph n ki m soát n i b , mơi trư ng bên ngồi chu trình nh hư ng ñ n nhi u kho n m c báo cáo tài c a đơn v 1.2.2 Ch c c a chu trình mua hàng tốn Q trình x lý nghi p v chu trình mua hàng 1.1.3.2 H th ng k toán toán liên quan t i nh ng ch c b n sau: M t h th ng k toán h u hi u ph i ñ m b o cho m c tiêu t ng quát sau ñây s ñư c th c hi n:tính có th c, s phê chu n, tính ñ y ñ , s ñánh giá, s phân lo i, tính kỳ B t kỳ m t h th ng k tốn đư c th c hi n qua giai ño n sau: L p ch ng t k toán, ghi chép s sách k tốn, l p báo cáo a X lý đơn ñ t mua hàng ký h p ñ ng mua bán B t đ u c a chu trình mua hàng t k ho ch mua hàng ñã ñư c lãnh ñ o ñơn v phê t ho c t ñơn ñ ngh mua hàng c a b ph n có nhu c u v hàng hố, d ch v đó, d a k ho ch s n xu t, k ho ch tiêu th , k ho ch d tr hàng t n kho c a ñơn v Trong giai ño n này, yêu c u ki m sốt đ t b ph n tham tài 1.1.3.3 Các th t c ki m soát Th t c ki m soát Ban giám ñ c, nhà qu n lý doanh nghi p thi t l p d a vào nh ng nét ñ c thù v c u t ch c, ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a đơn v th c hi n nh m ñ t ñư c nh ng gia mua hàng ph i ñ m b o ñ c l p gi a b ph n ch c năng, b t kiêm nhi m, vi c phê t ph i ñúng th m quy n quy trình b Nh n hàng hố, d ch v ki m ñ nh Nh n hàng hoá hay d ch v t ngư i bán ñi m then ch t m c tiêu qu n lý c th Các th t c ki m sốt ch y u chu trình mua hàng toán Đ làm nhi m v mua hàng hoá, d ch Các th t c ki m sốt đư c xây d ng d a ba nguyên t c b n: v , ki m tra, ti p nh n báo cáo hàng hoá, d ch v mua vào h u Nguyên t c phân công phân nhi m rõ ràng, nguyên t c b t kiêm nhi m, h t doanh nghi p đ u có b ph n (phịng) cung ng nguyên t c y quy n phê chu n c Ghi nh n kho n n ngư i bán 1.2 KI M SỐT N I B Q trình ki m soát n i b quan tr ng ch c CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHI P ph i th c hi n nguyên t c b t kiêm nhi m, ch ng t ph i rõ ràng 1.2.1 M t s v n ñ b n v chu trình mua hàng tốn thích h p 1.2.1.1 Khái ni m v chu trình mua hàng toán d X lý ghi s kho n tốn ngư i bán Chu trình mua hàng tốn giai đo n đ u tiên c a ho t Q trình ki m sốt n i b quan tr ng ch c ñ ng s n xu t kinh doanh Chu trình bao g m nghi p v liên phi u chi ph i ñúng ngư i có trách nhi m, đ th m quy n ký t quan t i vi c mua hàng nghi p v tốn đ i v i tài s n c ñ nh, Nguyên t c b t kiêm nhi m gi a ngư i ký phi u chi v i ngư i th c v t tư, hàng hóa ph c v cho ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a ñơn hi n ch c tốn ph i đư c tôn tr ng ch c -9- - 10 - 1.2.3 M c tiêu c a ki m sốt n i b đ i v i chu trình mua hàng tốn Chu trình mua hàng tốn m t chu trình r t quan tr ng, - B ph n mua hàng gian l n vi c ñ t hàng ch ng h n ñ t hàng mà b ph n s d ng cho m c đích riêng có th trình hố đơn đ đư c tốn liên quan ñ n kho n mua hàng hư c u ñó t o ñ y ñ y u t ñ u vào cho ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a - B ph n mua hàng có th ch n nhà cung c p mà khơng bán hàng doanh nghi p Đ ki m sốt t t chu trình mua hàng tốn, đơn hoá phù h p nh t ho c v ph i thi t l p h th ng ki m sốt n i b đ m b o m c tiêu mang tính ti n hoa h ng khơng đư c phép t nhà cung c p hi u l c, hi u qu tính tuân th quy ñ nh c a ñơn v , c a quy ñ nh c a Nhà nư c, ñ ng th i ph i ñ m b o muc tiêu mang tính trung - Nhân viên nh n hàng có th nh n sai hàng - ch ng h n hàng hoá sai v s lư ng, ch t lư ng hay quy cách th c, h p lý c a BCTC Chính th ki m sốt n i b đ i v i chu trình nh m ñ t ñư c m t s m c tiêu như: m c giá th p nh t có th b ph n nh n - Nhà cung c p có th phát hành g i hố đơn ghi sai s lư ng, giá tr ho c phát hành hố đơn đúp Đ m b o tính hi u l c, hi u qu tính tuân th : - Khi toán b ng séc, u nhi m chi ho c b ng phi u chi ti n - Hàng hố mua vào đ m b o v quy cách, ch t lư ng, s lư ng m t có th có tốn nh m nhà cung c p, ho c v i ch ký ñư c u - Các nghi p v tốn đ u đư c phê chu n b i ngư i có quy n khơng đúng, ho c đ xu t toán kho n gi m o ho c cho th m quy n trư c th c hi n - Vi c toán ph i ñ m b o ñúng v i s lư ng hàng th c t mua, ñúng nhà cung c p ngư i gi m o ho c hố đơn b toán hai l n li n 1.3 T B CH C THÔNG TIN PH C V CHO KI M SỐT N I CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN Đ ng th i, q trình th c hi n theo dõi, ghi s , báo cáo chu 1.3.1 Luân chuy n ch ng t : ñơn ñ ngh mua hàng, đơn đ t hàng, trình mua hàng tốn ph i đ m b o tính trung th c, h p lý c a phi u giao hàng, phi u nh p kho, hố đơn bán hàng ho c hóa đơn BCTC GTGT - Các nghi p v mua vào ph i có đ y đ ch ng t ñi kèm như: 1.3.2 H th ng s sách báo cáo: ch ng t ghi s , s chi ti t hàng yêu c u mua hàng, ñơn ñ t hàng, báo cáo nh n hàng, hố đơn c a ngư i hóa, ngun v t li u, s chi ti t theo dõi toán v i ngư i bán, s bán….có s phê chu n c a ngư i có th m quy n chi ti t ti n g i ngân hàng, S hàng hóa, S Cái ph i tr ngư i - K tốn ghi nh n giá tr th c t giá v n hàng nh p kho bán, s Qu , s Cái ti n g i ngân hàng - Các nghi p v tốn đư c tính tốn ghi nh n đ n 1.4 TH Trong lu n văn này, tác gi ñi nghiên c u ch y u m c tiêu ñ m TỐN b o tính hi u l c, hi u qu tính tuân th T C KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH 1.4.1 Th t c ki m sốt chu trình mua hàng 1.2.4 R i ro có th x y chu trình mua hàng toán - Yêu c u mua hàng: Đây ch ng t kh i ñ u cho chu trình mua - Ngư i khơng có th m quy n có th v n đ ngh mua hàng đư c hàng, có th cung c p b ng ch ng v i m c ñ tin c y v s phát sinh c a nghi p v mua hàng hay s hi n h u c a hàng hóa - 11 - - 12 - - Đ t hàng: Đơn ñ ngh mua hàng chuy n cho b ph n ph trách mua hàng Đ ki m sốt n i b t t b ph n s ñ c l p v i 4962/QĐ-UB ngày 29 tháng 11 năm 2004 c a UBND t nh Qu ng Nam Ngành ngh kinh doanh theo gi y phép kinh doanh s phòng ban khác ch u trách nhi m m i nghi p v mua hàng hóa, d ch 3303070106 s k ho ch ñ u tư t nh Qu ng Nam c p ngày 31 tháng v t bên 01 năm 2005 kinh doanh, s n xu t xu t nh p kh u: dư c ph m, - Th c hi n th t c pháp lý c n thi t: Trong trình mua hàng, b ph n mua hàng ph i th c hi n th t c lý c n thi t ñ ñ m b o quy n l i c a ñơn v n u phát sinh tranh ch p sau dư c li u, v t tư y t , hóa ch t, nư c tinh t 2.1.2 Ch c nhi m v - Ch c - Nh n hàng: Khi hàng ñư c v n chuy n ñ n ñ a ñi m giao hàng Kinh doanh s n ph m tân dư c, đơng dư c, v t tư y t , kinh ñã ñư c th a thu n trư c, b ph n nh n hàng s c vào Đơn ñ t doanh, s n xu t dư c li u, trang thi t b y t , s n xu t m t hàng thi t hàng H p ñ ng mua bán ñ ki m tra th c t v quy cách, s lư ng y u ñáp ng nhu c u dư c li u th trư ng ch t lư ng c a hàng nh n - Nhi m v 1.4.2 Th t c ki m sốt chu trình tốn Xây d ng t ng h p k ho ch tài v i c p trên, t ch c Căn c vào ch ng t liên quan, k toán hàng t n kho s ghi ch ng t s sách, xây d ng qui trình ho ch tốn đơn v , t ng bư c tin nh n nghi p v mua hàng vào s chi ti t hàng hóa B ch ng t đ y đ h c hóa k tốn, ghi chép ph n ánh trung th c, xác, k p th i, đ y c a t ng nghi p v mua hàng bao g m: Đơn ñ ngh mua hàng, Đơn ñ t ñ tồn b tài s n, hàng hóa, ti n v n, chi phí ho t đ ng s n xu t kinh hàng, H p ñ ng mua bán, Biên b n ki m nh n hàng hóa, Hóa đơn doanh, tính tốn nhanh, k p th i n p ñ kho n n p ngân sách, qu ñơn v , toán kho n vay, kho n ph i tr , xây d ng quy trình qu n lý v t tư, hàng hóa, tài s n ti n v n, l p ñ y ñ CHƯƠNG TH C TR NG KI M SỐT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG g i h n báo cáo k tốn, báo cáo ki m kê báo cáo khác VÀ THANH TỐN T I CƠNG TY C PH N DƯ C V T TƯ Y theo qui ñ nh c a quan qu n lý nhà nư c, cung c p s li u, tài li u cho vi c ñi u hành c a ban qu n lý T QU NG NAM 2.1 GI I THI U CHUNG V CÔNG TY C PH N DƯ C V T 2.1.3 Đ c ñi m t ch c qu n lý t i công ty: B máy t ch c c a công TƯ Y T QU NG NAM ty theo mơ hình tr c n ch c 2.1.1 Quá trình hình thành phát tri n c a Công ty c ph n 2.1 4.T ch c b máy k tốn t i cơng ty Dư c v t tư y t Qu ng Nam * T ch c b máy: Công ty áp d ng mô hình t ch c b máy k tốn Cơng ty c ph n Dư c v t tư y t Qu ng Nam (tên ti ng Anh: QuangNam pharmaceutical medical material joint stock company) Năm 2004 Công ty Dư c v t tư y t Qu ng Nam ñư c chuy n thành công ty c ph n Dư c v t tư y t Qu ng Nam theo quy t ñ nh s v a t p trung v a phân tán * Hình th c k tốn áp d ng t i công ty: Công ty áp d ng ghi s k tốn theo hình th c ch ng t ghi s - 13 - - 14 - Nhìn chung, h th ng s k tốn, báo cáo tài t i cơng ty th c hi n tương ñ i ñ y ñ , chi ti t cho t ng ñ i tư ng c th , s p x p s sách k toán tương ñ i khoa h c, tuân th theo quy ñ nh hi n hành 2.2 TH C TR NG KI M SOÁT N I B Đ I V I CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN T I CƠNG TY CP DƯ C V T TƯ Y T QU NG NAM 2.2.1 Mơi trư ng ki m sốt * Cơ c u t ch c B máy qu n lý đư c t ch c theo mơ hình tr c n ch c * Chính sách nhân s Cách s d ng nhân viên cơng ty đư c nhìn chung tương đ i t t, phù h p v i yêu c u c a công vi c nhu c u phát tri n c a doanh nghi p xây d ng quy ch khen thư ng, x ph t vi ph m h p Mua hàng đ s lư ng hàng hóa ñã ñ ngh , ñã ñư c phê t Mua hàng k p th i, ñúng th i h n ñã quy ñ nh, ñúng k ho ch ñã xây d ng khơng làm nh hư ng đ n ho t ñ ng s n xu t, tiêu th c a công ty * Đ i v i khâu tốn Vi c tốn ph i đ m b o ñúng v i s lư ng hàng th c t mua, nhà cung c p Thanh tốn ñúng giá ñã th a thu n h p ñ ng, tr ñ s ti n th c s n nhà cung c p Thanh tốn h n kho n n nhà cung c p, ñã cam k t th i h n toán Các nghi p v tốn đ u đư c phê chu n b i ngư i có th m quy n trư c th c hi n lý, tuyên truy n cho nhân viên hi u v nhi m v quy n h n c a Các nghi p v mua hàng tốn ph i đư c ghi nh n, báo mình, nh n th c hành đ ng đư c khuy n khích hành cáo tình hình xu t nh p t n c a hàng hóa cơng n đúng, k p th i, rõ ñ ng sai l ch ràng cho t ng đ i c th * Cơng tác l p k ho ch Các nghi p v mua vào ph i có đ y đ ch ng t ñi kèm như: yêu * Các nhân t bên ngồi c u mua hàng, đơn đ t hàng, báo cáo nh n hàng, hố đơn c a ngư i * H th ng k tốn bán….có s phê chu n c a ngư i có th m quy n 2.2.2 M c tiêu ki m soát n i b chu trình mua vào tốn K tốn ghi nh n ñúng giá tr th c t giá v n hàng nh p kho t i Công ty T i công ty, xây d ng th t c ki m sốt đ i v i chu trình mua Công ty xây d ng th t c ki m sốt n i b chu trình mua hàng toán v i m c tiêu mang l i tính hi u l c hi u qu hàng toán nh m th c hi n m c tiêu mang tính hi u l c vi c qu n lý hàng hóa tốn kho n mua hàng Ngồi hi u qu qu n lý tuân th quy ñ nh c a Nhà nư c ra, th t c ñó ph i tuân th theo quy ñ nh v Báo cáo tài ph i Các m c tiêu ñư c c th sau: trung th c h p lý, c m c tiêu có tác đ ng qua l i l n * Đ i v i khâu mua hàng 2.2.3 T ch c thơng tin ph c v Mua hàng tên hàng, ñ m b o ñúng quy cách, ch t lư ng, s lư ng k t c u c a hàng, mua ñúng nhà cung c p, ñúng giá (giá th p t t) mua ñúng theo s phê t c a lãnh ñ o KSNB chu trình mua hàng tốn 2.2.3.1 T ch c l p luân chuy n ch ng t Khâu mua hàng hóa nh p kho - 15 - - 16 - Ch ng t k toán: Phi u u c u mua hàng hóa, đơn đ t hàng, hóa đơn Các th t c pháp lý c n thi t GTGT, hóa đơn bán hàng thơng thư ng, phi u nh p kho… Trong trình mua hàng, b ph n kinh doanh th c hi n th t c pháp lý c n thi t ñ ñ m b o quy n l i c a cơng ty có x y Khâu tốn Ch ng t k tốn: hóa đơn GTGT, Phi u chi, y nhi m chi, l nh chi… tranh ch p Sau ch p nh n ñơn ñ t hàng gi a hai bên s ký h p 2.2.3.2 H th ng tài kho n s sách k tốn đ ng mua bán hàng hóa s th ng nh t gi a hai bên, h p đ ng ph i H th ng k tốn y u t c u thành h th ng ki m sốt n i b đ y đ tính pháp lý, m i bên s gi 02 b n có đ y đ ch ký c a ngư i c a cơng ty Thơng qua vi c đ i chi u, ghi chép nghi p v kinh t ñ i di n pháp lý ký h p ñ ng phát sinh T ch c t t h th ng k tốn chu trình mua hàng - Nh n hàng toán s giúp cho h th ng ki m sốt n i b t i Cơng ty ch t ch Tuỳ theo ñ c ñi m c a t ng lo i hàng hố mà có nh ng cách 2.3 TH T C KI M SOÁT N I B VÀ THANH TỐN T I CƠNG TY C CHU TRÌNH MUA HÀNG th c ki m tra khác biên b n ki m nghi m ñư c l p khác PH N DƯ C V T TƯ Y nhau: nhóm thu c đ c, nhóm thu c kháng sinh, nhóm dung d ch, nhóm T QU NG NAM thu c huy t thanh, nhóm thu c viên Do ñ c thù v ngành ngh kinh doanh nên hàng hoá v t tư 2.3.1 Th t c ki m soát nghi p v mua hàng Th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng t i cơng ty đư c kho hàng ñư c xây d ng theo tiêu chu n quy ñ nh c a B Y t th c hi n sau: v “Th c hành t t b o qu n thu c - GSP ñư c ki m sốt b i quy đ nh - Th t c yêu c u mua hàng T i Cơng ty, Phịng kinh doanh đư c s kho đư c b o qu n theo quy trình k thu t riêng r t nghiêm ng t, y quy n c a Ban giám h n ch s ti p c n v t tư, hàng hoá Cán b th c hi n công tác t i kho ñ c ch u trách nhi m vi c mua hàng Khi có yêu c u hàng có trình đ chun mơn nh t đ nh đáp ng v i yêu c u c th c a hóa, b ph n liên quan (phân xư ng, kho, c a hàng, trung tâm phân nguyên t c th c hành b o qu n thu c ph i) s c nhu c u c a b ph n, cân đ i hàng hóa t n t i kho, T i kho ñư c phân lo i theo tính ch t, ch ng lo i hàng k ho ch mua hàng, k ho ch tiêu th c a cơng ty, d trù hàng hóa c a kho có nh ng k riêng bi t, đư c x p theo th t A,B,C theo tên c a khách hàng làm s ñ l p Phi u ñ ngh mua hàng Công ño n thu c ñư c ki m tra, ñ i chi u ch t ch nh m tránh đư c tình tr ng mua hàng sai m c đích, khơng s lư ng m i Đ i v i hàng nh p kh u t nư c ngồi, Ban giám đ c y quy n cho chi nhánh t i thành ph H Chí Minh tr c ti p mua ho c y quy n - Đ t hàng nh p kh u B ph n Kinh doanh c vào phi u ñ ngh mua hàng ñã ñư c 2.3.2 Th t c ki m soát nghi p v toán phê t ñ xem xét v nhu c u ch ng lo i c n mua, kh o sát v K toán toán sau nh n ñ ch ng t liên quan như: nhà cung c p v ch t lư ng, giá c , sách mua hàng, u kho n H p ñ ng mua bán, ñơn ñ t hàng, biên b n ki m nghi m, phi u nh p tốn… - 17 - - 18 - kho, hóa ñơn bán hàng ho c hóa ñơn GTGT s ti n hành ki m tra, ñ i ñ u thành viên kiêm nhi m v y h khơng có th i gian đ th c chi u s li u ch ng t hi n nhi m v c a ban ki m sốt Khi đ n h n tốn, k tốn toán chuy n b ch ng t toán v cho Giám ñ c xét t ch p nh n tốn Sau + Quy đ nh th i gian b ph n, chi nhánh chuy n ch ng t , báo cáo cho b ph n k tốn có liên quan ch p nh n tốn, Giám đ c s đ ngh k toán l p ch ng t + Khâu mua hàng chưa đư c ki m sốt h u hi u, b ph n kinh doanh kiêm nhi u khâu t công tác liên h v i nhà cung c p, đ t hàng, tốn 2.4 ĐÁNH GIÁ V CƠNG TÁC KI M SỐT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN T I CƠNG TY C nh n hàng v y vi c phân công ñã vi ph m nguyên t c b t kiêm nhi m PH N DƯ C V T TƯ Y T QU NG NAM + K toán t i chi nhánh ph i kiêm nhi u vi c khác nên cơng Ưu m tác qu n lý thu chi, tốn, cơng n , theo dõi ghi chép hàng hóa… - Ban Giám đ c Cơng ty c ph n dư c v t tư y t Qu ng Nam nh n d gây sai sót, nh m l n th c ñư c s c n thi t c a cơng tác ki m sốt n i b chu trình mua hàng - V vi c l p k ho ch toán: chưa tr ng đ n cơng tác l p k ho ch toán, th hi n qua vi c tr ng vào công tác l p k k ho ch mua tốn, u d n ñ n nh ng khó khăn v cân ñ i tài mà Cơng hàng, ki m nghi m hàng hóa Đây s đ nhà qu n lý theo dõi, ki m ty có th g p ph i q trình ho t đ ng s n xu t kinh doanh sốt ch t ch chu trình mua hàng tốn - H th ng thơng tin k tốn ph c v cho cơng tác ki m sốt - Ch ng t k tốn Cơng ty ñư c l p ñ y ñ ñư c ñánh s th t + Công ty t p trung vào báo cáo k tốn tài chính, chưa v n d ng k toán trư c s h d ng tuân theo quy ñ nh hi n hành, trình t luân qu n tr vào vi c l p báo cáo nh n hàng, toán ph c v thông tin chi nhà chuy n ch ng t h p lý Công ty áp d ng ph n m m k tốn đ h tr vi c qu n lý ghi chép tính tốn s li u k toán cung c p k p th i thơng tin theo u c u ki m sốt c a lãnh đ o - Trong su t chu trình mua hàng t khâu l p k ho ch, ñánh giá, l a ch n nhà cung c p cho t i lúc nh n hàng ñ u ñư c t ch c th c hi n r t ch c ch ñ c bi t khâu ki m tra v ch t lư ng hàng hóa mua vào H n ch - Môi trư ng ki m soát + Ban ki m soát chưa th c s phát huy ñư c ch c nhi m v c a mình, Ban ki m sốt chưa ti n hành ki m soát ch t ch ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a Công ty Do thành viên ban ki m soát + H th ng bi u m u, ch ng t , s sách ph c v công tác k tốn mua hàng tốn chưa đáp ng ñ y ñ nhu c u ki m soát h u hi u + Cơng ty tri n khai ng d ng ph n m m k toán h tr cơng tác ghi chép tính tốn s li u k tốn, h th ng thơng tin k toán mua hàng toán tri n khai chưa đư c khép kín gi a cơng ty chi nhánh + Hi n t i, công ty chưa xây d ng quy trình mua hàng tốn c th ñ b ph n, chi nhánh - V th t c ki m sốt chu trình mua hàng toán: * Nghi p v mua hàng: - 19 - - 20 - + Quy trình mua hàng vi c ñ ngh mua hàng, l a ch n nhà cung c p, ñ t hàng nh n hàng khâu x y r i ro cao, r t d d n ñ n s gian l n làm th t thoát, làm gi m ch t lư ng s n ph m, m t nh ng kho n hoa h ng t CHƯƠNG TĂNG CƯ NG CƠNG TÁC KI M SỐT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN T I CÔNG TY nhà cung c p + Hi n nay, Cơng ty chưa đưa đư c tiêu chí c th ñ l a ch n nhà Đ IV I C 3.1 S PH N DƯ C V T TƯ Y T QU NG NAM C N THI T PH I TĂNG CƯ NG KSNB Đ I V I CHU cung c p phù h p khơng có s tách bi t gi a vi c ñ t hàng, l a ch n nhà TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN T I CƠNG TY CP cung c p DƯ C V T TƯ Y T QU NG NAM + Vi c phê t, quy t ñ nh mua hàng chưa tính đ n lư ng hàng t n kho th c t chưa c vào nhu c u c a th trư ng Th nh t, bên c nh nh ng k t qu đ t đư c cơng tác ki m sốt n i b chu trình mua hàng tốn c a công ty c ph n dư c + Chưa đ c p nhi u đ n chi phí mua hàng VTYT Qu ng Nam v n t n t i c ñi m ñã ñư c phân + Đ i v i hàng mua ñang ñi ñư ng cu i tháng chưa v nh p kho tích t i Chương khơng đư c công ty ti n hành theo dõi * Nghi p v tốn Th hai, cơng ty chưa th t s nghiêm túc vi c th c hi n quy ñ nh v vi c th c hành thu c, nhà thu c, b o qu n… + Các nghi p v toán liên quan ngo i t phát sinh t i công ty l i chưa ñư c theo dõi riêng vào s riêng bi t + K toán toán chưa Báo cáo kho n n ph i tr ñ theo Th ba, kinh doanh Dư c ph m m t ngành kinh t ñ c bi t, ch u s ki m soát ch t ch c a quan ban ngành, đ c bi t v dõi cơng n Báo cáo Ban giám đ c có th tranh th kho n ti n ch t lư ng s n ph m liên quan tr c ti p t i s c kho , tính m ng t m th i nhàn r i ñ toán cho nhà cung c p th i h n chi t ngư i tiêu dùng kh u đ có th hư ng thêm kho n toán chi t kh u t nhà cung c p Nguyên nhân c a nh ng t n t i - Ban ki m soát chưa th c s phát huy ñư c ch c nhi m v c a Th tư, đa d ng s n ph m, nhà phân ph i hàng hóa, m t s m t hàng c a hãng uy tín Th năm, k t Vi t Nam gia nh p WTO, t o môi trư ng c nh tranh kh c li t hơn, nh t c nh tranh v giá c , ch t lư ng ch ng lo i s n ph m - Khơng có s phân cơng, phân phân nhi m rõ ràng g n trách nhi m Th sáu, chu trình mua hàng tốn chu trình đ u tiên c th , chưa có quy ñ nh v x ph t ñ i v i nhân viên ti p tay v i nhà c a q trình ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a đơn v có nh hư ng cung c p ñ nh n ti n hoa h ng l n ñ n hi u qu c a chu trình khác - Chưa có ki m tra, ñ i chi u thư ng xuyên v vi c th c hi n ki m soát n ib - Cơng ty chưa tr ng đ n công tác l p k ho ch Th b y, hàng hóa chi m t l l n t ng tài s n c a m t doanh nghi p, hàng hóa kho n tốn kho n m c ch y u - 21 - - 22 - Báo cáo tài nên r t d x y nh ng sai sót ho c gian l n l n, 3.2.1.2 Đ m b o báo cáo tài trung th c h p lý Quy ñ nh v theo dõi lơ hàng mua đư ng chưa v gây nh hư ng tr ng y u v chi phí k t qu kinh doanh Đ h n ch nh ng sai ph m x y tăng cư ng th t c nh p kho nh m tránh tình khơng ki m sốt, theo dõi khơng liên t c b ph n kho, th t c nh n hàng, lưu tr hàng hồn thành ki m sốt n i b chu trình mua hàng tốn t i cơng ty c n thi t khơng có báo cáo th hi n 3.2 M T S GI I PHÁP NH M TĂNG CƯ NG CƠNG TÁC KI M SỐT N I B Đ I V I CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN T I CƠNG TY C PH N DƯ C V T TƯ Y T QU NG NAM: b ph n th c hi n cơng tác 3.2.2 Hồn thi n h th ng thơng tin k toán ph c v ki m soát n i b ñ i v i chu trình mua hàng tốn 3.2.2.1 Trình t ln chuy n ch ng t 3.2.1 Xác ñ nh l i m c tiêu ki m sốt Các ch ng t cơng ty s d ng chu trình mua hàng 3.2.1.1 Tuân th quy ñ nh c a Nhà nư c v qu n lý thu c tân tốn đ u ñư c ñánh s th t trư c s d ng quy ñ nh rõ ràng v dư c trách nhi m ký t ch ng t , h th ng s sách ñư c t ch c khoa h c Đ b o ñ m cung c p thu c có ch t lư ng đ n ngư i tiêu dùng địi h i ph i th c hi n t t công tác b o ñ m ch t lư ng toàn di n bao ch c ch thu n ti n cho vi c ghi chép, lưu tr tìm ki m c n thi t g m giai ño n liên quan ñ n s n xu t, b o qu n, t n tr , lưu thông phân ph i thu c Th c hi n theo Quy t ñ nh s 12/2001/QĐ-BYT ngày Nghi p v hàng mua ñang ñi ñư ng cu i tháng chưa v nh p kho ph i đư c cơng ty ti n hành theo dõi 24 tháng 11năm 2007 v vi c tri n khai áp d ng nguyên t c Ban hành Các ch ng t toán t i cơng ty k tốn tốn t p h p nguyên t c “Th c hành t t phân ph i thu c” nguyên t c v nhân ph i ñư c ki m tra phê t c a T ng giám ñ c ho c ngư i ñư c u viên, nhà kho, trang thi t b b o qu n thu c (ñ m b o nhi t ñ , ñ quy n m phù h p ñ b o qu n thu c…), nhãn, bao bì, quy trình qu n lý, s sách ghi chép… Đ m b o s d ng thu c h p lý, an tồn, có hi u qu m t 3.2.2.2 H th ng s sách, báo cáo Ngoài h th ng s sách c a cơng ty chưa đ y đ , cơng ty chưa có s nh t ký mua hàng đ theo dõi chi ti t cho hàng hoá mua vào hai m c tiêu b n c a Chính sách Qu c gia v thu c c a Vi t Nam a B sung s nh t ký mua hàng Th c hi n theo quy t ñ nh s 11/2007/QĐ-BYT ngày 24 tháng 11 năm Đ i v i chu trình mua hàng nghi p v k tốn c a cơng ty 2007 V vi c ban hành nguyên t c, tiêu chu n “Th c hành t t nhà đ u h ch tốn vào s nh t ký chung, th cơng ty c n ph i b sung thu c” th c hi n nghiên túc nguyên tác quy ñ nh này, thêm s nh t ký mua hàng dùng ñ theo ph n ánh riêng ñ i v i cơng ty s ki m sốt ch t lư ng thu c mua v , thu c b o qu n t i Công nghi p v mua hàng ty b Báo cáo công tác thu mua - 23 - - 24 - Đ cung c p thông tin k p th i cho nhà qu n lý c n thi t Trên s nh ng t n t i v th t c ki m soát nghi p v mua hàng nh p công ty nên thi t l p h th ng báo cáo k tốn đ t ng h p l i q kho t i Cơng ty, tác gi s đưa gi i pháp hoàn thi n tương ng v i t ng trình th c hi n đư c c a m i chu trình, t giúp nhà qu n lý có khâu: t khâu mua hàng đ n khâu nh n hàng, lưu tr C th sau: nh ng ñ i sách k p th i, hi u qu ñ nâng cao ho t ñ ng c a đơn v c Báo cáo cơng n ph i tr : Li t kê t t c nghi p v mua hàng, toán v i t ng ngư i bán, t ng s n cịn ph i tr , báo cáo có tác d ng dùng ñ ñ i chi u v i ngư i bán, phát hi n sai sót ho c gian l n c a k tốn; dùng đ ho ch đ nh sách tốn, tránh tình tr ng b đ ng q trình tốn, cân ñ i ngu n tài Khâu ñ t hàng + L a ch n nhà cung c p L a ch n nhà cung c p d a tiêu chí Cơng ty xây d ng: ch t lư ng, s lư ng, giá c , phương th c giao hàng, u ki n tốn, ti n ñ giao hàng m i quan h lâu dài v i Cơng ty Đ nh kỳ, phịng Kinh doanh ti n hành ñánh giá l i nhà cung c p, báo c a Cơng ty cáo cho Ban lãnh đ o Cơng ty v vi c có nên ti p t c mua hàng c a nhà cung 3.2.2 Tăng cư ng th t c ki m sốt n i b chu trình mua hàng c p hay khơng, n u h khơng cịn đáp ng đ y đ tiêu chí l a ch n ban tốn t i Cơng ty c ph n dư c v t tư y t Qu ng Nam đ u, ho c có nhà cung c p t t 3.2.2.1 Xây d ng quy ñ nh mua hàng +H p ñ ng/ ñ t hàng Trong m i ho t ñ ng c a m t cơng ty ch c ki m tra, Sau l a ch n nhà cung c p, Phòng kinh doanh c vào biên b n d ki m sốt ln gi vai trị quan tr ng, nh n th c đư c u ban lãnh trù hàng hóa, đ i chi u v i k ho ch mua hàng, h p ñ ng ñ u th u, ñơn ñ t ñ o công ty ñã ban hành thành văn b n quy ch , n i quy ñ i v i hàng t khách hàng, báo cáo t n kho c a b ph n kho… ñ l p ñơn ñ t hàng chu trình Cán b thu mua ph i theo dõi ti n ñ th c hi n h p ñ ng, ñơn ñ t hàng, l p s Bư c 1: Xem xét nhu c u kinh doanh theo dõi th c hi n h p ñ ng, ñơn ñ t hàng Bư c 2: L p k ho ch mua hàng Bư c 3.Đánh giá l a ch n nhà cung c p: Khâu nh n hàng Bư c Ký h p ñ ng nguyên t c năm Xây d ng quy ñ nh ñ i v i vi c v n chuy n hàng t NCC v cơng ty Bư c Trao đ i mua hàng: Đ i v i hàng mua ñang ñi ñư ng cu i tháng chưa v nh p kho k Bư c Ký h p ñ ng kinh t tốn cơng ty c n theo dõi vào tài kho n 151 cho ñ n hàng v nh p Bư c Th t c nh p kho: kho, ph n ánh vào tài s sách k tốn làm cho hàng hố c a đơn v Bư c T ch c nh n hàng ñư c theo dõi m t cách ñ y ñ s sách k toán tránh trư ng h p b Bư c K t thúc h p ñ ng, lưu h sơ: sót nghi p v 3.2.3.2 Tăng cư ng th t c ki m sốt chu trình mua hàng toán a Nghi p v mua hàng nh p kho Đ i v i trư ng h p hàng v hóa đơn chưa v k toán ph i qu n lý thành k p h sơ ñ d ki m tra, c p nh t s ñ y ñ - 25 - - 26 - ch ng t tránh tình tr ng b sót, ki m sốt đư c nghi p v ñó th t s K T LU N phát sinh b Nghi p v toán Các ch ng t tốn t i cơng ty k tốn tốn t p h p ph i đư c ki m tra phê t c a TGĐ ho c ngư i ñư c u quy n Các nghi p v toán liên quan ngo i t phát sinh t i công ty Qua nghiên c u lý lu n v ki m soát n i b chu trình mua hàng tốn chung ki m sốt n i b chu trình mua hàng tốn nói riêng t i Cơng ty c ph n dư c v t tư y t Qu ng Nam nói riêng, tìm hi u th c tr ng cơng tác ki m sốt n i b chu trình mua hàng nhi u l i chưa ñư c theo dõi riêng vào m t s , c n theo dõi s tốn t i Cơng ty c ph n dư c v t tư y t Qu ng Nam, lu n riêng tránh tình tr ng nh m l n, gây thi t h i ñ n tài s n c a công ty văn ñã gi i quy t m t s v n ñ sau: L p báo cáo công n ph i tr Báo cáo Ban giám ñ c có th - H th ng hố lý lu n v ki m sốt n i b chu trình mua hàng tranh th kho n ti n t m th i nhàn r i đ tốn cho nhà cung tốn, tìm hi u v h th ng ki m soát n i b , r i ro, m c tiêu, c p th i h n chi t kh u đ có th hư ng thêm kho n toán ch c năng, th t c ki m sốt c a chu trình mua hàng toán chi t kh u t nhà cung c p - Tìm hi u v đ c ñi m ho t ñ ng s n xu t kinh doanh t Đ nh kỳ, l p báo cáo t ng s n ph i tr , báo cáo có tác ch c qu n lý, th c tr ng ki m soát n i b chu trình mua hàng d ng dùng ñ ñ i chi u v i ngư i bán, phát hi n sai sót ho c gian l n tốn t i Cơng ty Đánh giá th c tr ng cơng tác ki m sốt n i b chu c a k toán C n l p k ho ch đ ho ch đ nh sách tốn trình mua hàng tốn t i Cơng ty c ph n dư c v t tư y t 3.3 Đi u ki n ñ th c hi n gi i pháp nh m tăng cư ng ki m Qu ng Nam, ch ưu ñi m, h n ch nh ng nguyên nhân d n sốt n i chu trình mua hàng tốn t i Cơng ty c ph n đ n nh ng m t t n t i dư c v t tư y t Qu ng Nam Đ th c hi n gi i pháp hi u qu cơng ty c n ph i xây d ng m t mơi trư ng ki m sốt t t Đây s n n t ng ñi u ki n - Xác ñ nh l i m c tiêu c a ki m soát n i b chu trình mua hàng tốn t i Công ty c ph n dư c v t tư y t Qu ng Nam - Đ xu t m t s gi i pháp nh m tăng cư ng ki m soát n i b chu cho vi c th c hi n g i pháp nh m tăng cư ng h th ng ki m sốt trình mua hàng tốn t i Cơng ty c ph n dư c v t tư y t n i b t i Công ty Qu ng Nam Đi u ki n 1: Tăng cư ng công tác qu n lý Đi u ki n 2: Chính sách nhân s + H th ng thơng tin ph c v ki m soát n i b chu trình mua hàng tốn Đi u Ki n 3: Công tác l p k ho ch + Các th t c ki m sốt chu trình mua hàng tốn + K ho ch đ u th u, k ho ch mua hàng, k ho ch tốn - Hồn thi n u ki n ñ th c hi n gi i pháp nh m tăng Đi u ki n 4: H th ng k tốn cư ng KSNB chu trình mua hàng toán ... trình mua vào tốn K tốn ghi nh n giá tr th c t giá v n hàng nh p kho t i Công ty T i công ty, x? ?y d ng th t c ki m sốt đ i v i chu trình mua Cơng ty x? ?y d ng th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng. .. ty chi nhánh + Hi n t i, cơng ty chưa x? ?y d ng quy trình mua hàng tốn c th đ b ph n, chi nhánh - V th t c ki m sốt chu trình mua hàng tốn: * Nghi p v mua hàng: - 19 - - 20 - + Quy trình mua hàng. .. công ty: B m? ?y t ch c c a công TƯ Y T QU NG NAM ty theo mơ hình tr c n ch c 2.1.1 Quá trình hình thành phát tri n c a Công ty c ph n 2.1 4.T ch c b m? ?y k toán t i công ty Dư c v t tư y t Qu ng Nam