KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNGTY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG

Luận văn KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương Lời mở đầu Ngày nay, kiểm soát nội đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế công ty như: người, tài sản, vốn… góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Chu trình mua hàng toán có vai trò quan trọng công ty nào,vì việc kiểm soát chu trình việc cần thiết quan trọng Hơn nữa, công ty Vinatex lại công ty dệt may nên khâu mua hàng phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không mua nước mà nhập từ nước Do đó, em thấy khâu mua hàng quan trọng định thành, bại đợt sản xuất công ty, đòi hỏi công ty cần phải có quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá hợp lý để công ty cạnh tranh giá chất lượng thị trường Từ nhận thức đó, với thời gian thực tập công ty cổ phần Vinatex, em nhận thấy vấn đề kiểm soát chu trình mua hàng toán công ty cần thiết cần quan tâm, vậy, em chọn đề tài KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG Đề tài gồm ba phần chính: Phần I: Cơ sở lý thuyết kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nói riêng Phần II: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng Phần III: Một số đánh giá kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Vinatex Đà Nẵng Đà Nẵng, tháng 05 năm 2009 Sinh viên thực Nguyễn Thị Cúc SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương Phần I: Cơ sở lý thuyết kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nói riêng I Khái quát chung kiểm soát nội Khái niệm kiểm soát nội Kiểm soát nội phương pháp sách thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội - Ngăn chặn phát gian lận sai phạm đơn vị - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp hiệu - Nhằm bảo đảm quy định doanh nghiệp thực - Ghi chép kế toán đầy đủ, xác theo quy định chế độ kế toán - Đảm bảo báo cáo tài lập đầy đủ, hợp lý, hợp lệ tuân thủ yêu cầu chuẩn mực - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội 3.1 Môi trường kiểm soát Bao gồm toàn nhân tố bên bên doanh nghiệp Các nhân tố phụ thuộc lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức nhà quản lý doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp có hiệu hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý Nếu nhà quản lý coi trọng đến hoạt động kiểm tra, kiểm soát chắn hệ thống kiểm soát nội vận hành hiệu 3.1.1 Đặc thù quản lý Đề cập tới quan điểm khác điều hành doanh nghiệp nhà quản lý Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp có sách, chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp 3.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức đơn vị phân chia quyền hạn, trách nhiệm thành viên đơn vị Một cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo môi trường kiểm soát tốt Vì vậy, để thiết lập cấu tổ chức tốt phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm soát toàn hoạt động doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời chồng chéo phận - Thực phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ bảo quản tài sản - Đảm bảo độc lập tương đối phận SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương 3.1.3 Chính sách nhân Là nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát Chính sách nhân bao gồm toàn phương pháp quản lý nhân chế độ đơn vị việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng kỷ luật nhân viên Nếu nhân viên có lực phẩm chất đạo đức tốt trình kiểm soát không cần thực mà đảm bảo mục tiêu đề kiểm soát nội Nếu doanh nghiệp có sách thủ tục kiểm soát chặt chẽ đội ngũ nhân viên lực công việc, thiếu trung thực hệ thống kiểm soát không phát huy hiệu 3.1.4 Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoạch tài nhân tố quan trọng trình kiểm soát Công việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc hệ thống kế hoạch dự toán trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu 3.1.5 Bộ phận kiểm toán nội Thực chức giám sát, đánh giá kiểm tra thông tin toàn hoạt động đơn vị Nếu phận kiểm soát nội hoạt động hữu hiệu hiệu có thông tin kịp thời tình hình hoạt động doanh nghiệp chất lượng công tác kiểm soát Vì vậy, để phận kiểm toán nội thực chức phải thuộc cấp cao, phải đảm bảo tính độc lập tương phậm kiểm tra để không bị giới hạn chức 3.1.6 Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban kiểm toán bao gồm thành viên máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giám sát chấp hành luật pháp công ty - Kiểm tra giám sát công việc kiểm toán viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Dung hòa bất đồng Ban giám đốc với kiểm toán viên bên 3.1.7 Các nhân tố bên Các nhân tố không thuộc kiểm soát đơn vị có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành nhà quản lý thiết kế vận hành quy chế thủ tục kiểm soát nội Bao gồm: Sự kiểm soát quan chức nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước… 3.2 Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán quy định kế toán thủ tục kế toán mà đơn vị kiểm toán áp dụng để thực ghi chép kế toán lập báo cáo tài  Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu tổng quát sau thực hiện: SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương - Sự phê chuẩn: Bảo đảm nghiệp vụ kinh tế xảy có phê chuẩn hợp lý - Tính có thật: Phải ghi chép nghiệp vụ có thật, không cho phép ghi chép nghiệp vụ thực vào sổ sách đơn vị - Tính đầy đủ: Bảo đảm tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phản ánh đầy đủ - Sự đánh giá: Bảo đảm sai phạm việc tính toán khoản giá phí - Sự phân loại: Đảm bảo nghiệp vụ ghi chép theo sơ đồ tài khoản ghi nhận đắn loại sổ sách kế toán - Tính kỳ: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định - Quá trình chuyển sổ tổng hợp xác: Số liệu kế toán ghi chép vào sổ phụ phải tổng cộng chuyển sổ đắn, tổng hợp xác báo cáo tài doanh nghiệp  Tính kiểm soát hệ thống kế toán thể qua ba giai đoạn trình kế toán: - Lập chứng từ: Đây giai đoạn quan trọng số liệu kế toán xác chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp phản ánh trung thực nghiệp vụ kính tế phát sinh Tính kiểm soát thể thông qua việc phê chuẩn chứng từ - Ghi sổ kế toán: Là giai đoạn tiến trình xử lý số liệu kế toán, việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp báo cáo Sổ sách giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin cách hệ thống, khoa học đóng vai trò trung gian chứng từ báo cáo tài chính, nên sở để kiểm tra chứng từ - Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối trình xử lý nhằm tổng hợp số liệu sổ sách thành tiêu báo cáo  Một đặc trưng quan trọng hệ thống kế toán “ dấu vết kiểm toán” 3.3 Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát quy chế thủ tục ban lãnh đạo đơn vị thiết lập đạo thực đơn vị nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể Thủ tục kiểm soát thường bao gồm: 3.3.1 Kiểm soát quản lý Các thủ tục kiểm soát nhà quản lý xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm công việc cần phân chia cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo chuyên môn hóa công việc, sai sót xảy xảy thường dễ phát - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cần có cách ly trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm lạm dụng quyền hạn Ví dụ: không bố trí thủ kho kiêm nhiệm vụ mua hàng, phê chuẩn thực nghiệp vụ, thực kiểm soát, ghi sổ tài sản bảo vệ tài sản… SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương - Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Theo ủy quyền cấp trên, cấp giao cho định giải số công việc phạm vi định Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà đảo bảo tính tập trung đơn vị Để tuân thủ tốt trình kiểm soát, nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn 3.3.2 Kiểm soát vật chất Tài sản doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị thông tin Bảo vệ tài sản ngăn chặn mát, tham ô, lãng phí sử dụng sai mục đích Các quy định thủ tục bảo vệ tài sản sau: - Hạn chế tiếp cận tài sản - Sử dụng thiết bị để hạn chế rủi ro - Kiểm kê tài sản định kỳ - Bảo quản chứng từ sổ sách ghi chép 3.3.3 Kiểm soát sổ sách ghi chép - Thiết kế, sử dụng chứng từ sổ sách phù hợp - Hình thức chứng từ sổ sách cần đơn giản nhằm tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trình ghi chép phải đảm bảo có đầy đủ yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát - Định kỳ, cần xem xét mẫu chứng từ sổ sách nhằm hoàn chỉnh phương pháp lập, luân chuyển chứng từ phương pháp ghi sổ kế toán - Cần có đối chiếu trình ghi chép độc lập đối chiếu kế toán chi tiết kế toán tổng hợp - Phải đảm bảo ghi chép quan hệ đối ứng nghiệp vụ kinh tế phát sinh 3.3.4 Kiểm soát nội môi trường tin học hoá 3.3.4.1 Các rủi ro thường gặp Có nhiều rủi ro xảy môi trường kế toán xử lý máy Do phân thành loại rủi ro sau: - Rủi ro kinh doanh: rủi ro liên quan đến việc thực nghiệp vụ kinh tế - Rủi ro xử lý thông tin: Là rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý liệu tổng hợp, lập báo cáo + Đầu vào: ghi nhận liệu sai, không xác, không đầy đủ không hợp lệ + Xử lý: liệu xử lý bị sai việc phân loại sai, tính toán sai chương trình xử lý không xác + Kết quả: thông tin tổng hợp thành báo cáo kế toán không xác Báo cáo chuyển giao không người nhận - Rủi ro liên quan tới hệ thống: rủi ro liên quan đến việc xây dựng, bảo dưỡng, phát triển sử dụng hệ thống + Rủi ro liên quan tới quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống phát triển không quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống); hệ thống không đáp ứng nhu cầu người sử dụng + Rủi ro liên quan tới nhân + Rủi ro liên quan tới thiết bị SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương + Rủi ro liên quan tới liệu hệ thống  Hệ thống, liệu bị phá hủy cố tình phá hoại vô tình sử dụng không kỹ thuật  Hệ thống liệu dễ bị thâm nhập, phá hủy để sửa chương trình xử lý phá hủy hay lấy cắp thông tin  Dữ liệu dễ bị hư máy, bị phá hoại ăn cắp thiết bị lưu trữ 3.3.4.2 Kiểm soát chung hệ thống kế toán máy Kiểm soát chung hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn hệ thống xử lý, ảnh hưởng tới tất hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ Kiểm soát chung thiết lập nhằm đảm bảo toàn hệ thống thông tin máy tính ổn định quản trị tốt Thông thường có nhóm thủ tục kiểm soát chung sau: - Xác lập kế hoạch an ninh - Phân chia trách nhiệm chức hệ thống - Kiểm soát dự án phát triển hệ thống - Kiểm soát thâm nhập mặt vật lý - Kiểm soát truy cập hệ thống - Kiểm soát lưu trữ liệu - Kiểm soát truyền tải liệu - Chuẩn hoá tài liệu hệ thống - Giảm thiểu thời gian chết hệ thống - Dấu vết kiểm toán - Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại 3.3.4.3 Kiểm soát ứng dụng hệ thống kế toán máy vi tính - Kiểm soát ứng dụng kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin ứng dụng xử lý kế toán định Là sách, thủ tục thực ảnh hưởng đến hệ thống ứng dụng cụ thể Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát nhập liệu: Được thực từ có nguồn liệu hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống Do đó, cần phải kiểm soát nguồn liệu kiểm soát trình nhập liệu + Kiểm soát nguồn liệu: nhằm đảm bảo liệu nhập vào hợp lệ Các thủ tục kiểm soát: Dữ liệu trước nhập vào hệ thống cần chuẩn y phê duyệt cách đầy đủ hợp lý; đánh dấu sử dụng chứng từ sau nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng thiết bị kiểm tra chứng từ trước nhập liệu; nghiệp vụ sau thực cần nhập vào hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếu với hoạt động liên quan để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra… + Kiểm soát trình nhập liệu: kiểm tra tính nhập liệu; kiểm tra vùng liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước nhập liệu; sử dụng giá trị mặc định tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ hướng dẫn sửa lỗi… - Kiểm soát trình xử lý liệu: kiểm soát xử lý kiểm tra xác thông tin kế toán trình xử lý số liệu Có thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn liệu; kiểm tra liệu hành; kiểm soát trình tự xử lý SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương liệu; nhận biết tập tin cách hữu hình; kiểm tra liệu phù hợp; đối chiếu với liệu hệ thống; đối chiếu tổng hợp chi tiết - Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét kết xuất nhằm đảm bảo nôi dung thông tin cung cấp hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu kết xuất liệu nhập thông qua thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính xác thông tin; chuyển giao xác thông tin đến người sử dụng; quy định hủy thông tin bí mật sau tạo kết xuất giấy than, in thử, nháp… II Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Các chức chu trình mua hàng toán 1.1 Xử lý đơn đặt hàng Bản yêu cầu sản phẩm dịch vụ lập công ty khách hàng điểm khởi đầu chu kỳ Mẫu xác yêu cầu phê chuẩn quy định phụ thuộc vào chất hàng hoá dịch vụ sách công ty Sự phê chuẩn đắn nghiệp vụ mua hàng phần cảu chức bảo đảm hàng hoá dịch vụ mua theo mục đích phê chuẩn công ty tránh cho việc mua nhiều mua mặt hàng không cần thiết Sau nhận yêu cầu mua hàng phận doanh nghiệp, phận mua hàng lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu bản: giá cả, chất lượng hàng mua, tin cậy bán hàng giao hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp, phận mua hàng đàm phán lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp lựa chọn để xác định yêu cầu hàng mua yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Một đơn đặt hàng chuyển cho phận nhận hàng để làm sở kiểm tra nhận hàng 1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ Khi nhận hàng, phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng nhà cung cấp đối chiếu với đơn đặt hàng, sau lập Biên nhận hàng Bản Biên nhận hàng chuyển đến phận liên quan (bộ phận mua hàng phòng kế toán) theo quy định Sau kiểm nhận, phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo hàng nhận hàng làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho trách nhiệm quản lý hàng chuyển giao cho phận kho hàng 1.3 Ghi nhận khoản nợ người bán Khi nhận Hoá đơn bán hàng nhà cung cấp, kế toán toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ tính toán Hoá đơn mua hàng Sau đó, tiến hành đối chiếu thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá ) Hoá đơn bán hàng với chứng từ gốc liên quan Biên nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho Hoá đơn Phiếu nhập kho sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; Hoá đơn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa toán) 1.4 Xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán Đối với hầu hết đơn vị, biên lai kế toán toán lưu giữ toán Thanh toán thường thực uỷ nhiệm chi SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương phiếu chi làm thành nhiều bản, mà gốc gửi cho người toán, lưu lại hồ sơ theo người toán Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra chứng từ như: Hoá đơn, Biên nhận hàng Đơn đặt hàng Những chứng từ sau sử dụng để toán cần đánh dấu “đã toán” để đảm bảo chứng từ không sử dụng lại Giấy báo Nợ ngân hàng Phiếu chi chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ toán Trong hầu hết trường hợp, ngân phiếu toán ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, ghi vào số hồ sơ số phiếu chi lưu trữ có tác dụng sổ nhật ký chi tiền mặt Các gian lận sai sót thường gặp chu trình mua hàng toán - Người thẩm quyền đề nghị mua hàng - Gian lận việc đặt hàng với nhà cung cấp - Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng chiết khấu thương mại - Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng - chẳng hạn hàng hoá sai số lượng, chất lượng hay quy cách - Nhà cung cấp phát hành gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị phát hành hoá đơn đúp - Khi toán séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có toán nhầm nhà cung cấp, với chữ ký uỷ quyền không đúng, đề xuất toán khoản giả mạo cho người giả mạo hoá đơn bị toán hai lần liền - Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên công ty thật Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 3.1 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ mua hàng - Mục tiêu phát sinh quyền kiểm soát: nghiệp vụ mua hàng ghi sổ, phê chuẩn đắn liên quan đến số hàng thực - Mục tiêu đầy đủ: tất hàng nhận kỳ ghi sổ đầy đủ - Mục tiêu đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào đo lường dựa sở giá gốc - Mục tiều ghi chép xác: nghiệp vụ mua hàng ghi tài khoản, giá trị kỳ kế toán - Mục tiêu khai báo: hàng mua vào cần phải thuyết minh phù hợp với quy định chuẩn mực kiểm toán 3.2 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ toán - Mục tiêu phát sinh: khoản chi tiền ghi sổ toán cho hàng mua phê chuẩn nhận - Mục tiêu đầy đủ: tất khoản chi tiền mua hàng ghi sổ đầy đủ - Mục tiêu ghi chép xác: khoản chi toán tiền mua hàng ghi tài khoản, đứng số tiền kỳ kế toán SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương Các thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 4.1 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng 4.1.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với mục tiêu kiểm soát 4.1.1.1 Mục tiêu phát sinh quyền kiểm soát - Đơn đặt hàng lập dựa yêu cầu mua hàng phê chuẩn - Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu thông tin đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng phê chuẩn - Người nhận hàng đếm, kiểm tra đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã, hàng thực nhận với đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng phê chuẩn - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp chứng từ đối chiếu thông tin Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng Biên nhận hàng trước ghi sổ kế toán 4.1.1.2 Mục tiêu đầy đủ - Các Biên nhận hàng đánh số thứ tự trước đính kèm với Hoá đơn tương ứng - Hoá đơn xếp theo số thứ tự Biên nhận hàng ghi sổ theo trình tự - Những hoá đơn liên quan đến hàng mua (đã thuộc quyền kiểm soát đơn vị) đường vận chuyển cần quản lý riêng hồ sơ “Hàng mua đường” - Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến phận kế toán để ghi sổ kịp thời 4.1.1.3 Mục tiêu đo lường tin cậy - Lập bảng kê khoản chi phí phép tính vào giá gốc hàng mua vào theo quy định chuẩn mực kiểm toán có phê chuẩn Kế toán trưởng - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp chứng từ làm sở tính giá gốc hàng mua vào 4.1.1.4 Mục tiêu ghi chép xác - Kiểm tra tính toán chứng từ trước ghi sổ - Ghi định khoản hoá đơn mua hàng - Đối với hàng nhập kho phiếu nhập kho phải đính kèm với hoá đơn - Kế toán trưởng kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản hoá đơn trước ghi sổ - Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán - Đối chiếu số liệu hàng mua vào thủ kho với kế toán chi tiết, kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ 4.1.1.5 Mục tiêu khai báo - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ bên liên quan như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết, theo yêu cầu VAS 26 “Thông tin bên liên quan” 4.1.2.Một số rủi ro thủ tục kiểm soát tương ứng:  Yêu cầu hàng không nhu cầu thực tế - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 10 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi tiến hành mở L/C, T/T tùy theo phương thức toán đề cập hợp đồng Sau hoàn tất việc toán tiền hàng, ngân hàng gửi giấy báo Nợ sổ phụ ngân hàng cho công ty Kế toán tiền gửi vào chứng từ gốc mua hàng, giấy đề xuất toán để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng toán ghi giấy báo Nợ sổ phụ kế toán có khớp với hay không, kế toán tiền gửi dùng User Password để truy cập hệ thống cập nhật số liệu máy tính 3.3 Kiểm soát môi trường xử lí thông tin máy tính Công ty sử dụng phần mềm Pro Accounting công tác kế toán Để đảm bảo việc cung cấp thông tin trung thực xác cần thiết phải có kiểm soát kế toán điều kiện tin học hóa 3.3.1 Kiểm soát chung 3.3.1.1 Kiểm soát việc truy cập hệ thống Phân quyền sử dụng: Phần mềm kế toán sử dụng công ty cho phép phân quyền sử dụng Theo đó, nhân viên kế toán có User Password riêng để truy cập vào hệ thống phép cập nhật, sửa chữa, in ấn… phần hành mà đảm nhận Riêng kế toán tổng hợp kế toán trưởng phép truy cập vào liệu tất phần hành Kế toán phần hành phép truy nhập vào báo cáo hay sổ sách tổng hợp năm toán xong 3.3.1.2 Kiểm soát lưu trữ liệu - Phần mềm sử dụng cần cài đặt tính tự động lưu trữ liệu nhập vào sau khoảng thời gian định để tránh trục trặc bất ngờ đột xuất - Cuối tháng, kế toán viên tiến hành in ấn sổ sách máy đối chiếu với chứng từ gốc, sau đóng thành tập lưu trữ Mỗi kế toán viên có trách nhiệm lưu trữ chứng từ sổ sách liên quan tới phần hành 3.3.2 Kiểm soát ứng dụng 3.3.2.1 Kiểm soát nhập liệu - Kế toán cần nhập “mã NCC”, “mã hàng” vào máy, chương trình tự động hiển thị thông tin có liên quan thiết kế từ trước Trong trình thiết kế mã nhà cung cấp hay mã hàng có trùng lắp phần mềm tự báo lỗi - Chứng từ gốc đánh số thứ tự trước nhập vào máy để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ Khi nhập xong, nhân viên kế toán phần hành đánh dấu sử dụng để tránh tình trạng liệu nhập hai lần - Dữ liệu trước nhập vào máy cấp có thẩm quyền phê duyệt 3.3.2.2 Kiểm soát xử lý liệu - Công ty áp dụng kế toán máy từ năm 2006 nên liệu lưu máy tính chưa nhiều, mà công ty chưa có quy định cụ thể thời gian lưu trữ liệu vượt thời hạn liệu chuyển sang lưu trữ thiết bị lưu trữ khác SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 36 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương - Dữ liệu chứng từ mệnh lệnh chứng từ thực phải phù hợp với - Hệ thống thiết kế đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết nhằm phát ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau chuyển Sổ Cái 3.3.2.3 Kiểm soát thông tin đầu Cần phải kiểm tra xem xét kỹ sổ sách báo cáo in để đảm bảo thông tin cung cấp xác, trung thực hợp lý; phải đảm bảo hình thức sổ sách, báo cáo phù hợp với quy định chế độ kế toán Việt Nam SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 37 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương Phần III: Một số đánh giá kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Vinatex Đà Nẵng I Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng Đánh giá môi trường kiểm soát công ty 1.1 Ưu điểm - Đặc thù quản lý: Do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên Ban giám đốc công ty dễ dàng trì mối quan hệ trực tuyến với phận quản lý khác Có phân quyền rõ ràng với cấp dưới, ban lãnh đạo quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính, ý tới phong cách lãnh đạo mình, thân thiện với người cố gắng phát triển văn hóa công ty - Chính sách nhân sự: Công ty có sách nhân rõ ràng, trách nhiệm quyền hạn quy định cụ thể, không nhập nhằng; chất lượng làm việc theo dõi chặt chẽ để có sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc để nâng cao chất lượng hiệu công việc giao - Cơ cấu tổ chức: Đứng đầu Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung Trong phòng ban có cấp trưởng phòng ban tách biệt chức nhiệm vụ với nhau, không nhập nhằng tất chịu giám sát Tổng giám đốc Vì vậy, mà chồng chéo công việc, tạo nên chế quản lý rõ ràng, chặt chẽ, có chu trình mua hàng toán - Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng thống phận, đảm bảo tuân thủ quy định Bộ tài Đồng thời công ty áp dụng hình thức kế toán máy nên việc rút số dư tài khoản xác hơn, đảm bảo tính xác cho báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất vật tư, quản lý phiếu thu chi, công tác quản lý giảm nhẹ, nhanh chóng mang tính khoa học Hơn nữa, công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nên đơn giản cho việc kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ 1.2 Nhược điểm - Mặc dù công ty lớn chưa có phận kiểm toán riêng biệt thực giám sát hoạt động chung công ty Mọi công việc kiểm tra, đối chiếu thường nhân viên phụ trách chứng từ, sổ sách phòng ban tự kiểm tra, đối chiếu với - Tỉ lệ lạm phát ngày cao kéo theo giá nguyên liệu đầu vào tăng lên Nếu công ty tăng giá bán để bù lỗ lại đẩy lạm phát lên cao, vậy, công ty phải tiết kiệm chi phí khác tăng suất lao động cách giảm bớt công đoạn kiểm tra việc mua hàng để nguyên phụ liệu nhanh chóng đưa vào sản xuất Do vậy, dễ xảy gian lận giai đoạn - Do công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc chọn mua nguyên phụ liệu đầu vào khách hàng công ty định nhà cung cấp SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 38 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương Do vậy, công ty thụ động việc lựa chọn nhà cung cấp hay nói công ty chưa có kế hoạch cụ thể cho việc mua hàng Đánh giá thủ tục kiểm soát 2.1 Đối với nghiệp vụ mua hàng - Công ty thực việc kiểm soát nghiệp vụ mua hàng chặt chẽ, quy định trách nhiệm công việc phận có liên quan việc mua hàng rõ ràng đầy đủ - Nhưng việc xem xét, kiểm tra hàng mua mang tính hình thức: nhận hàng, để thực đầy đủ khâu kiểm tra phận nhận hàng thiết phải có bốn bên tham gia thực tế đơn vị có ba phận tham gia phòng Kinh doanh, Kho phận QA mà tham gia phòng Kỹ thuật công nghệ - Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường nhân viên phụ trách phần hành tự kiểm tra với chưa có nhân viên độc lập để làm nhiệm vụ - Công ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng - Trong trường hợp hàng không kèm theo hóa đơn, kế toán kho ghi tăng khoản mục hàng tồn kho (TK 152) - Một số đơn đặt hàng in giấy ký duyệt cấp có thẩm quyền cho đơn đặt hàng lưu máy người lưu người chịu trách nhiệm trực tiếp Hơn nữa, chưa có so sánh cụ thể đơn đặt hàng với Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu cần mua việc xác định số lượng cần mua - Công ty không sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đường - Trên Biên nhận hàng hóa đơn đánh số thứ tự - Không có kế hoạch việc mua hàng tính toán chi phí cụ thể, việc mua hàng thực có đơn đặt hàng từ khách hàng - Chưa có kiểm tra tự động máy việc nhập sai mã vật tư 2.2 Đối với nghiệp vụ toán 2.2.1 Đối với khoản phải trả người bán - Bộ chứng từ toán chép thành nhiều giao cho phòng ban liên quan để đảm bảo xác mặt số liệu ghi sổ - Có phân công rõ ràng việc theo dõi khoản phải trả người bán, công việc thực kế toán công nợ - Để đảm bảo uy tín, công ty trì mức nợ hợp lý nên việc trả nợ cho nhà cung cấp thường không để tồn đọng lâu đảm bảo đủ vốn cho tăng trưởng công ty - Công ty quy định cụ thể thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ - Về khoản chiết khấu: quy định cụ thể kiểm tra tính xác khoản chiết khấu giảm trừ hóa đơn 2.2.2 Đối với việc chi tiền - Chức kiểm tra chức chấp nhận toán (do kế toán trưởng kế toán toán xem xét) tách biệt so với chức xét duyệt chi quỹ để toán (do thủ quỹ thực hiện) SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 39 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương - Có ký duyệt thủ quỹ phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền thực tránh việc sử dụng lại phiếu chi để yêu cầu toán - Hóa đơn mua hàng giao cho kế toán toán nên chưa có kiểm tra lại với hóa đơn gốc II Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ mua hàng - Các yếu tố trình bày đơn đặt hàng thường không thống Một số đơn đặt hàng có ghi rõ số PO# (purchasing order) tức nhìn vào đơn đặt hàng ta hiểu hàng mua đáp ứng cho đơn đặt hàng nào, điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra theo dõi Tuy nhiên, số đơn đặt hàng công ty lại cột PO# mà thay vào cột số thứ tự Xét mặt kiểm tra kiểm soát việc tạo số thứ tự ý nghĩa gì, công ty nên xem xét việc biên soạn lại đơn đặt hàng để có mẫu đơn đặt hàng chuẩn thống - Khi kiểm tra hàng nhập kho, thực tế công ty có ba bên tham gia phòng Kinh doanh, Kho phòng QA Tuy nhiên, để đảm bảo hàng nhận chất lượng đủ công ty nên quy định cần thiết phải tham gia phòng Kỹ thuật công nghệ vào trình kiểm nhận hàng - Công ty nên giao trách nhiệm cho người độc lập kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách phòng ban - Để thuận lợi việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu đảm bảo việc kiểm soát mua hàng chặt chẽ công ty nên quy định việc phải đánh số thứ tự Đơn đặt hàng Hóa đơn để thuận tiện việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo tất Đơn đặt hàng Hoá đơn xử lý, đồng thời dễ dàng kiểm tra liên tục Quan trọng số thứ tự đơn đặt hàng phải ký hiệu cho dễ dàng tham chiếu đến giấy yêu cầu mua hàng, tránh trường hợp cán mặt hàng đặt mua hàng hoá sử dụng cho mục đích riêng - Tại công ty không sử dụng TK 151 hàng mua đường vào cuối kỳ, để đảm bảo với quy định Bộ tài công ty nên sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đường: Khi kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi hàng kế toán thực việc điều chỉnh lại: Nợ Tk 152 Có TK 151 Sau hàng nhập kho đầy đủ Thủ kho nhận đủ chứng từ mua hàng nên chứng từ thành bản: giao cho kế toán công nợ, giao cho phòng Kinh doanh để chứng nhận quy trình mua hàng hoàn tất Hơn nữa, việc giao cho phòng Kinh doanh làm để thuận lợi cho việc kiểm tra cán mặt hàng đặt mua hàng nhà cung cấp định không SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 40 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương - Để tránh tình trạng gian lận khoản chiết khấu hưởng, công ty nên yêu cầu bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cấp bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận phù hợp xác Hoàn thiện kiểm soát việc toán tiền hàng 2.1 Hoàn thiện kiểm soát nợ phải trả - Công ty nên có quy định cụ thể thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ Sau ngày nhận hàng ngày phải chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp - Khi hàng mà Hóa đơn mua hàng chưa công ty tiến hành ghi tăng khoản hàng tồn kho, trường hợp công ty chưa ghi tăng khoản phải trả người bán mà hạch toán vào “Chi phí trả trước” Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 335 Khi hóa đơn kế toán công nợ tiến hành điều chỉnh: Nợ TK 335 Có TK 331 Khi ghi tăng tạm thời khoản “Chi phí trả trước” thay ghi tăng khoản “phải trả người bán” không làm thay đổi tổng Nợ phải trả Bảng cân đối kế toán Tuy nhiên, xảy trường hợp đến thời điểm kết thúc niên độ mà hóa đơn lô hàng chưa về, tức số liệu nhập nằm TK 335 mà chưa kết chuyển sang TK 331 gây hiểu nhầm việc công ty ghi tăng khoản chi phí để làm giảm lợi nhuận công ty, khai báo thuế sai làm cho người sử dụng báo cáo tài hiểu sai thực trạng công ty, chí bị nghi ngờ cố tình gian lận để tránh nộp thuế Vì vậy, đến thời điểm khóa sổ mà hóa đơn chưa công ty nên xem xét việc sử dụng TK 331 “Tạm” để hạch toán khoản phải trả người bán thay đưa vào TK 335 Hơn nữa, công ty nên xem xét việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ vào cuối tháng hàng nhận nhập kho mà Hóa đơn mua hàng chưa phải điều chỉnh giá thực tế nhận Hóa đơn thông báo giá thức nhà cung cấp Giá tạm tính cần phải phòng Kinh doanh lập Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu cần mua Costing sheet - Kế toán công nơ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán nhà cung cấp, tức thay định khoản bút toán ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau trừ chiết khấu, kế toán công nợ nên tách biệt hai định khoản trước nhập vào máy: bút toán phản ánh giá trị hàng mua vào thực tế bút toán phản ánh khoản chiết khấu giảm giá hưởng - Đinh kỳ, nên kiểm tra số dư TK 331 để phát nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ có kế hoạch cụ thể việc trả nợ SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 41 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương 2.2 Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền 2.2.1 Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền mặt Kế toán trưởng kế toán toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu chứng từ kế toán kho cung cấp gồm Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (bản sao), Phiếu nhập kho (liên 2), Đơn đặt hàng với chứng từ gốc có khớp với không trước tiến hành duyệt chi Vì chứng từ toán nên dấu “sao y chính” cần yêu cầu ký duyệt ban giám đốc công ty để tránh trường hợp dấu bị làm giả Công ty nên yêu cầu Bảng báo giá từ nhà cung cấp nguyên phụ liệu mua trước tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi xác Trên Bảng báo giá nhà cung cấp nên có xác nhận nhà cung cấp để đảm bảo trường hợp nhân viên làm bảng báo giá giả để thực việc gian lận 2.2.2 Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền thông qua ngân hàng Công ty nên hạn chế toán qua hình thức T./T (trả trước) theo hình thức công ty phải lệnh ngân hàng trả tiền trước nhận hàng từ phía nhà cung cấp nên dễ gặp rủi ro Kế toán tiền gửi cần phải đối chiếu số tiền giấy báo Nợ số tiền cần toán giấy đề xuất với hóa đơn mua hàng có khớp không Hoàn thiện kiểm soát nội môi trường xử lí máy tính 3.1 Kiểm soát việc truy cập vào hệ thống Chương trình kế toán máy áp dụng công ty từ năm 2006 nên công ty chưa gặp trường hợp chỉnh sửa số liệu trái phép hay gian lận phần hành Hơn nữa, công ty áp dụng nên việc thiết kế phần mềm trọng vào việc cải thiện phầm mềm cho phù hợp với quy định Bộ tài chính, cho nên, chưa tâm vào việc thiết kế phần mềm để phát nhân viên truy cập trái phép Công ty nên áp dụng cách thức chương trình ghi lại số lần, thời gian tài khoản truy cập truy cập vào menu nào, nên lưu lại tên nhân viên truy cập để phát tài khoản hay cập nhật người cập nhật vào tài khoản có phân quyền truy cập quy định không 3.2 Kiểm soát việc xử lý liệu Phần mềm trước đưa vào sử dụng cần phải kiểm tra kỹ để đảm bảo nghiệp vụ không bị thay đổi phương pháp xử lý thay đổi phần mềm sai sót nhỏ thay đổi kết lớn Hàng năm, công ty xảy tình trạng số liệu liên quan tới hàng tồn kho bị xử lý không xác lỗi chương trình kế toán máy Do vậy, định kỳ kế toán kho phải lập bảng tổng hợp sai sót lỗi chương trình để trình cấp xử lý, việc kiểm tra thủ công tốn nhiều thời gian, yêu cầu phận tin học công ty phải thường xuyên kiểm tra nâng cấp phần mềm kế toán để khắc phục tình trạng Có thể xóa bớt mã nhà cung cấp không giao dịch khỏi hệ thống để tránh tình trạng đầy nhớ giảm tốc độ xử lý liệu SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 42 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương 3.3 Kiểm soát thiết kế phần mềm Công ty nên đào tạo mặt nghiệp vụ cho nhân viên thuộc tổ tin học bố trí nhân viên có am hiểu kế toán thực việc tư vấn cho phận trình thiết kế phần mềm Không nên để nhân viên kế toán kho, kế toán công nợ kế toán toán… tham gia vào việc tư vấn thiết kế phần mềm, điều dễ dẫn đến thông đồng nhân viên để tạo lập nên chương trình có lợi cho họ 3.4 Kiểm soát việc lưu trữ liệu Việc lưu trữ liệu máy lúc an toàn tuyệt đối, xảy trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở cài chương trình virut vào máy để phá hủy liệu mà họ thực gian lận nhằm xóa dấu vết, công ty thực lưu liệu vào đĩa, USB, thẻ Tuy nhiên, việc lưu trữ vào ổ cứng tuyệt đối an toàn đôi lúc hỏng hóc hay bị lỗi, công ty nên thực hiện: - Định kỳ, nên tiến hành in ấn, lưu ghi tập tin quan trọng; nên lưu thành nhiều lưu nhiều nơi khác - Các thiết bị đĩa, USB văn nên lưu trữ chỗ an toàn, người biết đến để đảm bảo an toàn phải giao cho người có trách nhiệm quản lý SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 43 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương Lời kết Qua trình tìm hiểu kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần quan tâm cấp lãnh đạo công ty để có hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt có hiệu Trong thời gian thực tập công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng, hướng dẫn thầy Nguyễn Công Phương, với giúp đỡ anh chị phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, Kho, phòng QA, phòng KTCN giúp em có điều kiện tìm hiểu công tác hạch toán kế toán vấn đề khác liên quan tới đề tài Cùng với kiến thức học trình tìm hiểu, quan sát thực tế giúp em hoàn thiện đề tài Tuy vậy, đề tài tránh khỏi sai sót hạn chế định Em mong nhận góp ý thầy cô anh chị phòng kế toán công ty Em xin chân thành cảm ơn SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 44 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS.Nguyễn Quang Quynh – TS.Ngô Trí Tuệ, Giáo trình Kiểm toán tài chính,tái lần 2, Nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, 2006 ThS.Thái Phúc Huy chủ biên, Hệ thống thông tin kế toán, tái lần thứ 2, Nhà xuất thống kê, 2004 Bài giảng kiểm toán tài chính, Khoa kế toán, Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 45 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương MỤC LỤC Lời mở đầu Phần I: Cơ sở lý thuyết kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nói riêng I Khái quát chung kiểm soát nội Khái niệm kiểm soát nội Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội 3 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội 3.1 Môi trường kiểm soát 3.2 Hệ thống kế toán .4 3.3 Các thủ tục kiểm soát II Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Các chức chu trình mua hàng toán 1.1 Xử lý đơn đặt hàng 1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ 1.3 Ghi nhận khoản nợ người bán 1.4 Xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán Các gian lận sai sót thường gặp chu trình mua hàng toán Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 3.1 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ mua hàng 3.2 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ toán .9 Các thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 10 4.1 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng 10 4.2 Các thủ tục nghiệp vụ toán 11 4.3 Các thủ tục điều kiện tin học hoá 12 Phần II: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng .15 I Giới thiệu khái quát công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 15 Lịch sử hình thành phát triển công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 15 Đặc điểm tổ chức quản lí đặc điểm hoạt động công ty 16 2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý 16 2.2 Đặc điểm hoạt động công ty 18 Tổ chức hạch toán kế toán 19 3.1 Cơ cấu tổ chức máy kế toán 19 3.2 Hình thức kế toán áp dụng công ty 20 II Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 21 Môi trường kiểm soát công ty 21 1.1 Đặc thù quản lý 21 1.2 Chính sách nhân .22 1.3 Công tác kế hoạch 22 1.4 Các nhân tố bên 22 Đặc điểm mua hàng công ty 22 SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 46 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương Các thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Vinatex 23 3.1 Các thủ tục kiểm soát hoạt động mua hàng 23 3.2 Các thủ tục kiểm soát việc toán tiền hàng 30 3.3 Kiểm soát môi trường xử lí thông tin máy tính .36 Phần III: Một số đánh giá kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Vinatex Đà Nẵng .38 I Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 38 Đánh giá môi trường kiểm soát công ty 38 1.1 Ưu điểm 38 1.2 Nhược điểm 38 Đánh giá thủ tục kiểm soát 39 2.1 Đối với nghiệp vụ mua hàng 39 2.2 Đối với nghiệp vụ toán 39 II Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 40 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ mua hàng 40 Hoàn thiện kiểm soát việc toán tiền hàng 41 2.1 Hoàn thiện kiểm soát nợ phải trả 41 2.2 Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền 42 Hoàn thiện kiểm soát nội môi trường xử lí máy tính 42 3.1 Kiểm soát việc truy cập vào hệ thống 42 3.2 Kiểm soát việc xử lý liệu 42 3.3 Kiểm soát thiết kế phần mềm 43 3.4 Kiểm soát việc lưu trữ liệu 43 Lời kết 44 SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 47 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 48 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 49 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 50 [...]... được đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực sự phát sinh 3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex 3.1 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng 3.1.1 Khái quát chu trình mua hàng tại công ty Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: Chứng từ Xử... ý cho nhóm kiểm soát dữ liệu Lựa chọn chứng t Kiểm soát theo từng bước xử lý: Tổng tiền trong thanh toán In nhậtcác Check đã phát hành = Tổng tiền trong các ký chi tiên In Check chứng từ thanh toán SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 14 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng I Giới... cấp thông tin ra bên ngoài như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảo tuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp II Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 1 Môi trường kiểm soát tại công ty 1.1 Đặc thù về quản lý Để duy trì hoạt... xử lý: Nhóm kiểm soát ghi chép sẽ so sánh tổng Hash (tổng số mã các đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép Thanh Đối chiếu, tạo chứngĐếm mẫu tin: Số dòng trong nhật ký mua hàng = toán từ thanh toán, inSố mẫu tin được thêm vào trong tập tin chứng từ chứng từ thanh toán thanh toán Kiểm tra hợp lệ SắpKiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát xếp, kết hợp và insẽ so... từ thanh toán mới Chi Lựa chọn chứng Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh tiền từ thanh toán để toán cũ = Số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh toán thanh toán mới + Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền 4.3.3 Kiểm soát kết quả đã được xử lý Hệ Chương trình Thủ tục kiểm soát thống Mua In đặt hàng mua Đếm mẫu tin: Số mẫu tin mới trong tập tin chi tiết hàng đặt hàng mua = Số dòng ghi mặt hàng. .. kiểm soát chu trình thanh toán: PHÒNG KD Lập giấy đề xuất KT THANH TOÁN KT TRƯỞNG THỦ QUỸ Lập giấy thanh toán Kiểm tra, xem xét Lập phiếu chi 2 Phiếu chi 1 A Nhận HĐGGT, bảng báo giá Kiểm tra, xét duyệt Chi tiền Phiếu chi 2 Các chứng từ liên quan Ghi sổ quỹ Đối với hàng mua trong nước hoặc khối lượng mua không lớn lắm thì công ty sẽ lập Phiếu chi để thanh toán Bộ chứng từ thanh toán tiền mua hàng gồm... Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người xin thanh toán - Phiếu chi được lập dựa trên giấy thanh toán (nhu cầu thanh toán thực sự phát sinh), Biên bản nhận hàng và Hóa đơn bán hàng (hàng hóa đã thực nhận)… Kế toán trưởng và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra sự khớp đúng của các chứng từ trước khi ký duyệt chứng từ chi Phiếu chi được lập thành 2 liên: một liên giao cho thủ quỹ, một liên kế toán thanh toán. .. 4.3.1 Kiểm soát quá trình nhập liệu Hệ thống Thủ tục kiểm soát Mua hàng Kiểm tra sự đậy đủ - Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: “Số yêu cầu”; “Mã hàng tồn kho”; “Số lượng”; Ngày giao hàng - Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay không: “Mã người bán”; “Tên người mua ; “Mã hàng hóa”; “Giá đơn vị” Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán” Nhận hàng Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm. .. chiếu, kiểm tra Giấy báo Nợ Nhận bộ chứng từ gốc, giấy đề xuất từ KT kho và phòng KD Cập nhật vào máy Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì công ty thường thanh toán qua ngân hàng Các hình thức thanh toán mà công ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi, L/C và T/T (gồm trả trước và sau) Khi có nhu cầu phải thanh toán, phòng Kinh doanh sẽ lập một Giấy đề xuất gửi cho bộ phận kế toán. .. đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sở hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty Vinatex Đà Nẵng Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment Manufacturing Import Export Joint Stock Company Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp .Đà Nẵng SVTH: