Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

... thủ tục kiểm soát không phù hợp… Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 2.1 Khái quát chung chu trình mua hàng toán 2.1.1 Định nghĩa chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán chu trình bao... cung cấp nguyên liệu nước Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Kiểm soát chu trình mua hàng toán trình kiểm soát chức chu trình sau: - Đặt hàng/ dịch vụ cần thiết - Nhận hàng/ dịch vụ yêu cầu Trang... kiểm soát chu trình mua hàng toán, để hạn chế sai sót liên quan đến chu trình chu trình khác đến mức thấp 2.1.3 Chức chu trình mua hàng toán 2.1.3.1 Chu n bị đơn đặt hàng Khi có yêu cầu mua hàng,

1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được mục tiêu của tổ chức. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB), một số định nghĩa hiện nay là: Theo COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization): “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountants - IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. 1.2. Phân loại hệ thống kiểm soát nội bộ 1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm thực hiện hai mục tiêu chính sau: Trang 1 - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. 1.2.2. Kiểm soát nội bộ về quản lý KSNB về quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý, thực hiện tốt hai mục tiêu chính: - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống KSNB cần: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động Trang 2 trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị. Ở các đơn vị nhỏ thì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu. Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm... Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ trong các Công ty Cổ phần. 1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB của các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau: Trang 3 - Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. - Xác định rủi ro: xác định các rủi ro bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng không tốt đến mục tiêu và hoạt động của đơn vị. - Các thủ tục kiểm soát: là các thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và giúp kiểm soát các rủi ro đơn vị đang hay có thể gặp phải. - Hệ thống thông tin và truyền thông: cung cấp thông tin cho mọi cấp trong một tổ chức để đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng - Hệ thống giám sát: là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. 1.4.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là : - Tính trung thực và giá trị đạo đức: là tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Để đáp ứng nhu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. - Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập Trang 4 báo cáo tài chính và rất chú trọng việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch, sẵn sàng chấp nhận rủi ro. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. - Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát, và giám sát các hoạt động, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong hoạt động đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. - Ủy ban kiểm soát: là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị, không tham gia vào việc điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của KSNB. - Chính sách nhân sự: là các chính sách tuân thủ của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. - Công tác kế hoạch: là hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động, và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. 1.4.2. Xác định rủi ro Đây là một bộ phận thứ hai của KSNB. Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Không lệ thuộc vào quy Trang 5 mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động. - Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm... - Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức... Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến những rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này. Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ… Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với những rủi ro đó. 1.4.3. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện ba chức năng kiểm soát chính là kiểm soát quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán. 1.4.3.1. Kiểm soát quản lý Trang 6 Kiểm soát quản lý là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. - Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ phát hiện. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm sai phạm của mình. Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây: - Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình. - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản. - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện – thường là bộ phận kế toán. - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp Trang 7 tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. - Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép. - Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó. Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết định về mua sắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do hội đồng quản trị phê chuẩn. 1.4.3.2. Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Thí dụ: tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ…và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận tài sản của đơn vị. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm bảo đảm cho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi trường, nguồn Trang 8 cung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt động kiểm soát sẽ rất cần thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa những thiệt hại do môi trường tự nhiên hay do sự phá hoại của con người. Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra, mọi tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật thường xuyên trên các đĩa mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác. Các bản sao cần phải lưu trữ tách biệt với nơi lưu trữ bản gốc. 1.4.3.3. Kiểm soát kế toán Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thành phần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ việc tính toán các con số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đến kiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách…Kiểm soát kế toán cần đảm bảo các nguyên tắc sau: - Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết. - Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu, đủ số liên quy định. - Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ. - Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. - Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo. Trang 9 - Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát… 1.4.3.4. Kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính Hiện nay, trong môi trường áp dụng máy vi tính sẽ không tránh khỏi các rủi ro như nhập liệu dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và hợp lệ; dữ liệu bị xử lý không chính xác do phần mềm bị lỗi… Do vậy để đảm bảo ba chức năng kiểm soát chính trên kiểm soát trong môi trường máy vi tính cần được quan tâm. Các thủ tục kiểm soát gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. (a) Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ. Thông thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau: - Kiểm soát hoạt động của tổ chức - Kiểm soát chứng từ - Kiếm soát việc giải trình tài sản - Kiểm soát quá trình quản lý - Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm - Kiểm soát sự ủy quyền - Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu (b) Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định. Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu. + Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt một cách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu; Trang 10 nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếu với các hoạt động liên quan và để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra… + Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,… - Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết… - Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp… 1.4.4. Hệ thống thông tin truyền thông Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản Trang 11 phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau. Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được như sau: - Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị. - Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ. - Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh. - Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các chính sách kế toán. - Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan. - Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ. - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị. 1.4.5. Hệ thống giám sát Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB. Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ. Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường. Trang 12 Giám sát định kỳ: thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. 1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẻ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những nguyên nhân sau đây: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới… - Khả năng đánh lừa lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp… 2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 2.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán 2.1.1. Định nghĩa chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa Trang 13 hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được. Quá trình mua vào của hàng hóa dich vụ bao gồm các khoản mục như nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,… Chu trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức. 2.1.2. Mối quan hệ giữa chu trình với các chu trình kế toán khác Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong 4 bộ phận hợp thành để tạo thành một chu trình kế toán thống nhất, quá trình được lặp đi lặp lại, các chu trình quan hệ mật thiết với nhau, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của đơn vị. (1): Chu trình mua hàng và thanh toán (2): Chu trình chuyển đổi (3): Chu trình bán hàng và thu tiền (4): Chu trình tài chính 4 T 1 H 2 H’ 3 T’ Mặc dù đầu vào và đầu ra của mỗi chu trình là khác nhau nhưng đầu ra của chu trình trước lại là đầu vào của chu trình tiếp theo. Nếu có một chu trình nào đó bị gián đoạn thì sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Chẳng hạn, đầu vào của chu trình doanh thu là sản phẩm tạo ra từ chu trình chuyển đổi, chu trình này bán sản phẩm và thu tiền.Tiền thu được là đầu vào của chu trình tài chính để mua máy móc thiết bị, đầu tư các dự án,… nói chung là dùng lượng tiền đó để đầu tư tiếp tạo ra một lượng tiền lớn hơn đảm bảo cho nhu cầu mua nguyên liệu vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp, hay nói cách khác là để đáp ứng cho đầu vào của chu trình mua hàng và thanh toán. Sau khi thực hiện các công việc thu mua và thanh toán với nhà cung cấp thì đầu ra của chu trình này là các nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịch vụ. Cùng với các yếu tố khác như nhân công, nhà xưởng, máy móc thiết bị,…chu trình Trang 14 chuyển đổi sẽ thực hiện quá trình sản xuất để tạo ra các sản phẩm. Sản phẩm này lại là đầu vào của chu trình doanh thu. Quá trình cứ thế tiếp tục tuần hoàn. Nếu chu trình mua hàng và thanh toán không đáp ứng đủ lượng hàng cho sản xuất, chất lượng hàng không đảm bảo hay hàng đến chậm trễ so với kế hoạch, điều đó sẽ làm cho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, sản phẩm tạo ra không kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng, uy tín của doanh nghiệp mất dần, chất lượng sản phẩm có thể không đảm bảo, có thể không bán được, doanh thu thấp,…Nếu không có chính sách và biện pháp kịp thời thì doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thua lỗ hay nặng hơn là phá sản. Do vậy quá trình kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nói chung, và của từng chu trình nói riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đối với các sai phạm hay rủi ro là rất quan trọng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, hầu hết là nguồn nguyên liệu vật liệu mua ngoài cho hoạt động sản xuất để tạo ra sản phẩm, chúng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí của doanh nghiệp, cái được mua lại liên quan trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, khối lượng mua liên quan đến mức hàng trong kho,… do vậy các doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm nhiều hơn đến việc kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán, để hạn chế các sai sót liên quan đến chu trình cũng như các chu trình khác đến mức thấp nhất có thể. 2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán 2.1.3.1. Chuẩn bị đơn đặt hàng Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hoặc các cửa hàng) sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy tuy nhiên phải được phê duyệt thích hợp. Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp. Khi đã xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Một bản sao của Đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng. 2.1.3.2. Nhận hàng hóa dịch vụ Việc nhận hàng hóa dịch vụ của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên Trang 15 quan trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến… Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra Biên bản nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửi cho kho và một bản khác gửi cho phòng kế toán để thông báo thông tin cần thiết. Để ngăn ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được sự kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến lúc chúng được chuyển đi. Nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất. 2.1.3.3. Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính, và đến các khoản chi thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Phòng kế toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào các sổ sách có liên quan. Khi nhận hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, cũng như báo cáo nhận hàng. Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản nghiệp vụ vào hóa đơn. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơn còn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanh toán tiền. 2.1.3.4. Thanh toán cho người cung cấp Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chi được lập như: Ủy nhiệm chi, Phiếu chi… Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đóng dấu “đã thanh toán”. Giấy báo nợ hay Phiếu chi là những chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán. 2.1.4. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình Trang 16 Gian lận và sai sót Tình trạng 1. Đặt những mặt hàng không cần thiết Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho hay số lượng lớn hơn so với nhu cầu 2. Ký nhận cho những mặt hàng không Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho được đặt 3. Không ký nhận cho những mặt hàng Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn cần đặt. vị. 4. Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân Khả năng hàng hóa, dịch vụ có chất lượng thấp hoặc giá quá cao viên mua và người bán. Hàng tồn kho bị khai khống, thất thoát tiền mặt 5. Làm giả chứng từ mua hàng. 6. Không phát hiện những mặt hàng có Giá trị hàng tồn kho cao hơn so với thực tế chất lượng kém 7. Bỏ sót những khoản nợ phải trả Ghi những khoản phải trả nhỏ hơn thực tế chẳng hạn như những khoản mua nguyên vật liệu đột xuất. 8. Nhà cung cấp bán những mặt hàng Giá trị hàng mua tăng với giá quá cao (cả về đơn giá và số lượng) 9.Thiệt hại hàng hoá trong quá trình Khả năng sử dụng hoặc bán những hàng hóa có chất lượng thấp (nếu những hàng hóa này không vận chuyển được loại trừ) 10. Những nhà cung cấp sai sót trong việc Khả năng phải thanh toán số tiền cao hơn thực tế cho những hàng hóa nhận được. tính toán số tiền trên hóa đơn 11. Bỏ sót nghiệp vụ mua hàng hay trả Số liệu không chính xác trên các tài khoản lại hàng phải trả và các sổ cái liên quan 12. Sai sót trong việc tính toán hay phân Giá trị hàng mua và chi phí liên quan không bổ chi phí mua hàng đúng 13. Không được hưởng các khoản chiết Chi phí mua hàng tăng khấu do thanh toán trễ 14. Sự thanh toán lại những hoá đơn đã Chi phí mua hàng tăng thanh toán 15. Các khoản thanh toán tiền mặt không Thất thoát tiền mặt, giá trị hàng mua tăng so hợp lý, không đúng người bán, hoặc người với thực tế bán không có thật, hoặc nhiều hơn số tiền đã được ký duyệt. Trang 17 16. Thanh toán cho những mặt hàng Thất thoát tiền mặt không nhận được 17. Sai lệch từ những khoản thanh toán Thất thoát tiền mặt nhỏ 18. Thanh toán cho nhân viên mua Thất thoát tiền mặt hàng những khoản không được duyệt 19. Nhân viên sữa số tiền trên séc thanh Thất thoát tiền mặt toán và chiếm đoạt số tiền của doanh nghiệp 20.Làm giả séc thanh toán Số dư tiền gửi ngân hàng khác so với thực tế, thất thoát những khoản tiền đã được gửi. 21.Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan Làm mất hay làm giả những bản ghi liên đến nhà cung cấp bởi những người quan đến nhà cung cấp không có thẩm quyền 22. Tiền, hàng tồn kho, các tài liệu theo Tài sản bị thiệt hại hoặc mất mát, bao gồm sự dõi khoản nợ phải trả người bán bị thất mất mát các dữ liệu cần thiết để theo dõi quá thoát do điều kiện khách quan hay chủ ý trình thanh toán cho nhà cung cấp trong thời của con người. gian chiết khấu 2.1.5. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình 2.1.5.1. Hệ thống chứng từ - Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng… Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng. - Bảng báo giá: tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu những hàng hóa dịch vụ cần cho doanh nghiệp, về đơn giá, mẫu mã và những điều kiện khác. - Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trường hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, qui cách, số Trang 18 lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêu cầu, cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu đơn đặt hàng được người bán chấp thuận thì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết. - Báo cáo nhận hàng/ Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ để ghi tăng TK hàng tồn kho. - Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn. - Các hóa đơn vận chuyển: trường hợp công ty thuê các dịch vụ vận chuyển. - Chứng từ thanh toán (Voucher): bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một hóa đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích để theo dõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. - Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: đây là các chứng từ làm cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán. - Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá. 2.1.5.2. Hệ thống sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi tiết và các sổ tổng hợp của các Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112… Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin. Hình sau đâu minh họa cho hệ thống các tập tin và mối quan hệ giữa chúng trong chu trình mua hàng và thanh toán của một hệ thống. Trang 19 - Quan hệ 1- nhiều (1-n): Một Đơn đặt hàng tương ứng với một người bán, và nhiều Đơn đặt hàng có thể được đặt với cùng một người bán, tạo thành quan hệ 1 (người bán) - nhiều (các Đơn đặt hàng). Người bán có thể cung cấp nhiều loại sản phẩm, nhưng mỗi sản phẩm chỉ được cung cấp bởi một người bán, hình thành quan hệ 1 (người bán) nhiều (sản phẩm). Mỗi nghiệp vụ thanh toán (gọi là “thanh toán tiền hàng” trên sơ đồ) sau khi nhận hàng và xác nhận, gắn với một người bán, tuy nhiên việc mua lại được thực hiện giữa những người bán nên một người bán có thể liên quan đến nhiều nghiệp vụ thanh toán. Do đó các quan hệ 1-n được hình thành. - Quan hệ nhiều-nhiều (m-n): Mỗi Đơn đặt hàng và thanh toán có thể liên quan tới nhiều hàng hóa, và mỗi loại hàng hóa có thể liên quan tới nhiều Đơn đặt hàng và thanh toán. Do đó quan hệ m-n được hình thành. NPT người bán Mã người bán Tên người bán Địa chỉ Số điện thoại Đ/k tín dụng Hàng hóa m Mã hàng Tên hàng Mã người bán Quy cách Đơn giá SL tồn kho m n Đơn đặt hàng Mã ĐĐH n Mã hàng Ngày đặt hàng Ngày nhận dk n Mã người bán SL đặt hàng T/t tiền hàng n STT Mã hàng Ngày t/toán Mã người bán Tổng tiền 1 1 n 2.1.5.3. Hệ thống các báo cáo Trang 20 Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng; đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Chẳng hạn: - Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty. - Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách. - Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ. 2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng Mục tiêu kiểm Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ soát Tính có Các nghiệp vụ mua vào - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua thật ghi sổ là của hàng hóa dịch hàng đã được phê chuẩn. vụ nhận được, phù hợp với - Người ký Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin lợi ích cao nhất của đơn vị. trên Đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã… của số hàng thực nhận với Đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên Hóa đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán. Trang 21 Sự phê Các nghiệp vụ mua vào - Sự phê chuẩn nghiệp vụ mua vào ở đúng cấp chuẩn Tính được phê chuẩn thẩm quyền. Tất cả hàng nhận trong kỳ - Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự và đầy đủ đều được ghi sổ đầy đủ được đính kèm với Hóa đơn tương ứng. - Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này. - Những Hóa đơn liên quan đến hàng đã mua nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ “Hàng mua đang đi Sự đường” để cuối kỳ ghi tăng Hàng tồn kho. Các nghiệp vụ mua vào - Lập bảng liêt kê tất các khoản chi phí được đánh được ghi sổ đều được đánh phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo giá giá đúng. quy định của chuẩn mực kế toán và có sự phê chuẩn của kế toán trưởng. - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở để tính giá gốc của hàng mua vào. - Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ. Các nghiệp vụ mua vào - Sơ đồ tài khoản đầy đủ. Sự phân được phân loại đúng đắn. loại - Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng. - Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra Đúng hạn định khoản trên Hóa đơn trước khi ghi sổ. Các nghiệp vụ mua vào - Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua được ghi sổ đúng lúc. hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời. Chuyể - Quy định định kỳ ghi sổ kế toán. Các nghiệp vụ mua vào - Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho n sổ và được ghi sổ đúng đắn trên với kế toán chi tiết, giữa kế toán chi tiết với kế tổng sổ phụ các khoản phải trả toán tổng hợp. hợp và sổ kho, chúng được tổng - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ hợp đúng đắn. nhật ký mua hàng vào sổ cái. 2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán Trang 22 Mục tiêu kiểm Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ soát Tính có Các khoản chi tiền - Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng, thật được ghi sổ là thanh các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra, đối chiếu, số toán cho hàng mua tiền trên Hóa đơn đã được tính lại và đã được duyệt đã nhận được. chi. - Chứng từ phải tham chiếu được đến Hóa đơn mua hàng tương ứng. - Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi. - Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi. - Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi. - Các Hóa đơn mua hàng đã được thanh toán được đóng dấu “đã thanh toán”. - Các chứng từ chi chưa được sử dụng cần được bảo quản an toàn. Sự phê Nghiệp vụ chi tiền - Sự phê chuẩn của khoản chi trên chứng từ chứng chuẩn được ghi sổ là được minh vào thời điểm ký vào chi phiếu. Tính phê chuẩn đúng dắn Tất cả các khoản chi - Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước, và đầy đủ tiền mua hàng được được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn. ghi sổ đầy đủ. - Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân hàng trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ Sự chi tiết tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ chi - Tính toán đúng đắn các khoản chiết khấu thanh toán. đánh tiền được đánh giá - So sánh đối chiếu số tiền của khoản chi với sổ phụ ở giá đúng đắn. ngân hàng. Trang 23 Sự Các nghiệp vụ chi - Sơ đồ tài khoản đầy đủ. phân tiền được phân loại - Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền. loại đúng đắn. - Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ. Các nghiệp vụ chi - Quy định ghi sổ càng sớm càng tốt khi chi phiếu đã Đúng hạn tiền mặt được vào sổ được ký. Chuyể đúng lúc. Các nghiệp vụ chi - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ nhật n sổ và tiền mặt được phản ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan. tổng ánh đúng đắn vào sổ hợp phụ các khoản phải trả, chúng được tổng hợp đúng đắn. 2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy vi tính 2.2.3.1. Kiểm soát chung Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ Kiểm soát - Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm: bởi lẽ hoạt động người thực hiện nghiệp vụ kinh tế cũng có thể đồng thời là người sử tổ chức dụng máy tính để ghi chép nghiệp vụ. - Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình Kiểm sẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn tạo các báo cáo. soát - Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính. chứng từ - Kiểm soát các bản sao chứng từ. Kiểm - Kiểm soát sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo. soát - Các khoản phải trả trong những file gốc nên được duy trì và phải tích việc giải hợp với số liệu trên các file tổng hợp. trình tài sản - Các bảng ghi về hàng tồn kho nên được duy trì và điều chỉnh định kỳ với số lượng hàng tồn kho thực tế. Kiểm - Đối chiếu số dư trong tài khoản ở ngân hàng với số dư trên TK 112. soát - Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế toán quá trình viên… nên được đào tào tay nghề và ký kết hợp đồng rõ ràng. Trang 24 quản lý - Sự phát triển hệ thống máy tính và những thay đổi cho hệ thống nên được phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận. - Nhà quản lý nên xem xét các bảng phân tích định kỳ, các báo cáo liên quan đến công việc kế toán và các giao dịch xử lý bằng máy tính. soát - Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được thiết Kiểm hoạt động lập rõ ràng. dữ liệu - Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét trung tâm công việc của họ với sự trợ giúp của máy tính để kiểm tra các báo cáo và các truy cập. soát - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông qua. Kiểm sự ủy quyền - Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động và không lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này hiểu rằng người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp Kiểm nhận thiết kế của chương trình. soát - Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao, chỉ việc đăng truy cập và tiếp cận những chương trình thuộc phạm vi của nhân viên đó. nhập dữ liệu - Nhập liệu ghi nhận tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, đồng thời định kỳ kiểm tra đối chiếu. - Kết xuất thường xuyên các tập tin gốc về các khoản nợ phải trả và hàng tồn kho, và lưu vào các đĩa dự phòng. 2.2.3.2. Kiểm soát ứng dụng Nội Thủ tục kiếm soát nội bộ dung Kiểm - Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải có sự ký duyệt của soát những người có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng và thanh toán. việc - Các Đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và các Hóa đơn đã được xác nhận nhập (bằng chương trình đã lập trình sẵn) trước khi nhập vào máy tính. dữ - Đặt lệnh để tìm lỗi sai trước khi nhập liệu. liệu - Chỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các file liên quan Kiểm đến Nợ phải trả người bán hay Hàng tồn kho. - Các yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Ủy nhiệm chi… được lập và in ra từ Trang 25 soát máy tính phải trên cơ sở hợp lý chắc chắn. quá - Xác minh và ước tính lại các thành phần dữ liệu có trong Yêu cầu mua hàng trình hay Đơn đặt hàng đã đúng chưa, công việc này được thực hiện bởi một cá nhân xử lý khác với người nhập liệu. dữ - Giám sát các nghiệp vụ mua hàng chưa hoàn thành như chỉ giao một phần liệu hàng hóa hay hàng bị từ chối nhận. - Điều tra nghiệp vụ có một hoặc một số giấy tờ phụ có liên quan bị mất. - Điều chỉnh cho đồng nhất số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái của các tài khoản có liên quan. - Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh toán. Kiểm - Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi. - Thiết lập chế độ nhận hàng rõ ràng và thanh toán trong một khoảng thời gian soát nhất định, do đó hàng tồn kho và các khoản thanh toán sẽ cân bằng vào cuối thông niên độ kế toán. tin - Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến nghiệp vụ mua hàng. đầu ra Xem xét chi phí mua hàng và tốc độ chu chuyển hàng tồn kho. - Hàng tháng so sánh các bảng kê từ nhà cung cấp với số dư trên TK Nợ phải trả người bán tại đơn vị. - Sắp xếp các bản sao của các giấy tờ liên quan đến mua hàng và thanh toán theo số thứ tự. Chuỗi các con số trong mỗi file nên được kiểm tra định kỳ để phát hiện các lỗ hỗng tồn tại. Nếu các nghiệp vụ không có giấy tờ phụ được in, thì các bản sao nên được lưu trữ trên máy tính và theo số thứ tự. - In các báo cáo và sổ sách định kỳ để cung cấp cho quá trình kiểm tra nội bộ… PHẦN A ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 1. Giới thiệu về Tổng Công ty 1.1. Quá trình thành lập và phát triển Trang 26 Tổng Công ty Dệt may Hoà Thọ được thành lập từ năm 1962, tiền thân có tên là Nhà máy Dệt Hoà Thọ (SICOVINA) thuộc Công ty Kỹ nghệ Bông vải Việt Nam. Năm 1975, khi thành phố Đà Nẵng được giải phóng Nhà máy Dệt Hoà Thọ được chính quyền tiếp quản và đi vào hoạt động trở lại vào ngày 21/04/1975. Năm 1993, đổi tên thành doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Dệt Hoà Thọ theo quyết định số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ. Năm 1997, đổi tên thành: Công ty Dệt May Hoà Thọ theo quyết định số 433/QĐ-TCLĐ của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam. Năm 2005, chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt May Hoà Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 15/11/2006, chuyển thành Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ theo quyết định số 3252/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 01 tháng 02 năm 2007. Tên gọi Công ty: Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ. Tên tiếng anh: Hoatho Textile-Garment Joint Stock Corporation Tên viết tắt: HOATHO CORP. Trụ sở chính: 36-Ông Ích Đường, Hoà Thọ Đông, Q. Cẩm Lệ, TP.Đà Nẵng. Điện thoại: 05113 846 290. Fax: 05113 846 217. Website: www.hoatho.com.vn Ngân hàng mở tài khoản: NH Thương Mại Cổ Phần Quốc tế, Chi nhánh ĐN. Số hiệu tài khoản: 4017 0406 000 7844 Giấy phép đăng kí KD: 3203001300 Sở kế hoạch và đầu tư TPĐN cấp năm 2007. Mã số thuế: 0400101556 Vốn điều lệ: 62.000.000.000 VNĐ (Sáu mươi hai tỷ đồng chẵn). Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ là đơn vị thành viên của Tập đoàn Dệt May Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (VITAX) thuộc Bộ Công thương. Tổng diện tích của Công ty: 145.000m2, trong đó diện tích nhà xưởng và kho khoảng 72.000m2. Tổng công suất điện lắp đặt: 7.500 KW. Hiện nay Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ có 9 đơn vị trực thuộc: - Nhà máy May Hòa Thọ I - Nhà máy May Hòa Thọ II Trang 27 - Nhà máy May Hòa Thọ III - Công ty Sợi Hòa Thọ - Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn - Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam - Công ty May Hòa Thọ Hội An - Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên - Công ty May Hòa Thọ Đông Hà Trước tháng 8/2009 Trung tâm kinh doanh thời trang là một đơn vị trực thuộc của Tổng Công ty, từ ngày 1/9/2009 đã tách riêng thành Công ty Cổ phần kinh doanh thời trang, trong đó Hòa Thọ nắm giữ 51% vốn. Ngoài ra, Tổng Công ty còn có một số Công ty liên kết: Công ty CP Thêu Thiên Tín, Công ty TNHH May Bình Phương, Công ty TNHH May Tuấn Đạt, Công ty Cổ phần Bao bì Hoà Thọ. 1.2. Lĩnh vực hoạt động Các lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty gồm: - Sản xuất sợi các loại. - Sản xuất, xuất nhập khẩu sản phẩm may mặc các loại. - Sản xuất, xuất nhập khẩu các loại thiết bị, phụ tùng ngành dệt may. - Kinh doanh vận tải hàng hoá. - Kinh doanh địa ốc, khách sạn. - Các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Tổng Công ty 2.1. Chức năng và nhiệm vụ 2.1.1. Chức năng Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ thực hiện chức năng là chuyên sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu các loại sản phẩm may mặc, các loại sợi, nhập khẩu các nguyên liệu thiết bị cần thiết dùng để kéo sợi và sản xuất hàng may mặc. Với các sản phẩm chính là các loại sợi: Sợi cotton chải thô, chải kỹ, sợi pha T/C, sợi polyester...; và các loại sản phẩm may mặc: Jacket sơ mi, Tshirt, Poloshirt, bảo hộ lao động, quần âu...Cung cấp cho các thị trường tiêu thụ chính là Mỹ (50%), EU (20%), Nhật Bản (20%). Trang 28 2.1.2. Nhiệm vụ Huy động và sử dụng nguồn vốn trong việc sản xuất kinh doanh các sản phẩm theo ngành nghề ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Xây dựng, phát triển Tổng Công ty thành một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đa ngành, có tiềm lực tài chính và trình độ kỹ thuật - công nghệ tiên tiến đáp ứng yêu cầu phát triển ngành Dệt May hiện đại. Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhằm tối đa hoá lợi nhuận có được của Tổng Công ty cho các cổ đông, nâng cao giá trị Tổng Công ty và không ngừng cải thiện đời sống, điều kiện làm việc, thu nhập cho người lao động và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Từng bước đưa “HOA THO CORP” trở thành một thương hiệu Dệt May hàng đầu Việt Nam của Tập đoàn Dệt May Việt Nam. 2.2. Bộ máy quản lý Đại hội đồng cổ đông: (ĐHĐCĐ) Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Tổng Công ty. Hội đồng Quản trị: (HĐQT) Là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền nhân danh Tổng Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi của Tổng Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ. Ban Kiểm soát: Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên). Công việc của Ban Kiểm soát là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành Tổng Công ty của HĐQT và ban Tổng Giám đốc; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong việc ghi chép sổ kế toán; kiểm soát báo cáo tài chính đảm bảo đúng nguyên tắc và và chế độ quy định; mỗi quý họp một lần để báo cáo tình hình kiểm tra hoạt động chung. Ban Kiểm soát phải thường xuyên phối hợp với HĐQT thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động của Ban Kiểm soát, tham khảo ý kiến của HĐQT trước khi trình các báo cáo, kết quả và kiến nghị lên ĐHĐCĐ. Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy quản lí của Tổng Công ty Trang 29 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Các phòng ban chức năng Văn phòng đại diện Các đơn vị trực thuộc Các đơn vị hạch toán phụ thuộc Cty sợi Hoà Thọ Nhà máy may Hoà Thọ 1 Nhà máy may Hoà Thọ 2 Nhà máy may Hoà Thọ 3 Cty may Hoà Thọ Điện Bàn Cty may Hoà Thọ Hội An Cty may Hoà Thọ Quảng Nam Cty may Hoà Thọ Duy Xuyên Cty may Hoà Thọ Đông Hà CÔNG TY LIÊN KẾT Cty cổ phần thêu Thiên Tín Cty TNHH may Tuấn Đạt Cty TNHH may Bình Phương Cty cổ phần Bao Bì Hoà Thọ ﾧ Các phòng ban chức năng Văn phòng P. tài chính kế toán P. kỹ thuật đầu tư QL CLSP P. quản lý chất lượng may P. kỹ thuật công nghệ may Trang 30 P. kinh doanh sợi P. kinh doan h may P. đời sống Tổng Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm, bãi nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. Các Nhà máy, Công ty trực thuộc: Có nhiệm vụ thực hiện một phần chức năng và phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của Tổng Công ty. Cơ cấu bộ máy quản lý của Nhà máy, Công ty trực thuộc gồm: Giám đốc chi nhánh, các Phó giám đốc chi nhánh, trưởng các phòng, ban, bộ phận. Văn phòng: Tham mưu Tổng Giám đốc về các nội quy - quy định - quy chế - phương án có liên quan đến quản lý lao động, quản lý chung và các chính sách nội bộ của Tổng Công ty; đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ hội nghị, trang trí lễ hội, quản lý nhà khách, xe con, chăm sóc cây cảnh… Phòng Tài chính - Kế toán: Chỉ đạo, tổ chức và hướng dẫn, kiểm tra bộ phận kế toán ở văn phòng và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Phòng kinh doanh May: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; triển lãm quảng cáo hàng may; thương mại điện tử; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, đề xuất ký kết các hợp đồng và triển khai sản xuất. Phòng kinh doanh Sợi: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; tìm chọn khách hàng đàm phán, đề xuất ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm sợi; nhập khẩu nguyên liệu bông – xơ, phối hợp với Công ty Sợi Hoà Thọ xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất các loại sản phẩm sợi theo đúng cam kết hợp đồng đã ký với khách hàng. Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện các định mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu, năng lượng, và quy trình vận hành máy móc thiết bị; tổ chức kiểm tra xác nhận chất lượng sợi trước khi xuất cho khách hàng. Trang 31 Phòng kỹ thuật công nghệ May: Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên phụ liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may theo đơn đặt hàng hoặc phục vụ cho nhu cầu sản xuất; xây dựng quy trình vận hành và bảo trì các loại thiết bị. Ngoài ra còn kết hợp với Phòng Kinh doanh May làm việc với khách hàng thống nhất các yêu cầu kỹ thuật sản xuất, gia công sản phẩm may của Tổng Công ty với khách hàng trước khi trình Tổng giám đốc ký kết hợp đồng. Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các Công ty, Nhà máy May kiểm tra chất lượng sản phẩm may theo đúng tiêu chuẩn của khách hàng và Tổng Công ty ban hành, đồng thời cũng chịu trách nhiệm kiểm tra lại chất lượng sản phẩm may đã sản xuất trước khi xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra cũng còn phụ trách tổ chức kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu may đầu vào trước khi cho nhập kho và xuất cho các đơn vị sản xuất. Phòng đời sống: Thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, y tế, đảm bảo an toàn lao động cũng như đáp ứng nhu cầu an toàn vệ sinh trong môi trường làm việc, vệ sinh nước uống, an toàn lương thực thực phẩm trong công tác phục vụ bữa ăn cơm ca. Đồng thời cũng quản lý và sửa chữa hệ thống nước và điện. Như vậy, Tổng Công ty được phân thành nhiều phòng ban, tuy nhiên không vậy mà trở nên phức tạp, các nhiệm vụ bị chồng chéo. Mỗi phòng ban đều có những mục tiêu, nhiệm vụ, chức năng riêng, nhưng quan hệ mật thiết với nhau tạo thành hệ thống được thống nhất phục vụ cho mục tiêu chung của cả Công ty. 3. Tổ chức công tác kế toán 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty là mô hình hỗn hợp, tức là vừa phân tán vừa tập trung. Tại văn phòng Tổng Công ty hằng ngày sẽ thu nhập các chứng từ phát sinh tại văn phòng, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra, các nhà máy trong khuôn viên Tổng Công ty khi có nghiệp vụ phát sinh cũng chuyển chứng từ lên văn phòng để xử lý. Còn tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc tại Điện Bàn, Quảng Nam, Duy Xuyên,…sẽ có bộ máy kế toán kế toán riêng, thu thập ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ Trang 32 kinh tế xảy ra tại các đơn vị phụ thuộc đó, định kỳ theo tháng sẽ gửi các báo cáo lên văn phòng Tổng Công ty để tổng hợp. Trong cơ cấu bộ máy quản lý, Phòng Tài chính Kế toán được sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Trong phòng Tài chính Kế toán tiến hành phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng lãnh đạo và nhân viên trong phòng, tránh việc chồng chéo và kiêm nhiệm các công việc có liên quan với nhau theo đúng quy định của Nhà nước, cũng như yêu cầu của lãnh đạo phòng và chịu trách nhiệm về công việc được phân công trước lãnh đạo phòng và pháp luật của Nhà nước để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và mang tính hiệu quả cao. Mô hình phân công công việc của từng thành viên trong phòng tài chính kế toán như sau: Sơ đồ 2: Mô hình bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (kiêm Phó phòng kế toán) KT Nguyên liệu vật liệu chính, Tạm ứng KT Phụ liệu và viết hoá đơn KT thuế, TS CĐ, CC DC KT Tiền mặt, Tiền lương, Phải thu nội bộ KT tiền gửi ngân hàng KT Nợ phải thu khách hàng KT Nợ phải trả người bán KT SP dở dang và giá thành SP Thủ quỹ Kế toán các đơn vị phụ thuộc Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Tổng Giám đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tại đơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương án kinh doanh..., thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị. Kiểm tra giám sát công việc của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ… Trang 33 Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): Hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán; tham mưu, hỗ trợ cho Kế toán trưởng trong các công tác tài chính, và thực hiện công việc điều hành khi Kế toán trưởng vắng mặt. Thực hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút toán tổng hợp, các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Kế toán nguyên liệu vật liệu chính, Tạm ứng: theo dõi quá trình nhập xuất nguyên liệu chính tại KHOMAY, tình hình sử dụng nguyên liệu chính và các báo cáo có liên quan, cùng với kế toán nợ phải trả người bán và kế toán ngân hàng kiểm tra đối chiếu các chứng từ phục vụ cho quá trình mua hàng và thanh toán. Đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng cho công nhân viên. Kê toán phụ liệu và viết hóa đơn: theo dõi quá trình nhập xuất phụ liệu tại KHOVLP… tương tự như kế toán nguyên liệu chính. Đồng thời thực hiện viết hóa đơn khi bán thành phẩm. Kế toán Thuế, TSCĐ, CCDC: theo dõi các Tài khoản phải trả, phải nộp Nhà nước về các loại thuế; đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ, thanh lý nhượng bán, tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng quý năm của TSCĐ, cũng như tình hình nhập xuất và phân bổ công cụ dụng cụ. Kế toán tiền mặt, tiền lương, Phải thu nội bộ: theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm của Công nhân viên và cả những cán bộ quản lý toàn Công ty, thanh toán các khoản tạm ứng, lập báo cáo tiền mặt. Cuối kỳ, đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt. Đồng thời theo dõi các khoản thu chi liên quan đến các đơn vị trực thuộc. Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ thu chi bằng hình thức chuyển khoản. Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản liên quan, cùng với kế toán nợ phải trả và phải thu để theo dõi quá trình thanh toán, cũng như khả năng thanh toán của Tổng Công ty. Trang 34 Kế toán nợ phải thu khách hàng: theo dõi doanh thu khi bán thành phẩm và các khoản phải thu khách hàng. Kế toán nợ phải trả người bán: theo dõi các khoản nợ phải trả người bán khi mua vật tư, tài sản cố định và nhận cung cấp dịch vụ; cùng với kế toán vật tư và kế toán ngân hàng theo dõi các khoản thanh toán cho người bán. Kế toán sản phẩm dở dang và thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chi phí giá thành từng loại sản phẩm hoàn thành nhập kho, cũng như sản phẩm dở dang, xác định tổng số chi phí sản xuất, lập báo cáo giá thành cho các phòng ban liên quan. Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên quan, lập các báo cáo quỹ. Kế toán các đơn vị phụ thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tài chính, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Tính ra giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên thực hiện đối chiếu kiểm tra với kế toán Tổng Công ty. 3.2. Hình thức sổ kế toán Hiện nay tại Tổng Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy. Hình thức kế toán máy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán qui định. Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ qui trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện toàn bộ công tác kế toán và được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo qui định. Và chương trình phần mềm mà Hoà Thọ đang sử dụng là phần mềm Bravo 6.3 của công ty phần mềm Bravo chi nhánh tại thành phố Đà Nẵng, được thiết kế theo quy định của Bộ tài chính, với đầy đủ 4 hình thức kế toán: Hình thức nhật kí-sổ cái, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật kíchứng từ, Hình thức nhật kí chung để thuận tiện cho doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Tổng Công ty lựa chọn Hình thức chứng từ ghi sổ, với các chứng từ có sẵn trong phần mềm, dễ dàng cho kế toán phần hành lựa chọn để nhập liệu vào máy tính. Sơ đồ 3: Hình thức kế toán máy Trang 35 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY TÍNH SỔ KẾ TOÁN: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tíêt BÁO CÁO KẾ TOÁN: - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Các thông tin này sẽ được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp, các sổ, thẻ kế toán chi tiết và các báo cáo kế toán có liên quan. Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ cộng sổ và lập các báo cáo tài chính, số liệu cuối kỳ này sẽ tự động kết chuyển sang số liệu đầu kỳ sau. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay để lưu trữ theo luật định. Để đảm bảo được công việc kế toán máy của các phần hành được độc lập, giám sát lẫn nhau, góp phần tạo hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu, hạn chế các gian lận và sai sót, thì Tổng Công ty đã tiến hành phân công công việc cho từng thành viên một cách cụ thể, kế toán phần hành nào thì chỉ xử lý các công việc liên quan đến phần hành đó. Mỗi nhân viên trong phòng sẽ có một máy tính để làm việc, có user và password riêng, chỉ được truy cập và thực hiện công việc trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Các phần hành khác có thể xem nhưng không thể nhập liệu, sửa chữa hay tạo chứng từ liên quan đến phần hành đó. Chẳng hạn kế toán TGNH chỉ có thể tiếp cận nhập liệu, sữa chữa và xử lý các công việc đến việc thu tiền và chi tiền gửi ngân hàng mà không thể tiếp cận đến các chức năng khác như nhập liệu hàng nhập kho, nhập liệu khoản phải trả…Riêng Trang 36 kế toán trưởng và kế toán tổng hợp sẽ được theo dõi tất cả mọi công việc của tất cả phần hành, không chỉ có thể xem mà còn có thể nhập liệu và sửa chứng từ, thuận tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi và đánh giá. Mặc dù được sửa chứng từ nhưng kế toán trưởng cũng như kế toán tổng hợp hạn chế tham gia thực hiện các công việc đó của các kế toán phần hành, nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện lỗi sai thì lãnh đạo phòng yêu cầu kế toán phần hành sửa lỗi và theo dõi… PHẦN B THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đang hoạt động trên hai lĩnh vực là sản xuất sợi và hàng may mặc. Vì là một doanh nghiệp sản xuất nên các yếu tố đầu vào rất được coi trọng, là các yếu tố quyết định chính cho đầu ra của Tổng Công ty. Và một trong những yếu tố cơ bản của đầu vào đó là nguồn nguyên liệu vật liệu, chúng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đầu ra của sản phẩm được sản xuất. Tổng Công ty cần kiểm soát được quá trình mua hàng để có thể mua đúng hàng, đủ hàng, đúng thời hạn để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất… Nguyên liệu vật liệu thường mua với số lượng lớn cho nên việc lựa chọn nhà cung cấp thích hợp để có được nguồn vật tư đảm bảo chất lượng, giá cả phải chăng cũng là một vấn đề quan trọng để giảm bớt chi phí đầu vào. Bên cạnh đó vấn đề thanh toán cho người bán đúng nhà cung cấp đúng số tiền đúng thời hạn cần được quan tâm và kiểm soát để tránh các gian lận và biển thủ. Do vậy, quá trình kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán nên được coi trọng tại Tổng Công ty. 1. Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu và nhà cung cấp 1.1. Đặc điểm nguyên liệu vật liệu Nguyên liệu vật liệu tại Tổng Công ty được phân thành hai nhóm lớn do hai kế toán theo dõi và được quản lý tại hai kho đó là nguyên liệu chính tại KHOMAY và vật liệu phụ tại KHOVLP. Nguyên liệu chính gồm vải chính, vải lót, gòn, dựng…Vật liệu phụ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm như dây kéo, nút, móc, nẹp, dây viền… Hằng ngày Tổng Công ty thường xuyên tiếp xúc, ghi chép nhiều nghiệp vụ xảy ra với nhiều loại nguyên liệu vật liệu khác nhau với khối lượng lớn, mẫu mã đa dạng, chất lượng khác Trang 37 nhau. Do vậy để kiểm soát quản lý nguyên liệu vật liệu tốt hơn, cũng như công tác kế toán thuận lợi hơn, thì Tổng Công ty đã xây dựng bộ mã cho nguyên liệu vật liệu. Các bộ mã được sử dụng có độ dài tối đa cho một mã là 16 kí tự. Gồm hai bộ mã: - Bộ mã liên quan đến khách hàng: áp dụng mã gợi nhớ. Cú pháp là VP* (* là ký tự viết tắt tên khách hàng). Ví dụ: VPSNICKERS: Công ty SNICKERS WORKWEAR AB (Sweden). - Bộ mã liên quan đến nguyên liệu, vật liệu: áp dụng mã ghép nối. Cú pháp: ?-0-00-00-0000-? + Ký tự đầu tiên “?” cho biết nguyên liệu vật liệu của ngành nào: A là NLVL của ngành may, B là NLVL của ngành sợi… + Ký tự thứ hai “0” cho biết NLVL chính hay phụ: 1 là chính, 2 là phụ. + Ký tự thứ ba “00” cho biết NLVL từ nhà cung cấp nào. + Ký tự thứ tư “00” cho biết chủng loại NLVL, theo từng nhà cung cấp trên: 01 là vải chính các loại, 02 là vải lót các loại, 03 là gòn các loại, 04 là dựng các loại. + Ký tự thứ năm “0000” cho biết sự phân cấp nhỏ hơn của chủng loại NLVL trên: 0001 là loại vải chính màu sậm, tối; 0002 là loại vải chính màu… + Ký tự cuối “?”cho biết sự phân cấp chủng loại NLVL nhỏ hơn: A là vải Black (0400), B là vải chính DK – Grey / 1800, C là vải Navy – 9500, D là vải 51/49 NC màu Black/White # 74… Giả sử Tổng Công ty có một mã NLVL là A101010001A có ý nghĩa là vải may chính – chủng loại vải màu sậm Black 0400 được cung cấp từ nhà cung cấp Snickers. 1.2. Đặc điểm nhà cung cấp Nhà cung cấp của Tổng Công ty là những nhà cung cấp có uy tín, thường xuyên, chất lượng sản phẩm dịch vụ đáng tin cậy…kể cả trong nước lẫn nước ngoài. Các nhà cung cấp trong nước chính như Công ty cổ phần Mirae, Hiệp hội sợi Việt Nam… hay ở nước ngoài như Kunshan Sunlong Textile, Wasa Sweden Asia Ltd…Các Công ty cung cấp dịch vụ như Công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Công ty Vận tải Tiêu chuẩn… Một số khách hàng sẽ chỉ định nhà cung cấp cho Tổng Công ty đối với nguyên vật liệu chính, cái mà quyết định nên phần lớn hình dáng, mẫu mã và chất lượng của sản Trang 38 phẩm hình thành. Riêng đối với nguyên phụ liệu và các công ty dịch vụ như vận chuyển, bảo hiểm…thì đơn vị phải tự lựa chọn nhà cung cấp cho thích hợp. Mỗi nhà cung cấp phát sinh nghiệp vụ với Tổng Công ty sẽ được ghi nhận và theo dõi theo “mã NCC” (áp dụng mã gợi nhớ), với đầy đủ các thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax… Một nhà cung cấp mới, liên quan đến kế toán phần hành nào trước thì kế toán phần hành đó tiến hành khai báo. Sau đây là mã một số nhà cung cấp: VPCPMIRAE VPHSOI VPJIAMEI VPDTHINH VPRESOURCES VPJEANS VPJONG VPJINDO … Công ty cổ phần Mirae Hiệp hội sợi Việt Nam Công ty TNHH JIA MEI, Đồng Nai Công ty TNHH TM Duy Thịnh, TP HCM Cty Resources Q1 TP HCM Cơ sở MK-Jeans, TP HCM JONG PATTANA CO., LTD, Thái lan Jindo trading Co.,LTD, HONG KONG … Tổng Công ty đang có 3 hình thức thanh toán cho nhà cung cấp chính đó là TT, DP, và LC. TT (telegraghic transfer) là thanh toán bằng chuyển tiền, có thể trả tiền trước hoặc sau. Các nhà cung cấp phụ liệu ở nước ngoài thường yêu cầu đơn vị thanh toán trước khi giao hàng. DP là hình thức thanh toán nhờ thu quy định Tổng Công ty trả tiền ngay khi mua hàng. LC (Letter of Credit) thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ, theo đó Tổng Công ty ký quỹ một số tiền ở một ngân hàng nào đó để ngân hàng đảm bảo cho việc thanh toán, khi bên bán giao hàng đúng theo các điều khoản quy định trong LC thì ngân hàng sẽ thanh toán tiền cho bên bán. Nếu người bán thực hiện chưa đúng thì tùy trường hợp mà Tổng Công ty có quyền từ chối nhận hàng (bên mua phải trả phí bất hợp lệ cho bộ chứng từ). Thanh toán LC được áp dụng chủ yếu khi thanh toán cho các nhà cung cấp nguyên liệu chính ở nước ngoài. 2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình kiểm soát 4 chức năng chính của chu trình như sau: - Đặt hàng/dịch vụ cần thiết. - Nhận hàng/dịch vụ đã yêu cầu. Trang 39 - Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán. - Thanh toán tiền. Mục đích kiểm soát là giúp cho chu trình diễn ra thuận lợi theo trình tự đã lập trình sẵn, đúng chức năng của các bộ phận, các công đoạn xử lý kịp thời, nhanh chóng và chính xác; đảm bảo cho việc nhận đúng hàng, đúng giá trị, đúng thời điểm; thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số tiền và đúng thời hạn; hạn chế các gian lận và sai sót đến mức thấp nhất. Sau đây là mô hình tổng quát minh họa cho chu trình: Nhận Đơn hàng của khách hàng Lựa chọn nhà cung cấp Tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp Nhận hàng và lưu kho Chấp nhận dịch vụ Ghi nhận nghĩa vụ thanh toán Thanh toán cho nhà cung cấp Theo dõi các khoản phải trả (nếu mua chịu) Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: Các phòng ban, bộ phận Trang 40 Xét duyệt Chuẩn bị các báo cáo Chứng từ Lưu Đường luân chuyển Xử lý công việc thủ công Xử lý công việc bằng máy tính 2.1. Đặt hàng Điểm khởi đầu của chu trình là đơn vị nhận được Đơn đặt hàng của khách hàng. Sau khi xem xét chấp nhận đơn hàng của khách hàng sẽ tiến hành lập Đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp. Kết thúc quá trình đặt hàng thành công thì một Hợp đồng mua bán giữa hai bên sẽ được ký kết. Quá trình đặt hàng cần đảm bảo là tất cả hàng hóa/ dịch vụ đặt là cần thiết, đúng chủng loại, số lượng và đặt hàng với nhà cung cấp có uy tín, chất lượng đảm bảo, giá cả phải chăng, thời gian giao hàng hợp lý. Lưu đồ 1: Lưu đồ kiểm soát quá trình đặt hàng Trang 41 Phòng kinh doanh Nhà cung cấp Giám đốc Kho P. KHTT P. kế toán Nhận ĐĐH từ KH Cân đối NPL Xem xét NCC Báo giá Gửi báo giá Đơn đặt hàng (liên 4) Duyệ t Báo giá Duyệ t Đơn đặt hàng (liên 1) Đơn đặt hàng (liên 3) Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng (liên 2) Chấp thuận Hợp đồng K ý d K ý d Hợp đồng * Phòng kinh doanh: Nhận Đơn đặt hàng của khách hàng → Xét duyệt → Lập Đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp → Soạn thảo Hợp đồng. - Trưởng phòng: trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ của mình, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên. Trang 42 Trưởng phòng căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Tổng Công ty để xét duyệt có chấp nhận các Đơn hàng của khách hàng hay không. Đơn hàng được chấp nhận là đơn hàng phù hợp với tiến trình thời gian sản xuất, đúng chuyên môn và năng lực của các đơn vị phụ thuộc, đảm bảo đơn vị có thể cung cấp đúng số lượng sản phẩm, đúng thời hạn và chất lượng mà khách hàng đã yêu cầu. Trưởng phòng cũng là người kiểm tra xét duyệt các Bảng báo giá trước khi đưa Giám đốc ký duyệt. -Nhân viên phụ trách đơn hàng: đảm nhận việc nhận các Đơn đặt hàng từ khách hàng, liên hệ với các nhà cung cấp để nhận các Bảng báo giá, cân đối nguyên phụ liệu (nếu là Đơn hàng nhỏ), lập Đơn đặt hàng và soạn thảo Hợp đồng. Các công việc cụ thể của nhân viên phụ trách đơn hàng như sau: + Nhận Đơn hàng từ khách hàng: khi nhận được Đơn hàng của khách hàng (bằng mail) thì nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ đưa cho Trưởng phòng xét duyệt. + Cân đối nguyên phụ liệu: nếu Đơn hàng của khách hàng lớn, yêu cầu đặt hàng đến các nhà cung cấp với nhiều loại nguyên liệu vật liệu chủng loại, mẫu mã khác nhau thì phòng kinh doanh sẽ tách bạch công việc một nhân viên cân đối nguyên phụ liệu và nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ kiểm tra lại trước khi lập Đơn đặt hàng. Còn nếu đơn hàng nhỏ thì nhân viên phụ trách đơn hàng tự cân đối, tự lập Đơn đặt hàng. Căn cứ vào Đơn hàng của khách hàng, số lượng sản phẩm khách hàng cần mua, định mức nguyên phụ liệu trên mỗi sản phẩm, tình hình nguyên phụ liệu tồn kho để tính ra chủng loại, số lượng nguyên phụ liệu cần đặt với nhà cung cấp cho phù hợp. Sau đây là một số thông tin có trong một bảng cân đối nguyên phụ liệu: STT Mã Tên hàng hàng ĐVT Màu Số sắc Địn SL lượng h NPL SP mức cần cần NPL SX trên 1 SP Trang 43 Tồn Đặt Nhận Nhận Ghi đợt 1 đợt 2 chú + Tính toán thời gian nguyên phụ liệu đến Tổng Công ty thích hợp nhất: nếu sớm quá thì sẽ gây ra tình trạng chiếm dụng vốn, nếu trễ quá thì cũng sẽ chậm trễ cho tiến độ sản xuất. + Tìm chọn và liên hệ với các nhà cung cấp để nhận các Bảng báo giá: Một số Đơn hàng, khách hàng chỉ định nhà cung cấp, đơn vị chỉ cần lập và gửi Đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp này, không cần liên hệ để nhận Bảng báo giá. Nếu khách hàng chưa chỉ định nhà cung cấp, đơn vị phải tìm chọn và liên hệ với ít nhất ba nhà cung cấp thích hợp để họ gửi Bảng báo giá. Bảng báo giá phải có đầy đủ thông tin về loại hàng, đơn giá, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán… (Bảng báo giá – xem phụ lục số 1 – trang PL1). Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ tiến hành so sánh đối chiếu các Bảng báo giá với nhau, đồng thời so sánh với các Bảng báo giá của cùng một nhà cung cấp với các Hợp đồng kinh tế trước đây, xem xét có sự chênh lệch về số tiền quá lớn nào hay không, xem xét các yếu tố về uy tín giao hàng, chất lượng hàng… cuối cùng sẽ chọn ra một Bảng báo giá thích hợp nhất và thông thường Bảng báo giá nào có đơn giá thấp nhất sẽ được chọn. Bảng báo giá sau khi được trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại sẽ được gửi lên giám đốc để ký duyệt, sau cùng sẽ chuyển sang phòng kế toán để làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra khi thanh toán. + Lập Đơn đặt hàng: Căn cứ vào Bảng cân đối nguyên phụ liệu và Bảng báo giá, nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Ngoài ra đơn vị cũng phải lựa chọn và đặt hàng với các nhà vận chuyển, bảo hiểm…nếu tính chất đơn hàng yêu cầu. Đơn đặt hàng phải có đầy đủ các thông tin: tên hàng, màu sắc, kích cỡ, số lượng, đơn giá, địa điểm, thời gian giao hàng, điều kiện chất lượng, hình thức thanh toán… Sau đây là một mẫu Đơn đặt hàng: Trang 44 TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ 36 ÔNG ÍCH ĐƯỜNG, ĐÀ NẴNG Tel: 84-511-672589 Fax:84-511-846216/879367 ĐƠN ĐẶT HÀNG 2009/08/15 Kính gửi: Công ty TNHH ISA Việt Nam Hàng hóaSize W-LColourSố lượngĐơn giá USD/PCThành tiền USDGhi chú UPC CODEDựng 500I G160cmGrey1.2000,891.068Dựng 500I S160cmWhite1000,9191Dựng 1020N160cmWhite2001,09218Tổng1.500m1.377USD Ghi chú: Đại điểm giao hàng: Tổng Công ty CP Dệt may Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, TP Đà Nẵng Thời gian giao hàng: trong tháng 8 năm 2009 Chất lượng: Theo mẫu duyệt của khách hàng Snickers Việt Nam Thanh toán: Chuyển khoản sau khi nhận hàng (Khi giao hàng gửi kèm theo HĐ VAT + liên 1) ISA VIỆT NAM TỔNG CTY CP DỆT MAY HÒA THỌ Trong quá trình lập Đơn đặt hàng, cán bộ mặt hàng phải đặt biệt chú ý đến việc nhập cho đúng mã hàng, đúng loại hàng, đối chiếu kiểm tra cẩn thận vì số lượng nguyên phụ liệu rất đa dạng, một số nguyên phụ liệu có tính chất gần giống nhau, mã hàng chỉ sai lệch nhau có một ký tự, nếu có một sai lệch nhỏ thì cũng sẽ dẫn đến các tổn thất lớn, như tốn thời gian đặt lại, chịu thêm chi phí, có thể không kịp cho tiến độ sản xuất… Trang 45 Đơn đặt hàng thường được gửi bằng mail và gửi kèm đến giám đốc để giám đốc theo dõi. Đơn đặt hàng yêu cầu nhà cung cấp phải phản hồi ngay trong một khoảng thời gian nhất định để biết được họ có thể đáp ứng được đơn hàng đó hay không. Nếu nhà cung cấp đó không thể đáp ứng thì phải lựa chọn nhà cung cấp khác kịp thời. Khi nhà cung cấp phản hồi chấp nhận đơn hàng, kèm theo đó thì cũng sẽ thông báo thời gian khi nào thì hàng đến. Đơn đặt hàng khi nhà cung cấp chấp thuận được sao chép thành 5 liên: . Liên 1: gửi nhà cung cấp. . Liên 2: gửi phòng kế toán. . Liên 3: gửi bộ phận kho. . Liên 4: gửi phòng kế hoạch thị trường. . Liên 5: lưu lại phòng kinh doanh. + Soạn thảo Hợp đồng: Căn cứ vào Đơn đặt hàng đã được chấp thuận thì một Hợp đồng kinh tế giữa hai bên sẽ được lập và ký kết. Một số nhà cung cấp sẽ soạn thảo Hợp đồng theo mẫu của họ và gửi cho đơn vị xác nhận. Các trường hợp còn lại thì đơn vị sẽ soạn thảo Hợp đồng và gửi nhà cung cấp xác nhận. (Hợp đồng – xem phụ lục số 2 – trang PL2). Một Hợp đồng sẽ phải đầy đủ các thông tin: địa chỉ của hai bên mua bán, tên người đại diện, điều kiện giao hàng, đơn giá, hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đầy đủ chữ ký, con dấu giữa hai bên… Hợp đồng sẽ được sao thành 2 bản có đóng dấu, một bản sẽ lưu tại phòng kinh doanh, và một bản sẽ gửi đến phòng kế toán. * Giám đốc: là người xét duyệt các Bảng báo giá khi được trưởng phòng kinh doanh chuyển lên, theo dõi các Đơn đặt hàng mà nhân viên phụ trách đơn hàng đã gửi cho nhà cung cấp, là người đại diện Tổng Công ty ký kết Hợp đồng kinh tế giữa hai bên mua bán. * Bộ phận kho: tiếp nhận Đơn đặt hàng (liên 3) từ phòng kinh doanh như là thông báo kế hoạch nhận hàng và làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng. Trang 46 * Phòng kế toán: tiếp nhận Bảng báo giá, Đơn đặt hàng (liên 2) và Hợp đồng, lưu các chứng từ này đi đôi với nhau và làm căn cứ đối chiếu khi ghi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. * Phòng kế hoạch thị trường: nhận Đơn đặt hàng (liên 4), giao cho cán bộ xuất nhập khẩu khi đi nhận hàng ở hải quan nếu là mua hàng ở nước ngoài. Trên đây là quá trình đặt hàng khi có đơn hàng của khách hàng yêu cầu và quá trình này chiếm một tỷ lệ rất lớn trong Tổng Công ty, gần như là thường xuyên. Bên cạnh đó, đơn vị còn phát sinh một số vấn đề khác như mua các đồ dùng văn phòng, tài sản cố định…Trình tự như sau, các phòng ban phát sinh nhu cầu sẽ lập giấy đề xuất, thông qua sự xét duyệt của các trưởng phòng, sẽ gửi cho phòng tổ chức duyệt, phòng tổ chức gửi giấy đề xuất lên cho giám đốc duyệt. Nếu là tài sản cố định thì phải có sự chấp thuận của hội đồng quản trị, và phải liên hệ với ít nhất 3 bảng báo giá của nhà cung cấp. Phòng tổ chức tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi cho những nhà cung cấp thích hợp. Trường hợp này nếu đơn đặt hàng được người bán chấp thuận, nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên. 2.2. Nhận hàng Chức năng này đảm bảo là đơn vị nhận được tất cả hàng hóa đã đặt và kiểm tra chúng đều đạt được tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho và bảo quản hàng cho đến khi cần thiết. Quá trình bao gồm từ lúc đơn vị nhận được Bill of Lading, làm thủ tục ở hải quan (mua hàng ở nước ngoài), đến lúc hàng nhập kho, kiểm kê và lập Phiếu nhập kho. Lưu đồ 2: Lưu đồ kiểm soát quá trình nhận hàng Trang 47 Phòng kinh doanh Nhà cung cấp Kho P. quản lý chất lượng P.kế hoạch thị trường Hợp đồng Giấy đề nghị thanh toán (trước) P. kế toán Giấy đề nghị thanh toán (trước) Thanh toán Bill of Lading Bill of Lading Bill of Lading Làm thủ tục hải quan Hàng Nhận hàng Packing List Hóa đơn GTGT Bảng nhập hàng Kiểm tra chất lượng Tờ khai hàng hóa XNK Bảng nhập hàng Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT P. tính giá thành vật tư thực tế Phiếu nhập kho (liên 3) Tờ khai hàng hóa XNK (bản sao) Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho (liên 1) * Thanh toán trước khi nhận hàng Trang 48 P. tính giá thành vật tư thực tế Phiếu nhập kho (liên 2) - Phòng kinh doanh: Một số hợp đồng yêu cầu đơn vị phải thanh toán trước khi nhận được hàng. Phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào Hợp đồng để lập Giấy đề nghị thanh toán và gửi cho phòng kế toán. - Phòng kế toán: Đối chiếu, so sánh cùng với Hợp đồng, Đơn đặt hàng, Bảng báo giá (nếu có) tương ứng về số hợp đồng, đơn giá, số lượng nguyên phụ liệu và tính toán lại các số liệu cho chính xác, Giấy đề nghị thanh toán sẽ được kế toán nợ phải trả người bán và kế toán trưởng xét duyệt trước khi gửi cho kế toán ngân hàng tiến hành thanh toán cho người bán. * Làm thủ tục hải quan Phòng kế hoạch - thị trường: Tổng Công ty mua hàng phần lớn từ các nhà cung cấp nước ngoài, sau khi đã thanh toán cho nhà cung cấp (theo một số Hợp đồng) hoặc khi đã đến thời hạn nhà cung cấp giao hàng, Phòng kế hoạch thị trường sẽ nhận được một Bill of Lading của số hàng đó, Bill of Lading thường nhận bằng đường mai, đó là một thông báo để đơn vị đi làm thủ tục và nhận hàng ở hải quan. Cán bộ Đội xuất nhập khẩu ở phòng kế hoạch sẽ đem Bill of Lading và Đơn đặt hàng tương ứng đến hải quan để đối chiếu, kiểm tra và làm thủ tục nhận hàng và lập tờ khai xuất nhập khẩu. Nếu nhận hàng tại cảng TP HCM thì đơn vị có văn phòng đại diện tại đó và họ sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan. (Tờ khai hàng hóa XNK – xem phụ lục số 3 – trang PL3). Các Tờ khai sẽ được sao lại, đến cuối tháng đơn vị nộp lại các bản chính cho hải quan để được các chế độ hoàn thuế. * Nhận hàng tại kho - Thủ kho: nhận hàng, kiểm đếm số kiện hàng, lập Bảng nhập hàng và nhập kho. Khi kiểm đếm số lượng kiện hàng, thủ kho đối chiếu với Packing List của nhà cung cấp và số Đơn đặt hàng tương ứng, so sánh số lượng thực tế với số lượng được ghi trên Packing List đã trùng khớp chưa và lập Bảng nhập hàng, để báo cáo số lượng thừa thiếu lên phòng kinh doanh. Bảng nhập hàng là các tờ rời, không được đánh số thứ tự có kết cấu như sau: Trang 49 Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ Bộ phận: KHOMAY BẢNG NHẬP HÀNG MATERIAL RECEIPT RECORD Fty Ref #: Style #: PO #: Contract: Invoice: B/L: STTTÊN VẬT TƯĐVTSố lượng InvoiceSố lượng thực tếThừaThiếuGhi chú01Dựng 500I GMet 1.2001.20002Dựng 500I SMet 10010003Dựng 1020NMet 200200Tổng cộng1.500m1.500m Đà Nẵng, ngày 31 tháng 8 năm 2009 Thủ kho - Nhân viên kho: Mỗi nhân viên ở kho sẽ đảm nhận việc nhận vật tư và quản lý vật tư cho một đối tượng khách hàng cụ thể, hoặc một nhóm khách hàng cụ thể. Chẳng hạn, nhân viên kho của hàng Snickers sẽ chỉ tiếp nhận và theo dõi vật tư để sản xuất nên sản phẩm cho khách hàng Snickers. Khi kiện hàng đã nhập kho (cụ thể là ở kho phụ liệu) thì nhân viên kho mới tiến hành đếm số lượng và kiểm tra chất lượng bên trong, yêu cầu kiểm tra nhanh chóng trong vòng không quá 3 ngày và lập Phiếu kiểm tra phụ liệu. Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu như sau: + Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng bằng đinh ghim hay dán keo). + Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách sắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,… + Các loại nút thường: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút; kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút. Trang 50 + Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ bền màu của dây. + Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra. Nếu số lượng hàng trong một kiện hàng không đầy đủ hoặc là chất lượng không đảm bảo như quy định thì nhân viên kho sẽ quay phim, chụp hình, mô tả lại đặc điểm của kiện hàng đó và gửi cho phòng kinh doanh để họ làm việc lại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất. Phiếu kiểm tra phụ liệu cũng là một tờ rời, xem phụ lục số 4 – trang PL4, mỗi loại vật liệu được kiểm tra sẽ đính một mẫu lên tờ phiếu này mà không cần mô tả lại tên gọi hay đặc điểm của loại vật liệu đó. - Phòng quản lý chất lượng: tham gia kiểm tra chất lượng hàng khi nhận hàng tại kho (cụ thể là kho nguyên liệu), nhưng chủ yếu là kiểm tra chất lượng vải. Một biên bản kiểm vải sẽ được lập và gửi lên phòng kinh doanh. Các quy định khi kiểm vải là màu sắc phải đồng bộ với nhau, đúng theo tiêu chuẩn màu sắc chất lượng mà khách hàng yêu cầu, chiều dài của mỗi dựng vải phải đủ theo yêu cầu, vải phải sạch, bóng, không có vết dơ, không có lỗi… - Phòng kinh doanh: nhận Bảng nhập hàng, Packing List, Biên bản kiểm vải, Phiếu kiểm tra phụ liệu từ kho và xử lý kịp thời các chênh lệch nếu có. Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ đối chiếu lại Bảng nhập hàng với Đơn đặt hàng và Hợp đồng. Thông thường trong các Hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp cung ứng số hàng không được vượt quá hay ít hơn 2% số lượng trong Đơn đặt hàng đã chấp thuận. Nếu số hàng nhiều hơn số lượng đã đặt, nhưng trong hạn mức cho phép thì Tổng Công ty có thể thanh toán theo số lượng thực tế này, nhưng nếu vượt quá hạn mức thì phần thừa ngoài hạn mức đơn vị sẽ từ chối thanh toán. Trường hợp giao hàng thiếu ngoài hạn mức, đơn vị sẽ hoãn lại việc thanh toán và yêu cầu nhà cung cấp gửi tiếp phần thiếu, và thường được nhận bằng đường máy bay (vì số lượng ít hơn) để đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Trang 51 Trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng, phòng kinh doanh sẽ thông báo cho người đại diện Công ty khách hàng kiểm tra lại (hầu hết những khách hàng đều có người đại diện tại Tổng Công ty). Lỗi thường xảy ra đối với các mặt hàng vải mà đơn vị nhận để gia công. Nếu họ nhận thấy lỗi đó có thể cho qua được, thì họ sẽ ký vào một quyết định để số lượng hàng này vẫn được tiếp tục sản xuất. Nếu lỗi không cho qua được thì người đại diện công ty khách hàng sẽ mail và hỏi ý kiến của khách hàng chính ở nước ngoài hoặc là văn phòng đại diện của khách hàng ở TP HCM để họ quyết định có cho phép sản xuất tiếp hay là yêu cầu đơn vị nhập một lô hàng khác, và phòng kinh doanh làm việc lại với nhà cung cấp để họ cung cấp lại phần bị lỗi, hay khách hàng sẽ cung cấp lô hàng khác (nếu là hợp đồng gia công). * Lập Phiếu nhập kho Phòng kế hoạch - Thị trường: sau khi nhận Bảng nhập hàng từ phòng kinh doanh chuyển sang, phòng kế hoạch - thị trường dựa vào thông tin đó để tiến hành lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được đánh số thứ tự liên tục, phải có đầy đủ chữ ký của người lập, thủ kho, và phòng kế hoạch thị trường và thường lập thành 4 liên: . Liên 1: gửi bộ phận kho. . Liên 2: gửi phòng kế toán. . Liên 3: gửi phòng kinh doanh. . Liên 4: lưu lại tại phòng kế hoạch thị trường. * Lập phiếu tính giá thành vật tư thực tế - Phòng kinh doanh: sau khi nhận Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp vật tư, Hóa đơn GTGT của nhà vận chuyển, bảo hiểm (xem phụ lục 5 và 6 – trang PL5 và PL6) căn cứ vào các thông tin đó phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu tính giá thành vật tư thực tế. Công thức để tính giá trị vật tư khi nhập kho được tính theo giá thực tế đích danh, như sau: Trang 52 Giá gốc = Giá mua + Chi phí khác liên quan + Các khoản thuế không được hoàn lại – Các khoản giảm trừ nếu có - Phòng kế toán: nhận các hóa đơn GTGT, Phiếu tính giá thành vật tư thực tế, Bill of Lading, Tờ khai hải quan… để làm căn cứ, kiểm tra, đối chiếu và tính toán lại khi nhập liệu vào máy tính. Ngoài ra, khi các đồ dùng văn phòng hay các máy móc thiết bị được nhà cung cấp chuyển đến Công ty theo thời hạn, phòng tổ chức sẽ đi nhận hàng và chuyển đến các phòng ban có nhu cầu. Phiếu nhận hàng và các chứng từ có liên quan sẽ gửi cho kế toán để theo dõi và ghi sổ nghiệp vụ. Sau đây là mẫu Phiếu nhập kho (do phòng kế hoạch thị trường lập), và Phiếu tính giá thành vật tư thực tế (do phòng kinh doanh lập). Trang 53 HOATHO TEXTILE-GARMENT JOINT STOCK CORP 36 ONG ICH DUONG STR, DANANG CITY, VIETNAM PHIẾU NHẬP KHO Ngày 31 tháng 8 năm 2009 PNNL_0390809 ST Khách hàng : SNICKERS Nhà cung cấp: ISA Nhập tại kho : Kho NL Số hợp đồng : 01QO-HT09 Ngoại tệ : USD Tờ khai : Tỷ giá : 17.815,00 Số invoice : 117873 Lý do : Nhập sản xuất Ngày invoice : 20/08/2009 Tên VT Màu MSVT Khổ T 1 2 3 ĐV T 101040001A 101040001D 101040002N Dựng 500I G Dựng 500I S Dựng 1020N Số lượng Chứng Thực Đơn giá USD VND Thành tiền USD VND Grey 160c MTR từ 200,0 nhập 200,0 1,09 19.418 218,00 3.883.670 White m 160c MTR 100,0 100,0 0,91 16.212 91,00 1.621.165 White m 160c MTR 1.200,0 1.200,0 0,89 15.855 1.068,00 m TỔNG CỘNG 1.500,0 1.500,0 Ghi chú 19.026.420 1.377,00 24.531.255 Cộng tiền hàng (a/m): 24.531.255 Thuế VAT 10%: 2.453.126 Tổng cộng (Total a/m): 26.984.381 Số tiền bằng chữ: Hai mươi sáu triệu chín trăm tám mươi tư ba trăm tám mươi mốt đồng chẵn. Trang 54 Người lập biểu Thủ kho Phòng KH-TT Kiểm tra tính hợp lệ Trang 55 HOATHO TEXTILE-GARMENT JOINT STOCK CORP 36 ONG ICH DUONG STR, DANANG CITY, VIETNAM PHIẾU TÍNH GIÁ THÀNH VẬT TƯ THỰC TẾ Số phiếu: NL 0400809 Ngày: Tỷ giá: 16.970,00 Số phiếu nhập kho: PNNL- 0400809 STT 1 MSVT Tên VT 122010039 Vải PT10345- 100% ĐVT YDS Số Đơn Giá trị Phân bổ Tổng giá trị Đơn lượng giá VN chi phí NK giá NK 3.759,00 1,22 nhập 77.824.081 3.374.282 81.198.362,60 21.601 polyester micro fiber STT 1 2 Loại chi phí Vận chuyển Phí bảo hiểm Số tiền Ghi chú 3.263.646,00 TC: 2158/59/60/61 110.636,00 Tổng chi phí nhập kho: 3.374.282,00 Ngày lập: Trang 56 Người lập biểu Trang 57 2.3. Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán Chức năng này đảm bảo việc ghi nhận đúng đắn các khoản nợ của hàng hóa dịch vụ nhận được, nhập số liệu chính xác và nhanh chóng. Việc nhập số liệu ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính, và đến các khoản chi thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Việc ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán liên quan chủ yếu đến công việc của phòng kế toán. Lưu đồ 3: Lưu đồ kiểm soát việc ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán Trang 58 Phòng kế toán Kế toán vật tư Kế toán nợ phải trả người bán Phiếu nhập kho Hóa đơn Phiếu tính GTGT giá thành vật tư thực tế ... Hóa đơn GTGT Phiếu đề xuất Phiếu giao hàng ... Đối chiếu kiểm tra Đối chiếu kiểm tra Nhập liệu Phiếu nhập kho (định khoản) Kế toán trưởng Nhập liệu Chi phí mua hàng, thuế NK Phiếu kế toán Kiểm tra, ký duyệt Kiểm tra, theo dõi * Kế toán vật tư: Kế toán vật tư khi nhận được bộ chứng từ gồm Bảng báo giá, Đơn đặt hàng, Hợp đồng, các Hóa đơn GTGT, Bill of Lading, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Phiếu nhập kho, Phiếu tính giá thành vật tư thực tế,… thì đối chiếu, kiểm tra và nhập liệu nghiệp vụ phát sinh càng sớm càng tốt, trình tự bước công việc như sau: Trang 59 - Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, chẳng hạn như Hợp đồng, Phiếu nhập kho đã có đầy đủ các chữ ký của các bên liên quan. - Đối chiếu các thông tin trên Phiếu nhập kho với Đơn đặt hàng, Hợp đồng, Hóa đơn… có trùng khớp và đầy đủ chưa, đó là sự trùng khớp số Hóa đơn, số Hợp đồng, số tờ khai hải quan, số lượng nguyên phụ liệu, đơn giá,… - Kiểm tra các Hóa đơn và các chứng từ làm căn cứ để lập phiếu tính giá thành vật tư thực tế đã hợp lý và đúng theo quy định tính giá mua vật tư hiện hành chưa. - Tính toán lại số liệu trên các Hóa đơn, Phiếu tính giá thành vật tư thực tế… để kiểm tra sự chính xác về mặt số liệu. - Tiến hành nhập liệu vào máy tính, căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập liệu vào bộ chứng từ nhập mua (NM). Kế toán vật tư sẽ sử dụng User và Password của mình để truy cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “số phiếu nhập kho”, “số hóa đơn”, “ngày hóa đơn”, … một màn hình nhập liệu hàng mua vào của kế toán vật tư như sau: Trang 60 Sau khi nhập liệu, một phiếu nhập kho có định khoản sẽ được in ra. Phiếu nhập kho có định khoản này có tính chất như một bằng chứng là nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận. Tổng Công ty CP Dệt may Hoà Thọ Số: N1521-M039 36 Ông Ích Đường Nợ: 15211 1331 Có: 33101 Trang 61 24.531.255 2.453.126 26.984.381 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 31 tháng 8 năm 2009 Đơn vị: Công ty TNHH Công nghiệp I.S.A Việt Nam Nội dung: Nhập kho Nguyên liệu chính (Snickers) theo hợp đồng 117873 Kho: Kho nguyên liệu chính may (KHOMAY) Mã VT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6) 101040001A Dựng 500I Grey Met 200 19.418,35 3.883.670 101040001D Dựng 500I Snow/med Met 100 16.211,65 1.621.165 101040002N Dựng 1020 (N/F) Met 1.200 15.855,35 19.026.420 Cộng tiền hàng 24.531.255 2.453.126 Thuế GTGT 26.984.381 Tổng tiền Cộng tiền hàng (bằng chữ): Hai mươi sáu triệu chín trăm tám mươi tư ngàn ba trăm tám mươi mốt đồng chẵn. Kế toán trưởng Kế toán chi tiết Các chứng từ sau khi đã nhập liệu vào máy tính sẽ được kế toán vật tư đánh dấu, chẳng hạn như dấu tick bút chì, để tránh trường hợp nhập lại chứng từ một lần nữa, và lưu ở nơi tách bạch với những chứng từ chưa được nhập liệu. Tương tự căn cứ vào Phiếu tính giá thành vật tư thực tế và các Hóa đơn GTGT của nhà vận chuyển, bảo hiểm… Kế toán vật tư sẽ nhập số liệu vào bộ chứng từ chi phí (CP), và một phiếu Chi phí mua hàng, thuế NK có định khoản sẽ được in ra và đưa kế toán Trang 62 trưởng kiểm tra và ký duyêt. Phiếu Chi phí mua hàng, thuế NK có định khoản – xem phụ lục số 7 – trang PL7, với màn hình nhập liệu chi phí mua hàng như sau: Toàn bộ chứng từ liên quan đến số hàng nhập kho này sẽ được đóng tập và lưu trong tập hồ sơ TK 152 tương ứng theo số thứ tự của các Phiếu nhập kho, cũng như phiếu Chi phí mua hàng, thuế NK có định khoản. Tập hồ sơ TK 152 được đóng tập theo tháng. Hàng tháng, hay bất kỳ thời điểm nào kế toán vật tư sẽ lập ra một bảng kê phiếu nhập, và tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ với bảng kê xem thử đã nhập liệu đầy đủ chưa. Trang 63 Hàng tháng, kế toán vật tư sẽ lập các báo cáo Sổ chi tiết vật tư, Sổ tổng hợp nhập xuất tồn và Sổ cái TK 152. * Kế toán Nợ phải trả người bán: Các chi phí khác không được phép tính vào giá trị hàng nhập mua như chi phí test hàng, chi phí tư vấn, điện nước…, hoặc các chứng từ khác khi mua đồ dùng văn phòng… sẽ được chuyển cho kế toán Nợ phải trả người bán để kiểm tra và theo dõi. Chẳng hạn như Bảng nhập hàng phải đối chiếu được với Giấy đề xuất, hay các hóa đơn của người bán nếu có. Sau đó, kế toán Nợ phải trả người bán nhập liệu vào máy tính tại bộ chứng từ (PK) phiếu khác. Phiếu kế toán được đánh số thứ tự và được lưu trong tập hồ sơ TK 331 theo thứ tự này cùng với các chứng từ liên quan, có thể tham khảo một phiếu kế toán tại phụ lục số 13. Sau khi Kế toán phần hành vật tư nhập liệu chứng từ, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu liên quan đến TK 331 và Kế toán phải trả người bán có thể theo dõi khoản Nợ phải trả người bán - TK 331 mà không cần nhập liệu, thuận tiện cho công tác kiểm tra giám sát công việc lẫn nhau, mà cũng tránh sự trùng lắp. Khi đó các Kế toán vật tư sau khi nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng sẽ chuyển bộ chứng từ liên quan sang cho Kế toán phải trả cho người bán để kiểm tra đối chiếu, tính toán lại một lần nữa xem phần nhập liệu của Kế toán vật tư đã đúng chưa. Nếu có sai sót thì kế toán Nợ phải trả người bán yêu cầu kế toán vật tư điều chỉnh và sửa lại cho chính xác. Kế toán công nợ không được phép sửa, chỉ có quyền theo dõi và kiểm tra. Hàng tháng, kế toán Nợ phải trả người bán sẽ lập các báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán, Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo từng đối tượng, Sổ cái TK 331… * Kế toán trưởng: là người đối chiếu và kiểm tra bộ chứng từ lại một lần nữa trước khi ký vào các Phiếu nhập kho có định khoản, Phiếu chi mua hàng, thuế NK, cũng như Phiếu kế toán. 2.4. Thanh toán Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên mua bán thì phương thức thanh toán sẽ khác nhau, căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán, các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi sẽ được lập, Trang 64 đơn vị tiến hành liên hệ với ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, ghi nhận các nghiệp vụ và theo dõi các khoản đã thanh toán, cũng như chuẩn bị các báo cáo. Lưu đồ 4: Lưu đồ kiểm soát quá trình thanh toán Phòng kế toán Phòng kinh doanh Hóa đơn GTGT Giấy đề nghị thanh toán KT vật tư KT NPTNB Kiểm tra, đối chiếu KT trưởng Ngân hàng TK TGNH Kiểm tra Kiểm tra, đối chiếu Giấy đề nghị thanh toán Ký duyệt Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi Ký duyệ t Kiểm tra Sổ phụ ngân hàng Thanh toán cho nhà cung cấp Đó ng dấ u Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi Sổ phụ ngân hàng * Phòng kinh doanh: lập Giấy đề nghị thanh toán. Các Hợp đồng với nhà cung cấp yêu cầu thanh toán sau, phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào các Hóa đơn GTGT để lập Giấy đề nghị thanh toán. Đối với các Hợp đồng mua nguyên phụ liệu thì yêu cầu Tổng Công ty sẽ phải thanh toán sau khi nhận được hàng và thanh toán dứt khoát cho từng Hợp đồng trong một khoảng thời gian nhất định, còn Hợp đồng với các công ty vận chuyển bảo hiểm có thể yêu cầu Tổng Công ty thanh toán sau một số Hợp đồng nhất định hoặc sau một khoảng thời gian nhất định. Dù bất kỳ hình thức Trang 65 thanh toán nào thì phòng kinh doanh phải lập Giấy đề nghị thanh toán gửi cho phòng kế toán để họ thanh toán kịp thời, không chỉ nâng cao uy tín của đơn vị mà còn có thể hưởng được các khoản chiết khấu thanh toán nếu thanh toán đúng hạn. Sau đây là một mẫu Giấy đề nghị thanh toán: TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ PHÒNG KINH DOANH MAY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ****** GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: Phòng kế toán tài chính Kính đề nghị Phòng KTTC Công ty thanh toán tiền cho: Đơn vị : Công ty TNHH giao nhận vận tải Tiêu Chuẩn. Số tiền : 88.597.570 đ. Bằng chữ : Tám mươi tám triệu năm trăm chín mươi bảy ngàn năm trăm bảy mươi đồng chẵn. Về khoản : thanh toán phí vận chuyển. Số Hóa đơn : 1756, 1757, 1758, 1759, 1838, 1840, 1845, 1858, 1343, 1344, 1345, 1346. Tên tài khoản : Tài khoản số : 140414851000955 SWIFT CODE : Tại ngân hàng : INDOVINA Kiểm tra tính chính xác Địa chỉ ngân hàng : Thời gian thanh toán chậm nhất: 25/9/2009 Rất mong Phòng TCKT quan tâm giải quyết. Đà Nẵng, ngày … tháng … năm … Trang 66 PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KD MAY NGƯỜI ĐỀ NGHỊ Kiểm tra tính hợp lệ * Phòng kế toán: tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số tiền, đúng số các Hóa đơn, và kịp thời. - Kế toán vật tư: là người nhận Giấy đề nghị thanh toán, kiểm tra đối chiếu với Phiếu nhập kho, Hóa đơn tương ứng,… kiểm tra sự đầy đủ, sự chính xác và tính hợp lệ của các thông tin. Sau đó tiếp tục chuyển cho kế toán Nợ phải trả người bán. - Kế toán Nợ phải trả người bán: kiểm tra lại Giấy đề nghị thanh toán và đối chiếu với hồ sơ chứng từ dữ liệu liên quan trong máy, việc kiểm tra phải đảm bảo đúng số tiền, đúng nhà cung cấp, đúng số Hóa đơn, và phải đảm bảo rằng các Hóa đơn đó chưa được thanh toán, tránh tình trạng là thanh toán lại Hóa đơn đã thanh toán. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: Sau đó Giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển sang cho Kế toán TGNH xem xét, kiểm tra thông tin lại một lần nữa, và cuối cùng chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán Kế toán TGNH tiến hành lập Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi hoặc yêu cầu ngân hàng mở LC tùy theo yêu cầu của hợp đồng. Ủy nhiệm chi không có mẫu thống nhất mà tùy thuộc vào từng ngân hàng mà có mẫu khác nhau. Mẫu Ủy nhiệm chi dưới đây là mẫu của Ngân hàng Indovina. Mẫu mỗi ngân hàng có sự khác biệt, nhưng vẫn phải đảm bảo những thông tin bắt buộc, chỉ khác nhau cách thiết kế, bố trí các thông tin trên mẫu. ỦY NHIỆM CHI INDOVINABANK Số: 3379-ID Lập ngày: 21/09/09 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ ĐIỆN Trang 67 PHẦN DO NH GHI Tên đơn vị trả tiền: TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ Số tài khoản: Tại ngân hàng: TÀI KHOẢN NỢ 6251060-001 Indovina Tỉnh, Tp Đà Nẵng TÀI KHOẢN CÓ Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH giao nhận vận tải Tiêu Chuẩn Số tài khoản: Tại ngân hàng: 140414851000955 Eximbank Tỉnh, Tp: C/N Tân Bình, HCM Số tiền bằng số Số tiền bằng chữ: Tám mươi tám triệu năm trăm chín mươi bảy ngàn 88.597.570 đồng năm trăm bảy mươi đồng chẵn. Nội dung thanh toán: Phí vận chuyển hàng theo HĐ 1756,7,8,9,1838,40,45,58,1343,4,5,6 ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG A Ghi sổ ngày:…/…/20.. Kiểm tra tính chính xác NGÂN HÀNG B Ghi sổ ngày:…/…/20. Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán Tiếp theo, sau khi Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi được sự kiểm tra ký duyệt của Kế toán trưởng, Kế toán TGNH sẽ yêu cầu các ngân hàng liên quan chuyển tiền cho nhà cung cấp. Định kỳ, kế toán TGNH sẽ đem các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi đến Ngân hàng và yêu cầu kiểm tra lại, nếu ngân hàng đã thanh toán Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi sẽ có đóng dấu xác nhận của ngân hàng. Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi có dấu xác nhận sẽ là căn cứ quan trọng để chứng minh khoản phải trả đã được thanh toán cho người bán, định khoản nghiệp vụ liên quan, và lập các báo cáo. Kế toán TGNH mở tài khoản chi tiết theo dõi cho từng ngân hàng, trong đó chi tiết theo tiền VND, USD, hay EUR…điều đó thuận tiện hơn trong công tác theo dõi, ghi Trang 68 nhận nghiệp vụ và kiểm tra. Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi được đánh số thứ tự và lưu theo trình tự này, theo từng ngân hàng liên quan. Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi này phải tham chiếu được đến Hóa đơn mua hàng tương ứng, các Hóa đơn GTGT sau khi đã thanh toán được đóng dấu "Đã thanh toán”. Hằng kỳ, kế toán TGNH sẽ đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng để theo dõi các khoản đã thanh toán, kiểm tra đối chiếu số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ với sổ phụ ngân hàng. Cuối kỳ, lập các báo cáo Sổ chi tiết TK 112, Sổ tổng hợp TK 112, Sổ cái TK 112… Đối với việc mua đồ dùng văn phòng hay máy móc thiết bị, phòng tổ chức sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán và có sự ký duyệt của giám đốc trước khi chuyển cho phòng kế toán để thanh toán cho người bán. Trên đây là toàn bộ quá trình mua hàng và thanh toán diễn ra tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ, mặc dù không khỏi xảy ra một số hạn chế nhất định, tuy nhiên nhìn chung quy trình được Tổng Công ty thực hiện, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ. Các phòng ban không chỉ thực hiện đúng theo nhiệm vụ công việc của phòng ban mình mà còn cùng với các phòng ban khác phối hợp nhịp nhàng với nhau, đồng thời giám sát công việc lẫn nhau để quy trình được diễn ra theo đúng trình tự, đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý cũng như các tổ chức và cá nhân có liên quan khác một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác. Trang 69 1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty 1.1. Đánh giá môi trường kiểm soát 1.1.1. Những ưu điểm Trung tâm của môi trường kiểm soát chính là triết lý quản lý và phong cách điều hành của ban lãnh đạo cấp cao. Chính quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức kinh doanh, luôn giữ uy tín với khách hàng. Do đó, đã không ngừng nâng cao vị thế của Tổng Công ty. Đội ngũ quản lý luôn gương mẫu, năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo, có tầm nhìn rộng, có khả năng hoạch định chiến lược kinh doanh cũng như thiết lập và tổ chức hoạt động KSNB. Cơ cấu tổ chức quản lý tương đối phù hợp, đơn giản, mỗi bộ phận đều có chức năng quyền hạn rõ ràng nên không xảy ra sự đùn đẩy và chồng chéo lẫn nhau. Chính sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Con người là chìa khóa thành công, là mục tiêu và mục đích của mọi sự kiểm soát. Với lực lượng cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ, những người lao động có tay nghề, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức. Mặt khác, với ý thức làm việc tập thể cao và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau cũng như giữa các phòng ban với ban quản lý trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Chính sự đồng lòng nhất trí và chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của ban quản lý nên hoạt động sản xuất của Tổng Công ty diễn ra một cách suôn sẽ, nhất quán, đồng bộ. Tổng Công ty thường xuyên tổ chức các khóa học tại chỗ để bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên, để không ngừng cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới. Chính việc huấn luyện, đào tạo đã nâng cao, phát huy kỹ năng, năng lực của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, tạo nên hiệu quả Trang 70 hoạt động và hạn chế nhiều sai sót, gian lận. Mặt khác, Tổng Công ty rất coi trọng chính sách nhân sự, công tác tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng cán bộ công nhân viên tạo lòng tin và động lực để phát triển. Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các định mức cũng được quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện để phát hiện, xử lý kịp thời các sai lệch điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát với thực tế và thường được hoàn thành tốt. Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán là một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán phù hợp với đặc trưng của từng đối tượng hạch toán kế toán và khối lượng công tác kế toán trong từng phần hành, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong việc ghi chép, hạch toán, lập báo cáo tài chính. Hầu hết cán bộ công nhân viên kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Về hình thức kế toán, phần mềm kế toán Bravo 6.3 theo "Chứng từ ghi sổ” phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, phù hợp với quy mô hiện tại. Với hình thức này thì mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán. Về hệ thống báo cáo kế toán, các báo cáo tài chính được lập đầy đủ, đúng chế độ quy định. 1.1.2. Những hạn chế Ban kiểm soát của Tổng Công ty được lập ra nhưng vẫn chưa phát huy hết vai trò của mình, chỉ là theo dõi, giám sát tình hình hoạt động chung chung, các báo cáo kiểm soát thực sự chưa có ý nghĩa, vị thế của ban kiểm soát chưa cao, chưa thực hiện việc bảo đảm quyền lợi cho Cổ đông của Tổng Công ty một cách tốt nhất có thể. Hơn nữa, với quy mô một Tổng Công ty lớn như Hòa Thọ, việc kiểm soát chỉ là ở mức thực hiện đúng theo các quy định, các thành viên tự giám sát lẫn nhau, mà chưa có một hệ thống kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát của đơn vị tốt hơn. Ban quản lý cấp cao của Tổng Công ty khá tin tưởng vào nhân viên của mình mà giao quyền khá lớn, điều đó không tránh khỏi những gian lận và sai sót. Chẳng hạn như trưởng phòng kinh doanh giao quyền toàn bộ cho nhân viên của mình, từ việc cân đối nguyên phụ liệu, lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp… mà không có sự kiểm tra lại. Nhân viên phụ trách đơn hàng ở phòng kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp bằng mail, mà không thông qua sự xét duyệt, kiểm tra của trưởng phòng Trang 71 hay giám đốc hoặc là bất cứ một nhân viên độc lập nào khác, điều đó không tránh khỏi những sai sót. Chỉ những đơn hàng lớn thì phòng kinh doanh mới phân công công việc cho một nhân viên cân đối nguyên phụ liệu, và nhân viên phụ trách đơn hàng lập đơn đặt hàng, mà bỏ qua những đơn hàng nhỏ, điều đó cũng có nghĩa là bỏ qua những sai sót tiềm ẩn do không có sự kiểm tra lại, có thể đặt sai mã hàng, tính toán ngày hàng đến không hợp lý… Tổng Công ty Dệt may Hoà Thọ hiện nay đang phát triển nhanh chóng, có thể dẫn đến những bất cập trong công tác quản trị, điều hành, đặc biệt là nguồn nhân lực cấp cao, đòi hỏi các nhà quản lý cấp cao phải có chuyên môn nghiệp vụ, sự am hiểu rộng và có chiến lược phát triển kinh doanh rõ ràng và lâu dài, tuyển dụng nhân viên thật sự là những người có tài năng và chuyên môn vững vàng. Sự phát triển của nền kinh tế nói chung, và của ngành dệt may nói riêng đó không chỉ là điều kiện thuận lợi mà còn là thách thức để đơn vị không ngừng phát triển, không để thua kém so với các đối thủ cạnh tranh. Các phần mềm đang áp dụng tại các phòng ban chưa mang tính tích hợp dữ liệu giữa các phòng, nhiều công đoạn nhập lại, dễ dẫn đến nhiều sai sót và gian lận, đòi hỏi ban lãnh đạo của Tổng Công ty cần phải có một cơ chế kiểm soát mới tốt hơn, hoàn thiện hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. 1.2. Đánh giá các thủ tục kiểm soát 1.2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng Mục tiêu kiểm Nhận xét Thủ tục kiểm soát hiện có Ưu điểm Hạn chế soát Tính - ĐĐH được lập dựa trên Đơn hàng - Đảm bảo - Có thể đặt sai mã hàng có của khách hàng đã được chấp nhận đơn thật phù hợp với kế hoạch sản xuất. vị làm tăng chi phí và tốn thời nhận đúng gian đặt lại. - Cân đối NPL căn cứ vào tình hình loại hàng - Có thể tính toán thời gian Tồn kho thực tế để tính ra số lượng đã đặt, hàng đến không hợp lý sớm cần mua, đồng thời tính toán thời đúng số quá hoặc trễ quá, hoặc do gian hàng đến là phù hợp. và ảnh hưởng của điều kiện tự lượng Trang 72 - Thủ kho khi nhận hàng đối chiếu chất lượng nhiên không dự đoán trước số lượng thực nhận với Packing yêu cầu. List. - Có - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp kiểm được. sự - Quá trình nhận hàng tại tra kho chỉ có một bộ phận của chứng từ và đối chiếu các đối chiếu tham gia nhận hàng là thủ thông tin trên Hóa đơn mua hàng, cẩn thận kho, chỉ kiểm tra số kiện PNK, ĐĐH, Bảng nhận hàng, Tờ các chứng hàng, sau khi nhập kho mới khai…trước khi ghi sổ kế toán. từ trước kiểm tra số lượng và chất khi nhập lượng bên trong. liệu để phản ánh nghiệp vụ phát sinh. Sự phê - Khi gửi ĐĐH cho nhà cung cấp - Ban quản - Chỉ những hợp đồng lớn chuẩn bằng mail thì có gửi kèm cho giám lý kiểm tra mới tách bạch người cân đốc biết để giám đốc theo dõi. và phê đối NPL và người lập - Hợp đồng được ký kết giữa hai chuẩn các ĐĐH. bên là có chữ ký, con dấu và tên chứng người đại diện đầy đủ. từ đầy đủ theo - Giấy đề xuất mua đồ dùng văn quyền hạn phòng hay thiết bị là có sự chấp của mình. thuận của giám đốc, hoặc HĐQT. - Sự phân công phân nhiệm rõ Tính ràng. - Các PNK do phòng kế hoạch thị - Chứng từ - Bảng nhập hàng là một tờ đầy trường lập được đánh số thứ tự và được đủ được đính kèm với Hóa đơn tương theo đúng thứ tự. ứng. xếp rời, không được đánh số số thứ tự. - Những tờ khai hàng hóa - Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ - Không bỏ xuất nhập khẩu chưa kịp tự của PNK và nhập liệu vào máy sót nghiệp sao lại để kế toán đối chiếu Trang 73 theo trình tự này. vụ. theo dõi đã nộp cho hải - Khi có phát sinh nghiệp vụ mua quan. hàng thì toàn bộ bộ chứng từ được chuyển đến phòng kế toán để đối Sự chiếu, kiểm tra và ghi sổ. - Tất cả các khoản chi phí được - Đảm bảo - Nhân viên thông đồng với đánh phép tính vào giá gốc của hàng giá trị hàng nhà cung cấp để nhận giá mua vào đều được theo dõi đầy đủ, mua vào những Bảng báo giá có đơn và được phòng kinh doanh lập được phiếu tính giá thành vật tư thực tế. đo giá cao. lường trên - Nhân viên thông đồng với - Kế toán vật tư sẽ kiểm tra tính cơ sở giá nhà cung cấp dịch vụ để tạo hợp pháp của chứng từ làm cơ sở gốc. những Hóa đơn giả hoặc để tính giá gốc của hàng mua vào - Các số những Hóa đơn có giá trị trước khi nhập liệu vào máy tính. liệu được cao so với thực tế. - Các chi phí không được tính vào đối chiếu - Có thể tính toán sai các số giá gốc của hàng mua vào thì sẽ cẩn thận, liệu các chi phí được tính được kế toán nợ phải trả người bán hạn chế sai vào giá mua. Sự theo dõi riêng. sót. - Nhập số liệu sai. - Khi nhập liệu xong kế toán vật tư - Sơ đồ tài - Nhập liệu sai tài khoản. phân sẽ in ra PNK có định khoản, đính khoản đầy - Kế toán trưởng giao loại kèm với hóa đơn… như là bằng đủ. chứng nghiệp vụ đã được ghi nhận. - quyền khai báo các thông Các tin liên quan đến nhà cung - Kế toán nợ phải trả người bán sẽ nghiệp vụ cấp cho các kế toán viên, kiểm tra lại các định khoản trên mua hàng điều đó có thể tạo ra những PNK này cùng với các hóa đơn và được ghi mã nhà cung cấp không có chứng từ tương ứng. tài thực. đúng - Khi xuất hiện một loại hàng mới, khoản. một nhà cung cấp mới đều được kế toán vật tư/ kế toán thanh toán khai báo đầy đủ. - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi Trang 74 Đúng từng loại vật tư, từng nhà cung cấp. - Chứng từ được chuyển lên phòng Các nghiệp - PNK được thủ tho chuyển hạn kế toán để ghi nhận ngay nghiệp vụ. vụ mua vào lên kế toán vật tư nhập số được ghi sổ liệu trước khi có các chứng đúng lúc. từ liên quan khác từ phòng kinh doanh và kế hoạch chuyển sang để làm cơ sở Chuyể - Kế toán máy. n Đảm sổ - Kế toán vật tư hàng kỳ lập bảng kết đối chiếu. bảo - Máy tính bị hư hay phần xuất mềm ứng dụng có thể bị và kê phiếu nhập và đối chiếu với các đầy đủ các lỗi. tổng nghiệp vụ ghi nhận trong kỳ, cũng báo hợp như đối chiếu giữa số liệu chi tiết đúng theo và tổng hợp. 1.2.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán cáo luật định. Mục tiêu kiểm Nhận xét Thủ tục kiểm soát hiện có Ưu điểm Hạn chế soát Tính - Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi tham - Đảm bảo - có chiếu được đến Hóa đơn mua hàng thanh toán những Hóa đơn đã được thật tương ứng. đúng - Kế toán trưởng không ký khống cung trước trên các chứng từ chi. đúng Có thể thanh toán lại nhà thanh toán. cấp, - Thanh toán cho một nhà số cung cấp không có thực. - Các Hóa đơn mua hàng đã được tiền. thanh toán được đóng dấu “đã thanh toán”. Sự phê - Giấy đề nghị thanh toán có sự xét - Các cấp - Các giấy đề nghị thanh chuẩn duyệt của trưởng phòng kế toán/ có Giám đốc. thẩm toán cho nhà cung cấp với quyền kiểm số tiền lớn mà không có sự - Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi có sự xét tra và phê xét duyệt của Giám đốc. duyệt, kiểm tra của kế toán trưởng. chuẩn các Trang 75 chứng từ đầy đủ theo quyền hạn Tính của mình. - Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi được - Phản ánh - đầy đánh số thứ tự và nghiệp vụ chi tiền đầy đủ các chi/Lệnh chi bỏ sót hay đủ được phản ánh theo số thứ tự này. Một số Ủy nhiệm nghiệp vụ không có dấu xác nhận của - Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi chi tiền ngân hàng. tiền gửi ngân hàng trên sổ chi tiết trong kỳ. của ngân hàng với các khoản chi - Thanh trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng toán đầy đủ của đơn vị. số tiền đơn - Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi có vị nợ nhà dấu xác nhận và chữ ký của ngân cung cấp. Sự hàng đầy đủ. - Tính toán đúng đắn các khoản - Số tiền - Nhân viên thông đồng với đánh chiết khấu thanh toán, nếu thanh chi trả là người bán để hưởng các giá toán sớm hay đúng thời hạn. đúng đắn khoản chiết khấu thanh - So sánh đối chiếu số tiền của số tiền đơn toán. khoản chi với sổ phụ ở ngân hàng. vị nợ nhà Sự cung cấp. - Ghi định khoản trên Ủy nhiệm - Sơ đồ tài - Nhập liệu sai tài khoản, phân chi/ Lệnh chi loại - Khi ký duyệt chứng từ chi, kế đủ. khoản đầy sai giá trị. - Có thể thanh toán nhầm toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ. khoản - Theo dõi thanh toán cho từng đối tiền tượng nhà cung cấp. Các nhà cung cấp, nhầm số tiền. chi - Kế toán trưởng giao được quyền khai báo cho các kế phản ánh toán viên, điều đó có thể - Mở các tài khoản chi tiết theo dõi đúng tài tạo ra những mã nhà cung nghiệp vụ phát sinh liên quan đến khoản, từng ngân hàng, trong đó chi tiết đúng Trang 76 cấp không có thực số theo tiền VND hay USD hay tiền. Đúng EUR… - Theo dõi các Hóa đơn đầy đủ, để - Không có - Khi ghi nhận nghiệp vụ hạn thanh toán cho nhà cung cấp đúng các khoản trễ, có thể dẫn đến việc hạn. Nợ quá hạn chậm trễ thanh toán cho với cung cấp. - Đảm bảo - Máy tính bị hư hay phần Chuyể - Kế toán máy. n nhà nhà cung cấp. sổ - Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kết xuất mềm ứng dụng có thể bị và các tài khoản chi tiết và tài khoản đầy đủ các lỗi. tổng tổng hợp. hợp báo cáo đúng theo luật định. 2. Một số ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Xuất phát từ những sai sót cũng như những gian lận có thể xuất hiện trong môi trường kiểm soát của Tổng Công ty nói chung và chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, sau đây là một số nhóm biện pháp kiểm soát nhằm mục đích có thể hạn chế được các sai sót và gian lận đó. 2.1. Hoàn thiện kiểm soát quản lý 2.1.1. Nâng cao vai trò của ban kiểm soát Với các chức năng được quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ của Tổng Công ty, Ban kiểm soát thực hiện việc giám sát Hội đồng quản trị, Ban giám đốc (giám đốc hoặc tổng giám đốc) trong việc quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính cũng như thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị. Tuy nhiên, thực tế cho thấy Ban kiểm soát đã không thể hiện đầy đủ vai trò nhiệm vụ của mình. Các báo cáo của Ban kiểm soát trong các kỳ đại hội cổ đông thường có cảm giác rằng các báo cáo này chỉ là bản sao các báo cáo của Hội đồng quản trị và Ban giám Trang 77 đốc, có thể là do các báo cáo này cũng không phải là tài liệu bắt buộc phải nộp cho cơ quan quản lý hoặc công bố thông tin theo quy định. Do vậy, hoạt động của Ban kiểm soát cần được điều chỉnh bởi một khung pháp lý rõ ràng hơn, đồng thời, khi được cổ đông tin tưởng và trao quyền, Ban kiểm soát phải có đủ khả năng thực thi nhiệm vụ, nhận thức và nâng cao hơn vai trò của mình, các báo cáo của Ban kiểm soát phải thể hiện được tính độc lập và chính xác. Điều đó không chỉ đảm bảo quyền lợi cho nhà đầu tư, cổ đông mà còn nâng cao uy tín và sự phát triển của Tổng Công ty. Ban kiểm soát cần hoạt động một cách có khoa học hơn, tuân thủ đúng theo các quy định của Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, không chỉ giám sát việc tuân thủ và tình hình hoạt động chung mà cần phải giám sát hoạt động ở các phòng ban, nhà máy một cách tích cực và thường xuyên hơn. Định kỳ theo quý các phòng ban sẽ thông báo tình hình và những đề xuất trong cách hoạt động, làm việc đến cho Ban kiểm soát, từ đó có những chính sách và biện pháp kiểm soát tốt hơn. Ban kiểm soát hàng quý họp một lần, và đưa ra các báo cáo kiểm soát trong quý, các báo cáo phải thực sự có ý nghĩa để góp phần nâng cao và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty, cũng như các quyền lợi khác của ban quản lý, nhà đầu tư, Cổ đông… 2.1.2. Thành lập ban kiểm toán nội bộ Ban kiểm soát hiện nay Tổng Công ty đã có, đó là một bộ phận độc lập, chỉ thực hiện chức năng giám sát việc quản lý và điều hành của Hội đồng quản trị và ban giám đốc một cách chung chung, nếu được nhận thức nâng cao vai trò vị thế của mình hơn nữa thì vẫn còn những bất cập đó là lợi ích giữa các cổ đông và lợi ích của Ban kiểm soát khi mình là cấp dưới của ban giám đốc. Mặt khác, một ban kiểm soát có giới hạn từ 3 đến 5 thành viên theo quy định của luật Doanh nghiệp, thì không thể kiểm soát hết tất cả những vấn đề trong một tổ chức có quy mô lớn, đặc biệt các thông tin từ hệ thống thông tin kế toán của công ty rất là quan trọng. Khi hệ thống càng phức tạp, công việc được vi tính hóa, người quản lý cần biết họ đang quản lý đúng đắn các rủi ro và điều quan trọng họ không thể để mất cơ hội. Do vậy, với quy mô của Tổng Công ty Hòa Thọ như hiện nay, nhu cầu tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ là nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết đặc biệt trong điệu kiện hội nhập kinh tế. Công ty có thể thành lập một Ban kiểm toán nội bộ có mô hình như sau: Trang 78 Trưởng ban kiểm toán nội bộ Kiểm toán viên Kiểm toán viên Kiểm toán viên Trưởng ban kiểm toán nội bộ nên duy trì thường xuyên các cuộc họp với giám đốc điều hành, giám đốc tài chính và trưởng ban kiểm soát. Đồng thời phải thường xuyên có các báo cáo tóm tắt gửi cho các trưởng phòng và các cá nhân có quan tâm khác không lâu hơn một quý. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra, kiểm toán và điều tra các vấn đề liên quan đến hoạt động của Tổng Công ty, đặc biệt các thông tin liên quan đến kế toán. Kiểm toán viên phải được cung cấp thẻ xác nhận để họ có thể tiếp cận tự do với tất cả sổ sách của tổ chức. Hoạt động Ban kiểm toán nội bộ tổng quát như sau: - Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Ban giám đốc phải có trách nhiệm thiết lập và thường xuyên xem xét sự phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của các hệ thống này. Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm tra, đánh giá thường xuyên đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và hệ thống KSNB. - Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính, các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và hoạt động của đơn vị. Việc kiểm tra, đánh giá này có thể bao gồm việc xem xét các phương pháp xác định, đo lường, phân loại, lập báo cáo và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các khoản mục, số dư TK và thủ tục kiểm soát các thông tin kinh tế, tài chính. - Kiểm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động kinh tế, tài chính kể cả hoạt động phi tài chính của đơn vị. Phát hiện những sơ hở, yếu kém và đề xuất các giải pháp cải tiến hoàn thiện. 2.1.3. Ứng dụng ERP trong quá trình quản lý doanh nghiệp Hiện nay ở mỗi phòng ban của Tổng Công ty đều sử dụng những phần mềm khác nhau để phục vụ cho công việc của phòng ban mình, chỉ có điều mỗi phần mềm này lại có một cơ sở dữ liệu (CSDL) riêng và không thể tích hợp được với nhau. Chẳng hạn như phòng kế hoạch - thị trường khi hàng nhập kho đã lập Phiếu nhập kho, sang phòng kế toán cũng nhập lại số liệu và lập lại Phiếu nhập kho lại một lần nữa, tất nhiên sẽ không Trang 79 tránh khỏi những sai sót như nhập sai số liệu, bỏ sót chứng từ…; hay các chứng từ từ phòng ban này muốn có ở phòng ban khác thì nhân viên phải chạy đi lấy và sao chứng từ, điều đó sẽ tốn rất nhiều thời gian, công việc trở nên không hiệu quả tối ưu, khó có khả năng kiểm soát, đôi khi chứng từ dễ bị thất lạc…Mặt khác mục tiêu của KSNB đã nhấn mạnh ba mục tiêu chính là Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ được quy định và tuân thủ và cuối cùng là hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, các doanh nghiệp hiện nay ngày càng cố gắng hoàn thiện và hướng đến đạt được mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả một cách tốt nhất.... Tình hình hiện nay tại Tổng Công ty cho thấy, với khối lượng công việc ngày càng nhiều, doanh nghiệp không ngừng nâng cao sản xuất và mở rộng hợp tác kinh doanh với nhiều đối tác trong và ngoài nước, cố gắng là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực dệt may, tạo một thế đứng vững chắc trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay…, đòi hỏi công việc cần được xử lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả là vô cùng cần thiết. Nhu cầu cho các CSDL được tích hợp, thông tin được chính xác kịp thời, tăng cường quá trình kiểm soát các nhân viên cũng như ban quản lý, đồng thời giảm các công việc mang tính thủ công lặp lại… thì Tổng Công ty nên hướng đến một chiến lược quản lý tốt hơn. Một ý kiến đưa ra ở đây đó là sự tích hợp tất cả dữ liệu và chức năng có liên quan bằng cách ứng dụng mô hình ERP để quản lý doanh nghiệp. Theo định nghĩa của thư viện Bách khoa toàn thư Wikipedia thì ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) nguyên thủy ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao gồm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ. Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương, quản trị sản xuất… song song độc lập lẫn nhau thì ERP bao gồm tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau. ERP đã được các doanh nghiệp ở nước ngoài vận dụng rất phổ biến và đem lại hiệu quả cao từ những năm 1990, tuy nhiên việc vận dụng ERP ở nước ta còn rất mờ nhạt, chỉ một số ít các doanh nghiệp là đã triển khai và cũng đã đem lại kết quả cao như Vina Acecook, Tôn Đông Á, Bipharco, Vinappro… Với xu hướng phát triển của thế giới, Trang 80 và sự hòa nhập của nền kinh tế Việt Nam khi đã là thành viên của WTO, ứng dụng nhanh sự phát triển của công nghệ thông tin, cùng với sự cạnh tranh không ngừng với các doanh nghiệp, bên cạnh đó phải cung cấp thông tin minh bạch cho đối tác một cách chính xác kịp thời… thì việc triển khai ERP là xu hướng tất yếu nếu các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong dài hạn. ERP thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh, tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập, có thể dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại, mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp. Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm như sau: Mua hàng và KS NCC KS NLVL, Kho, TSCĐ Sản xuất Lập kế hoạch dự toán Tài chính – Kế toán ERP Nguyên cứu và phát triển Quản lý nhân sự Bán hàng và QL khách hàng KS chất lượng Sơ đồ sau sẽ mô tả việc ứng dụng hệ thống ERP trong quá trình lập kế hoạch mua hàng có thể phối hợp và liên quan với các chức năng khác nhau như sau: Trang 81 Chiến lược, thị trường, sự phát triển, đa dạng hóa Kế hoạch tổng thể ĐĐH, Ngân sách, Dự báo, mức dự trữ tồn kho Kế hoạch chung Số lượng SP sản xuất, Ngày giao hàng theo ĐĐH Nguồn lực có thể đáp ứng Yes Kế hoạch sản xuất Định mức vật tư, tồn kho, NLVL, SPDD Nhu cầu NLVL Kế hoạch nhân lực, máy móc, công suất, hiệu quả SX Nhu cầu lao động, máy móc thiết bị Đáp ứng nhu cầu NLVL, đáp ứng số lượng TP Điều chỉnh thời gian số lượng khi cần thiết Phát sinh nhu cầu nội bộ, bên ngoài, chỉnh sửa kế hoạch Nguồn lực có thể đáp ứng Yes Phát hành lệnh sản xuất và đơn đặt mua hàng Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, mua hàng Kiểm soát điều chỉnh kế hoạch khi có sự cấp thiết Đo lường kết quả thực hiện No No Kiểm soát và đánh giá hệ thống Để ERP tích hợp các chức năng, CSDL được thống nhất thì một vấn đề quan trọng đó là xây dựng một bộ mã cho các đối tượng có liên quan một cách thống nhất. Chẳng hạn trong chu trình mua hàng và thanh toán, bộ mã nguyên liệu vật liệu, mã nhà cung cấp, mã các kho hàng… cần phải thống nhất và sử dụng trong tất cả các bộ phận có liên quan. Phòng kinh doanh dùng mã NLVL nào để đặt hàng với nhà cung cấp thì mã đó bộ phận kho phải sử dụng để theo dõi nhập xuất NLVL đó ở kho, cũng như bộ phận kế toán cũng dùng mã NLVL đó để theo dõi và ghi sổ nghiệp vụ, tránh tình trạng nhầm lẫn và thiếu sót. Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng các bộ mã một cách thống nhất và thuận tiện hơn cho việc sử dụng, hiện nay bộ phận kho vẫn chưa tiếp cận và sử dụng bộ mã này. Trang 82 Tích hợp dữ liệu trong ERP cho phép tất cả dữ liệu liên quan đều được cung cấp một cách trực tuyến, kịp thời; thông tin cần cho bộ phận nào thì đều có mặt ở bộ phận đó, tuy nhiên công việc của bộ phận nào chỉ được thực hiện trong quyền hạn nhiệm vụ của bộ phận mình, không có dữ liệu nào phải nhập vào hai lần, giám sát công việc một cách tốt hơn, bởi lẽ việc thực hiện các bước trong một quy trình được lập trình sẵn, được quan sát bởi tất cả thành viên có liên quan, và công việc bước trước nếu chưa thực hiện thì không thể thực hiện được công việc của bước tiếp theo, sai sót và gian lận cũng dễ phát hiện. Có thể hình dung sự tích hợp dữ liệu trong chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty theo lưu đồ sau: Giám đốc Phòng kinh doanh Cân đối NPL File Đơn đặt hàng Phòng kế hoạch Kho Dữ liệu File khách hàng File Đơn hàng Phòng kế toán File NCC File báo giá File Hợp đồng File HTK File Hóa đơn File nhập hàng Dữ liệu File ghi nhận NV File Phải trả NCC File thanh toán Trang 83 File Phiếu nhập kho File xuất hàng - Phòng kinh doanh khi lập bảng cân đối NPL thì cần các thông tin về hàng tồn kho: mã hàng, loại hàng, số lượng tồn kho hiện là bao nhiêu, định mức tồn kho cho phép… thì không cần phải thông báo cho phòng kế toán để lấy thông tin, mà chỉ cần đặt lệnh cho chương trình ứng dụng ERP là thấy được các thông tin cần thiết từ phòng kế toán, để đáp ứng cho công việc của mình, tiến trình thực hiện sẽ nhanh rất nhiều và cũng tránh được các sai sót. - Phòng kế hoạch khi lập Phiếu nhập kho thì không cần phải đợi Bảng nhập hàng từ kho chuyển lên, khi kho đã lập một Bảng nhập hàng mới, thì có sẽ có một thông báo ngay lúc đó lên phòng kế hoạch, dựa vào File nhập hàng đó và đối chiếu cùng với với File Đơn đặt hàng, Hợp đồng của phòng kinh doanh để lập Phiếu nhập kho. - Kế toán không cần lập Phiếu nhập kho nữa mà chỉ cần định khoản nghiệp vụ và theo dõi thanh toán… Như vậy, tất cả mọi phòng ban đều giám sát công việc của nhau theo một chuỗi logic, theo đúng trình tự và thực hiện đúng công việc của mình một cách chính xác và nhanh chóng hơn, tránh các trường hợp nhập lại số liệu dẫn đến các sai sót và gian lận, ví dụ nếu chưa có Đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh thì kho không thể có Bảng nhập hàng, nếu chưa có Bảng nhập hàng thì không thể có Phiếu nhập kho ở phòng kế hoạch... Phòng kinh doanh có thể giám sát đơn hàng đã được thực hiện đến mức độ nào, nhận hàng theo từng đợt như thế nào…Bên cạnh đó, các phòng ban khác như kế toán, hay Giám đốc muốn biết thông tin liên quan nào thì cũng đều có thể có được một cách nhanh chóng. Những lợi ích ERP mang lại là: - Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu. Ví dụ nếu nhân viên kho điền tay Bảng nhập hàng và viết con số “115” rồi nhập kho, khi chứng từ này đến phòng kế hoạch do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “116” và lập Phiếu nhập kho là 116, kế toán căn cứ Phiếu nhập kho để phản ánh nghiệp vụ, nhập số liệu một lần nữa, có thể dẫn đến sai sót như theo dõi sai số lượng hàng trong kho, thanh toán số tiền sai… - Tăng tốc độ dòng công việc. Rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. Trang 84 - Tập trung dữ liệu. Thay vì duy trì nhiều CSDL cục bộ với dữ liệu nhiều khi không trùng khớp nhau, doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như Tổng Công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng. Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau, nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh. - Dễ dàng kiểm soát. Một CSDL và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp ban lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (audit track) của hệ thống ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó… Như vậy, ERP sẽ giúp cho một doanh nghiệp có khả năng kiểm soát toàn diện, hiệu quả và rất chặt chẽ toàn bộ hệ thống thông tin của mình, nâng cao tốc độ chất lượng truyền đạt thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như giữa doanh nghiệp với môi trường bên ngoài. ERP sẽ tạo nên mối liên kết gắn bó giữa các hoạt động trong một doanh nghiệp. Các bộ phận, phòng ban có thể tham chiếu hỗ trợ lẫn nhau một cách dễ dàng. ERP sẽ giúp cho vấn đề tổ chức nhân sự, bố trí sản xuất, sắp đặt công việc trong doanh nghiệp có thể thực hiện một cách hợp lý, chính xác đạt hiệu quả cao. Và cuối cùng, đó là vấn đề quan trọng, ERP có khả năng phân tích tình hình tài chính, thiết lập và phát triển các mối quan hệ khách hàng, hỗ trợ việc giới thiệu và phát triển sản phẩm. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như NLVL, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các Trang 85 quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, trở ngại lớn nhất hiện nay ở các doanh nghiệp nước ta đó là vấn đề về con người. Con người cần hội tụ nhiều điều kiện có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp, cần xác định và lựa chọn đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai, lựa chọn giải pháp phù hợp, lựa chọn đối tác triển khai đúng, phối hợp với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án, sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong doanh nghiệp, chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới, chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp, có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống… 2.1.4. Tăng cường kiểm soát phân quyền Việc tin tưởng và giao quyền cho nhân viên cấp dưới của mình có thể phát huy vai trò của họ, nhưng cũng không tránh khỏi những gian lận và sai sót. Do vậy, Tổng Công ty nên hạn chế việc giao quyền quá lớn hay kiêm nhiệm nhiều công việc cho nhân viên để có thể hạn chế một số rủi ro. Rủi ro liên quan đến việc có thể đặt sai mã hàng, tính toán thời gian hàng đến không hợp lý, tính toán số lượng hàng không chính xác…đó có thể là do khối lượng công việc của nhân viên phụ trách đơn hàng đó quá nhiều, cùng một lúc làm việc trên nhiều đơn hàng, mà vừa lập bảng cân đối NPL lại vừa lập ĐĐH. Do vậy, cần tách biệt nhân viên cân đối NPL và nhân viên lập ĐĐH cho cả những hợp đồng lớn và nhỏ. Bởi lẽ hợp đồng dù lớn hay nhỏ cũng có thể xảy ra sai sót, chứ không chỉ chú trọng đến những hợp đồng lớn như hiện nay. Cán bộ mặt hàng khi lập ĐĐH sẽ kiểm tra được công việc của nhân viên cân đối NPL, các sai sót có thể phát hiện. Các ĐĐH lập xong đều có sự kiểm tra giám sát và theo dõi của trưởng phòng cũng như của Giám đốc, nếu đơn vị ứng dụng mô hình dữ liệu tích hợp. Tuy nhiên, các đơn hàng có số tiền lớn trên 100 triệu chẳng hạn nên thông qua sự xét duyệt của kế toán trưởng. Trang 86 Rủi ro liên quan đến việc kế toán viên có thể tạo giả một mã nhà cung cấp, rồi tạo Hóa đơn giả chuyển tiền vào nhà cung cấp này, do nhân viên phòng kế toán có quyền khai báo một mã vật tư, hay một mã nhà cung cấp mới. Do đó, việc khai báo các thông tin liên quan đến một nhà cung cấp mới, hay tạo một mã vật tư mới nên là kế toán trưởng thực hiện. Và khi các thông tin đều liên quan với nhau và cung cấp một cách trực tuyến, nếu có nghi ngờ thì các bộ phận cũng dễ dàng phát hiện gian lận. Nhân viên phòng kinh doanh liên hệ với nhà cung cấp để nhận các bảng báo giá, điều đó có thể nhân viên thông đồng với các nhà cung cấp này để nhận các bảng báo giá có đơn giá cao, do vậy việc liên hệ và nhận các Bảng báo giá là công khai và trực tuyến, không chỉ trưởng phòng kinh doanh, mà phòng kế toán và giám đốc có thể theo dõi. Tổng Công ty giao dịch chủ yếu bằng tiền gửi ngân hàng, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, giao dịch với nhiều ngân hàng, mà hiện tại chỉ có một kế toán TGNH theo dõi và ghi sổ nghiệp vụ, người này vừa làm công việc lập Ủy nhiệm chi/Lệnh chi, nhập liệu nghiệp vụ chi tiền và đối chiếu hằng kỳ với sổ phụ của ngân hàng, điều đó có thể dẫn đến nhiều sai sót. Vì vậy nên tách bạch một người kiểm tra bộ chứng từ và lập Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi thực hiện giao dịch với ngân hàng, còn một người khác sẽ kiểm tra lại các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi này đã hợp lệ, đã có dấu xác nhận và đối chiếu với các nghiệp vụ đã được nhập liệu, đồng thời hằng kỳ đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng. Các giấy đề nghị thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp, mặc dù là những nghiệp vụ thanh toán với số tiền rất lớn, nhưng hiện tại chỉ xin sự xét duyệt của kế toán trưởng, do vậy cần phải xin thêm sự xét duyệt của giám đốc đối với các nghiệp vụ thanh toán mua hàng trên 100 triệu chẳng hạn để đảm bảo tính phê chuẩn đúng đắn, đầy đủ và đảm bảo tính tin cậy. Lưu đồ kiểm soát phân quyền khi thanh toán có thể hoàn thiện như sau: Trang 87 Phòng kế toán Phòng kinh doanh Hóa đơn GTGT Giấy đề nghị thanh toán KT vật tư Ktra KT NPT NB Ktra KT trưở ng K ý K ý TK TGN H1 Giám đốc Ngân hàng TK TGN H2 Kt ra Giấy đề nghị thanh toán K ý Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi Thanh toán cho nhà cung cấp Đó ng dấ u Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi Ktra, đối chiếu Sổ phụ ngân hàng Sổ phụ ngân hàng 2.2. Hoàn thiện kiểm soát vật chất Các thiết bị hệ thống máy tính cần được bảo quản nơi an toàn, và đầy đủ những điều kiện bảo đảm cho hệ thống tránh được những thiệt hại do nguồn điện và môi trường xung quanh. Việc lưu trữ dữ liệu trên máy không phải lúc nào cũng an toàn tuyệt đối, có thể xảy ra trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở cài chương trình virut vào máy để phá hủy những dữ liệu mà họ thực hiện gian lận nhằm xóa dấu vết, cho nên công ty có thể thực hiện sao lưu dữ liệu vào đĩa, USB, thẻ,… Tuy nhiên, không phải việc lưu trữ vào các ổ cứng đó là tuyệt đối an toàn vì đôi lúc có thể hỏng hóc hay bị lỗi, do vậy công ty nên thực hiện: - Định kỳ, nên tiến hành in ấn, sao lưu các bản ghi và tập tin quan trọng; nên lưu thành nhiều bản và lưu ở nhiều nơi khác nhau. Các báo cáo được in ra, các chứng từ cần Trang 88 được đóng tập và và lưu trữ trong tủ có khóa vì hiện nay một số tài liệu trong phòng kế toán không được khóa cẩn thận, điều đó có thể dẫn đến những người không được sự ủy quyền cho phép lấy cắp thông tin. - Các thiết bị như đĩa, USB, các văn bản… nên lưu trữ ở những chỗ an toàn, ít người biết đến để đảm bảo an toàn và phải giao cho người có trách nhiệm quản lý. - Ngoài ra, hệ thống lực lượng bảo vệ của công ty chưa được chặt chẽ, là một công ty sản xuất nên số lượng công nhân ra vào rất nhiều, khó mà kiểm soát hết được, tình trạng mất cắp nguyên liệu vật liệu, thành phẩm của Tổng Công ty là không tránh khỏi. Do vậy cần trang bị thêm hệ thống thẻ trình khi ra vào cổng Công ty và trang bị số lượng nhân viên bảo vệ tại cổng nhiều hơn vào các thời điểm cao như lúc vào giờ làm việc hay là lúc tan ca…Bên cạnh đó, Tổng Công ty cần chú ý đến hệ thống tường rào, kho hàng để không xảy ra tình trạng mất cắp… 2.3. Hoàn thiện kiểm soát các Đơn đặt hàng Các ĐĐH gửi nhà cung cấp có số lượng rất nhiều, đa số các đơn hàng được nhà cung cấp chấp thuận, nhưng một số đơn hàng lại không được chấp thuận, để quản lý tốt các ĐĐH này thì chúng cần được đánh số thứ tự (hiện tại là chưa có số thứ tự), và quản lý theo số thứ tự này. Định kỳ theo tháng lập một báo cáo các ĐĐH để thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra và theo dõi. Báo cáo các ĐĐH có thể lập theo mẫu sau: Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, Đà Nẵng BÁO CÁO ĐƠN ĐẶT HÀNG Tháng….năm … Đơn đặt hàngNhà cung cấpTình trạng chấp nhậnNgày giao hàngSốNgày Đà Nẵng, ngày … tháng … năm….. Phòng KD Người lập 2.4. Hoàn thiện kiểm soát quá trình nhận hàng Trang 89 Trường hợp Công ty nhận hàng từ một công ty dịch vụ vận chuyển chở đến mà chưa có một chứng từ nào chứng minh trách nhiệm liên quan đến lô hàng đã được chuyển từ công ty vận chuyển sang cho Tổng Công ty. Bên cạnh đó khi hàng đến Tổng Công ty thì được nhập kho và một Bảng nhập hàng hình thànhdo thủ kho lập mà không có chữ ký của các bên liên quan nào. Bảng nhập hàng chỉ đối chiếu số lượng thực tế với Packing List để báo cáo số lượng thừa thiếu lên Phòng kinh doanh, nếu có sai sót như hàng thiếu hay hư hỏng thì phòng kinh doanh làm việc lại với nhà cung cấp, vấn đề ở đây là lô hàng bị thiếu hay hư hỏng có thể là do sai sót của Công ty vận chuyển, hay điều kiện khách quan của thời tiết như mưa bão… vì vậy trước khi thương thảo lại với nhà cung cấp cần xác định nguyên nhân dẫn đến mất mát hay hư hỏng hàng và liên quan đến trách nhiệm của cơ quan hay bộ phận nào. Do vậy, trước khi hàng được nhập kho thì cần có một bộ phận khác tham gia nhận hàng và chuyển giao trách nhiệm về hàng hóa từ công ty vận chuyển bảo hiểm sang trách nhiệm cho Tổng Công ty nhập kho và bảo quản, một “Báo cáo nhận hàng” nên được lập và có chữ ký của đại diện bên giao hàng. Báo cáo nhận hàng có thể do nhân viên ở phòng kế hoạch thị trường nhận hàng và lập, trường hợp Tổng Công ty đi nhận hàng tại một địa điểm khác, không phải tại Tổng Công ty thì Báo cáo nhận hàng cũng cần được lập để chuyển giao trách nhiệm từ công ty vận chuyển lại cho Tổng Công ty. Sau khi nhận xong, hàng được chuyển đến nhập kho, trong quá trình này cần có sự tham gia của phòng kế hoạch – thị trường để thực hiện giám sát công việc nhân viên chuyển hàng tránh tình trạng mất cắp, nếu không trách nhiệm mất mát sẽ là do lỗi của phòng kế hoạch – thị trường và cụ thể là nhân viên nhận hàng. Báo cáo nhận hàng được đánh số thứ tự, có mẫu như sau: Trang 90 Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, Đà Nẵng Số:……… BÁO CÁO NHẬN HÀNG Nhận hàng của:………………………Địa chỉ:………………………………................. Nhận hàng tại:…………………………………………………………………………... Theo ĐĐH số: ………………………………………………………………………….. Phương thức vận chuyển:……………………………………………………………… Mã hàng Tên, thuộc tính ĐVT Số lượng Đà Nẵng, ngày … tháng … năm… Người giao hàng Người lập Khi hàng nhập kho, bên cạnh sự tham gia của thủ kho, cần có thêm sự tham gia của phòng kiểm tra chất lượng, người đại diện nhà cung cấp (nếu có) và nhân viên nhận hàng phòng kế hoạch. Khi đó tiến hành kiểm đếm số lượng bên trong kiện hàng và kiểm tra chất lượng. Các chứng từ được lập tại thời điểm này là Bảng nhập hàng, Phiếu kiểm tra phụ liệu (nếu ở kho Phụ liệu), Biên bản kiểm vải (nếu ở kho May) (như trình bày ở phần 2). Tuy nhiên Bảng nhập hàng do thủ kho lập nên được đánh số thứ tự, có chữ ký xác nhận của kho, nhân viên nhận hàng phòng kế hoạch – thị trường, đại diện nhà cung cấp, phòng quản lý chất lượng. Khi đó sẽ hạn chế được một số rủi ro là tình trạng hàng có chất lượng kém, số lượng không đủ bên trong một kiện hàng và nếu hàng hóa có hư hỏng hay mất mát thì trách nhiệm thuộc về tổ chức hay cá nhân nào cũng sẽ xác định được... Bảng nhập hàng cần đính kèm theo sau là Báo cáo nhận hàng, Phiếu kiểm tra phụ liệu hoặc là Biên bản kiểm vải tương ứng. Một bảng nhập hàng được hoàn thiện hơn có thể như sau: Trang 91 Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường Bộ phận: Kho … Số:….. BẢNG NHẬP HÀNG Fty Ref #: Contract: MATERIAL RECEIPT RECORD Style #: PO #: Invoice: B/L: STTTên vật tưĐVTSố lượng InvoiceSố lượng thực tếThừaThiếuGhi chúTỔNGĐính kèm: Đà Nẵng, ngày tháng Phòng KHTT Thủ kho Đại diện NCC PQLCL Sơ đồ kiểm soát quá trình nhận hàng có thể hoàn thiện thêm như sau: Trang 92 năm Phòng kinh doanh Nhà cung cấp P.kế hoạch thị trường P. quản lý chất lượng Kho P. kế toán … Hàng Báo cáo nhận hàng Bảng nhập hàng Packing List Bảng nhập hàng Kiểm tra chất lượng Phiếu nhập kho (liên 3) Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho (liên 1) Phiếu nhập kho (liên 2) Bên cạnh đó, tại kho, hàng tháng cũng nên lập báo cáo nhập kho, số thứ tự của Bảng nhập hàng sẽ tương ứng với số ĐĐH, số Hóa đơn và của nhà cung cấp nào để thuận tiện hơn trong quá trình rà soát, đối chiếu và kiểm tra. Báo cáo nhập kho có thể như sau: Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, Đà Nẵng BÁO CÁO NHẬP KHO Bảng nhập hàng Số Ngày Tháng … năm … Số Đơn đặt hàng Số invoice Mã nhà cung cấp Đà Nẵng, ngày … tháng … năm… Người lập Trang 93 2.5. Hoàn thiện kiểm soát việc theo dõi thanh toán Định kỳ, nên kiểm tra số dư của TK 331 để phát hiện những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ. Nếu có sự nghi ngờ về số dư trên TK 331 thì nên gửi đơn xác nhận khoản tiền với nhà cung cấp để xác nhận khoản nợ đó là đúng hay chưa. Đối với các hợp đồng với nhà vận chuyển, bảo hiểm… trong một khoảng thời gian cụ thể có thể liên quan đến nhiều hợp đồng vận chuyển hay bảo hiểm khác nhau và thường là thanh toán cùng một lần sau một khoảng thời gian nhất định nào đó. Để theo dõi quá trình thanh toán thuận lợi hơn, dễ dàng trong công tác đối chiếu và kiểm tra thì kế toán Nợ phải trả hàng tháng nên lập một Phiếu theo dõi thanh toán liên quan đến một nhà cung cấp nào đó để tránh rủi ro là bỏ quên hoặc sót một Hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán. Phiếu theo dõi thanh toán có thể như sau: Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, Đà Nẵng PHIẾU THEO DÕI THANH TOÁN Tháng … năm … Nhà cung cấp:…………………. Mã NCC:………………….. Hóa đơn Số Ngày Số tiền ĐĐH Chiết khấu Phải trả Số Ngày Tổng cộng Đà Nẵng, ngày … tháng … năm… Người lập Trang 94 Đã thanh toán 2.6. Hoàn thiện kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính Một trong những rủi ro của hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải là do không được giám sát một cách đầy đủ về kiểm soát an ninh. Xác lập và cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh là một trong những thủ tục quan trọng nhất mà các doanh nghiệp dệt may có thể thực hiện để đảm bảo tính an toàn và trung thực cho hệ thống xử lý thông tin kế toán và tránh mất mát thông tin dữ liệu. Do đó, cần thiết phải tăng cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thông tin kế toán: - Đối với kiểm soát truy cập - sử dụng hệ thống: Khi đặt mật khẩu, không nên dùng mật khẩu trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh của bản thân, của người thân, số chứng minh nhân dân,… không nên viết mật khẩu ra giấy, trên sổ tay, ….cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng nữa. - Đối với kiểm soát truy cập dữ liệu: Ngoài mật khẩu hệ thống, người sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lưu trữ trong hệ thống và chỉ có người có trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới được phép thâm nhập vào dữ liệu của tập tin đó. Bên cạnh đó cần chú ý thực hiện các thủ tục kiểm tra kiểm soát trong quá trình sử dụng phần mềm như sau nhằm mục đích phát hiện các lỗi sai, thiếu sót và có biện pháp điều chỉnh kịp thời: (a) Kiểm soát quá trình nhập liệu Hệ thống Thủ tục kiểm soát Kiểm tra sự đầy đủ - Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: “Số Đơn đặt hàng”; “Mã hàng”; “Số lượng”; Ngày giao hàng” Mua hàng - Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay không: “Mã người bán”; “Tên người mua”; “Mã hàng”; “Đơn giá” Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán” Trang 95 Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của: “Số Đơn đặt Nhận hàng hàng”; “Mã hàng”; “Số lượng”; “Tên người bán” - Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: “Số Đơn đặt hàng”; “Số hóa đơn”; “Ngày hóa đơn”; “Tổng tiền thanh toán”; “Ngày chiết khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán”; “Số hiệu Thanh toán TK”; “Số tiền”… - Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra ngày được thể hiện theo hình thức và nội dung hợp lệ. (b) Kiểm soát quá trình xử lý Hệ thống Chương trình Mua hàng Tạo Đơn đặt hàng Thủ tục kiểm soát Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin Đơn đặt hàng mới = Số mẫu tin trong tập tin đơn hàng của khách hàng được chấp thuận. Đếm mẫu tin: Số nghiệp vụ trong tập tin đầu Nhận hàng Sắp xếp theo thứ tự vào trước khi sắp xếp = Số nghiệp vụ trong tập tin kết quả sau khi sắp xếp. - Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin đặt hàng mua chưa hoàn thành = Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý. - Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin Theo dõi Đối chiếu, tạo chứng thanh toán từ thanh toán và in nhận hàng = Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý. - Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin hóa đơn chưa xử lý cũ = Số mẫu tin trong tâp tin hóa đơn chưa xử lý mới + Số mẫu tin chứng từ thanh toán mới. Chi tiền Lựa chọn chứng từ Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin chứng Trang 96 từ thanh toán cũ = Số mẫu tin trong tập tin thanh toán để thanh toán chứng từ thanh toán mới + Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền. (c) Kiểm soát kết quả đã được xử lý Hệ thống Chương trình - In Đơn đặt hàng Thủ tục kiểm soát - Đếm mẫu tin: Số mẫu tin mới trong tập tin mua. chi tiết đặt hàng mua = Số dòng ghi mặt hàng - Tạo đặt hàng. In đặt trong tập tin đặt hàng. Mua hàng hàng. In báo cáo ghi - Kiểm soát theo từng bước xử lý: kiểm soát chép. này chỉ áp dụng khi xử lý theo nhóm. Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các Đơn đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép. Nhận hàng In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong báo cáo ghi chép = Số mẫu tin nhận hàng trong tập tin nghiệp Sắp xếp. In báo cáo vụ. Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm ghi chép soát sẽ so sánh tổng Hash trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép. Thanh toán Đối chiếu, tạo chứng Đếm mẫu tin: Số dòng trong nhật ký mua từ thanh toán, in hàng = Số mẫu tin được thêm vào trong tập chứng từ thanh toán tin chứng từ thanh toán. Kiểm tra hợp lệ. Sắp Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm xếp, kết hợp và in soát sẽ so sánh tổng Hash trong liệt kê sai sót, chứng từ thanh toán trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo hóa đơn chưa xử lý. Chi tiền In báo cáo ghi chép - Đếm mẫu tin: Số dòng trong bảng kê của ngân hàng = Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền Trang 97 - Kiểm tra giới hạn: Đánh dấu các nghiệp vụ chi tiền có giá trị lớn để tạo chú ý cho nhóm Lựa chọn chứng từ kiểm soát dữ liệu - Lựa chọn hình thức lập chứng từ chi Ủy thanh toán. In chứng nhiêm chi hay Lệnh chi, chọn đúng ngân từ. hàng, đúng tài khoản… - Kiểm soát theo từng bước xử lý: Tổng tiền trong các Giấy đề nghị thanh toán = Tổng tiền trong các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi. Trang 98 [...]... nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp… 2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 2.1 Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán 2.1.1 Định nghĩa chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và. .. nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,… Chu trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức 2.1.2 Mối quan hệ giữa chu trình với các chu trình kế toán khác Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong 4 bộ phận hợp thành để tạo thành một chu trình kế toán thống nhất, quá trình được lặp đi lặp lại, các chu trình quan hệ... tiêu của đơn vị (1): Chu trình mua hàng và thanh toán (2): Chu trình chuyển đổi (3): Chu trình bán hàng và thu tiền (4): Chu trình tài chính 4 T 1 H 2 H’ 3 T’ Mặc dù đầu vào và đầu ra của mỗi chu trình là khác nhau nhưng đầu ra của chu trình trước lại là đầu vào của chu trình tiếp theo Nếu có một chu trình nào đó bị gián đoạn thì sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh... lần mua hàng có đúng như hóa đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách - Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ 2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 2.2.1 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng. .. cái được mua lại liên quan trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, khối lượng mua liên quan đến mức hàng trong kho,… do vậy các doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm nhiều hơn đến việc kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán, để hạn chế các sai sót liên quan đến chu trình cũng như các chu trình khác đến mức thấp nhất có thể 2.1.3 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán 2.1.3.1 Chu n bị đơn đặt hàng Khi... số hàng thực nhận với Đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chu n - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên Hóa đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán Trang 21 Sự phê Các nghiệp vụ mua vào - Sự phê chu n nghiệp vụ mua vào ở đúng cấp chu n Tính được phê chu n thẩm quyền Tất cả hàng nhận trong kỳ - Các biên bản nhận hàng. .. phải trả toán tổng hợp hợp và sổ kho, chúng được tổng - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ hợp đúng đắn nhật ký mua hàng vào sổ cái 2.2.2 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán Trang 22 Mục tiêu kiểm Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ soát Tính có Các khoản chi tiền - Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng, thật được ghi sổ là thanh các chứng từ mua hàng. .. đầu vào của chu trình mua hàng và thanh toán Sau khi thực hiện các công việc thu mua và thanh toán với nhà cung cấp thì đầu ra của chu trình này là các nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịch vụ Cùng với các yếu tố khác như nhân công, nhà xưởng, máy móc thiết bị, chu trình Trang 14 chuyển đổi sẽ thực hiện quá trình sản xuất để tạo ra các sản phẩm Sản phẩm này lại là đầu vào của chu trình doanh thu Quá trình. .. và thanh toán, đồng thời định kỳ kiểm tra đối chiếu - Kết xuất thường xuyên các tập tin gốc về các khoản nợ phải trả và hàng tồn kho, và lưu vào các đĩa dự phòng 2.2.3.2 Kiểm soát ứng dụng Nội Thủ tục kiếm soát nội bộ dung Kiểm - Chu n bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải có sự ký duyệt của soát những người có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng và thanh toán việc - Các Đơn đặt hàng, ... mua hàng Mục tiêu kiểm Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ soát Tính có Các nghiệp vụ mua vào - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua thật ghi sổ là của hàng hóa dịch hàng đã được phê chu n vụ nhận được, phù hợp với - Người ký Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin lợi ích cao nhất của đơn vị trên Đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chu n - Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng,