Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tnhh gas petrolimex

Những kết quả đạt được trong cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.. Những mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác kiểm soát nội b

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN MINH THƯ

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng – Năm 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN MINH THƯ

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 8.34.03.01

Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Nguyễn Trang Phương

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 4

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

7 Bố cục đề tài 7

CHƯƠNG 1 8

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 8

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 11

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 12

1.3.1 Những gian lận, rủi ro và sai sót có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền 12

1.3.2 Mục tiêu KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền 15

1.3.3 Tổ chức thông tin nhằm phục vụ cho KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền 16

1.3.4 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 17

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2 32

THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 32

2.1 TỔNG QUAN GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 32

2.1.1 Khái quát về công ty 32

2.1.2 Ngành nghề hoạt động kinh doanh 33

2.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 33

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 36

2.2 ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 38

2.2.1 Đặc điểm sản phẩm hàng hóa 38

2.2.2 Đặc điểm bán hàng và thu tiền 39

2.3 THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 41

trình bán hàng và thu tiền ở Công ty 44

2.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng 47

2.4 ĐÁNH GIÁ THỤC TRẠNG TRONG HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 69

2.4.1 Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng 69

2.4.2 Những mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng 70

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 75

CHƯƠNG 3 76

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 76

3.1 SỰ CÀN THIẾT TRONG VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 76

3.2 MỘT SỐ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 77

3.2.1 Hoàn thiện về môi trường kiểm soát 77

3.2.2 Hoàn thiện công tác nhận định và đánh giá rủi ro 78

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 79

3.2.4 Hoàn thiện các quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 81

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 87

KẾT LUẬN 88 PHỤ LỤC

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN;

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1;

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2;

GTGT Giá trị gia tăng

CKTM Chiết khẩu thương mại

BCTC Báo cáo tài chính

KQHĐKD Kết quả hoạt động kinh doanh

sơ đồ Tên sơ đồ Trang

2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà

2.2

Mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

2.6 Quy trình các bước bán hàng tại Cửa hàng, Chi nhánh

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Luận văn thực hiện về đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex” cụ thể

luận văn thực hiện nghiên cứu tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng là Công ty TNHH một thành viên trực thuộc Tổng Công ty Gas Petrolimex Công ty hiện đang nắm giữ 30% thị phần tiêu thụ gas tại các tỉnh Trung Trung bộ Trong hơn 10 năm liên tục tái cơ cấu và phát triển, cho đến nay, gas Petrolimex đã trở thành thương hiệu bền vững, là lựa chọn thông minh, an toàn và chất lượng cho mọi khách hàng Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ Với đặc điểm quy mô lớn, công ty TNHH gas Petrolimex Đà Nẵng kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là Gas, đồng thời Công ty cung cấp ra thị trường các thiết bị và phụ kiện như bình gas, điều áp, van bình…Công ty có địa bàn kinh doanh tương đối rộng, có các cửa hàng gas và đại lý gas ở nhiều nơi

Quá trình diễn ra hoạt động KD, các DN hầu như sẽ phải đối mặt với rất nhiều rủi ro và qua đó DN sẽ chịu phải những sự tác động tương ứng tùy thuộc vào từng loại rủi ro Từ việc nhận dạng các rủi ro, DN cần xác định một cách đúng đắn mức độ tác động của các rủi ro đến DN, từ đó tiến hành việc tìm ra các biện pháp phòng tránh là một việc làm thật sự cần thiết đối với mọi

DN Để làm được những điều này thì DN cần tiến hành việc xây dựng và thiết lập một hệ thống KSNB một cách phù hợp và vận hành trên thực tế làm thế nào cho thật sự phù hợp với đặc điểm hoạt động riêng của từng DN và vừa mang lại hiệu quả

Trong thời điểm hiện nay thì KSNB là một vấn đề được hầu hết các DN quan tâm Thông qua việc đánh giá về hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động

chức năng của DN thì việc KSNB tốt sẽ giúp cho các DN loại trừ và giảm thiểu và được các rủi ro, đảm bảo về sự hoàn thiện và tính tin cậy của hệ thống thông tin tài chính

Nghiệp vụ bán hàng - thu tiền được coi là chu trình diễn ra cuối cùng của cả quá trình SXKD Sự gia tăng các hình thức gian lận sẽ gây ra sự thiệt hại không hề nhỏ cho DN, cho thấy tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong

bộ máy quản lý DN là cực kỳ quan trọng Khâu bán hàng - thu tiền là khâu vô cùng quan trọng Đây sẽ là khâu gặp nhiều rủi ro và sự gian lận nếu DN không có được hệ thống kiểm soát một cách thật hiệu quả Việc xây dựng về

hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền hữu hiệu ngoài việc giúp cho hoạt động tiêu thụ của DN đạt hiệu quả cao, duy trì tốt hoạt động kinh doanh đồng thời đạt được các mục tiêu mà DN đã đề ra thì nó còn giúp đảm bảo trong quá trình bán hàng - thu tiền hạn chế thất thoát để phục vụ tốt cho việc quản lý về các hoạt động SXKD của DN Các nhà quản trị phải đề ra các chính sách và thủ tục thích hợp với DN mình, các biện pháp này nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách và các thủ tục đó tốt nhất Tuy nhiên về công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng vẫn còn tồn tại những bất cập

DN sẽ tăng được khả năng cạnh tranh nếu công tác bán hàng - thu tiền tại công ty ngày càng được xây dựng và hoàn thiện mở rộng hơn

Luận văn có mục tiêu chính là giúp cho công ty tìm ra những biện pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và về khả năng cạnh tranh trong ngành, giải quyết sự tồn tại của các hạn chế vẫn còn trong công tác bán hàng - thu tiền của công ty, phòng tránh những gian lận và hạn chế các rủi ro, giảm thiếu việc xảy ra các sai sót để ghi nhận doanh thu chính xác hơn, giúp báo cáo tăng tính tin cậy, nâng cao hiệu quả tài chính của công ty Hướng của đề tài là thực hiện

phân tích dựa trên thực tế từ đó nêu ra những giải pháp để công ty hoàn thiện hơn quy trình KSNB về quy trình bán hàng - thu tiền

Từ những lý do trên, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex” cụ thể tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng để thưc hiện nghiên cứu cho

luận văn tốt nghiệp Đề tài hy vọng rằng với những kết quả đã nghiên cứu sẽ giúp cho công ty hoàn thiện hơn trong công tác bán hàng và thu tiền của đơn

vị

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở hệ thống hóa các vấn đề lý luận về KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền trong DN, tác giả đánh giá và phân tích thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex

Đà Nẵng, từ đó nhận diện những tồn tại, bất cập ở công ty và đề xuất những giải pháp với mục tiêu tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng thực hiện nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ về chu trình bán

hàng - thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Phạm vi đề tài nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi thực hiện

nghiên cứu trong việc tìm hiểu KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền ở lĩnh vực KD gas tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp mà luận văn thực hiện nghiên cứu là kết hợp dựa vào lý luận và tổng kết từ thực tiễn Tác giả tìm hiểu và thực hiện thu thập số liệu từ thực tế, phân tích thực tế để làm rõ vấn đề nghiên cứu Dựa trên cơ sở lý luận chung và so sánh với thực tế của DN, từ các phân tích của luận văn mà từ đó đưa ra các giải pháp giải quyết các vấn đề còn bất cập nhằm tăng cường hệ

thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa khoa học: Hệ thống hóa các lý thuyết có liên quan đến KSNB

về chu trình bán hàng - thu tiền, đặc biệt là KSNB đối với chu trình bán hàng

- thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh gas

Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá được các thực trạng KSNB về chu

trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, chỉ ra những tồn tại, những mặt còn hạn chế đối với KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện chu trình này, giúp cải thiện những vấn đề thiếu sót còn gặp phải, tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong nền kinh tế với sự cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, rủi ro gian lận với các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò là một phần quan trọng trong kết quả SXKD chính của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Hiện nay có một số nghiên cứu liên quan đến tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền trong lĩnh vực này có thể kể đến:

- Dương Thị Thanh Hiền (2011) với nội dung đề tài nghiên cứu tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền và đặc điểm của các DN thương mại, dịch vụ đối với công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền Tác giả đã đi sâu vào việc tìm hiểu thực trạng, đánh giá, phân tích thực trạng của hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty, trong đó tập trung chủ yếu vào hoạt động bán buôn và một phần của hoạt động bán lẻ tại công ty Mà đề tài nguyên cứu chính là đi sâu nguyên cứu kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty với lĩnh vực kinh

doanh chính chủ yếu là thuộc ngành xăng, dầu, nhớt Chỉ ra được các tồn tại còn hạn chế và từ đó đưa ra các biện pháp tương đối đồng bộ nhằm hoàn thiện chu trình này tại công ty, giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền

- Lương Thị Lan Oanh (2013) dựa vào các luận chứng làm nền tảng cho cơ sở lý luận để thực hiện nguyên cứu Tác giả đã thực hiện đi sâu phân tích về những khó khăn và những thuận lợi, nêu lên những hạn chế và bất cập

về công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty Xăng dầu Bình Định Cụ thể đánh giá các thủ tục về kiểm soát chưa được chặt chẽ và toàn diện Chưa kiểm soát được công nợ của khách hàng tại thời điểm lấy hàng dẫn đến việc tình trạng công nợ khách hàng xảy ra vượt quá mức Kết quả nghiên cứu cho thấy tác giả đã đưa ra một số các giải pháp tương đối hữu hiệu nhằm khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong thủ tục KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền tại đơn vị thực hiện đề tài nguyên cứu Đi sâu nguyên cứu trong lĩnh vực KD thương mại với mặt hàng có giá trị lớn như là xăng dầu Từ những nghiên cứu trên tác giả có thể dùng làm tư liệu làm tham khảo cho việc nguyên cứu thực hiện đề tài trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng Gas

- Nguyễn Thị Thùy Dung (2014) đã hệ thống được những lý luận cơ bản về công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền và đồng thời ứng dụng vào công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Nghiên cứu kết hợp dựa trên các lý luận và thực tiễn từ đó có những giải pháp để đồng bộ hơn nữa trong công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Với lĩnh vực KD

là sản phẩm mang tính đặc thù Luận văn cũng đã nêu lên những tồn tại vẫn còn bất cập đối với các thủ tục KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công

ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn và đưa ra được các biện pháp thích hợp hơn nhằm hoàn thiện các thủ tục KSNB tại công ty và có thể áp dụng được đối với những công ty có điều kiện kinh doanh tương tự

- Nguyễn Thị Bích Trâm (2013) thực hiện nghiên cứu về Công ty KD

trong nhiều lĩnh vực thương mại bao gồm các mặt hàng có giá trị lớn như xăng dầu và xi măng Các mặt hàng được kinh doanh tại công ty mang giá trị lớn và mang tính nhạy cảm đối với sự biến động của thị trường về giá cả cũng như về chính sách bán hàng Tác giả đã đưa ra các giải pháp về KSNB chu trình bán hàng – thu tiền mà Công ty cổ phần Petec Bình Định còn hạn chế, giúp cho công tác quản lý của công ty ngày càng hoàn thiện hơn Nhằm phát huy hết hiệu quả cho hệ thống KSNB của công ty và tăng cường công tác KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng - thu tiền của Công ty, tránh thất thoát tiền thu bán hàng và doanh thu, bảo đảm hiệu quả hoạt động KD, giúp công ty nâng cao được năng lực quản lý Từ nghiên cứu này tác giả có thể dùng làm

tư liệu tham khảo thêm cho nghiên cứu của mình

- Đỗ Thị Mi Ly (2019) thực hiện nghiên cứu về công ty kinh doanh về sản phẩm mang tính đặc thù, kinh doanh về mặt hàng xăng dầu Tác giả đã phân tích được những hạn chế tồn tại của hệ thống KSNB của chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH MTX Xăng dầu Quảng Ngãi Tác giả đã thực hiện nghiên cứu sâu về thực trạng KSNB tại chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cụ thể luận văn chỉ ra hai phương thức bán hàng chính của Công ty là bán hàng qua các Đại lý, Tổng đại lý và bán hàng cho khách hàng

lẻ Qua đó tác giả đã xây dựng được các giải pháp hoàn thiện và nâng cao tính hiệu quả của KSNB tại đơn vị, giúp giảm và ngăn ngừa các rủi ro, gia tăng các lợi nhuận cho Công ty

Nhìn chung, trong các luận văn trước đây về công tác KSNB thì chu trình bán hàng - thu tiền thì các tác giả đã có những hiểu biết sâu sắc về thực trạng cũng như đã nhận diện được các hạn chế liên quan đến công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại các DN Các tác giả đã đưa ra được các nhóm giải pháp cho việc hoàn thiện về công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại

các DN như là hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, hoàn thiện về môi trường kiểm soát và thủ tục kiểm soát

Tuy nhiên chưa có nhiều đề tài nghiên cứu, đánh giá về thực trạng tổ chức thu thập thông tin nghiên cứu đi sâu về công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của công ty thuộc lĩnh vực KD về mặt hàng Gas Trên cơ sở kế thừa những cơ sở lý luận, cách tiếp cận nghiên cứu, những ưu điểm cũng như khắc phục những hạn chế của các nghiên cứu trước, tác giả sẽ đánh giá thực trạng

và đưa ra những đề xuất phù hợp cho việc hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH

NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Kiểm soát nội bộ là một khái niệm không còn xa lạ đối với các DN nước ngoài nhưng đối với các DN Việt Nam Đây là một khái niệm mới vừa xuất hiện trong thời gian gần đây nên vẫn còn khá mới mẻ Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống KSNB, có thể nhắc đến một vài quan điểm sau:

+ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng Nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ các quy định của pháp luật và để kiểm soát, kiểm tra, ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận Nhằm

để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”

+ Tuy nhiên KSNB được định nghĩa theo khuôn khổ của COSO

(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch

là ủy ban các tổ chức tài trợ) là một định nghĩa đầy đủ và chính xác nhất về KSNB đã được nhiều Công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài

áp dụng hiệu quả COSO định nghĩa rằng: KSNB như là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi một thực thể Ban giám đốc, các nhà quản trị và các nhân viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu trong các lĩnh vực sau:

- Bảo vệ tài sản

- Hiệu lực và hiệu quả hoạt động

- Độ tin cậy của các báo cáo tài chính

- Phù hợp quy định luật pháp hiện hành

KSNB ví như một quá trình, là phương tiện giúp đạt được mục tiêu, chứ không phải là mục tiêu hướng đến của DN KSNB được ban quản trị thiết lập

và thực thi nhằm quản lý mọi hoạt động, mọi nhân viên Không chỉ trong lĩnh vực tài chính kế toán mà trong mọi lĩnh vực hoạt động, quản lý của doanh nghiệp và việc chấp hành các quy định hiện hành và tuân thủ luật pháp Do vậy mà KSNB không chỉ đơn thuần chỉ là những văn bản về những thủ tục, chính sách của DN hay chỉ là trách nhiệm của ban quản trị mà KSNB là một

hệ thống nhằm huy động mọi nhân viên trong tổ chức đều thực hiện tham gia vào công việc KSNB và chính họ là nhân tố quyết định đến mọi thành quả của

tổ chức

gồm:

- Môi trường kiểm soát: tạo ra một khuôn phép hỗ trợ cho các thành

phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và hoạt động hiệu quả Có 5 nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát:

+ Tổ chức thể hiện cam kết đối với sự vững chắc, tính thống nhất trong

tổ chức, quản lý và chuẩn mực đạo đức

+ Tổ chức thể hiện cam kết tính độc lập của Ban tổng giám đốc với quản lý cấp cao

+ Thiết lập hệ thống giám sát, cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, và các thẩm quyền, trách nhiệm tương ứng khác

+ Tổ chức thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của tổ chức

+ Tổ chức quy trách nhiệm cho các cá nhân có trách nhiệm liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ

- Đánh giá rủi ro: là một quá trình linh động, được lặp đi lặp lại nhằm

xác định, phân tích và đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty, xác định rủi ro cần được quản lý như thế nào Nhà quản lý cần xem xét những thay đổi có thể có ở môi trường bên ngoài và trong mô hình kinh doanh của đơn vị có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công

ty nhằm nhận diện các rủi ro phát sinh Có 4 nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro:

+ Tổ chức xác định mục tiêu rõ ràng để tạo điều kiện cho việc đánh giá rủi ro

+ Tổ chức xác định các rủi ro xuất phát từ bên trong tổ chức

+ Tổ chức xem xét khả năng xảy ra các gian lận khi tiến hành đánh giá rủi ro tiềm ẩn liên quan đến mục tiêu tổ chức

+ Xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động lớn đến hệ thống kiểm soát nội bộ

- Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát phục vụ như là cơ chế

quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức và có nhiều phần của quá trình mà tổ chức đó phấn đấu để đạt được những mục tiêu Hoạt động kiểm soát hỗ trợ các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ của tổ chức

Có 3 nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát:

+ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro

+ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung dựa trên nền tảng công nghệ

+ Tổ chức triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách

và thủ tục

- Thông tin – Truyền thông: Thông tin cần thiết cho việc thực hiện

trách nhiệm kiểm soát nội bộ để hỗ trợ đạt được các mục tiêu đề ra của công

ty Quản lý việc thu thập thông tin, cung cấp hoặc sử dụng những thông tin có được từ trong nội bộ lẫn bên ngoài để phục vụ cho các chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ Có 3 nguyên tắc liên quan đến thông tin

và truyền thông:

+ Tổ chức thu thập, xử lý và sử dụng những thông tin chính xác nhằm

hỗ trợ quá trình hoạt động của các thành phần khác trong kiểm soát nội bộ + Tổ chức trao đổi thông tin nội bộ nhằm hỗ trợ các chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ

+ Tổ chức trao đổi với các bên bên ngoài những vấn đề ảnh hưởng đến chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ

- Hoạt động giám sát: bao gồm thực hiện đánh giá các hoạt động diễn

ra liên tục hoặc riêng biệt, hay là sự phối hợp của cả hai loại đánh giá này nhằm đảm bảo rằng các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ luôn tồn tại

và hoạt động tốt và đánh giá xem còn tồn tại những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ hay không Có 2 nguyên tắc liên quan đến Hoạt động giám sát: + Tổ chức lựa chọn, phát triển và thực hiện những đánh giá liên tục hoặc riêng biệt để đảm bảo các thành phần của kiểm soát nội bộ được áp dụng và thực hiện

+ Tổ chức ước lượng và thông báo các khiếm khuyết của kiểm soát nội

bộ một cách kịp thời với các bên có trách nhiệm để có các giải pháp khắc phục

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Bán hàng và thu tiền là quá trình thực hiện chuyển quyền sở hữu về hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng và tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng Quá trình bán hàng thu tiền bao gồm qua nhiều khâu và nhiều

giai đoạn Chu trình bán hàng - thu tiền trong thực tế gồm những bước như sau:

- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

- Xét duyệt bán chịu

- Giao hàng và lập hóa đơn

- Theo dõi công nợ phải thu và thu tiền

Bán hàng thì có nhiều hình thức khác nhau như: bán hàng gởi qua các đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận, bán buôn, trực tiếp bán lẻ, v.v Thanh toán thì

có các phương thức khác nhau như: tiền gửi ngân hàng, bán hàng trả góp, bán chịu, thu ngay bằng tiền mặt, v.v Chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình SXKD Với các hình thức bán hàng và thanh toán đa dạng cho nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rất

đa dạng Chu trình bán hàng và thu tiền còn liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục được phản ánh trong báo cáo KQHĐKD của DN Hiệu quả hoạt động của DN cũng chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hiệu quả, hữu hiệu của chu trình này

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1.3.1 Những gian lận, rủi ro và sai sót có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền

Cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ

để hoàn thiện hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- Khách hàng mạo danh, KH không được xác thực và có ý đồ lừa đảo

- Nhu cầu về mua hàng không chính xác

- Không có khả năng đáp ứng về đơn hàng nhưng vẫn chấp thuận đơn đặt hàng của KH

- Giá bán được áp dụng cho đơn hàng một cách không chính xác

- Giữa người thực hiện áp giá cho đơn đặt hàng với KH có sự thông đồng để

áp giá gây bất lợi cho đơn vị

- Khả năng về việc thanh toán của KH không có nhưng vẫn chấp nhận việc bán hàng cho KH

- Áp dụng các điều kiện về thanh toán và về phương thức thanh toán gây bất lợi đối với đơn vị

- Việc giao hàng để phát sinh sai sót (thiếu, thừa, sai quy cách, sai về chủng loại, mặt hàng, v.v ), không bảo đảm việc chuyển giao một cách đầy đủ các trách nhiệm cho các bên có liên quan

- Lập sai hóa đơn

- Hàng hóa đã thực hiện xuất giao cho KH nhưng hóa đơn vẫn không được lập

- Thực hiện giao nhận hóa đơn không kịp thời và đầy đủ cho phòng kế toán và

- Các chứng từ bán hàng có các nội dung không hợp lệ và không đầy đủ (đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng, hóa đơn, hợp đồng) không thống nhất với các số liệu trên hệ thống, không có sự thống nhất lẫn nhau

- Người thu tiền (của đơn vị) có thể thực hiện tham ô số tiền thu được trong một khoảng thời gian Thông thường xảy ra sự thông đồng với kế toán công

nợ phải thu KH

- Xác định sai KH thanh toán trong việc ghi giảm nợ phải thu của KH

- Số liệu do KH thực hiện theo dõi công nợ không khớp với số liệu công nợ

phải thu KH đang theo dõi trên hệ thống kế toán của đơn vị

- Khách hàng chây ì, chậm trả nợ

- Biên bản đối chiếu công nợ khách hàng không được lập một cách đúng đắn

và không có sự phê duyệt phù hợp (chưa đảm bảo tính hiệu lực để gởi cho khách hàng);

- Việc đối chiếu các công nợ phải thu khách hàng về các sai lệch với số liệu

KH thì không được báo cáo, không được thực hiện nghiêm túc và không được

1.3.2 Mục tiêu KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền

a Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu KSNB

tổng quát Mục tiêu kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng

Tính có thật - Doanh thu bán hàng được ghi sổ là có thật

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn đúng đắn

Tính đầy đủ - Các nghiệp vụ tiêu thụ hiện hữu đều được ghi sổ

Sự đánh giá - Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được

tính đúng và vào sổ chính xác

Sự phân loại - Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn Đã ghi

đúng số lượng, chủng loại hàng hóa đã vận chuyển

Tính đúng kỳ - Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ theo căn cứ thời gian,

ghi đúng thời gian phát sinh

Chuyển sổ và

tổng hợp

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phản ánh đúng đắn trong các sổ phụ và được tổng hợp chính xác

b Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền

Sự đánh giá -Các khoản thu tiền mặt ghi sổ được ghi sổ và đem gửi

theo số tiền nhận được

Sự phân loại - Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn

Tính đúng kỳ - Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ căn cứ theo thời

ký thu tiền mặt; Sổ nhật ký doanh thu bị giảm giá hoặc trả lại; Sổ quỹ tiền mặt, tiền gởi ngân hàng; Nhật ký theo dõi các khoản CKTM, giảm giá hàng bán và

hàng bán bị trả lại; Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng; Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra; Bảng kê nghiệp vụ; Các báo cáo hay bảng kê công nợ khách hàng; Báo cáo chi tiết thanh toán hay bảng kê thanh toán; Báo cáo doanh thu

1.3.4 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền thường được xem là một chu trình phức tạp do nó liên quan đến nhiều nhóm công việc cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận, phòng ban trong DN Để đạt được các mục tiêu quan trọng của chu trình chu trình này thì đòi hỏi phải thiết lập các kiểm soát một cách phù hợp Theo Đường Nguyễn Hưng (2016): Thông thường chu trình bán hàng và thu tiền ở doanh nghiệp bao gồm các quy trình với các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát như sau:

a Quy trình: Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

- Kiểm tra về các thông tin của KH như tên, số điện thoại, địa chỉ, mã

số thuế, chữ ký của người ký đơn hàng, logo và con dấu của đơn vị KH

- Thực hiện đối chiếu và kiểm tra các thông tin KH và người ký đơn đặt hàng với mẫu biểu của đơn đặt hàng cùng với các đơn đặt hàng trước đây của

KH để phát hiện ra các khác biệt (nếu có) và tìm hiểu các sự khác biệt So sánh với đơn đặt hàng cũ của KH nhằm phát hiện ra sự bất thường (nếu có)

- Xác nhận và kiểm tra lại số liệu đặt hàng về mặt hàng, về số lượng, đơn giá để bảo đảm là không xảy ra nhầm lẫn hoặc có sự sai sót nào trong quá trình ghi nhận thông tin đơn hàng

- Để xác nhận lại đơn đặt hàng bằng cách gọi cho khách hàng, gửi mail, gặp trực tiếp với người thực hiện phụ trách việc mua hàng của đơn vị KH

+ Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng:

Trên cơ sở đơn đặt hàng đã được thực hiện xác thực và kiểm tra, lúc này đơn đặt hàng sẽ bước sang giai đoạn xử lý nhằm ra quyết định cho việc bán hàng Để bảo đảm quá trình xử lý đơn hàng được tiến hành chính xác, thuận lợi, quá trình xử lý đơn hàng ở bước này và các bước tiếp theo cần được thực hiện trên mẫu chứng từ là Giấy đề nghị bán hàng Đơn vị cần kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng về chủng loại, về mặt hàng, về quy cách, về số lượng, về chất lượng và thời gian thực hiện việc giao hàng

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm rằng đơn vị có khả năng đáp ứng một cách đầy đủ cho đơn hàng

Các thủ tục kiểm soát mà phòng KD cần tiến hành nhằm thực hiện các mục tiêu:

- Trường hợp phòng KD chịu trách nhiệm việc phụ trách về kho thành phẩm thì nhân viên có trách nhiệm này trên cơ sở theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho của các mặt hàng, sau đó tiến hành cân đối tồn kho của các mặt hàng với các đơn hàng mới có đảm bảo hay không Nếu HTK đủ đáp ứng cho đơn hàng thì nhân viên thực hiện phụ trách phải ký xác nhận trên Giấy đề nghị bán hàng

- Trường hợp HTK không đủ để đáp ứng với đơn hàng mới hoặc nhu cầu của các KH cần các mặt hàng với các yêu cầu mang tính đặc thù thì nhân viên có trách nhiệm sẽ liên hệ với phòng kế hoạch (phụ trách theo dõi hoạt động SX) để thực hiện xác nhận, kiểm tra khả năng của đơn vị có thể đáp ứng

nhu cầu của KH về chủng loại, mặt hàng, quy cách, số lượng, chất lượng và thời gian thực hiện việc giao hàng Trưởng phòng kế hoạch thực hiện việc xét duyệt và tiến hành xác nhận trên mẫu Giấy đề nghị bán hàng về khả năng đáp ứng về đơn hàng

+ Áp giá bán cho đơn vị đặt hàng:

Mục tiêu kiểm soát là việc áp giá bán cho các mặt hàng trong đơn hàng bảo đảm là chính xác

Các thủ tục kiểm soát mà đơn vị cần thực hiện như sau:

- Bảng giá của các loại mặt hàng phải được thiết lập sẵn và bảo đảm sự cập nhật của bảng giá

- Nhân viên bán hàng thực hiện áp giá bán cho từng mặt hàng trong đơn hàng dựa vào bảng giá và ghi vào Giấy đề nghị bán hàng

- Trường phòng KD kiểm tra và thực hiện xét duyệt Giấy đề nghị bán hàng

+ Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là việc xét duyệt về mức bán chịu và phương thức thanh toán cho các KH bảo đảm thực hiện một cách đúng đắn, bảo đảm về khả năng thu tiền hàng

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Việc xét duyệt về mức bán chịu và phương thức thanh toán cho các

KH phải được giao cho bộ phận riêng biệt Ví dụ: phòng kế toán được tách biệt với bộ phận có trách nhiệm về việc bán hàng (phòng KD)

- Các tiêu chí thực hiện việc phân loại KH và phải được thiết lập sẵn hạn mức tín dụng

- Đề xuất mức bán chịu và các phương thức thanh toán cho KH được

Kế toán công nợ phải thu KH thực hiện căn cứ dựa vào các thông tin khác có liên quan đến KH cùng với các thông tin về số dư nợ hiện tại của KH

- Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra và xét duyệt về mức bán chịu

và phương thức thanh toán cho KH trên mẫu Giấy đề nghị bán hàng

+ Phê chuẩn bán hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm tính hiệu lực của nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ bán hàng được bảo đảm phê chuẩn thích hợp và được xử lý đúng đắn

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Các đề nghị bán hàng do phòng KD trình lên thì Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra lại và thực hiện phê chuẩn

- Giấy đề nghị bán hàng đã được phê chuẩn cần chuyển cho phòng kế toán 1 bản để theo dõi

+ Thông báo việc chấp nhận đơn hàng cho khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là:

- Bảo đảm mọi sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng được phát hiện

- Bảo đảm KH xác nhận sẵn sàng nhận hàng theo thời gian xác định trong đơn đặt hàng

Thủ tục kiểm soát là việc gửi thông báo đơn đặt hàng đã được chấp nhận cho KH để khách hàng kiểm tra và chuẩn bị hàng sẽ giúp thực hiện được các mục tiêu trên

b Quy trình: Giao hàng cho khách hàng

+ Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm giao hàng hóa đúng hạn theo đề nghị bán đã được duyệt

Các hoạt động kiểm soát như sau:

- Tiến hành lên kế hoạch thời gian giao hàng

- Nhân viên bán hàng theo dõi tình trạng của từng đơn hàng và theo dõi lịch giao hàng để đôn đốc việc giao hàng đúng thời hạn cho KH

- Tình trạng của việc thực hiện giao hàng do Trưởng phòng KD có trách nhiệm giám sát và kiểm tra thực hiện theo đúng lịch giao hàng của từng đơn hàng

+ Giao hàng cho khách hàng tại kho đơn vị:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm thực hiện đầy đủ, không có sai sót việc giao hàng được, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Đơn vị có thể thiết lập bộ phận giao hàng cho KH với các thành phần như sau: thủ kho, nhân viên phòng KD, nhân viên KCS, kế toán kho

- Thủ kho thực hiện việc xuất hàng ra khỏi kho sau đó trước khi giao hàng thì nhân viên KCS sẽ kiểm tra chất lượng sản phẩm

- Bộ phận giao hàng và KH cùng tiến hành việc kiểm nhận hàng

- “Phiếu xuất kho” sẽ do Kế toán vật tư, thành phẩm hoặc nhân viên phòng KD tiến hành lập để ghi nhận việc xuất kho đồng thời nhân viên phòng

KD lập “Biên bản giao nhận hàng”, KH và thủ kho cần ký xác nhận việc giao hàng đầy đủ và không có thiếu sót

- Cần chuyển một bản “Biên bản giao nhận hàng” và “Phiếu xuất kho” cho phòng kế toán để làm căn cứ lập hóa đơn và theo dõi

+ Giao hàng cho bộ phận vận chuyển (trường hợp chuyển hàng):

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm việc giao hàng kịp thời, đầy đủ, không xảy ra sai sót và chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan

Các hoạt động kiểm soát như sau:

Nhân viên phòng KD:

- Lên kế hoạch bố trí xe giao hàng cho KH căn cứ dựa vào lịch giao hàng

- Điều phối xe cho đội vận chuyển giao hàng

- Khi hàng được xuất ra khỏi kho thì kiểm nhận hàng

- Lập “vận đơn” hoặc “Biên bản giao nhận hàng” để xác nhận chuyển giao trách nhiệm vật chất về hàng giữa thủ kho và lái xe chuyển hàng, và giữa lái

xe chuyển hàng với KH

Thủ kho:

- Xuất giao hàng cho bộ phận vận chuyển và xác nhận ký vào Phiếu xuất kho

- Ký xác nhận cho việc giao hàng vào “Biên bản giao nhận hàng” (ghi nhận số

xe và khối lượng hàng)

- Ghi sổ theo dõi “Biên bản giao nhận hàng” và“Phiếu xuất kho”

Kế toán vật tư, thành phẩm hoặc nhân viên phòng kinh doanh:

- Kiểm nhận hàng hóa khi hàng được xuất ra khỏi kho

- Lập và giao cho lái xe chuyển hàng và thủ kho xác nhận ký vào “Phiếu xuất kho”

Nhân viên KCS: Kiểm tra chất lượng của sản phẩm

- Thay mặt cho đơn vị thưc hiện giao hàng cho các KH

- Giao nhận chứng từ chuyển hàng đầy đủ, đúng thời gian

- Nhận sự góp ý của KH và phản ảnh lại với đơn vị (nếu có)

+ Giao hàng cho khách hàng (trường hợp chuyển hàng):

Muc tiêu kiểm soát là bảo đảm thực hiện đầy đủ, không sai sót, kịp thời việc giao hàng, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm vật chất cho khách hàng

Các hoạt động kiểm soát như sau:

- Lái xe (đội vận chuyển) giao hàng và kiểm nhận hàng với KH

- KH ký nhận“hóa đơn và” “Biên bản giao nhận hàng”

- Lái xe đem về nộp lại cho các bộ phận liên quan các chứng từ giao hàng

+ Phát hành hóa đơn bán hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm lập đúng và kịp thời các “hóa đơn” khi giao hàng cho KH

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Nhân viên phòng KD (người có trách nhiệm theo dõi tình trạng của các đơn hàng) căn cứ vào việc theo dõi các đơn hàng phải kiểm tra xem hàng đã được xuất kho cho đơn hàng chưa, nếu rồi thì “hóa đơn” đã được lập chưa để cập nhật tình trạng đơn hàng

- Kế toán doanh thu phải kiểm tra tình trạng của các đơn hàng, căn cứ vào để nghị bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng đã được phê duyệt để xem xét các hóa đơn đã được lập chưa

- Nhân viên phòng KD hoặc kế toán doanh thu căn cứ vào “Biên bản giao nhận hàng” và “Phiếu xuất kho” chuyển đến thì tiến hành lập “hóa đơn GTGT” (có thể tự in) với đầy đủ các thông tin “Hóa đơn” được lập thành 3 liên:

Liên 1: lưu tại bộ phận lập;

Liên 2: Giao khách hàng;

Liên 3: Giao cho kế toán doanh thu và kế toán công nợ

- Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra lại “hóa đơn”, đối chiếu với

“đơn đặt hàng”

- Bảo vệ của đơn vị phải kiểm tra đầy đủ chứng từ xuất hàng và hóa đơn khi hàng xuất ra cổng của đơn vị

c Quy trình: Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là một thủ tục quan trọng, nhằm bảo đảm công nợ phải thu khách hàng và doanh thu được ghi nhận kịp thời chính xác thì việc thực hiện đúng đắn thủ tục này là cần thiết Quy trình này bao gồm các bước:

+ Giao nhận hóa đơn:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm việc giao nhận đầy đủ và kịp thời các hóa đơn, chuyển giao trách nhiệm quản lý hóa đơn một cách phù hợp sang bộ phận kế toán

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Căn cứ vào để nghị bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng, đã được duyệt thì Kế toán doanh thu phải kiểm tra tình trạng của các đơn hàng, xem xét các hóa đơn đã được lập chưa và yêu cầu luân chuyển kịp thời “Hóa đơn” cho bộ phận kế toán

- Nhân viên phòng KD lập “Bảng giao nhận hóa đơn” đính kèm với các hóa đơn, thực hiện giao nhận các “hóa đơn” và “Bảng giao nhận hóa đơn” cho

kế toán doanh thu

- Kế toán doanh thu đối chiếu với Bảng giao nhận hóa đơn thực hiện kiểm tra các Hóa đơn, ký xác nhận Bảng giao nhận hóa đơn Bảng giao nhận hóa đơn có thể lập thành hai bản: 1 bản Phòng KD giữ và 1 bản Kế toán doanh thu giữ

+ Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng:

Mục tiêu kiểm soát là:

- Bảo đảm các chứng từ bán hàng làm căn cứ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là hợp lệ, đẩy đủ, khớp đúng với nhau và thống nhất với dữ liệu trên hệ thống

- Các nghiệp vụ bán hàng bảo đảm được ghi nhận chính xác, đúng kỳ,

- Kế toán DT phải kiểm tra sự khớp đúng giữa các chứng từ, kiểm tra

sự phê chuẩn của nghiệp vụ, và đối chiếu dữ liệu trên hóa đơn với dữ liệu trên

hệ thống Phải báo cáo cho kế toán trưởng kịp thời nếu phát sinh các chênh lệch, đồng thời thông tin cho nhân viên phòng KD để giải quyết sai sót phát sinh

- Kiểm soát việc nhập liệu bảo đảm tính chính xác của quá trình nhập liệu có thể thực hiện thủ công và trên hệ thống

- Kế toán công nợ phải thu KH đối chiếu, kiểm tra lại dữ liệu trên hệ thống với các chứng từ bán hàng

- Để đảm bảo nghiệp vụ bán hàng được xử lý kịp thời và đúng đắn thì

Kế toán trưởng giám sát việc xử lý nghiệp vụ bán hàng

d Quy trình: Thu tiền khách hàng

Mục tiêu kiểm soát chung là bảo đảm không có sai phạm xảy ra trong quá trình thu tiền KH và công nợ phải thu KH được thực hiện thu kịp thời Đồng thời, đơn vị cũng cần phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ thu tiền đã được ghi nhận đầy đủ vào sổ kế toán Việc thu tiền KH đúng hạn sẽ giúp cho đơn vị đảm bảo được dòng tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh Việc thu tiền qua tài khoản ngân hàng sẽ giúp đơn vị giảm bớt rủi ro liên quan đến quá trình thu tiền

Các thủ tục kiểm soát như sau:

Đơn vị cần thực hiện đồng thời để đối phó với các rủi ro

- Trường hợp thu tiền mặt ngay tại đơn vị: để giảm bớt rủi ro biến thủ thì Công ty cần thực hiện việc bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán (kế toán tiền)

- Trường hợp thu tiền mặt tại đơn vị KH:

+ Giữa kế toán công nợ phải thu KH và người thu tiền cần thực hiện việc bất kiêm nhiệm

+ Lên kế hoạch trước về việc thu tiền trực tiếp KH hằng ngày (KH, số tiền, thời gian thu tiền, thời gian nộp tiền) và được kế toán trưởng phê duyệt

+ Nộp vào tài khoản của đơn vị hoặc nộp về đơn vị các số tiền thu được hằng ngày

+ Kế toán trưởng (hoặc một người độc lập được ủy quyền) thực hiện đối chiếu kế hoạch thu tiền với khoản tiền thu được (căn cứ vào số liệu tài khoản ngân hàng trên hệ thống hoặc “Bảng kê thu tiền” kèm theo “Phiếu thu”) Cần liên hệ xác nhận với KH mọi khoản tiền dự kiến thu được nhưng chưa thu được

- Trường hợp thu tiền qua tài khoản ngân hàng:

+ Người lập và phê duyệt “hóa đơn” và “hợp đồng” cần kiểm tra những thông tin về tài khoản ngân hàng của đơn vị khi lập “Hợp đồng” với KH và khi lập “hóa đơn”

+ Yêu cầu phải được thực hiện bằng văn bản và thông báo cho KH được rõ việc cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng của đơn vị cho KH

Ngoài ra đơn vị cần thực hiện các thủ tục kiểm soát sau:

+ Sau khi nhận được hoặc lập chứng từ thể hiện việc thể hiện thu tiền

từ KH (Giấy báo có, Phiếu thu) Kế toán thanh toán cần kiểm tra thông tin KH

và đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn, xác nhận với KH về việc thu tiền

+ Kế toán thanh toán ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống kịp thời Sau đó, chuyển chứng từ cho kế toán công nợ phải thu KH để theo dõi việc thu nợ KH

+ Một người độc lập với kế toán công nợ phải thu KH thực hiện việc đối chiếu công nợ với KH hằng tháng Báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng mọi sự khác biệt giữa số liệu công nợ do KH theo dõi và đơn vị theo dõi

+ Đối chiếu số liệu công nợ thu được trong kỳ từ Báo cáo công nợ do

kế toán công nợ phải thu KH theo dõi với số liệu thu tiền từ KH do kế toán thanh toán theo dõi

+ Kế toán trưởng phải giám sát chặt chẽ toàn bộ công tác hạch toán, theo dõi công nợ và thu tiền KH

e Quy trình: Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

Để đảm bảo công nợ, KH thanh toán tiền được theo dõi chính xác thì việc đối chiếu công nợ là thủ tục cần thiết qua đó khẳng định quyền thu hồi

nợ và nhắc nợ đối với KH Sau khi việc đối chiếu công nợ được hoàn tất, việc lập báo cáo công nợ phải thu KH nhằm bảo đảm tính hiệu quả của công tác quản lý nợ phải thu KH và.cung cấp thông tin phục vụ việc đánh giá tình hình, giám sát công nợ phải thu KH,

+ Đối chiếu công nợ với khách hàng:

Thủ tục thường được thực hiện vào cuối mỗi tháng Để có kế hoạch thu hồi công nợ phù hợp thì đơn vị phải thực hiện các yêu cầu đặt ra là lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu KH và thủ tục đối chiếu công nợ một cách nghiêm túc và kịp thời

Mục tiêu kiểm soát là:

- Bảo đảm theo dõi trên hệ thống kế toán công nợ phải thu KH của đơn

vị khớp với số liệu công nợ do KH theo dõi

- Quá trình đối chiếu công nợ với KH bảo đảm được thực hiện một cách nghiêm túc

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Cần thực hiện việc bất kiêm nhiệm kế toán công nợ và người thực hiện đối chiếu công nợ phải thu với KH

- Căn cứ vào số liệu theo dõi công nợ phải thu KH trên hệ thống, người thực hiện đối chiếu công nợ lập các “Biên bản đối chiếu công nợ” đối chiếu, kiểm tra số liệu với số liệu bán hàng

- Các “Biên bản đối chiếu công nợ” do kế toán trưởng phê duyệt và kiểm tra

- Người thực hiện đối chiếu công nợ yêu cầu KH xác nhận công nợ trên

“Biên bản đối chiếu công nợ”, thực hiện đối chiếu công nợ với KH một cách kịp thời Cần phải báo cáo kịp thời mọi khác biệt số liệu công nợ giữa hai bên cho kế toán trưởng xử lý

- Cần phải lập báo cáo cho kế toán trưởng và giám đốc đơn vị về các trường hợp có phát sinh khác biệt số liệu công nợ giữa hai bên hoặc không thể đối chiếu công nợ với KH

- Kế toán trưởng giám sát toàn bộ quá trình đối chiếu công nợ với KH

+Báo cáo công nợ phải thu khách hàng

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm lập kịp thời, chính xác “Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu KH”

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Người thực hiện đối chiếu công nợ KH tiến hành lập “Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu KH” sau khi thực hiện đối chiếu công nợ với KH

- Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt “Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu KH” Thực hiện việc giám sát và đốc thúc việc lập đúng hạn “Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu KH

f Quy trình: Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

Trong quá trình bán hàng, đơn vị có thể gặp phải các trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc khách hàng khiếu nại giảm giá hàng bán Vấn đề này xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa đã nhận được Khi đó, người bán

có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho hàng bán trên cơ sở thỏa thuận với bên mua Việc xử lý đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung là các trường hợp hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán được xử lý, thực hiện một cách đúng đắn, không có sai phạm xảy ra

+ Tiếp nhận khiếu nại từ khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là:

- Các khiếu nại của KH bảo đảm tiếp nhận một cách kịp thời và đầy đủ

- Bảo đảm các trường hợp khiếu nại giảm giá hàng bán hàng, bán trả lại

là đúng đắn

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Các nhân viên làm việc có quan hệ với KH thực hiện tiếp nhận các khiếu nại của KH và báo cáo kịp thời, đồng thời chuyển kịp thời các khiếu nại của KH cho bộ phận chăm sóc KH

- Với sự xác nhận của các bên có liên quan thì nhân viên bộ phận chăm sóc KH phải lập “Biên bản về khiếu nại” của KH

- Thông qua xác nhận của các bên có liên quan và thực tế hàng nhận lại trong trường hợp “Biên bản xác nhận hàng” không đạt yêu cầu được lập ở đơn vị KH thì bộ phận chăm sóc KH phải kiểm tra tính xác thực của các khiếu nại của KH

+ Kiểm tra khiếu nại của khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm các phản hồi, khiếu nại của KH được kiểm tra, xác nhận là có thực và xác đáng

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Bộ phận KCS phối hợp với bộ phận chăm sóc KH để xác nhận, kiểm tra phản hồi của KH

- Bộ phận KCS kiểm tra kỹ quy cách, chủng loại, chất lượng hàng,v.v xác định các nguyên nhân của vấn đề, xác định trách nhiệm của các bên có liên quan Tiến hành ghi lại kết luận điều tra vào “Biên bản về khiếu nại của KH”

- Trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận kết luận điều tra của bộ phận KCS

- Dựa trên kết luận kiểm tra khiếu nại của KH trên cơ sở chính sách giải

quyết khiếu nại của KH của đơn vị, bộ phận chăm sóc KH phải tiến hành

thương lượng giải quyết khiếu nại

+ Quyết định xử lý khiếu nại của khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là các khiếu nại của KH bảo đảm được xử lý đúng

đắn và có hiệu lực

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- GĐ (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra và đưa ra quyết định giải

quyết khiếu nại của KH

- Gửi cho các bộ phận có liên quan để theo dõi và thực hiện các quyết

định giải quyết khiếu nại của KH

+ Lập các chứng từ xử lý khiếu nại khách hàng:

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Nhân viên lập hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chi tiền (nhân viên

phòng KD có trách nhiệm lập “hóa đơn”, kế toán thanh toán phụ trách lập các

chứng từ chi tiền) phải kiểm tra tính xác thực của “Biên bản về khiếu nại của

KH” và quyết định của giám đốc về xử lý khiếu nại của KH Trong trường

hợp tiếp nhận hóa đơn xuất hàng trả lại cho KH, kế toán trưởng cần kiểm tra,

xét duyệt trước khi kế toán có thể sử dụng để hạch toán giảm công nợ

- Căn cứ vào quyết định của giám đốc về xử lý khiếu nại và biên bản về

khiếu nại của KH thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chi tiền

- Hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chi tiền phải được kế toán trưởng

và giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra và phê duyệt

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Nội dung chương 1 là trình bày về các lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên khuôn mẫu COSO năm 2013 và KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền

Dựa vào các cơ sở lý luận từ nền tảng tại chương 1 về KSNB, tác giả đã tiến hành đi vào chương 2 căn cứ dựa theo tình hình hoạt động KD thực tế tại đơn vị Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng để đưa ra các đánh giá cụ thể trong từng quy trình KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty theo

hệ thống lý thuyết đã được trình bày cụ thể tại chương 1

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS

PETROLIMEX ĐÀ NẴNG

2.1 TỔNG QUAN GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG

2.1.1 Khái quát về công ty

CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG

Tên quốc tế DANANG PETROLIMEX GAS COMPANY

Tên viết tắt PGC – DANANG

và Tây Nguyên

2.1.2 Ngành nghề hoạt động kinh doanh

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh bao gồm kinh doanh hàng hóa và dịch

vụ Kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG chai) Kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG) cho xe ô tô Bán buôn vật tư thiết bị, phụ kiện liên quan đến KD khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG) Bán lẻ khí dầu mỏ hóa lỏng, bếp gas, thiết bị, vật

tư, phụ kiện nhằm phục vụ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng

Bảo dưỡng, sửa chữa lắp đặt, kiểm định vỏ bình chứa khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG) Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ và các dịch vụ thương mại liên quan đến kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG) Lắp đặt giàn bình gas công nghiệp

Kinh doanh vận tải hàng bằng ô tô; Kinh doanh vận tải hàng hóa (LPG) bằng container Vận tải hàng hóa bằng xe si téc (xe bồn) chở LPG, xe tải chở chai LPG (bình gas và vỏ bình gas) Dịch vụ thương mại Nạp khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG) vào chai Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

2.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

BAN GIÁM ĐỐC

P TCHC P KTTC TRỰC TIẾP P KD ĐẠI LÝ P KD P DVKT& BH

THUỘC CÔNG TY TRẠM CHIẾT

NẠP THUỘC CHI NHÁNH CỬA HÀNG TRỰC