Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tnhh gas petrolimex

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN MINH THƯ HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH GAS PETROLIMEX LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng – Năm 2023 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Nguyễn Trang Phương Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Công Phương Phản biện 2: TS Trương Thùy Vân Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ ngành Kế Toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 08 tháng 10 năm 2023 Có thể tìm hiểu luận văn tại: − Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng − Thư viện trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN Đà Nẵng – Năm 2023 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KSNB Kiểm soát nội GTGT Giá trị gia tăng CKTM Chiết thương mại TNHH Trách nhiệm hữu hạn XKKVCNB Xuất kho kiêm vận chuyển nội HTK Hàng tồn kho KD Kinh doanh KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm GĐ Giám Đốc LPG Khí dầu mỏ hóa lỏng SXKD Sản xuất kinh doanh DN Doanh nghiệp KH Khách hàng DT Doanh thu KTTC Kế tốn tài DN Doanh nghiệp BCTC Báo cáo tài KQHĐKD Kết hoạt động kinh doanh DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 31 34 38 44 50 61 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Error! Bookmark not defined Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Tổng quan tài liệu nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG Error! Bookmark not defined CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP Error! Bookmark not defined 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Error! Bookmark not defined 1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Error! Bookmark not defined 1.3 KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Error! Bookmark not defined 1.3.1 Những gian lận, rủi ro sai sót xảy chu trình bán hàng thu tiền Error! Bookmark not defined 1.3.2 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng thu tiền Error! Bookmark not defined 1.3.3 Tổ chức thông tin nhằm phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng thu tiền Error! Bookmark not defined 1.3.4 Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN CHƯƠNG Error! Bookmark not defined CHƯƠNG Error! Bookmark not defined THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Error! Bookmark not defined 2.1 TỔNG QUAN GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Error! Bookmark not defined 2.1.1 Khái quát công ty Error! Bookmark not defined 2.1.2 Ngành nghề hoạt động kinh doanh Error! Bookmark not defined 2.1.3 Sơ đồ máy tổ chức công ty Error! Bookmark not defined 2.1.4 Tổ chức máy kế tốn Cơng ty Error! Bookmark not defined 2.2 ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Error! Bookmark not defined 2.2.1 Đặc điểm sản phẩm hàng hóa Error! Bookmark not defined 2.2.2 Đặc điểm bán hàng thu tiền Error! Bookmark not defined 2.3 THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Error! Bookmark not defined 2.3.1 Môi trường kiểm soát Error! Bookmark not defined 2.3.2 Hệ thống thông tin sổ sách kế toán, chứng từ phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Error! Bookmark not defined 2.3.3 Thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Error! Bookmark not defined 2.4 ĐÁNH GIÁ THỤC TRẠNG TRONG HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Error! Bookmark not defined 2.4.1 Những kết đạt công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Error! Bookmark not defined 2.4.2 Những mặt hạn chế tồn cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN CHƯƠNG Error! Bookmark not defined CHƯƠNG Error! Bookmark not defined MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Error! Bookmark not defined 3.1 SỰ CÀN THIẾT TRONG VIỆC HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Error! Bookmark not defined 3.2 MỘT SỐ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Error! Bookmark not defined 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt Error! Bookmark not defined 3.2.2 Hoàn thiện công tác nhận định đánh giá rủi ro Error! Bookmark not defined 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống thơng tin phục vụ cho kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Error! Bookmark not defined 3.2.4 Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN CHƯƠNG Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN; NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1; NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2; BÁO CÁO GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN; MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Luận văn thực đề tài: “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex” cụ thể luận văn thực nghiên cứu Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Công ty TNHH thành viên trực thuộc Tổng Công ty Gas Petrolimex Công ty nắm giữ 30% thị phần tiêu thụ gas tỉnh Trung Trung Trong 10 năm liên tục tái cấu phát triển, nay, gas Petrolimex trở thành thương hiệu bền vững, lựa chọn thơng minh, an tồn chất lượng cho khách hàng Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực thương mại dịch vụ Với đặc điểm quy mô lớn, công ty TNHH gas Petrolimex Đà Nẵng kinh doanh mặt hàng chủ yếu Gas, đồng thời Công ty cung cấp thị trường thiết bị phụ kiện bình gas, điều áp, van bình…Cơng ty có địa bàn kinh doanh tương đối rộng, có cửa hàng gas đại lý gas nhiều nơi Quá trình diễn hoạt động KD, DN phải đối mặt với nhiều rủi ro qua DN chịu phải tác động tương ứng tùy thuộc vào loại rủi ro Từ việc nhận dạng rủi ro, DN cần xác định cách đắn mức độ tác động rủi ro đến DN, từ tiến hành việc tìm biện pháp nhằm mục đích phịng tránh việc làm thật cần thiết DN Để làm điều DN cần tiến hành việc thiết lập xây dựng hệ thống kiểm soát nội phù hợp vận hành thực tế làm cho thật phù hợp với đặc điểm hoạt động riêng DN vừa mang lại hiệu KSNB vấn đề quan tâm thời điểm hầu hết DN Việc KSNB tốt giúp cho DN giảm thiểu loại trừ rủi ro thông qua việc đánh giá hiệu suất, hiệu hoạt động chức DN, đảm bảo tính tin cậy hồn thiện hệ thống thơng tin tài Nghiệp vụ bán hàng - thu tiền coi chu trình diễn cuối trình SXKD Khâu bán hàng - thu tiền khâu vô quan trọng Đây khâu gặp nhiều rủi ro gian lận DN khơng có hệ thống kiểm soát cách thật hiệu Sự gia tăng hình thức gian lận gây thiệt hại không nhỏ cho DN, cho thấy tầm quan trọng hệ thống KSNB máy quản lý DN quan trọng Việc xây dựng hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền hữu hiệu việc giúp cho hoạt động tiêu thụ DN đạt hiệu cao, trì tốt hoạt động kinh doanh đồng thời đạt mục tiêu mà DN đề cịn giúp đảm bảo trình bán hàng - thu tiền tránh khơng xảy thất để phục vụ tốt cho việc quản lý hoạt động SXKD DN Các nhà quản trị phải đề sách thủ tục thích hợp với DN mình, biện pháp nhằm kiểm soát nhân viên để họ thực sách thủ tục tốt Tuy nhiên công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng tồn bất cập DN tăng khả cạnh tranh công tác bán hàng - thu tiền công ty ngày xây dựng hoàn thiện mở rộng Mục tiêu luận văn giúp cho cơng ty tìm biện pháp nâng cao khả cạnh tranh ngành hiệu hoạt động, giải hạn chế tồn công tác bán hàng - thu tiền công ty, phòng tránh gian lận hạn chế rủi ro, giảm thiếu việc xảy sai sót để ghi nhận doanh thu xác hơn, giúp báo cáo tăng tính tin cậy, nâng cao hiệu tài cơng ty Đề tài hướng đến việc thực phân tích thực trạng từ đưa giải pháp giúp cơng ty hồn thiện quy trình KSNB quy trình bán hàng thu tiền Từ lý trên, tơi chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex” cụ thể Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng làm đề tài thưc nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp Kết nghiên cứu đề tài hy vọng đạt giúp cho cơng ty hồn thiện công tác bán hàng thu tiền đơn vị Mục tiêu nghiên cứu Trên sở hệ thống hóa vấn đề lý luận KSNB chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp, tác giả phân tích đánh giá thực trạng cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, từ nhận diện bất cập cịn tồn cơng ty đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng thực nghiên cứu: Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Phạm vi đề tài nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi thực nghiên cứu việc tìm hiểu KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực kinh doanh gas Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Phương pháp nghiên cứu Phương pháp mà luận văn thực nghiên cứu kết hợp việc nghiên cứu dựa vào lý luận tổng kết từ thực tiễn Tác giả tìm hiểu thực thu thập số liệu từ thực tế, phân tích thực tế để làm rõ vấn đề nghiên cứu Các phân tích luận văn dựa sở lý luận chung so sánh với thực tế doanh nghiệp, từ đưa giải pháp giải vấn đề bất cập nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Ý nghĩa khoa học: Hệ thống hóa lý thuyết có liên quan đến KSNB chu trình bán hàng - thu tiền, đặc biệt KSNB chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp kinh doanh gas Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, tồn tại, mặt hạn chế KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty, từ đưa giải pháp để hồn thiện chu trình này, giúp cải thiện vấn đề - Bảo đảm nghiệp vụ bán hàng ghi nhận kịp thời, kỳ xác Các mục tiêu địi hỏi phận kế tốn phải thực hoạt động kiểm soát khác để thực mục tiêu này: d Quy trình: Thu tiền khách hàng Mục tiêu chung: Thủ tục kiểm soát: Đơn vị cần thực đồng thời để đối phó với rủi ro - Trường hợp thu tiền mặt đơn vị: Thực bất kiêm nhiệm kế toán toán (kế toán tiền) thủ quỹ để giảm bớt rủi ro biến thủ - Trường hợp thu tiền mặt đơn vị khách hàng: - Trường hợp thu tiền qua tài khoản ngân hàng: Ngoài đơn vị cần thực thủ tục kiểm soát sau: + Một người độc lập với kế tốn cơng nợ phải thu khách hàng thực việc đối chiếu công nợ với khách hàng tháng Mọi khác biệt số liệu công nợ đơn vị theo dõi khách hàng theo dõi, phải báo cáo kịp thời cho kế tốn trưởng e Quy trình: Đối chiếu công nợ báo cáo công nợ + Đối chiếu công nợ với khách hàng: Thủ tục thường thực vào cuối tháng Yêu cầu đặt đơn vị phải thực thủ tục đối chiếu công nợ lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cách nghiêm túc kịp thời để có kế hoạch thu hồi cơng nợ phù hợp Mục tiêu kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát: +Báo cáo công nợ phải thu khách hàng Mục tiêu kiểm sốt: bảo đảm Báo cáo tổng hợp cơng nợ phải thu khách hàng lập kịp thời, xác Thủ tục kiểm sốt: f Quy trình: Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Trong trình bán hàng, đơn vị gặp phải trường hợp hàng bán bị trả lại khách hàng khiếu nại giảm giá hàng bán Vấn đề xảy người mua khơng thỏa mãn hàng hóa nhận Khi đó, người bán nhận lại hàng giảm giá cho hàng bán sở thỏa thuận với bên mua Việc xử lý trường hợp phải đảm bảo thực mục tiêu chung sau: việc xử lý trường hợp hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán thực cách đắn, khơng có sai phạm xảy + Tiếp nhận khiếu nại từ khách hàng: Mục tiêu kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát: + Kiểm tra khiếu nại khách hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm phản hồi, khiếu nại khách hàng kiểm tra, xác nhận có thực xác đáng 10 Thủ tục kiểm soát: + Quyết định xử lý khiếu nại khách hàng: Mục tiêu kiểm soát: Bảo đảm khiếu nại khách hàng xử lý đắn có hiệu lực Các thủ tục kiểm soát: + Lập chứng từ xử lý khiếu nại khách hàng: Thủ tục kiểm soát: KẾT LUẬN CHƯƠNG Nội dung chương trình bày lý luận hệ thống kiểm soát nội dựa khuôn mẫu COSO năm 2013 KSNB chu trình bán hàng thu tiền Dựa vào tảng sở lý luận chương KSNB, tác giả tiến hành sâu vào chương dựa theo tình hình hoạt động KD thực tế đơn vị Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1.1 Khái qt cơng ty CƠNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Tên quốc tế DANANG PETROLIMEX GAS COMPANY Tên viết tắt PGC – DANANG Mã số thuế 0400485944 Địa 122 đường tháng 9,P.Bình Thuận, Q.Hải Châu, TP Đà Nẵng, VN 2.1.2 Ngành nghề hoạt động kinh doanh 2.1.3 Sơ đồ máy tổ chức công ty Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng 11 a Ban Giám đốc b Phịng tổ chức hành c Phịng kế tốn tài d Phịng kinh doanh trực tiếp e Phòng kinh doanh đại lý f Phòng dịch vụ kỹ thuật & bảo hành g Các cửa hàng trực thuộc công ty h Các chi nhánh i Các cửa hàng trực thuộc chi nhánh j Trạm chiết nạp 2.1.4 Tổ chức máy kế tốn Cơng ty Trưởng phịng Phó trưởng phịng kế tốn tổng hợp CV Kế tốn kho hàng, tài sản Thủ quỹ Phó trưởng phịng kế tốn tiêu thụ CV Kế tốn chi phí, tốn CV Kế tốn bán hàng, cơng nợ Sơ đồ 2.2: Mơ hình cấu tổ chức máy kế toán, chức nhiệm vụ phận tổ chức máy kế tốn Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng 2.2 ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.2.1 Đặc điểm sản phẩm hàng hóa a Hàng hóa gồm hai dịng sản phẩm là: - Sản phẩm gas dân dụng thương mại (gas bình): Chất lượng gas theo tiêu chuẩn Việt Nam, vỏ bình theo tiêu chuẩn DOT (Mỹ), van bình điều áp Kosan đóng nạp dây chuyền bán tự động Crisplan (Đan Mạch) Sau đóng nạp gas LPG theo quy trình kỹ thuật đảm bảo độ an tồn chuyển đến người tiêu dùng dạng bình 12kg, 48kg Khi khách hàng thực mua gas Cơng ty, ngồi số tiền khách hàng phải toán cho mặt hàng gas, khách hàng phải đặt thêm khoản ký cược vỏ bình gas - Sản phẩm công nghiệp (gas rời): Chất lượng gas theo tiêu chuẩn Việt nam, bồn chứa theo tiêu chuẩn Việt Nam Mỹ, Úc theo yêu cầu khách hàng, máy 12 hóa Kosan (Đan Mạch), Kala (Nhật Bản), điều áp Fisher, Rego (Mỹ) Dịng sản phẩm gas hóa lỏng/ rời Dựa theo thỏa thuận Công ty khách hàng, sản phẩm gas LPG chuyên chở xe chuyên dụng đến kho, bể chứa khách hàng Mặt hàng chủ yếu cung cấp cho khách hàng công nghiệp b Các sản phẩm có đặc điểm 2.2.2 Đặc điểm bán hàng thu tiền - Phòng Kinh doanh trực tiếp: nhận nhiệm vụ trực tiếp quản lý khách hàng là: + Các cửa hàng chuyên doanh trực thuộc công ty, chi nhánh địa bàn tỉnh thành: Các Cửa hàng Chi nhánh nhận hàng Công ty bán lại cho khách hàng hộ tư gia dùng gas bình 12kg khách hàng cơng nghiệp tiêu thụ sản phẩm gas bình 12kg, 48kg nhà hàng, khách sạn, quán ăn, bếp trường học, + Khối Khách hàng công nghiệp tiêu thụ gas rời (gas bồn): khách hàng lớn công ty mua sản phẩm phục vụ chủ yếu dùng cho sản xuất công nghiệp Công ty Gạch Cosevco, Cơng ty Gạch Đồng Tâm,… - Phịng Kinh doanh Đại lý: nhận nhiệm vụ quản lý khách hàng là: + Hệ thống Tổng đại lý, đại lý ngành công ty chuyên kinh doanh xăng dầu gas (Công ty Xăng dầu khu vực V - TNHH MTV, ….) + Hệ thống Tổng đại lý, đại lý ngồi ngành Cơng ty TNHH TM&DV Trung Đơng, ) Ban giám đốc Phòng KD trực tiếp (1) Cửa hàng Chi nhánh (5) (6) Tư gia (2) KHCN (tiêu thụ gas rời) (3) Phòng KD Đại lý Tổng đại lý, đại lý (trong nghành) (4) Tổng đại lý, đại lý (ngồi nghành) KHCN (tiêu thụ gas bình) Sơ đồ 2.3: Hệ thống phân phối, bán hàng Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng 13 Trong kênh bán hàng dựa theo sơ đồ 2.3 nêu thì: + Kênh phân phối cấp nhóm khách hàng (1), (2), (3), (4), bao gồm: + Giao hàng cho cửa hàng, chi nhánh trực thuộc + Bán hàng cho KHCN (tiêu thụ gas rời) + Bán hàng cho Tổng đại lý, đại lý (trong ngành) + Bán hàng cho Tổng đại lý, đại lý (ngoài ngành) + Kênh phân phối cấp nhóm khách hàng (5), (6), bao gồm: + Bán hàng cho hộ tư gia + Bán hàng cho KHCN (tiêu thụ gas bình) Do giới hạn thời gian dung lượng nên luận văn trình bày thủ tục kiểm sốt thực chu trình bán hàng thu tiền kênh bán hàng sau: + Giao hàng cho cửa hàng chi nhánh để bán cho khách hàng tư gia khách hàng công nghiệp + Bán cho Tổng đại lý, đại lý ngành với sản phẩm gas bình 12, 48 kg 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.3.1 Mơi trường kiểm sốt 2.3.2 Hệ thống thơng tin sổ sách kế toán, chứng từ phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty a Về chứng từ b Về sổ kế toán quy trình ghi chép kế tốn Nhờ tin học hóa cơng tác kế tốn, sổ sách kế tốn xử lý máy tính với phần mềm “Gas Accounting Solution” CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾTOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài - Báo cáo kế toán quản trị - Sơ đồ 2.4: Hạch toán phần mềm kế toán “Gas Accounting Solution” - FTS 2.3.3 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Gas Petrolimex a Kênh bán hàng bán cho Tổng đại lý, đại lý ngành Đối với kênh bán hàng bán cho Tổng đại lý, đại lý ngành thủ tục kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiền mô tả 14  Quy trình: Tiếp nhận xử lý đơn hàng Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm nhu cầu mua hàng có thực thơng tin đơn đặt hàng xác; bảo đảm đơn vị có khả đáp ứng đơn hàng cách đầy đủ; việc áp giá bán cho mặt hàng đơn hàng xác; bảo đảm việc xét duyệt phương thức toán mức bán chịu cho khách hàng thực đắn, bảo đảm khả thu tiền hàng hàng: Đối với khách hàng mới: + Tiếp nhận đơn hàng xem xét khả toán khách hàng: + Xem xét khả đáp ứng đơn hàng: + Áp giá bán cho đơn vị đặt hàng: + Phê chuẩn bán hàng thông báo việc chấp nhận đơn hàng cho khách Đối với khách hàng cũ, khách hàng kí hợp đồng:  Quy trình: Giao hàng cho khách hàng Mục tiêu kiểm sốt: bảo đảm hàng hóa giao hạn theo đề nghị bán duyệt, thực đầy đủ, sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho bên liên quan - Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng: - Xuất giao hàng cho khách hàng kho đơn vị: Công ty thực việc giao hàng cho khách hàng kho đơn vị mô tả thực cụ thể theo Sơ đồ 2.5 quy trình sau: 15 Lập phiếu đăng ký nhu cầu (1) Xe vào nhập trả hàng hóa/ vỏ bình (2) Kiểm tra hàng hóa/ vỏ bình nhập trả (3) Tiếp nhận nhu cầu cân đối đáp ứng nhu cầu khách hàng (4) Nhập hàng hóa/ vỏ bình khách hàng (5) Chiết nạp, bốc xếp hàng hóa (6) Xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng (7) Kiểm soát xuất kho (8) Kết thúc, lưu hồ sơ (9) Sơ đồ 2.5: Quy trình giao hàng gas bình kho  Quy trình: Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng + Giao nhận hóa đơn: + Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng:  Quy trình: Đối chiếu cơng nợ báo cáo cơng nợ Mục tiêu kiểm sốt: Bảo đảm công nợ phải thu khách hàng theo dõi hệ thống kế toán đơn vị khớp với số liệu cơng nợ khách hàng theo dõi;q trình, đối chiếu công nợ với khách hàng thực nghiêm túc, đắn + Đối chiếu công nợ với khách hàng: + Báo cáo công nợ phải thu khách hàng b Kênh bán hàng hàng giao cho cửa hàng, chi nhánh trực thuộc để bán cho khách hàng tư gia khách hàng công nghiệp 16 Với mục tiêu kiểm soát tương tự trên, kênh bán hàng giao cho cửa hàng, chi nhánh trực thuộc để bán cho khách hàng tư gia khách hàng cơng nghiệp thủ tục kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiền mơ tả  Quá trình nhập hàng cửa hàng - Quy trình đặt hàng: - Quy trình nhận hàng:  Quá trình xuất bán cửa hàng Sau nhận hàng Công ty, cửa hàng, chi nhánh tiến hành xuất bán cho khách hàng: + Các hộ tư gia + Giao cho KHCN (tiêu thụ gas bình) Cơng ty quy định rõ nội dung quy trình bước bán hàng Cửa hàng, chi nhánh trực thuộc thực theo trình tự sau: Chuẩn bị hàng hóa, dụng cụ phương tiện Tiếp nhận thông tin khách hàng Ghi sổ/ Phiếu giao hàng xuất hóa đơn Giao hàng cho khách hàng Nhập vỏ cửa hàng nộp tiền Chăm sóc khách hàng sau bán Sơ đồ 2.6: Quy trình bước bán hàng Cửa hàng, Chi nhánh trực thuộc  Quy trình: Tiếp nhận xử lý đơn hàng + Tiếp nhận thông tin khách hàng - Đối với khách hàng cũ: Xác nhận lại thông tin khách hàng - Đối với khách hàng mới: + Đối với hộ tư gia: 17 Khi có nhu cầu mua hàng nhân viên bán hàng cửa hàng có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin khách hàng, cập nhật thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, loại bình gas khách hàng sử dụng, số lượng, địa điểm giao hàng vào sổ bán hàng phần mềm FTS + Đối với KHCN (tiêu thụ gas bình): Khi có nhu cầu ký hợp đồng, nhân viên bán hàng cửa hàng có trách nhiệm thu thập thông tin liên quan đến khách hàng Bộ phận bán hàng cửa hàng phải tìm hiểu kỹ thơng tin khách hàng, khả tài để phân loại khách hàng (cho nợ, không cho nợ, cách thức cho nợ ) đồng thời phải kiểm tra lại lực cung cấp hàng đơn vị có đáp ứng nhu cầu khách hàng hay không Nhân viên bán hàng đàm phán với khách hàng giá bán văn Công ty thông báo giá gởi khách hàng (gồm số lượng, chất lượng, chủng loại đơn giá), xác nhận thông báo giá Giám đốc ký duyệt(Phụ lục 2: Kê khai giá bán) Đồng thời thông báo cho khách hàng văn quy định mức ký cược vỏ bình Gas loại cơng khai  Quy trình: Giao hàng cho khách hàng  Quy trình: Thu tiền khách hàng  Quy trình: Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng  Quy trình: Đối chiếu công nợ báo cáo công nợ + Đối chiếu công nợ với khách hàng: + Báo cáo công nợ phải thu khách hàng 2.4 ĐÁNH GIÁ THỤC TRẠNG TRONG HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.4.1 Những kết đạt công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Công ty tổ chức phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể giám sát chặt chẽ việc thực thi hợp đồng cán điều độ, phận kinh doanh, lập hóa đơn bán hàng phận bán hàng với phận kế toán (Kho hàng) để nắm bắt cập nhật kịp thời khả cung ứng hàng hóa trước tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng 2.4.2 Những mặt hạn chế cịn tồn cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền a Về mơi trường kiểm sốt Đối với chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty chưa có quy định cụ thể hành vi phép không phép làm nhân viên thực cơng việc Những quy định khơng thể liệt kê hết hành vi vi phạm sở cho việc giám sát hành vi thái độ nhân viên b Về công tác đánh công tác nhận định đánh giá rủi ro 18 Yếu tố bên ngoài: thay đổi nhu cầu người tiêu dùng, cạnh tranh đối thủ, thay đổi nguồn nhân lực, Yếu tố bên trong: Các tiêu hoạt động Cơng ty, tình hình biến động nhân sự, hệ thống thơng tin kế tốn sử dụng, c Về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Về việc dựng hệ thống biểu mẫu, đơn đặt hàng chưa thống thực tế “Phiếu Đăng ký nhận hàng” (Phụ lục 3) khách hàng tự soạn biểu mẫu Và biểu mẫu chưa đánh số thứ tự d Về quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền + Quy trình: Tiếp nhận xử lý đơn hàng + Quy trình: Giao hàng cho khách hàng + Quy trình: Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng + Quy trình: Thu tiền khách hàng + Quy trình: Đối chiếu cơng nợ báo cáo cơng nợ KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, tác giả sâu nguyên cứu dựa tình thực tế cơng tác kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Các nội dung tác giả đề cập bao gồm tìm hiểu trình lịch sử hình thành Cơng ty thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền đơn vị có minh chứng thực tế Từ tiến hành phân tích đánh giá dựa yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội chu trình Qua việc nghiên cứu thực trạng tình hình hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, tác giả đưa nhận xét mặt đạt vấn đề hạn chế tồn đơn vị Từ nhận xét làm cho việc hình thành giải pháp nhằm góp phần tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền, giúp hạn chế, giảm thiểu khả xảy sai sót nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh đơn vị 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CÀN THIẾT TRONG VIỆC HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG - Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn hoạt động kinh doanh - Khắc phục mặt yếu tồn việc quản lý hoạt động kinh doanh - Bảo vệ tài sản, trì ổn định phát triển hoạt động kinh doanh buôn bán - Đảm bảo tính xác hệ thống thơng tin kế tốn báo cáo tài - Đảm bảo tính tuân thủ việc chấp hành quy định quản lý Công ty - Nâng cao hiệu kinh doanh - Tuân thủ quy định pháp luật hoạt động kinh doanh lĩnh vực kinh doanh gas khí đốt 3.2 MỘT SỐ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt Cơng ty cần đưa quy định nghiêm ngặt, nghiêm cấm cán bộ, nhân viên thông đồng với khách hàng để trục lợi, nghiêm cấm việc tự ý làm trái với quy định Công ty chưa lấy ý kiến lãnh đạo, làm ảnh hưởng tới thiệt hại công ty Và quy định rõ phải chịu trách nhiệm trực tiếp xảy cố tài cơng nợ làm trái theo yêu cầu quy định chung cơng ty 3.2.2 Hồn thiện cơng tác nhận định đánh giá rủi ro Hoạt động đánh giá rủi ro công ty chưa thực cách quy chuẩn khơng có phận cụ thể giao để phụ trách thực Để hoàn thiện trình nhận định đánh giá rủi ro Cơng ty cần: - Không quan tâm dừng lại vấn đề nội Công ty mà bên cạnh cịn có yếu tố bên ngồi ngày tác động không nhỏ làm ảnh hưởng đến việc thực nhiệm vụ kế hoạch mà công ty đặt Cơng ty cần có phận nhân chun nghiên cứu vấn đề như: đối thủ cạnh trạnh, nghiên cứu sản phẩm có khả thay mặt hàng gas sử dụng thị trường, cách thức thực hoạt động trái quy định pháp luật bơm gas không đạt tiêu chuẩn, sử dụng vỏ bình gas cơng ty để bơm gas không đạt chuẩn, sản phẩm hàng nhái, hàng chất lượng Kịp thời cảnh báo đến người tiêu dùng Đồng thời thơng tin có ảnh 20 hưởng lớn đến tình hình hoạt động kinh doanh Cơng ty nên thường xuyên cập nhật để chủ động đưa phương án đối phó 3.2.3 Hồn thiện tổ chức hệ thống thơng tin phục vụ cho kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cần siết chặt quy định chỉnh sửa thông tin viết biểu mẫu khách hàng đăng ký với Công ty Việc thay đổi thông tin phiếu biểu mẫu cần có người giám sát, tránh việc sửa đổi tùy tiện Nếu có thay đổi, sửa phiếu thơng tin đăng ký phải ký xác nhận phần sửa đổi để bảo đảm trách nhiệm 3.2.4 Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền a Quy trình: Tiếp nhận xử lý đơn hàng Cơng ty cần phải qn triệt ngun tắc: Vỏ bình sở hữu cơng ty, khách hàng có quyền sử dụng đặt cược theo nhu cầu sử dụng thực tế Hiện giá mua vỏ bình cơng ty lớn nhiều giá trị khách hàng kí cược, đơn vị trực thuộc tồn cơng ty phải quản lý chặt chẽ thu tiền cược, mà phải theo dõi luân chuyển số lượng vỏ bình nắm giữ (trên TK 344) với thực tế khách hàng mua hàng, luân chuyển vỏ bình tháng Đối với cửa hàng Trưởng cửa hàng phải chịu trách nhiệm báo cáo Giám đốc (hoặc đơn vị chủ quản) xem xét để đạo cơng tác quản lý, ln chuyển vỏ bình b Quy trình: Giao hàng cho khách hàng Tại thời điểm giao hàng phận giao hàng yêu cầu người có trách nhiệm bên nhận hàng phải thực ký vào biên bàn giao nhằm tránh rủi ro bên nhận hàng từ chối tốn lý khơng nhận hàng đơn vị c Quy trình: Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Công ty cần phải ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cập nhật thay đổi giá bán kịp thời tiến hành niêm yết công khai trang mạng điện tử niêm yết bảng giá cập nhật tự động cửa hàng, mục đích nhằm tránh việc nhân viên bán hàng bán giá cao so với quy định Công ty d Quy trình: Thu tiền khách hàng Cơng ty cần trang bị thêm thiết bị quét thẻ tự động nhằm khuyến khích khách hàng tốn tiền qua ngân hàng thẻ tín dụng Cơng ty cần u cầu cửa hàng bán hàng, tiền hàng thu phải nộp ngày cho thủ quỹ chậm vào đầu làm việc sáng ngày hôm sau Nếu ngày hôm sau ngày nghỉ ngày lễ tiền hàng nộp chậm vào đầu làm việc ngày làm việc Nghiêm cấm sử dụng tiền hàng vào mục đích khác e Quy trình: Đối chiếu cơng nợ báo cáo cơng nợ Đánh giá khả thu hồi khoản nợ phải thu chi tiết khách hàng, công ty cần có biện pháp kiểm sốt thu hồi nợ hạn, hạn chế việc nợ hạn khơng có khả thu hồi Cơng ty cần u cầu đơn vị tự xây 21 dựng, bổ sung dấu hiệu nhận biết nợ hạn nợ xấu, khoản nợ có dấu hiệu sau coi khoản nợ hạn/nợ xấu: Dấu hiệu nhận biết nợ hạn Dấu hiệu nhận biết nợ xấu 22 KẾT LUẬN CHƯƠNG Để hoàn thiện chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng hạn chế vấn đề yếu cịn tồn cơng tác kiểm sốt nội Thơng qua việc tìm hiểu, phân tích đánh giá thực trạng diễn Cơng ty Những biện pháp nêu nhận xét mang tính chủ quan tác giả dựa vào hiểu biết hệ thống kiểm soát nội giai đoạn Căn dựa vào hiểu biết tình hình hoạt động thực tế Cơng ty lấy khuôn mẫu báo cáo COSO năm 2013 làm tảng cho việc đưa nhận định, giải pháp Các giải pháp đưa nhằm mục đích hạn chế phát sinh gian lận, nhầm lẫn sai sót hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nằng Do vậy, để gia tăng tính hữu hiệu, hiệu kiểm sốt nội bộ, đạt mục tiêu đề ra, Công ty cần cân nhắc áp dụng giải pháp để phát huy vai trị kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Mơi trường kinh doanh Cơng ty khơng ngừng thay đổi nhằm phù hợp với xu ngày phát triển kinh tế Chính Cơng ty phải thường xuyên, giảm sát, đôn đốc, kiểm tra, cập nhật nắm bắt kịp thời biến động kinh doanh để đưa giải pháp hữu hiệu, góp phần ngăn ngừa kiểm sốt rủi ro hệ thống kiểm soát nội cách hiệu 23 KẾT LUẬN Từ kết có từ việc nghiên cứu cho thấy kết đạt mặt hạn chế tồn hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng tồn nhiều vấn đề cần giải Nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Công ty ngày mở rộng hoạt động kênh bán hàng, đứng vững thị trường với nhiều đối thủ cạnh tranh, chấp hành tốt quy định nhà nước đặt với việc kinh doanh ngành hàng gas – khí đốt, tăng cường hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cần thiết Mục đích nhằm góp phần việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, luận văn sâu vào nghiên cứu vấn đề nêu sau: - Luận văn tầm quan trọng việc kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng - Luận văn sâu vào nghiên cứu dựa tình hình hoạt động kinh doanh thực tế đơn vị, từ thực tế phân tích tình hình thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng - Luận văn đánh giá kết đạt từ thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Luận văn mặt tồn tại, hạn chế cần phải khắc phục tăng cường việc hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền - Luận văn đề biện pháp để nhằm tăng cường cơng tác hồn thiện chu trình đơn vị Công ty Đây kết nghiên cứu tác giả sau khoảng thời gian thực tế làm việc đơn vị Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Mong ý kiến mà tác giả nêu ngày hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng