- Chứng từ được lập có căn cứ vào những cơ sở hợp lý.
3.2kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thủy sản 584 Nha Trang.
ty cổ phần thủy sản 584 Nha Trang.
Công tác kiểm soát cho chu trình này được thực hiện tốt. Tuy nhiên, theo em
vẫn có những sai sót trong hệ thống cần thay đổi để hệ thống kiểm soát nội bộ ngày
càng phát huy hiệu quả hoạt động của mình. Sau đây là những kiến nghị của em để
hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty qua việc tìm hiểu
thực trạng của công ty.
Giải pháp 1: Hoàn thiện việc phân chia trách nhiệm
Cách thực hiện:
- Công ty nên tách rời rõ ràng nhiệm vụ của các nhân viên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh nên chỉ cử một người chuyên ghi hóa đơn không làm việc khác
để tập trung ghi hóa đơn chính xác kiểm tra kỹ trước khi đưa cho kế toán nhập liệu
tránh sai sót.
- Công ty nên tách rời thủ quỹ và kế toán thanh toán. Còn nếu không muốn
phải thuê thêm một kế toán thanh toán nữa mà vẫn đảm bảo các dữ liệu của thủ quỹ
là chính xác thì công ty cần thực hiện các biện pháp:
Bất kỳ một khoản tiền nào ghi vào sổ cũng phải có chứng từ chứng minh là
phiếu thu hay giấy báo có. Các phiếu thu công ty thường được lập trên cơ sở bảng
kê bán lẻ, biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu công nợ kèm sổ thu
tiền. Do đó thủ tục kiểm soát cho mục tiêu này chỉ cần kiểm tra từ phiếu thu truy
ngược ra bảng kê của bên nào, biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu
công nợ của khách hàng nào. Đối với các khoản chiết khấu thì có quy định trong
hàng. Tỷ lệ này do phòng kinh doanh quyết định tùy thuộc vào chính sách kích thích khách hàng của phòng kinh doanh . Để kiểm soát tỷ lệ này công ty nên đưa ra
quy chế rõ ràng quá bao nhiêu phần trăm thì phải báo lại với giám đốc. Ví dụ nếu
tăng chiết khấu so với hợp đồng từ 2% trở lên thì phải có xét duyệt và chữ ký của
giám đốc.
- Không nên để trưởng bộ phận bán hàng kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, nên
phân chia trách nhiệm cho các nhân viên khác trong phòng kinh doanh để tránh gian
lận.
- Công ty nên xây dựng bảng mô tả công việc cho phòng kinh doanh bằng việc
thiết kế bảng công việc nhưng dưới dạng văn bản phải có chữ ký của trưởng phòng
và các nhân viên xác nhận vào đó ghi rõ họ tên của từng nhân viên và công việc
hàng ngày cần làm để phân chia trách nhiệm rõ ràng tránh người này làm việc của (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
người kia hay một người làm nhiều việc chịu trách nhiệm đúng người nếu xảy ra sai
sót.
Chi phí: Không tốn chi phí
Đánh giá giải pháp: Giúp nhà quản lý hạn chế được gian lận, làm rõ trách
nhiệm của các nhân viên trong công ty.
Giải pháp 2: Hoàn thiện về việc bảo vệ tài sản
Cách thực hiện
- Các khoản tiền thu từ bán hàng phải được phân loại đúng: Kế toán của công
ty phải đảm bảo rằng khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng không thể
nhầm sang tiền mặt.
- Nên quy định phòng kinh doanh cứ lập bao nhiêu hóa đơn thì lập bảng kê tất
cả các hóa đơn đã lập chuyển sang cho kế toán công nợ 131, kế toán công nợ 131
đối chiếu các hóa đơn đã nhận với bảng kê. Công ty có thể quy định đủ 100 hóa đơn
hoặc 1 tháng phải lập bảng kê chuyển sang cho kế toán công nợ 131 để đối chiếu vì
lượng hóa đơn trong ngày nhiều, thủ tục này giúp kiểm tra được tất cả các hóa đơn
- Nên cử ra một nhân viên kiểm tra bảng kê của nhân viên bán lẻ tháng hoặc
hàng quý bằng cách kiểm tra lượng hàng thực tế tại cửa hàng đối chiếu với lượng
hàng mà nhân viên bán lẻ kê khai. Thỉnh thoảng công ty nên kiểm tra đột xuất để
phát hiện gian lận nếu có.
- Nên tổ chức kiểm kê quỹ cuối mỗi tháng hoặc quý để tránh rủi ro và gian lận
do thủ quỹ gây ra vì mục đích cá nhân. Thỉnh thoảng công ty nên tiến hành kiểm
quỹ đột xuất.
- Mặc dù hạn mức bán chịu áp dụng cho khách hàng đã quy định cụ thể trong
hợp đồng nhưng vẫn có trường hợp số nợ của khách hàng vượt mức cho phép.
Trong trường hợp này trưởng phòng kinh doanh nên xin ý kiến của giám đốc lập
biên bản xác nhận có chữ ký của khách hàng và giám đốc đồng thời trong biên bản
quy định mức phạt nếu đúng thời hạn khách hàng không trả để tránh việc khách
hàng muốn dây dưa gia tăng thêm hạn mức nợ để chiếm dụng vốn.
Chi phí: Không tốn chi phí.
Đánh giá giải pháp: Bảo vệ được tài sản của đơn vị tránh thất thoát do sự (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
gian lận hoặc bất cẩn của nhân viên.
Giải pháp 3: Hoàn thiện về tổ chức chứng từ
- Phiếu xuất kho, nhập kho, lệnh xuất hàng đánh số trước để dễ dàng kiểm tra đối chiếu.
Chi phí: Không tốn chi phí.
Đánh giá giải pháp: Đảm bảo để các chứng từ khi cần có thể kiếm tra đối
chiếu chính xác và không tốn thời gian.
Giải pháp 4: Hoàn thiện về phương pháp hạch toán
- Doanh thu bán vật tư hỏng nên hạch toán vào thu nhập khác 711.
Chi phí: Không tốn chi phí vì nhân viên phòng kế toán có thể làm.
Đánh giá giải pháp:. Đảm bảo hạch toán đúng quy định để phản ánh đúng thông tin trên báo cáo tài chính.
Giải pháp 5: Kiểm soát chặt hơn nguồn dữ liệu và quá trình nhập liệu