KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH bán HÀNG và THU TIỀN tại CÔNG TY cổ PHẦN THAN điện NÔNG sơn – VINACOMIN

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phầnThan Điện, cũng như trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ và góp ý từ nhiều phía. Em xin bày tỏ lòng biết ơn Quý thầy cô khoa Kinh tế trường Đại học Quảng Nam, đã tận tình truyền đạt kiến thức, tạo điều kiện cho em trong suốt quá trình học tập và rèn luyện. Đặc biệt, em xin gởi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên ThS. Trần Thị Kiều Oanh đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài.Và em xin gởi lời cảm ơn đến các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán tại Công ty Cổ phần Bao bì Đại Hoàng Hà đã tạo điều kiện thuận lợi để em có thể tiếp cận với số liệu thực tế cũng như những kiến thức bổ ích cho công việc sau này.

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ

2.1 Bảng nhân sự của công ty

2.2 Các chứng từ liên quan đến chu trình bán hàng, thu tiền

2.3 Bảng tồn kho than thành phẩm

2.4 Bảng kiểm tra chất lượng than thành phẩm

2.5 Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng

2.6 Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng

2.1 Tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần than điện Nông

Sơn-VINACOMIN

2.2 Tổ chức bộ máy kế toán

2.3 Trình tự ghi sổ kế toán

2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

2.1 Kế hoạch bán hàng và giao hàng tháng 01 năm 2015

2.2 Lệnh giao hàng

2.3 Phiếu cân

2.4 Hóa đơn giá trị gia tăng

2.5 Sổ chi tiết công nợ khách hàng Uông Bí

2.6 Sổ tổng hợp công nợ

2.7 Biên bản đối chiếu công nợ

2.8 Giấy đề nghị thanh toán

3.5 Bảng kê tài khoản 131

3.6 Báo cáo công nợ phải thu khách hàng theo thời hạn

3.7 Biên bản nhận tiền mặt

3.8 Bảng kê thu tiền công nợ

2.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại

công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN 2.2 Kiểm soát xét duyệt bán chịu đối với khách hàng lâu năm

2.3 Quy trình xử lý đơn đặt hàng

2.4 Lưu chuyển phiếu xuất kho

2.5 Kiểm soát việc lập hóa đơn

2.6 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt tại công ty

2.7 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng

MỤC LỤC

Phần 1 MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Đóng góp của đề tài 3

6 Cấu trúc đề tài 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ TỔNG QUAN TÀI LIỆU VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1.1 Khái niệm chung về kiểm soát nội bộ 4

1.1.1.1 Kiểm soát nội bộ 4

1.1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 6

1.1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 14

1.1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền 14

1.1.2.2 Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền 14

1.1.2.3 Những rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 17

1.1.2.4 Kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 18

1.2 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VỀ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 23

CHƯƠNG 2: THỰC TẾ VỀ HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN-VINACOMIN 26

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN 26

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 27

2.1.3 Tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý tại công ty CP than điện Nông

Sơn-VINACOMIN 28

2.1.3.1 Tổ chức sản xuất tại công ty 28

2.1.3.2.Tổ chức bộ máy quản lý 29

2.1.3.3 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty cp than điện Nông Sơn-VINACOMIN 32

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN 38

2.2.1 Các chính sách liên quan đến bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN 38

2.2.1.1 Chính sách bán hàng 38

2.2.1.2 Quy định về giá bán, chiết khấu, giảm giá hàng bán 38

2.2.1.3 Phương thức bán hàng 39

2.2.1.4 Đặc điểm phương thức thanh toán 40

2.2.2 Thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN 41

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát 41

2.2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị 48

2.2.2.3 Hệ thống thông tin 50

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN 56

2.2.3.1 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền 56

2.2.3.2.Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 57

2.2.3.3Các thủ tục kiểm soát chung 58

2.2.4 Giám sát các hoạt động kiểm soát 91

2.2.4.1 Giám sát thường xuyên 91

2.2.4.2 Giám sát định kì 91

CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH 92

BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG

SƠN-VINACOMIN 92

3.1 NHẬN XÉT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 92

3.1.1 Môi trường kiểm soát 92

3.1.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị 93

3.1.3 Hệ thống thông tin 94

3.1.4 Thủ tục kiểm soát 95

3.1.5 Giám sát các hoạt động kiểm soát 98

3.2 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN-VINACOMIN 98

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 98

3.2.2 Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị 100

3.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin 100

3.2.4 Hoàn thiện KSNB đối với các thủ tục kiểm soát 101

3.2.5 Hoàn thiện giám sát các hoạt động kiểm soát 113

KẾT LUẬN 116

TÀI LIỆU THAM KHẢO 117

PHỤ LỤC 118

Phần 1 MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trước xu thế to àn cầu hóa hiện nay , nền kinh tế Việt Nam cần có sự phát triển nhanh chóng để khắc phục tình trạng lạc hậu , bắt kịp tình hình chung của khu vực và thế giới Là một ngành có vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh

tế, đòi hỏi lĩnh vực khai khoáng phải phát triển nhanh , chuẩn bị cơ sở hạ tầng để kinh tế- xã hội phát triển nhưng phải đảm bảo tính bền vững lâu dài trong việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên hiện có

Để tồn t ại và phát triển , doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh phù hợp và công tác quản lý đạt hiệu quả cao Muốn xây dựng các chiến lược phát triển dịch vụ chuẩn xác , doanh nghiệp phải nắm bắt được các thông tin về tình hình bán hàng và thu tiền, đồng thời phải có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu Bên cạnh nhiệm vụ đảm bảo chất lượng đ ầu ra của sản phẩm, đảm bảo chất lượng đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo môi trường sống của người dân trong khu vực của công ty Công ty còn có nhiệm vụ không kém phần quan trọng đó là sản xuất – kinh doanh để góp phần xây dựng đất nước Hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh than, điện

Công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quả nhất định Trong đó, nổi bật lên là phải hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền để quản lý hiệu quả Tuy nhiên, thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng

và thu tiền của Công ty còn một số hạn chế , bất cập về môi trường kiểm soát , tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát và các thủ tục kiểm soát chưa đảm bảo c ung cấp thông tin cho nhà quản lý Nếu không có sự tổ chức quản lý tốt , phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban , cá nhân cũng như việc ban hành các quy chế hoạt động và thiết kế quy trình tổ chức k ế toán hợp lý, khoa học thì các khoản mục doanh thu, tiền không được tính đúng, đầy đủ

Do đó, nhất thiết phải cải tiến , hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty để quản lý hiệu quả doanh thu Bởi nó ảnh hưởng đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu quả đồng vốn của doanh nghiệp ,

đảm bảo cung cấp kịp thời , trung thực các thông tin tài chính phục vụ nhu cầu ra quyết định của người quản trị, xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp hoạt động có

uy tín Bên cạnh đó, còn thể hiện quan điểm , thái độ, năng lực quản lý điều hành của Ban giám đốc nhằm chống lãng phí , thất thoát tài sản của Công ty Chính vì vậy, kiểm soát nội bộ chu trì nh bán hàng và thu tiền có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp, hạn chế các sai phạm xảy ra nhằm đạt được các mục tiêu

đề ra của đơn vị

Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết trên , em chọn đề tài : “kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phân than điện Nông VINACOMIN” làm khóa luận tốt nghiệp

Sơn-2 Mục tiêu của đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát nội bộ , kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty , khóa luận đề xuất những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền , góp phần thực hiện tốt các mục tiêu kiểm soát , giảm thiểu các rủi ro của việc kiểm soát chu trình bán hàng, thu tiền, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu đề tài là các thủ tục kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN

Câu hỏi nghiên cứu được đặt ra là:

(1) Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty hiện nay như thế nào, có đáp ứng các mục tiêu kiểm soát của Công ty hay không ? (2) Những hạn chế của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty hiện nay là gì và cách khắc phục những hạn chế này ?

Phạm vi nghiên cứu : Chu trình bán h àng và thu tiền tại Công ty gồm kinh doanh sản phẩm than, điện Khóa luận tập trung nghiên cứu vào vấn đề kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền sản phẩm than

Số liệu kế toán tập trung vào năm 2015 và tháng 3 năm 2016

4 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng phương pháp nghiên c ứu tài liệu, phương pháp phỏng vấn trực tiếp, quan sát trực tiếp và thu thập thông tin t ừ các kế toán viên để đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và t hu tiền, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình này

5 Đóng góp của đề tài

Khóa luận đã góp phần hệ thống hoá và làm rõ các lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ về bán hàng và thu tiền, đặc biệt là kiểm soát nội

bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp sản xuất

Khóa luận đã phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN, chỉ ra những tồn tại, hạn chế đối với kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty, từ đó đề ra các biện pháp tương đối đồng

bộ để hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công

ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN Thực hiện các biện pháp này sẽ giúp cho Công ty tăng cường tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Khóa luận còn là tài liệu tham khảo cho các cá nhân tổ chức có nhu cầu quan tâm đến Hệ thống KSNB của doanh nghiêp

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ TỔNG QUAN TÀI LIỆU VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm chung về kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Kiểm soát nội bộ

a Khái niệm:

Trong một hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữa vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó khi tổ chức hoạt động của một đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lý luôn có những kiểm soát trên các phương diện thông qua các thủ tục, chính sách, quy định về hoạt động Đó là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng để hiểu thực chất vấn đề ta xem xét định nghĩa sau đây:

KSNB là một hệ thống gồm các chính sách thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý đạt được các mục tiêu sau đây:

- Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả về mọi nguồn lực, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng, hoặc vượt quá thẩm quyền

- Cung cấp những thông tin đáng tin cậy

- Định kỳ đánh giá kết quả để nâng cao hiệu quả điều hành

- Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và qui định nội

cáo tài chính trung thực hợp lí; nhằm bảo vệ, quản lí và sử dụng có hiệu quả tái sản của đơn vị

Tuy nhiên định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của COSO: Quy trình do hội đồng quản trị ban hành và các cá nhân thực thi được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lí đối với muajc đích đạt được của những nội dung:

- Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động

- Mức độ tin cậy của Báo cáo tài chính

- Tính tuân thủ các quy định và pháp luật hiện hành

Từ định nghĩa trên cho ta thấy KSNB được nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động và không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như hành chính, quản

lý sản xuất…Do đó KSNB chính là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung của tổ chức

b Chức năng và nhiệm vụ

Hệ thống KSNB có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Bảo vệ tài sản, sổ sách và nguồn thông tin của đơn vị: Bao gồm tài sản vật chất và phi vật chất, không bị mất mát, lạm dụng, sử dụng sai mục đích Sự bảo

vệ một số tài sản và sổ sách đã trở nên ngày càng quan trọng kể từ khi hệ thống máy tính được sử dụng rộng rãi trong đơn vị Phần lớn thông tin đư ợc lưu trữ trong máy tính, …có thể phá hoại nếu không bảo vệ chúng một cách cẩn thận

- Cung cấp thông tin đáng tin cậy cho quản trị cấp cao để có quyết định đúng đắn vớ i hoạt động của công ty , từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doan và quản lý của công ty

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong hoạt động kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết Cũng như việc phát hi ện ngăn ngừa các sai phạm và gian lận trong các bộ phận, các hoạt động của đơn vị

- Đảm bảo việc thực hiện các quyết định và quy định quản lý của công ty

- Đánh giá kết quả việc thực hiện quy định và chế độ, xem xét điều chỉnh cho phù hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

- Bảo đảm việc ghi chép một cách đầy đủ và chính xác theo đúng thực tế nghiệp vụ phát sinh

- Bảo đảm việc cung cấp số liệu một cách chính xác, đầy đủ phục vụ việc lập báo cáo nội bộ và báo cáo tài chính định kỳ

1.1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) gồm các thành phần:

 Môi trường kiểm soát;

 Hệ thống thông tin và truyền thông;

 Đánh giá rủi ro;

 Hoạt động kiểm soát (các thủ tục kiểm soát);

 Giám sát độc lập (Kiểm toán nội bộ)

Trong các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát

là thành phần quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của HTKSNB; nếu môi trường kiểm soát nội bộ yếu, thiếu thì chắc chắn HTKSNB sẽ không hiệu quả, kể cả các thành phần còn lại hoạt động tốt

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị Sau đây là các nhân tố chính của môi trường kiểm soát

Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản trị cấp cao

Ban quản trị là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, vì thế quan điểm, đường lối quản trị, cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát Đồng thời ban quản trị, thông qua các hoạt động của mình cho nhân viên thấy tầm quan trọng của kiểm soát Nếu nhà Ban quản trị có

quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực trong báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế rủi ro trong kinh doanh thì làm cho hệ thống KSBN vận hành hiệu quả Ngược lại thì hệ thống KSNB sẽ vận hành không hiệu quả

Cơ cấu tổ chức

Để đảm bảo kiểm soát hoạt động của đơn vị thì cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng Cơ cấu tổ chức của một đơn vị xác định các mối quan hệ trách nhiệm

và quyền hạn đang tồn tại Một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo được nguyên tắc

là được thiết lập, điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Một cơ cấu tổ chức tốt thì sẽ giúp cho quá trình thực hiện sự phân công, phân nhiệm ,ủy quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát và ngăn ngừa mọi hành vi gian lận, sai sót Cơ cấu tổ chức tốt là nền tảng cơ sở để xây dựng hệ thống KSNB mạnh

Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên

Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ và là nhân tố quyết định đến thắng lợi của mọi hoạt động trong đơn vị Nếu lực lượng này yếu kém về năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì dù đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ thì vẫn không thể phát huy hiệu quả Ngược lại một đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy thì sẽ giảm bớt được những hạn chế của hệ thống KSNB

Tính trung thực và giá trị đạo đức

Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của

người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nề nếp và văn hóa của doanh nghiệp

Công tác kế hoạch

Công tác kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân đối tài chính , dự toán dòng luân chuy ển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu, chính vì thế các nhà quản lý phải luôn quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường ảnh hưởng xấu đến kế hoạch đề ra để k ịp thời

có biện pháp xử lý

Ủy ban kiểm soát

Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập ủy ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty Ủy ban kiểm soát có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành quy định, luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính

- Giải quyết nh ững mâu thuẩn (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài

Các nhân tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong thì có các nhân tố bên ngoài như: Pháp luật, ảnh hưởng bởi các chính sách của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ…Những

nhân tố bên ngoài tuy không thuộc tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hiệu quả

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý Thông thường trong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rất ít khả năng xảy ra sai phạm, nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra thất thoát, lãng phí hoặc sai phạm là rất lớn

Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của hệ thống kiểm soát, doanh nghiệp không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm Để thực hiện tốt cách thức đó, người quản lý phải đánh giá rủi ro, bao gồm rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Đánh giá rủi ro tiềm tàng là đánh giá khả năng xảy ra sai sót, gian lận nằm ngay trong đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, như đối với đơn vị xây dựng, thì khả năng thất thoát vật tư, nguyên vật liệu là lớn hơn những đơn vị chế biến cá đông lạnh, do các hoạt động của đơn vị xây dựng phải thực hiện bên ngoài khuôn viên của doanh nghiệp Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm soát thiếu và yếu không thể kiểm soát có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường nhân lực, vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc của hệ thống kiểm soát Như vậy việc thường xuyên đánh giá rủi ro kiểm soát sẽ giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh, củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp

c Hệ thống thông tin và truyền thông

Hệ thống kế toán bao gồm các phương pháp, hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán, được thiết kế bởi nhà quản lý để ghi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh Đặc trưng cơ bản của hệ thống kế toán là thông tin và kiểm tra Kế toán không chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Bằng các phương pháp riêng của mình kế toán bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát gian lận hoặc

sử dụng lãng phí Chính vì thế, hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng của hệ thống KSNB

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây: Tính có thật: Kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật, thực

sự phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào trong sổ sách của đơn vị Hay nói cách khác kế toán không được ghi „ Khống” nghiệp vụ Tính đầy đủ: Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà phải phản ánh tất cả các n ghiệp vụ phát sinh đó vào

Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường không chính xác, không đúng với quy định của công ty

Sự phân loại: Đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản, đúng sổ

kế toán có liên quan

Tính đúng kỳ: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên độ kế toán

Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Đảm bảo số liệu phải được ghi chép vào sổ chi tiết sổ tổng hợp đúng đắn, đồng thời tổng hợp chính xác

Trình bày và khai báo: Số liệu phải được trình bày và khai báo trên các BCTC đúng đắn, phù hợp với các chuẩn mực hiện hành

Chứng từ kế toán

Chứng từ là những vật chứng minh bằng giấy tờ hoặc vật mang tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành Nó là cơ sở pháp lý chứng minh các nghiệp vụ, do đó mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đòi hỏi chứng từ phải đầy đủ hợp lệ Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị Chứng từ là đầu vào của Hệ thống thông tin trong đơn vị vì vậy tính chính xác của chứng từ rất quan trọng và ảnh hưởng đến thông tin đầu ra sau này

Báo cáo kế toán

Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên

sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành

d Hoạt động kiểm soát (Các thủ tục kiểm soát)

Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát

Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập thủ tục kiểm soát

Các thủ tục do Ban lãnh đạo công ty thiết lập nhằm thực hiện mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên 3 nguyên tắc:

► Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc phân chia cho nhiều người trong bộ phận và nhiều bộ phận trong tổ chức Mục đích của việc phân chia này

là yêu cầu không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện mọi nghiệp

vụ từ khi phát sinh đến khi ghi sổ, lên báo cáo Việc phân công phân nhiệm tạo ra được tính chuyên môn hóa giúp cho việc kiểm tra lẫn nhau trong công việc, tránh tình trạng gian lận, chiếm dụng tài sản của công ty

► Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Những người trong tổ chức phải có sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa sai phạm và hành vi lạm quyền Cụ thể như sau:

Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ Trách nhiệm ghi chép sổ sách Trách nhiệm bảo quản tài sản Trách nhiệm ghi chép sổ kế toán Trách nhiệm xét duyệt Trách nhiệm ghi chép sổ

Chức năng kế toán Chức năng tài chính

Chức năng thực hiện Chức năng kiểm soát

Sự tuân thủ nguyên tắc trên sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, giảm thiểu gian lận, sai sót trong công ty

► Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn

Người quản lý không thể và cũng không nên giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị, mà phải thực hiện sự ủy quyền cho cấp dưới Theo sự ủy quyền của cấp trên các cấp dưới được giao quyền và giải quyết công việc trong một phạm vi nhất định và nhà quản lý phải duy trì sự kiểm tra đối với công việc đã ủy quyền cho cấp dưới Quá trình ủy quyền được mở rộng ở cấp thấp sẽ tạo nên một hệ thông phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi và quyền hạn được giao Theo nguyên tắc này thì nghiệp vụ phát sinh đều được ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách hợp lý

Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên, việc thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

Kiểm soát quá trình xử kí thông tin

► Kiểm soát chung

Là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định Cụ thể, kiểm soát chung bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, các phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng dụng

Kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu bao gồm việc lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu và phục hồi dữ liệu nếu có sự cố xảy ra

Kiểm soát phần mềm hệ thống bao gồm kiểm soát việc mua sắm, thực hiện

và bảo trì phần mềm hệ thống như hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm truyền thông và phần mềm tiện ích

Kiểm soát truy cập là hoạt động kiểm soát nhằm bảo vệ hệ thống, ngăn ngừa việc truy cập và sử dụng trái phép các thông tin trên hệ thống Khi các mạng lưới truyền thông ngày càng phát triển, kiểm soát truy cập càng đóng vai trò quan trọng hơn trong việc đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp

lí và cuối cùng là kiểm soát dữ kiệu đầu ra

Kiểm soát vật chất

Là các hoạt động kiểm soát thường được mọi người nghĩ tới nhất khi nói về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hoá, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ

e Giám sát

Loại cuối cùng của quá trình kiểm soát là việc xem xét lại cẩn thận liên tục đối với bốn thành phần đã nêu trên của KSNB Liên quan tới việc xem xét lại là kiểm tra độc lập hay thẩm tra trong nội bộ Đối với nhiều công ty, đặc biệt là

những công ty lớn, thiết lập một phòng kiểm toán nội bộ là cần thiết để cho hoạt động giám sát đạt hiệu quả Để một chức năng kiểm toán nội bộ có hiệu quả thì nhất thiết KTV nội bộ phải độc lập với cả phòng kế toán và điều hành; và khi đó

nó sẽ báo cáo trực tiếp tới bộ phận quản lý cấp cao trong đơn vị đó hoặc là người quản lý cao nhất, hoặc là người đứng đầu ban kiểm toán Sự cần thiết phải kiểm tra độc lập là do KSNB có xu hướng biến đổi trừ khi có sự xem xét lại thường xuyên Nhân viên có thể sẽ quên hoặc dễ thất bại khi tuân theo những thủ tục kiểm soát hoặc có thể họ trở nên cẩu thả trừ khi có một người nào đó giám sát và đánh giá hoạt động của họ Hơn nữa, cả sự trình bày các báo cáo sai không chủ ý

và có chủ ý xấu đều có thể xảy ra kể cả chất lượng của công việc kiểm soát là tốt Một đặc điểm quan trọng, cần thiết của những người làm công tác kiểm tra nội bộ đó là họ độc lập với những cá nhân thực sự chịu trách nhiệm chuẩn bị dữ liệu Cách tốn ít chi phí nhất trong việc kiểm tra nội bộ là phân chia nhiệm vụ một cách thích hợp để ngăn chặn từ đầu việc tham ô, sai sót và gian lận theo cách đã được trình bày ở các phần trước

1.1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1.1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng Chu trình bắt đầu bằng yêu cầu của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán) và kết thúc bằng sự chuyển đổi hàng hóa hoặc dịch vụ bằng một khoản phải thu và cuối cùng

là bằng tiền

Bán hàng là quá trình có mục đích và phương thức thực hiện mục đích đó rất

đa dạng Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng hay theo phương thức gửi bán Với mỗi phương thức như vậy thủ tục giao nhận hàng cũng khác nhau nên thủ tục kiểm soát cũng khác nhau

1.1.2.2 Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng

- Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu

- Chuyển giao hàng hóa

- Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ

- Xử lý ghi sổ các khoản tiền

- Xử lý và ghi sổ doanh thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán

- Xóa nợ phải thu khó đòi

- Dự phòng nợ khó đòi

a Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Đơn đặt hàng là điểm khởi đầu của toàn bộ chu trình Đó là một lời đề nghị mua hàng nhận được từ khách hàng yêu cầu về một hay một số hàng hóa của doanh nghiệp Việc đặt hàng có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức như: Đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại…

Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu

Hầu hết các doanh nghiệp đều có chính sách bán chịu vì như thế sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng được doanh số bán Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro nếu khách hàng mất khả năng thanh toán , hoặc khả năng xoay vòng vốn của khách hàng chậm thì doanh nghiệp sẽ bị chiếm dụng vốn lâu vì th ế việc bán chịu phải xem xét thật chặt chẽ

Trước khi đi đến quyết định bán chịu thì phải xem xét t ừng khách hàng cụ thể Xác định khả năng nợ tối đa của từng khách hàng Trên cơ sở đó quyết định bán chịu toàn bộ hay một phần của lô hàng Việc này đảm bảo được khả năng thu hồi nợ của từ khách hàng tránh việc bị chiếm dụng vốn từ khách hàng

Nếu như một khách hàng nào đó mà việc bán chịu có rủi ro cao thì công ty nên xem xét các biện pháp phù hợp

b Chuyển giao hàng hóa

Khi đã quyết định về phương thức bán hàng bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho (Phiếu xuất kho điều chuyển - Chuyển kho ) và chứng từ vận chuyển dựa trên mẫu thông tin mà đơn vị nhận được từ khách hàng đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng hóa

c Lập hóa đơn bán hàng và đồng thời ghi sổ nghiệp vụ

Thông thường hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa và giá cả thanh toán Số lượng hàng hóa được định theo giá bán chính thức của công

ty, được ghi theo bảng giá đã được phê duyệt Tổng số tiền thanh toán sẽ gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 giao tại cùi, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển nội bộ Hóa đơn bán hàng là căn cứ ghi doanh thu bán hàng và theo dõi các khoản phải thu

d Xử lý và ghi các nghiệp vụ thu tiền

Vấn đề đặt ra ở đây là phải kiểm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra Cần xem xét đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được ghi vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ, các sổ chi tiết Tiền mặt thu được thì cần phải gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý, nếu thu qua ngân hàng thì cần đảm bảo rằng số tiền nhận được là của các khoản phải thu, các chứng từ liên quan như chứng từ ghi sổ, phiếu thu hoặc giấy báo có.Đối với thu tiền mặt thì rủi ro bị chiếm dụng tạm thời , hoặc mất mát cao nên đòi hỏi trong quá trình kiểm tra phải có chính sách hợp lý

để kiểm tra chặt chẽ

e.Xử lý và ghi sổ doanh thu hàng bán trả lại

Các khoản giảm trừ doanh thu thường xảy ra khi người mua không hài lòng

về hàng hóa mà họ nhận được thường là do khuyết tật của hàng hóa hay mẫu mã hàng hóa không đúng với thỏa thuận trong hợp đồng Khi đó người bán nhận lại hàng hóa đó hoặc có thể giảm giá cho lô hàng đó trên giá đã tính khi đã thỏa thuận được với bên mua, Trong trường hợp này phải ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán hàng trả lại và các khoản giảm giá, sổ phụ của công ty

f.Xóa nợ phải thu khó đòi

Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp không thu được tiền mặc dù nhân viên của công ty đã rất cố gắng trong công tác thu hồi nợ Sau khi xem xét là khoản nợ này không thu hồi được thì doanh nghiệp phải xóa các khoản phải thu đó Bộ phận lập hóa đơn lập chứng từ ghi nhận nghiệp vụ này

và kế toán phụ trách phải xóa nợ ghi giảm khoản phải thu của những khách hàng này

g.Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Nếu khách hàng không trả được nợ thì công ty phải lập dự phòng cho các khoản này Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:

-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay

nợ, bản cam kết hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được

-Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể,mất tích, bỏ trốn

1.1.2.3 Những rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Trong chu trình bán hàng và thu tiền, ta thường thấy xảy ra các gian lận và sai sót sau đây:

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán

- Nhận đơn đặt hàng những hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không đủ khả năng cung cấp

- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà công ty không thể đáp ứng

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức

- Xuất hàng ra kho khi chưa được phép

- Xuất không đúng số lượng hoặc quy cách hàng

- Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng

- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã

giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống

trong khi thực tế không giao hàng

- Nhân viên không nộp tiền thu được từ nghiệp vụ bán hàng

Phải nắm rõ các sai sót thường xảy ra trong chu trình ta mới có thể xây dựng

được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu cho chu trình bán hàng

1.1.2.4 Kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Sự phê chuẩn - Các nghiệp vụ bán chịu phải được

phê chuẩn đúng theo quy trình phê duyệt của công ty

- Các khoản chiết khấu tiền đã được phê chuẩn đúng theo quy trình phê duyệt của công ty

Sự đầy đủ -Tất cả các nghiệp vụ bán hàng hiện

có đều phải được ghi sổ và không bỏ sót nghiệp vụ bán hàng nào

-Tiền nhận được đều được ghi vào sổ theo dõi thu bằng tiền

Sự đánh giá -Doanh thu ghi sổ chính là số tiền

của hàng hóa g ửi đi và được phản anh đúng giá trị trên sổ kế toán

-Các khoản thu tiền được ghi sổ

và đem gửi theo số tiền nhận được

Sư phân loại -Các nghiệp vụ bán hàng đư ợc phân

chia đúng đắn

-Các khoản thu tiền được phân loại đúng đắn

Tính đúng kỳ -Doanh thu ghi sổ thực tế là của kì

đang xem xét

-Các khoản thu tiền được ghi sổ theo căn cứ thời gian

Tính chính xác - Các nghiệp vụ tiêu thụ được phản

ánh đúng đắn trong các sổ phụ và được tổng hợp chính xác

- Các khoản thu tiền phải được tính toán chính xác

b Thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Sự phân chia trách nhiệm

Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau và do đó sẽ giảm thiểu đựơc các hành vi gian lận và sai sót Đồng thời mức độ phân nhiệm càng hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận và do đó các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên

có hiệu quả Việc phân chia trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB để ngăn ngừa gian lận và sai sót

Các thủ tục phê chuẩn

Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc kiểm soát nội bộ thường thấy và

tập trung vào ba điểm chủ yếu sau:

-Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra -Hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi được phê duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua)

-Giá bán được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu

Sự kiểm soát chứng từ sổ sách

Sự đồng bộ của sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể

hiện trên chứng từ và trong sổ sách kế toán Vì thế mà chứng từ, sổ sách kế toán

và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Mỗi doanh nghiệp

có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp tuy nhiên phải tuân thủ theo quy định của bộ tài chính Mỗi hình thức tuy có khác nhau xong dù sử dụng hình thức nào thì cũng đòi hỏi sổ sách sử dụng phải đồng bộ Trình tự ghi sổ phải được quy định trước để tạo thành một yếu tố kiểm soát có hiệu lực

Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự trước theo thứ

tự có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, tránh trùng lắp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng Tuy nhiên việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng và cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm soát có hiệu quả

Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng cân đối giữa

giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Do các bảng cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo và đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng Đây được xem là công việc kiểm soát nội bộ hữu ích vì nó khuyến khích sự phản ứng lại của khách hàng khi số dư không được nêu đúng

An toàn tài sản

Ngoài ra, cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách giấy tờ quan trọng của công ty

Cần phải có những phương tiện để bảo vệ tiền Loại hình bảo vệ cần trong những trường hợp cụ thể phụ thuộc vào lượng tiền hiện có và những rủi ro có thể gặp phải Tuỳ từng trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm…hay kết hợp giữa các thiết bị này

Tiền là đối tượng dễ gặp rủi ro nhất như cháy hay trộm cắp Để tránh những rủi ro đó yêu cầu trong kinh doanh phải mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp

Nên giữ tiền ở mức tối thiểu Càng giữ tiền ở một nơi càng dễ gặp rủi ro mất mát Đồng thời, giữ lượng tiền lớn hơn mức cần thiết có nghĩa là mất mát một khoản thu tiềm năng do tiền nhàn rỗi Do vậy, giữ tiền ở mức tối thiểu là quan trọng cho lợi ích của công ty

Sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong các két sắt có khả năng chống cháy nổ

c Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Thủ tục kiểm soát

- Doanh thu bán hàng được

ghi sổ là có thực

- Quá trình vào sổ doanh thu đựợc chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được duyệt và các đơn đặt hàng của khách hàng đã được phê chuẩn

- Các hoá đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và được theo dõi ghi chép đúng đắn

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Thủ tục kiểm soát

- Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi hàng

- Giá, phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển, và các khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn

- Hoá đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép

- Doanh thu ghi sổ là số tiền

của hàng hoá gửi đi và được

tính đúng và vào sổ chính

xác (sự chính xác)

- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hoá đơn và quá trình chuyển sổ; quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người độc lập

- Đối chiếu các chi tiết trên hoá đơn với chứng từ vận chuyển, với đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số trên hoá đơn

- Đối chiếu bút toán trên sổ nhật ký bán hàng với hoá đơn bán hàng

- Các nghiệp vụ tiêu thụ

được phân loại đúng đắn (sự

phân loại)

- Xây dựng và sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ

- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản nhất là đối với các nghiệp vụ bất thường

- Doanh số ghi sổ theo căn

cứ thời gian (tính đúng kỳ)

- Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ doanh thu theo căn cứ hàng ngày và càng gần ngày phát sinh càng tốt.Tốt nhất doanh thu phải được tính và ghi sổ ngay sau khi gửi hàng

- Kiểm tra nội bộ: so sánh ngày trên hoá đơn vận chuyển với ngày trên hoá đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ phụ có liên quan

- Các nghiệp vụ tiêu thụ

được phản ánh đúng đắn

- Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ phụ các khoản phải thu

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Thủ tục kiểm soát

trong các sổ phụ và được

tổng hợp chính xác (chuyển

sổ và tổng hợp)

- Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng

- Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng thu tiền

d Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu kiểm soát nội Quá trình kiểm soát nội bộ

- Các khoản thu tiền ghi sổ là số

tiền công ty thực tế nhận được

(tính có thực)

- Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt và ghi

sổ sách

- Cân đối độc lập các tài khoản ngân hàng

- Các khoản chiết khấu tiền đã

có sự phê chuẩn (sự phê chuẩn)

- Một chính sách về chiết khấu tiền phải thực sự tồn tại trong đơn vị

- Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu tiền mặt phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và phù hợp vớí chính sách của công ty

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

- Các khoản thu tiền mặt ghi sổ

được ghi sổ và đem gửi theo số

tiền nhận được (sự đánh giá)

-Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu chúng với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng

-Kiểm tra thường xuyên với số liệu ở ngân hàng

- Các khoản thu tiền mặt được

phân loại đúng đắn (sự phân

loại)

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ

- Kiểm tra lại các chứng từ chứng minh khoản thu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài

Mục tiêu kiểm soát nội Quá trình kiểm soát nội bộ

khoản

- Các khoản thu tiền mặt được

ghi sổ căn cứ theo thời gian

(tính đúng kỳ)

- Quy định thể thức ghi sổ các khoản thu tiền mặt hàng ngày

- Kiểm tra nội bộ việc ghi thu và nhập quỹ

- Các khoản thu tiền mặt được

- Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng

- Kiểm tra nội bộ về cộng sổ và chuyển sổ

1.2 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VỀ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Việc xây dựng hệ thống KSNB là nhu cầu tất yếu nhằm tăng khả năng cạnh tranh và là công cụ không thể thiếu của mọi tổ chức KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế như: con người, tài sản, vốn… góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản

lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, vấn đề KSNB tốt để đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp rất cấp thiết và được chú trọng

Quan điểm về KSNB của các tác giả thành phố Hồ Chí Minh thì hệ thống KSNB gồm 5 thành phần:

 Môi trường kiểm soát;

 Hệ thống kế toán;

 Đánh giá rủi ro;

 Hoạt động kiểm soát (các thủ tục kiểm soát);

 Giám sát độc lập (Kiểm toán nội bộ)

Trong quá trình thực hiện khóa luận, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu cùng chủ đề KSNB chu trình bán hàng và thu tiền theo quan điểm của các tác giả thành phố Hồ Chí Minh.Cụ thể:

Chuyên đề của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm “Kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH sản xuất và lắp ráp ô tô du lịch Trường Hải-Kia”

Chuyên đề đã nghiên cứu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền với đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất và lắp ráp ô tô du lịch Do hình thức bán hàng tại Công ty chủ yếu là bán hàng trả chậm nên các thủ tục KSNB chú trọng kiểm soát ba nội dung: hoạt động bán hàng, nợ phải thu và thu tiền bán hàng Khóa luận đã trình bày rõ quy trình và thủ tục kiểm soát tương ứng trong từng giai đoạn của chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Qua nghiên cứu thực trạng tại Công ty, tác giả đã tìm ra những mặt đạt được và hạn chế trong công tác KSNB

Một số biện pháp giúp hoàn thiện thủ tục KSNB được đưa ra như: Quy định rõ ràng việc tiếp nhận, xử lý và trả lời khách hàng chỉ do một bộ phận chịu trách nhiệm, đồng thời nên xây dựng một mẫu đơn đặt hàng thống nhất của Công ty; Xây dựng một bộ phận độc lập kiểm tra tình hình tài chính khách hàng giúp công tác xét duyệt hiệu quả hơn; Định kỳ bộ phận theo dõi nợ phải thu lập bảng phân tích tình hình nợ phải thu theo tuổi nợ, tỷ trọng nợ để có biện pháp thu nợ đối với từng khách hàng…

Chuyên đề: “ Thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cấp thoát nước Tam Kỳ “ của tác giả Mai Thị Thu Hằng

Đặc điểm doanh thu và tiền thu bán hàng của Công ty cấp thoát nước Tam

Kỳ là số lượng khách hàng lớn và đa dạng, từ khách hàng cá nhân đến khách hàng doanh nghiệp, tổ chức nên việc KSNB có nhiều tồn tại cần khắc phục như: Chưa có bộ phận độc lập nào kiểm tra, kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng Ít coi trọng công tác kiểm soát hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nước làm ảnh hưởng đến doanh thu trong kỳ; Việc ghi chỉ số đồng hồ nước chưa được kiểm tra

dễ xảy ra sai sót, gian lận như thường xảy ra tình trạng nhân viên biên đọc ghi sai

chỉ số đồng hồ nước rồi tháng sau mới phát hiện ra và điều chỉnh; Hóa đơn thu tiền nước không có dấu và chữ ký người kiểm tra; Việc kiểm soát tiền thu từ đội ngũ nhân viên thu ngân trực tiếp đi thu tại nhà khách hàng chưa chặt chẽ dẫn đến

bị lợi dụng chiếm dụng vốn; Tổ chức kế toán tại các chi nhánh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Tác giả đã đưa ra một số biện pháp nhằm tăng cường KSNB về doanh thu

và tiền thu bán hàng như: Chứng từ hóa đơn tiền nước phải có đủ chữ ký của các bên liên quan nhân viên thu tiền, người kiểm soát…; Hóa đơn tiền nước cần đánh

số liên tục trùng với số thứ tự ghi chỉ số đồng hồ nước trong sổ theo dõi chỉ số đồng hồ nước để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng hơn; Nhân viên thu tiền phải ký vào hóa đơn tiền nước trước khi giao khách hàng, cần có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng đối với nhân viên

Chuyên đề: “ KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần sách

Cả 3 đề tài này nêu lên đầy đủ những nội dung cơ bản về phân tích đánh giá

hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp Nêu lên được thực trạng, những khó khăn mà công ty gặp phải đang gặp phải, cho biết nguyên nhân nào là chủ yếu, thứ yếu để từ đó có thể đề ra những biện pháp kịp thời đối với từng nguyên nhân đó Bên cạnh đó, bằng khả năng nhận thức và sự hiểu biết của mình sau thời gian thực tập tại công ty tác giả đã mạnh dạn đề xuất một số ý kiến để công ty xem xét nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

CHƯƠNG 2 THỰC TẾ VỀ HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN-VINACOMIN 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN-VINACOMIN

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN

Theo Quyết định số 154/QĐ-HĐQT ngày 22/01/2007 của HĐQT Tập đoàn Công nghiệp Than -Khoáng sản Việt Nam về việc "Phê duyệt đề án thành lập Công ty cổ phần Than Điện Nông Sơn" và Quyết định số 57/QĐ-HĐQT ngày 09/02/2007 của HĐQT Công ty CP Than Miền Trung thì Công ty CP Than Miền Trung "Góp vốn thành lập Công ty CP Than - Điện Nông Sơn và cử người đại diện quản lý vốn góp"

Theo các văn bản này, Công ty CP Than Miền Trung sẽ góp vốn với tư cách

là Cổ đông sáng lập với mức vốn đăng ký góp là 7.000.000.000 VND chiếm 5% vốn điều lệ Cty CP Than - Điện Nông Sơn Tổng công ty công nghiệp mỏ Việt Bắc-VINACOMIN với mức vốn góp 59.100.000.000 VND chiếm 42.21% và tập thể các cổ đông đại diện khác

Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Vinacomin - Tổng công ty Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Công ty

đi vào hoạt động vào ngày 10/05/2007 Công ty hoạt động theo loại hình Công ty

cổ phần, với số vốn điều lệ là 140 tỷ đồng Các cổ đông chủ yếu là các doanh nghiệp trong ngành than và hiện nay Tổng Công ty Điện lực- Vinacomin chiếm gần 90% vốn điều lệ của Công ty

Tên công ty: Công Ty Cổ Phần than điện Nông Sơn-VINACOMIN

Tên tiếng Anh: VINACOMIN-Nong Son Coal and Power Joint Stock Company

Tên giao dịch: V-NSCP

Địa chỉ : Thôn Nông Sơn, Xã Quế Trung, Huyện Nông Sơn, Quảng Nam Tel:(0510)3656900 Fax: (0510) 3507037

Website: http://nsontkv@gmail.com - Email: nsontkv@gmail.com

1 Sản xuất, truyền tải và phân phối điện

Chi tiết: Đầu tư xây dựng, quản lý, vận hành nhà máy thủy

điện, nhiệt điện Nông Sơn và bán điện

3510

2 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

Chi tiết: Xây dựng công trình mỏ, công nghiệp và dân

dụng, cơ sở hạn tầng

4920

3 Gia công cơ khí, xử lý và tráng mù kim loại 2592

4 Sửa chữa máy móc thiết bị

Chi tiết: Sửa chữa thiết bị mỏ và phương tiện vận tải

3312

6 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở

hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê

Chi tiết: Kinh doanh bất động sản

6810

14 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng 4663

Từ năm 2007 đến tháng 4 năm 2015 công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực khai thác, chế biến và kinh doanh than với trữ lượng lớn Tuy nhiên từ tháng

5 năm 2015 trở lại đây khi nhà máy nhiệt điện đưa vào hoạt động và cung cấp điện cho hệ thống điện quốc gia thì sản lượng than bán ra giảm Phần lớn lượng than khai thác được chuyển sang phục vụ vận hành máy cho nhà máy nhiệt điện Ngoài ra công ty còn tiến hành mua than từ xí nghiệp than Cẩm Phả Quảng Ninh

để phục vụ cho hoạt động vận hành của nhà máy

2.1.3 Tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý tại công ty CP than điện Nông Sơn-VINACOMIN

2.1.3.1 Tổ chức sản xuất tại công ty

Bộ máy tổ chức sản xuất của công ty được bố trí khoa học và chặt chẽ Sau khi đầu tư hoàn thành dây chuyền sản xuất, số người lao động và ban lãnh đạo của công ty là 261 người Cơ cấu nhân sự ở các bộ phận như sau:

STT Cơ cấu nhân sự

Số lượng (người)

STT Cơ cấu nhân sự

Số lượng (người)

Bảng 2.1 Bảng nhân sự của công ty

(Nguồn: phòng tổ chức – nhân sự)

P.Giám đốc kỹ thuật điện

Kỹ thuật Điện

Ban kiểm soát

Giám đốc

Phòng

Kỹ thuật sản xuất

P.Giám đốc cơ điện an toàn

Cơ điện-An toàn

Phòng

Cơ điện

Phòng

An Toàn- môi trường

PX Khai thác

PX Vận tải

PX

Cơ điện

PX Sàng tuyển

Phòng

ĐT KD

PX Vận hành

ty

P.Giám đốc thường trực

Thường trực

Phòng

Tổ chức hành chính

BAN CBSX NMNĐ

N Sơn

BAN QLDA NMNĐ

N Sơn

Phòng Tài chính

Kế toán

Phòng

Kế hoạch Vật tư

Phòng

Kỹ thuật

kế hoạch

PX sản xuất

b Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

- Giám đốc : là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty, có

trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty Là người chịu trách

nhiệm cao nhất về mọi hoat động của công ty, có quyền quyết định tổ chức bộ

máy của công ty, có quyền tuyển chọn lực lượng lao động theo yêu cầu sản xuất

kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Nhà Nước về mọi hoạt động của công ty trên

các lĩnh vực: sản xuất kinh doanh, tài chính, nghĩa vụ nộp thuế

- Phó giám đốc thường trực: thay mặt Giám đốc lãnh đạo, điều hành cán

bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ khi Giám đốc đi vắng hoặc được

Giám đốc ủy quyền.Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về

những công việc được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền

- Phó giám đốc cơ điện an toàn: cùng giám đốc trong việc điều hành quản

lý hoạt động của phân xưởng cơ điện Quyết định mọi vấn đề của phân xưởng cơ

điện khi vắng mặt giám đốc

- Phó giám đốc đầu tư xây dựng: tham mưu với giám đốc và thay mặt

giám đốc điều hành quản ly và quyết định các vấn đề liên quan đến việc đầu tư

xây dựng cơ sở hạ tầng

- Phó giám đốc kỹ thuật điện: chịu trách nhiệm giám sát điều hành phân

xưởng vận hành và phân xưởng sữa chữa.Thay mặt giám đốc quyết định các vấn

đề liên quan đến kỹ thuật điện

- Phòng Tổ chức nhân sự : có chức năng quản lý nhân sự tham mưu đề

xuất với giám đốc trong việc bố trí đội ngũ lao động cho phù hợp với yêu cầu sản

xuất, có trách nhiệm thực hiện các chế độ chính sách về lao động đối với việc thi

đua khen thưởng và kỷ luật toàn công ty

- Phòng kiểm soát nội bộ: Tham mưu cho Ban điều hành về các vấn đề liên

quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng , thực hiện các quy chế, quy trình của

Công ty Tham mưu đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro trong các h oạt động

đầu tư tài chính , cho vay và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao

trong từng thời kỳ hoạt động Thực hiện công tác kiểm soát nội bộ của Công ty

PX Sửa chữa

-Phòng tài chính - kế toán: có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán tại công

ty, chịu trách nhiệm trước công ty về toàn bộ công tác hạch toán và cân đối các khoản thu chi, lập kế hoạch tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ

cho giám đốc

- Phòng kế hoạch vật tư: Đề xuất, mua vật tư phục vụ công tác thi công

xây lắp kịp thời theo tiến độ Đảm bảo chất lượng vật tư theo hồ sơ thiết kế do ban điều hành thi công đề nghị được Tổng giám đốc phê duyệt Đề xuất, mua sắm các thiết bị phụ tùng thay thế các loại xe cơ giới trong toàn công ty Đảm bảo nguyên tắc về chứng từ khi mua vật tư theo quy định của công ty: có biên bản giao, nhận các vật tư, thiết bị cho các bộ phận sử dụng

- Phòng kỹ thuật sản xuất: Phòng Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý

của công ty, có chức năng tham mưu cho HĐQT và giám đốc về công tác kỹ

thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm.Thiết kế, triển khai giám sát

về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế Kết hợp với phòng Kế hoạch Vật tư theo dõi, kiểm tra chất lượng,

số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra.Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm

- Phòng cơ điện: Tham mưu cho giám đốc công ty quyết định về việc sửa

chữa, thay thế và nâng cấp các hệ thống thiết bị thuộc công ty.Tham mưu cho giám đốc công ty quyết định về việc đưa thiết bị vào hoạt động chính thức sau khi thiết bị đã được sửa chữa, thay thế, bảo dưỡng qua thời gian chạy thử Tham mưu cho giám đốc công ty quyết định về các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của phân xưởng cơ điện.Tìm hiểu tài liệu liên quan để nâng cao nghiệp vụ phục vụ công tác sửa chữa thay thế, nâng cấp các thiết bị thuộc phân xưởng cơ điện Đánh giá trình độ chuyên môn thông qua các hình thức tuyển chọn: như ra

đề thi, phỏng vấn người xin tuyển dụng, giúp Giám đốc Công ty tuyển chọn đúng người vào các vị trí Công ty cần tuyển dụng (khi được giao nhiệm vụ)

- Phòng an toàn môi trường: Tham mưu xây dựng các văn bản về hoạt

động trong lĩnh vực được phân công ( kỹ thuật; công nghệ; an toàn; môi trường; vật liệu nổ công nghiệp; khai thác chế biến khoáng sản; phân bón; hóa chất; an

toàn vệ sinh lao động – phòng chống cháy nổ; an toàn vệ sinh thực phẩm) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện sau khi ban hành.Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công nghệ, kỹ thuật, an toàn đối với các hoạt động sản xuất công nghiệp Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan của tỉnh kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật về quản lý, sử dụng, bảo quản và vận chuyển hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp, khí hóa lỏng và các loại máy, thiết bị

có yêu cầu nghiêm về kỹ thuật an toàn theo quy định của pháp luật

- Phòng đầu tư kinh doanh: Xây dựng kế hoạch SXKD, các kế hoạch

ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty Tham mưu giúp giám đốc Công ty trong việc lập kế hoạch đầu tư và xây dựng,

tổ chức quản lý các dự án đầu tư và xây dựng công trình

2.1.3.3 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty cp than điện Nông VINACOMIN

a.Tổ chức bộ máy kế toán

Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, công ty đã lựa chọn hình thức công tác kế toán tập trung để phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của mình Hình thức này giúp cho việc chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo tính chặt chẽ Sự chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hệ thống sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán trong công ty

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán

(Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán)

b Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ tương tác

Bộ máy kế toán của công ty đóng góp một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty, giúp cho các nhà quản lý nắm rõ tình hình về nguồn tài sản, tài chính và công tác thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác để các nhà quản lý có cơ sở đánh giá và có hướng giải quyết kịp thời đối với những lợi ích của công ty Cơ cấu của bộ máy kế toán như sau:

 Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính: là người lãnh

đạo, tổ chức thực hiện công tác của bộ máy kế toán công ty Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ kịp thời và chính xác Đồng thời là người có trách nhiệm trực tiếp cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của công ty, giám đốc và ký các giấy tờ có liên quan đến phòng tài

Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng)

Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng)

Kế toán

vật tư,

TSCĐ

Kế toán CPSX giá thành tiêu thụ

Kế toán thanh toán

Kế toán tiền lương

Thủ quỹ, ngân hàng

Thủ kho