Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARC

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Header Page of 126 PHẠM LÊ HOÀI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn Phản biện 1: TS Đoàn Ngọc Phi Anh Phản biện 2: GS.TS Đặng Thị Loan Luận văn ñã ñược bảo vệ trước Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 11 năm 2012 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng; - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Đà Nẵng - Năm 2012 Footer Page of 126 3 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài Công ty Cổ phần Pymepharco ñược thành lập năm 1989 Công Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa vấn ñề lý luận hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp ty chuyên sản xuất kinh doanh thuốc tân dược, vật tư, hóa chất - Khảo sát ñánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trang thiết bị y tế Công ty có hệ thống phân phối dược phẩm rộng chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần tỉnh thành nước Trong môi trường cạnh tranh ngày PYMEPHARCO khốc liệt, ñòi hỏi doanh nghiệp nâng cao chất lượng, tiết kiệm chi - Đề xuất hướng tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình phí, thay ñổi phương thức kinh doanh, ứng dụng CNTT hiệu bán hàng thu tiền ñiều kiện tin học hóa công ty Nhận thức ñược tầm quan trọng ñó, công ty ñã ứng dụng Đối tượng phạm vi nghiên cứu CNTT lĩnh vực Tuy nhiên, phần mềm công ty tự xây Đối tượng nghiên cứu trực tiếp hệ thống thông tin kế toán dựng hoạt ñộng chủ yếu số phận Kinh doanh, Kế chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần toán Trong ñó, dược phẩm loại hàng hóa ñặc biệt, mặt hàng PYMEPHARCO công ty lại ña dạng gần 1037 loại thuốc Nhân viên bán hàng Phạm vi nghiên cứu: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên không xác ñịnh ñược giá bán loại thuốc, số lượng tồn kho, số lô, cứu phương thức bán buôn văn phòng công ty hạn sử dụng loại Ngoài ra, công ty có nhiều chi nhánh, Phương pháp nghiên cứu phân phối hàng hóa theo nhiều cấp, việc lập báo cáo bán hàng, công - Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích nợ theo chi tiết theo ñịa lý, chi nhánh cấp nhiều vướng mắc thành phần hệ thống thông tin kế toán, xem xét mối quan hệ Mã thông tin khách hàng, mã hàng hóa… không thống nhất, xếp chu trình bán hàng thu tiền ñối với chu trình khác hệ không hợp lý, thời gian tìm kiếm Vì vậy, ghi nhận hàng thống thông tin kế toán xác, kiểm tra ñược hạn mức tín dụng khách hàng lượng hàng sẵn có, giao hàng ñúng hạn, ghi nhận doanh thu, tình hình công - Phương pháp quan sát tổng thể ñể tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hệ thống thực doanh nghiệp nợ, xuất hóa ñơn xác, kịp thời, xây dựng quy trình bán hàng - Sử dụng sơ ñồ dòng liệu, mô hình liệu, lưu ñồ mô tả, cách bản, kiểm soát rủi ro xảy trình trình thiết kế mã hóa ñối tượng kế toán chi tiết, quy trình bán hàng nhằm ñạt ñược tỷ lệ thu hồi ñược tiền bán hàng cao luân chuyển chứng từ, ứng dụng phần mềm kế toán ñang vấn ñề ñáng quan tâm Xuất phát từ vấn ñề nêu trên, có doanh nghiệp tác giả ñã chọn “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán Chu Bố cục ñề tài trình Bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần PYMEPHARCO” Luận văn ñược chia thành ba chương ñề tài nghiên cứu luận văn Chương 1- Cơ sở lý luận tổ chức thông tin kế toán Footer Page of 126 5 Header Page of 126 chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương – Thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần PYMEPHARCO 1.1.4 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình 1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.2.1 Đặc ñiểm chu trình bán hàng - thu tiền yêu Chương – Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ cầu quản lý phần PYMEPHARCO Chu trình bán hàng thu tiền bao gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện phát sinh liên quan ñến việc bán hàng thu Tổng quan Các công trình nghiên cứu nước tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền Các công trình nghiên cứu nước tổ chức thông tin kế toán tiền khách hàng Các công việc ghi nhận, xử lý nghiệp vụ liên quan ñến bán hàng diễn liên tục lặp lại ñối với lần bán hàng dừng lại doanh nghiệp ngừng hoạt ñộng chu trình bán hàng thu tiền 1.2.2 Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển a Hệ thống chứng từ CHƯƠNG Hệ thống chứng từ ñược sử dụng chu trình bán hàng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ thu tiền bao gồm: Đơn ñặt hàng, Lệnh bán hàng, Phiếu tập kết, Phiếu ñóng gói, Phiếu xuất kho, Hợp ñồng kinh tế, Giấy giao hàng hay Giấy xác nhận thực dịch vụ b Quy trình luân chuyển chứng từ: (1) Nhận ñặt hàng, (2) TOÁN 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp, ñược tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí cung cấp thông tin tình hình huy ñộng sử dụng vốn doanh nghiệp kết hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp kì ñịnh 1.1.2 Quy trình xử lý kế toán doanh nghiệp 1.1.3 Mối liên hệ hệ thống thông tin kế toán với hệ thống khác doanh nghiệp Kiểm tra tình hình công nợ KH, (3) Kiểm tra hàng tồn kho, (4) Lập lệnh bán hàng,(5) Chuẩn bị giao hàng, (6) Giao hàng vận chuyển hàng, (7) Cập nhật giảm hàng tồn kho,(8) Lập hóa ñơn, (9) Theo dõi phải thu khách hàng, (10) Thu tiền, (11) Hạch toán tổng hợp lập báo cáo 1.2.3 Tổ chức liệu mã hóa ñối tượng quản lý a Tổ chức liệu Cơ sở liệu kế toán bao gồm tập hợp tập tin có quan hệ chặt chẽ với ñược thiết kế ñể ghi nhận, lưu trữ xử lí toàn liệu thông tin kế toán Footer Page of 126 Header Page of 126 b Tổ chức mã hóa ñối tượng quản lý tiếp tục thực chu trình Mã hóa thông tin mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc Chuẩn bị hàng: Sau nhận ñược lệnh bán hàng, quản lý liệu, cập nhật số liệu truy xuất thông tin, yêu hàng ñã có sẵn kho, phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị cầu mã ñược xây dựng phải ñảm bảo yếu tố: gọn, dễ nhớ, dễ hàng hóa theo ñúng số lượng, chủng loại, ñóng gói làm thủ tục bổ sung, quán tên gọi ñối tượng ñược mã hóa ñể xuất hàng cho khách 1.2.4 Tổ chức thông tin chu trình bán hàng thu tiền a Tổ chức thông tin quy trình xử lý ñơn ñặt hàng Xuất kho giao hàng: Đến ngày giao hàng, khách hàng nhận hàng kho doanh nghiệp chuyển hàng giao cho Nhận ñơn ñặt hàng (ĐĐH): Tiếp nhận ñơn hàng từ khách ñịa ñiểm ñịnh Sau hàng hóa ñược chuẩn bị xong khách hàng thông qua email, gọi ñiện thoại, ñiền vào mẫu ñơn kho, nhân viên giao hàng truy cập vào hệ thống ñể kiểm tra, ñối chiếu ñặt hàng website công ty… ĐĐH phải ghi cụ thể và in phiếu giao hàng xác chủng loại hàng hóa, số lượng mặt hàng, thời gian, ñịa c Tổ chức thông tin quy trình lập hóa ñơn ñiểm giao hàng ñiều kiện toán, vận chuyển… Sau hàng hóa ñược giao cho khách hàng, liên Nếu ñơn ñặt hàng ñược chấp nhận liệu ñược ghi vào giấy báo gửi hàng ñược chuyển ñến phận lập hóa ñơn Nhân viên hai tập tin Đơn ñặt hàng Chi tiết ñơn ñặt hàng Mối liên hệ phụ trách lập hóa ñơn truy cập liệu hệ thống ñể tiến hành hai tập tin ñược thiết lập qua trường khóa “Số ñơn ñặt hàng” ñối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm ñảm bảo khớp ñúng số liệu Kiểm tra tín dụng tồn kho: Khi ñơn ñặt hàng ñược phiếu giao hàng, lệnh bán hàng ñơn ñặt hàng khách hàng Tiếp nhập vào máy, chương trình tự ñộng kiểm tra tín dụng từ liệu theo, chương trình truy cập vào liệu giá bán ñể truy xuất liệu công nợ khách hàng ñể xác ñịnh khách hàng có ñủ ñiều kiện ñể mua “Giá bán” ñể có ñược thông tin giá “Thuế suất GTGT” chịu tiếp ñơn hàng hay không Tiếp theo, nhân viên bán hàng cần loại hàng hóa Chương trình lưu tất liệu Hóa phải xác ñịnh lượng hàng khách hàng yêu cầu ñang có sẵn có ñơn GTGT vào liệu hóa ñơn, liệu công nợ khách hàng ñủ thời ñiểm giao hàng Khi nhân viên bán hàng nhập liệu d Tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ thu tiền xong, chương trình cho phép in lệnh bán hàng ñể lưu vào hồ sơ Quản lý công nợ khách hàng: Các khoản phải thu ñược phận bán hàng chuyển ñến phận khác ñể tiếp tục thực theo dõi riêng biệt cho loại khách hàng Có hai phương pháp tổ chu trình bán hàng chức theo dõi phải thu khách hàng: Phương pháp theo dõi b Tổ chức thông tin quy trình giao hàng toán theo hóa ñơn Phương pháp kết chuyển số dư Lập lệnh bán hàng: Đơn ñặt hàng sau ñược chấp Nhận tiền toán: Khi khách hàng toán nhận sở ñể lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng phận bán tiền mặt, phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu thủ quỹ tiến hành hàng lập, ñược in nhiều liên chuyển ñến cho phận khác ñể thu tiền Trường hợp chuyển khoản qua ngân hàng, phận kế toán Footer Page of 126 9 10 tiền gửi ngân hàng vào giấy báo có ngân hàng ñể tiến CHƯƠNG hành hạch toán vào sổ kế toán khoản tiền gửi ngân hàng, THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ñồng thời báo cho phận kế toán theo dõi công nợ ñể câp nhật tình CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY Header Page of 126 hình toán khách hàng Xử lý hàng bán bị trả lại khoản nợ hạn: Giải hàng bị trả lại giảm giá hàng bán; Xử lý khoản nợ CỔ PHẦN PYMEPHARCO 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần PYMEPHARCO ñược thành lập từ cổ hạn: 1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán chu trình bán hàng thu tiền phần hóa Công ty Dược Vật tư Y tế Phú Yên Tháng 07/1989, Công ty Cổ phần PYMEPHARCO ñược UBND tỉnh Phú Báo cáo kế toán chu trình bán hàng thu tiền báo Yên cho phép thành lập với chức tổ chức, cung ứng cáo kế toán ñược phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin thuốc tân dược trang thiết bị y tế, nuôi trồng thu cho việc kiểm soát hoạt ñộng xử lý chu trình mua dược liệu theo Quyết ñịnh số 94A/QĐ-UB ngày Bảng kê nghiệp vụ: báo cáo liệt kế tất nghiệp vụ phát sinh kiểu nghiệp vụ ñó suốt trình xử lý 23/07/1989, văn phòng công ty ñóng trụ sở 163 - 165 Lê Lợi, thành phố Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên tuần, tháng… Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo hệ thống xử lý máy vi tính với mục ñích tổng hợp tất thay ñổi tập tin liệu, ñể ñảm báo cho tất liệu ñều ñược cập nhật xử lý ñầy ñủ Báo cáo ñặc biệt: Là báo cáo ñược lập theo yêu cầu ñó người sử dụng thông tin (thông tin quản trị thông tin tài chính) 1.2.6 Kiểm soát tổ chức thông tin chu trình bán hàng thu tiền a Mục tiêu kiểm soát b Biện pháp kiểm soát: Các hoạt ñộng kiểm soát môi trường kế toán máy tập trung vào kiểm soát liệu ñầu vào, kiểm soát trình xử lý thông tin, kiểm soát trình truy xuất thông tin ñầu Footer Page of 126 2.1.2 Đặc ñiểm hoạt ñộng tiêu thụ công ty a Đặc ñiểm sản phẩm chủ yếu công ty b Đặc ñiểm khách hàng hình thức tiêu thụ công ty Khách hàng phải ñược quan quản lý nhà nước y tế cấp phép hành nghề khám chữa bệnh, sản xuất, kinh doanh dược phẩm công ty tiến hành giao dịch Công ty 10 chi nhánh, hệ thống cửa hàng, trung tâm giới thiệu phân phối thuốc gần 300 ñại lý phân phối sản phẩm phủ Header Page of 126 11 khắp tỉnh thành toàn quốc 2.1.3 Tổ chức máy công ty 12 chuyển chứng từ Đối với khâu bán hàng Hình 2.3: Sơ ñồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng Đối với khâu quản lý công nợ - thu tiền 2.1.4 Tổ chức máy kế toán công ty: Công ty áp dụng mô hình tổ chức máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPARCO 2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học công tác kế toán 2.2.2 Thực trạng xây dựng chứng từ quy trình luân Footer Page of 126 Hình 2.4: Sơ ñồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ thu tiền 2.2.3 Thực trạng tổ chức liệu mã hóa ñối tượng quản lý a Thực trạng tổ chức liệu: Các thông tin ñều ñược cập nhật lưu trữ theo phận riêng lẻ Một số liệu ñược lưu trữ thủ công file Excel, sở liệu trùng lắp, chồng chéo với nhau, thông tin dư thừa, không ñồng bộ, dễ sai sót, chưa tích hợp, không chia sẻ ñể phận liên quan có kế hoạch công tác Header Page of 126 13 14 bệnh viện, phòng khám, hiệu thuốc ñịa bàn Gián tiếp: Phòng phận Tập tin danh mục: Danh mục khách hàng thiếu trường Nghiệp vụ - kinh doanh nhận qua email, gọi ñiện thoại, Fax… “hạn mức tín dụng”, “số dư công nợ tại”… Danh mục hàng hóa Đơn ñặt hàng gồm thông tin sau: Tên khách hàng, ñịa thiếu trường “số lượng tồn kho tối thiểu”, “số lượng tồn kho tối ưu”, chỉ, tên thuốc, nồng ñộ - hàm lượng, số lượng, ñơn vị tính, thời gian “số lượng tồn kho tại” giao nhận, ñịa ñiểm giao nhận, hình thức toán b Thực trạng tổ chức mã hóa ñối tượng quản lý Kiểm tra tín dụng tồn kho: Khi tiếp nhận ñơn ñặt * Mã khách hàng: ký tự, Ví dụ: Khách hàng Bệnh viện ña hàng bảng dự trù thuốc (sau ñây gọi chung ñơn ñặt hàng), nhân khoa tỉnh Quãng Ngãi: 76BT01 ( Mã KH Công ty); Khách hàng viên bán hàng tiến hành kiểm tra hàng có ñủ kho theo yêu Bệnh viện huyện Sơn Tịnh: 76BT01 (Mã KH C Nhánh Quãng cầu khách hàng hay không Xác ñịnh lượng hàng tồn kho Ngãi) Qua mã khách hàng cho thấy có trùng mã khách cách xem báo cáo tổng hợp tồn kho phần mềm kế toán hàng văn phòng công ty chi nhánh sổ sách Tiếp ñến, nhân viên kinh doanh tiến hành kiểm tra hạn mức * Mã hàng hóa: ký tự, Ví dụ: Thuốc PIPANZIN sản xuất phân xưởng 1: 11P01 2.2.4 Thực trạng tổ chức thông tin chu trình bán hàng tín dụng khách hàng thông qua báo cáo tình hình nợ hạn khách hàng phòng kế toán chuyển ñến Sau xử lý xong ñơn ñặt hàng, nhân viên kinh doanh trình Trưởng phòng kinh doanh xem xét phê duyệt ñơn hàng Đối với ñơn ñặt hàng khách hàng nợ thu tiền Qua khảo sát tác giả nhận thấy, việc tổ chức thông tin hạn Phó Tổng Giám ñốc phụ trách kinh doanh phê duyệt chu trình bán hàng thu tiền công ty ñơn giản hai quy b Thực trạng tổ chức thông tin quy trình lập hóa ñơn trình là: (1) lập hóa ñơn, (2) quy trình quản lý công nợ thu tiền Tổ Sau ñơn ñặt hàng ñược trưởng phòng kinh doanh phê chức thông tin quy trình xử lý ñơn ñặt hàng quy trình giao duyệt ñồng ý bán Nhân viên bán hàng tiến hành nhập liệu vào hàng công ty thủ công, ñơn hàng không nhật liệu vào chương trình ñể in hóa ñơn GTGT Chương trình truy xuất thông chương trình Do ñó, không theo dõi tiến ñộ thực ñơn hàng, tin khách hàng từ liệu khách hàng, thông tin hàng hóa giá bán không kiểm tra ñược tồn kho hàng hóa hạn mức tín dụng từ liệu hàng hóa Trường hợp khách hàng bệnh viện tỉnh Phú a Thực trạng tổ chức thông tin quy trình xử lý ñơn ñặt Yên giá bán lấy thông tin từ trường “giá bán 1” Trường “giá bán 1” giá trúng thầu ñối với bệnh viện UBND tỉnh Phú Yên tổ hàng Ký kết hợp ñồng: Công ty sử dụng phương thức ký kết hợp ñồng kinh tế với hầu hết khách hàng chức ñấu thầu tập trung, ñã ñược ghi hợp ñồng ñược cập nhật sẵn liệu danh mục hàng hóa Trường hợp ñối với khách Tiếp nhận xử lý ñơn ñặt hàng: Trực tiếp: Nhân viên hàng bệnh viện tỉnh Phú yên, nhà thuốc, công ty dược kinh doanh trình dược viên nhận trực tiếp khoa dược bệnh viện tỉnh ñặt hàng danh mục trúng thầu nhân Footer Page of 126 15 16 viên bán hàng tự nhập giá bán vào trường “giá bán 2” Hóa ñơn ñề nghị nhân viên bán hàng phòng nghiệp vụ - kinh doanh ñiều chỉnh ñược in liên: 01 liên nhân viên bán hàng phòng kinh doanh lưu lại liệu Cuối tháng, kế toán công nợ lập bảng báo cáo tổng hợp với ñơn ñặt hàng, 01 liên giao khách hàng, 01 liên giao thủ kho bán hàng tháng, báo cáo chi tiết bán hàng, báo cáo tổng hợp công nợ làm xuất kho ghi thẻ kho, sau ñó chuyển kế toán bán hàng phải thu, báo cáo tổng hợp công nợ hạn có phân nợ hạn ñể ñối chiếu kiểm tra số liệu, theo dõi công nợ trình Kế toán trưởng Tổng Giám ñốc Định kỳ, Kế toán công nợ Header Page of 126 c Thực trạng tổ chức thông tin quy trình giao hàng lập bảng ñối chiếu công nợ ñối tượng khách hàng có chữ ký Công ty sử dụng Hóa ñơn GTGT làm xuất kho, giao kế toán trưởng, gửi ñến khách hàng ñể ñối chiếu ñồng ý ký hàng (trường hợp xuất kho cho chi nhánh, vào phiếu xuất nhận Trong trường hợp phát sinh chênh lệch số phải thu kho nội bộ) Hóa ñơn GTGT ñược nhân viên bán hàng chuyển xuống Công ty khách hàng kế toán công nợ kết hợp với kế toán bán kho ñể thông báo xuất hàng giao cho khách hàng Tại kho, hàng xử lý chênh lệch phát sinh Hóa ñơn GTGT, Thủ kho kiểm tra ñúng tính hợp lệ, hợp pháp, tiến Thu tiền bán hàng: hành chuẩn bị hàng xuất kho hàng hoá theo ñúng nội dung Trường hợp chuyển khoản qua ngân hàng: Kế toán Trường hợp nhận hàng kho công ty toán ngân hàng nhận giấy báo Có từ ngân hàng tiến hành cập nhật Trường hợp khách hàng yêu cầu giao hàng ñịa liệu vào chương trình chuyển giấy báo Có sang kế toán công nợ ñể giao hàng khách hàng xem xét, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ Kế toán công nợ vào Định kỳ, Thủ kho giao Hóa ñơn GTGT (liên 3) cho kế toán bán chương trình tiến hành ñối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng – công nợ ñể ñối chiếu kiểm tra số liệu, theo dõi công nợ xác hàng với tiền thu ñược truy cập vào chương trình xác ñịnh hóa ñịnh kết kinh doanh Nếu phát sinh chênh lệch kế toán bán hàng ñơn ñược toán, khóa ghi nghiệp vụ phản hồi thông tin cho nhân viên bán hàng biết ñể giải sai sót phát sinh Trường hợp thu tiền mặt: Kế toán toán tiền mặt tiến hành cập nhật liệu vào chương trình, in phiếu thu, chuyển d Thực trạng tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ phiếu thu sang kế toán công nợ Kế toán công nợ vào chương trình tiến hành ñối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu thu tiền Quản lý công nợ khách hàng: Khi nhận Hóa ñơn từ thủ kho xác nhận hàng ñã giao ñủ cho khách hàng, Kế toán bán hàng – công nợ truy cập liệu qua phần mềm kế toán, tiến hành kiểm tra lại số liệu hóa ñơn với liệu chương trình kế toán Nếu ñúng nhập vào số chứng từ ghi sổ, ngày chứng từ ghi sổ, sau ñó nhấn nút “Nhập tu” ñể ghi sổ Nếu sai, kế toán bán hàng – công nợ Footer Page of 126 ñược truy cập vào chương trình xác ñịnh hóa ñơn ñược toán, khóa ghi nghiệp vụ Xử lý hàng bán bị trả lại khoản nợ hạn: Giải hàng bị trả lại xử lý khoản nợ hạn 2.2.5 Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng chu trình bán hàng thu tiền Header Page of 126 17 Trong chu trình bán hàng thu tiền công ty sử dụng báo 18 ñầy ñủ xác, thu hồi nợ phải thu nhanh chóng Chứng từ ñược lập ñầy ñủ ñược ñánh số thứ tự trước sử dụng tuân theo cáo sau: Bảng kê nghiệp vụ: Cuối tháng, nhân viên kinh doanh quy ñịnh hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý Trong suốt tiến hành lập báo cáo nghiệp vụ, bao gồm tất nghiệp vụ phát sinh chu trình bán hàng thu tiền từ khâu nhận ñơn hàng, xét duyệt hạn tháng chuyển cho phòng kế toán ñối chiếu xem phòng kinh mức tín dụng ñến lúc giao hàng, thu tiền ñều ñược tổ chức chặt chẽ doanh kế toán hoàn toàn khớp số liệu Hạn chế: Báo cáo kiểm soát: Hàng tháng công ty lập báo cáo Thứ nhất, Công ty ñã triển khai phần mềm kế toán hỗ trợ công tổng doanh thu bán hàng hóa, doanh thu bán thành phẩm Công tác ghi chép tính toán số liệu kế toán, hạn chế phần ty tháng mềm hoạt ñộng hoàn toàn ñộc lập văn phòng công ty với Các báo cáo khác lập nắm rõ tình hình công nợ toán tháng ñể lập kế hoạch thu nợ như: Báo cáo công nợ khách hàng, Báo cáo phải thu theo thời hạn nợ 2.2.6 Thực trạng kiểm soát tổ chức thông tin chu trình bán hàng thu tiền Qua thực tế, việc kiểm soát tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền công ty thủ công, Điều này, dẫn ñến rủi ro như: Rủi ro chấp nhận ñơn ñặt hàng vượt hạn mức tín dụng; Rủi ro chấp nhận ñơn hàng sẵn chi nhánh Thứ hai, công ty chưa xây dựng cho quy trình bán hàng ñầy ñủ văn Thứ ba, việc xây dựng mã, danh mục từ ñiển chưa ñầy ñủ, thiếu nhiều thông tin quan trọng Thứ tư, quy trình nhận xử lý ñơn ñặt hàng, từ xử lý ñơn ñặt hàng, kiểm tra tồn kho, xét duyệt hạn mức tín dụng thủ công Thứ năm, công ty không sử dụng lệnh bán hàng ñể kiểm soát chặt chẽ thuận tiện cho thủ kho việc xuất kho giao hàng sản xuất cung ứng kịp thời theo tiến ñộ khách hàng yêu Thứ sáu, khâu lập hóa ñơn bán hàng chưa ñược kiểm soát hết cầu; Rủi ro bán hàng không ñúng giá; Rủi ro truy xuất thông tin rủi ro trước giao hàng Dẫn ñến việc thay ñổi, chỉnh sửa hóa trường hợp lô thuốc chất lượng khách hàng có thông ñơn không cần thiết, nhân viên bán hàng kiêm nhiều khâu từ nhận tin phản hồi ñơn ñặt hàng, in hóa ñơn 2.2.7 Đánh giá tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO Ưu ñiểm: Công ty ñã thực công tác kế toán bán hàng tương ñối tốt với ña dạng phương thức nhận ñơn ñặt hàng phương thức toán, biện pháp kiểm soát nhằm ñảm bảo mục tiêu trình bán hàng cung cấp hàng hóa Footer Page of 126 Thứ bảy, công ty tập trung vào báo cáo tài chính, chưa vận dụng kế toán quản trị vào lập báo cáo bán hàng thu tiền ñể phục vụ thông tin cho nhà quản lý Thứ tám, Không có chia sẻ liệu, nên cần thông tin ñể ñịnh phải tập hợp thông tin từ nhiều nguồn Thứ chín, Hệ thống theo dõi công nợ chưa ñược thiết kế theo Header Page 10 of 126 20 19 dõi chi tiết theo hóa ñơn bán hàng, mà theo dõi theo ñối tượng 3.2.1 Định hướng lộ trình hoàn thiện theo mô hình quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP CHƯƠNG – MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC a Định hướng hoàn thiện: Ngành dược với nhiều yêu cầu THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ quản trị chuyên biệt ñòi hỏi phải tuân thủ tiêu chuẩn, quy ñịnh THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO khắt khe Bộ Y tế, Tổ chức Y tế giới PYMEPHARCO 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG công ty có quy mô lớn, vừa sản xuất, vừa phân phối, thị trường TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU rộng lớn, nhiều ñối tượng khách hàng, nhiều chi nhánh Vì vậy, công TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO ty hoạt ñộng tốt có hệ thống quản lý hiệu có phần Thứ nhất, bên cạnh kết ñạt ñược việc tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền công ty tồn nhược ñiểm ñã nêu chương Thứ hai, công ty cần phải chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, ứng dụng CNTT có hiệu nhất, cung cấp báo cáo quản trị có thông tin xác, kịp thời Thứ ba, hàng hóa công ty phải ñược bảo quản, kiểm nghiệm phải tuân thủ quy ñịnh chặt chẽ Bộ Y tế, Tổ chức Y tế Thế giới như: GDP, GMP, GPP…, Thứ tư, chu trình bán hàng thu tiền chu trình cuối hoạt ñộng sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng lớn ñến hiệu chu trình khác Thứ năm, mặt hàng công ty ña dạng, có nhiều giá bán, nhiều chi nhánh, phân phối hàng hóa theo nhiều nhóm khách hàng Thứ sáu, Ứng dụng công nghệ thông tin có ý nghĩa chiến lược, góp phần tăng trưởng kinh tế, phát triển xã hội tăng suất, hiệu suất lao ñộng 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC mềm ERP thực thi hệ thống quản lý hữu hiệu b Lộ trình hoàn thiện: Để ñạt mục tiêu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo ñịnh hướng ERP, công ty cần phải xây dựng lộ trình gồm giai ñoạn triển khai cách cụ thể ñể giải vấn ñề sau: Thứ nhất, Hoàn thiện quy trình kinh doanh, chuẩn hóa liệu phạm vi toàn công ty Thứ hai, Công ty cần phải thay ñổi mã hành thống công ty Thứ ba, Trước mắt hoàn thiện phần mềm kế toán có, lâu dài ứng dụng ERP cần ñược ñược ñề cập ñến Thứ tư, Cơ chế kiểm soát giám sát hệ thống thông tin cần phải xem xét thiết kế phù hợp với thay ñổi, ñảm bảo hiệu lực ñối với hệ thống kiểm soát nội 3.2.2 Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chu trình bán hàng thu tiền Công ty cần xây dựng quy trình bán hàng theo tiến trình với bước thực sau: THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ Bước 1: Xem xét nhu cầu thị trường THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMERPHARCO Bước 2: Tham gia ñấu thầu Footer Page 10 of 126 Header Page 11 of 126 21 22 Bước 3: Ký kết hợp ñồng mua bán Bộ mã: Bước 4: Nhận ñơn ñặt hàng * Mã khách hàng: 08 ký tự, Ví dụ: Khách hàng Bệnh viện tỉnh Bước 5: Kiểm tra tín dụng, tồn kho Quảng Ngãi: BV52001A (Mã KH Công ty), Khách hàng Bệnh Bước 6: Xuất hóa ñơn viện Sơn Tịnh: BV52001E (Mã KH C Nhánh Quãng Ngãi) Bước 7: Cấp phát hàng hóa Bước 8: Giao nhận vận chuyển Bước 9: Ghi nhận doanh thu Bước 10: Thu hồi công nợ * Mã hàng hóa: 06 ký tự, Ví dụ: Thuốc PIPANZIN thuộc nhóm tiết niệu sản xuất phan xưởng 1: TNP01A 3.2.4 Hoàn thiện tổ chức thông tin chu trình bán hàng thu tiền 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức liệu mã hóa ñối tượng quản lý a Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình xử lý ñơn ñặt hàng a Hoàn thiện tổ chức liệu: Dữ liệu phải ñược cập nhật Từ thực trạng quy trình xử lý ñơn ñặt hàng công ty cho lần với mã nghiệp vụ ñịnh khoản ñược xây dựng thấy, việc tổ chức thông tin quy trình thủ công, từ xử lý sẵn thống cho phận Các thông tin ñược chọn lọc ñơn ñặt hàng, kiểm tra tồn kho dựa báo cáo tồn kho, xét duyệt chia sẻ cho phận tránh chồng chéo, trùng lắp thông tin hạn mức tín dụng dựa báo cáo tình hình nợ hạn khách Giảm khối lượng liệu lưu trữ, khối lượng công việc hàng phòng kế toán chuyển ñến Các ñơn ñặt hàng nhân viên phận, cung cấp báo cáo quản trị có giá trị, kịp thời cho phòng nghiệp vụ - kinh doanh không cập nhật vào chương trình ñể phận, ban giám ñốc Khi nhận ñơn hàng từ khách hàng, liệu phải bắt ñầu nghiệp vụ bán hàng, nên không truy xuất ñược thông thực tự ñộng hóa bước khác suốt quy trình xử lý tin liệu khách hàng, ñể kiểm tra tín dụng khách hàng, kiểm ñơn hàng cho ñến hoàn tất tra liệu tồn kho ñể có thông tin xác, kịp thời việc xử lý - Hoàn thiện tập tin: Danh mục phân nhóm khách hàng; ñơn hàng Vì vậy, chương trình phải hoàn thiện chức nhập ñơn Danh mục khách hàng; Danh mục hàng hóa; Chi tiết hàng hóa; Danh hàng vào phần mềm, kiểm soát ñược hạn mức tồn kho hàng hóa mục trình dược viên; Danh mục hoa hồng trình dược viên; Danh mục tín dụng cùa khách hàng chi nhánh; Chi tiết hợp ñồng; Chi tiết hàng hóa; Danh mục giá bán Khi tiếp nhận ñơn ñặt hàng từ khách hàng, nhân viên bán b Hoàn thiện tổ chức mã hóa ñối tượng quản lý: Để hàng tiến hành nhập thông tin ñơn ñặt hàng vào chương trình liệu từ phần mềm quản lý khác tích hợp vào sở Chương trình truy xuất thông tin khách hàng từ liệu khách liệu chung, hệ thống, công ty cần ñược mã hóa ñối hàng, thông tin số hợp ñồng ñược truy xuất từ liệu chi tiết hợp tượng thống phận khác công ty Việc mã ñồng (thông tin dùng ñể theo dõi tất ñơn ñặt hàng theo hợp hóa ñối tượng ñược thực sau: ñồng), thông tin hàng hóa ñược truy xuất từ liệu tập tin Danh mục Footer Page 11 of 126 23 24 hàng hóa tập tin Chi tiết hàng hóa, giá bán ñược truy xuất từ này, thủ tục xuất hàng khỏi kho ñã ñược hoàn tất, hệ thống liệu tập tin Danh mục giá bán Tiếp ñến chương trình kiểm soát cập nhật liệu lệnh bán hàng (kiêm phiếu xuất kho) ghi vào hợp lệ ñơn ñặt hàng khách hàng Trước tiên, kiểm tra số lượng liệu xuất kho hàng hóa liệu tồn kho hàng hóa Tiếp theo, thủ hàng hóa kho có ñủ ñể thực ñơn hàng hay kho in phiếu giao hàng Một liên phiếu giao hàng kèm với hàng không, chương trình tiếp tục kiểm tra hạn mức tín dụng hóa giao cho khách hàng, liên giao cho phận vận chuyển, khách hàng ñể xác ñịnh khách hàng có ñủ ñiều kiện mua chịu tiếp liên lưu phận kho hàng Header Page 12 of 126 ñơn hàng hay không c Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình lập hóa ñơn Khi nhân viên bán hàng nhập xong liệu ñơn ñặt hàng, Sau xử lý xong ñơn ñặt hàng phòng nghiệp vụ kinh liệu ñơn ñặt hàng lưu vào liệu ñặt hàng Dữ liệu ñặt hàng doanh, lệnh bán hàng ñược chuyển ñến phòng kế khách hàng ñược liệt kê trạng thái chờ duyệt Trưởng phòng toán với giấy báo gửi hàng Nhân viên lập hóa ñơn truy cập vào kinh doanh truy cập vào hệ thống, kiểm tra ñơn ñặt hàng nhân chương trình ñối chiếu liệu hệ thống với số liệu phiếu viên bán hàng chuyển ñến, ñối chiếu với liệu ñặt hàng tiến hành giao hàng, lệnh bán hàng, ñơn ñặt hàng khách hàng với phê duyệt ñơn hàng Lúc này, tình trạng ñơn ñặt hàng trạng thái liệu giá bán nhằm ñảm bảo khớp ñúng số liệu Nếu khớp số liệu, ñược duyệt, nhân viên bán hàng in ñược lệnh bán hàng Lệnh nhập số hóa ñơn, ngày hóa ñơn, chọn mã nghiệp vụ, chương trình tự bán hàng (kiêm phiếu xuất kho), ñược in làm 03 liên, 01 liên giao gửi ñộng ñịnh khoản tài khoản có liên quan, tiến hành in hóa ñơn cho khách hàng chấp nhận ñơn ñặt hàng xác ñịnh ñiều kiện giao hàng, GTGT Nếu sai, nhân viên lập hóa ñơn thông báo với nhân viên bán 01 liên giao kho ñể làm thủ tục xuất kho hàng hóa , 01 liên giao nhân viên hàng hiệu chỉnh lại liệu lập hóa ñơn phòng kế toán ñể biết ñể lập Hóa ñơn GTGT Việc tổ chức thông tin quy trình xử lý ñơn ñặt hàng quan 3.2.5 Hoàn thiện báo cáo kế toán chu trình bán hàng thu tiền công ty trọng, cần phải ñược tổ chức bản, liệu cập nhật phải xác Vì Trên sở kế thừa thông tin ñã ñược tổ chức xử lý chu liệu ñầu vào quy trình tiếp tục lưu trữ chia sẻ tự ñộng cho trình mà tác giả ñã hoàn thiện chương 3, Phòng kinh doanh quy trình sau, nhằm phục vụ cho phận cần truy xuất thông tin phòng kế toán có ñầy ñủ thông tin ñể lập báo cáo công tác Bộ phận kho hàng có thông tin ñể chuẩn bị hàng, xuất kho giao hàng bán hàng, báo cáo công nợ cho khách hàng Bộ phận kế toán có thông tin ñể lập hóa ñơn, theo dõi liệu liên quan ñến công nợ, thu tiền b Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình giao hàng 3.2.6 Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin chu trình bán hàng thu tiền Thông qua việc xây dựng, tổ chức tốt hệ thống thông tin kế Trên sở kế thừa thông tin từ lệnh bán hàng, thủ kho tiến toán, chuẩn hóa liệu tăng cường kiểm soát nhằm hạn chế hành chuẩn bị hàng, xuất kho hàng hoá theo ñúng nội dung Thời ñiểm rủi ro xảy Chính vậy, ứng dụng CNTT công tác Footer Page 12 of 126 25 26 quản lý, khâu chu trình bán hàng thu tiền ñòi hỏi phải trách nhiệm cá nhân phận; Tuân thủ nghiêm ngặt ñược tuân theo nghiêm ngặt Các bước kiểm tra, xét duyệt ñược thực bước công việc quy trình; Các phận phối hợp chặt chẽ trực tiếp hệ thống, rút ngắn ñược thời gian luân chuyển với luồng thông tin, liệu; Nâng cao trình ñộ tác chứng từ nghiệp cho nhân viên công ty; Sự ñồng thuận cao ban giám Header Page 13 of 126 ñốc phận công ty việc tái cấu quy trình kinh doanh KẾT LUẬN Trên sở lý luận thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO, nghiên cứu ñưa giải pháp cải tiến việc tổ chức thông tin kế toán quy trình xử lý ñơn hàng, quy trình lập hóa ñơn, quy trình giao hàng…, chuẩn hóa cở sở liệu, hoàn thiện mã, ñể hoạt ñộng bán hàng thu tiền công ty mang lại hiệu cao Song song với hoạt ñộng ñó, công ty quản lý ñược giá bán cho khách hàng, hạn mức tồn kho, tín dụng khách Hình 3.10: Kiểm soát tổ chức thông tin chu trình bán hàng thu tiền Để nâng cao hiệu kiểm soát tổ chức thông chu trình bán hàng thu tiền, công ty cần phải ban hành quy ñịnh cụ thể ñể kiểm soát nội dung sau: Kiểm soát liệu ñầu vào; Kiểm soát trình lưu trữ liệu; Kiểm soát lưu dự phòng liệu; Kiểm soát truyền tải liệu; Kiểm soát thông tin ñầu 3.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMERPHARCO Hệ thống thông tin kế toán phải phân ñịnh rạch ròi quyền hạn, Footer Page 13 of 126 hàng; lập báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ bán hàng ña chiều theo chi tiết vùng, nhân viên quản lý, ñại lý, chi nhánh; cung cấp thông tin nhanh chóng cho hoạt ñộng quản trị; hàng hóa ñược ghi nhận xác, giao hàng ñúng hạn; doanh thu ñược ghi nhận kịp thời, với thủ tục hóa ñơn xác… Hướng ñến xa góp phần tạo tiền ñề ñể công ty ứng dụng hiệu hệ thống ERP tương lai  ... Công ty cổ phần PYMEPHARCO 1.1.4 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình 1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.2.1 Đặc ñiểm chu trình bán hàng - thu tiền yêu Chương... việc bán hàng thu Tổng quan Các công trình nghiên cứu nước tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền Các công trình nghiên cứu nước tổ chức thông tin kế toán tiền khách hàng Các công. .. số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ cầu quản lý phần PYMEPHARCO Chu trình bán hàng thu tiền bao gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện