Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thương mại gia lai

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TRẦN THỊ KIM THOA HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI GIA LAI TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - 2019 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn KH: TS HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Phản biện 1: TS Nguyễn Hữu Cường Phản biện 2: ts Nguyễn Ngọc Tiến Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 10 tháng năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hệ thống thơng tin kế tốn phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Hệ thống thơng tin kế tốn có vai trò quan trọng, thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thơng tin kế tốn cho người sử dụng; đồng thời công cụ phục vụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành định cấp quản lý Doanh nghiệp thương mại thực chức tổ chức lưu thơng hàng hóa kinh tế, cầu nối nhà sản xuất người tiêu dùng Có thể nói rằng, hoạt động bán hàng thu tiền khâu quan trọng trình kinh doanh doanh nghiệp thương mại Bán hàng thu tiền khâu quan trọng hoạt động tạo doanh thu cơng ty thương mại, muốn có doanh thu bán hàng dịch vụ lớn phải chiếm khách hàng, phải bán nhiều hàng hoá giảm chi phí khơng cần thiết; sai sót, rủi ro tổ chức thơng tin kế tốn khâu làm cho hoạt động bán hàng không trơi chảy, nhanh chóng ảnh hưởng trực tiếp đến thành cơng hay thất bại doanh nghiệp Vì vậy, tổ chức tốt thơng tin kế tốn doanh nghiệp nói chung hoạt động bán hàng thu tiền nói riêng vơ cần thiết Cơng ty Cổ phần thương mại Gia Lai doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực thương mại; chuy n ph n phối ph n bón, nơng sản, nhu yếu ph m thực ph m, đồ uống, m ph m , xe máy, xăng dầu, nhớt tr n địa bàn tỉnh Cơng ty có trụ sở thành phố Pleiku hệ thống chi nhánh huyện, thị xã tỉnh Hoạt động bán hàng thu tiền hoạt động cơng ty, đóng vai trò chủ yếu việc tạo doanh thu lợi nhuận Nhận thức điều này, năm qua công ty tự xây dựng phần mềm kế toán để phù hợp với hoạt động kinh doanh mang lại hiệu tích cực Tuy nhiên, tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động bán hàng thu tiền nhiều bất cập Thực tế, việc xây dựng mã đối tượng kế toán tập tin sở liệu để quản lý đối tượng chưa đáp ứng đủ yêu cầu quản lý Công ty chưa tổ chức lập báo cáo cho chu trình bán hàng thu tiền để phục vụ thông tin cho nhà quản lý Bên cạnh đó, với đặc thù cơng ty có nhiều chi nhánh hoạt động bán hàng tập trung chi nhánh; công ty muốn nâng cao hiệu cơng tác kế tốn, nâng cao hiệu công tác bán hàng chi nhánh khơng thể ứng dụng phần mềm kế tốn riêng lẻ mà cần có kết nối thơng tin chi nhánh với văn phòng cơng ty, chi nhánh với nhau, phận chức đơn vị Vì vậy, tổ chức tốt thơng tin kế toán hoạt động bán hàng thu tiền để nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, kiểm sốt rủi ro xảy có ý nghĩa quan trọng công ty Xuất phát từ lý trên, tác giả chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần thương mại Gia Lai” để làm Luận văn Thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Cổ phần thương mại Gia Lai - Đưa định hướng đề xuất số giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty Cổ phần thương mại Gia Lai Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần thương mại Gia Lai với liệu năm 2018 Phƣơng pháp nghiên cứu - Quan sát, vấn để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hệ thống thông tin thực tế công tác kế tốn áp dụng cơng ty - Sử dụng sơ đồ dòng liệu, lưu đồ mơ tả tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn, chu trình ln chuyển chứng từ báo cáo chu trình bán hàng thu tiền công ty Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, luận văn gồm có ba chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Thương mại Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thương mại Gia Lai Chƣơng 3: Định hướng đề xuất số giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thương mại Gia Lai Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài - Về lý luận Tổng hợp sở lý luận hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp thương mại - Về thực tiễn Đánh giá thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần Thương mại Gia Lai Từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Các giải pháp có tính thực tiễn khả thi áp dụng Công ty Cổ phần Thương mại Gia Lai Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hệ thống thơng tin kế tốn phận cấu thành quan trọng hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp, có vai trò cung cấp thơng tin đầy đủ, xác kịp thời tình hình tài sản, nguồn vốn trình kinh doanh doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán giúp định hướng hoạt động đơn vị, cung cấp thông tin yếu tố tất định quản lý Cho đến có số nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn li n quan đến chu trình bán hàng thu tiền thực hiện, như: Bài báo tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011), giới thiệu bốn chu trình chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình sản xuất chu trình tài Nghiên cứu tác giả Hoàng Giang Lê Ngọc M Hằng 2010 , trình bày cụ thể thực trạng chu trình kế tốn doanh thu doanh nghiệp thương mại, dịch vụ tr n địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Bài báo tác giả Nguyễn Thị Khánh Phương Nguyễn Hữu Ánh 2012 mô tả phân tích hoạt động chủ yếu chu trình doanh thu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh; đưa nhận định, đánh giá rủi ro xảy hoạt động chu trình doanh thu từ thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn hiệu quy trình thủ tục xử lý thơng tin điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tăng cường tính kiểm sốt chặt chẽ chu trình doanh thu Bài báo Nguyễn Văn Li m 2017 tác giả khảo sát tìm hiểu thực trạng quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Dược ph m Danapha, từ đưa hướng hồn thiện chu trình Ngồi ra, có nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Mai (2015), Nguyễn Thị M Hà (2017), Trần Thị Diệu Lành (2014), Phạm L Hoài 2012 li n quan đến tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp cụ thể Các nghiên cứu s u đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán doanh nghiệp, đưa giải pháp để hồn thiện hạn chế tồn doanh nghiệp gắn với đặc thù đơn vị cụ thể Đ y tài liệu tham khảo quan trọng q trình hồn thiện đề tài Tuy nhiên, doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh riêng, nghiên cứu s u vào nghi n cứu hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền đơn vị cụ thể đề tài mang tính thực tiễn định Vì vậy, tác giả chọn Cơng ty cổ phần Thương mại Gia Lai để tìm hiểu cho đề tài CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý cung cấp thơng tin tình hình huy động vốn, sử dụng vốn kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp kỳ định Hai chức hệ thống thơng tin kế tốn thơng tin kiểm tra Cũng hệ thống thơng tin khác, hệ thống thơng tin kế tốn gồm: mục tiêu, liệu đầu vào, quy trình xử lý đầu 1.1.2 Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành theo chu trình a Tiếp cận theo phần hành Tổ chức hệ thống thông tin theo phần hành kế tốn việc tổ chức mà tồn liệu kế toán phân loại xử lý theo đối tượng định, đối tượng kế tốn có đặc điểm u cầu riêng cơng tác kế tốn b Tiếp cận theo chu trình Bên cạnh việc tổ chức thơng tin tiếp cận theo phần hành, điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, để nâng cao hiệu công tác kế tốn cần tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình Điều xuất phát từ trình hoạt động tổ chức có công việc lặp lặp lại cách thường xuyên, liên tục theo trình tự định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn nhiều phận, nhiều cá nhân tham gia trực tiếp thực 1.2 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền bao gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện phát sinh li n quan đến bán hàng thu tiền khách hàng Các công việc ghi nhận, xử lý nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn liên tục lặp lại lần bán hàng dừng lại doanh nghiệp ngừng hoạt động Hai hệ thống chức chu trình bán hàng thu tiền (1) hệ thống xử lý bán hàng (2) hệ thống xử lý thu tiền 1.2.2 Chức chu trình bán hàng thu tiền Các chức chu trình bán hàng thu tiền: (1) Nhận đặt hàng, (2) Kiểm tra tình hình cơng nợ khách hàng, (3) Kiểm tra tồn kho, (4) Lập lệnh bán hàng, (5) Chu n bị giao hàng, (6) Giao hàng vận chuyển hàng hóa, (7) Cập nhật giảm hàng tồn kho,(8) Lập hóa đơn, Theo dõi phải thu khách hàng, (10) Thu tiền, (11) Hạch toán tổng hợp lập báo cáo 1.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ a Hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp phải thực theo quy định luật kế tốn, thơng tư 200/2014/TTBTC Bộ Tài văn sửa đổi, bổ sung b Quy trình luân chuyển chứng từ Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức máy kế toán, yêu cầu quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp 1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ báo cáo kế toán a Sổ kế toán b Báo cáo - Các báo cáo nghiệp vụ bảng k bán hàng năm, tháng; - Các báo cáo li n quan đến nhu cầu định người sử dụng thơng tin; Ngồi báo cáo hệ thống xử lý máy tính 1.2.5 Tổ chức thơng tin chu trình bán hàng thu tiền a Tổ chức thông tin quy trình xử lý đơn đặt hàng - Nhận đơn đặt hàng - Kiểm tra tín dụng tồn kho b Tổ chức thơng tin quy trình giao hàng - Lập lệnh bán hàng - Chu n bị hàng - Xuất kho giao hàng c Tổ chức thơng tin quy trình lập hóa đơn d Tổ chức thơng tin quy trình quản lý công nợ thu tiền - Quản lý cơng nợ khách hàng - Nhận tiền tốn - Xử lý hàng bán bị trả lại khoản nợ q hạn 1.2.6 Kiểm sốt tổ chức thơng tin chu trình bán hàng thu tiền a Mục tiêu kiểm soát b Biện pháp kiểm soát KẾT LUẬN CHƢƠNG 10 a Phương thức bán hàng b Khách hàng c Thanh toán 2.2.2 Thực trạng tổ chức liệu mã hóa đối tƣợng kế tốn chu trình bán hàng thu tiền cơng ty a Mã hóa đối tượng kế tốn - Bộ mã khách hàng Công ty quy định khách hàng có mã số thuế lấy mã số thuế để đặt mã khách hàng VD: Bệnh viện đa khoa tỉnh Gia Lai 5900197365 Đối với khách hàng mã số thuế đặt theo chữ viết tắt họ tên thị trường khu vực VD: Hộ kinh doanh Lệ Thị Minh Hằng TP.Pleiku LTMHPL - Mã hàng hóa Đối với hàng hóa thuộc cơng ty lớn có mã chu n cơng ty, cơng ty lấy ln mã nhà cung cấp VD: Đối với hàng hóa cơng ty Vinamilk, cơng ty sử dụng ln mã hàng hóa mà Vinamilk quy định SB Dielac Alpha HT 400g 02AA14 Đối với hàng hóa bình thường khác khơng thuộc cơng ty lớn hàng hóa đơn lẻ, thơng thường ngồi thị trường, mã hàng hóa Cơng ty xây dựng gồm kí tự đầu theo tên hàng hóa, từ 3-5 kí tự sau để phân biệt đối tượng hàng hóa nhóm tên gọi VD: Bột Vedan có khối lượng 0,5 kg BNV001 b Tổ chức liệu Công ty tổ chức tập tin sở liệu để cập nhật xử lý liệu chu trình bán hàng thu tiền thể bảng 2.1 11 2.2.4 Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền 2.2.4.1 Thực trạng tổ chức thông tin hoạt động bán hàng * Trong hoạt động bán buôn - Tổ chức thông tin ký kết hợp đồng bán hàng Đầu năm, văn phòng cơng ty thực việc ký kết hợp đồng với khách hàng dựa hợp đồng nguyên tắc thời gian năm Việc thực ký kết thực sau phòng kinh doanh xem xét tình hình cơng nợ khách hàng truyền thống; khả tốn tình hình tài khách hàng - Tổ chức thông tin hoạt động bán hàng + Nhận thông báo: Khi nhận thông báo từ khách hàng, văn phòng cơng ty có trách nhiệm thơng báo đến chi nhánh có mặt hàng theo yêu cầu Kế tốn chi nhánh dựa thơng báo để cập nhật vào đơn đặt hàng phần mềm kế toán + Xem xét điều kiện giao hàng: Kế toán chi nhánh kiểm tra k tình hình cơng nợ thơng tin tình hình tài khách hàng khách hàng mới, kiểm tra số lượng hàng tồn kho để xem có đủ đáp ứng số lượng hàng hóa khách hàng yêu cầu hay không dựa vào thẻ kho phần mềm kế toán + In phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng: Sau chắn khách hàng không bị khống chế xuất hàng công nợ lý khác, kế tốn vật tư, hàng hóa chi nhánh lập phiếu giao hàng Sau có phiếu giao hàng, phần mềm kế toán tự động thực lập phiếu xuất kho hóa đơn giá trị gia tăng * Trong hoạt động bán lẻ + Đơn chào hàng: Tại chi nhánh thực việc bán hàng hóa cách chủ động Hằng ngày, nhân viên chào hàng 12 chi nhánh đến hộ kinh doanh, doanh nghiệp để chào bán sản ph m có cơng ty, thơng qua máy tính bảng + Nhập đơn hàng: Căn vào đơn hàng nh n vi n chào hàng cập nhật máy tính bảng, định kỳ vào buổi sáng lúc 11 vào buổi chiều lúc 17 giờ, nhân viên chào hàng chọn chế độ đồng liệu vào phần mềm kế toán chi nhánh Kế toán toán chi nhánh phải kiểm tra thơng tin đơn hàng như: hàng hóa, khuyến mãi, chiết khấu, giá bán + Xem xét điều kiện giao hàng: Kế toán chi nhánh kiểm tra k tình hình cơng nợ thơng tin tình hình tài khách hàng khách hàng kiểm tra số lượng hàng tồn kho có đủ đáp ứng số lượng hàng bán phát sinh ngày hay không dựa thẻ kho phần mềm kế toán chi nhánh + In phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng: Sau chắn khách hàng không bị khống chế xuất hàng công nợ lý khác, kế tốn vật tư, hàng hóa chi nhánh lập phiếu giao hàng Sau có phiếu giao hàng, phần mềm kế toán tự động thực lập phiếu xuất kho hóa đơn giá trị gia tăng * Hoạt động giao hàng hai hình thức bán bn bán lẻ giống - Trường hợp giao hàng địa khách hàng yêu cầu - Trường hợp giao hàng kho công ty 2.2.4.2 Tổ chức thông tin hoạt động quản lý công nợ thu tiền * Quản lý công nợ khách hàng - Trong hoạt động bán bn Sau nhận hóa đơn giá trị gia tăng từ kế tốn tốn, kế tốn cơng nợ tiến hành cập nhật 13 vào chứng từ ghi sổ tài khoản nợ phải thu khách hàng sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng để theo dõi kiểm tra Định kỳ cuối quý cuối năm tài chính, kế tốn cơng nợ gửi “bi n xác nhận cơng nợ” có chữ ký kế toán trưởng đến khách hàng để đối chiếu xác nhận Kế tốn cơng nợ có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi hạn nợ khách hàng theo theo thời gian quy định công ty Thông báo, nhắc nhở khách hàng đến hạn nợ chưa toán - Trong hoạt động bán lẻ Sau nhận hóa đơn giá trị gia tăng từ kế tốn tốn, kế tốn cơng nợ tiến hành cập nhật vào chứng từ ghi sổ tài khoản nợ phải thu khách hàng sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng để theo dõi kiểm tra Tuy nhi n, để dễ dàng cho hoạt động quản lý công nợ khách hàng nhỏ lẻ, công ty nhân viên giao hàng theo dõi công nợ khách hàng vào phiếu giao hàng, quy định đơn vị thời hạn toán để thu tiền khách hàng * Thu tiền bán hàng Đối với bán buôn + Thanh toán chuyển khoản + Thanh toán tiền mặt Đối với bán lẻ Nhân viên giao hàng người thu tiền khách hàng thông qua phiếu giao hàng tốn, ngày nộp tiền vào qu 2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn chu trình bán hàng thu tiền a Báo cáo doanh thu tồn cơng ty Báo cáo doanh thu tồn cơng ty phó phòng kế toán lập cho biết doanh thu chi nhánh tất khoản doanh thu, giúp ban lãnh đạo cơng ty xác định doanh thu thực 14 chi nhánh, hoạt động bán hàng chi nhánh b Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng kế toán chi nhánh lập, cho biết doanh thu tiêu thụ mặt hàng chi nhánh tháng Cuối tháng, kế toán báo cáo cho giám đốc điều hành chi nhánh để biết tình hình tiêu thụ mặt hàng cụ thể Từ để biết mặt hàng tiêu thụ tốt, mặt hàng tiêu thụ tìm hiểu nguy n nh n để khắc phục c Báo cáo chi tiết công nợ phải thu khách hàng Báo cáo chi tiết công nợ phải thu khách hàng chi nhánh kế tốn cơng nợ chi nhánh lập, dùng để theo dõi biến động công nợ khách hàng 2.2.6 Kiểm soát tổ chức thơng tin chu trình bán hàng thu tiền 2.3 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI GIA LAI 2.3.1 Ƣu điểm Công ty ứng dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho việc ghi chép tính tốn số liệu kế tốn cung cấp kịp thời thơng tin theo u cầu quản lý lãnh đạo Ứng dụng phần mềm kế tốn giúp cho việc tổ chức thơng tin kế toán chi nhánh thuận lợi, nhanh chóng; đáp ứng u cầu thơng tin trước gửi báo cáo cho văn phòng cơng ty Việc tổ chức hình thức kế tốn ph n tán giúp giảm bớt khối lượng cơng việc văn phòng cơng ty Thiết kế sổ kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý 15 chi nhánh văn phòng cơng ty Chứng từ lập đầy đủ đánh số thứ tự trước sử dụng tu n theo quy định hành Quy trinh kế toán thực rõ ràng; phân công, phân nhiệm quy định nhiệm vụ cá nhân hoạt động bán hàng thu tiền chi nhánh rõ ràng phù hợp với đặc thù chi nhánh Ở chi nhánh tổ chức tốt việc ghi nhận thông tin ban đầu; xử lý cung cấp thông tin đầy đủ hoạt động bán hàng thu tiền chi nhánh cho văn phòng cơng ty 2.3.2 Nhƣợc điểm a Phần mềm kế tốn cơng ty Cơng ty ứng dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác hỗ trợ ghi chép tính tốn số liệu kế liệu kế tốn văn phòng cơng ty, chi nhánh Tuy nhiên, phần mềm kế toán khơng có liên kết thơng tin văn phòng công ty chi nhánh, chi nhánh với b Tổ chức liệu mã hóa đối tượng kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty Hiện nay, việc xây dựng mã khách hàng công ty mang tính gợi nhớ, chưa có thống việc xây dựng mã khách hàng Trong trình nhập liệu ban đầu bị nhầm lẫn khách hàng có mã số thuế khách hàng chưa có đặt mã khách hàng khách hàng trùng tên với Tập tin danh mục từ điển thiếu tập tin danh mục nhân viên, tập tin phiếu giao hàng chi tiết phiếu giao hàng Tập tin số danh mục thiếu thông tin quan trọng để cung cấp thông tin cách nhanh chóng xác danh mục hàng hóa thiếu số lượng tồn kho tối thiểu, số lượng tồn kho tối ưu số lượng tồn kho 16 c Tổ chức thông tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Việc tiếp nhận đơn đặt hàng xảy nhầm lẫn, sai sót: Khi khách hàng gửi thơng báo đặt hàng cho công ty, việc thông báo qua điện thoại để đặt hàng, Thiếu kết nối nhân viên giao hàng nên việc cung cấp thông tin cho thủ kho để xác định bán hàng chưa xác: Trong trình chào hàng, số lượng tồn kho cập nhật máy tính bảng liệu vào đầu ngày Tuy nhiên, chào hàng nhân viên chào hàng khơng có liên lạc với nhau, đơn hàng cập nhật vào phần mềm kế toán theo thời gian quy định Phiếu xuất kho lưu phòng kế tốn nhân viên giao hàng giữ để theo dõi tổng hàng hóa nhận để giao cho khách, thủ kho khơng có chứng từ để lưu trữ, đối chiếu kiểm tra số lượng hàng hóa mà dựa vào thẻ kho Có thể dẫn đến sai sót trình kiểm tra nhập – xuất – tồn số lượng hàng hóa d Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Thông thường, cuối tháng chứng từ báo cáo chi nhánh gửi l n văn phòng cơng ty để tổng hợp kiểm tra Vì vậy, cuối tháng cơng việc kế tốn văn phòng cơng ty nhiều, cơng việc bị dồn ứ, không xử lý kịp dẫn đến việc làm báo cáo bị chậm Công ty tập trung vào báo cáo tài chính, chưa trọng vào việc lập báo cáo bán hàng thu tiền để phục vụ thông tin cho nhà quản lý 17 Các báo cáo kế tốn tồn cơng ty làm vào cuối tháng, khóa sổ có báo cáo chi nhánh chuyển Vì vậy, báo cáo nhanh phục vụ cho định nhà quản lý có độ xác khơng cao KẾT LUẬN CHƢƠNG CHƢƠNG ĐỊNH HƢỚNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI GIA LAI 3.1 ĐỊNH HƢỚNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI GIA LAI Sau phân tích thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty chương 2, nhận diện điểm hạn chế với mong muốn hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình hiệu hơn, tác giả đưa số định hướng để hoàn thiện sau: 3.1.1 Hồn thiện hệ thống thơng tin sở định hƣớng ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể ERP phần mềm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Bản chất ERP hệ thống tích hợp chức khác doanh nghiệp chức tài kế tốn, quản lý nhân sự, bán hàng, mua hàng, quản lý kho vào hệ thống Áp dụng ERP giúp doanh nghiệp có khả kiểm sốt cách tồn diện chặt chẽ tồn hệ thống thơng tin mình, nâng cao 18 tốc độ, chất luợng truyền đạt thông tin phận; tạo mối quan hệ liên kết chặt chẽ phận doanh nghiệp, giúp cho hoạt động doanh nghiệp thực cách nhịp nhàng, xác hiệu Ứng dụng ERP mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích to lớn Tuy nhi n nhà điều hành, quản lý cần nhận định rõ khó khăn, hạn chế cơng ty thời điểm thách thức trình phát triển cạnh tranh ba đến năm năm tới Từ đó, xác định nhu cầu đầu tư hệ thống ERP xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển doanh nghiệp khả tiếp nhận, vận hành đội ngũ nh n vi n 3.1.2 Chuẩn hóa mã liệu Cơng ty cần chu n hóa mã đối tượng cho tồn cơng ty Các mã liệu đồng từ chi nhánh đến tồn cơng ty tạo điều kiện cho việc tích hợp kết xuất thông tin dễ dàng, tăng cường chất lượng báo cáo quản trị phục vụ cho việc định lãnh đạo cơng ty 3.1.3 Hồn thiện quy trình Quy trình kế tốn cần thống với quy trình tồn doanh nghiệp để đảm bảo đáp ứng yêu cầu hệ thống ERP Các quy trình sau hồn thiện phải có thống chu n hóa tồn cơng ty Có phân công, phân nhiệm rõ ràng phối hợp chặt chẽ với cá nhân, phận nghiệp vụ công ty Tăng cường khả kiểm tra, đối chiếu phận với Bên cạnh để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Ban lãnh đạo, quản lý cơng ty cần ban hành quy định, sách để phù hợp với hệ thống 19 3.1.4 Hoàn thiện chứng từ, sổ kế toán báo cáo kế toán Doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống chứng từ, sổ kế toán báo cáo kế toán, quản trị cụ thể nội dung, hình thức, thời điểm cung cấp thông tin đối tượng cung cấp thông tin nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế tốn nhanh chóng đảm bảo thơng tin cung cấp thông tin kịp thời cần thiết Hệ thống ERP n n có hệ thống mở linh hoạt cho phép mở rộng thêm báo cáo có nhu cầu phát sinh 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI GIA LAI 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức liệu mã hóa đối tƣợng quản lý chu trình bán hàng thu tiền cơng ty a Hồn thiện mã hóa đối tượng quản lý chu trình bán hàng thu tiền công ty + Mã khách hàng: gồm ký tự VD: Khách hàng bán buôn Công ty Cổ phần Gia Lai CTC có mã khách hàng B1CTCGL; Khách hàng bán buôn hộ kinh doanh Nguyễn Thị Lụa, Tp.Pleiku, Gia Lai có mã khách hàng B1NTLPK; Khách hàng bán lẻ hộ kinh doanh Nguyễn Thị Lan, An Khê có mã khách hàng L1NTLAK + Mã hàng hóa: gồm ký tự VD: Mì Kokomi đại tơm chua cay cơng ty cổ phần Masan (65gr/gói) nhóm hàng thực ph m tiêu dùng thiết yếu, loại mì tơm có mã sản ph m 1MT001; Phân NPKVN G14TC 18 nhóm phân bón, loại ph n vơ có Mã sản ph m 4VC001 + Mã nhân viên: gồm ký tự VD: Nh n vi n bán hàng Đặng 20 Văn Quyết chi nhánh có Mã nhân viên 01BH01; Nhân viên giao hàng Trần Thanh Hưng chi nhánh Qui Nhơn có Mã nh n viên QNGH01 b Hoàn thiện thiết kế tập tin sở liệu chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Thơng qua tìm hiểu xem xét thực trạng liệu chu trình bán hàng thu tiền công ty cho thấy, danh mục từ điển cơng ty thiếu số danh mục tập tin số danh mục thiếu thơng tin quan trọng để thuận tiện việc kiểm tra tổng hợp Tác giả đề xuất giải pháp hoàn thiện thiết kế tập tin sở liệu chung cho Công ty qua bảng 3.1 3.2.2 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình bán hàng thu tiền cơng ty a Quy trình khai báo thơng tin khách hàng Quy trình dùng để khai báo khách hàng thông tin li n quan đến khách hàng cần quản lý vào hệ thống Thông tin khách hàng quản lý tập trung văn phòng cơng ty, toàn liệu khách hàng gửi văn phòng cơng ty để khai báo cập nhật Việc đảm bảo tính xác thơng tin, thông tin quản lý tập trung tránh trùng lặp dễ dàng cho việc quản lý b Hoạt động xử lý đơn hàng Đối với hoạt động bán buôn, nhận đơn đặt hàng khách hàng, phòng kinh doanh (nhân viên bán hàng) tiến hành cập nhật thông tin đơn đặt hàng vào chương trình Chương trình truy xuất thơng tin khách hàng từ liệu Danh mục khách hàng để kiểm tra thơng tin tình hình cơng nợ khách hàng; thông tin hợp đồng ký kết lấy từ Danh mục hợp đồng để kiểm tra quy định ký kết thực đơn hàng; thông tin hàng hóa truy xuất từ liệu tập tin Danh mục hàng hóa, số lượng hàng 21 tồn kho có đủ điều kiện để đáp ứng đơn hàng hay không Nếu công nợ khách hàng thực thêm đơn hàng vượt hạn mức cho phép hệ thống thơng báo, lúc cần gửi thơng tin đến trưởng phòng kinh doanh để phê duyệt Đối với hoạt động bán lẻ, cần có kết nối trực tiếp máy tính bảng nhân viên chào hàng phần mềm kế tốn Trong q trình chào hàng, hệ thống máy tính nhân viên có liên kết với liên kết với phần mềm kế toán Khi kết thúc đơn chào hàng, số lượng tồn kho cập nhật ngay, tránh việc số lượng đặt hàng nhiều số lượng tồn c Hoạt động giao hàng Đơn hàng kế tốn hàng hóa chấp nhận, tự động in phiếu giao hàng, phiếu xuất kho hóa đơn giá trị gia tăng Số liên hóa đơn giá trị gia tăng phiếu giao hàng không thay đổi; nhiên, phiếu xuất kho chứng từ lập thành liên Trong đó, li n giao cho phận kế tốn – tài lưu trữ, liên giao cho phận kho lưu trữ làm chứng từ để cập nhật thẻ kho, liên giao cho nh n vi n giao hàng để kiểm tra tổng số hàng hóa nhận đối chiếu, kiểm tra với số lượng phiếu giao hàng riêng lẻ 3.3.3 Hoàn thiện chứng từ, sổ kế tốn báo cáo kế tốn chu trình bán hàng thu tiền a Hoàn thiện chứng từ sử dụng chu trình bán hàng thu tiền Về Đơn đặt hàng Hiện công ty tiến hành nhận yêu cầu đặt hàng khách hàng qua điện thoại, điều tiềm n nhiều rủi ro: nội dung yêu cầu đặt hàng khách hàng khơng xác tiếp nhận thơng tin sai, dẫn đến lập sai hóa đơn số lượng, chủng loại, số tiền, khách hàng Vì cơng ty nên thiết kế 22 Đơn đặt hàng liên, nhân viên phòng kinh doanh thiết kế, sau đăng l n web cơng ty, khách hàng tải đơn đặt hàng về, hồn thiện nó, sau gửi fax gửi trực tiếp đến cho cơng ty Sau có đủ chữ ký bên, khách hàng giữ bản, phòng kinh doanh giữ chuyển cho phòng kế tốn – tài cập nhật đơn hàng để làm sở lập Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng Hóa đơn giá trị gia tăng Công Ty cổ phần TM Gia Lai 56 Lê Lợi ĐƠN ĐẶT HÀNG T n người đặt hàng: Ngày đặt hàng: Địa chỉ: Ngày giao hàng dự kiến: Điện thoại: Hình thức tốn: STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi Người đặt hàng Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Hình 3.4 Mẫu đơn đặt hàng b Hồn thiện báo cáo kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Tr n sở kế thừa thông tin tổ chức xử lý chu trình bán hàng mà luận văn hồn thiện n u trên, sau hoàn thành hoạt động nghiệp vụ cho chu trình bán hàng, 23 phận chức truy cập liệu sẵn có, chương trình lập báo cáo công tác bán hàng thu tiền phục vụ cho công tác quản lý định như: - Báo cáo thời hạn nợ Đối với Công ty Thương mại, hoạt động bán hàng hoạt động nhất, cốt lõi tạo nên doanh thu lợi nhuận, giúp doanh nghiệp tồn phát triển Uy tín tốn khả tốn khách hàng mua chịu có ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu cơng ty Vì vậy, việc quản lý theo dõi công nợ khách hàng quan trọng - Báo cáo theo dõi doanh thu theo loại hàng, nhóm khách hàng, khu vực, vùng miền cụ thể Để Công ty ngày phát triển mở rộng phạm vi kinh doanh, công ty cần có báo cáo đánh giá tình hình ti u thụ sản ph m nhóm khách hàng, vùng miền, khu vực Tại chi nhánh, kế tốn lập bảng thống kê doanh thu bán hàng loại hàng hóa, nhóm khách hàng nhóm hàng hóa khác nhằm đánh giá tình hình ti u thụ sản ph m thời kỳ, thời điểm khác để đưa biện pháp mareting phù hợp việc phân phối số lượng hàng hóa KẾT LUẬN CHƢƠNG 24 KẾT LUẬN Trước bối cảnh kinh tế ngày hội nhập sâu rộng, điều kiện cạnh tranh khốc liệt kinh tế, doanh nghiệp Việt Nam cần phải nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý, tiết kiệm chi phí kinh doanh để tồn phát triển Hoàn thiện, nâng cao hiệu hoạt động tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần Thương mại Gia Lai nhu cầu cấp thiết nhằm đạt mục tiêu cao – lợi nhuận Đề tài tìm hiểu chung hệ thống thơng tin kế tốn tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trinh bán hàng thu tiền doanh nghiệp Đánh giá thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu tình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần Thương mại Gia Lai để nhận diện hạn chế, bất cập sở liệu; quy trình thực chưa đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin hoạt động bán hàng thu tiền Công ty Dựa tr n sở lý luận thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty, tác giả đưa định hướng việc ứng dụng phần mềm phù hợp với nhu cầu làm việc quản lý công ty, đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn quy trình cụ thể chu trình bán hàng thu tiền, chu n hóa sở liệu tồn cơng ty xây dựng mã cho phù hợp với tình hình, đặc điểm hoạt động kinh doanh Cơng ty Từ đó, hàng hóa ghi nhận xác, doanh thu ghi nhận kịp thời, cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời cho hoạt động quản lý hoạt động định ban lãnh đạo công ty Hoạt động bán hàng thu tiền công ty ngày diễn trôi chảy, mang lại hiệu tốt cao ... THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI GIA LAI Sau phân tích thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Công ty. .. tin chu trình bán hàng thu tiền 2.3 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI GIA LAI 2.3.1 Ƣu điểm Công ty ứng dụng phần mềm kế toán. .. tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty Cổ phần thương mại Gia Lai - Đưa định hướng đề xuất số giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công