một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại công ty cổ phần h & t

i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực tập công ty cổ phần H & T, gặp khơng khó khăn thử thách, nhờ có giúp đỡ nhiệt tình thầy bạn bè giúp em hồn thành luận văn tốt nghiệp Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Nguyễn Thành Cường – giảng viên trực tiếp hướng dẫn, truyền đạt kiến thức kinh nghiệm để giúp đỡ em hoàn thành khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô khoa Kế tốn – Tài chính, tồn thể anh chị phịng kế tốn cơng ty cổ phần H & T – người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt thời gian thực tập Và cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ, động viên tất bạn, người cho em nhiều lời khuyên quý báu bổ ích Em xin chân thành cảm ơn Nha Trang, tháng 06 năm 2012 Sinh viên thực Trần Thị Thương ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Error! Bookmark not defined.i DANH MỤC BẢNG BIỂU viii DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ viii LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Sự cần thiết hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Mục đích hệ thống kiểm sốt nội 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.4.1 Mơi trường kiểm sốt 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 1.1.4.3 Hệ thống thông tin truyền thông 12 1.1.4.4 Các hoạt động kiểm soát 14 1.1.4.5 Giám sát 17 1.1.5 Những nhân tố đe dọa đến hiệu hệ thống kiểm soát nội hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội 17 1.1.5.1 Những nhân tố đe dọa đến hiệu hệ thống KSNB 17 1.1.5.2 Những hạn chế vốn có hệ thống KSNB 18 1.1.6 Các phương pháp mô tả hiểu biết hệ thống KSNB 19 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 19 1.2.1 Khái niệm chu trình hàng tồn kho kiểm sốt nội chu trình hàng tồn kho 19 iii 1.2.2 Kiểm sốt nội chu trình hàng tồn kho 22 1.2.2.1 Kiểm soát chức mua hàng 22 1.2.2.2 Kiểm soát chức nhận hàng, lưu kho 22 1.2.2.3 Kiểm soát chức xuất kho 23 1.2.2.4 Kiểm soát chức sản xuất 24 1.2.2.5 Kiểm soát chức lưu kho, xuất kho thành phẩm tiêu thụ 24 1.2.2.6 Kiểm soát quản lý tồn kho 25 1.2.3 Một số rủi ro thường gặp sai phạm tiềm tàng phổ biến kiểm soát hàng tồn kho 25 1.2.3.1 Một số rủi ro thường gặp chế kiểm soát tương ứng 25 1.2.3.2 Một số sai phạm tiềm tàng phổ biến hàng tồn kho 26 CHƯƠNG 27 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN H & T 27 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN H & T 27 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty 27 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty 28 2.1.2.1 Chức 28 2.1.2.2 Nhiệm vụ 28 2.1.3 Tổ chức quản lý sản xuất công ty 29 2.1.3.1 Tổ chức máy quản lý 29 2.1.3.2 Tổ chức sản xuất 33 2.1.3.3 Quy trình sản xuất công ty 34 2.1.3.4 Các sản phẩm chủ yếu công ty 34 2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD công ty thời gian vừa qua 35 2.1.4.1 Các nhân tố bên 35 2.1.4.2 Các nhân tố bên 36 iv 2.1.5 Đánh giá khái quát hoạt động SXKD công ty thời gian qua 36 2.1.6 Phương hướng phát triển công ty năm tới 38 2.2 TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 39 2.2.1 Tổ chức máy kế toán 39 2.2.2 Chức nhiệm vụ 41 2.2.3 Tổ chức chứng từ kế toán 42 2.2.4 Hệ thống tài khoản sử dụng công ty 42 2.2.5 Hệ thống sổ kế toán 42 2.2.5.1 Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ kế toán 42 2.5.2.2 Các loại sổ sử dụng công ty 45 2.2.6 Hình thức kế tốn áp dụng 45 2.3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY 45 2.3.1 Các hoạt động chủ yếu chu trình kế tốn hàng tồn kho 45 2.3.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ 48 2.3.2.1 Kế tốn tăng vật tư/CCDC mua ngồi (theo đặt hàng) 48 2.3.2.2 Kế toán tăng vật tư mua (khi cần hàng tức thời) 50 2.3.2.3 Kế toán giảm vật tư/ CCDC xuất dùng cho sản xuất sản phẩm 52 2.3.2.4 Kế toán xuất vật tư cho bảo hành .54 2.3.2.5 Kế toán xuất sản phẩm tiêu thụ 55 2.3.3 Xử lý nghiệp vụ kế toán .57 2.3.3.1 Nghiệp vụ tăng hàng tồn kho 57 2.3.3.2 Nghiệp vụ giảm hàng tồn kho 58 2.3.4 Chứng từ, sổ sách sử dụng 59 2.3.5 Kiểm soát nội khoản mục hàng tồn kho công ty 60 2.3.5.1 Về mua hàng, nhập kho 60 2.3.5.2 Về xuất kho sử dụng/ xuất sản phẩm tiêu thụ 65 v 2.3.5.3 Về quản lý hàng tồn kho 67 2.4 Đánh giá khái quát hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 70 2.4.1 Ưu điểm 70 2.4.2 Hạn chế 70 CHƯƠNG 71 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN H & T 71 Biện pháp 1: Thực nguyên tắc ủy quyền cho việc xét duyệt hoạt động nghiệp vụ mua hàng 71 Biện pháp 2: Thực nguyên tắc luân phiên nhân viên mua hàng 72 Biện pháp 3: Hồn thiện sách mua hàng công ty 72 Biện pháp 4: Tiết kiệm vật tư trình sản xuất 72 Biện pháp 5: Thực tốt công tác quản lý tồn kho 73 Biện pháp 6: Kiểm soát ứng dụng chương trình kế tốn máy chu trình hàng tồn kho 73 Biện pháp 7: Hoàn thiện hệ thống sổ sách 74 KẾT LUẬN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC vi DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CCDC: Công cụ dụng cụ HTK: Hàng tồn kho KSNB: Kiểm soát nội PNK: Phiếu nhập kho PXK: Phiếu xuất kho SXKD: Sản xuất kinh doanh vii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Bảng tổng hợp sản phẩm chủ yếu công ty 35 Bảng 2.2: Bảng tổng hợp số tiêu đánh giá kết SXKD công ty giai đoạn 2009 – 2011 37 Bảng 2.3: Bảng loại sổ sử dụng công ty 45 Bảng 2.4: Bảng câu hỏi KSNB trình mua hàng nhập kho 60 Bảng 2.5: Bảng đánh giá KSNB trình mua hàng nhập kho 62 Bảng 2.6: Bảng câu hỏi KSNB nghiệp vụ xuất HTK 65 Bảng 2.7: Bảng đánh giá KSNB nghiệp vụ xuất HTK 66 Bảng 2.8: Bảng câu hỏi KSNB quản lý tồn kho 67 Bảng 2.9: Bảng đánh giá KSNB quản lý tồn kho 69 viii DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty 30 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức sản xuất công ty 33 Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuất cơng ty 34 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức máy kế tốn cơng ty 40 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hình thức kế tốn cơng ty 44 Sơ đồ 2.6: Sơ đồ dòng vận động chu trình hàng tồn kho 46 Lưu đồ 2.1: Lưu đồ kế toán tăng vật tư/CCDC mua ( theo đặt hàng) 49 Lưu đồ 2.2: Lưu đồ kế toán tăng vật tư mua (khi cần hàng tức thời ) 51 Lưu đồ 2.3: Lưu đồ kế toán giảm vật tư/ CCDC xuất dùng cho sản xuất 53 Lưu đồ 2.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xuất vật tư cho bảo hành 54 Lưu đồ 2.5: Lưu đồ kế toán xuất sản phẩm tiêu thụ 56 LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Ngày nay, kiểm sốt nội (KSNB) đóng vai trò quan trọng hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống KSNB tốt giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế, góp phần lớn việc phát huy nội lực, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh Trong hàng tồn kho (HTK) ln trung tâm ý doanh nghiệp Tại công ty cổ phần H&T, HTK chiếm tỉ trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, nghiệp vụ phát sinh xoay quanh HTK phong phú, phức tạp Sự phức tạp ảnh hưởng đến công tác tổ chức hạch toán việc ghi chép hàng ngày, làm tăng khả xảy sai phạm HTK Chính vậy, đề tài hướng đến việc hồn thiện hệ thống KSNB nhằm hạn chế gian lận sai sót, góp phần giúp tài sản đơn vị sử dụng mục đích hiệu Đó lý mà em chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình hàng tồn kho cơng ty cổ phần H & T” làm khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Xuất phát từ vấn đề đặt ra, đề tài tập trung giải mục tiêu chủ yếu sau đây: (1) Phân tích đánh giá thực trạng KSNB chu trình hàng tồn kho Cơng ty Cổ phần H & T (2) Trên sở mặt tồn KSNB đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho cho Cơng ty Cổ phần H & T Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đề tài chủ yếu nghiên cứu KSNB chu trình hàng tồn kho cơng ty cổ phần H & T Cụ thể vấn đề liên quan đến nghiệp vụ nhập kho, xuất kho quản lý hàng tồn kho công ty Số liệu phản ánh nghiệp vụ nhập xuất kho minh họa tháng 10 năm 2011 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu vấn, quan sát, phân tích kết hợp với việc thu thập nghiên cứu tài liệu liên quan đến chu trình kế tốn hàng tồn kho Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống KSNB chu trình hàng tồn kho Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB chu trình hàng tồn kho công ty cổ phần H & T Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình hàng tồn kho cơng ty cổ phần H & T Những đóng góp đề tài Kết nghiên cứu đề tài làm rõ điểm mạnh, điểm hạn chế hệ thống kiểm sốt nội cơng ty, thơng qua việc phân tích thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình hàng tồn kho cơng ty Trên sở đó, đề tài đưa giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty nhằm giảm thất tài sản, đảm bảo an tồn tài sản cho cơng ty cổ phần H & T Tuy nhiên thời gian hiểu biết em hạn chế nên nội dung đề tài hẳn nhiều thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô bạn để luận văn hoàn thiện 62 Bảng 2.5: Bảng đánh giá KSNB trình mua hàng nhập kho Mục tiêu Các thủ tục kiểm soát kiểm soát Đánh công ty áp Ưu điểm Nhược điểm dụng Mua hàng Công ty tiến hành Giúp nhân viên mua phải hoạt động mua hàng hàng xác định chủng loại, có phiếu yêu cầu chủng loại hàng phận sử dụng quy cách hóa cần mua phiếu yêu cầu Hạn chế - Ban lãnh đạo công Giúp công ty tránh gian lận ty trực tiếp ký hợp việc xảy gian mua đồng với nhà cung lận, hàng thất thoát khoản tiền lớn mua cấp lơ hàng có giá trị lớn Đối với trường hợp mua vật tư cần sử thường xuyên dụng thiệt hại phận SX cử có xảy gian người chuyên mua lận lâu dài để sử dụng, không đáng kể lập hợp đồng Số Mua cơng ty lượng - mua tối ưu Khi nhận Đảm bảo số lượng phiếu yêu cầu hàng mua cần thiết phận sử dụng, phòng tổng hợp xét, duyệt đặt hàng 63 - Có ký duyệt người có thẩm quyền Giá hợp Phòng tổng hợp nhận Giá Do công ty đặt bảng báo giá từ thống hai bên hàng nhà lý nhà cung cấp thường trước đặt hàng cung cấp truyền xuyên tiến hành thống nên đặt hàng có thơng đồng nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng nhà cung cấp để đội giá, hưởng khoản chênh lệch không cho phép, gây tổn thất cho công ty Nhận hàng - Công ty có lập - Thủ tục đảm bảo số phận nhận hàng để hàng mua đạt yêu cầu lượng kiểm tra hàng trước chất lượng đảm bảo nhập kho (người - Đồng thời có chất lượng nhận hàng có đủ trình nhầm lẫn chủng độ chuyên môn loại, mẫu mã từ phía hàng hóa) nhà cung cấp việc kiểm tra giúp phát nhầm lẫn - Có phân chia Hạn chế khả trách nhiệm phận mua hàng cấu kết phận mua hàng với nhà cung cấp để nhận hàng mua hàng không đạt 64 - Bộ phận sử dụng chất lượng, không phù tách biệt với phận hợp mua hàng Ghi chép Thủ kho kế toán - Đảm bảo nghiệp đầy đủ theo dõi đầy đủ, chi vụ xảy ghi vụ tiết hàng hóa, vật tư sổ nghiệp mua hàng, đối chiếu với nhập kho - Việc đối chiếu đảm bảo số lượng hàng sổ sách thực tế khớp với Tồn chứng từ Thơng tin cung cấp cho chuyển sang phịng kế tốn hạch tốn vào kế tốn sổ sách đầy đủ xác.Hạn chế tình trạng gây áp lực cơng việc vào kỳ báo cáo 65 2.3.5.2 Về xuất kho sử dụng/ xuất sản phẩm tiêu thụ: Bảng 2.6: Bảng câu hỏi KSNB nghiệp vụ xuất HTK Câu hỏi 1/ Các nghiệp vụ xuất kho có dựa phiếu Trả lời Có Khơng Ghi x u cầu vật tư phê chuẩn hay dựa đơn đặt hàng sản xuất khơng? 2/ Vật tư xuất kho có kiểm tra đầy đủ x số lượng không? 3/ Cơng ty có tìm hiểu trước khách hàng x khơng? 4/ Hàng gửi bán cơng ty có theo x hàng gửi bán dõi không? 5/ Trước giao hàng cho khách cơng ty có Cơng ty khơng có x tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm khơng? 6/ Có trường hợp sản phẩm cơng ty x bị khách hàng trả lại không? 7/ Việc ghi sổ nghiệp vụ liên quan đến Công ty khơng có hàng bị trả lại x xuất kho có kịp thời đầy đủ khơng? 8/ Có tách bạch phận kho x phận sử dụng khơng? 9/ Các hóa đơn bán hàng có đánh số x thứ tự trước hay khơng? Hóa đơn đặt in theo mẫu cơng ty 10/ Tồn chứng từ liên quan có chuyển phịng kế tốn khơng? x 66 Bảng 2.7: Bảng đánh giá KSNB xuất hàng tồn kho Mục tiêu Các thủ tục kiểm kiểm sốt sốt mà cơng ty Đánh giá Ưu điểm Nhược điểm áp dụng Vật tư/CCDC - Quy định định Hạn chế khả xuất kho sản mức vật tư xuất vật tư dư thừa so xuất không bị với yêu cầu sản xuất dư thừa, lãng phí - Vật tư/CCDC xuất kho có hợp lý - Bộ phận kho phận sử dụng tách bạch Vật tư/CCDC Vật tư, dụng cụ Thủ tục công xuất đảm bảo kiểm tra số ty giúp hạn chế số lượng lượng chất lượng việc xuất vật tư bị hư chất lượng trước xuất cho hỏng, phẩm chất phận sử dụng cho sản xuất Vật tư/CCDC Việc tổ chức sản Đảm bảo thực - Một số công nhân sử dụng hiệu xuất kiểm tốt cơng tác sản xuất cịn thiếu ý thức quả, tiết kiệm việc tiết kiệm tra, giám sát quản đốc phân xưởng Ghi chép đầy Toàn chứng từ Cung cấp đầy đủ đủ nghiệp liên vụ xuất kho quan thơng tin cho kế tốn chuyển cho phịng hạch tốn vật tư 67 kế tốn Sản phẩm Sản phẩm công Thủ tục giúp cho xuất giao cho ty sau sản xuất sản phẩm đến tay khách hàng qua khâu kiểm khách hàng đảm bảo đảm bảo yêu định giao chất lượng, tạo uy tín cầu khách cho khách cho công ty hàng 2.3.5.3 Về quản lý hàng tồn kho: Bảng 2.8: Bảng câu hỏi KSNB quản lý tồn kho Câu hỏi Trả lời Có 1/ Hàng tồn kho không thuộc quyền kiểm Ghi Không x Cơng ty khơng có sốt doanh nghiệp có quản lý tài sản th ngồi, riêng khơng? hàng hóa nhận giữ hộ, bán hộ, nhận ký gửi 2/ Trên văn phịng cơng ty có mở kho bảo x quản hàng tồn kho không? 3/ Hệ thống kho bảo quản có an tồn khơng? x 4/ Vật tư, hàng hóa kho có kiểm x tra tổ chức bảo quản tốt khơng? 5/ Cơng ty có tn thủ tốt quy định x phòng cháy, chữa cháy khơng? 6/ Có độc lập thủ kho kế tốn kho x hàng khơng? 7/ Định kỳ có tiến hành kiểm kê hàng tồn x 68 kho khơng? 8/ Nếu có trường hợp bất thường cẩn kiểm x Các trường hợp bất kê hàng tồn kho cơng ty có kiểm kê thường có khơng? cố, tra, phát thiếu hụt… 9/ Sau kiểm kê xong có lập biên x kiểm kê khơng? 10/ Biên kiểm kê có đầy đủ chữ ký x không? 11/ Các biên kiểm kê có đối chiếu, x điều chỉnh số liệu phù hợp với thực tế kiểm kê không? 12/ Việc giải chênh lệch thừa/thiếu có x hợp lý khơng? Tùy theo nguyên nhân mà có cách giải hợp lý 13/ Vật tư, cơng cụ q trình sản xuất x có kiểm sốt khơng? 14/ Cuối kỳ có tiến hành đánh giá sản phẩm dở dang khơng? Quản đốc xưởng giám sát x phân 69 Bảng 2.9: Bảng đánh giá KSNB quản lý tồn kho Mục tiêu Các thủ tục kiểm kiểm soát Đánh giá sốt mà cơng ty Ưu điểm Nhược điểm áp dụng Hạn chế - Công ty tiến Đảm bảo cho hàng Việc kiểm tra đối cắp hàng tồn hành kiểm kê định tồn kho số sách chiếu đơi lúc cịn kho kỳ hàng tồn kho, thực tế phù hợp mang tính chất thủ đối chiếu sổ sách với nhau, dễ dàng tục thực tế việc quản lý kiểm soát hàng - Xử lý có tồn kho chênh lệch Hàng tồn kho Cơng ty có mở kho Thủ tục giúp cho tổ chức bảo quản hàng tồn hàng hóa, vật tư bảo quản tốt kho kho bảo quản tốt, hạn chế giảm chất lượng HTK Công ty tuân thủ tốt Thủ tục hạn chế quy định khả xảy phòng cháy, chữa hỏa hoạn, gây cháy mát, hư hỏng hàng tồn kho Mức tồn kho Xác định mức tồn Thủ tục giúp hạn tối ưu tối ưu, báo cáo chế tình trạng ứ tồn kho vượt qua đọng thiếu vật thấp mức tư an toàn 70 2.4 Đánh giá khái quát hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 2.4.1 Ưu điểm  Có phân chia trách nhiệm: Đối với nghiệp vụ nào, từ hình thành kết thúc không cá nhân giải mặt mà có phân chia trách nhiệm cho nhiều người Điều giúp cho nhân viên kiểm sốt lẫn nhau, hạn chế khả nhân viên gây sai phạm  Hầu hết hoạt động chu trình hàng tồn kho người có thẩm quyền xét duyệt  Có tiến hành kiểm kê định kỳ bất thường hàng tồn kho công ty, đối chiếu chứng từ, số liệu thực tế sổ sách…hạn chế việc thất tài sản cơng ty  Tất chứng từ liên quan đến chu trình chuyển phịng kế tốn lưu theo thời gian quy định Đảm bảo chứng từ lưu giữ đầy đủ cần kiểm tra đối chiếu nhanh chóng tiện lợi  Về máy kế tốn: Được tổ chức tập trung nên thuận tiện trình hạch tốn Đồng thời cơng ty có sử dụng hình thức kế tốn máy nên tiết kiệm nhiều thời gian việc ghi sổ sách, xử lý lập báo cáo, giảm thiểu sai sót trình ghi chép 2.4.2 Hạn chế  Trong q trình mua ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ cơng ty q coi trọng nhà cung cấp truyền thống mà bỏ qua nhà cung cấp Do dễ xảy tình trạng móc nối nhân viên mua hàng nhà cung cấp  Trong trường hợp mua hàng mà không lập hợp đồng, công ty cử nhân viên chuyên mua Tuy mua với giá trị không lớn thường xun có xảy gian lận thiệt hại lâu dài đáng kể cơng ty  Một số cơng nhân cịn thiếu ý thức việc tiết kiệm vật tư  Việc kiểm tra, đối chiếu cịn mang tính chất thủ tục nên đôi lúc chưa thực giúp công ty phát sai sót tổ chức xử lý chứng từ 71 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN H & T Qua tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình hàng tồn kho công ty cổ phần H & T cho thấy cơng ty cịn mắc phải số hạn chế cơng tác kiểm sốt hoạt động mua hàng, nhập kho; xuất kho quản lý tồn kho Để khắc phục hạn chế đó, em xin đưa số ý kiến nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm sốt hàng tồn kho cơng ty sau: Biện pháp 1: Thực nguyên tắc ủy quyền cho việc xét duyệt hoạt động nghiệp vụ mua hàng Qua phần đánh giá khái quát ta thấy, hầu hết hoạt động công ty người có thẩm quyền xét duyệt Tuy nhiên việc ủy quyền, xét duyệt công ty chủ yếu lệnh, chưa có bảng phân cơng văn Vì vậy, công ty nên lập bảng phân công ủy quyền xét duyệt chứng từ liên quan đến chu trình, quy định cụ thể chứng từ có thẩm quyền xét duyệt Và người có thẩm quyền xét duyệt vắng ủy quyền lại cho ai? Đối với việc phân công ủy quyền xét duyệt chi tiết giúp cá nhân có trách nhiệm giám sát, phê chuẩn, ký duyệt hoạt động phạm vi thẩm quyền giao Nếu vượt thẩm quyền quy định phải chịu hồn tồn trách nhiệm xảy sai sót, gian lận Bảng phân quyền cịn để xem xét tính đầy đủ, hợp lệ chứng từ, sở cho q trình kiểm sốt độc lập nghiệp vụ xảy Sử dụng bảng phân quyền giúp phận liên quan đến chu trình chủ động cơng việc mình, việc diễn trôi chảy, không chồng chéo, bế tắc, ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng công ty 72 Biện pháp 2: Thực nguyên tắc luân phiên nhân viên mua hàng Khi cần vật tư để sản xuất mà kho khơng cịn cơng ty giao cho người chuyên mua Mặc dù giá trị vật tư mua trường hợp không lớn thường xuyên có xảy gian lận khó kiểm sốt lâu dài gây tổn thất đáng kể cho cơng ty Vì cơng ty nên hốn đổi vị trí mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp định thời gian dài dẫn đến trường hợp nhân viên mua hàng thơng đồng với nhà cung cấp ghi khống hóa đơn ghi sai giá để hưởng chênh lệch không cho phép, gây thiệt hại cho cơng ty Ngồi cơng ty nên áp dụng số sách kỷ luật chặt chẽ nhân viên gian lận lợi ích cá nhân Biện pháp 3: Hoàn thiện sách mua hàng công ty Khi cần cung cấp vật tư, hàng hóa cơng ty liên hệ với nhà cung cấp truyền thống để đặt hàng Như vậy, công ty coi trọng nhà cung cấp truyền thống mà bỏ qua nhà cung cấp Do nhà cung cấp thiếu hàng để cung cấp cơng ty cần hàng gây cản trở cho trình sản xuất Đồng thời dễ xảy gian lận có thơng đồng nhân viên mua hàng nhà cung cấp để đội giá Vì cơng ty cần tạo lập mối quan hệ với nhà cung cấp để tránh rủi ro Điều giúp công ty có nhiều lựa chọn nhà cung cấp, để chọn nhà cung cấp có lợi cho công ty, nhằm đạt yêu cầu bản: giá hợp lý, chất lượng hàng mua tin cậy bán hàng, giao hàng Biện pháp 4: Tiết kiệm vật tư trình sản xuất Việc quản lý sử dụng có hiệu hàng tồn kho hay khơng có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong trình sử dụng vật tư, lượng phế liệu sinh nhiều mức tiêu dùng vật tư cho đơn vị sản phẩm cao, lãng phí vật tư nhiều Do phải phấn đấu hạn chế tới mức thấp lượng phế liệu sinh ra, lượng phế liệu 73 nguyên nhân tổ chức quản lý gây ra; phải kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho để đảm bảo việc sản xuất tiến hành sở yếu tố đầu vào sử dụng cách hiệu hợp lý Việc tổ chức sản xuất công ty kiểm tra, giám sát quản lý phân xưởng; nhiên số cơng nhân cịn thiếu ý thức việc tiết kiệm vật tư Vì cần phải tính tốn, đo đếm thật kỹ lưỡng sử dụng vật tư để tận dụng tối đa vật tư Đồng thời phải tăng cường cơng tác kiểm tra hạch tốn vật tư, thực tốt chế độ quản lý vật tư, tránh lãng phí tài sản doanh nghiệp Biện pháp 5: Thực tốt công tác quản lý tồn kho Thứ nhất, trình kiểm kê hàng tồn kho cơng ty đơi lúc cịn mang tính chất thủ tục Việc đánh giá chất lượng hàng tồn kho có dựa vào yếu tố chủ quan, kiểm kê chưa thực hiệu Vì vậy, cơng ty nên thực nghiêm túc trình kiểm kê Nên xếp hàng tồn kho cách khoa học để kiểm kê nhanh xác Thứ hai, theo dõi cụ thể tình hình nhập – xuất – tồn, xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, mặt hàng cần thiết lập hệ thống mã quản lý khoa học, mã thể số tiêu chí mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu vực lưu trữ cất xếp Huấn luyện người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã, hiểu tuân thủ quy trình nhập hàng, xuất hàng Biện pháp 6: Kiểm soát ứng dụng chương trình kế tốn máy chu trình hàng tồn kho Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy nên giảm thiểu sai sót q trình ghi chép sổ sách Trong trình sử dụng phần mềm kế tốn máy, có kiểm tra kế tốn trước nhập liệu khơng thể tránh khỏi sai sót q trình nhập sơ suất nhân viên nhập liệu Đặc biệt hàng tồn kho, HTK bao gồm nhiều thành phần, thành phần lại có đặc điểm khác nhau, chúng tham gia toàn vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, có nghiệp vụ xảy thường xun với tần suất lớn Chính phải kiểm 74 soát chặt chẽ nhằm ngăn ngừa phát sai sót q trình nhập liệu, xử lý số liệu để đảm bảo kết xử lý thực xác hợp lý Các thủ tục nên áp dụng là: - Kiểm soát đầu vào:  Kiểm soát nguồn liệu  Kiểm tra việc đánh số trước liên tục chứng từ gốc  Kiểm tra phê duyệt chứng từ  Đánh dấu chứng từ sử dụng để tránh nhập liệu nhiều lần chứng từ - Kiểm soát xử lý: Thường xuyên kiểm tra phần mềm sử dụng để đảm bảo phần mềm khơng có lỗi q trình xử lý - Kiểm sốt kết đầu ra:  Xem xét kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thơng tin cung cấp hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin  Đảm bảo số liệu báo cáo phù hợp với số liệu sổ sách Biện pháp 7: Hoàn thiện hệ thống sổ sách Tại công ty cổ phần H&T sổ chi tiết sổ gộp chung làm cho tài khoản gọi sổ chi tiết Việc gộp chung thuận lợi cho việc lưu trữ , nhiên điều lại gây khó khăn cho việc đối chiếu số liệu kiểm tra thông tin Mặc dù sổ chi tiết không bắt buộc, với tính chất phức tạp mức độ trọng yếu hàng tồn kho cơng ty nên tách loại sổ để thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu so sánh 75 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội cánh tay phải đắc lực nhà quản lý Một hệ thống kiểm sốt nội hiệu khơng phát ngăn ngừa sai phạm mà cịn đảm bảo độ tin cậy thơng tin tài Chính xây dựng hệ thống kiểm sốt nội có hiệu mục tiêu nhiệm vụ cấp thiết hàng đầu doanh nghiệp Tuy vai trị hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp lớn, hệ thống kiểm sốt nội yếu gây tổn thất cho doanh nghiệp, ngăn cản doanh nghiệp đạt mục tiêu, nhiệm vụ Nhưng hiểu biết người hệ thống hạn chế nên doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc xây dựng hồn thiện Đối với doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ công ty cổ phần H & T, việc trọng vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội tốt cho cơng ty cịn chứa đựng nhiều hạn chế nhân viên cơng ty chưa thực thấy hết tầm quan trọng hệ thống kiểm sốt nội Chính em hi vọng với biện pháp thủ tục kiểm sốt nêu cơng tác kiểm sốt nội cơng ty hồn thiện hơn, giúp công ty quản lý tốt giảm thiểu rủi ro Do luận văn nhiều thiếu sót nên em mong nhận đóng góp ý kiến thầy tồn thể bạn Em xin chân thành cảm ơn! 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Mạnh Cường, Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn 1, trường Đại Học Nha Trang Nguyễn Tuấn, Bài giảng kiểm toán, trường Đại Học Nha Trang Tiến sĩ Phan Thị Dung, Bài giảng tổ chức hạch toán kế toán, trường Đại Học Nha Trang Bộ tài (2010), Chế độ kế tốn doanh nghiệp 1, Nhà xuất giao thơng vận tải - Thành phố Hồ Chí Minh Chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Bộ Tài Chính, Luật kế tốn năm 2003 Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, Kiểm tốn, Nhà xuất Lao động-Xã hội Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế Hồ Chí Minh (2004), Hệ thống thơng tin kế toán, sửa đổi bổ sung lần 2, Nhà xuất Thống kê – Thành phố Hồ Chí Minh GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS Ngơ Trí Tuệ (2006), Giáo trình Kiểm tốn tài chính, In lần sửa đổi bổ sung, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân - Hà Nội 10 Tham khảo số luận văn khóa trước ... Thực trạng h? ?? thống KSNB chu trình h? ?ng t? ??n kho công ty cổ phần H & T Chương 3: M? ?t số biện pháp nhằm hoàn thiện h? ?? thống KSNB chu trình h? ?ng t? ??n kho cơng ty cổ phần H & T Những đóng góp đề t? ?i... trình h? ?ng t? ??n kho Cơng ty Cổ phần H & T (2) Trên sở m? ?t t? ??n KSNB đề xu? ?t giải pháp nhằm h? ??n thiện h? ?? thống kiểm s? ?t nội chu trình h? ?ng t? ??n kho cho Cơng ty Cổ phần H & T Đối t? ?ợng phạm vi nghiên cứu... TRẠNG H? ?? THỐNG KIỂM SO? ?T NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH H? ?NG T? ??N KHO T? ??I CƠNG TY CỔ PHẦN H & T 27 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN H & T 27 2.1.1 Lịch sử h? ?nh thành ph? ?t triển cơng ty