Nghiệp vụ này được bắt đầu bằng việc nhập kho hàng mua, lập biên bản giao nhận hàng. Tất cả hàng hóa mua về sẽ được chuyển tới bộ phận kho, bộ phận này tiến hành nhập kho. Thủ kho lâp phiếu nhập kho ghi rõ số lượng, quy cách của hàng
thực nhập, ghi sổ và chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chức năng nhận hàng, lưu kho gồm:
Hàng hóa nhận về phải được kiểm tra cả về số lượng và chất lượng bởi một bộ phận độc lập với bộ phận mua hàng và bộ phận lưu kho được gọi là Phòng nhận hàng. Phòng nhận hàng có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhận, kiểm định chất lượng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay không, đồng thời cũng loại bỏ những hàng hóa bị lỗi, kém phẩm chất… Sau đó lập Biên bản nhận hàng (phiếu nhận hàng) chuyển tới bộ phận kho.
Phải có sự cách ly về trách nhiệm giữa người ghi sổ và người quản lý kho hàng.
Kế toán phải kiểm tra, đối chiếu, so sánh giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới tiến hành việc ghi sổ. Những hóa đơn liên quan đến hàng đã mua nhưng đang trên đường đi thì cần phải quản lý riêng. Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng lên phòng kế toán để ghi sổ kịp thời. Lập bảng kê các chi phí được tính vào giá gốc của hàng mua. Đối chiếu số liệu hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết. Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan.
