Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Đối với trường hợp vật tư cần dùng ngay mà trong kho không còn (như sơn, ốc vít, đinh V…) thì khi có yêu cầu vật tư sẽ có một người chuyên đi mua về sử dụng, còn thừa nhập kho. Hàng mua được thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
Người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp để làm căn cứ cuối tháng quyết toán với công ty. Hóa đơn cùng với phiếu yêu cầu vật tư sẽ được chuyển cho thủ kho để kiểm tra và nhập kho.
Thủ kho chuyển bộ chứng từ cho kế toán vật tư làm căn cứ lập phiếu nhập kho (2 liên). Kế toán thanh toán lập phiếu kế toán. Liên 2 PNK được giao lại cho thủ kho để ghi thẻ kho. Các chứng từ còn lại kế toán tổng hợp làm căn cứ nhập liệu để vào sổ cái chi tiết tài khoản 152 và các tài khoản liên quan.
Toàn bộ chứng từ và sổ sách được lưu tại phòng kế toán.
2.3.2.3. Kế toán giảm vật tư/CCDC do xuất dùng cho sản xuất sản phẩm
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Bộ phận phân xưởng gửi yêu cầu cấp vật tư/CCDC trình quản đốc phân xưởng xem xét, ký duyệt. Sau đó phiếu yêu cầu này sẽ được chuyển cho thủ kho. Thủ kho kiểm tra, tiến hành xuất vật tư và chuyển lại cho kế toán vật tư để làm căn cứ lập phiếu xuất kho gồm 2 liên.
Phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển 1 liên cho thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, liên còn lại sẽ chuyển cho phòng kế toán, cùng với phiếu yêu cầu vật tư kế toán tổng hợp sẽ dùng làm căn cứ nhập liệu, vào sổ cái chi tiết 152, 153, 621, 627…
2.3.2.4. Kế toán xuất vật tư cho bảo hành
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Sản phẩm được xuất bán cho khách hàng, trong thời gian bảo hành, nếu máy thiết bị có hư hỏng do yếu tố khách quan thì công ty sẽ có trách nhiệm bảo hành.
Căn cứ vào phiếu đề nghị bảo hành sản phẩm của khách hàng, phòng tổng hợp sẽ lập phiếu đề nghị xuất vật tư bảo hành làm 2 liên, trình giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó lưu 1 liên, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư làm căn cứ lập phiếu xuất kho 2 liên (sau khi thủ kho kiểm tra, xuất vật tư). PXK trình GĐ- KTT ký duyệt. 1 liên PXK chuyển lại cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho, liên còn lại cùng các chứng từ khác kế toán tổng hợp dùng để làm căn cứ nhập liệu, ghi sổ cái chi tiết 152 và sổ cái chi tiết các tài khoản liên quan.
2.3.2.5. Kế toán xuất sản phẩm đi tiêu thụ
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Theo đặt hàng của khách hàng thì phòng tổng hợp lập hợp đồng kinh tế gồm 4 bản và trình giám đốc- kế toán trưởng ký kết với khách hàng, sau đó mỗi bên giữ 1 bản để làm căn cứ cho giao dịch mua bán. Phòng tổng hợp lưu 1 bản, bản còn lại chuyển cho phòng kế toán.
(Sản phẩm của doanh nghiệp được sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế. Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ không được nhập kho mà được xuất trực tiếp từ phân xưởng để giao cho khách).
Hợp đồng được chuyển đến phòng kế toán sẽ được kế toán vật tư làm căn cứ lập phiếu xuất kho, kế toán thanh toán lập hóa đơn GTGT ( 3 liên ), liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 sẽ được dùng làm căn cứ lập phiếu kế toán, sau đó kế toán tổng hợp nhập liệu vào sổ cái chi tiết 154, 632 và các tài khoản liên quan. Chứng từ và sổ sách được lưu tại phòng kế toán.
2.3.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán
2.3.3.1. Nghiệp vụ tăng hàng tồn kho
- Căn cứ hóa đơn giá trị gia tăng liên 2 số 0091554, phiếu nhập kho PN35 mua các sản phẩm khí CO2, cổ cong 350, chụp khí, đầu hàn 1.2, dây hàn VG 50, khí Argon của công ty TNHH 1 TV TM&DV Hoàng Phong ngày 29/10/2011, tổng giá trị chưa thuế là 2.497.891 đồng, thuế 10%, kế toán hạch toán như sau:
Nợ 152: 2.497.891 Nợ 1331: 249.789
Có 331(H.Phong): 2.747.680
- Căn cứ hóa đơn giá trị gia tăng liên 2 số 0015855, phiếu nhập kho PN23 mua các sản phẩm sắt, thép của công ty Ngọc Huệ ngày 12/10/2011, tổng giá trị hàng mua là 13.462.000 đồng, chiết khấu thương mại 5%, thuế 10%, kế toán hạch toán như sau:
Nợ 1521: 13.462.000 * 95%= 12.788.900 Nợ 1331: 1.278.890
Có 331(N.Hue): 14.067.790
- Căn cứ HĐGTGT liên 2 số 0015972, phiếu nhập kho PN31 mua 70 tấm inox của công ty Ngọc Huệ ngày 28/10/2011, đơn giá 392.000 đồng/tấm, thuế 10%, đã trả bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán hạch toán như sau:
Nợ 1521: 70 * 392.000 = 27.440.000 Nợ 1331: 2.744.000
Có 1121: 30.184.000
- Căn cứ HĐGTGT số 0002259, phiếu nhập kho PN28 ngày 25/10/2011, nhập kho mua một số vật liệu phụ trị giá 3.500.000 đồng, một số phụ tùng trị giá 95.520.000 đồng, thuế 10%. Vật liệu phụ trả bằng tiền mặt, phụ tùng thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán định khoản như sau:
+ Nợ 1522: 3.500.000 Nợ 1331: 350.000 Có 1111: 3.850.000
+Nợ 1524: 9.552.000 Nợ 1331: 955.200
Có 1121: 10.507.200
2.3.3.2. Nghiệp vụ giảm hàng tồn kho
- Căn cứ phiếu xuất kho PX18 ngày 13/10/2011 xuất 20 lít dầu để chạy thử máy tiện đã làm trong tháng 3 trước khi giao cho khách hàng, kế toán hạch toán như sau:
Nợ 621: 309.400 Có 1523: 309.400
- Căn cứ phiếu xuất kho PX27 ngày 19/10/2011 xuất 3 cái máy khoan để phục vụ sản xuất, mỗi máy trị giá 1.259.000 đồng, kế toán hạch toán như sau:
Nợ 6273: 3.777.000 Có 153: 3.777.000
- Căn cứ phiếu xuất kho PX49 ngày 24/10/2011, xuất 1 máy đập than củi ép từ trấu (Mô tơ giảm tốc 3HP 1/6) bán cho công ty TNHH 1 thành viên Tiến Vy đơn giá xuất 11.120.000 đồng, kế toán hạch toán như sau:
Nợ 632: 11.120.000 Có 154: 11.120.000
- Căn cứ phiếu xuất kho PX26 ngày 18/10/2011 xuất nguyên vật liệu chính cho sản xuất, giá xuất 20.780.100 đồng, kế toán hạch toán như sau:
Nợ 621: 20.780.100 Có 1521: 20.780.100
- Căn cứ phiếu xuất kho PX09 ngày 05/10/2011 xuất bi có giá trị là 500.000 đồng để thay lại máy xay hạt đã bán được trong tháng 8 do lỗi của nhà sản xuất, kế toán hạch toán như sau:
Nợ 6278: 500.000 Có 1522: 500.000
2.3.4. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hợp đồng kinh tế
- Phiếu yêu cầu vật tư, công cụ dụng cụ… - Bảng báo giá - Đơn đặt hàng - Hợp đồng kinh tế - Phiếu nhập kho - Hóa đơn bán hàng/HĐGTGT - Phiếu giao hàng
- Phiếu xuất kho - Phiếu kế toán
- Phiếu đề nghị bảo hành
- Phiếu đề nghị xuất vật tư bảo hành - Thẻ kho
- Sổ cái chi tiết 152, 153, 154, 131, 331,…
2.3.5. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục hàng tồn kho tại công ty
2.3.5.1. Về mua hàng, nhập kho:
Bảng 2.4: Bảng câu hỏi KSNB đối với quá trình mua hàng nhập kho
Trả lời Câu hỏi
Có Không Ghi chú 1/ Phiếu yêu cầu có được trưởng bộ phận
quản lý trực tiếp phê chuẩn không?
x
2/ Công ty có tiến hành tham khảo giá cả trước khi đặt hàng không?
x Tham khảo bảng báo giá của các nhà cung cấp truyền thống. 3/ Đơn đặt hàng được lập có sự xét duyệt của
giám đốc công ty hay không?
x
4/ Đơn đặt hàng có ghi rõ số lượng, quy cách, mẫu mã và chất lượng của hàng cần mua hay không?
x
6/ Việc mua hàng có được phân công cho một nhân viên cố định trong công ty hay không?
x Do phòng tổng hợp đảm nhận
7/ Có phải mọi đặt hàng với nhà cung cấp đều phải lập đơn đặt hàng hay hợp đồng mua bán không?
x Đối với trường hợp mua vật tư cần sử dụng ngay thì bộ phận SX sẽ cử một người chuyên đi mua về để sử dụng, không lập hợp đồng 8/ Hàng mua đang trên đường đi có được
theo dõi hay không?
x Công ty không có hàng mua đang trên đường đi
9/ Có sự phân chia trách nhiệm giữa các bên liên quan tới việc mua hàng không?
x
10/ Người mua hàng có kiêm nhiệm việc nhận hàng không?
x
11/ Người nhận hàng có đủ trình độ chuyên môn về chất lượng hàng hóa không?
x Bộ phận nhận hàng gồm 1 nhân viên kho, 1 nhân viên phòng tổng hợp và 1 nhân viên kế toán (có sự hỗ trợ của 1 nhân viên phòng kỹ thuật về chất lượng hàng)
12/ Hàng mua có được kiểm tra số lượng, chất lượng khi nhận hay không?
x Bộ phận nhận hàng kiểm tra rồi thủ kho mới tiến hành nhập kho 13/ Khi nhận hàng, người nhận có ký nhận
vào giấy giao do người giao mang đến không?
x
14/ Các nghiệp vụ mua hàng có được ghi sổ đầy đủ và kịp thời không?
x
15/ Khi việc mua hàng hoàn tất có gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán không?
Bảng 2.5: Bảng đánh giá KSNB đối với quá trình mua hàng nhập kho Đánh giá Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát mà công ty đã áp dụng
Ưu điểm Nhược điểm
Mua hàng phải đúng chủng loại, quy cách Công ty chỉ tiến hành hoạt động mua hàng khi có phiếu yêu cầu của bộ phận sử dụng
Giúp nhân viên mua hàng xác định đúng chủng loại của hàng hóa cần mua như trong phiếu yêu cầu
Hạn chế gian lận trong mua hàng
- Ban lãnh đạo công ty trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp
Đối với trường hợp mua vật tư cần sử dụng ngay thì bộ phận SX sẽ cử một người chuyên đi mua về để sử dụng, không lập hợp đồng
Giúp công ty tránh được việc xảy ra gian lận, thất thoát một khoản tiền lớn khi mua các lô hàng có giá trị lớn
Mua ít nhưng nếu thường xuyên thì thiệt hại của nó nếu có xảy ra gian lận về lâu dài sẽ là rất đáng kể đối với công ty
Số lượng mua tối ưu
- Khi nhận được phiếu yêu cầu của bộ phận sử dụng, phòng tổng hợp xét, duyệt rồi mới đặt hàng
Đảm bảo số lượng hàng mua là cần thiết
- Có sự ký duyệt của những người có thẩm quyền Giá cả hợp lý Phòng tổng hợp nhận bảng báo giá từ các nhà cung cấp thường xuyên rồi tiến hành đặt hàng
Giá cả đã được sự thống nhất giữa hai bên trước khi đặt hàng. Do công ty chỉ đặt hàng những nhà cung cấp truyền thống nên có thể có sự thông đồng giữa nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng và nhà cung cấp để đội giá, hưởng khoản chênh lệch không cho phép, gây tổn thất cho công ty - Công ty có lập một
bộ phận nhận hàng để kiểm tra hàng trước khi nhập kho (người nhận hàng có đủ trình độ chuyên môn về hàng hóa)
- Thủ tục này đảm bảo hàng mua đạt yêu cầu về chất lượng.
- Đồng thời nếu có sự nhầm lẫn về chủng loại, mẫu mã từ phía nhà cung cấp thì việc kiểm tra này sẽ giúp phát hiện nhầm lẫn. Nhận hàng đúng số lượng và đảm bảo chất lượng - Có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận mua hàng và nhận hàng Hạn chế khả năng bộ phận mua hàng cấu kết với nhà cung cấp để mua hàng không đạt
- Bộ phận sử dụng tách biệt với bộ phận mua hàng chất lượng, không phù hợp Thủ kho và kế toán theo dõi đầy đủ, chi tiết hàng hóa, vật tư và đối chiếu với nhau
- Đảm bảo các nghiệp vụ xảy ra đều được ghi sổ.
- Việc đối chiếu đảm bảo số lượng hàng trên sổ sách và thực tế khớp với nhau Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Toàn bộ chứng từ chuyển sang phòng kế toán
Thông tin cung cấp cho kế toán hạch toán vào sổ sách là đầy đủ và chính xác.Hạn chế tình trạng gây áp lực công việc vào mỗi kỳ báo cáo
2.3.5.2. Về xuất kho sử dụng/ xuất sản phẩm đi tiêu thụ:
Bảng 2.6: Bảng câu hỏi KSNB đối với nghiệp vụ xuất HTK
Trả lời Câu hỏi
Có Không Ghi chú 1/ Các nghiệp vụ xuất kho có dựa trên phiếu
yêu cầu vật tư đã được phê chuẩn hay dựa trên đơn đặt hàng sản xuất không?
x
2/ Vật tư xuất kho có được kiểm tra đầy đủ về số lượng không?
x
3/ Công ty có tìm hiểu trước về khách hàng không?
x
4/ Hàng gửi bán của công ty có được theo dõi không?
x Công ty không có hàng gửi bán
5/ Trước khi giao hàng cho khách công ty có tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm không?
x
6/ Có trường hợp nào sản phẩm của công ty bị khách hàng trả lại không?
x Công ty không có hàng bị trả lại
7/ Việc ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến xuất kho có kịp thời và đầy đủ không?
x
8/ Có sự tách bạch giữa bộ phận kho và bộ phận sử dụng không?
x
9/ Các hóa đơn bán hàng có được đánh số thứ tự trước hay không?
x Hóa đơn được đặt in theo mẫu của công ty
10/ Toàn bộ chứng từ liên quan có được chuyển về phòng kế toán không?
Bảng 2.7: Bảng đánh giá KSNB đối với xuất hàng tồn kho Đánh giá Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát mà công ty đã áp dụng
Ưu điểm Nhược điểm
Vật tư/CCDC xuất kho sản xuất không bị dư thừa, lãng phí - Quy định định mức vật tư - Vật tư/CCDC xuất kho đều có căn cứ hợp lý
- Bộ phận kho và bộ phận sử dụng tách bạch
Hạn chế khả năng xuất vật tư dư thừa so với yêu cầu sản xuất.
Vật tư/CCDC xuất đảm bảo số lượng và chất lượng
Vật tư, dụng cụ đều được kiểm tra về số lượng và chất lượng trước khi xuất cho bộ phận sử dụng
Thủ tục này của công ty giúp hạn chế được việc xuất vật tư bị hư hỏng, kém phẩm chất cho sản xuất.
Vật tư/CCDC sử dụng hiệu quả, tiết kiệm
Việc tổ chức sản xuất được sự kiểm tra, giám sát của quản đốc phân xưởng Đảm bảo thực hiện tốt công tác sản xuất - Một số công nhân còn thiếu ý thức trong việc tiết kiệm vật tư
Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ xuất kho
Toàn bộ chứng từ liên quan được chuyển cho phòng
Cung cấp đầy đủ thông tin cho kế toán hạch toán.
kế toán Sản phẩm
xuất giao cho khách hàng đảm bảo yêu cầu của khách hàng
Sản phẩm của công ty sau khi sản xuất được qua khâu kiểm định rồi mới giao cho khách
Thủ tục này giúp cho sản phẩm đến tay khách hàng đảm bảo chất lượng, tạo uy tín cho công ty
2.3.5.3. Về quản lý hàng tồn kho:
Bảng 2.8: Bảng câu hỏi KSNB đối với quản lý tồn kho
Trả lời Câu hỏi
Có Không Ghi chú 1/ Hàng tồn kho không thuộc quyền kiểm
soát của doanh nghiệp thì có được quản lý riêng không?
x Công ty không có tài sản thuê ngoài, hàng hóa nhận giữ hộ, bán hộ, nhận ký gửi.
2/ Trên văn phòng công ty có mở kho bảo quản hàng tồn kho không?
x
3/ Hệ thống kho bảo quản có an toàn không? x 4/ Vật tư, hàng hóa trong kho có được kiểm tra và tổ chức bảo quản tốt không?