Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ quá trình đặt hàng mua cho đến thời điểm sản phẩm được xuất để bán.
Để mô tả các hoạt động chủ yếu trong chu trình hàng tồn kho của công ty ta có sơ đồ 2.5 dưới đây:
Đơn đặt Nhập kho Xuất hàng mua kho
Sản phẩm không nhập kho, được xuất từ phân xưởng giao cho khách hàng
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ dòng vận động của chu trình hàng tồn kho
a, Quá trình đặt hàng mua
Căn cứ phiếu yêu cầu mua sắm vật tư, công cụ dụng cụ của bộ phận sử dụng, phòng tổng hợp tiến hành xem xét, ký duyệt, sau đó lập đơn đặt hàng giao cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp lập hợp đồng kinh tế theo các điều khoản đã thỏa thuận giữa hai bên.
Đối với quá trình lựa chọn nhà cung cấp thì do công ty quá chú trọng vào các nhà cung cấp truyền thống nên thường khi cần mua hàng thì sẽ liên hệ với các nhà cung cấp truyền thống mà bỏ qua các nhà cung cấp khác.
b, Quá trình giao- nhận hàng, nhập kho hàng mua
Thường thì nhà cung cấp sẽ chở hàng đến tận công ty. Nhân viên kho, kế toán vật tư và một nhân viên phòng tổng hợp sẽ xác định số lượng hàng nhận, kiểm định chất lượng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay không và tiến hành nhập kho. Kế toán lập phiếu nhập kho ghi rõ số lượng, quy cách của hàng thực nhập. Kế toán ghi nhận sự tăng hàng tồn kho, nếu mua chịu thì kế toán ghi nhận khoản nợ mua chịu, khoản nợ này được thanh toán khi đến thời hạn ghi trong hợp đồng. Còn
mua CCDC/ hàng hóa CCDC vào sản xuất Sản phẩm
đối với những vật tư cần dùng ngay mà trong kho không còn (chẳng hạn như sơn, giấy nhám, ốc vít, đinh V…) thì sẽ có một người chuyên đi mua về sử dụng, còn thừa nhập kho. Tiền mua hàng trong trường hợp này được thanh toán ngay bằng tiền mặt.
c, Quá trình sản xuất
Đây là một quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Khi nhận được yêu cầu cấp vật tư đã được duyệt của bộ phận sản xuất, và căn cứ vào định mức vật tư quy định thì kế toán sẽ kiểm tra và lập phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất vật tư cho phân xưởng.
d, Quá trình xuất sản phẩm đi tiêu thụ
Đối với những khách hàng truyền thống của công ty thì họ sẽ gọi điện đến đặt hàng hoặc là đến công ty để thỏa thuận và ký kết hợp đồng mua bán.
Còn đối với những khách hàng mới thì giám đốc của công ty sẽ trực tiếp đến công ty đối tác để ký hợp đồng với họ.
Bộ phận sản xuất sẽ tiến hành sản xuất sản phẩm theo yêu cầu trong đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký. Sản phẩm của công ty sau khi hoàn thành, qua khâu kiểm định sẽ không nhập vào kho mà được xuất bán trực tiếp từ phân xưởng.
e, Quá trình kiểm kê hàng tồn kho
Định kỳ hoặc bất thường công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để đánh giá chất lượng và xác định số lượng, phát hiện chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế. Thành phần ban kiểm kê bao gồm thủ kho, kế toán vật tư. Sau khi kiểm kê xong thì sẽ phản ánh kết quả kiểm kê vào biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa. Biên bản này dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị của nguyên vật liệu/ CCDC có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý nguyên vật liệu/ công cụ dụng cụ thừa hay thiếu.
Tất cả trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thừa thiếu công ty sẽ truy tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý phù hợp.
Những đối tượng chủ yếu tham gia vào quy trình:
Người sử dụng ( Bộ phận sản xuất, phòng ban có nhu cầu mua sắm). Thủ kho, nhân viên kho.
Nhân viên kế toán.
Nhân viên phòng tổng hợp: Có vai trò tiếp nhận các phiếu yêu cầu, xem xét và tiến hành đặt hàng.
Nhân viên phòng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng HTK.