2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty cổ phần H&T chuyên sản xuất và thiết kế chế tạo các loại máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế ngành Nông – lâm nghiệp. Bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ 2.3 dưới đây:
Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ và LĐTL Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ
Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp):
Chịu trách nhiệm cao nhất trước giám đốc và pháp luật về tổ chức công tác kế toán và hoạt động tài chính của công ty theo quy định của pháp luật.
Điều hành toàn bộ các mặt hoạt động về tổ chức công tác kế toán, đôn đốc hoạt động tài chính kế toán theo chức năng và nhiệm vụ được giao.
Thanh quyết toán và theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các hoạt động tài chính của công ty.
Theo dõi, ghi chép tổng hợp phản ánh giá vốn, doanh thu tiêu thụ trong quá trình kinh doanh.
Hạch toán, tổng hợp, kiểm tra, lập báo cáo tài chính và các sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật.
Thu thập, lưu trữ toàn bộ chứng từ sổ sách.
Lập kế hoạch hàng quý, hàng năm, kế hoạch thu chi tài chính, mức vốn lao động.
Kế toán vật tư (kế toán tài sản cố định và tiền lương):
Theo dõi tình hình mua, vận chuyển, nhập –xuất, bảo quản, sử dụng vật tư tại công ty.
Mở sổ kế toán ghi chép vật tư được cung tiêu, cung cấp hàng tuần.
Tham gia công tác kiểm kê định kỳ và bất thường.
Ghi chép, phản ánh và theo dõi tài sản cố định trong công ty.
Tính toán và phân bổ mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn tài sản cố định theo quy định.
Kiểm tra tình hình sử dụng lao động và tính lương cho nhân viên. Cung cấp số liệu về tình hình lao động, tiền lương và lập báo cáo tiền lương.
Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm:
Xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của công ty.
Tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo giá thành. Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ:
Lập chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Theo dõi việc thanh quyết toán của khách hàng và cán bộ công nhân viên.
Quản lý, cất giữ và thu chi tiền mặt, các giấy tờ có giá.
Nộp thuế theo quy định.
Ghi chép sổ quỹ, lập báo cáo quỹ hàng tháng.
2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán
Công ty cổ phần H&T tổ chức chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính.
Bảng danh mục chứng từ (xem phụ lục 1 đính kèm). Nhận xét:
Hệ thống chứng từ đang sử dụng tại công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, đồng thời được điều chỉnh phù hợp với những đặc thù và tổ chức hoạt động cũng như việc tổ chức hạch toán của công ty.
2.2.4. Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty
Công ty cổ phần H&T tổ chức hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính.
Bảng danh mục tài khoản (xem phụ lục 2 đính kèm). Nhận xét:
Hệ thống tài khoản được tổ chức tuân thủ theo đúng quy định hiện hành, ngoài ra công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết cần thiết phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty.
2.2.5. Hệ thống sổ kế toán
Với đặc điểm sản xuất, yêu cầu quản lý và trình độ năng lực của bộ máy kế toán, công ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cho hệ thống sổ kế toán tại công ty.
Để thuận tiện cho công tác kế toán, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán ACCSYS.
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi phiếu kế toán; xác đinh tài khoản ghi Nợ - Có để nhập số liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ cái chi tiết.
Cuối tháng (cuối quý) hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ , và lập báo cáo tài chính. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định, in sổ thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hình thức kế toán tại công ty
Sổ quỹ
Phiếu kế toán
Sổ cái chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân
đối số phát sinh
2.5.2.2. Các loại sổ sử dụng tại công ty
Bảng 2.3: Bảng các loại sổ sử dụng tại công ty
STT Tên Sổ Ký hiệu Giữ sổ sách
1 Sổ quỹ SO7-DN Thủ quỹ
2 Sổ tiền gửi ngân hàng SO8-DN Thủ quỹ
3 Sổ cái chi tiết các tài khoản SO4- DN Kế toán tổng hợp
4 Thẻ TSCĐ Kế toán TSCĐ
5 Thẻ kho Thủ kho
(Nguồn: Phòng kế toán)
2.2.6. Hình thức kế toán được áp dụng
Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, tất cả các công việc kế toán như: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ…đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ở khâu ghi chép ban đầu và một số ghi chép cần thiết phục vụ theo sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị và cho công ty.
Ưu điểm của hình thức này là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên hóa cán bộ... Hình thức này phù hợp với đặc điểm cơ cấu quản lý của công ty.
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY. KHO TẠI CÔNG TY.
2.3.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán hàng tồn kho
Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ quá trình đặt hàng mua cho đến thời điểm sản phẩm được xuất để bán.
Để mô tả các hoạt động chủ yếu trong chu trình hàng tồn kho của công ty ta có sơ đồ 2.5 dưới đây:
Đơn đặt Nhập kho Xuất hàng mua kho
Sản phẩm không nhập kho, được xuất từ phân xưởng giao cho khách hàng
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ dòng vận động của chu trình hàng tồn kho
a, Quá trình đặt hàng mua
Căn cứ phiếu yêu cầu mua sắm vật tư, công cụ dụng cụ của bộ phận sử dụng, phòng tổng hợp tiến hành xem xét, ký duyệt, sau đó lập đơn đặt hàng giao cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp lập hợp đồng kinh tế theo các điều khoản đã thỏa thuận giữa hai bên.
Đối với quá trình lựa chọn nhà cung cấp thì do công ty quá chú trọng vào các nhà cung cấp truyền thống nên thường khi cần mua hàng thì sẽ liên hệ với các nhà cung cấp truyền thống mà bỏ qua các nhà cung cấp khác.
b, Quá trình giao- nhận hàng, nhập kho hàng mua
Thường thì nhà cung cấp sẽ chở hàng đến tận công ty. Nhân viên kho, kế toán vật tư và một nhân viên phòng tổng hợp sẽ xác định số lượng hàng nhận, kiểm định chất lượng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay không và tiến hành nhập kho. Kế toán lập phiếu nhập kho ghi rõ số lượng, quy cách của hàng thực nhập. Kế toán ghi nhận sự tăng hàng tồn kho, nếu mua chịu thì kế toán ghi nhận khoản nợ mua chịu, khoản nợ này được thanh toán khi đến thời hạn ghi trong hợp đồng. Còn
mua CCDC/ hàng hóa CCDC vào sản xuất Sản phẩm
đối với những vật tư cần dùng ngay mà trong kho không còn (chẳng hạn như sơn, giấy nhám, ốc vít, đinh V…) thì sẽ có một người chuyên đi mua về sử dụng, còn thừa nhập kho. Tiền mua hàng trong trường hợp này được thanh toán ngay bằng tiền mặt.
c, Quá trình sản xuất
Đây là một quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Khi nhận được yêu cầu cấp vật tư đã được duyệt của bộ phận sản xuất, và căn cứ vào định mức vật tư quy định thì kế toán sẽ kiểm tra và lập phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất vật tư cho phân xưởng.
d, Quá trình xuất sản phẩm đi tiêu thụ
Đối với những khách hàng truyền thống của công ty thì họ sẽ gọi điện đến đặt hàng hoặc là đến công ty để thỏa thuận và ký kết hợp đồng mua bán.
Còn đối với những khách hàng mới thì giám đốc của công ty sẽ trực tiếp đến công ty đối tác để ký hợp đồng với họ.
Bộ phận sản xuất sẽ tiến hành sản xuất sản phẩm theo yêu cầu trong đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký. Sản phẩm của công ty sau khi hoàn thành, qua khâu kiểm định sẽ không nhập vào kho mà được xuất bán trực tiếp từ phân xưởng.
e, Quá trình kiểm kê hàng tồn kho
Định kỳ hoặc bất thường công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để đánh giá chất lượng và xác định số lượng, phát hiện chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế. Thành phần ban kiểm kê bao gồm thủ kho, kế toán vật tư. Sau khi kiểm kê xong thì sẽ phản ánh kết quả kiểm kê vào biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa. Biên bản này dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị của nguyên vật liệu/ CCDC có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý nguyên vật liệu/ công cụ dụng cụ thừa hay thiếu.
Tất cả trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thừa thiếu công ty sẽ truy tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý phù hợp.
Những đối tượng chủ yếu tham gia vào quy trình:
Người sử dụng ( Bộ phận sản xuất, phòng ban có nhu cầu mua sắm). Thủ kho, nhân viên kho.
Nhân viên kế toán.
Nhân viên phòng tổng hợp: Có vai trò tiếp nhận các phiếu yêu cầu, xem xét và tiến hành đặt hàng.
Nhân viên phòng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng HTK.
2.3.2. Lưu đồ luân chuyển chứng từ
PHÒNG TỔNG HỢP NHÀ CUNG CẤP BỘ PHẬN KHO PHÒNG KẾ TOÁN
Bắt đầu
Phiếu yêu cầu mua sắm Lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng 1 Đơn đặt hàng 2 Hợp đồng ĐK Hợp đồng ĐK Hợp đồng ĐK Hợp đồng ĐK Phiếu yêu cầu
mua sắm 2 Lập hợp đồng, 2 bên ký kết Hợp đồng ĐK Hợp đồng ĐK 2 Phiếu nhập kho 2 Nhập liệu Ghi sổ
Sổ cái chi tiết 152, 153,...
N Phiếu yêu cầu
mua sắm N Phiếu nhập kho 1 Thẻ kho Hợp đồng đã ký Phiếu yêu cầu
mua sắm HĐGTGT (Liên 2) N Nhận hàng, ký Kết thúc Ghi thẻ kho NCC N Lập PNK Phiếu nhập kho 1 Hợp đồng đã ký Phiếu yêu cầu
mua sắm HĐGTGT
(Liên 2) Hợp đồng ĐK
Phiếu yêu cầu mua sắm HĐGTGT (Liên
2)
Hợp đồng ĐK Phiếu yêu cầu
mua sắm HĐGTGT (Liên
2)
P.Kế toán
P.Kế toán
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua sắm vật tư, CCDC của bộ phận sử dụng, phòng tổng hợp tiến hành xem xét, ký duyệt và lập đơn đặt hàng ( 2 bản ) , một bản lưu, một bản giao cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ lập hợp đồng kinh tế gồm 4 bản. Hợp đồng sau khi được giám đốc 2 bên ký kết sẽ có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 2 bản để làm căn cứ cho giao dịch mua bán.
Phòng tổng hợp giữ 1 bản, bản còn lại cùng với phiếu yêu cầu mua sắm và hóa đơn GTGT liên 2 (do nhà cung cấp giao khi giao hàng) sẽ được chuyển cho thủ kho. Sau khi hàng đã được kiểm tra bởi bộ phận nhận hàng thì thủ kho tiến hành nhập kho hàng mua, rồi chuyển chứng từ cho phòng kế toán. Kế toán vật tư làm căn cứ lập phiếu nhập kho ( 2 liên). Đồng thời kế toán thanh toán cũng căn cứ vào hóa đơn GTGT để lập phiếu kế toán. Liên 2 PNK sẽ được chuyển lại cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho, còn các chứng từ còn lại kế toán tổng hợp dùng để làm căn cứ nhập liệu vào sổ cái chi tiết các tài khoản 152, 153,… và các tài khoản liên quan.
Toàn bộ chứng từ và sổ sách sẽ được lưu tại phòng kế toán.
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Đối với trường hợp vật tư cần dùng ngay mà trong kho không còn (như sơn, ốc vít, đinh V…) thì khi có yêu cầu vật tư sẽ có một người chuyên đi mua về sử dụng, còn thừa nhập kho. Hàng mua được thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
Người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp để làm căn cứ cuối tháng quyết toán với công ty. Hóa đơn cùng với phiếu yêu cầu vật tư sẽ được chuyển cho thủ kho để kiểm tra và nhập kho.
Thủ kho chuyển bộ chứng từ cho kế toán vật tư làm căn cứ lập phiếu nhập kho (2 liên). Kế toán thanh toán lập phiếu kế toán. Liên 2 PNK được giao lại cho thủ kho để ghi thẻ kho. Các chứng từ còn lại kế toán tổng hợp làm căn cứ nhập liệu để vào sổ cái chi tiết tài khoản 152 và các tài khoản liên quan.
Toàn bộ chứng từ và sổ sách được lưu tại phòng kế toán.
2.3.2.3. Kế toán giảm vật tư/CCDC do xuất dùng cho sản xuất sản phẩm
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Bộ phận phân xưởng gửi yêu cầu cấp vật tư/CCDC trình quản đốc phân xưởng xem xét, ký duyệt. Sau đó phiếu yêu cầu này sẽ được chuyển cho thủ kho. Thủ kho kiểm tra, tiến hành xuất vật tư và chuyển lại cho kế toán vật tư để làm căn cứ lập phiếu xuất kho gồm 2 liên.
Phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển 1 liên cho thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, liên còn lại sẽ chuyển cho phòng kế toán, cùng với phiếu yêu cầu vật tư kế toán tổng hợp sẽ dùng làm căn cứ nhập liệu, vào sổ cái chi tiết 152, 153, 621, 627…
2.3.2.4. Kế toán xuất vật tư cho bảo hành
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
Sản phẩm được xuất bán cho khách hàng, trong thời gian bảo hành, nếu máy thiết bị có hư hỏng do yếu tố khách quan thì công ty sẽ có trách nhiệm bảo hành.
Căn cứ vào phiếu đề nghị bảo hành sản phẩm của khách hàng, phòng tổng hợp sẽ lập phiếu đề nghị xuất vật tư bảo hành làm 2 liên, trình giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó lưu 1 liên, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư làm căn cứ lập phiếu xuất kho 2 liên (sau khi thủ kho kiểm tra, xuất vật tư). PXK trình GĐ- KTT ký duyệt. 1 liên PXK chuyển lại cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho, liên còn lại