Bảng 2.4: Bảng câu hỏi KSNB đối với quá trình mua hàng nhập kho
Trả lời Câu hỏi
Có Không Ghi chú 1/ Phiếu yêu cầu có được trưởng bộ phận
quản lý trực tiếp phê chuẩn không?
x
2/ Công ty có tiến hành tham khảo giá cả trước khi đặt hàng không?
x Tham khảo bảng báo giá của các nhà cung cấp truyền thống. 3/ Đơn đặt hàng được lập có sự xét duyệt của
giám đốc công ty hay không?
x
4/ Đơn đặt hàng có ghi rõ số lượng, quy cách, mẫu mã và chất lượng của hàng cần mua hay không?
x
6/ Việc mua hàng có được phân công cho một nhân viên cố định trong công ty hay không?
x Do phòng tổng hợp đảm nhận
7/ Có phải mọi đặt hàng với nhà cung cấp đều phải lập đơn đặt hàng hay hợp đồng mua bán không?
x Đối với trường hợp mua vật tư cần sử dụng ngay thì bộ phận SX sẽ cử một người chuyên đi mua về để sử dụng, không lập hợp đồng 8/ Hàng mua đang trên đường đi có được
theo dõi hay không?
x Công ty không có hàng mua đang trên đường đi
9/ Có sự phân chia trách nhiệm giữa các bên liên quan tới việc mua hàng không?
x
10/ Người mua hàng có kiêm nhiệm việc nhận hàng không?
x
11/ Người nhận hàng có đủ trình độ chuyên môn về chất lượng hàng hóa không?
x Bộ phận nhận hàng gồm 1 nhân viên kho, 1 nhân viên phòng tổng hợp và 1 nhân viên kế toán (có sự hỗ trợ của 1 nhân viên phòng kỹ thuật về chất lượng hàng)
12/ Hàng mua có được kiểm tra số lượng, chất lượng khi nhận hay không?
x Bộ phận nhận hàng kiểm tra rồi thủ kho mới tiến hành nhập kho 13/ Khi nhận hàng, người nhận có ký nhận
vào giấy giao do người giao mang đến không?
x
14/ Các nghiệp vụ mua hàng có được ghi sổ đầy đủ và kịp thời không?
x
15/ Khi việc mua hàng hoàn tất có gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán không?
Bảng 2.5: Bảng đánh giá KSNB đối với quá trình mua hàng nhập kho
Đánh giá
Mục tiêu
kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát
mà công ty đã áp
dụng
Ưu điểm Nhược điểm
Mua hàng phải đúng chủng loại, quy cách Công ty chỉ tiến hành hoạt động mua hàng khi có phiếu yêu cầu của bộ phận sử dụng
Giúp nhân viên mua hàng xác định đúng chủng loại của hàng hóa cần mua như trong phiếu yêu cầu
Hạn chế gian lận trong mua hàng
- Ban lãnh đạo công ty trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp
Đối với trường hợp mua vật tư cần sử dụng ngay thì bộ phận SX sẽ cử một người chuyên đi mua về để sử dụng, không lập hợp đồng
Giúp công ty tránh được việc xảy ra gian lận, thất thoát một khoản tiền lớn khi mua các lô hàng có giá trị lớn
Mua ít nhưng nếu thường xuyên thì thiệt hại của nó nếu có xảy ra gian lận về lâu dài sẽ là rất đáng kể đối với công ty
Số lượng mua tối ưu
- Khi nhận được phiếu yêu cầu của bộ phận sử dụng, phòng tổng hợp xét, duyệt rồi mới đặt hàng
Đảm bảo số lượng hàng mua là cần thiết
- Có sự ký duyệt của những người có thẩm quyền Giá cả hợp lý Phòng tổng hợp nhận bảng báo giá từ các nhà cung cấp thường xuyên rồi tiến hành đặt hàng
Giá cả đã được sự thống nhất giữa hai bên trước khi đặt hàng. Do công ty chỉ đặt hàng những nhà cung cấp truyền thống nên có thể có sự thông đồng giữa nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng và nhà cung cấp để đội giá, hưởng khoản chênh lệch không cho phép, gây tổn thất cho công ty - Công ty có lập một
bộ phận nhận hàng để kiểm tra hàng trước khi nhập kho (người nhận hàng có đủ trình độ chuyên môn về hàng hóa)
- Thủ tục này đảm bảo hàng mua đạt yêu cầu về chất lượng.
- Đồng thời nếu có sự nhầm lẫn về chủng loại, mẫu mã từ phía nhà cung cấp thì việc kiểm tra này sẽ giúp phát hiện nhầm lẫn. Nhận hàng đúng số lượng và đảm bảo chất lượng - Có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận mua hàng và nhận hàng Hạn chế khả năng bộ phận mua hàng cấu kết với nhà cung cấp để mua hàng không đạt
- Bộ phận sử dụng tách biệt với bộ phận mua hàng chất lượng, không phù hợp Thủ kho và kế toán theo dõi đầy đủ, chi tiết hàng hóa, vật tư và đối chiếu với nhau
- Đảm bảo các nghiệp vụ xảy ra đều được ghi sổ.
- Việc đối chiếu đảm bảo số lượng hàng trên sổ sách và thực tế khớp với nhau Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Toàn bộ chứng từ chuyển sang phòng kế toán
Thông tin cung cấp cho kế toán hạch toán vào sổ sách là đầy đủ và chính xác.Hạn chế tình trạng gây áp lực công việc vào mỗi kỳ báo cáo
