2.4.1. Ưu điểm
Có sự phân chia trách nhiệm: Đối với bất kỳ một nghiệp vụ nào, từ khi hình thành cho đến khi kết thúc không để cho một cá nhân giải quyết mọi mặt mà đã có sự phân chia trách nhiệm cho nhiều người. Điều này đã giúp cho các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, hạn chế khả năng nhân viên gây ra sai phạm.
Hầu hết các hoạt động trong chu trình hàng tồn kho đều được những người có thẩm quyền xét duyệt.
Có tiến hành kiểm kê định kỳ và bất thường đối với hàng tồn kho tại công ty, đối chiếu chứng từ, số liệu thực tế và sổ sách…hạn chế việc thất thoát tài sản của công ty.
Tất cả chứng từ liên quan đến chu trình đều được chuyển về phòng kế toán và lưu theo thời gian quy định. Đảm bảo chứng từ được lưu giữ đầy đủ và khi cần kiểm tra đối chiếu thì nhanh chóng và tiện lợi.
Về bộ máy kế toán: Được tổ chức tập trung nên thuận tiện trong quá trình hạch toán. Đồng thời công ty có sử dụng hình thức kế toán máy nên tiết kiệm được khá nhiều thời gian trong việc ghi sổ sách, xử lý và lập báo cáo, giảm thiểu được các sai sót trong quá trình ghi chép.
2.4.2. Hạn chế
Trong quá trình mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì công ty quá coi trọng các nhà cung cấp truyền thống mà bỏ qua các nhà cung cấp mới. Do đó rất dễ xảy ra tình trạng móc nối giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
Trong trường hợp mua hàng mà không lập hợp đồng, công ty cử một nhân viên chuyên đi mua. Tuy là mua với giá trị không lớn nhưng nếu thường xuyên và có xảy ra gian lận thì thiệt hại của nó về lâu dài sẽ là rất đáng kể đối với công ty.
Một số công nhân còn thiếu ý thức trong việc tiết kiệm vật tư.
Việc kiểm tra, đối chiếu còn mang tính chất thủ tục nên đôi lúc chưa thực sự giúp công ty phát hiện ra các sai sót trong tổ chức và xử lý chứng từ.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KSNB CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN H & T
Qua tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại công ty cổ phần H & T cho thấy công ty còn mắc phải một số hạn chế trong công tác kiểm soát các hoạt động mua hàng, nhập kho; xuất kho và quản lý tồn kho.
Để khắc phục những hạn chế đó, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho của công ty như sau:
Biện pháp 1: Thực hiện nguyên tắc ủy quyền cho việc xét duyệt các hoạt động trong nghiệp vụ mua hàng.
Qua phần đánh giá khái quát ta thấy, hầu hết các hoạt động trong công ty đều được những người có thẩm quyền xét duyệt. Tuy nhiên việc ủy quyền, xét duyệt trong công ty chủ yếu bằng khẩu lệnh, chưa có bảng phân công bằng văn bản. Vì vậy, công ty nên lập một bảng phân công ủy quyền xét duyệt các chứng từ liên quan đến chu trình, quy định cụ thể đối với mỗi chứng từ thì ai có thẩm quyền xét duyệt. Và khi người có thẩm quyền xét duyệt chính đi vắng thì có thể ủy quyền lại cho ai?
Đối với việc phân công ủy quyền xét duyệt chi tiết như vậy sẽ giúp các cá nhân có trách nhiệm hơn trong giám sát, phê chuẩn, ký duyệt các hoạt động trong phạm vi thẩm quyền được giao của mình. Nếu vượt quá thẩm quyền đã được quy định thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu xảy ra sai sót, gian lận. Bảng phân quyền còn là căn cứ để xem xét tính đầy đủ, hợp lệ của các chứng từ, là cơ sở cho quá trình kiểm soát độc lập các nghiệp vụ xảy ra.
Sử dụng bảng phân quyền còn giúp các bộ phận liên quan đến chu trình chủ động hơn trong công việc của mình, mọi việc diễn ra trôi chảy, không chồng chéo, bế tắc, ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của công ty.
Biện pháp 2: Thực hiện nguyên tắc luân phiên các nhân viên mua hàng.
Khi cần vật tư để sản xuất mà trong kho không còn thì công ty chỉ giao cho một người chuyên đi mua. Mặc dù giá trị vật tư mua trong trường hợp này là không lớn nhưng nếu thường xuyên và có xảy ra gian lận thì sẽ khó kiểm soát và về lâu dài sẽ gây tổn thất rất đáng kể cho công ty.
Vì vậy công ty nên hoán đổi các vị trí mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài dẫn đến trường hợp nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp ghi khống hóa đơn hoặc ghi sai giá để hưởng chênh lệch không cho phép, gây thiệt hại cho công ty. Ngoài ra công ty nên áp dụng một số chính sách kỷ luật chặt chẽ khi nhân viên gian lận vì lợi ích cá nhân.
Biện pháp 3: Hoàn thiện chính sách mua hàng tại công ty
Khi cần cung cấp vật tư, hàng hóa thì công ty sẽ liên hệ với các nhà cung cấp truyền thống để đặt hàng. Như vậy, công ty quá coi trọng các nhà cung cấp truyền thống mà bỏ qua những nhà cung cấp mới. Do đó nếu nhà cung cấp thiếu hàng để cung cấp khi công ty cần hàng thì sẽ gây cản trở cho quá trình sản xuất. Đồng thời cũng rất dễ xảy ra gian lận nếu có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp để đội giá.
Vì vậy công ty cũng cần tạo lập mối quan hệ với những nhà cung cấp mới để tránh những rủi ro này. Điều này cũng giúp công ty có nhiều lựa chọn về nhà cung cấp, để chọn được những nhà cung cấp có lợi nhất cho công ty, nhằm đạt được 3 yêu cầu cơ bản: giá cả hợp lý, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng.
Biện pháp 4: Tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất.
Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình sử dụng vật tư, lượng phế liệu sinh ra càng nhiều thì mức tiêu dùng vật tư cho đơn vị sản phẩm càng cao, lãng phí vật tư càng nhiều. Do đó phải phấn đấu hạn chế tới mức thấp nhất lượng phế liệu sinh ra, nhất là lượng phế liệu do các
nguyên nhân tổ chức và quản lý gây ra; phải kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho để đảm bảo rằng việc sản xuất được tiến hành trên cơ sở các yếu tố đầu vào được sử dụng một cách hiệu quả và hợp lý.
Việc tổ chức sản xuất trong công ty mặc dù được sự kiểm tra, giám sát của quản lý phân xưởng; tuy nhiên một số công nhân vẫn còn thiếu ý thức trong việc tiết kiệm vật tư. Vì vậy cần phải tính toán, đo đếm thật kỹ lưỡng khi sử dụng vật tư để tận dụng tối đa vật tư. Đồng thời phải tăng cường công tác kiểm tra và hạch toán vật tư, thực hiện tốt các chế độ quản lý vật tư, tránh lãng phí tài sản của doanh nghiệp.
Biện pháp 5: Thực hiện tốt công tác quản lý tồn kho.
Thứ nhất, quá trình kiểm kê hàng tồn kho của công ty đôi lúc còn mang tính chất thủ tục. Việc đánh giá chất lượng hàng tồn kho có khi còn dựa vào yếu tố chủ quan, do vậy kiểm kê chưa thực sự hiệu quả. Vì vậy, công ty nên thực hiện nghiêm túc quá trình kiểm kê. Nên sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác.
Thứ hai, theo dõi cụ thể tình hình nhập – xuất – tồn, xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, các mặt hàng cần thiết lập hệ thống mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao thể hiện được một số tiêu chí cơ bản của mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu vực lưu trữ cất xếp. Huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã, hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng.
Biện pháp 6: Kiểm soát ứng dụng chương trình kế toán máy trong chu trình hàng tồn kho.
Công ty sử dụng hình thức kế toán máy nên giảm thiểu được các sai sót trong quá trình ghi chép sổ sách. Trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán máy, tuy có sự kiểm tra của kế toán trước khi nhập liệu nhưng vẫn không thể tránh khỏi sai sót trong quá trình nhập do sơ suất của nhân viên nhập liệu. Đặc biệt là đối với hàng tồn kho, HTK bao gồm nhiều thành phần, mỗi thành phần lại có đặc điểm khác nhau, chúng tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn. Chính vì vậy phải kiểm
soát chặt chẽ nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong quá trình nhập liệu, xử lý số liệu và để đảm bảo kết quả xử lý thực sự chính xác và hợp lý.
Các thủ tục nên áp dụng là: - Kiểm soát đầu vào:
Kiểm soát nguồn dữ liệu
Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục chứng từ gốc
Kiểm tra sự phê duyệt chứng từ
Đánh dấu chứng từ đã sử dụng để tránh nhập liệu nhiều lần cùng một chứng từ
- Kiểm soát xử lý:
Thường xuyên kiểm tra phần mềm đang sử dụng để đảm bảo phần mềm không có lỗi gì trong quá trình xử lý.
- Kiểm soát kết quả đầu ra:
Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin.
Đảm bảo số liệu trên các báo cáo phù hợp với số liệu trên sổ sách.
Biện pháp 7: Hoàn thiện hệ thống sổ sách
Tại công ty cổ phần H&T thì sổ chi tiết và sổ cái được gộp chung làm 1 quyển cho từng tài khoản gọi là sổ cái chi tiết. Việc gộp chung này thuận lợi cho việc lưu trữ , tuy nhiên điều này lại gây khó khăn cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra thông tin. Mặc dù sổ chi tiết là không bắt buộc, nhưng với tính chất phức tạp và mức độ trọng yếu của hàng tồn kho thì công ty nên tách 2 loại sổ này ra để thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và so sánh.
KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ là cánh tay phải đắc lực của các nhà quản lý. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không những phát hiện và ngăn ngừa được các sai phạm mà còn đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính. Chính vì vậy xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả là mục tiêu và nhiệm vụ cấp thiết hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Tuy rằng vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp là rất lớn, và nếu hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém thì sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp, ngăn cản doanh nghiệp đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của mình. Nhưng hiện nay sự hiểu biết của mọi người về hệ thống này còn rất hạn chế nên các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng và hoàn thiện nó.
Đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ như công ty cổ phần H & T, việc chú trọng vào xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt cho công ty còn chứa đựng rất nhiều hạn chế vì các nhân viên trong công ty chưa thực sự thấy hết được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chính vì vậy em hi vọng với những biện pháp về các thủ tục kiểm soát được nêu ở trên thì công tác kiểm soát nội bộ của công ty sẽ hoàn thiện hơn, giúp công ty quản lý tốt hơn và giảm thiểu được các rủi ro.
Do bài luận văn còn rất nhiều thiếu sót nên em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và toàn thể các bạn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bùi Mạnh Cường, Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1, trường Đại Học Nha Trang.
2. Nguyễn Tuấn, Bài giảng kiểm toán, trường Đại Học Nha Trang.
3. Tiến sĩ Phan Thị Dung, Bài giảng tổ chức hạch toán kế toán, trường Đại Học Nha Trang.
4. Bộ tài chính (2010), Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 1, Nhà xuất bản giao
thông vận tải - Thành phố Hồ Chí Minh.
5. Chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
6. Bộ Tài Chính, Luật kế toán năm 2003.
7. Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, Kiểm toán, Nhà xuất bản Lao động-Xã hội.
8. Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế Hồ Chí Minh (2004), Hệ thống thông tin kế toán, sửa đổi và bổ sung lần 2, Nhà xuất bản Thống kê – Thành phố Hồ Chí Minh.
9. GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS. Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình Kiểm toán tài chính, In lần 2 đã sửa đổi bổ sung, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân - Hà
Nội.
10. Tham khảo một số luận văn của các khóa trước.