Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần vina food 1 thái bình

1 LỜI NÓI ĐẦU 1- Sự cần thiết của đề tài: Ngày nay nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định nhưng môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp thì càng ngày càng trở lên gay gắt. Các doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Thể chế càng thông thoáng thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi trước ta cả về công nghệ, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế. Nhiều biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong đó việc “nâng cao nội lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm. Theo đó, việc xây dựng được một Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực, hạn chế rủi ro trong một Công ty. Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế? Và nó được thiết lập như thế nào? Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp được sự chấp thuận của ban chủ nhiệm Khoa Kinh Tế và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình em đã thực hiện đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình” 2- Mục tiêu nghiên cứu: (1). Tìm hiểu thực trạng về hoạt động của Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình. (2). Đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. 3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình. Cụ thể, đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty. 2 4- Phương pháp nghiên cứu: Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát. - Phương pháp phân tích. - Phương pháp phỏng vấn. Bên cạnh đó sử dụng một số công cụ để thu thập các thông tin sau: - Bảng câu hỏi. - Lưu đồ. - Phần mềm vẽ lưu đồ: Microsoft Office Visio 2003. 5- Kết cấu đề tài: Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán. - Chương 2: Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần Vina food 1Thái Bình. - Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện HT KSNB đối với khoản mục kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty. 6- Những đóng góp của đề tài: Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình” đã có những đóng góp sau đây: - Tổng kết được cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ. - Nghiên cứu khái quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán của Công ty. - Nghiên cứu về Hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty. - Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. - Đưa ra các giải pháp giúp hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. 3 Qua thời gian thực tập, được sự giúp đỡ của Công ty đặc biệt là phòng kế toán, sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Thành Cường em đã hoàn thiện đồ án tốt nghiệp với các nội dung như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong Khoa Kinh tế đặc biệt thầy Nguyễn Thành Cường – giảng viên trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình – những người đã giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập. 4 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN. 5 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. 1.1.1. Sự cần thiết của HT KSNB đối với một Công ty. Trong đầu các nhà quản lý doanh nghiệp luôn hình thành rất nhiều câu hỏi: Làm thế nào để ban lãnh đạo kiểm soát được hoạt động của tất cả các bộ phận kể cả bộ phận đó xa trụ sở. Làm thế nào để các nhân viên thực hiện đúng công việc của mình mà không cần đến một người chuyên đi “nhắc nhở”. Làm thế nào để phân quyền, ủy quyền cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học? Làm sao để quản lý được rủi ro, đảm bảo được tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán, các báo cáo tài chính? Từ những vấn đề rất thiết thực này mà khái niệm “HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ” ra đời. Theo các Nhà quản lý: 2 yếu tố để thực hiện KSNB đó là: + Có các thủ tục ấn định bằng văn bản và nhân viên phải làm theo. + Khi ấn định các thủ tục đưa vào đó sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở thành nguyên tắc. Dựa trên các văn bản nhân viên KSNB sẽ kiểm tra thường xuyên mà không chờ các vi phạm đã xảy ra. Vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gì? Nó có tác dụng như thế nào trong công tác quản lý và kế toán của một doanh nghiệp? 1.1.2.Khái niệm: Năm 1992, tổ chức COSO (Committee of Sonsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận. Theo đó: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. 6 Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được 4 nội dung cơ bản sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. *) KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm nhiều hoạt động liên tục, hiện diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất. *) Yếu tố con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục, biểu mẫu mà KSNB được xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ con người trong tổ chức. *) KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của KSNB. Hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của các cán bộ quản lý. Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố lợi ích và chi phí. Tuy người lãnh đạo có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ cũng không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủỉ ro. *) Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: - Đối với các báo cáo tài chính: phải trung thực và hợp lý, phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo được các thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng đến mục tiêu của đơn vị. - Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: Các nguồn lực của đơn vị là có giới hạn, bởi vậy làm sao để tận dụng triệt để chúng, tiết kiệm và có hiệu quả, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… Vậy mục tiêu của HT KSNB rất rộng, chúng bao trùm mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị. 7 1.1.3. Các bộ phận hợp thành HT KSNB . Tuy quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của các đơn vị là khác nhau, việc tổ chức HT KSNB của mỗi đơn vị cũng khác nhau nhưng theo quan điểm phổ biến hiện nay: Có 5 yếu tố cơ bản hình thành lên HT KSNB của đơn vị như sau: 1- Môi trường kiểm soát. 2- Đánh giá rủi ro. 3- Hoạt động kiểm soát. 4- Thông tin và truyền thông. 5- Giám sát. 8 Bảng 1: BẢNG CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HT KSNB HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Bộ phận Các nhân tố 1. Môi trường kiểm soát - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. - Sự trung thực và các giá trị đạo đức. - Chính sách nhân sự. - Cơ cấu tổ chức. - Hội đồng quản trị và ban kiểm soát. - Trình độ và phẩm chất đội ngũ nhân viên. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. - Các nhân tố bên ngoài tổ chức 2. Đánh giá rủi ro. - Nhận diện và Đánh giá rủi ro. - Thiết lập mục tiêu. 3. Các hoạt động kiểm soát. - Phân chia trách nhiệm đầy đủ. - Ủy quyền đúng đắn. - Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin. - Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện. - Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp. - Kiểm soát vật chất và thông tin. 4. Thông tin và truyền thông - Hệ thống chứng từ. - Hệ thống sổ sách. - Hệ thống báo cáo. 5. Giám sát - Giám sát thường xuyên. - Giám sát định kỳ. 9 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Bao gồm: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: Để đáp ứng được yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy các nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên noi theo, đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen riêng của mình, không tạo sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực. - Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả. Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng. Do đó, nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo, giám sát, và huấn luyện họ. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Khi Ủy ban kiểm toán có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Ủy ban kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi chúng trở lên nghiêm trọng. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Mỗi nhà quản lý đều có phong cách điều hành khác nhau: có người ưa dân chủ, người độc đoán trong phong cách lãnh đạo, bởi vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị là khác nhau và nó chi phối các hoạt động của đơn vị. - Cơ cấu tổ chức: Thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác nó là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng của các bộ phận không chồng chéo nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng. 10 - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý một cách cụ thể bằng văn bản nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền. - Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Chính sách nhân sự bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên. - Các nhân tố ngoài tổ chức: Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố đến từ bên ngoài của tổ chức như thay đổi của môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống pháp luật hay các thay đổi của Chế độ kế toán… Khi phân tích, đánh giá, môi trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến các hoạt động của đơn vị đó. 1.1.3.2. Đánh giá rủi ro. Để giới hạn được rủi ro ở mức độ chấp nhận được, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới kiểm soát được rủi ro. - Xác định mục tiêu của đơn vị: Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn. Thiết lập mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như các chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thông qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của người quản lý. - Nhận dạng phân tích rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt động. Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng đến toàn đơn vị. [...]... THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINA FOOD 1 THÁI BÌNH 23 2 .1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 2 .1. 1 Quá trình hình thành và phát triển - Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình - Trụ sở chính: 15 5 Lê Lợi – thành phố Thái Bình – tỉnh Thái Bình - Mã số thuế: 10 00 317 993 - Fax: 036-8 313 68 - Số điện thoại Công ty: + Phòng... vị 1. 2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TR NG DOANH O NGHIỆP 1. 2 .1 KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền Rủi ro tiềm tàng của khoản mục vốn bằng tiền trong đơn vị thường được đánh giá rất cao bởi: - Tiền là khoản mục đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong tài sản ngắn hạn Được dùng để phân tích khả năng thanh toán. .. CÔNG TY 2.2 .1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.2 .1. 1 Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán a) Sơ đồ Kế toán trưởng Thủ Kế toán quỹ TSCĐ Kế toán chi nhánh Tiền Hải Kế toán chi nhánh Đông Hưng Kế toán chi phí, kho hàng Kế toán chi nhánh Vũ Thư Kế toán thanh toán TM,TG Kế toán Kế toán chi nhánh Quỳnh Phụ Kế toán chi nhánh Thái Thụy thuế Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Giải thích: Mô hình kế toán tại Công ty theo hình... 333 1. 167 .16 8 2.0 21. 000.000 28.646.550 .12 2 243 1. 430.570 4 .11 6.000.000 Chênh lệch 2006/ 2005 (+/-) (%) 59. 418 .724.036 30, 71 74.496.889 33 ,17 53.637.689 33 ,17 4. 216 . 315 .464 10 ,57 65.2 41. 922 0,22 264. 217 61. 000.000 29,26 3 ,11 Chênh lệch 2007/ 2006 (+/-) (%) 21. 536.625.574 8,52 1. 125.528.743 376,30 1. 125 .14 5. 010 522,46 2 .14 5.275.540 4,86 -1. 146. 513 .505 -90 263.402 2.095.000.000 -3,85 -27,03 22,57 10 3,66... hệ thống và quá trình xử lý thông tin Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất DL đầu vào DL đầu ra Xử lý dữ liệu Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống thông tin Ví dụ: Quy trình kiểm soát truy cập hệ thống Kiểm soát chung... chuyển đổi thành công ty cổ phần, điều chỉnh cơ cấu vốn Tỷ lệ cổ phần của Công ty như sau: + Cổ phần Nhà nước: 1. 988.444 CP chiếm 72,39 % VĐL + Cổ phần ưu đãi: 634.500 CP chiếm 23 ,10 % VĐL + Cổ phần khác: 12 3.900 CP chiếm 4, 51 % VĐL Ngày 25/05/2007 công ty đã được Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Bình cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số: 08030003 41 2 .1. 2 Chức năng và nhiệm vụ - Kinh... chuyển Công ty Nhà nước thành Công ty cổ phần Ngày 08/03/2006 bộ trưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ra Quyết định 495/QĐ/BNN- TCCB tiến hành cổ phần hóa Công ty lương thực Thái Bình Để thuận tiện cho việc giao dịch Công ty lấy tên: Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình Ngày 31/ 10/2006, ra quyết định số 2998/QĐ/BNN- ĐMDN; 03/03/2007 ra quyết định số 593/QĐ/BNN- ĐMDN về việc chuyển đổi thành công. .. đối với chi tiền - Sử dụng tối đa việc thanh toán qua ngân hàng - Xây dựng thủ tục xét duyệt các khoản chi - Vận dụng đúng các nguyên tắc xét duyệt và ủy quyền - Đối chiếu định kỳ giữa số dư tiền mặt và sổ quỹ; số dư tiền gửi và sổ phụ ngân hàng 1. 2.2 KSNB đối với kế toán các khoản thanh toán 1. 2.2 .1 KSNB đối với nợ phải thu khách hàng Nợ phải thu khách hàng thông thường là các khoản mục: - Nhậy cảm với. .. kiểm soát nội bộ 1. 1.5 .1 Các phương pháp mô tả hệ thống - Sử dụng các bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các thủ tục hay hoạt động của đơn vị - Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên các bộ phận thông qua bảng câu hỏi - Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách - Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực tiễn - Mô tả hệ thống qua các công. .. cho lãnh đạo Công ty trong việc hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn, trung và dài hạn -Phòng tài chính- kế toán: Nhiệm vụ hạch toán kế toán v quản lý các hoạt động sản xuất knh à i doanh, thanh toán và theo dõi các khoản tiền của Công ty Giúp cho lãnh đạo xây dựng kế hoạch về tài chính và các nội dung về kế toán Tuy có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, nhưng các phòng ban quan hệ chặt chẽ, . Tế và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình em đã thực hiện đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần. Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán. - Chương 2: Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục kế toán vốn bằng. bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần Vina food 1Thái Bình. - Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện HT KSNB đối với khoản mục kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán