Giải thích:
Chu trình luân chuyển được bắt đầu khi Kế toán tài vụ nhận được Giấy đề
nghị thanh toán hợp đồng từ khách hàng. Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng sẽ lập Phiếu thu gồm 3 liên. 3 liên này được chuyển sang cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ kiểm tra, thu tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ tiến hành xong các công việc sẽ giao cho khách hàng giữ 1 liên của
Phiếu thu; 1 liên giữ tại phòng mình theo số; liên còn lại chuyển sang cho bộ phận
Kế toán tài vụ để vào Sổ chi tiết 111, 131. Căn cứ vào Phiếu thu này, Kế toán tài vụ
tiến hành lập Phiếu kế toán và lưu Phiếu thu theo số. Sau đó Phiếu kế toán được
chuyển qua cho Kế toán trưởng tiến hành lập Sổ cái 111, 131, lưu trữ Sổ cái này theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Khi nhân viên đến nộp tiền tạm ứng đi mua hàng không dùng hết cho Kế
toán tài vụ. Kế toán tài vụ (kế toán tiền mặt) sẽ tiến hành lập Phiếu thu (2 liên), 2 liên Phiếu thu trên được chuyển cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu sau khi đã được ký duyệt được chuyển sang cho Thủ quỹ. Tại đây Thủ quỹ tiến
hành kiểm tra, thu tiền và ký xác nhận đã thu, liên 2 sẽ được Thủ quỹ giữ lại lưu
theo số, còn liên 1 của Phiếu thu sẽ được đưa lại cho Kế toán tài vụ.
Tại bộ phận Kế toán tài vụ, sau khi nhận được liên 1 của Phiếu thu đã đầy đủ
chữ ký sẽ tiến hành vào Sổ chi tiết 111, 141 và căn cứ vào Phiếu thu lập Phiếu kế
toán. Phiếu thu này sẽ được Kế toán tài vụ lưu theo số, còn Phiếu kế toán được
chuyển sang cho Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu kế toán từ Kế toán tài vụ sẽ tiến
Giải thích:
Vào ngày 25 hàng tháng ngân hàng sẽ tiến hành tính lãi và gửi Giấy báo lãi tiền gửi về cho Công ty. Kế toán tài vụ khi nhận được Giấy báo lãi tiền gửi của
ngân hàng sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết 112 và chuyển Giấy báo lãi tiền gửi sang cho
bộ phận Kế toán chi phí, doanh thu vào sổ doanh thu tài chính. Sau khi vào sổ
doanh thu tài chính xong Kế toán doanh thu không quên trả lại Kế toán tài vụ Giấy
báo lãi tiền gửi để làm căn cứ ghi Phiếu kế toán và lưu theo số tại đây. Riêng Phiếu
kế toán được chuyển sang cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên sổ cái 112, 515. Các sổ cái này được lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Chu trình được bắt đầu khi Kế toán tài vụ nhận được các Hóa đơn thanh toán
tiền điện thoại, tiền nước, … sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết 111, 112 và lập Phiếu kế
toán. Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán chi phí lên sổ chi tiết, tổng hợp
642 và lên Phiếu kế toán liên quan đến chi phí này. Tất cả các Phiếu kế toán sẽ được
chuyển sang cho Kế toán trưởng vào Sổ cái các tài khoản 642, 111, 112. Sổ cái và Phiếu kế toán sẽ được lưu tại đây và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Khi nhân viên đau ốm, thai sản, tai nạn nghề nghiệp… sẽ được hưởng BHXH do cơ quan BHXH chi trả nhưng thông qua Công ty. Chu trình này được mô tả như sau:
Bắt đầu khi nhân viên làm và nhận các thủ tục, giấy tờ chứng minh nghỉ hưởng BHXH nộp cho phòng Tổ chức hành chính. Phòng Tổ chức hành chính sẽ
kiểm tra sự hợp pháp và hợp lý của các giấy tờ này sau đó tiến hành lập các giấy tờ
có liên quan (Bảng thanh toán tiền BHXH, Phiếu thanh toán tiền BHXH). Tất cả
các giấy tờ trên sẽ được chuyển qua cho Giám đốc xác nhận, cơ quan BHXH kiểm
tra, xét duyệt và chuyển về cho Kế toán tài vụ.
Kế toán tài vụ sẽ căn cứ vào các giấy tờ này tiến hành viết Phiếu chi (2 liên). 2 liên của Phiếu chi vừa lập được đưa sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký
duyệt và đưa sang cho Thủ quỹ.
Thủ quỹ sau khi nhận được Phiếu chi đã ký (gồm 2 liên) từ phòng Giám đốc
và Phiếu thanh toán BHXH đã xác nhận từ Kế toán tài vụ sẽ tiến hành kiểm tra, chi
tiền và ký nhận. Phiếu thanh toán BHXH đã xác nhận cùng với 1 liên của Phiếu chi
sẽ được giữ tại đây theo số. Liên còn lại của Phiếu chi được đưa trở lại cho Kế toán
tài vụ.
Kế toán tài vụ sau khi nhận được Phiếu chi đã đầy đủ chữ ký và đúng nội
dung, thông tin từ Thủ quỹ, sẽ căn cứ vào Phiếu chi này cùng với Bảng thanh toán BHXH để vào Sổ chi tiết các tài khoản 111, 334, 338. Bảng thanh toán BHXH và Phiếu chi lại tiếp tục làm căn cứ để lập Phiếu kế toán và sau đó được lưu theo số tại đây. Còn các giấy tờ chứng minh được Kế toán tài vụ lưu theo tên người thụ hưởng,
Phiếu kế toán thì được chuyển sang cho Kế toán trưởng để vào Sổ cái các tài khoản 111, 334, 338, lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Lưu đồ 6: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI TIỀN MẶT TẠM ỨNG Bắt đầu Lập giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Duyệt và ký Giấy đề nghị tạm ứng đã ký Lập phiếu chi PC 2 PC 1 Duyệt và ký PC PC 2 đã ký 1 1 Kiểm tra, chi tiền và ký Vào sổ CT 111,141 SCT 111,141 PC 1 đã chi Lập PKT N PKT Lên Sổ cái Sổ cái 111,141 A Kết thúc
Nhân viên KTT, GĐ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán trưởng
PC 1 đã ký
N PC 2 đã chi
Giải thích:
Chu trình bắt đầu khi nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng đưa sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó được chuyển sang cho Kế toán tiền
mặt. Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã ký duyệt Kế toán tiền mặt tiến hành lập
Phiếu chi (gồm 2 liên). 2 liên Phiếu chi này sẽ được chuyển sang cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Các Phiếu chi đã được ký duyệt được chuyển sang cho Thủ quỹ. Khi nhận
các Phiếu chi này Thủ quỹ phải kiểm tra, chi tiền và ký xác nhận, giữ lại 1 liên để lưu theo số, liên còn lại được chuyển sang cho Kế toán tiền mặt làm căn cứ vào các sổ chi tiết 111, 141 và lập Phiếu kế toán. Sau đó, Kế toán tiền mặt lưu trữ Phiếu chi
theo số. Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên Sổ cái 111, 141 lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Cuối tháng, phòng Tổ chức hành chính sẽ tiến hành lập Bảng thanh toán lương (gồm 3 liên). 3 liên của Bảng thanh toán lương sẽ được chuyển cho Giám đốc
và Kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng sẽ giữ lại một liên lưu theo ngày, 1 liên
trả lại cho phòng Tổ chức lưu theo ngày, liên còn lại chuyển sang cho Kế toán tài vụ.
Sau khi nhận được Bảng thanh toán lương đã duyệt Kế toán tài vụ sẽ căn cứ vào đó để lập Phiếu chi (2 liên). 2 liên Phiếu chi được chuyển sang cho Giám đốc
và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ tiến hành kiểm tra,
chi tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ sẽ giữ lại Bảng thanh toán lương và Phiếu chi (1 liên) để lưu theo số, 1 liên Phiếu chi được chuyển sang cho Kế toán tài vụ.
Sau khi nhận được liên Phiếu chi đã đầy đủ chữ ký sẽ tiến hành ghi vào Sổ
chi tiết 111, 334 và lập Phiếu kế toán. Phiếu chi này sẽ được Kế toán tài vụ lưu theo
số còn Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên Sổ cái 111, 334 lưu theo tên, quy trình kết thúc.
Giải thích:
Khi Ngân hàng nhận được Hợp đồng và Ủy nhiệm chi của Công ty sẽ tiến
hành chi tiền và gửi Giấy báo nợ về cho Công ty.
Kế toán tài vụ sẽ nhận được Giấy báo nợ từ Ngân hàng. Căn cứ vào Giấy báo
nợ và bản sao Hợp đồng tiến hành ghi sổ chi tiết 112, 331 và lập Phiếu kế toán.
Giấy báo nợ được lưu tại đây theo số, còn Phiếu kế toán sẽ được chuyển sang cho
Kế toán trưởng. Căn cứ vào Phiếu kế toán này, Kế toán trưởng tiến hành lên Sổ cái 112, 331 và lưu theo tên, lưu đồ kết thúc.