Để tìm hiểu KSNB đối với khoản phải trả, đề tài sử dụng bảng câu hỏi được
thiết kế như sau:
Bảng 9: BẢNG CÂU HỎI KSNB ĐỐI VỚI MUA HÀNG TRẢ TIỀN
Trả lời Yếu kém STT Câu hỏi Có Không Quan trọng Thứ yếu Ghi chú 1 Tất cả các Đơn đặt hàng có
được xét duyệt bởi Giám đốc và Trưởng phòng kinh doanh hay không?
×
2 Hàng mua có được kiểm tra
chất lượng, số lượng toàn bộ
lô hàng khi nhận hay không?
×
3 Hóa đơn mua hàng có được
kiểm tra, tính toán chính xác
và đối chiếu với Đơn đặt
hàng, Phiếu nhập không?
×
4 Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng phê duyệt thanh toán không?
× 5 Có sự tách biệt giữa bộ phận mua hàng và nhận hàng không? × × 6 Các chứng từ có được đánh
dấu khi xét duyệt nhằm
trách sử dụng lại không?
×
hàng có luôn đúng với số lượng trong hóa đơn hay
không?
thừa thiếu
8 Bộ phận mua hàng thường
xuyên khảo sát giá trên thị trường không?
×
9 Có tiến hành so sánh các mức giá ở khu vực mình mua hàng hay không?
×
10 Hàng mua về có được tiến
hành nhập kho ngay không?
× (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
11 Trên văn phòng Công ty có mở kho bảo quản hàng
không? Hay đặt tại các Chi
nhánh?
Cả văn phòng lẫn Chi nhánh đều có kho bảo
quản
12 Hệ thống kho bảo quản có
an toàn không? × 13 Có tiến hành kiểm kê kho định kỳ và bất thường không? ×
14 Nghiệp vụ nhập kho được ghi chép đầy đủ chứng từ, sổ sách không? Căn cứ vào những chứng từ gì?
× Căn cứ vào
chứng từ nhập
kho và xuất kho
15 Thủ kho có theo dõi đối
chiếu với kế toán hay
không?
×
16 Thủ kho và kế toán kho
hàng có tách bạch hay
không?
17 Khi nhập kho có bộ phận
giám sát hay không? Do ai
đảm nhận
× Giám sát do Kế
toán kho hàng
18 Doanh nghiệp có thường
xuyên mua chịu hàng của
nhà cung cấp không?
× ×
19 Thời gian trả nợ được giới
hạn trong bao lâu?
Thời gian trả nợ được giới hạn trong Hợp đồng mua bán 20 Định kỳ có xem xét những khoản nợ đến hạn phải trả để dự trù tiền trả nợ hay không? × 21 Trả nợ nhà cung cấp có được tiến hành thông qua chuyển khoản ngân hàng không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
×
22 Nếu trả bằng tiền mặt do nhân viên đi mua hàng đảm
nhận không?
Với kết quả khảo sát tại Công ty, có thể đánh giá KSNB đối với khoản phải
trả như sau:
Bảng 10: BẢNG ĐÁNH GIÁ KSNB ĐỐI VỚI MUA HÀNG – TRẢ TIỀN
Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát Đánh giá Mua hàng đúng chủng loại qui cách Hàng không đúng chủng loại qui cách - Bộ phận mua hàng đồng thời là bộ phận nhận hàng.
- Kiểm tra đối chiếu
giữa Hợp đồng và hàng nhận về
Các thủ tục này đảm
bảo cho hàng mua đúng
chủng loại qui cách.
Tuy nhiên, cần phải quy định rõ chủng loại
quy cách của hàng mua trong Hợp đồng làm
căn cứ đối chiếu.
Chất lượng hàng đạt yêu cầu Hàng kém chất lượng - Kiểm tra lô hàng trước khi nhận
Để kiểm tra lô hàng
có đạt yêu cầu về chất lượng hay không? Cần điều nhân viên kỹ thuật
chất lượng của phòng kinh doanh kiểm tra trước khi nhận hàng. Giá cả hợp
lý
Giá mua không hợp lý
-Tiến hành khảo sát giá
trên thị trường.
- So sách giá của các
vùng với nhau và lựa
chọn.
Việc thực hiện các
thủ tục này được Công ty giao cho người đi
mua hàng. Tuy nhiên
để có một Bảng báo giá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thực sự hợp lý, Công ty
cần yêu cầu nhân viên mua hàng phải cung
giá của 3 nhà cung cấp. Hàng nhập an toàn Hàng bị thất thoát - Thủ kho và kế toán
kho hàng giám sát quá trình nhập kho.
- Hệ thống kho bảo
quản phải an toàn - Thường xuyên kiểm
tra kho hàng.
Ngoài ra, đối với
mặt hàng lương thực,
kho hàng rất quan
trọng, không phải chỉ
nhập kho đủ số lượng
là xong. Phải bảo quản và vận chuyển cẩn thật,
tránh gặp nước. Thủ
tục kiểm tra kho nên thực hiện 1 tuần 1 lần để kịp thời phát hiện:
mối, mọt, chuột,
gián,… phá hoại kho
hàng. Hàng thực
sự có mua
Mua khống - Căn cứ trên chứng từ
gốc: phải có đủ chữ ký
của Giám đốc và Kế
toán trưởng.
- Thanh toán khi hàng
đã về nhập kho. Bộ chứng tù chứng minh cho việc thực sự có mua hàng phải có hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, … và Đơn đặt hàng do phòng Kinh doanh lập đã đầy đủ chữ ký của người có
thẩm quyền.
Hàng thực
sự có nhập
Nhập khống - Nhập kho phải có sự
giám sát của thủ kho và kế toán kho hàng. - Bộ phận mua hàng tiến hành nhận hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ kho, kế toán kho hàng, người đi mua
hàng phải trực tiếp
giám sát quá trình nhập
thực nhập khi đó vào Phiếu nhập kho và ký tên xác nhận.
Nhận xét:
Phần hành kế toán các khoản phải trả được Công ty kiểm soát tốt, chỉ
cần tiến hành kiểm tra kho thường xuyên hơn nữa và yêu cầu có ít nhất Bảng báo
giá của 3 nhà cung cấp trên khu vực mua hàng để lựa chọn được nhà cung cấp có giá tối ưu, phù hợp nhất.