Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn GTGT (liên 2) của nhà cung cấp, hợp đồng mua bán hàng hóa, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Lệnh chi,… Kế
toán công nợ (chính là: Kế toán tài vụ) theo dõi công nợ của nhà cung cấp trên Sổ
chi tiết được mở cho nhà cung cấp đó.
Khi đến hạn thanh toán hoặc nhận được thông báo đòi nợ thì Kế toán thanh
toán lập Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, tiến hành làm các thủ tục trả nợ cho nhà cung cấp.
Cuối tháng, Kế toán công nợ tiến hành đối chiếu công nợ.
Quy trình luân chuyển chứng từ tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa sẽ cho thấy viêc luân chuyển chứng từ trong chu trình này diễn ra như thế nào:
Giải thích:
Bắt đầu quy trình là phòng Kinh doanh tiến hành đặt hàng và đề nghị mua
chịu với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ xem xét và chấp nhận yêu cầu này thì sẽ
tiến hành lập Hợp đồng mua bán (gồm 4 bản) và chấp nhận bán chịu cho Công ty. 4
bản của Hợp đồng sau khi được Giám đốc hai bên ký xác nhận quan hệ mua bán thì có giá trị pháp lý là như nhau. Mỗi bên sẽ giữ 2 bản của Hợp đồng để làm căn cứ
ghi nhận, đối chiếu và giải quyết những mâu thuẫn (nếu có) sau này.
Căn cứ vào Hợp đồng, nhà cung cấp tiến hành cung cấp hàng cho Công ty và viết Hóa đơn GTGT để giao cho Công ty. Phòng Kinh doanh có trách nhiệm nhận Hóa đơn GTGT này và 2 liên của Hợp đồng trên, lưu giữ 1 liên của Hợp đồng theo
số, liên còn lại cùng với Hóa đơn GTGT được chuyển sang cho Kế toán tài vụ.
Kế toán tài vụ sau khi nhận được Hợp đồng và Hóa đơn GTGT sẽ tiến hành vào Sổ chi tiết 331 và lập Phiếu kế toán. Bộ chứng từ gồm Hợp đồng và Hóa đơn
GTGT, Kế toán tài vụ không có trách nhiệm lưu trữ mà chuyển sang cho Kế toán kho hàng lưu trữ và xử lý các phần hành còn lại. Còn Phiếu kế toán, Kế toán tài vụ
sẽ chuyển sang cho Kế toán trưởng lên Sổ cái 331 lưu theo tên và quy trình khép lại.
2.3.2.2.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình:
Trích số liệu kế toán tháng 3 năm 2008 đối với DNTN Liên Nhuận Phát như
sau:
- Ngày 10/03/2008, Ủy nhiệm chi số 50, trả bằng TGNH Ngoại Thương cho DNTN Liên Nhuận Phát theo Hợp đồng 05/08 số tiền 2.970.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331 (LNP): 2.970.000.000. Có 112,1 NT: 2.970.000.000.
- Ngày 28/03/2008, Lệnh chi số 18, trả bằng TGNH Công Thương cho DNTN Liên Nhuận Phát theo Hợp đồng 10/08 số tiền là: 1.650.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331 (LNP): 1.650.000.000. Có 112,1 CT: 1.650.000.000.
- Ngày 31/03/2008, Ủy nhiệm chi số 68, chuyển tiền vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại Thương trả nợ cho DNTN Liên Nhuận Phát theo Hợp đồng 10/08 với số tiền là:
1.000.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331 (LNP): 1.000.000.000. Có 311 NT: 1.000.000.000. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.2.2.4. Sổ sách, báo cáo sử dụng trong chu trình: