1- Chưa quy định cụ thể trách nhiệm kiểm kê quỹ, bảo quản tiền mặt tại quỹ và việc
bồi thường khi xảy ra rủi ro về tiền đối với Thủ quỹ. Ngoài ra, chưa lập Bảng kê các loại tiền tồn quỹ cho các lần kiểm tra.
2- Trong quan hệ với bạn hàng và nhà cung cấp vẫn còn giữ giới hạn quá an toàn, quá thận trọng trước mỗi quyết định. Do đó, làm mất nhiều cơ hội kiếm lời trên thị trường. Chính sách khách hàng còn có nhiều khiếm khuyết.
3- Phân công trách nhiệm chưa hợp lý, vô tình đã đẩy người lao động vào thế giữ cả
hai phần công việc tiếp xúc tài sản và quản lý sổ sách kế toán vi phạm nguyên tắc
4- Về sổ sách, báo cáo: Việc thiết kế mẫu sổ tiền mặt chưa được hợp lý về hình thức, chưa thỏa mãn được quan hệ đối chiếu.
5- Hệ thống tài khoản sử dụng dấu chấm, dấu phẩy đan xen vào giữa các tài khoản
cấp 2, cấp 3 một cách tùy ý, không có sự thống nhất về hình thức và chưa thực sự
Chương 3:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HT
KSNB ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN
3.1. BIỆN PHÁP 1: HOÀN THIỆN KSNB ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG
TIỀN.
*). Kiểm soát lượng tiền tồn quỹ.
Ngày nay để giảm thiểu tối đa rủi ro, các giao dịch mua bán thường được
thực hiện thông qua ngân hàng. Song tiền mặt vẫn được coi là loại tài sản có tính
luân chuyển cao nhất và được sử dụng nhiều nhất trong thanh toán hàng ngày do đó
tiền mặt rất dễ bị thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ. Tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình việc thu chi, bảo quản tiền mặt là do Thủ quỹ đảm nhận dưới
sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và Giám đốc. Tuy không quy định cụ thể và bắt buộc về việc kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày nhưng định kỳ hoặc đột xuất Công
ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu số dư tiền mặt trên sổ với số tiền thực có ở quỹ.
Mặc dù vậy, Công ty chưa quy định trách nhiệm cụ thể cho Thủ quỹ và không lập
Biên bản kiểm kê cho từng lần kiểm tra.
Để nâng cao trách nhiệm của Thủ quỹ trong việc bảo quản tài sản nên quy
định mức xử phạt cụ thể khi tiền mặt trong quỹ không trùng khớp với sổ quỹ (ví dụ:
2 tháng không có tiền thưởng và phải bồi hoàn lại khoản tiền thiếu hụt), khi gặp
phải rủi ro thu tiền giả nên có quy định về việc xử phạt (chẳng hạn: Thủ quỹ phải
chịu trách nhiệm 100 % khi khoản tiền giả có giá trị nhỏ hơn 100.000 đ; 80 % khi khoản tiền đó từ 100.000 đ đến 500.000 đ; khi khoản tiền trên 500.000 đ thì có sự
can thiệp của HĐQT), trường hợp Thủ quỹ thu phải tiền rách: phải mất phí đổi tiền, phí đổi tiền này được Công ty chịu và hạch toán theo Hóa đơn của ngân hàng. Tuy nhiên có phạt phải có thưởng, Thủ quỹ phải có mức phụ cấp trách nhiệm thỏa đáng để Thủ quỹ yên tâm giữ két sắt của Công ty.
Để quản lý chặt chẽ tiền mặt tồn quỹ hơn Công ty cần lập Bảng kê các loại tiền tồn quỹ cho từng lần kiểm tra: kê khai chi tiết số lượng của từng loại tiền
Bảng 11: MẪU BẢNG KÊ CÁC LOẠI TIỀN TỒN QUỸ.
Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình BẢNG KÊ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
155 – Lê Lợi – TP. Thái Bình CÁC LOẠI TIỀN TỒN QUỸ
Ngày……..tháng……...năm……..
Loại tiền Số lượng Thành tiền
Loại tiền giấy:
- Giấy bạc 500.000 đ. - Giấy bạc 200.000 đ. - Giấy bạc 100.000 đ. - Giấy bạc 50.000 đ. - Giấy bạc 20.000 đ. - Giấy bạc 10.000 đ.
Loại tiền kim khí:
- Loại tiền 5.000 đ. - Loại tiền 2.000 đ. - Loại tiền 1.000 đ. - Loại tiền 500 đ. - Loại tiền 200 đ. Cộng: Số tiền bằng chữ: ……… … ……… …
Thủ quỹ Kế toán trưởng Đại diện ban lãnh đạo
*). Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền:
Sai phạm thường hay mắc phải trong nghiệp vụ chi tiền của Công ty. Tiền có
thể chi ra 2 lần cho một bộ chứng từ, khi thanh toán Thủ quỹ có thể trả thừa tiền cho
nhà cung cấp mà không biết,… Dù cố ý hay vô ý, những sai phạm này đều gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới Công ty bởi nó làm thất thoát tiền của Công ty, không bảo
vệ được an toàn tài sản…
Để giảm thiểu được rủi ro này Công ty nên thiết lập các thủ tục kiểm soát đối
với nghiệp vụ chi tiền như sau:
Bảng 12: BẢNG HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TIỀN.
Hoạt động kiểm soát. Thủ tục kiểm soát.
Về ủy quyền và xét duyệt. - Về ủy quyền:
Việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp được ủy quyền cho Thủ quỹ chi (đối với tiền mặt), cho Kế
toán tài vụ thanh toán (đối với tiền gửi) chỉ sau khi
có sự xét duyệt của người đúng thẩm quyền. - Về xét duyệt:
Xét duyệt cho nghiệp vụ chi tiền tại Công ty bắt
buộc phải là Kế toán trưởng và Giám đốc. Tuy nhiên
để chi trả kịp thời và nhanh chóng Công ty nên xây dựng định mức chi ra được phép ủy quyền cho cấp dưới (ví dụ: chi dưới 500.000 đ, chỉ cần Kế toán
trưởng duyệt; Phó giám đốc có thể ký thay Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác)
Về việc phân chia trách
nhiệm.
- Có sự hoạt động độc lập trong công việc giữa Kế
toán tài vụ (đồng thời là Kế toán thanh toán) và Thủ
quỹ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Có sự hoạt động độc lập trong công việc giữa Kế
toán tài vụ và Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng
- Có sự hoạt động độc lập trong công việc giữa Kế
toán tài vụ và Kế toán của Tổng công ty, các chi
nhánh. Về việc bảo vệ an toàn tài
sản.
1.Phiếu chi:
- Kế toán tài vụ chỉ viết Phiếu chi khi có bộ chứng từ đầy đủ chứng minh nghiệp vụ chi tiền là đúng.
- Phiếu chi chỉ được ký sau khi đã điền đủ nội dung.
- Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm
quyền (hiện tại ở Công ty chính là Kế toán trưởng và Giám đốc).
- Phiếu chi phải được đóng dấu, kí tên, luân chuyển và lưu trữ ngay sau khi nghiệp vụ chi tiền kết thúc.
- Vì Phiếu chi được lưu trữ mẫu trong máy, in và
đánh số khi có nhu cầu sử dụng bởi vậy Thủ quỹ cần
có quyển sổ theo dõi khoản tiền và số của từng Phiếu
chi cho riêng mình, tránh được sai phạm và gian lận
có thể xảy ra.
2. Ủy nhiệm chi, Lệnh chi.
- Kế toán tài vụ chỉ được viết Ủy nhiệm chi hay
Lệnh chi khi có bộ chứng từ đầy đủ chứng minh cho
nghiệp vụ chi tiền là đúng.
- Ủy nhiệm chi hay Lệnh chi chỉ được ký sau khi đã
điền đầy đủ nội dung.
- Ủy nhiệm chi hay Lệnh chi phải được ký duyệt bởi 2 người có thẩm quyền là: Kế toán trưởng và Giám
đốc. (trong đó khi giao dịch với ngân hàng, ngân hàng bắt buộc phải lấy mẫu chữ ký của 2 người trên
để đối chiếu).
kiểm tra kỹ lưỡng ít nhất 2 lần trước khi chi ra, tránh
trả thừa tiền cho nhà cung cấp.
Về bộ chứng từ thanh toán. - Mỗi nghiệp vụ chi tiền cần phải có bộ chứng từ đầy đủ chứng minh cho nghiệp vụ đó thực sự phát sinh.
- Các chứng từ trong bộ chứng từ phải hợp lý, hợp lệ và đúng quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các chứng từ cần khớp đúng với nhau đặc biệt là số tiền cần thanh toán.
- Các chứng từ phải được kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng trước khi có sự ký duyệt của người có thẩm
quyền.
Kết luận:
Khi áp dụng các thủ tục kiểm soát trên đối với phần hành kế toán vốn
bằng tiền sẽ nâng cao được ý thức tránh nhiệm của kế toán thanh toán và thủ quỹ
trong phần hành này. Giảm thiểu được rủi ro thất thoát tiền trong Công ty. Đảm bảo
cho Công ty có một phần hành kế toán vốn bằng tiền tương đối tốt.