SỔ SÁCH, BÁO CÁO.
*). Về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản hoàn thiện và đầy đủ luôn được đặt ra đối với các doanh
nghiệp. Hệ thống tài khoản thể hiện được việc Công ty có quản lý chặt chẽ và chi tiết đối với từng tài sản, công nợ, chi phí, doanh thu, … hay không? Hệ thống tài khoản phải thống nhất. phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với yêu cầu
quản lý của Công ty. Hiện nay, hệ thống tài khoản của Công ty được thêm một loạt
các dấu phẩy hoặc chấm vào giữa các tài khoản cấp 2, cấp 3 (ví dụ: đối với tài khoản tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng (1121): trong sổ quỹ tiền mặt ghi: 1.121;
trong Phiếu kế toán ghi: 112,1. Cùng trong một sổ quỹ tiền mặt Tài khoản phải trả
phải nộp khác 3388 được ghi theo 2 cách như sau: 3.338 và 338,8). Mặt khác, Công ty không mở tài khoản 1122 để phản ánh tiền ngoại tệ. Mặc dù lượng tiền ngoại tệ
hiện nay của Công ty ít phát sinh và số lượng tiền ngoai tệ rất ít do Công ty chủ yếu
xuất khẩu ủy thác. Nhưng trong phương hướng phát triển của Công ty có đề cập:
mở rộng thị trường và tiến đến xuất khẩu trực tiếp.
Để hoàn thiện hệ thống tài khoản này Công ty cần:
- Không sử dụng dấu phẩy, dấu chấm đan xen vào các tài khoản cấp 2, cấp 3.
- Mở thêm tài khoản 1122 để hạch toán ngoại tệ. (tài khoản 112 ngoại tệ
ngân hàng Ngoại thương được thay đổi thành: 1122 NT).
Áp dụng 2 thay đổi trên sẽ đảm bảo cho Công ty có một hệ thống tài khoản
thực sự thống nhất cả về nội dung và hình thức, dễ dàng quản lý, thuận tiện trong
hạch toán cho Công ty sau này (khi sử dụng phần mềm kế toán dễ cập nhật dữ liệu,
*). Về chứng từ:
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định và hướng dẫn của Bộ tài
chính nên tương đối đầy đủ. Tuy nhiên trong phần các chứng từ về tiền lương Công
ty cần bổ sung thêm Bảng chấm công để theo dõi quá trình làm việc của cán bộ
công nhân viên. Thực tế cho thấy: Phòng hành chính của Công ty lên lương chỉ dựa
vào cấp bậc của từng cán bộ, có quy chế quy định về việc tính lương, chi lương cho
cán bộ và Bảng tính sẵn tiền lương hiệu quả được phép chi thêm cho người lao động (phụ lục) nhưng hầu như không sử dụng đến Bảng lương chi thêm này. Bởi
vậy khi thực hiện khen thưởng thì thưởng theo mặt bằng chung, cấp lãnh đạo có cao
hơn chút ít. Do đó chính sách lương, thưởng không khuyến khích được tinh thần
làm việc của cán bộ công nhân viên. Tại văn phòng Công ty chỉ có 12 thành viên, phòng tổ chức nên có Bảng chấm công theo dõi hoạt động của từng thành viên để
có một mức lương thưởng chính xác, công bằng. Và làm cơ sở báo cáo lên Tổng
công ty nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên.
*). Về sổ sách, báo cáo:
Sổ quỹ tiền mặt của Công ty hiện này quá to và có những cột không cần
thiết, dư thừa… nhưng vẫn không bảo đảm được quan hệ đối chiếu trong kế toán:
phần diễn giải và số của Phiếu chi bên trang trước thì phần số tiền và tài khoản đối ứng của nghiệp vụ chi đó phải lật sang trang sau. Công ty nên thực hiện thiết kế lại
Bảng 13: BẢNG MẪU SỔ TIỀN MẶT.
Số hiệu Tổng
Ngày tháng
năm
Thu Chi Diễn giải
TK
đối ứng
Số tiền Thu Chi
Dư đầu kỳ:
……… …
Cộng phát sinh
Dư cuối kỳ:
Mẫu sổ tiền mặt trên hoàn toàn cho phép Công ty hạch toán và đối chiếu được số liệu chính xác, dễ hiểu đối với người đọc và công tác kiểm tra trong kế toán
mà vẫn đảm bảo được yêu cầu quản lý của công tác kế toán.
3.4. BIỆN PHÁP 4: ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN.
Tại Công ty hiện nay tin học được ứng dụng cho công tác hạch toán là: Word, Excel còn ở dạng đơn giản chỉ hỗ trợ cho việc tính toán, lưu trữ thông tin và tạo lập mẫu chứng từ. Vẫn phụ thuộc rất lớn vào các kế toán, cuối tháng, cuối quý,
cuối năm các kế toán rất vất vả trong công việc lên sổ, đối chiếu sổ sách. Mặt khác,
Công ty chưa thiết lập cho mình một mạng nội bộ và hòa mạng Internet.
Ngày nay, ngành thông tin đang bùng nổ đòi hỏi Công ty phải xây dựng được cho mình một mạng nội bộ, hòa mạng Internet nhằm kết nối giữa các Chi
nhánh với văn phòng Công ty, giữa Công ty với Tổng công ty.
+ Xây dựng mạng nội bộ: Mời các kỹ sư tin học về xây dựng.
+ Hòa mạng Internet: Rất đơn giản và gọn nhẹ. Vì các Công ty viễn thông
hiện nay rất phổ biến, cước phí rẻ và có chính sách khuyến khích khách hàng hòa mạng. Công ty có thể dễ dàng lựa chọn cho mình một Công ty viễn thông cung cấp
Công dụng của hệ thống mạng:
+ Tiết kiệm sức người, tiết kiệm kinh phí đi lại, vận chuyển các công văn,
chứng từ,… từ Văn phòng Công ty đến các Chi nhánh bằng hình thức gửi mail điện
tử.
+ Cập nhật tình hình thay đổi của xã hội và Thế giới nhanh chóng, qua đó
mọi người có định hướng làm việc tốt hơn (đặc biệt đối với ngành lương thực).
+ Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, giúp nhân viên kế toán đơn giản
hóa công việc, tiết kiệm thời gian. Cung cấp thông tin báo cáo cấp lãnh đạo một
cách mau chóng, chính xác, tiết kiệm được kinh phí chi cho việc quản lý trong công
KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một mục tiêu quan trọng mà bất kỳ một
doanh nghiệp nào đã và đang tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải
quan tâm tới. Vì kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản
trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm tới việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Để đạt được mục tiêu đó, tất cả các doanh nghiệp tổ chức quản lý theo
chiều hướng khác nhau, cùng với việc tổ chức bộ máy quản lý là công tác hạch toán như thế nào để thấy được hiệu quả kinh doanh thiết thực.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình, em
đã có cơ hội thực hành những kiến thức đã được thầy cô truyền dạy 4 năm trong trường. Mặc dù kiến thức thực tế có phần thay đổi nhiều so với lý thuyết nhưng được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Thành Cường cùng các anh chị trong Công ty em đã hiểu được Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. Những kiến thức
này sẽ cùng em trên con đường sự nghiệp sau này. Em rất mong có sự đóng góp của
thầy cô và các bạn để bài luận này được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nha trang, Ngày tháng năm2008
Sinh viên thực hiện:
MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa………..ii
Quyết định……….iii
Nhận xét của công ty thực tập………iv
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn………..…v
Mục lục………..vi
Danh mục sơ đồ………vii
Danh mục lưu đồ……….…viii
Danh mục bảng biểu……….… ix
Danh mục chữ viết tắt……….…x
LỜI NÓI ĐẦU...1
Chương 1:...4
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN...4
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ....5
1.1.1. Sự cần thiết của HT KSNB đối với một Công ty....5
1.1.2.Khái niệm:...5
1.1.3. Các bộ phận hợp thành HT KSNB ...7
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát:...9
1.1.3.2. Đánh giá rủi ro....10
1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát. ...11
1.1.3.4. Thông tin và truyền thông. ...14
1.1.3.5. Giám sát....15
1.1.4. Những hạn chế vốn có của Hệ thống kiểm soát nội bộ. ...16
1.1.5. Cách thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ....16
1.1.5.1. Các phương pháp mô tả hệ thống...16
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG
TIỀN VÀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP. ...17
1.2.1. KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền....17
1.2.1.1.Yêu cầu của KSNB. ...17
1.2.1.2. Các nguyên tắc KSNB. ...18
1.2.1.3. KSNB đối với thu tiền. ...18
1.2.1.4. KSNB đối với chi tiền....19
1.2.2. KSNB đối với kế toán các khoản thanh toán. ...19
1.2.2.1. KSNB đối với nợ phải thu khách hàng...19
1.2.2.1.1. Yêu cầu của KSNB. ...19
1.2.2.1.2. Các nguyên tắc KSNB....19
1.2.2.1.3. KSNB đối với chu trình bán hàng. ...20
1.2.2.2. KSNB đối với nợ phải trả....20
1.2.2.2.1. Yêu cầu của KSNB....20
1.2.2.2.2. Các nguyên tắc KSNB. ...20
1.2.2.2.3. KSNB đối với Nợ phải trả....21
Chương 2:...22
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINA FOOD 1 THÁI BÌNH...22
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY....23
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển....23
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ....24
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty...25
2.1.3.1. Cơ cấu quản lý...25
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ:...25
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty. ...27
2.1.4.1. Các nhân tố bên trong...27
2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài....27
2.1.5. Đánh giá khát quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty trong thời gian qua....28
2.1.6. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới...32
2.1.6.1. Phương hướng chung: ...32
2.1.6.2. Phương hướng cụ thể. ...32
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY....33
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán....33
2.2.1.1. Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán...33
2.2.1.2. Hình thức tổ chức kế toán...35
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán. ...36
2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản. ...38
2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán....43
2.2.4.1. Sơ đồ tổ chức sổ kế toán...43
2.2.4.2. Các loại sổ sử dụng trong Công ty...44
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY...45
2.3.1. KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty. ...45
2.3.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền. ....45
2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền...46
2.3.1.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình:...63
2.3.1.4. Sổ sách, báo cáo sử dụng trong chu trình:...67
2.3.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền:...69
2.3.2. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán....72
2.3.2.1. KSNB đối với khoản phải thu...72
2.3.2.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải thu:...72
2.3.2.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải
thu:...73
2.3.2.1.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình....76
2.3.2.1.4. Sổ sách, báo cáo sử dụng trong chu trình:...77
2.3.2.1.5. KSNB đối với kế toán các khoản phải thu....78
2.3.2.2. KSNB đối với kế toán các khoản phải trả. ...81
2.3.2.2.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải trả:...81
2.3.2.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ:...82
2.3.2.2.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình:...84
2.3.2.2.4. Sổ sách, báo cáo sử dụng trong chu trình:...85
2.3.2.2.5. KSNB đối với Kế toán các khoản phải trả:...86
2.4. Đánh giá chung về HT KSNB tại Công ty....92
2.4.1. Những mặt đạt được. ...92
2.4.2. Những mặt hạn chế. ...92
Chương 3:...94
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HT KSNB ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY. 3.1. BIỆN PHÁP 1: HOÀN THIỆN KSNB ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN...95
3.2. BIỆN PHÁP 2: HOÀN THIỆN KSNB ĐỐI VỚI KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN....99
3.3. BIỆN PHÁP 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, BÁO CÁO...103
3.4. BIỆN PHÁP 4: ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN....105
KẾT LUẬN...107
TÀI LIỆU THAM KHẢO………..