THANH TOÁN.
*). Kiểm soát các khoản phải thu:
Phần hành kế toán các khoản phải thu của Công ty thể hiện rằng: quan hệ
bạn hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng truyền thống, khách hàng có sự đảm
bảo của Tổng công ty lương thực Miền Bắc với chính sách thanh toán khắt khe, dựa vào uy tín là chính. Điều này tạo cho Công ty lợi thế ít bị đối tác chiếm dụng vốn,
giảm thiểu được rủi ro gặp phải khách hàng ảo… Song cũng thể hiện rằng Công ty
rất rụt rè trong quan hệ đối tác, làm mất một số bạn hàng mới có tiềm lực kinh tế
còn hạn chế. Xu thế hiện nay đòi hỏi các Công ty phải không ngừng mở rộng quan
hệ và quy mô để phát triển và đứng vững trên thị trường. Bởi vậy Công ty phải mở
lưu ý nữa là: kế toán công nợ (kế toán tài vụ) phải đảm đương luôn công việc đi thu
nợ cho Công ty, vô tình đẩy người lao động và thế giữ 2 chân và vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán (vừa ghi sổ kế toán vừa có cơ hội tiếp cận tài sản). Để giải quyết những vấn đề nan giải trên Công ty nên:
- Có chính sách khách hàng phù hợp:
Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán: giảm 1 % giá trị hợp đồng nếu người mua trả trước thời hạn 1 tháng; giảm 0,5 % giá trị hợp đồng nếu người trả trước thời hạn một nửa tháng. Bên cạnh đó có chính sách phạt hợp lý đối với những
khách hàng thanh toán quá hạn.
Công ty nên bố trí cho kế toán công nợ theo dõi chi tiết các khoản nợ để thu
hồi nợ đúng thời hạn. Thông thường trước khi trả nợ 5 đến 7 ngày gọi điện nhắc
nhở, hối thúc khách hàng thanh toán nợ đến hạn. Trường hợp khách hàng để quá
hạn nên áp dụng:
+ Gửi thông báo đến khách hàng về việc trả nợ không đúng hạn kèm theo những điều khoản phạt đã quy định trong Hợp đồng mà hai bên cùng ký kết.
+ Cho khách hàng trả góp, trả dần đến khi hết nợ.
+ Thuê một đại diện để đòi nợ thay cho Công ty.
+ Tiến hành các thủ tục pháp lý để đòi nợ.
Trước khi ký kết với một khách hàng mới thì phải nghiên cứu kỹ về khách hàng đó: có thể cử người đến tận nơi để điều tra về đối tác, lên mạng tìm hiểu, tìm thông tin về đối tác thông qua ngân hàng (gọi điện vào ngân hàng xem số dư lũy kế
tài khoản tiền gửi của đối tác), … Tại Công ty hiện nay không tạm ứng cho bạn
hàng mới, điều này gây khó khăn cho bạn hàng nếu giá trị hợp đồng ký kết có giá trị
lớn, làm mất bạn hàng. Do đó Công ty nên áp dụng chính sách khách hàng như trên
vừa có lợi cho Công ty mình và cũng tạo điều kiện thuận lợi cho đối tác ưng thuận làm ăn với Công ty. Đương nhiên trong Hợp đồng mua bán ký kết giữa hai bên phải quy định rõ: Số lượng hàng hóa, số tiền thanh toán bằng số và bằng chữ, những điều
khoản chiết khấu, điều khoản phạt, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, … Nếu có sự thay đổi phải có sự đồng ý của cả 2 bên mua bán, có thể kèm thêm
phụ lục của Hợp đồng. Hợp đồng quy định càng cụ thể càng tốt, bởi nó sẽ trở thành
căn cứ chứng minh trước pháp luật cho Công ty nếu xảy ra tranh chấp sau này.
- Tách rời chức năng ghi sổ kế toán và đi thu nợ của Kế toán công nợ:
Để làm được điều này Công ty không nhất thiết phải thuê thêm người để đi
thu nợ. Vì, tại Công ty các khoản nợ phải thu khách hàng không có quá nhiều bạn
hàng chậm trễ trong việc thanh toán và phòng kế toán vẫn còn kế toán chi phí kho
hàng, thủ quỹ, … Mặt khác, Kế toán công nợ còn giữ luôn vai trò lập Phiếu thu chi, Ủy nhiệm chi và Lệnh chi, ghi sổ quỹ, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Do đó việc đi
thu nợ làm quá tải công việc của Kế toán công nợ, đồng thời lại vi phạm nguyên tắc
bất kiêm nghiệm trong kế toán. Công ty nên:
Giao cho Kế toán công nợ theo dõi các khoản nợ đến hạn thanh toán, song khi đến hạn nên giao cho Thủ quỹ hoặc Kế toán chi phí kho hàng đi thu. Đương nhiên, trước khi đi thu nợ phải có sự đồng ý của Kế toán trưởng và Giám đốc. Các
lần đi thu phải có sự chứng nhận của khách hàng và định kỳ hàng tháng Kế toán
công nợ nên tiến hành đối chiếu sổ sách công nợ với bạn hàng.
*). Kiểm soát các khoản phải trả:
Kế toán các khoản phải trả của Công ty được kiểm soát tương đối chặt chẽ
và có chất lượng. Tuy nhiên, việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp được tiến
hành quá song phẳng và quy định trong thời hạn ngắn, Công ty không chiếm dụng được vốn của khách hàng để xoay vòng trong kinh doanh. Lối kinh doanh này của
công ty tạo được uy tín cao trong lòng bạn hàng nhưng xét về mặt tài chính thì Công ty không biết tận dụng lợi thế của doanh nghiệp mình. Mặt khác, nhiều khi
Công ty sẽ bị rơi vào điều khoản phạt trong Hợp đồng mua bán do không thanh toán kịp thời đúng quy định (một thực tế hầu hết các Công ty hay gặp phải). Giả sử Công
ty dự đoán trong 2 ngày tới sẽ có tiền do khách hàng trả nợ để trả cho nhà cung cấp,
song khách hàng có thể gặp rủi ro trong tài chính, thanh toán; đương nhiên sẽ không
có tiền trả vào ngày đó cho Công ty => Công ty huy động lượng tiền dự trữ hiện có không đủ => Không trả được nhà cung cấp.
Công ty nên lựa chọn các nhà cung cấp có bảng báo giá phù hợp, có chính
sách chiết khấu khuyến khích khách hàng, những quy định trong thanh toán của họ
không tạo áp lực đối với Công ty (ví dụ: có thể thanh toán sau 2 đến 3 tháng), … Nên ưu tiên mua hàng của những nhà cung cấp đã có quan hệ lâu dài với Công ty và họ là những nhà cung cấp lớn, chủ đạo của Công ty. Một điều quan trọng nữa, nhà cung cấp có phát hành Hóa đơn GTGT đầu vào để được khấu trừ. Trường hợp bắt
buộc phải thu mua lương thực từ người dân, Kế toán trưởng và Giám đốc có thể
xuống một vài địa điểm để kiểm soát giá cả, chất lượng hàng hóa, tránh được việc
nâng giá lên quá cao của các đầu lậu (chính là các phường buôn).
Ngoài ra, để giảm được rủi ro bộ phận đi mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để nâng giá hàng mua lên và hưởng hoa hồng. Công ty nên yêu cầu bộ
phận mua hàng phải có ịt nhất 3 Bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau trên khu vực mình mua hàng về mặt hàng đó. Sau đó, Kế toán trưởng và Giám đốc có
quyền lựa chọn nhà cung cấp nào được chấp thuận.
Người được cử đi mua hàng thường xuyên có thể có kinh nghiệm trong
việc mua và lựa chọn hàng có chất lượng tốt nhưng cũng có thể thông đồng dễ dàng với một số bộ phận đã quen của phía nhà cung cấp nhằm tư lợi cho mình. Công ty
nên luân phiên thay đổi người mua hàng và điều chuyển cán bộ mua hàng từ bộ
phận khác đến. Người đi mua hàng phải được lựa chọn kỹ càng: có tay nghề và kinh nghiệm về hàng hóa mình đi mua, được sự tín nhiệm của lãnh đạo và phẩm chất
trung thực được đặt lên hàng đầu.
Kết luận:
Lợi ích mang lại từ việc thực hiện các định hướng về giải pháp đối với phần
hành kế toán các khoản thanh toán trên như sau:
+ Tìm kiếm được khách hàng mới ngoài khách hàng truyền thống của Công
ty với chính sách khách hàng hấp dẫn.
+ Quản lý chặt chẽ và bảo vệ được tài sản của Công ty.
+ Giảm khối lượng công việc cho Kế toán công nợ, đảm bảo nguyên tắc bất
+ Không bị thiệt thòi trong quan hệ với nhà cung cấp, phù hợp với xu thế
mua bán hiện nay.
+ Tạo tâm lý an toàn trong quản lý phần hành này của các cấp lãnh đạo.