2.2.4.1. Sơ đồ tổ chức sổ kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và được
ghi chép thủ công (có sự hỗ trợ của máy tính).
Trình tự ghi sổ và hạch toán thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết hoặc các
báo cáo chi tiết
Phiếu kế toán
Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu
Báo cáo tổng hợp
Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh đã được kiểm tra để vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, nếu chứng từ có liên quan đến tiền mặt thì vào Sổ quỹ. Các chứng từ phát sinh có nghiệp vụ kinh tế phát sinh giống nhau được đưa vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, các chứng từ lẻ được ghi vào Phiếu
kế toán.
Cuối tháng từ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ghi vào Phiếu kế toán (bút toán định khoản theo tháng) và số liệu từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết lên Báo cáo tổng hợp chi tiết. Từ Phiếu kế toán số liệu được đưa lên Sổ cái. Số liệu trên Sổ cái được đối chiếu với số liệu của Báo cáo tổng hợp chi tiết, sau đó số liệu này được đưa lên Bảng cân đối số phát sinh. Số liệu được tổng hợp lên các Báo cáo tài chính theo quý (lũy kế 3,6,9,12 tháng).
Áp dụng trình tự hạch toán theo hình thức trên nhằm mục đích dễ quản lý và dễ lưu chuyển chứng từ.
2.2.4.2. Các loại sổ sử dụng trong Công ty.
Công ty sử dụng hầu hết các loại sổ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban
hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên có một vài sự thay đổi khác biệt sau:
+ Công ty sử dụng Phiếu kế toán thay cho Chứng từ ghi sổ và không sử dụng
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ngoài Sổ kho công ty còn lập Báo cáo kho kinh doanh.
+ Sổ quỹ đồng thời là Sổ chi tiết tiền mặt (111).
Như vậy những thay đổi nhỏ trên của Công ty nhằm giúp đơn giản hóa công
việc ghi sổ kế toán nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của công tác kế toán (phản ánh đúng và theo dõi chính xác, kịp thời những biến động tài chính của doanh nghiệp),
đồng thời đảm bảo được yêu cầu và công tác quản lý kế toán, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN
MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY.
2.3.1. KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty.
2.3.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền.
Tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình, công tác kế toán vốn bằng tiền
rất được quan tâm: Vì số tiền giao dịch của Công ty rất lớn, Công ty lại sử dụng
nguồn vốn ngân sách Nhà nước nên việc ghi nhận sự hợp pháp, hợp lý của vốn bằng
tiền phải minh bạch, rõ ràng và có hiệu quả. Ngoại tệ có phát sinh nhưng thường rất
ít và nhỏ lẻ do Công ty thường áp dụng xuất khẩu ủy thác. Đồng nội tệ được Công
ty sử dụng để hạch toán là Việt Nam đồng (đồng tiền ghi sổ của Công ty). Việc ghi
nhận và hạch toán sổ sách được giao cho kế toán tài vụ. Thủ quỹ trực tiếp thu và chi tiền nhưng không lập Phiếu thu, Phiếu chi. Dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, thủ
quỹ sẽ tiến hành nộp tiền vào tài khoản tiền gửi hay rút tiền khi có lệnh.
*) Đối với tiền mặt:
Tất cả các Phiếu thu, Phiếu chi đều được luân chuyển theo quy trình định
sẵn mà trong đó bất kỳ Phiếu thu, Phiếu chi nào hoàn thành phải bắt buộc có chữ ký
của 4 người sau đây: Giám đốc và Kế toán trưởng, Kế toán tài vụ và Thủ quỹ. Kế
toán tài vụ có trách nhiệm theo dõi và ghi chép Sổ quỹ tiền mặt (đồng thời là Sổ chi
tiết 111) của đơn vị.
Việc đối chiếu số liệu sổ sách thì được tiến hành định kỳ hàng tháng, Việc
kiểm kê quỹ tuy không có văn bản quy định cụ thể về việc kiểm kê này nhưng trách
nhiệm giữ quỹ tiền mặt luôn trùng khớp với số dư trên sổ kế toán là thuộc về Thủ
quỹ, nếu thiếu hụt thì Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm trước Công ty, sự việc trầm
trọng thì được đưa sang bên pháp luật xử lý.
*) Đối với tiền gửi:
Giao dịch của Công ty với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu thông qua
tiền gửi, bởi vậy tiền gửi ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong Công ty. Nhưng
tại Công ty chỉ mở 3 tài khoản tiền gửi:
+ Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương.
+ Tài khoản ngoại tệ ngân hàng Ngoại thương.
Như vậy, giao dịch của Công ty chủ yếu với 2 ngân hàng Công thương và
Ngoại thương.
Việc theo dõi tiền gửi ngân hàng và đối chiếu số liệu sổ sách về tiền gửi với
ngân hàng do Kế toán tài vụ đảm nhận. Công ty sử dụng chủ yếu hình thức Ủy
nhiệm chi và Lệnh chi khi thực hiện thanh toán. Ủy nhiệm chi và Lệnh chi có hiệu
lực với chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc.
Những nghiệp vụ liên quan đến tiền thường xuyên tại đơn vị là: - Những nghiệp vụ ghi tăng tiền:
+ Thu tiền bán hàng. + Thu nợ.
+ Thu tạm ứng thừa.
+ Thu lãi tiền gửi.
+ Thu nội bộ.
+ Thu khác.
- Những nghiệp vụ ghi giảm tiền:
+ Chi mua hàng hóa. + Chi mua tài sản cố định
+ Chi tạm ứng.
+ Chi trả lãi vay.
+ Chi lương.
+ Chi thanh toán tiền BHXH cho nhân viên. + Chi khác.
Ngoài ra có nghiệp vụ: Rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt, là nghiệp vụ thường xuyên diễn ra nhưng không làm tăng giảm tiền của Công ty..
2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền.
Giải thích:
Chu trình luân chuyển được bắt đầu khi Kế toán tài vụ nhận được Giấy đề
nghị thanh toán hợp đồng từ khách hàng. Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng sẽ lập Phiếu thu gồm 3 liên. 3 liên này được chuyển sang cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ kiểm tra, thu tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ tiến hành xong các công việc sẽ giao cho khách hàng giữ 1 liên của
Phiếu thu; 1 liên giữ tại phòng mình theo số; liên còn lại chuyển sang cho bộ phận
Kế toán tài vụ để vào Sổ chi tiết 111, 131. Căn cứ vào Phiếu thu này, Kế toán tài vụ
tiến hành lập Phiếu kế toán và lưu Phiếu thu theo số. Sau đó Phiếu kế toán được
chuyển qua cho Kế toán trưởng tiến hành lập Sổ cái 111, 131, lưu trữ Sổ cái này theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Khi nhân viên đến nộp tiền tạm ứng đi mua hàng không dùng hết cho Kế
toán tài vụ. Kế toán tài vụ (kế toán tiền mặt) sẽ tiến hành lập Phiếu thu (2 liên), 2 liên Phiếu thu trên được chuyển cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu sau khi đã được ký duyệt được chuyển sang cho Thủ quỹ. Tại đây Thủ quỹ tiến
hành kiểm tra, thu tiền và ký xác nhận đã thu, liên 2 sẽ được Thủ quỹ giữ lại lưu
theo số, còn liên 1 của Phiếu thu sẽ được đưa lại cho Kế toán tài vụ.
Tại bộ phận Kế toán tài vụ, sau khi nhận được liên 1 của Phiếu thu đã đầy đủ
chữ ký sẽ tiến hành vào Sổ chi tiết 111, 141 và căn cứ vào Phiếu thu lập Phiếu kế
toán. Phiếu thu này sẽ được Kế toán tài vụ lưu theo số, còn Phiếu kế toán được
chuyển sang cho Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu kế toán từ Kế toán tài vụ sẽ tiến
Giải thích:
Vào ngày 25 hàng tháng ngân hàng sẽ tiến hành tính lãi và gửi Giấy báo lãi tiền gửi về cho Công ty. Kế toán tài vụ khi nhận được Giấy báo lãi tiền gửi của
ngân hàng sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết 112 và chuyển Giấy báo lãi tiền gửi sang cho
bộ phận Kế toán chi phí, doanh thu vào sổ doanh thu tài chính. Sau khi vào sổ
doanh thu tài chính xong Kế toán doanh thu không quên trả lại Kế toán tài vụ Giấy
báo lãi tiền gửi để làm căn cứ ghi Phiếu kế toán và lưu theo số tại đây. Riêng Phiếu
kế toán được chuyển sang cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên sổ cái 112, 515. Các sổ cái này được lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Chu trình được bắt đầu khi Kế toán tài vụ nhận được các Hóa đơn thanh toán
tiền điện thoại, tiền nước, … sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết 111, 112 và lập Phiếu kế
toán. Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán chi phí lên sổ chi tiết, tổng hợp
642 và lên Phiếu kế toán liên quan đến chi phí này. Tất cả các Phiếu kế toán sẽ được
chuyển sang cho Kế toán trưởng vào Sổ cái các tài khoản 642, 111, 112. Sổ cái và Phiếu kế toán sẽ được lưu tại đây và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Khi nhân viên đau ốm, thai sản, tai nạn nghề nghiệp… sẽ được hưởng BHXH do cơ quan BHXH chi trả nhưng thông qua Công ty. Chu trình này được mô tả như sau:
Bắt đầu khi nhân viên làm và nhận các thủ tục, giấy tờ chứng minh nghỉ hưởng BHXH nộp cho phòng Tổ chức hành chính. Phòng Tổ chức hành chính sẽ
kiểm tra sự hợp pháp và hợp lý của các giấy tờ này sau đó tiến hành lập các giấy tờ
có liên quan (Bảng thanh toán tiền BHXH, Phiếu thanh toán tiền BHXH). Tất cả
các giấy tờ trên sẽ được chuyển qua cho Giám đốc xác nhận, cơ quan BHXH kiểm
tra, xét duyệt và chuyển về cho Kế toán tài vụ.
Kế toán tài vụ sẽ căn cứ vào các giấy tờ này tiến hành viết Phiếu chi (2 liên). 2 liên của Phiếu chi vừa lập được đưa sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký
duyệt và đưa sang cho Thủ quỹ.
Thủ quỹ sau khi nhận được Phiếu chi đã ký (gồm 2 liên) từ phòng Giám đốc
và Phiếu thanh toán BHXH đã xác nhận từ Kế toán tài vụ sẽ tiến hành kiểm tra, chi
tiền và ký nhận. Phiếu thanh toán BHXH đã xác nhận cùng với 1 liên của Phiếu chi
sẽ được giữ tại đây theo số. Liên còn lại của Phiếu chi được đưa trở lại cho Kế toán
tài vụ.
Kế toán tài vụ sau khi nhận được Phiếu chi đã đầy đủ chữ ký và đúng nội
dung, thông tin từ Thủ quỹ, sẽ căn cứ vào Phiếu chi này cùng với Bảng thanh toán BHXH để vào Sổ chi tiết các tài khoản 111, 334, 338. Bảng thanh toán BHXH và Phiếu chi lại tiếp tục làm căn cứ để lập Phiếu kế toán và sau đó được lưu theo số tại đây. Còn các giấy tờ chứng minh được Kế toán tài vụ lưu theo tên người thụ hưởng,
Phiếu kế toán thì được chuyển sang cho Kế toán trưởng để vào Sổ cái các tài khoản 111, 334, 338, lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Lưu đồ 6: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI TIỀN MẶT TẠM ỨNG Bắt đầu Lập giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Duyệt và ký Giấy đề nghị tạm ứng đã ký Lập phiếu chi PC 2 PC 1 Duyệt và ký PC PC 2 đã ký 1 1 Kiểm tra, chi tiền và ký Vào sổ CT 111,141 SCT 111,141 PC 1 đã chi Lập PKT N PKT Lên Sổ cái Sổ cái 111,141 A Kết thúc
Nhân viên KTT, GĐ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán trưởng
PC 1 đã ký
N PC 2 đã chi
Giải thích:
Chu trình bắt đầu khi nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng đưa sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó được chuyển sang cho Kế toán tiền
mặt. Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã ký duyệt Kế toán tiền mặt tiến hành lập
Phiếu chi (gồm 2 liên). 2 liên Phiếu chi này sẽ được chuyển sang cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Các Phiếu chi đã được ký duyệt được chuyển sang cho Thủ quỹ. Khi nhận
các Phiếu chi này Thủ quỹ phải kiểm tra, chi tiền và ký xác nhận, giữ lại 1 liên để lưu theo số, liên còn lại được chuyển sang cho Kế toán tiền mặt làm căn cứ vào các sổ chi tiết 111, 141 và lập Phiếu kế toán. Sau đó, Kế toán tiền mặt lưu trữ Phiếu chi
theo số. Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên Sổ cái 111, 141 lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Cuối tháng, phòng Tổ chức hành chính sẽ tiến hành lập Bảng thanh toán lương (gồm 3 liên). 3 liên của Bảng thanh toán lương sẽ được chuyển cho Giám đốc
và Kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng sẽ giữ lại một liên lưu theo ngày, 1 liên
trả lại cho phòng Tổ chức lưu theo ngày, liên còn lại chuyển sang cho Kế toán tài vụ.
Sau khi nhận được Bảng thanh toán lương đã duyệt Kế toán tài vụ sẽ căn cứ vào đó để lập Phiếu chi (2 liên). 2 liên Phiếu chi được chuyển sang cho Giám đốc
và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ tiến hành kiểm tra,
chi tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ sẽ giữ lại Bảng thanh toán lương và Phiếu chi (1 liên) để lưu theo số, 1 liên Phiếu chi được chuyển sang cho Kế toán tài vụ.
Sau khi nhận được liên Phiếu chi đã đầy đủ chữ ký sẽ tiến hành ghi vào Sổ
chi tiết 111, 334 và lập Phiếu kế toán. Phiếu chi này sẽ được Kế toán tài vụ lưu theo
số còn Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên Sổ cái 111, 334 lưu theo tên, quy trình kết thúc.
Giải thích:
Khi Ngân hàng nhận được Hợp đồng và Ủy nhiệm chi của Công ty sẽ tiến
hành chi tiền và gửi Giấy báo nợ về cho Công ty.
Kế toán tài vụ sẽ nhận được Giấy báo nợ từ Ngân hàng. Căn cứ vào Giấy báo
nợ và bản sao Hợp đồng tiến hành ghi sổ chi tiết 112, 331 và lập Phiếu kế toán.
Giấy báo nợ được lưu tại đây theo số, còn Phiếu kế toán sẽ được chuyển sang cho
Kế toán trưởng. Căn cứ vào Phiếu kế toán này, Kế toán trưởng tiến hành lên Sổ cái 112, 331 và lưu theo tên, lưu đồ kết thúc.
2.3.1.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình: *) Đối với tiền mặt: *) Đối với tiền mặt:
Trích số liệu T3/2008 tại Công ty:
- Ngày 05/03/2008, Phiếu chi số 89, chi cho Vũ Văn Tâm mua bao bì đóng sắn 495.000 đồng (trong đó VAT 10 %).
Kế toán định khoản:
Nợ 641,2: 450.000. Nợ 133,1: 45.000.
Có 111,1: 495.000.
- Ngày 05/03/2008, Phiếu thu số 35, thu lãi tiền gửi ngân hàng cá nhân của Vũ Văn Tâm: 191.167 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 111,1: 191.167.
Có 515: 191.167.
- Ngày 05/03/2008, Phiếu thu số 39, thu tạm ứng thừa đi mua hàng của Vũ Văn Tâm: 1.960.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 111,1: 1.960.000.000.
Có 141: 1.960.000.000.
- Ngày 05/03/2008, Phiếu chi số 91, chi mua sắn lát 675,820 kg của Công ty Hoàng Mai với số tiền là: 1.965.622.470 đồng (nhân viên đi mua: Vũ Văn Tâm).
Kế toán định khoản:
Nợ 331 Hoàng Mai: 1.965.622.470.
Có 111,1: 1.965.622.470.
- Ngày 07/03/2008, Phiếu chi số 98, chi tạm ứng cho Lê Văn Chính với số tiền là:
40.000.000 đồng đi mua hàng. Kế toán định khoản:
Nợ 141: 40.000.000.
- Ngày 12/03/2008, Phiếu thu số 49, Nguyễn Thị Lan Anh – thu BHXH CBCNV
VP Công ty T3/2008: 1.512.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 111,1: 1.512.000.
Có 338,3: 1.512.000.