Để tìm hiểu KSNB đối với kế toán các khoản phải thu, đề tài sử dụng bảng
câu hỏi được thiết kế như sau:
Bảng 7: BẢNG CÂU HỎIKSNB ĐỐI VỚI KHOẢN PHẢI THU.
Trả lời Yếu kém ST T Câu hỏi Có Không Quan trọng Thứ yếu Ghi chú 1 Công ty có tìm hiểu kỹ về khách hàng không? ×
2 Các khoản bán chịu có được
xét duyệt trước khi bán hàng không?
×
3 Các chứng từ gửi hàng có
được đánh số liên tục trước
khi sử dụng không?
× ×
4 Trước khi gửi hàng đi có
tiến hành kiểm tra số lượng
và chất lượng hàng không?
×
5 Các hóa đơn bán hàng có được đánh số trước khi sử
dụng không?
×
6 Có bảng giá được duyệt để
làm cở sở tính tiền trên hóa
đơn hay không?
×
7 Có quy định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo mọi hàng hóa gửi đi bán đều đã được lập hóa đơn hay không?
8 Hàng tháng có gửi bản sao
kê công nợ cho khách hàng hay không?
× × - Gửi hàng
quý
9 Việc nhận lại hàng bị trả lại
có sự phê chuẩn của người
có thẩm quyền không?
- Không có hàng trả lại (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
10 Đơn vị có thực hiện đối
chiếu giữa tài khoản chi tiết
về các khách hàng với tài khoản phải thu khách hàng trên sổ cái, việc đối chiếu
này thực hiện khi nào?
× - Hàng tháng
11 Bộ phận thu nợ khách hàng
có độc lập với kế toán công
nợ không?
× ×
12 Công ty có theo dõi thời
gian trả nợ của khách hàng không?
×
13 Định kỳ Công ty có lập dự
phòng các khoản phải thu đối với nợ quá hạn không?
× Vào ngày 31/12 hàng năm căn cứ vào tình hình công nợ thực tế lập dự phòng 14 Mức lập dự phòng các
khoản phải thu có tuân theo quy định của Nhà nước
không?
× Theo thông tư
13 của Bộ tài chính
Với kết quả khảo sát tại Công ty, có thể đánh giá KSNB đối với khoản mục phải thu như sau:
Bảng 8: BẢNG ĐÁNH GIÁ KSNB ĐỐI VỚI KHOẢN PHẢI THU.
Mục tiêu
kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát Đánh giá
Chỉ bán cho
khách hàng thật và đủ tư
cách
Khách hàng
ảo, lừa đảo
chiếm đoạt
hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm tra đơn hàng – kiểm tra tình hình tài chính
để quyết định bán chịu hay
không
- Lựa chọn ưu tiên cho
khách hàng truyền thống
của Công ty.
Các thủ tục này đảm
bảo khách hàng của
Công ty là thật và đủ tư
cách. Tuy nhiên, Công ty chỉ dừng lại ở việc giao
dịch với các bạn hàng truyền thống. Để mở rộng quan hệ, Công ty phải có một chính sách khách hàng ợp h lý khuyến khích và ràng buộc khách hàng. Đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng Không có cở sở pháp lý khi phát sinh các mâu thuẫn với
khách hàng.
- Quyết định giá cả và các
điều kiện bán chịu – phê duyệt
- Lập hợp đồng bán trong đó có các điều khoản ràng buộc trách nhiệm của mỗi
bên.
Rủi ro khi thực hiện
các biện pháp này thấp. Công ty chỉ cần có những điều khoản ràng buộc khách hàng cụ thể, chi tiết trong Hợp đồng mua bán. Ghi nhận kịp thời, chính xác và đầy đủ các khoản phải thu. Ghi nhận không đầy đủ và thiếu sót. - Quy định xử lý chứng từ ghi nhận khoản nợ: số lượng bản CT, ai giữ - Hàng ngày kiểm soát
việc ghi nhận và theo dõi
Việc theo dõi nợ phải
thu cần giao cho Kế toán
công nợ của Công ty
theo dõi. Nhưng khi thu
TK phải thu
- Cuối tháng kiểm soát
sao kê đối chiếu công nợ:
hình thức đối chiếu, thời
hạn báo cáo…
các kế toán khác thực
hiện. Các chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chứng minh khoản phải
thu sau khi đã xử lý xong
cần vào sổ chi tiết.
Nhận xét:
Đối với các khoản phải thu của đơn vị, do nghiệp vụ các khoản phải thu phát sinh tương đối ít, nên việc hạch toán các khoản phải thu không gặp khó khăn lắm.
Các khoản phải thu được Kế toán công nợ tiến hành đối chiếu sổ sách vào cuối
tháng và theo dõi trên các sổ chi tiết khi phát sinh. Phần hành này cần có sự tách
bách giữa việc ghi sổ và đi thu công nợ của kế toán công nợ. Mặt khác, thực tế cho
thấy chính sách khách hàng của Công ty cần thêm vào điều khoản hưởng chiết khấu thanh toán, các điều khoản khác nhằm củng cố và tìm kiếm thêm bạn hàng.
2.3.2.2. KSNB đối với kế toán các khoản phải trả.
2.3.2.2.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải trả:
Muốn kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải trả, phải kiểm soát được toàn bộ chu trình mua hàng của Công ty. Thông thường chu trình mua hàng của Công ty
bao gồm các bước sau:
1. Lập kế hoạch mua hàng.
2. Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành đặt hàng. 3. Tiếp nhận hàng.
4. Ghi nhận giá trị hàng mua, Nợ phải trả.
5. Tiến hành thanh toán tiền hoặc gia hạn Nợ phải trả.
6. Đối chiếu số liệu thực tế với bên bán.
Công ty sử dụng tài khoản 331 để hạch toán công nợ phải trả. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp của Công ty.
Các chứng từ được sử dụng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng thông
thường bao gồm:
+ Giấy đề nghị mua hàng. + Hợp đồng mua bán. + Hóa đơn GTGT.
+ Biên bản kiểm nhận, Phiếu nhập kho,…
2.3.2.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn GTGT (liên 2) của nhà cung cấp, hợp đồng mua bán hàng hóa, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Lệnh chi,… Kế
toán công nợ (chính là: Kế toán tài vụ) theo dõi công nợ của nhà cung cấp trên Sổ
chi tiết được mở cho nhà cung cấp đó.
Khi đến hạn thanh toán hoặc nhận được thông báo đòi nợ thì Kế toán thanh
toán lập Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, tiến hành làm các thủ tục trả nợ cho nhà cung cấp.
Cuối tháng, Kế toán công nợ tiến hành đối chiếu công nợ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy trình luân chuyển chứng từ tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa sẽ cho thấy viêc luân chuyển chứng từ trong chu trình này diễn ra như thế nào:
Giải thích:
Bắt đầu quy trình là phòng Kinh doanh tiến hành đặt hàng và đề nghị mua
chịu với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ xem xét và chấp nhận yêu cầu này thì sẽ
tiến hành lập Hợp đồng mua bán (gồm 4 bản) và chấp nhận bán chịu cho Công ty. 4
bản của Hợp đồng sau khi được Giám đốc hai bên ký xác nhận quan hệ mua bán thì có giá trị pháp lý là như nhau. Mỗi bên sẽ giữ 2 bản của Hợp đồng để làm căn cứ
ghi nhận, đối chiếu và giải quyết những mâu thuẫn (nếu có) sau này.
Căn cứ vào Hợp đồng, nhà cung cấp tiến hành cung cấp hàng cho Công ty và viết Hóa đơn GTGT để giao cho Công ty. Phòng Kinh doanh có trách nhiệm nhận Hóa đơn GTGT này và 2 liên của Hợp đồng trên, lưu giữ 1 liên của Hợp đồng theo
số, liên còn lại cùng với Hóa đơn GTGT được chuyển sang cho Kế toán tài vụ.
Kế toán tài vụ sau khi nhận được Hợp đồng và Hóa đơn GTGT sẽ tiến hành vào Sổ chi tiết 331 và lập Phiếu kế toán. Bộ chứng từ gồm Hợp đồng và Hóa đơn
GTGT, Kế toán tài vụ không có trách nhiệm lưu trữ mà chuyển sang cho Kế toán kho hàng lưu trữ và xử lý các phần hành còn lại. Còn Phiếu kế toán, Kế toán tài vụ
sẽ chuyển sang cho Kế toán trưởng lên Sổ cái 331 lưu theo tên và quy trình khép lại.
2.3.2.2.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình:
Trích số liệu kế toán tháng 3 năm 2008 đối với DNTN Liên Nhuận Phát như
sau:
- Ngày 10/03/2008, Ủy nhiệm chi số 50, trả bằng TGNH Ngoại Thương cho DNTN Liên Nhuận Phát theo Hợp đồng 05/08 số tiền 2.970.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331 (LNP): 2.970.000.000. Có 112,1 NT: 2.970.000.000.
- Ngày 28/03/2008, Lệnh chi số 18, trả bằng TGNH Công Thương cho DNTN Liên Nhuận Phát theo Hợp đồng 10/08 số tiền là: 1.650.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331 (LNP): 1.650.000.000. Có 112,1 CT: 1.650.000.000.
- Ngày 31/03/2008, Ủy nhiệm chi số 68, chuyển tiền vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại Thương trả nợ cho DNTN Liên Nhuận Phát theo Hợp đồng 10/08 với số tiền là:
1.000.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331 (LNP): 1.000.000.000. Có 311 NT: 1.000.000.000.
2.3.2.2.4. Sổ sách, báo cáo sử dụng trong chu trình:
2.3.2.2.5. KSNB đối với Kế toán các khoản phải trả:
Để tìm hiểu KSNB đối với khoản phải trả, đề tài sử dụng bảng câu hỏi được
thiết kế như sau:
Bảng 9: BẢNG CÂU HỎI KSNB ĐỐI VỚI MUA HÀNG TRẢ TIỀN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trả lời Yếu kém STT Câu hỏi Có Không Quan trọng Thứ yếu Ghi chú 1 Tất cả các Đơn đặt hàng có
được xét duyệt bởi Giám đốc và Trưởng phòng kinh doanh hay không?
×
2 Hàng mua có được kiểm tra
chất lượng, số lượng toàn bộ
lô hàng khi nhận hay không?
×
3 Hóa đơn mua hàng có được
kiểm tra, tính toán chính xác
và đối chiếu với Đơn đặt
hàng, Phiếu nhập không?
×
4 Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng phê duyệt thanh toán không?
× 5 Có sự tách biệt giữa bộ phận mua hàng và nhận hàng không? × × 6 Các chứng từ có được đánh
dấu khi xét duyệt nhằm
trách sử dụng lại không?
×
hàng có luôn đúng với số lượng trong hóa đơn hay
không?
thừa thiếu
8 Bộ phận mua hàng thường
xuyên khảo sát giá trên thị trường không?
×
9 Có tiến hành so sánh các mức giá ở khu vực mình mua hàng hay không?
×
10 Hàng mua về có được tiến
hành nhập kho ngay không?
×
11 Trên văn phòng Công ty có mở kho bảo quản hàng
không? Hay đặt tại các Chi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhánh?
Cả văn phòng lẫn Chi nhánh đều có kho bảo
quản
12 Hệ thống kho bảo quản có
an toàn không? × 13 Có tiến hành kiểm kê kho định kỳ và bất thường không? ×
14 Nghiệp vụ nhập kho được ghi chép đầy đủ chứng từ, sổ sách không? Căn cứ vào những chứng từ gì?
× Căn cứ vào
chứng từ nhập
kho và xuất kho
15 Thủ kho có theo dõi đối
chiếu với kế toán hay
không?
×
16 Thủ kho và kế toán kho
hàng có tách bạch hay
không?
17 Khi nhập kho có bộ phận
giám sát hay không? Do ai
đảm nhận
× Giám sát do Kế
toán kho hàng
18 Doanh nghiệp có thường
xuyên mua chịu hàng của
nhà cung cấp không?
× ×
19 Thời gian trả nợ được giới
hạn trong bao lâu?
Thời gian trả nợ được giới hạn trong Hợp đồng mua bán 20 Định kỳ có xem xét những khoản nợ đến hạn phải trả để dự trù tiền trả nợ hay không? × 21 Trả nợ nhà cung cấp có được tiến hành thông qua chuyển khoản ngân hàng không?
×
22 Nếu trả bằng tiền mặt do nhân viên đi mua hàng đảm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhận không?
Với kết quả khảo sát tại Công ty, có thể đánh giá KSNB đối với khoản phải
trả như sau:
Bảng 10: BẢNG ĐÁNH GIÁ KSNB ĐỐI VỚI MUA HÀNG – TRẢ TIỀN
Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát Đánh giá Mua hàng đúng chủng loại qui cách Hàng không đúng chủng loại qui cách - Bộ phận mua hàng đồng thời là bộ phận nhận hàng.
- Kiểm tra đối chiếu
giữa Hợp đồng và hàng nhận về
Các thủ tục này đảm
bảo cho hàng mua đúng
chủng loại qui cách.
Tuy nhiên, cần phải quy định rõ chủng loại
quy cách của hàng mua trong Hợp đồng làm
căn cứ đối chiếu.
Chất lượng hàng đạt yêu cầu Hàng kém chất lượng - Kiểm tra lô hàng trước khi nhận
Để kiểm tra lô hàng
có đạt yêu cầu về chất lượng hay không? Cần điều nhân viên kỹ thuật
chất lượng của phòng kinh doanh kiểm tra trước khi nhận hàng. Giá cả hợp
lý
Giá mua không hợp lý
-Tiến hành khảo sát giá
trên thị trường.
- So sách giá của các
vùng với nhau và lựa
chọn.
Việc thực hiện các
thủ tục này được Công ty giao cho người đi
mua hàng. Tuy nhiên
để có một Bảng báo giá
thực sự hợp lý, Công ty
cần yêu cầu nhân viên mua hàng phải cung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giá của 3 nhà cung cấp. Hàng nhập an toàn Hàng bị thất thoát - Thủ kho và kế toán
kho hàng giám sát quá trình nhập kho.
- Hệ thống kho bảo
quản phải an toàn - Thường xuyên kiểm
tra kho hàng.
Ngoài ra, đối với
mặt hàng lương thực,
kho hàng rất quan
trọng, không phải chỉ
nhập kho đủ số lượng
là xong. Phải bảo quản và vận chuyển cẩn thật,
tránh gặp nước. Thủ
tục kiểm tra kho nên thực hiện 1 tuần 1 lần để kịp thời phát hiện:
mối, mọt, chuột,
gián,… phá hoại kho
hàng. Hàng thực
sự có mua
Mua khống - Căn cứ trên chứng từ
gốc: phải có đủ chữ ký
của Giám đốc và Kế
toán trưởng.
- Thanh toán khi hàng
đã về nhập kho. Bộ chứng tù chứng minh cho việc thực sự có mua hàng phải có hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, … và Đơn đặt hàng do phòng Kinh doanh lập đã đầy đủ chữ ký của người có
thẩm quyền.
Hàng thực
sự có nhập
Nhập khống - Nhập kho phải có sự
giám sát của thủ kho và kế toán kho hàng. - Bộ phận mua hàng tiến hành nhận hàng.
Thủ kho, kế toán kho hàng, người đi mua
hàng phải trực tiếp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giám sát quá trình nhập
thực nhập khi đó vào Phiếu nhập kho và ký tên xác nhận.
Nhận xét:
Phần hành kế toán các khoản phải trả được Công ty kiểm soát tốt, chỉ
cần tiến hành kiểm tra kho thường xuyên hơn nữa và yêu cầu có ít nhất Bảng báo
giá của 3 nhà cung cấp trên khu vực mua hàng để lựa chọn được nhà cung cấp có giá tối ưu, phù hợp nhất.
2.4. Đánh giá chung về HT KSNB tại Công ty.
2.4.1. Những mặt đạt được.
1- Quy định cụ thể về các báo biểu; chức năng nhiệm vụ của Giám đốc, các phòng ban chức năng và các xử lý vi phạm tài chính … giúp cho nhân viên hiểu rõ được
quyền hạn và trách nhiệm trong công việc của mình. Đặc biệt giúp ích cho việc xử
lý các vi phạm hành chính và hạch toán kế toán.
2- Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn và tay nghề phù hợp với vị trí công tác và công viên được giao. Hàng năm vẫn gửi nhân viên đi học để nâng cao trình độ
chuyên môn, tay nghề về phục vụ Công ty.
3- Các cơ cấu về tổ chức bộ máy Công ty, tổ chức bộ máy kế toán rất tốt và phù hợp
với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bộ máy này có thể đảm bảo được có thể
kiểm soát và hỗ trợ nhau trong việc xử lý công việc.
4- Về tổ chức sổ sách, chứng từ, hệ thống tài khoản: đơn giải, dễ hiểu và thực thi,
phù hợp với tình hình kinh doanh và đúng với quy định của Nhà nước.
5- Phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán được hạch toán
khá ổn định, đáp ứng tương đối tốt yêu cầu quản lý của Công ty.
6- Về xác định tiền lương và công tác lao động tốt, thông qua quy chế phòng Tổ
chức hành chính chỉ việc thực hiện. Quy chế còn có “bảng tính sẵn tiền lương hiệu
quả được phép chi thêm cho người lao động”. Xem phần phụ lục.
2.4.2. Những mặt hạn chế.
1- Chưa quy định cụ thể trách nhiệm kiểm kê quỹ, bảo quản tiền mặt tại quỹ và việc
bồi thường khi xảy ra rủi ro về tiền đối với Thủ quỹ. Ngoài ra, chưa lập Bảng kê các