Nguyên tắc cơ bản để kiểm soát được công nợ phải thu của một doanh
nghiệp là phải kiểm soát được chu trình bán hàng của doanh nghiệp đó. Tại Công ty
Cổ phần Vina food 1 Thái Bình chu trình bán hàng thông thường bao gồm các bước
sau:
1. Nhận đơn đặt hàng và đề nghị mua chịu của khách hàng. 2. Xét duyệt bán chịu.
3. Nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc xuất hàng từ kho.
4. Gửi hàng đi.
5. Lập và kiểm tra hóa đơn.
6. Theo dõi thanh toán.
7. Xem xét xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Căn cứ vào các bước trên mà Kế toán trưởng phân công công việc cho
từng bộ phận trong Công ty có trách nhiệm xử lý từng phần hành một.
Công ty mở sổ chi tiết của 131 để tiến hành theo dõi cho từng đối tượng
khách hàng lớn; các nghiệp vụ nhỏ lẻ về giá trị, số lượng, khách hàng mới… thì
được theo dõi trên sổ chi tiết 131 – Phải thu khách hàng khác của Công ty.
Về chứng từ được sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng thường bao gồm: + Hóa đơn GTGT.
+ Hợp đồng mua bán.
+ Biên bản kiểm nghiệm hoặc Phiếu xuất kho.
+ Phiếu thu, Đề nghị thanh toán kèm Giấy báo Có.
+ Các biên bản xác nhận nợ.
2.3.2.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải thu:
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến phải thu khách hàng, căn
cứ vào các chứng từ ban đầu phát sinh (Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT, Phiếu
xuất kho, …) Kế toán công nợ theo dõi sự tăng giảm nợ vào sổ chi tiết 131 theo
Căn cứ vào ngày đến hạn nợ trên Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận bằng văn bản khác nếu khách hàng chưa trả nợ sẽ tiến hành lập Giấy đề nghị thanh toán và đi thu hồi nợ.
Cuối tháng, Kế toán công nợ tiến hành đối chiếu công nợ.
Sau đây là quy trình tăng các khoản phải thu do bán chịu hàng hóa của Công
Giải thích:
Sau khi nhận được Đơn đặt hàng và Giấy đề nghị thanh toán mua hàng chịu
từ khách hàng, phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lập Hợp đồng mua bán (gồm 4 bản). 4 liên của Hợp đồng mua bán sẽ được hai bên xem xét và chấp nhận mua bán chịu
hàng hóa. 2 liên của Hợp đồng sau khi đã ký duyệt sẽ được khách hàng giữ, Công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giữ 2 liên còn lại và tiến hành luân chuyển, ghi nhận nội bộ: 1 liên được chuyển cho
bộ phận Kho hàng, liên còn lại được đưa về cho phòng Kinh doanh.
Tại bộ phận kho hàng sau khi nhận được Hợp đồng mua bán sẽ tiến hành thu mua hàng hóa từ nhà cung cấp, lập Biên bản nghiệm thu chất lượng và số lượng. Hàng hóa mua được từ nhà cung cấp sẽ không qua kho mà được chuyển thẳng cho khách hàng. Hàng đã giao xong thì bộ phận Kho hàng sẽ tiến hành lập Biên bản
giao nhận (gồm 2 liên). 1 liên được chuyển giao cho khách hàng, liên còn lại
chuyển sang phòng kinh doanh.
Phòng kinh doanh sau khi nhận được Biên bản giao nhận sẽ tiến hành căn cứ
vào Biên bản giao nhận cùng Hợp đồng mua bán lập Hóa đơn GTGT (gồm 3 liên). Liên thứ nhất của Hóa đơn GTGT sẽ cùng với Biên bản giao nhận lưu ngay tại
phòng Kinh doanh theo số Hợp đồng. Liên thứ 2 được giao cho khách hàng, liên thứ 3 chuyển sang cho Kế toán tài vụ lên sổ chi tiết 131 và lập Phiếu kế toán. Tiếp theo Hóa đơn GTGT 3 sẽ được chuyển sang cho Kế toán kho hàng, còn Phiếu kế toán được chuyển sang cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên Sổ cái 131,lưu theo tên,
quy trình kết thúc.