2.1.3.1. Cơ cấu quản lý.
Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY.
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ:
- Hội đồng quản trị (gồm 5 thành viên):
Có quyền hạn đưa ra các quyết định quản trị, đồng thời có trách nhiệm tổ
chức hoạt động sản xuất kinh doanh tuân theo Điều lệ công ty và các quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban kiểm soát (3 thành viên):
Kiểm soát mọi hoạt động của Công ty trên cơ sở độc lập với Hội đồng quản
trị và Ban giám đốc. Chịu trách nhiệm về những sai phạm gây thiệt hại cho Công ty
trong khi thực hiện nhiệm vụ.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GĐ CÔNG TY Phòng tổ chức hành chính Phòng Kế hoạch – Kinh doanh Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng tài chính kế toán Chi nhánh Vũ Thư Chi nhánh Thái Thụy Chi nhánh Đông Hưng Chi nhánh Quỳnh Phụ Chi nhánh Tiền Hải
- Ban giám đốc:
*) Giám đốc: có quyền cao nhất tại Công ty, phụ trách chung các công việc,
trực tiếp quản lý công tác tổ chức kế hoạch kinh doanh, kế hoạch cán bộ. Chịu trách
nhiệm trước Tổng công ty về tình hình sản xuất kinh doanh và nộp ngân sách. Là
người đại diện cho Công ty trước pháp luật và trước cơ quan quản lý Nhà nước. *) Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, được ủy quyền thay Giám đốc
giải quyết các công việc khi Giám đốc vắng mặt, đi công tác. Phụ trách các đơn vị,
phòng ban chức năng.
- Phòng tổ chức hành chính:
Gồm bộ phận tổ chức lao động- tiền lương, nhân sự hành chính. Có chức năng tham mưu công tác tổ chức lao động, cán bộ, tiền lương, hành chính, văn
phòng cho lãnh đạo cấp trên.
- Phòng kế hoạch- kinh doanh:
Gồm bộ phận thị trường, kỹ thuật chất lượng. Chức năng nghiên cứu thị trường, thông tin kinh tế thị trường. Chịu trách nhiệm về kiểm tra chất lượng sản
phẩm, tham mưu cho lãnh đạo xây dựng kế hoạch sản suất kinh doanh trong từng
thời kỳ.
- Phòng kế hoạch- tổng hợp:
Tổng hợp tình hình mọi mặt và tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong việc
hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn, trung và dài hạn.
-Phòng tài chính- kế toán:
Nhiệm vụ hạch toán kế toán và quản lý các hoạt động sản xuất kinh
doanh, thanh toán và theo dõi các khoản tiền của Công ty. Giúp cho lãnh đạo xây
dựng kế hoạch về tài chính và các nội dung về kế toán.
Tuy có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, nhưng các phòng ban quan hệ
chặt chẽ, mật thiết, hỗ trợ nhau tạo thành thể thống nhất hướng đến mục tiêu phát triển của Công ty.
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.
2.1.4.1. Các nhân tố bên trong. - Mặt thuận lợi: - Mặt thuận lợi:
+ Lao động: Tay nghề cao, thông thạo, nghiệp vụ tốt.
+ Chính sách: Ưu tiên và quan tâm đến việc nâng cao trình độ cho người lao
động, thỏa mãn nhu cầu đi học để nâng cao tay nghề và vị trí của mình trong Công ty.
- Mặt hạn chế:
+ Sở hữu: chủ yếu là vốn Nhà nước (chiếm 72,39 %) do đó ảnh hưởng đến
việc ra quyết định có nhanh chóng hay không? (phải khai báo, trình bày và xin duyệt với Nhà nước ).
+ Nguồn vốn tăng nhưng tăng chậm ảnh hưởng tới việc mở rộng quy mô
Công ty.
+ Mặt hàng kinh doanh mang tính thời vụ ảnh hưởng đến quá trình hoạch định lượng vốn lưu động trong các thời kỳ.
2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài.
Mặt hàng lương thực luôn nhạy cảm với sự biến động của thị trường, bởi vậy
các nhân tố bên ngoài hầu như là ảnh hưởng bất lợi đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty.
- Năm 2008, biến động giá cả: đồng USD giảm trong khi giá lương thực nội địa không ngừng tăng cao. Những hợp đồng cung ứng gạo xuất khẩu đã ký kết từ trước gặp bất lợi (giá thu mua cao mà giá bán ra theo USD lại bị tổn thất phần thu
nhập do USD bị mất giá).
- Nền nông nghiệp manh mối, chưa sản xuất lớn. Công ty mua gạo, ngô, sắn, … từ người dân hay hộ kinh doanh nhỏ lẻ đóng thuế theo phương thức khoán. Đầu vào không được khấu trừ trong khi đầu ra chịu thuế suất 5% làm giảm sức cạnh
tranh của hàng hóa Công ty so với các doanh nghiệp làm ăn theo hình thức khoán.
- Những năm gần đây, cùng với việc đổi mới đất nước, xây dựng và hoàn thiện thị trường chứng khoán. Các công ty thuộc sở hữu nhà Nước phải tiến hành cổ
phần hóa và cắt giảm lao động dôi dư làm ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát lao động và quản lý công ty của các cán bộ cấp lãnh đạo. Thiết nghĩ: việc đòi hỏi về
trình độ quản lý phải nâng cao là tốt nhưng những quyết định của chính phủ cứ vài
năm lại thay đổi một lần khiến người ta chưa kịp thích nghi với môi trường cũ đã bị đẩy đến môi trường mới cũng là điều gây khó khăn cho Công ty.
Tóm lại, Các cấp lãnh đạo của Công ty phải điều hành làm sao cho Công ty thích ứng với các tác nhân trên, phát huy nội lực, nâng cao tay nghề người lao động đưa Công ty phát triển ngày một vững mạnh.
2.1.5. Đánh giá khát quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty trong thời
gian qua.
Bảng 2: BẢNG KẾT QUẢ KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2005- 2007
Chênh lệch 2006/ 2005 Chênh lệch 2007/ 2006
STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 (+/-) (%) (+/-) (%)
1 Doanh thu đồng 193.457.131.325 252.875.855.361 274.412.480.935 59.418.724.036 30,71 21.536.625.574 8,52
2 Lợi nhuận trước thuế đồng 224.607.845 299.104.734 1.424.633.477 74.496.889 33,17 1.125.528.743 376,30
3 Lợi nhuận sau thuế đồng 161.717.645 215.355.334 1.340.500.344 53.637.689 33,17 1.125.145.010 522,46
4 Tổng vốn kinh doanh bình quân đồng 39.891.554.935 44.107.870.399 46.253.145.939 4.216.315.464 10,57 2.145.275.540 4,86
5
Tổng vốn chủ sở hữu bình
quân đồng 29.727.821.706 29.793.063.627 28.646.550.122 65.241.922 0,22 -1.146.513.505 -3,85
6 Tổng số lao động người 333 333 243 -90 -27,03
7 Thu nhập bình quân đ/ người 902.951 1.167.168 1.430.570 264.217 29,26 263.402 22,57
8 Tổng nộp ngân sách đồng 1.960.000.000 2.021.000.000 4.116.000.000 61.000.000 3,11 2.095.000.000 103,66
Nhận xét:
Nhìn vào bảng kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2005- 2007 ta thấy
có những điểm nổi bật đáng chú ý sau:
- Chênh lệch lợi nhuận sau thuế năm 2007 so với năm 2006 hơn 1.125.145.010 đồng tương đương với tăng 522,46 % trong khi doanh thu năm 2007 chỉ tăng 8,52
% so với năm 2006. Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến việc lợi nhuận tăng đột biến như vậy là do năm 2007 Công ty tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp nên được
miễn giảm Thuế thu nhập doanh nghiệp, trong khi tình hình kinh doanh của Công ty
cũng dần ổn định nên doanh thu tăng đều, không bị biến động giảm.
- Trong khi Tổng vốn kinh doanh bình quân của doanh nghiệp tăng qua các năm từ 2005- 2007 thì Tổng vốn chủ sở hữu bình quân năm 2007 lại giảm so với năm 2006. Vốn chủ sở hữu bình quân giảm trên 1 tỷ đồng tương đương giảm 3,85
% là do khi tiến hành cổ phần hóa Công ty đã cắt giảm quy mô xuống( vốn Nhà
nước chiếm 72,39 %) nhưng bằng các nguồn huy động khác Công ty vẫn gia tăng được nguồn vốn đưa vào trong kinh doanh của mình.
- Về lao động trong 2 năm 2005 và 2006 tổng số lao động không thay đổi là
333 người, đến năm 2007 chỉ còn lại 243 người đã giảm 90 người so với hai năm trước tương đương giảm 27,03 %. Công ty đã tiến hành thực hiện tinh giảm biên chế theo quy định của Nhà nước. Những năm trước đây phòng kế toán của Công ty
có từ 7- 9 người, hiện nay chỉ còn 4 người (cả thủ quỹ).
- Trong Công ty tiền lương bình quân chi cho người lao động vẫn đảm bảo tăng đều theo các năm và Công ty thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước mỗi năm hàng tỷ đồng. Ngoài thuế môn bài, thuế đất và các loại thuế
khác thì thuế giá trị gia tăng được quan tâm hơn cả. Năm 2007 tổng nộp ngân sách đạt tới 4.116.000.000 đồng, đã tăng 2.095.000.000 đồng so với năm 2006. Bởi năm
2007 thuế giá trị gia tăng phải nộp là: 2.800.000.000 đồng, do Công ty tiến hành thu
mua lương thực của người dân (không có hóa đơn GTGT đầu vào) dẫn đến thuế GTGT không được khấu trừ nên thuế GTGT phải nộp tăng. Mặc dù đã được giảm
chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng tổng nộp ngân sách vẫn trội lên 103,66 % so với năm 2006.
Như vậy tình hình kinh doanh của Công ty không có gì đáng lo ngại, thỏa mãn
đầy đủ 5 chỉ tiêu đưa ra đối với một doanh nghiệp là: tình hình tài chính lành mạnh;
hoạt động có hiệu quả; tăng thu nhập cho người lao động; bảo vệ môi trường và
2.1.6. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới.
2.1.6.1. Phương hướng chung:
+ Giữ vững thị trường và các sản phẩm hiện có, phát triển thị trường ở Miền
Nam, Miền Trung và Tây Nguyên để khai thác thế mạnh của thị trường mới đầy
tiềm năng này.
+ Tổ chức tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại, liên doanh, liên kết để mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa tiến tới tham gia xuất khẩu trực tiếp. Chú
trọng thị trường Trung Quốc và khu vực ASEAN.
+ Khai thác triệt để các nguồn lực hiện có, quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng
mục đích, có hiệu quả vào sản xuất kinh doanh. Tăng tích lũy để nâng cao giá trị
doanh nghiệp, đảm bảo lợi ích cho các cổ đông.
2.1.6.2. Phương hướng cụ thể.
+ Xác định thị trường mua vào cung ứng cho xuất khẩu tại An Giang, Đồng
Tháp, Tiền Giang.
+ Gia Lai, Quy Nhơn, Sơn La là các thị trường cung cấp ngô, sắn, … làm thức ăn gia súc và cung ứng cho thị trường Trung Quốc làm cồn.
+ Đẩy mạnh thu mua thị trường truyền thống là Đồng bằng Thái Bình để
cung cấp cho thị trường nội địa (nhà máy bia, quân đội và nhu cầu tiêu dùng của
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY.
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
2.2.1.1. Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán. a) Sơ đồ. a) Sơ đồ.
Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN
Giải thích: Mô hình kế toán tại Công ty theo hình thức vừa tập trung vừa
phân tán. Mỗi kế toán chịu trách nhiệm về một phần hành, tổng hợp lại đưa về cho
kế toán trưởng. Mặt khác tại các Chi nhánh của Công ty hàng tháng, hàng quý vẫn
phải lập báo cáo đưa lên cho kế toán trưởng ở văn phòng Công ty tổng hợp lại.
b) Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các kế toán trong từng phần hành.
*) Kế toán trưởng:
+ Giúp việc cho Giám đốc, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc.
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thuế Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán TM,TG Kế toán chi phí, kho hàng Kế toán chi nhánh Vũ Thư Kế toán chi nhánh Tiền Hải Kế toán chi nhánh Đông Hưng Kế toán chi nhánh Quỳnh Phụ Kế toán chi nhánh Thái Thụy
+ Là người trực tiếp quản lý, tổ chức công tác thống kê trong Công ty một
cách khoa học và hợp lý nhất.
+ Chỉ đạo thực hiện công việc hạch toán kế toán của Công ty theo đúng quy định.
+ Có nhiệm vụ tổ chức, ghi chép toàn bộ tài sản, tình hình sử dụng nguồn
vốn của Công ty, lập kế hoạch vay trả nợ, lập báo cáo, ghi sổ cái,…
+ Hướng dẫn kịp thời các chế độ, chính sách, thể lệ tài chính kế toán do Nhà nước quy định.
+ Giúp Giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, giải quyết, tháo
gỡ các khó khăn tồn đọng trong Công ty, đặc biệt là các vấn đề về tài chính.
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về các hoạt động tài chính
nơi mình phụ trách.
+ Ngoài ra kế toán trưởng còn làm công tác đối ngoại về tài chính với ngân hàng và cơ quan thuế.
*) Kế toán Tài sản cố định.
+ Theo dõi tình hình tăng, giảm Tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao
hàng tháng vào chi phí cho các đối tượng sử dụng.
+ Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa Tài sản cố định.
+ Tham gia kiểm kê, đánh giá Tài sản cố định, lập các báo cáo về Tài sản
cố định.
*) Kế toán thanh toán, tiền mặt, tiền gửi (kế toán tài vụ ).
+ Theo dõi ghi chép các nghiệp vụ thu chi, tình hình tạm ứng, thanh toán
tạm ứng, các khoản phải thu, phải trả chi tiết cho từng đối tượng.
+ Theo dõi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, ghi sổ chi tiết, sổ quỹ.
*) Kế toán chi phí kho hàng.
+ Theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến chi phí và kho hàng. + Lập báo cáo kho kinh doanh, sổ tổng hợp chi phí.
+ Ghi nhận các khoản doanh thu và chi phí.
*) Kế toán thuế.
+ Theo dõi các khoản thuế phát sinh.
+ Lập tờ khai thuế.
*) Thủ quỹ.
+ Có nhiệm vụ nắm giữ, bảo quản các khoản tiền mặt của Công ty.
+ Trực tiếp thu chi thanh toán các khoản tiền mặt, tiền gửi và tiền vay đã
được xác nhận là hợp pháp, hợp lệ.
Bên cạnh đó, Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xác định mức lương áp
dụng cho các công nhân viên, hàng tháng tính lương, cuối tháng lập danh sách gửi
lên Kế toán trưởng.
Nhận xét: Như vậy mô hình tổ chức kế toán của Công ty là rất gọn nhẹ,
thống nhất, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân
viên kế toán đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng, có đủ năng lực và trách nhiệm để đảm đương các phần hành kế toán.
2.2.1.2. Hình thức tổ chức kế toán.
Công ty tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức này làm giảm khối lượng công việc hạch toán trên văn phòng kế toán của Công
ty và nâng cao trách nhiệm của các kế toán Chi nhánh (phải lập báo cáo gửi lên),
làm tăng tính độc lập của các Chi nhánh. Trên văn phòng Công ty, các kế toán được
sắp đặt có chung một phòng làm việc vì vậy việc luân chuyển và lưu trữ, ghi chép sổ sách, chứng từ được diễn ra nhanh chóng, phối hợp nhịp nhàng. Ngoài ra, riêng Kế toán trưởng được trang bị phòng làm việc riêng, thuận tiện cho việc tiếp khách, lưu trữ những tài liệu quan trọng. Tóm lại, công tác kế toán của Công ty được thực
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán.
Công ty thực hiện chứng từ theo quy định của Bộ tài chính. Mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh tại Công ty và các đơn vị phụ thuộc được phản ánh trên chứng từ
gốc, cuối năm được đóng quyển theo quy định của Nhà nước. Các chứng từ được
Công ty sử dụng được hệ thống trong bảng sau:
Bảng 3: DANH MỤC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY.
STT Tên chứng từ
Số hiệu
chứng từ
Phạm vi
áp dụng
I Lao động tiền lương
1 Bảng thanh toán lương 02- LĐTL HD
2 Bảng thanh toán tiền thưởng 03- LĐTL HD
3 Giấy đi đường 04- LĐTL HD
4 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07- LĐTL HD
5 Hợp đồng giao khoán 08- LĐTL HD
6 Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán 09- LĐTL HD 7 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11- LĐTL HD
8 Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH HD
9 Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH HD
II Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01- VT HD
2 Phiếu xuất kho 02- VT HD
3 Biên bản kiểm nghiệm 03- VT HD
4 Biên bản kiểm kê hàng tồn kho 05- VT HD
5 Bảng kê mua hàng 06- VT HD 6 Quyết định giá HD III Bán hàng 1 Hóa đơn GTGT