bài luận văn gồm 3 chương Chương 1: Tổng quân về công ty cổ phần điện máy Hà NộiChương 2: Thực trạng vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty cổ phần điện máy Hà NộiChương 3: Nhận xét, đánh giá và giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và khoản phải thu tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC i
DANH MỤC SƠ ĐỒ iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU iv
LỜI MỞ ĐẦU 1
Chương I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI 2
1.1.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI 2
1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2
1.1.2.Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 3
1.1.2.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 3
1.1.2.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 4
1.1.4.Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty 4
1.2.TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI 7
1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 7
1.2.1.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 7
1.2.1.2.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: 8
1.2.1.3.Hình thức kế toán áp dụng: 9
1.2.2.Kế toán vốn bằng tiền 10
1.2.2.1.Vốn bằng tiền của công ty 10
a.Vốn bằng tiền hiện có của công ty 10
b Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền của công ty cổ phần điện máy Hà Nội 10
c Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền tại công ty: 10
1.2.2.2.Kế toán tiền mặt 10
a.Tiền mặt và đặc điểm tiền mặt tại công ty: 11
b.Chứng từ và sổ sách sử dụng 11
c.Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán tổng hợp tài khoản tiền mặt .11
1.2.2.3.Kế toán tiền gửi ngân hàng 12
a Tiền gửi ngân hàng và đặc điểm tiền gửi ngân hàng tại công ty:12 b.Chứng từ và sổ sách sử dụng 13
c.Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng 13
1.2.3.Kế toán các khoản phải thu 14
1.2.3.1.Phải thu khách hàng: 14
a.Nguyên tắc hạch toán: 14
b.Chứng từ và sổ sách sử dụng 14
c.Tài khoản sử dụng và sơ đồ kế toán phải thu khách hàng 15
1.2.3.2.Kế toán tạm ứng 15
Trang 2a.Nội dung tạm ứng và nguyên tắc chi tạm ứng 15
b.Chứng từ và sổ sách sử dụng 16
c.Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán tài khoản tạm ứng 16
Chương ІІ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI 17
2.1.THỰC TRẠNG SỐ LIỆU KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI 17
2.1.1.Số dư đầu kỳ 17
2.1.2.Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 7 năm 2012 liên quan đến kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội 17
2.1.2.1.Các nghiệp vụ phát sinh: 17
2.1.2.2.Bảng kê chứng từ 21
2.1.2.3.Định khoản 22
2.2.THỰC TRẠNG LẬP CHỨNG TỪ, GHI SỔ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI 25
2.2.2.Lập, kiểm tra, luân chuyển, lưu chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết 25
2.2.2.1.Kế toán vốn bằng tiền 25
2.2.2.1.1.Kế toán tiền mặt 26
a.Trình tự lập, luân chuyển chứng từ: 26
b.Trình tự hạch toán trên sổ kế toán 27
2.2.2.1.2.Kế toán tiền gửi ngân hàng 36
a.Cơ sở lập chứng từ 37
b.Trình tự lập, luân chuyển chứng từ 37
c.Trình tự hạch toán trên sổ kế toán 37
2.2.2.2.Kế toán các khoản phải thu 42
2.2.2.2.1.Kế toán phải thu khách hàng 42
a.Cơ sở lập và lập chứng từ 42
b.Trình tự luân chuyển chứng từ 42
c.Trình tự hạch toán trên sổ kế toán 42
2.2.2.2.2.Kế toán tạm ứng 54
a.Trình tự lập, luân chuyển chứng từ 54
b.Trình tự hạch toán trên sổ kế toán 55
2.2.3.Ghi sổ kế toán tổng hợp 58
CHƯƠNG III 69
3.1 Đáng giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội 69
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội 70
Trang 3DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1.Tổ chức bộ máy quản lý 4
Sơ đồ 1.2 Tổ chức tại hiện trường 6
Sơ đồ 1.3 Bộ máy kế toán tại công ty 7
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 9
Sơ đồ 1.5 Hạch toán tổng hợp tài khoản tiền mặt 11
Sơ đồ 1.6 Hạch toán tổng hợp tài khoản 112 13
Sơ đồ 1.7 Kế toán phải thu của khách hàng 15
Sơ đồ 1.8 Kế toán tạm ứng 16
Sơ đồ 2.1 Trình tự thu tiền 26
Sơ đồ 2.2 Trình tự chi tiền 26
Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt tại công ty: 27
Sơ đồ 2.4 Quy trình ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng 37
Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ tài khoản phải thu khách hàng 42
Sơ đồ 2.6 Quy trình ghi sổ tạm ứng 54
Sơ đồ 2.7 Sơ đồ tạm ứng 54
Sơ đồ 2.8 Sơ đồ thanh toán tạm ứng: 55
Trang 4DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1 Bảng kê chứng từ 21
Biểu 2.1 Giấy đề nghị tạm ứng 28
Biểu 2.2 Hóa đơn bán hàng 29
Biểu 2.3 Phiếu chi 30
Biểu 2.4 Giấy lĩnh tiền mặt 31
Biểu 2.5 Phiếu thu 31
Biểu 2.6 Sổ quỹ tiền mặt 32
Bảng 2.2 Bảng kiểm kê quỹ 36
Biểu 2.7 Giấy báo có 37
Biểu 2.8 Ủy nhiệm chi 38
Biểu 2.9 Giấy báo nợ 39
Biểu 2.10 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á 39
Biểu 2.11 sổ chi tiết tiền gửi tại ngân hàng quân đội 41
Biểu 2.12 Hợp đồng kinh tế 42
Biểu 2.13 Hóa đơn giá trị gia tăng 46
Biểu 2.14 Sổ chi tiết tài khoản131 47
Biểu 2.15 Sổ chi tiết tài khoản 131 48
Biểu 2.16 Sổ chi tiết tài khoản 131 49
Biểu 2.17 Sổ chi tiết tài khoản 131 51
Biểu 2.18 Sổ chi tiết tài khoản 131 52
Bảng 2.3 Bảng tổng hợp công nợ khách hàng 52
Biểu 2.19 Giấy đề nghị tạm ứng 55
Biểu 2.20 Phiếu chi 57
Biểu 2.21 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 57
Biểu 2.22 Sổ nhật ký thu tiền 58
Biểu 2.23 Sổ nhật ký chi tiền 59
Biểu 2.24 sổ nhật ký chi tiền 62
Biểu 2.25 Sổ nhật ký thu tiền 63
Biểu 2.26 Sổ nhật ký bán hàng 64
Biểu 2.27 Sổ nhật ký chung 64
Biểu 2.28 Sổ cái tiền mặt 65
Biểu 2.29 Sổ cái tiền gửi ngân hàng 66 Biểu 2.30 Sổ cái tài khoản phải thu khách
Trang 5Biểu 2.31 Sổ cái tài khoản tạm ứng 68
Trang 7+Công ty phải kinh doanh theo đúng ngành nghề ghi trong giấy phép,đồng thời phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của công ty cổ phần.
+Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hàng năm và kế hoạch 5 năm
để phù hợp với mục đích đặt ra và nhu cầu của thị trường, ký kết và tổ chứccác hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác
+Đổi mới hiện đại hóa công nghệ và phương thức quản lý, thực hiện nghĩa
vụ với người lao động theo quy định của luật lao động-luật công đoàn
+Chịu sự kiểm tra của bộ xây dựng, tuân thủ quy định thanh tra của nhànước, thực hiện bảo vệ môi trường và quốc phòng an ninh theo pháp luật +Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, thống kê theo quy định của công ty và
cơ quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo
+Công bố báo cáo tài chính hàng năm, thông báo các thông tin về hoạtđộng của công ty theo quy định của chính phủ
+Chịu trách nhiệm nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy địnhcủa nhà nước, nắm bắt nhu cầu thị trường và khả năng của doanh nghiệp đểtiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả Thường xuyên chăm lo bồi dưỡngcác cán bộ công nhân viên, thực hiện các chế độ khen thưởng và kỷ luật côngbằng có hiệu quả
1.1.2.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+Công ty lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, đảm bảo việc cung cấpvật tư, máy móc thiết bị, tổ chức thi công hợp lý, đảm bảo tiến độ và chấtlượng của các hợp đồng kinh tế
+Việc quản lý vật tư máy móc thiết bị được giao cho phòng vật tư theo dõitrong suốt thời gian thi công các công trình Lao động được sử dụng chủ yếu
là công nhân viên của công ty
+Công ty thường xuyên quan sát, kiểm tra, chỉ đạo, đôn đốc các công trìnhnhằm hướng tới mục tiêu: "Tiến độ-chất lượng-an toàn-hiệu quả”
+Trong điều kiện kinh tế hiện nay, bằng sự lỗ lực của bản thân công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng phạm vi hoạt động, tạo được uy tín với khách hàng và có thị trường ổn định
1.1.3.Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty
* Bộ máy tổ chức quản lý
Kể từ khi thành lập, bộ máy quản lý của doanh nghiệp có nhiều thay đổi về
số lượng nhân viên, về cơ cấu cũng như phạm vi quản lý Đến nay, công ty cổ
Trang 8phần điện máy Hà Nội đã có bộ máy tương đối hoàn thiện, gọn nhẹ, hoạtđộng hiệu quả và đạt được hiệu quả cao Điều đó đã đánh dấu một mốc quantrọng đối với sự phát triển của công ty.
Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, tiến hành tổ chức quản lý theo kiểutrực tuyến chức năng Đứng đầu là giám đốc, giúp việc cho giám đốc có phógiám đốc phụ trách về kỹ thuật, một phó giám đốc phụ trách về kinh doanh
Sơ đồ 1.1.Tổ chức bộ máy quản lý
* Nhiệm vụ chức năng của các bộ phận:
-Giám đốc công ty: Giám đốc công ty cổ phần điện máy Hà Nội do sự tínnhiệm của toàn bộ cổ đông bầu, là đại diện pháp nhân của công ty chịu tráchnhiệm của kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Giám đốc điềuhành hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ thủ trưởng có quyền quyếtđịnh cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty theo nguyên tắc gọn nhẹ, có hiệu quả -Phó giám đốc kỹ thuật: là người giúp việc cho giám đốc và trực tiếp điềuhành quản lý mọi hoạt động về kỹ thuật lắp ráp, thi công công trình, quản lývật tư cũng như các thiết bị của công ty
Giám đốc
Phó GĐ kinh doanh
Phòng tài chính
kế toán
Phòng quản lý vật tư
Đội
thi công
điện
Đội thi công cơ khí
Đội bảo trì
Trang 9-Phó giám đốc kinh doanh: là người giúp việc cho giám đốc và trực tiếpđiều hành quản lý mọi hoạt động về mặt tài chính, hành chính, nội vụ trongcông ty.
-Phòng kỹ thuật: Là phòng có nhiệm vụ lập và giao kế hoạch cho các đốitượng xây lắp, chuyên làm công tác thiết kế, tổ chức thi công xây lắp, làmcông tác giám định, kiểm tra chất lượng, nghiệm thu công trình
-Phòng kế hoạch kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc, tìm kiếm thịtrường, lập kế hoạch mua sắm vật tư và máy móc thiết bị, triển khai thực hiệnđảm bảo các yêu cầu về giá cả hợp lý, đảm bảo kỹ thuật, chất lượng, số lượng,chủng loại Mở sổ theo dõi và hướng dẫn các bộ phận thực hiện đầy đủ cácquy định của công ty
-Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho giám đốc, tổng hợp ghi chép kịpthời mọi hoạt động SXKD của công ty Phân tích và đánh giá mọi hoạt độngkinh tế nhằm cung cấp thông tin cho giám đốc để đưa ra các quyết định.Phòng này có nhiệm vụ áp dụng chế độ kế toán hiện hành và tổ chức tàikhoản, chứng từ, sổ sách kế toán, thực hiện công tác bảo toàn và phát triểnvốn mà doanh nghiệp giao, tổ chức hạch toán, có chức năng kiểm tra thanhtoán với ngân hàng, thực hiện báo cáo đúng quy định, tổ chức kiểm kê thườngxuyên theo yêu cầu của cấp trên
-Phòng quản lý vật tư, máy móc thiết bị: Tham mưu cho giảm đốc, quản lývật tư và máy móc thiết bị Nghiên cứu, theo dõi về việc mua và sử dụng vật
tư, máy móc, thiết bị, theo dõi việc di chuyển và thay thế phụ tùng của máymóc thiết bị
-Đội thi công cơ khí, đội thi công điện, đội bảo trì: Các đội này có nhiệm vụtrực tiếp thực hiện thi công lắp đặt các công trình, làm ra sản phẩm, sửa chữa,khắc phục sự cố đảm bảo cho thang máy hoạt động liên tục, an toàn Đội cónhiệm vụ tổ chức sản xuất, hoàn thành công trình với đúng tiến độ hợp đồng
ký kết nhưng vẫn đảm bảo chất lượng tốt và an toàn trong lao động
Sơ đồ 1.2 Tổ chức tại hiện trường
Trang 10 Ban quản lý công trình : Các kỹ sư chuyên hóa
Chỉ huy trưởng công trình : Kỹ sư tự động hóa
Giám sát thi công cơ : Kỹ sư cơ khí
Giám sát thi công điện : Kỹ sư điện tử
* Tổng số lao động hiện có của công ty:
Trong lĩnh vực kinh doanh : 75
Trong đó cán bộ chuyên môn: 55
Công ty liên tục tuyển lao động để đào tạo công tác nghề toàn diện, kếthợp chặt chẽ với đào tạo thực hành trong SXXL Ngoài việc đào tạo cho côngnhân, công ty còn tổ chức đào tạo nâng cao trình độ quản lý và chuyên mônnghiệp vụ cho cán bộ viên chức trong toàn bộ công ty
1.2.TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI
1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
1.2.1.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm của cơ cấu tổ chức để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy
kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung theo đó toàn bộ công tác kếtoán của công ty đều tập trung tại phòng tài chính kế toán Công ty là đơn vịhạch toán độc lập có quan hệ trực tiếp với ngân hàng vừa hạch toán độc lậpvừa hạch toán chi tiết Phòng tài chính kế toán gồm có 5 người Đứng đầu là
BAN QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH
CHỈ HUY TRƯỞNG CÔNG TRÌNH
GIÁM SÁT THI CÔNG CƠGIÁM SÁT THI CÔNG ĐIỆN
CÁC TỔ THI
CÔNG ĐIỆN
CÁC TỔ THI CÔNG CƠTEST
THANG
Trang 11có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ công tác thuthập và kiểm tra xử lý các thông tin kế toán, công tác thống kê trong phạm vitoàn công ty, hướng dẫn và kiểm tra phân xưởng thực hiện đầy đủ chế độ ghichép ban đầu, cung cấp cho giám đốc những thông tin kinh tế và phân tíchhoạt động kinh tế.
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo chuyên môn hóa của cán bộ
kế toán đồng thời căn cứ vào các đặc điểm tổ chức, bộ máy kế toán của công
ty được sắp xếp như sau:
Sơ đồ 1.3 Bộ máy kế toán tại công ty
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
+Kế toán trưởng (Trưởng phòng tài chính kế toán): Chỉ đạo mọi hoạtđộng của phòng kế toán, kiểm tra, kiểm soát tình hình kinh tế tài chính củacông ty Đồng thời, cuối tháng, cuối quý, kế toán tổng hợp sổ sách kế toán vàđối chiếu với sổ kế toán chi tiết, kịp thời đúng đắn vào sổ cái, bảng cân đốiphát sinh rồi làm báo cáo quyết toán
+Kế toán tiền lương và TSCĐ: phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tiềnlương, trả lương và khen thưởng cho người lao động, ghi chép phản ánh tổnghợp về tình hình thu mua vận chuyển, sửa chữa TSCĐ nhằm phân bổ chotừng dự án
+Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thờicác nghiệp vụ liên quan đến số tiền hiện có, sự biến động tăng giảm của cácloại tiền dựa trên chứng từ như: phiếu thu-chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biênlai thu,…
Kế toán tiền lương
và TSCĐ
Thủ quỹ
Trang 12+Kế toán thanh toán công nợ: Theo dõi tình hình của các khoản thu nợ,thanh toán nợ với các chủ thể kinh tế
+Thủ quỹ: Có nhiệm vụ chi tiền mặt khi có quyết định của cấp trên, thutiền của các đơn vị, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác,tình hình tăng, giảm và số tiền còn tồn tại quỹ Cung cấp thông tin kịp thời,chính xác cho kế toán trưởng, để làm cơ sở cho việc kiểm soát, điều chỉnhvốn bằng tiền, từ đó đưa ra những quyết định thích hợp cho hoạt động sảnxuất kinh doanh và quản lý tài chính của công ty
1.2.1.2.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
Chế độ kế toán là những quy định hướng dẫn kế toán, về một lĩnh vực haycông việc nào đó do cơ quan quản lý nhà nước ban hành
+Hiện nay, công ty cổ phần điện máy Hà Nội áp dụng chế độ kế toán trongdoanh nghiệp theo quyết định QĐ15/2006-BTC ngày 20/03/2006 của bộ tàichính ban hành
+Lĩnh vực hoạt động: thương mại
+Niên độ kế toán 01/01 đến 31/12
+Phương pháp tính thuế GTGT: GTGT theo phương pháp khấu trừ
+Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ theo phương phápđường thẳng
+Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp đã thực hiện hạch toán
kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
+Hệ thống chứng từ sử dụng: Kế toán sử dụng các chứng từ và biểu mẫutheo QĐ15/2006-BTC ngày 20/03/2006
+Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là Việt Nam đồng
chung
Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung được phản ánh theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Trang 131.2.2.1.Vốn bằng tiền của công ty:
a.Vốn bằng tiền hiện có của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tạicác ngân hàng Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản tiền này
b Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền của công ty cổ phần điện máy Hà Nội
Để tiến hành kinh doanh, Công ty luôn phải có vốn nhất định Ngoài vốn cốđịnh Công ty còn phải có một số vốn lưu động đủ để tiến hành kinh doanh.Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan trọng Bởi vốn bằng tiền cóthể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, hay để trả lương chocán bộ công nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền
Vốn bằng tiền là tài sản dễ bị biến thủ bằng các thủ đoạn mang tính nghiệp
vụ chuyên môn do đó kiểm soát nội bộ với vốn bằng tiền phải được thực hiệnbằng nhiều biện pháp ở các khâu liên quan đến tiền như: lập chứng từ, duyệtchi, quản lý tiền, khâu bán hàng, khâu mua hàng,
Kiểm soát đối với tiền được thực hiện thông qua chứng từ, quy định sau:
Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ nhật ký
đặc biệt
Sổ kế toán chi tiết
chi tiếtBảng cân đối
phát sinh
Trang 14+Nhân viên giữ tiền phải là người liêm chính và có tính cẩn thận.
+Tập trung tiền vào một đầu mối, hạn chế số người giữ tiền
+Quy định tách biệt chức năng duyệt các khoản chi với chức năng thanhtoán tiền
Các khoản thu và chi tiền đều phải được thể hiện trên chứng từ, chứng từphải có chữ ký của người có liên quan đến nghiệp vụ thu, chi tiền (người ralệnh, người thực hiện, người kiểm soát)
Thực hiện đối chiếu số liệu hàng ngày giữa thủ quỹ với kế toán và định kỳkiểm quỹ tùy theo số lượng nghiệp vụ phát sinh các nhân viên kế toán cótrách nhiệm
Thực hiện đối chiếu số liệu kế toán tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàngtheo định kỳ
Quy định mức chi tiêu được phép dùng tiền mặt và quy định mức tồn quỹtối đa nhằm hạn chế việc chi tiêu tiền mặt, khuyến khích việc thanh toánkhông dùng tiền mặt
1.2.2.2.Kế toán tiền mặt
a.Tiền mặt và đặc điểm tiền mặt tại công ty :
Các loại vốn bằng tiền hiện có trong công ty bao gồm: Tiền Việt Nam dothủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý
Công ty bao giờ cũng có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụcho nhu cầu chi tiêu hàng ngày như: Trả lương cho cán bộ nhân viên, chi tạmứng đi công tác, công việc hành chính, văn phòng, tiếp khách,
Khi khách hàng đến trả tiền cho công ty, công ty sẽ tiến hành các thủ tục đểnhập quỹ tiền mặt
Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ,chứng từ phải có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng Saukhi đã kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi ra cáckhoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của người nhận tiền hoặc nộptiền Cuối mỗi ngày căn cứ vào các chứng từ thu chi để ghi sổ quỹ và lập báocáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán Thủ quỹ là ngườichịu trách nhiệm quản lý và nhập quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phảithường xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số liệu sổquỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra lại để
Trang 15b.Chứng từ và sổ sách sử dụng
*Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên bảnkiểm kê quỹ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn bánhàng,
*Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký thu chi tiền mặt, sổcái tài khoản tiền mặt
c.Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán tổng hợp tài khoản tiền mặt
Để phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 111 "tiềnmặt" Công ty chỉ có tiền mặt Việt Nam đồng tại quỹ, kế toán hạch toán chitiết tài khoản cấp 2 : TK1111: Tiền Việt Nam
Sơ đồ 1.5 Hạch toán tổng hợp tài khoản tiền mặt TK111(1111)
TK112 TK 112
Rút TGNH nhập Nộp tiền vào ngân hàng
quỹ tiền mặt
TK333 TK152, 153, 156, 211 Thu từ HĐTC
TK515, 711 hoạt động khác Mua sắm vật tư
TK411
Nhận vốn TK331, 333, 338 Thanh toán các khoản nợ
Trang 161.2.2.3.Kế toán tiền gửi ngân hàng
a Tiền gửi ngân hàng và đặc điểm tiền gửi ngân hàng tại công ty:
Đối tượng tiền gửi ngân hàng tại công ty:
+Tiền gửi ngân hàng của công ty do kế toán vốn bằng tiền theo dõi
+Tiền gửi ngân hàng của công ty là tiền Việt Nam Đồng
+Khi các khách hàng thanh toán tiền hàng với công ty có thể thực hiệnthông qua ngân hàng bằng chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng củacông ty tại ngân hàng TMCP Đông Á, ngân hàng cổ phần quân đội
+Khi công ty trả tiền cho người bán, nộp thuế cho Nhà Nước, đều thựchiện thông qua ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng của công ty là giá trị của các loại vốn bằng tiền đanggửi tại ngân hàng Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán khôngdùng tiền mặt, toàn bộ vốn bằng tiền của công ty trừ số được phép để lại quỹtheo thỏa thuận của ngân hàng để phục vụ chi tiêu hàng ngày, số còn lại đềugửi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng
Lãi từ các khoản tiền gửi ngân hàng được hạch toán vào thu nhập hoạtđộng tài chính của công ty
b.Chứng từ và sổ sách sử dụng
*Chứng từ sử dụng: Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có,hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thanh toán nợ,
*Sổ sách sử dụng: +Sổ tiền gửi ngân hàng
+Sổ nhật ký thu, chi tiền gửi ngân hàng
+Sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng
c.Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng
Để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của công ty tại ngânhàng, kế toán sử dụng tài khoản 112_TGNH Công ty chỉ có tiền Việt Namđồng gửi tại ngân hàng nên chỉ sử dụng 1 TK cấp 2 là 1121 được chi tiết chotừng ngân hàng như sau:
-TK11211: Tiền gửi tại ngân hàng TMCP Đông Á
-TK11212: Tiền gửi tại ngân hàng quân đội
Sơ đồ 1.6 Hạch toán tổng hợp tài khoản 112
Trang 17TK515,511,711 động khác, HĐTC Mua sắm vật tư
TK411
TK331, 333, 338 Nhận vốn Thanh toán các khoản nợ
Trang 18Vay ngắn hạn, vay dài hạn
TK3331 Cung cấp, lắp đặt thanh toán tiền
hoàn thành TK521, 532, 531 Chiết khấu thương mại, giảm
TK711 Thu nhập khác giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, TK331
Trang 19+Tạm ứng để chi cho các công việc thuộc hành chính quản trị như tiếpkhách, tổ chức hội nghị, mua văn phòng phẩm.
+Tạm ứng tiền tàu xe, công tác phí cho cán bộ công nhân viên đi công tác +Tạm ứng cho người làm công tác thu mua nguyên vật liệu hàng hóa, đểtrả tiền thuê bốc hoặc vận chuyển
*Nguyên tắc tạm ứng:
+Chỉ chi tạm ứng cho người lao động hiện đang làm việc tại công ty,người nhận tạm ứng thường xuyên phải được giám đốc chỉ định bằngvăn bản
+Người tạm ứng phải chịu trách nhiệm với công ty về số đã nhận tạmứng và chỉ sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đãđược phê duyệt Nếu số tiền không sử dụng hết phải nộp lại quỹ và khôngđược chuyển số tiền tạm ứng cho người khác
+Khi kết thúc công việc người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toántạm ứng
+Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng người tạm ứng, theotừng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng
Tạm ứng tiền
Dùng tiền tạm ứng
TK133
mua vật tư, TSCĐ
TK641, 642
Chi tạm ứng cho các
Trang 20hoạt động
TK111
Hoàn trả TK334
tạm ứng
Trang 21Chương ІІ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI
THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI
2.1.THỰC TRẠNG SỐ LIỆU KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI
2.1.1.Số dư đầu kỳ
Tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội đầu tháng 7 năm 2012 có số dư liênquan đến các tài khoản vốn bằng tiền và các khoản phải thu như sau:
- Số dư tài khoản 1111:
-Số dư tài khoản 1121:
-Số dư tài khoản 131:
-Số dư tài khoản 331:
Trang 22Bộ phận bán hàng: 2.200.000
Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 2.200.000
NV22: Ngày 28/7: Thanh toán tiền internet 1.320.000, trong đó thuế GTGT10% trả bằng tiền mặt theo hóa đơn số713 và PC711 Chi internet phân bổcho các đối tượng sử dụng:
Bộ phận bán hàng: 660.000
Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 660.000
NV23: Ngày 28/7: Thanh toán tiền nước bằng tiền mặt 3.300.000, trong đóthuế GTGT10% theo hóa đơn số 723 và PC712 , phân bổ cho các đối tượng
sử dụng:
Bộ phận bán hàng: 1.100.000
Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 2.200.000
NV24: Ngày 28/7: Thanh toán tiền điện bằng tiền mặt 1.100.000, trong đóthuế GTGT 10%, theo hóa đơn số 721 và PC 713phân bổ cho các đối tượng
sử dụng:
Bộ phận bán hàng: 440.000
Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 660.000
NV25: Ngày 28/7: Nhận được giấy báo có của ngân hàng TMCP Đông Á vềkhoản tiền thanh toán kỳ 1 theo HĐKT53 nhà tư nhân ông Trương Tú Anh sốtiền là 82.500.000VNĐ
NV26: Ngày 30/7: Trả lương cho cán bộ công nhân viên số tiền 76.500.000bằng tiền gửi ngân hàng, đã nhận được giấy báo nợ của ngân hàng
Trang 232.1.2.2.Bảng kê chứng từ
Bảng 2.1 Bảng kê chứng từ
Trang 262.2.1.Lập, kiểm tra, luân chuyển, lưu chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết
-Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu các yếu tố ghitrên chứng từ về ngày tháng, nội dung, chữ ký phê duyệt,
-Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ:Chứng từ kế toán phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô các nghiệp vụkinh tế phát sinh, phải đúng mẫu biểu quy định, ghi rõ ràng không tẩy xóa,ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định
-Kiểm tra việc tính toán ghi trên chứng từ
Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồm các khâu sau:
-Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm:
Trang 29Biểu 2.2 Hóa đơn bán hàng HÓA ĐƠN BÁN HÀNG THÔNG THƯỜNG
Liên: 02 giao khách hàngNgày 18 tháng 7 năm 2012
Đơn vị bán hàng: Nhà hàng bia Hải Xồm
Địa chỉ: 181 phố Giảng Võ
Điện thoại: 04 38784568 MS: 4400568209
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Hùng
Tên đơn vị: Công ty cổ phần điện máy Hà Nội
Địa chỉ: 364 Lê Duẩn
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán bằng: Tiền mặt MS: 4400567654
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Kế toán vốn bằng tiền kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ và lập phiếuchi sau:
Trang 30Biểu 2.3 Phiếu chiĐơn vị: Công ty cổ phần điện máy Hà Nội Mẫu số 01-TT
364 Lê Duẩn-Đống Đa-Hà Nội Ban hành theo QĐ số:15TC/CĐKT 20/03/2006 của bộ tài chính
PHIẾU CHI
Liên : 2
Ngày 18 tháng 07 năm 2012 Số: PC706 Nợ: 642 Có: 1111
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Mạnh Hùng
*Nghiệp vụ tăng tiền mặt: Ngày 17/07: Rút tiền gửi tại ngân hàng TMCP
Đông Á về nhập quỹ tiền mặt số tiền 50.000.000 đồng
Tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội khi rút tiền ngân hàng thì giám đốc
sẽ là người trực tiếp đi rút
Trang 32Phần do ngân hàng ghiTài khoản ghi nợ
Trang 33Số tiền: 50.000.000 đồng (Bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chẵn./)
Kèm theo: 1Chứng từ gốc
Ngày 17 tháng 07 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào các phiếu thu,phiếu chi cùng chứng từ liên quan hợp lý, hợp lệ kế toán vào sổ chi tiết quỹtiền mặt và nhật ký thu, chi tiền mặt
Biểu 2.6 Sổ quỹ tiền mặt
