Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH MTV thương mại và đầu tư khánh hòa

Chương 1...1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN.... KSNB đối với nợ phải trả...20 Chương 2...21 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM S

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Quyết định

Lời cám ơn

Nhận xét của công ty thực tập

Mục lục

Danh mục sơ đồ

Danh mục bảng biểu

Danh mục chữ viết tắt

LỜI NÓI ĐẦU

Chương 1 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2

1.1.1.Sự cần thiết của HT KSNB đối với một Công ty 2

1.1.2.Khái niệm 2

1.1.3.Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 4

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát 6

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro 7

1.1.3.3 Các hoạt động kiểm soát 8

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông 11

1.1.3.5 Giám sát 12

1.1.4 Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB 13

1.1.5 Hoàn thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ trong tổ chức 13

1.1.6 Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB 15

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG

TIỀN VÀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG CÔNG TY 17

1.2.1 KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền 17

1.2.1.1.Yêu cầu của KSNB 17

1.2.1.2 Các nguyên tắc của KSNB 17

1.2.1.3 KSNB đối với tiền thu tiền 18

1.2.1.4 KSNB đối với chi tiền 18

1.2.2 KSNB đối với các khoản thanh toán 18

1.2.2.1 KSNB đối với phải thu khách hàng 19

1.2.2.2 KSNB đối với nợ phải trả 20

Chương 2 21

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA 22

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 22

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 23

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 25

2.1.3.1 Cơ cấu quản lý 25

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ 25

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của công ty 27

2.1.4.1 Các nhân tố bên trong 27

2.1.4.2 Các nhân tố bên ngoài 28

2.1.5 Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công Ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa trong thời gian qua 29

2.1.6 Phương hướng phát triển của công ty 31

2.2 KHÁI QUÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA 32

2.2.1 Cơ cấu tổ chức 32

2.2.2 Hệ thống chính sách quy định 32

2.2.3 Sự kiểm soát của Công Ty đối với các đơn vị trực thuộc 33

2.2.4 Nguyên tắc phân quyền, ủy quyền 33

2.2.5 Kiểm tra độc lập 34

2.2.6 Phân tích rà soát 34

2.2.7 Hệ thống thông tin kế toán 35

2.2.7.1 Chính sách kế toán 35

2.2.7.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 36

2.8 Đánh giá hệ thống KSNB 42

2.3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA 43

2.3.1 KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty 43

2.3.1.1 Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 43

2.3.1.2 Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 46

2.3.1.3 Xử lý nghiệp vụ trong chu trình 55

2.3.1.4 Sổ sách, chứng từ minh họa 60

2.3.1.5 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền 61

2.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán 67

2.3.2.1 Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu 67

2.3.2.2.Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải trả 77

2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN NÓI RIÊNG TẠI CÔNG TY 88

2.4.1 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 88

2.4.2 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán 93

Chương 3: 96

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA

3.1 KIẾN NGHỊ 1: TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHẶT CHẼ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI CÔNG TY 97 3.2 KIẾN NGHỊ 2: TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC THU HỒI NỢ VÀ NÂNG CAO KHẢ NĂNG THANH TOÁN 101 3.3 KIẾN NGHỊ 3: TỔ CHỨC BỘ PHẬN KIỂM SOÁT NHẬN HÀNG RIÊNG 103 3.4 KIẾN NGHỊ 4: CÔNG TY NÊN MỞ THÊM CÁC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT 104

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 25

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán 37

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán máy 40

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền mặt tại quỹ 47

Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền mặt tại quỹ 49

Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền gửi ngân hàng 51

Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền gửi ngân hàng 54

Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng các khoản phải thu do bán chịu hàng hóa 69

Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa 79

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Bảng các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 5

Bảng 2.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm 2009, 2010 ………29

Bảng 2.2: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền 61

Bảng 2.3: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với tiền 64

Bảng 2.4: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 71

Bảng 2.5: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 74

Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với mua hàng – trả tiền 81

Bảng 2.7: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với mua hàng – trả tiền 84

Bảng 2.8: Bảng đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 89

Bảng 3.1: Bảng hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với tiền 99

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

- KSNB : Kiểm soát nội bộ

- TNHH MTV: Trách nhiệm hữu hạn một thành viên

- TNHH TM & ĐT: Trách nhiệm hữu hạn Thương Mại và Đầu Tư

- BCH TW : Ban chấp hành Trung Ương

- SXKD : Sản xuất kinh doanh

- BH : Bảo hiểm

- BHXH : Bảo hiểm xã hội

- BHYT : Bảo hiểm y tế

- BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

- UNT : Ủy nhiệm thu

- UNC : Ủy nhiệm chi

LỜI NÓI ĐẦU

1 SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:

Cùng với tiến trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của đất nước, các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện, từng bước vươn lên khẳng định vai trò chủ đạo trong nền kinh tế

Nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định nhưng môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp càng ngày càng trở nên gay gắt Các doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Thể chế càng thông thoáng thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi trước ta cả về công nghệ, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế Nhiều biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong đó việc “ nâng cao nội lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm Theo đó, việc xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực, hạn chế rủi ro trong một công ty

 Vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ?

 Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế?

 Và nó được thiết lập như thế nào ?

Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực hiện đồ án tốt nghiệp được sự chấp thuận của ban chủ nhiệm khoa kế toán – tài chính và ban lãnh đạo công ty

TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa em đã thực hiện đề tài : “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa”

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:

 Tìm hiểu thực trạng về hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa

 Đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU:

Đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa Cụ thể, đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công

ty

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:

Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán

- Chương 2: Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa

- Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện Hệ thống kiếm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa

6 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI:

Đề tài: “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa” đã có những đóng góp sau đây:

- Tổng kết được cơ sở lí luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Nghiên cứu khái quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán của Công ty

- Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty

- Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

- Đưa ra các kiến nghị giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn

Qua đây em xin chân thành cám ơn đến các thầy cô trong Khoa Kế Toán – Tài Chính, cô Nguyễn Ngọc Chi – Kế toán trưởng Công ty TNHH MTV Thương Mại

và Đầu Tư Khánh Hòa người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành tốt khóa luận, cùng toàn thể các anh chị trong phòng tài chính Công Ty TNHH MTV Thương Mại

và Đầu Tư Khánh Hòa – những người đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

2

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một công ty

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin

tưởng cảm tính? ….Từ những vấn đề rất thiết thực này mà khái niệm “ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ “ ra đời

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực

và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ

Vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gi?

Nó có tác dụng thế nào trong công tác quản lý và kế toán tại một doanh nghiệp?

1.1.2 Khái niệm:

Năm 1992, tổ chức COSO ( Committee of Sonsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận Theo đó:

3

“ KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được bốn nội dung cơ bản sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

- KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm nhiều hoạt động liên tục, hiện

diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất

- Yếu tố con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục,

biểu mẫu…mà KSNB được xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ con người trong tổ chức

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ cung cấp một sự đảm

bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của KSNB Hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của các cán bộ quản lý Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố lợi ích và chi phí Tuy người lãnh đạo có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ cũng không áp dụng các thủ tục để kiểm soát các rủi ro

* Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

- Đối với các báo cáo tài chính: phải trung thực và hợp lý, phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo được các thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng dẫn đến mục tiêu của đơn vị

- Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: Các nguồn lực của đơn

vị là có giới hạn, bởi vậy làm sao để tận dụng triệt để chúng, tiết kiệm và có hiệu

1.1.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tuy quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của đơn vị là khác nhau, việc tổ chức hệ thống KSNB của mỗi đơn vị cũng khác nhau nhưng theo quan điểm phổ biến hiện nay: có 5 yếu tố cơ bản hình thành lên hệ thống KSNB của đơn vị như sau:

1- Môi trường kiểm soát

2- Đánh giá rủi ro

3- Hoạt động kiểm soát

4- Thông tin và truyền thông

5- Giám sát

- Hội đồng quản trị và ban kiểm soát

- Trình độ và phẩm chất đội ngũ nhân viên

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

- Các nhân tố bên ngoài tổ chức

2 Đánh giá rủi ro - Nhận diện và đánh giá rủi ro

- Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin

- Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện

- Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp

- Kiểm soát vật chất và thông tin

4 Thông tin và truyền

6

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ bao gồm:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Để áp ứng được yêu cầu này, các nhà

quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy các nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên noi theo, đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của riêng mình, không tạo sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực

- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu

biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng Do đó, nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo, giám sát, và huấn luyện họ

- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Khi Ủy ban kiểm toán có sự độc lập

với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu Ủy ban kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại

có thể xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Mỗi nhà quản lý

đều có phong cách điều hành khác nhau: có người ưa dân chủ, người độc đoán trong phong cách lãnh đạo, bởi vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị là khác nhau và nó chi phối các hoạt động của đơn vị

- Cơ cấu tổ chức: Thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa

các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Hay nói cách khác nó là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Vì thế, khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng của các bộ phận không chồng chéo nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng

7

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và

trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý một cách cụ thể bằng văn bản nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền

- Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ,

phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị Chính sách nhân sự bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên

- Các nhân tố ngoài tổ chức: Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của

các nhân tố từ bên ngoài của tổ chức như thay đổi của môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống pháp luật hay các thay đổi của chế độ kế toán…Khi phân tích, đánh giá, môi trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến các hoạt động của đơn vị đó

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro:

Để giới hạn được rủi ro ở mức độ chấp nhận được, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới kiểm soát được rủi ro

- Xác định mục tiêu của đơn vị: Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung

của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn Thiết lập mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thông qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của người quản lý

- Nhận dạng phân tích rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ

toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt động Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng đến toàn đơn vị

8

Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ; rà soát thường xuyên các hoạt động

Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau:

 Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị

 Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi

ro

1.1.3.3 Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu Các hoạt động kiểm soát bao gồm:

1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không

thực hiện quá nhiều trách nhiệm và các trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy đủ, rõ ràng Khi phân chia trách nhiệm cần tách bạch các chức năng sau:

+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ

+ Chức năng ghi chép: lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

+ Chức năng bảo quản tài sản: gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận séc hay lập séc thanh toán

Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát được nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ phát hiện nhanh chóng, dễ khắc phục Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể gây ra

và giấu diếm những sai phạm của mình

2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động

Nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản

lý đã không cần sử dụng đến nhân viên của mình Điều này là không thể bởi vậy

9

nhà quản lý phải thông qua các chính sách, các quy định tác động đến các nhân viên của họ, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định lãnh đạo cấp thấp hơn Việc này được gọi là sự ủy quyền chung và

ủy quyền chi tiết

+ Ủy quyền chung: liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong nghiệp vụ Ví dụ: Ban hành bảng giá

+ Ủy quyền chi tiết: là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ

và cụ thể, không phát sinh thường xuyên Ví dụ: ủy quyền phê chuẩn nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định

3 Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu

và kiểm soát kết xuất

Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống thông tin Ví dụ: quy trình kiểm soát truy cập hệ thống Kiểm soát chung là môi trường chung cho kiểm soát ứng dụng

4 Kiểm soát độc lập và soát xét về thực hiện

Một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện và xử lý chính xác Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu Việc kiểm tra này được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán Kiểm tra độc lập bao gồm:

- Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập.( Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với số liệu của ngân hàng)

- So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá trình kiểm kê

Xữ lý dữ liệu

6 Đảm bảo an toàn cho vật chất và thông tin

Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức Do

đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan An toàn về mặt vật lý thông thường bao gồm các thủ tục kiểm soát:

- Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật

chất và thông tin

- Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu trữ thông tin ( đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính)

- Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán

- Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức

11

- Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cho cả nội bộ và bên ngoài

Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý

và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin

Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội

bộ tổ chức và cả bên ngoài Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ, hay có thể là các lệnh miệng, các hành vi của nhà quản lý Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự

an toàn và trung thực của thông tin

Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng Một hệ thống thông tin kế toán được thiết lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận Mục tiêu của

hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao, truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức Điều này có nghĩa rằng nhân viên kế toán phải hiểu được bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng

từ gốc sang các hình thức máy có thể đọc được, các phương pháp truy cập, cập nhật thông tin

Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến 2 bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin đó là chứng từ và sổ sách kế toán

* Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế, ngoài ra còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị

12

* Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận các thông tin ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa,công nợ,…sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép thông tin vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính

Những người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường lên cấp trên

1.1.3.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hiện hữu của mình qua các giai đoạn khác nhau Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm soát nội bộ cũng bị thay đổi Trong điều kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết

Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

 Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các

nhân viên và nhà quản lý thực hiện Ví dụ: Kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày…

 Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ

do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện

Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về

13

quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp Thực tế cho thấy, hiệu quả của kiểm soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cao cấp trong tổ chức

1.1.4 Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù doanh nghiệp có thiết kế một hệ thống KSNB tưởng chừng như hoàn hảo thì vẫn có những sai phạm xảy ra Bởi hiệu quả của hệ thống KSNB tùy thộc vào nhân tố chủ yếu là con người ( Tức là phụ thuộc vào tính đáng tin cậy và năng lực làm việc của lực lượng nhân sự) Hệ thống KSNB chỉ giúp hạn chế tối đa những sai phạm vì nó có các rủi ro tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Do yêu cầu của nhà quản lý: lợi ích phải lớn hơn chi phí

- Các biện pháp kiểm tra thường hướng đến sai phạm dự kiến, khó phát hiện được các sai phạm bất thường

- Sai phạm xuất phát từ nhân viên trong tổ chức do thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu khi có sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

- Các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi

1.1.5 Hoàn thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ trong tổ chức

1.1.5.1 Những nhân tố đe dọa sự hiện hữu của KSNB

 Người quản lý lạm quyền:

Trong thực tế, có nhiều trường hợp, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong thực hiện một nghiệp vụ cụ thể Việc dành cho người quản lý một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

 Sự tiếp cận tài sản:

Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng tiếp cận tài sản, thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới tiếp cận được tài sản Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn các thủ tục kiểm soát không bảo vệ hữu hiệu tài sản của đơn vị do không đo lường hết các phương cách tiếp cận tài sản

14

 Coi trọng hình thức hơn bản chất

Việc chỉ chú ý đến hình thức mà không quan tâm đến thực chất các thủ tục kiểm soát Do đó người quản lý cần chú trọng hơn đến thực chất, thường xuyên kiểm tra để đánh giá kết quả các chính sách, thủ tục

 Mâu thuẫn quyền lợi

Nói chung khi một nhân viên ( kể cả nhà quản lý) phải trung thành cùng một lúc với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại Khi đó lòng trung thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành động có lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức

1.1.5.2 Phát triển môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng đến sự hữu hiệu thực sự của

hệ thống kiểm soát nội bộ, vì vậy để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần phát triển một môi trường kiểm soát vững mạnh Để phát triển môi trường kiểm soát cần

sử dụng tổng hợp ảnh hưởng các nhân tố cấu thành

1.1.5.3.Thiết kế các thủ tục kiểm soát

Việc thiết kế thủ tục kiểm soát cần xem xét những nhân tố sau:

● Đánh giá rủi ro

Các thủ tục kiểm soát được thiết kế chủ yếu là để giới hạn các rủi ro có thể xảy ra Rủi ro càng lớn thì phạm vi các thủ tục kiểm soát càng rộng

● Giám sát

Phần lớn các trường hợp rủi ro liên quan đến các nhân tố:

- Thiếu kiểm tra công việc một cách độc lập và định kỳ

- Các phương pháp kiểm soát về mặt tổ chức không đủ hiệu lực

- Các phương pháp thông tin, khuyến khích thực hiện trách nhiệm không đủ hiệu lực

- Tiếp cận trái phép tài sản vật chất và thông tin

Như vậy, giám sát thường xuyên các quy chế kiểm soát là một trong những vấn đề quan trọng trong hệ thống kiểm soát Do đó, trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, cần chú ý đến việc xác lập các biện pháp giám sát thường xuyên và liên tục

15

● Lựa chọn thủ tục phù hợp với nghiệp vụ

Nói chung, việc thiết kế các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo tất cả các nghiệp

vụ đều được lập chứng từ, ghi chép đầy đủ lên sổ sách và chỉ ghi chép các nghiệp

vụ thực sự phát sinh Tuy nhiên, việc sử dụng loại thủ tục kiểm soát nào phụ thuộc vào bản chất và số lượng của từng loại nghiệp vụ

● Xác định mối quan hệ giữa các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm soát riêng biệt

- Thủ tục kiểm soát chung liên quan đến nhiều hoạt động hay nghiệp vụ của đơn vị

- Thủ tục kiểm soát riêng biệt liên quan đến sự hiện hữu của một hoạt động hay nghiệp vụ nào đó

Hệ thống kiểm một nghiệp vụ, một hoạt động có thể bao gồm đồng thời thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát riêng biệt một cách đồng bộ

● Các thủ tục kiểm soát bổ sung cho nhau

Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm soát có tính chất bổ sung cho nhau nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát không phát huy tác dụng bởi nhiều lý do, khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai sót hay gian lận

● Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích

Một trong những nguyên tắc quan trọng của kiểm soát nội bộ là quan hệ giữa lợi ích và chi phí Việc so sánh giữa chi phí và lợi ích mang lại sẽ cho biết thủ tục

đề nghị có thích hợp không ? ( Lợi ích >> Chi phí  thủ tục kiểm soát có thể được chấp nhận)

Chi phí của các thủ tục kiểm soát bao gồm cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Khi xác đinh lợi ích của một thủ tục kiểm soát phải căn cứ vào rủi ro ước tính nếu không có thủ tục kiểm soát đó Rủi ro này cần phải định lượng

1.1.6 Cách thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ

- Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách

- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực tiễn

- Mô tả hệ thống qua các công cụ : lưu đồ, sư đồ dòng dữ liệu

1.1.6.2 Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB

- Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ, nhận thức và hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý

- Tìm hiểu về đánh giá rủi ro

- Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự:

+ Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị

+ Xem xét các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận như thế nào ? Liên quan đến các đối tượng nào?

+ Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách…

+ Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu các

17

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền

Rủi ro tiềm tàng của khoản mục vốn bằng tiền trong đơn vị thường được đánh giá rất cao bởi:

- Tiền là khoản mục đầu tiên trên bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong tài sản ngắn hạn Được dùng để phân tích khả năng thanh toán

- Tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng Ví dụ: để thổi phòng doanh thu, che dấu chi phí

- Số lượng nghiệp vụ liên quan đến tiền và số phát sinh tiền thường lớn

- Tiền là tài sản rất nhạy cảm, tính thanh khoản cao dễ xảy ra gian lận và biển thủ

Do đó trong đơn vị yêu cầu của kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền thường rất được chú trọng

1.2.1.1.Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

Hệ thống này có thể chia thành 2 loại:

- Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ

- Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ, đối chiếu với ngân hàng

Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:

- Thu đúng

- Chi đủ

- Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý

1.2.1.2.Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

- Nhân viên phải có đủ năng lực và liêm chính

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Tập trung đầu mối thu tiền

- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số dư

- Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng

18

- Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai, phiếu thu

- Thực hiện tối đa các khoản thu chi qua ngân hàng, hạn chế thu bằng tiền mặt

- Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế

1.2.1.3.Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

*) Thu trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ:

- Phân chia trách nhiệm tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền

- Sử dụng chứng từ bắt buộc ( phiếu thu, biên lai…) có đánh số liên tục làm

cơ sở thu tiền

- Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền khuyến khích khách hàng nhận phiếu

- Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với báo cáo, tổng số thu trong sổ sách

- Nộp tiền vào quỹ cuối mỗi ngày

*) Thu nợ của khách hàng

- Phân chia trách nhiệm tách rời giữa chức năng quản lý công nợ và chức năng thu tiền

- Khuyến khích khách hàng sau khi nộp tiền lấy phiếu thu hoặc biên lai

- Thường xuyên đối chiếu công nợ đối với khách hàng

- Đối với những công nợ lớn khuyến khích thanh toán qua ngân hàng

- Nếu thanh toán qua bưu điện: cần phải phân nhiệm cho các nhân viên đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau: lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ, đối chiếu sổ sách

1.2.1.4 Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền

- Sử dụng tối đa việc thanh toán qua ngân hàng

- Xây dựng thủ tục xét duyệt các khoản chi

- Vận dụng đúng các nguyên tắc xét duyệt và ủy quyền

- Đối chiếu định kỳ giữa số dư tiền mặt và sổ quỹ; số dư tiền gửi và sổ phụ ngân hàng

1.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán

19

1.2.2.1 kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng

Nợ phải thu khách hàng thông thường là các khoản mục:

- Nhậy cảm với những gian lận

- Liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh

- Được phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được, liên quan đến việc lập dự phòng phải thu khó đòi có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra

a) Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

- Các khoản phải thu phải có thực và được ghi nhận đầy đủ, tránh nhầm lẫn

- Các khoản nợ phải thu có khả năng thu hồi, giảm thiểu thất thoát

- Khoản mục doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ phải có thực, được ghi nhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ

- Hạn chế các khoản phải thu ( bị bên ngoài chiếm dụng) ở mức vừa phải

b) Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

- Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm ràng buộc khách hàng

- Thường xuyên đối chiếu số liệu sổ sách với khách hàng

c) Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

Muốn kiểm soát tốt công nợ phải thu doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống KSNB của toàn bộ chu trình bán hàng Ở một doanh nghiệp lớn chu trình bán hàng thông thường được phân chia thành các chức năng sau:

- Lập lệnh bán hàng

- Xét duyệt bán chịu

- Xuất kho

- Gửi hàng đi

- Lập và kiểm tra hóa đơn

- Theo dõi thanh toán

- Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá

20

- Xem xét xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

1.2.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả

Cũng như nợ phải thu, nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính Những sai lệch về nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

a) Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

- Các khoản nợ phải trả được ghi chép đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn

- Các khoản nợ phải trả được đánh giá đúng, được khai báo đầy đủ, được duy trì ở mức hợp lý

- Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ

b) Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

- Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

- Thường xuyên thực hiện đối chiếu số liệu sổ sách với các chủ nợ

c) Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả

Muốn kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải trả cần tổ chức hệ thống KSNB của toàn bộ chu trình mua hàng Thông thường chu trình mua hàng được phân chia theo các chức năng sau:

- Lập kế hoạch mua hàng

- Lựa chọn nhà cung cấp, tiến trình đặt hàng

- Tiếp nhận hàng

- Ghi nhận giá trị hàng mua, nợ phải trả

- Tiến hành thanh toán hoặc gia hạn nợ phải trả

- Đối chiếu số liệu thực tế với bên bán

21

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘ BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA

Đến năm 1996 công ty càng khẳng định mình trên thị trường, đã mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh theo sự đồng ý của Sở Kế Hoạch và đầu tư:

 Xuất khẩu mặt hàng nông lâm thủy sản

 Nhập khẩu phương tiện vận tải, thiết bị đầu tư, hàng phục vụ sản xuất và tiêu dùng

Năm 1997 do nhu cầu của thị trường cung cấp dịch vụ tour lữ hành trong nước và quốc tế, công ty đã thành lập trung tâm du lịch TICTOURS

Cũng trong năm này, công ty đã được Thủ tướng Chính Phủ phê duyệt dự án thành lập khu Công Nghiệp Suối Dầu theo quyết định số 951/TTG, là khu công nghiệp đầu tiên của khu vực Nam Trung Bộ

Trong quá trình phát triển, với mục tiêu thay đổi phương thức quản lý, nâng cao sức cạnh tranh, đa dạng hóa ngành nghề sản xuất kinh doanh, tạo sự năng động trong quản lý điều hành của doanh nghiệp, theo Nghị quyết hội nghị lần thứ 3 của BCH TW Đảng khóa X về sắp xếp đổi mới phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp Nhà Nước, Công ty Thương Mại & Đầu Tư Khánh Hòa – Công ty Nhà nước thuộc UBND tỉnh Khánh Hòa chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Thương mại

& Đầu tư Khánh Hòa theo Quyết định số 1964/QĐ-UBND

Công ty TNHH MTV Thương Mại & Đầu Tư Khánh Hòa có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 37060000017

 Tên chủ sở hữu: Uỷ Ban nhân dân Tỉnh Khánh Hòa

 Trụ sở chính: Số 68 đường Yersin – Nha Trang – Khánh Hòa

 Mã số thuế: 4200266808

 Số điện thoại: 058.3821227 Số Fax:

 Email: Tic – sudazi@dng.vnn.vn

Hiện nay công ty luôn luôn tìm kiếm đối tác kinh doanh, mở rộng đầu tư để ngày càng phát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

2.1.2.1 Chức năng

Theo quyết định thành lập và cấp giấy phép kinh doanh, hiện nay Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa có chức năng sản xuất kinh doanh những ngành nghề như sau:

 Vận tải hành khách ven biển

 Vận tải hành khách nội địa

24

 Dịch vụ bán vé máy bay

 Đại lý thu đổi ngoại tệ

 Mua bán trang thiết bị y tế

 Mua bán rượu, bia

 Mua bán gạo

 Buôn bán thuốc lá điếu

 Kinh doanh massage

 Hoạt động thể thao vui chơi, giải trí

- Đầu tư chiều sâu, tìm hiểu kỹ nhu cầu của người tiêu dùng trong nước và nước ngoài nhằm cung cấp đầy đủ và kịp thời các hàng hóa, dịch vụ

25

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

2.1.3.1 Cơ cấu quản lý

Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ:

- UBND tỉnh: quản lý vốn, bổ nhiệm hội đồng thành viên

- Hội đồng thành viên ( gồm 5 thành viên):

Có quyền đưa ra các quyết định quản trị, đồng thời có trách nhiệm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tuân theo các quyết định và điều lệ của công ty

- Ban kiểm soát ( 1 thành viên):

UBND TỈNH

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

BAN GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT

3 CÔNG TY

CON

9 CÔNG TY LIÊN KẾT

CHÍNH

* Tổng Giám đốc: là thủ trưởng cao nhất trong công ty, chịu trách nhiện mọi

hoạt động kinh doanh, kinh tế chính trị xã hội trong công ty trước tập thể người lao động và trước Chủ Sở hữu của công ty Là người trực tiếp quản lý công tác tổ chức

kế hoạch kinh doanh, kế hoạch cán bộ Mọi người trong công ty đều phải chấp hành mệnh lệnh của Tổng Giám đốc Công ty

* Phó Tổng giám đốc: giúp việc cho Tổng Giám đốc, được ủy quyền thay

Tổng Giám đốc giải quyết các công việc khi Tổng Giám đốc vắng mặt, đi công tác Phụ trách các đơn vị, phòng ban chức năng

- Phòng hành chính – tổng hợp:

Tham mưu cho ban Tổng giám đốc về công tác tổ chức bộ máy, công tác hành chính, quản trị hoạt động của văn phòng công ty Thực hiện việc nghiên cứu và tổng hợp đầu tư theo yêu cầu của ban giám đốc, Tổng Giám Đốc công ty

- Các đơn vị kinh doanh trực thuộc Công ty: các đơn vị này hoạt động theo

chế độ hạch toán phụ thuộc, chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của công ty thông qua quy chế hoạt động của cơ sở do công ty quy định:

Tùy theo chức năng nhiệm vụ được giao, mỗi cơ sở tổ chức hoạt động kinh doanh, dịch vụ đáp ứng nhu cầu thị trường và phù hợp với ngành nghề kinh doanh

27

 Khu nghỉ mát ANA MANDARA: là đơn vị trực thuộc của công ty, hoạt

động theo phương thức hạch toán kinh tế nội bộ Quản lý và sử dụng nguồn lực của công ty tại khu nghỉ mát Ana Mandara

Đia chỉ: Vila 21 Đoàn An Dưỡng 26,28 Trần Phú

Đây là điểm thuận lợi cho việc kinh doanh các dịch vụ du lịch, kinh doanh cho thuê phòng

 Trung tâm du lịch TICTOURS: là đơn vị trực thuộc của công ty, hoạt

động theo phương thức hạch toán kinh tế nội bộ Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực do Tổng Giám Đốc giao

Địa chỉ: 17B Hoàng Hoa Thám – Nha Trang – Khánh Hòa

Chức năng: dịch vụ du lịch

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty 2.1.4.1 Các nhân tố bên trong

a) Vốn: Công ty TNHH một thành viên Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa là

doanh nghiệp 100 % vốn Nhà Nước nên có thuận lợi là vốn do Nhà Nước hỗ trợ tuy nhiên vốn mà công ty có được còn hạn hẹp chưa đủ để đầu tư lớn nên chưa thể đáp ứng được so với nhu cầu thực tế Thêm vào đó việc huy động vốn còn gặp nhiều khó khăn cũng như tìm nguồn vay ngân hàng

b) Về lao động: về lao động thì công ty có thuận lợi đó là số lượng lao động

đạt trình độ tương đối cao, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc, công ty thường tổ chức các lớp đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên Tuy nhiên công ty thiếu đội ngũ nhân viên có trình độ cao đòi hỏi phải tuyển nhân lực từ các nơi khác về như Thành phố HCM

c) Cơ sở vật chất: cơ sở vật chất của công ty được trang bị tương đối đầy đủ,

máy móc thiết bị đều đáp ứng được yêu cầu của công việc Ở các đơn vị trực thuộc như nhà hàng khách sạn được trang bị rất hiện đại có thể thúc đẩy cho phát triển dịch vụ du lịch nội địa và cao cấp

28

d) Chính sách: Công ty có các chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho

nhân viên trong công ty như chính sách khuyến khích tăng lương thưởng cho nhân viên làm việc có hiệu quả

2.1.4.2 Các nhân tố bên ngoài

a) Điều kiện tự nhiên: thành phố Nha Trang là Thành phố du lịch với vị trí

địa lý và điều kiện khí hậu rất thuận lợi cho việc khai thác du lịch

b) Môi trường kinh tế: hiện nay nước ta đang trải qua quá trình hội nhập kinh

tế thế giới nên tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức đối với công ty: thu hút các nhà đầu tư nước ngoài nhưng lại xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh

c) Môi trường pháp lý: điều kiện chính trị an ninh Nước ta tương đối ổn định

tuy nhiên thủ tục Nước ta còn rườm rà, phức tạp phải qua nhiều khâu, nhiều cửa nên không thu hút được các nhà đầu tư nước ngoài, gặp khó khăn trong việc vay vốn

d) Đối thủ cạnh tranh: định vị trên một khu vực có nhiều điều kiện thuận lợi

phát triển du lịch nên công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh ở lĩnh vực dịch vụ du lịch

Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2010 tăng 46,13% tương ứng 23.207.380.434 đ

so với năm 2009 một phần là do tổng doanh thu năm 2010 tăng so với năm 2009 Mặc dù tổng lợi nhuận trước thuế tăng cao nhưng tổng lợi nhuận sau thuế chỉ tăng nhẹ 1,01% tương tứng 380.572.464 đ là do một số khoản thuế của công ty gia tăng mạnh Nhưng nhìn chung với tình hình khó khăn chung của nền kinh tế trong giai đoạn hiện tại mà công ty vẫn đạt được sự gia tăng trong lợi nhuận phần nào cũng chứng tỏ sự nỗ lực trong hoạt động kinh doanh của công ty

Tổng số lao động có sự giảm nhẹ 5,49% ở năm 2010 so với năm 2009 do công

ty có sự ứng dụng máy móc công nghệ thông tin làm gọn dần bộ máy quản lý Thu nhập bình quân đầu người tăng 17,48% một phần nào chứng tỏ sự quan tâm của công ty đến đời sống của người lao động trong tình hình kinh tế lạm phát cao Mức thu nhập quân bình đầu người ở công ty là khá cao so với mặt bằng chung ở khu vực

Tổng tài sản bình quân tăng 52,13% tương ứng 85.610.096.403 đ so với năm

2009 chủ yếu là do sự gia tăng đầu tư vào các công ty con và công ty liên kết, đồng thời cũng do một phần các khoản phải thu ngắn hạn của công ty gia tăng

Trong khi các chỉ tiêu khác có sự gia tăng thì chỉ tiêu tổng vốn chủ sở hữu bình quân lại có sự giảm nhẹ 10,27% một phần là do doanh nghiệp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp nên có sự đánh giá lại tài sản gây chênh lệch nên có sự thay đổi như trên

Tổng nộp ngân sách của công ty năm 2010 là 20.455.000.000 đ tăng 12,39% so với năm 2009 chứng tỏ công ty luôn nỗ lực trong việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách cho nhà nước