MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA. 2.2.1 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức quản lý đã được trình bày trong phần giới thiệu về công ty. Tại đơn vị văn phòng công ty được thiết lập như sau:
Đứng đầu là Tổng Giám Đốc, sau đó là Phó Tổng Giám Đốc giúp Tổng Giám Đốc công việc điều hành công ty, tiếp theo đó là phòng tài chính và phòng hành chính tổng hợp các bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Tại các đơn vị trực thuộc cũng thiết lập các bộ phận quản lý tương tự, đứng đầu là Giám Đốc có thể vị Giám Đốc này là người của Tổng công ty chỉ đạo nắm nhiệm vụ hoặc thuê người nước ngoài lãnh đạo.
Mỗi đơn vị cũng có từng bộ phận riêng biệt hoạt động tạo sự thống nhất trong đơn vị. Như vậy công ty đã thiết lập cơ cấu tổ chức các bộ phận theo hướng chuyên biệt hóa cao, không chồng chéo. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ, chức năng riêng biệt, hỗ trợ đồng thời kiểm soát nhau chặt chẽ. Người đứng đầu mỗi bộ phận quản lý, điều hành hoạt động và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám Đốc về hoạt động của bộ phận mình. Đồng thời mỗi bộ phận định kỳ báo cáo hoạt động của bộ phận mình với công ty. Với cơ cấu tổ chức của công ty gồm nhiều đơn vị, mỗi đơn vị bao gồm nhiều bộ phận tuy nhiên công việc diễn ra khá trôi chảy, thuận tiện bởi phân công công việc trách nhiệm rất cụ thể, rõ ràng. Các trưởng bộ phận được xem là ngang cấp với nhau.
2.2.2. Hệ thống chính sách quy định
Với bản chất là tổng Công ty gồm nhiều thành viên trực thuộc nên hệ thống các quy định, chính sách chung, đều do Tổng công ty ban hành. Ứng với mỗi đơn vị thành viên sẽ có một số thay đổi nhất định thích ứng với điều kiện thực tế tuy nhiên về cơ bản vẫn phải tuân theo quy định, chính sách chung của công ty. Các chính sách quy định của Tổng Công ty được thể hiện bằng văn bản và được chuyển xuống cho các đơn vị. Nhiệm vụ của các đơn vị là phải chấp hành theo các văn bản đó.
- 33 -
Hệ thống quy định của công ty bao gồm các quy định sau: đưa ra các quy định cụ thể ứng với từng phần hành, đối tượng quản lý cụ thể từ tổ chức nhân sự, chính sách tiền lương, chính sách về việc khen thưởng và kỷ luật đối với từng đối tượng cụ thể, chính sách mua hàng, xét duyệt thanh toán. Các chính sách được thể hiện bằng văn bản và được công bố cho nhân viên công ty biết.
Ví dụ nếu nhân viên vi phạm các hành vi gian lận hoặc trộm cắp, làm hư hại nghiêm trọng và mất mát tài sản hay hàng hóa của Công ty thì sẽ bị xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng ngay lập tức và có thể bị truy tố trước pháp luật. ( Quyết định – phụ lục 3.1)
2.2.3. Sự kiểm soát của công ty đối với các đơn vị trực thuộc
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty được thiết lập để kiểm soát các hoạt động của các đơn vị trực thuộc đồng thời kiểm soát văn phòng công ty. Các hoạt động kiểm soát được thể hiện như sau:
Lập và gửi báo cáo tình hình kinh doanh hàng tháng, quý.
Lập và gửi các báo cáo hoạt động, kế toán định kỳ theo quy định chung.
Lãnh đạo công ty thường xuyên xuống đơn vị kiểm tra tình hình hoạt động.
Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc định kỳ báo cáo cho giám đốc Tổng Công ty.
Công ty trực tiếp chỉ định thuê công ty kiểm toán, tiến hành kiểm toán độc lập báo cáo tài chính hàng năm.
Kiểm soát chặt lượng tiền tại công ty.
Với những biện pháp trên, công ty có thể giám sát chi tiết hoạt động của các đơn vị hằng ngày, bất cứ một biến động dù lớn nhỏ nào, công ty đều có thể nắm bắt kịp thời, đưa ra hướng giải quyết hoặc giám sát quá trình giải quyết.
2.2.4. Nguyên tắc phân quyền, ủy quyền
Thông qua giấy ủy quyền ( Xem phụ lục 3.2) cho thấy công ty xây dựng hệ thống phân quyền, ủy quyền chi tiết đến từng hoạt động, nghiệp vụ. Với hệ thống phân quyền, ủy quyền các cá nhân có trách nhiệm giám sát, phê chuẩn, ký duyệt các
- 34 -
hoạt động trong phạm vi thẩm quyền được giao của mình. Hệ thống phân quyền, ủy quyền còn là một căn cứ xem xét tính đầy đủ hợp lệ của các chứng từ hay chính thể hiện sự kiểm soát các nghiệp vụ trong quá trình thực hiện.
Đây chính là một trong những điểm mạnh trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Hệ thống ủy quyền chặt chẽ, chi tiết giúp tăng cường trách nhiệm giám sát, hay chính là cơ sở cho quá trình kiểm soát độc lập. Hơn nữa, hệ thống phân quyền rõ ràng giúp cho mọi công việc diễn ra trôi chảy, không chồng chéo, bế tắc.
2.2.5. Kiểm tra độc lập
Bản thân trong từng quy trình nghiệp vụ, hệ thống kiểm soát nội bộ công ty đã thiết lập các chốt kiểm soát, bộ phận này kiểm soát bộ phận kia khi chuyển giao giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, hệ thống kiểm soát nội bộ còn thiết lập chốt kiểm tra độc lập thường ở cuối quy trình, chủ yếu do bộ phận kế toán thực hiện.
Việc lập các sổ sách và bảng kê hóa đơn với sự kiểm tra, ký duyệt của kế toán trưởng chính là quá trình kiểm tra, rà soát lại toàn bộ quá trình thực hiện nghiệp vụ thông qua các chứng từ thực hiện bởi bộ phận kế toán, độc lập với các bộ phận thực hiện nghiệp vụ.
2.2.6. Phân tích rà soát
Quy định của công ty hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng các đơn vị thành viên phải lập báo cáo gửi về là biện pháp kiểm soát phân tích và rà soát. Việc phân tích rà soát này diễn ra ở hai khâu:
Quá trình lập báo cáo là lúc kế toán trưởng và các trưởng bộ phận đã thực hiện quá trình phân tích rà soát hoạt động của công ty, nhằm phát hiện những bất thường, những rủi ro đã lọt lưới hệ thống kiểm soát của công ty.
Công ty nhận các báo cáo lại tiến hành công đoạn phân tích, rà soát lần thứ hai, đồng thời so sánh, đối chiếu báo cáo giữa các bộ phận trong một công ty và giữa các đơn vị thành viên với nhau. Quá trình phân tích rà soát trong khâu này mặc dù không thể sâu xát đến từng nghiệp vụ , từng hoạt động của mọi công ty thành viên nhưng nó giúp công ty phát hiện ra những bất thường, rủi ro của công ty và đơn vị khi thực hiện so sánh các báo cáo với nhau. Đặc biệt những bất thường, rủi
- 35 -
ro này thậm chí bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty thành viên đó cũng không thể phát hiện.
2.2.7. Hệ thống thông tin kế toán
2.2.7.1. Chính sách kế toán
Sau đây là một số quy định về chính sách kế toán mà công ty quy định đối với các đơn vị trực thuộc; yêu cầu nộp:
Báo cáo hàng tháng:
- Báo cáo tài chính hàng tháng: Gửi trước ngày 09 tháng kế tiếp. - Báo cáo thuế: gửi trước ngày 08 tháng kế tiếp .
Báo cáo hàng quý:
- Báo cáo tài chính:
Gửi trước ngày 10 của tháng đầu quý sau Nôi dung báo cáo:
Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối số phát sinh ( ghi theo thứ tự tài khoản) Kết quả kinh doanh : phần I, II, III
Chi tiết chi phí
Chi tiết thu chi hoạt động tài chính, bất thường. Chi tiết công nợ.
Bảng kiểm kê tài sản cố định 6 tháng đầu năm Thuyết minh báo cáo tài chính 6 tháng đầu năm. - Báo cáo khác:
Báo cáo sử dụng hóa đơn: gửi trước ngày 08 tháng sau quý
Báo cáo số liệu theo mẫu của sở tài chính: gửi trước ngày 16 tháng cuối quý
Báo cáo hàng năm:
- Báo cáo tài chính: Gửi trước ngày 20 của tháng đầu năm Nội dung báo cáo:
- 36 -
Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt
Bảng kiểm kê công cụ dụng cụ cuối tháng 12
Bảng kê chi phí trích trước cuối tháng 12
Báo có lưu chuyển tiền tệ năm - Báo cáo khác:
+ Báo cáo sử dụng hóa đơn năm: gửi trước ngày 20 tháng đầu năm sau.
Yêu cầu tìm kiếm thêm và phương thức của thông tin
Tài khoản thông dụng giữa văn phòng công ty và các đơn vị thành viên thống nhất.
Nhận xét: Qua quy định này, có thể thấy rắng bộ máy kế toán không chỉ là một bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ ở mỗi đơn vị thành viên mà còn là những mắc xích trong hệ thống kiểm soát nội bộ của cả công ty. Hệ thống các báo cáo định kỳ, cùng phương thức trao đổi thông tin giữa các thành viên với nhau và với công ty giúp hệ thống kiểm soát càng thêm chặt chẽ.
Sự kiểm soát không chỉ diễn ra trong nội bộ từng thành viên, mà còn từ phía Tổng Công ty. Kết quả hoạt động của đơn vị thành viên báo cáo định kỳ cho văn phòng công ty sẽ được tổng hợp, văn phòng tổng hợp và đối chiếu với đơn vị. Do đó bản thân mỗi đơn vị thành viên luôn phải nỗ lực trong hoạt động, kiểm soát chi phí để có được những kết quả tốt nhất.
2.2.7.2. Tổ chức công tác kế toán
- 37 -
Sơ đồ 2.2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN
Với việc áp dụng mô hình tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán, các đơn vị thành viên phải thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị theo sự phân cấp và định kỳ gửi các báo cáo kế toán về văn phòng công ty. Còn bộ phận kế toán tại văn phòng công ty sẽ:
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động chung của toàn công ty.
Tập hợp các số liệu kế toán của các đơn vị để lập báo cáo tài chính toàn công ty. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương Kế toán thuế Thủ quỹ Bộ phận kế toán ở KNM ANAMANDAR A Bộ phận kế toán ở trung tâm du lịch TICTOURS
- 38 -
Hướng dẫn kiểm tra các nghiệp vụ kế toán tài chính đối với các đơn vị trực thuộc
b) Chức năng, nhiệm vụ của kế toán các phần hành:
Kế toán trưởng:
- Là người quản lý chung trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công tác kế toán tài chính của đơn vị.
- Phân công tác kế toán cho từng nhân viên trong phòng kế toán, chỉ đạo hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp với đặc điểm kinh tế của đơn vị - Đảm nhận việc xây dựng đơn giá tiền lương cho nhân viên của công ty
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định:
- Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu kế toán trong kỳ hạch toán để lập báo cáo kế toán, tài chính vào mỗi kỳ kế toán.
- Lập các sổ kế toán tổng hợp để theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp còn nhiệm vụ ghi chép phản ánh tổng hợp các số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm tài sản.
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương:
- Phản ánh chính xác từng loại công nợ phải thu, phải trả đối với khách hàng đồng thời căn cứ vào các chứng từ ban đầu đã được Giám Đốc và Kế toán trưởng ký duyệt hợp lệ để thu, chi theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị.
- Giao dịch với ngân hàng và cùng với Kế toán trưởng giải quyết các thủ tục vay, chuyển trả thanh toán cho khách hàng theo sự chỉ đạo, xét duyệt của kế toán trưởng
- Theo dõi và tính lương cho toàn bộ công nhân viên của công ty.
Kế toán thuế
- Nhiệm vụ chính thức là tính toán và tổng hợp lại các loại thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân… do dơn vị gửi lên từ đó tổng
- 39 -
hợp số thuế mà công ty phải nộp. Tiến hành nộp thuế cho cơ quan thuế theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng .
Thủ quỹ
- Nhiệm vụ chính là thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ đã được ký duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc và bảo quản quỹ tiền mặt , báo cáo tình hình biến động quỹ tiền mặt.
Các bộ phận kế toán tại đơn vị
Có nhiệm vụ hạch toán kế toán theo đúng trình tự ở từng đơn vị cụ thể. Hàng tháng, quý có trách nhiệm báo cáo sổ sách kế toán có liên quan trong quả trình hoạt động kinh doanh lên văn phòng công ty
Nhận xét:
Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán là vừa phân tán, vừa tập trung rất phù hợp với quy mô của Công ty. Tổ chức phòng kế toán với phân công rõ ràng, không chồng chéo. Chính mô hình này đã giúp nhà lãnh đạo nắm kịp thời thông tin của hoạt động kinh tế của công ty từ đó thực hiện sự chỉ đạo kiểm tra, giám sát kịp thời. Việc tổng hợp số liệu và thông tin kinh tế kịp thời, phân công lao động và ứng dụng phương tiện máy tính trong công tác kế toán được thuận tiện. Việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời kiểm tra giám sát trực tiếp hoạt động kinh tế, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo từng đơn vị phụ thuộc.
c) Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15 và thông tư 244
Hiện nay Công ty đang thực hiện kế toán máy phần mềm Bravo và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.Công tác hạch toán tại công ty TNHH TM và ĐT Khánh Hòa được thực hiện trên phần mềm Bravo theo từng phần hành kế toán riêng. Phần mềm kế toán được thiết lập trên cơ sở liên kết các phần mềm kế toán quản lý theo từng phân hệ kế toán như kế toán thu chi, kế toán công nợ, kế toán TSCĐ, kế toán tổng hơp…phần mềm tự động xử lý và cập nhật vào các sổ sách liên quan được thiết lâp sẵn trên phần mềm.
- 40 -
Công ty sử dụng chương trình phần mềm được thiết lập sẵn phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Có thể tóm lược cấu trúc như sau:
Bảng danh mục tài khoản
Sổ kế toán máy
Hệ thống các sổ chi tiết
Sổ nhật kýchung
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đôi số phát sinh
Hệ thống báo cáo tài chính
Bên cạnh những phần chính trên, kế toán mỗi phần hành dùng kèm những công cụ quản lý tính toán phù hợp với yêu cầu công việc.
Sơ đồ kế toán máy:
Sơ đồ 2.3: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN MÁY
Chứng từ gốc
Kế toán nhập dữ liệu vào máy (kế toán thuộc từng phần hành kế toán)
Sổ NKC
Sổ chi tiết
Chứng từ gốc Thẻ kho
Bảng cân đối
số phát sinh Sổ cái
- 41 -
Hằng ngày kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phần hành của mình (theo trách nhiệm đã phân công )vào sổ kế toán máy.Chương trình tự động thực hiện các bảng kê, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung … Kế toán đối chiếu đúng sai trên bảng cân đối số phát sinh. Hằng ngày kế toán in sổ chi tiết kẹp với các chứng từ liên quan làm chứng từ thể hiện kế toán đã định khoản hoàn tất nghiệp vụ