- 89 -
BẢNG 2.8: ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY Các bộ phận của hệ
thống kiểm soát nội
bộ
Những mặt đạt được Những mặt chưa được
1. Môi trường kiểm
soát:
- Tính chính trực, giá trị đạo đức
- Đảm bảo năng lực
- Công ty xây dựng được các quy chế quy định tác phong làm việc, tạo được một nền văn hóa công ty rõ rệt. Nhân viên tạo được tác phong làm việc đúng giờ.
- Tạo được không khí làm việc thoải mái, giảm thiểu sức ép giữa nhà quản lý với nhân viên.
- Các quy định rõ ràng về khen thưởng, kỷ luật làm tiền đề để đánh giá nhân viên trong việc tu dưỡng chuẩn mực đạo đức cho bản thân.
- Năng lực của nhân viên được sử dụng hợp lý với từng nhiệm vụ được giao.
- Công tác tuyển dụng đứng quy trình.
- Việc khuyến khích và tài trợ chi phí cho đội ngũ quản lý và
- Một số nhân viên vẫn đi làm trễ, thời gian nghỉ giữa trưa thường bị kéo dài quá thời hạn quy định.
- Việc tuyển dụng còn nhiều yếu kém và bất cập
- 90 -
- Hội đồng thành viên
- Việc quản lí và điều hành.
- Cơ cấu tổ chức
- Phân quyền hạn và trách nhiệm.
một số nhân viên đi học nâng cao nghiệp vụ được chú trọng.
- Nắm được tình hình của công ty thông qua các bảng báo cáo của các phòng ban.
- Công khai công bố tình hình tài chính của công ty qua các buổi họp.
- Thường xuyên nâng cao năng lực quản lý.
- Kiểm soát được hầu hết các hoạt động diễn ra tại văn phòng công ty cũng như các đơn vị trực thuộc.
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức tương đối hợp lí, phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
- Có xu hướng tuyển dụng lao động trẻ có trình độ cao. - Mọi nhân viên trong công ty đều hiểu được quyền hạn và trách nhiệm cho vị trí của mình.
- Việc trẻ hóa bộ phận quản lí còn chậm.
- Các quyết định, kế hoạch khó được triển khai do phải chịu sự quản lí của nhiều cơ quan ban ngành.
- Cơ cấu tổ chức tại các đơn vị trực thuộc chưa được quan tâm
- Việc phân chia trách nhiệm, tổ chức các bộ phận chưa chặt chẽ, trùng lắp vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- 91 - - Chính sách nhân sự 2. Đánh giá rủi ro 3. Hoạt động kiểm soát - Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
- Công ty ban hành các quy chế tuyển dụng nhân sự cũng như thỏa ước lao động hằng năm về việc bổ nhiệm, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỉ luật nhân viên.
- Các mục tiêu định hướng phát triển công ty trong thời gian tới được đề ra rõ ràng và thường xuyên.
- Việc phổ biến cho nhân viên nhận thức các rủi ro có thể xảy ra tại bộ phận mình thực hiện thường xuyên thông qua các thông báo của Giám đốc
- Có sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các phòng ban.
- Việc kiểm soát các chứng từ, sổ sách tương đối chặt chẽ: các chứng từ được đánh số liên tục, đảm bảo việc luân chuyển chứng từ khoa học, việc lưu trữ
- Việc chấp hành và thực thi trong thực tế còn chưa chính xác với tinh thần các quyết định đưa ra. Nhất là các hình thức kỉ luật .
- Nhận thứcvề rủi ro chưa được nhân viên chú ý. - Đội ngũ quản lí chưa kiểm soát chặt chẽ các rủi ro và tầm ảnh hưởng của chúng.
- Việc nhận dạng các rủi ro có thể xảy ra chưa được bàn nhiều trong các cuộc họp nội bộ.
- Phân công trách nhiệm, tổ chức các bộ phận chưa chặt chẽ, trùng lắp vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Một số chứng từ việc đánh số liên tục đôi lúc bị sai do nhầm lẫn của lập.
- 92 - - Kiểm soát vật chất 4. Thông tin và truyền thông 5. Giám sát chứng từ theo quy định. - Tài sản được bảo quản, cất giữ cẩn thận.
- Công ty thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. - Hệ thống truyền thông của công ty đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp thẩm quyền theo quy định. - Hệ thống thông tin kế toán đảm bảo phản ánh kịp thời, hợp lý các nghiệp vụ kinh tế. Đảm bảo hoạt động theo đúng quy định của pháp luật.
- Việc cập nhật các quy định mới trong kế toán tài chính được đảm bảo, kịp thời thông qua các văn bản, hướng dẫn cụ thể.
- Có tiến hành việc giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
- Giữa các bộ phận trong công
- Việc đưa các nội quy, quy chế của công ty chưa được nắm rõ chủ yếu là ở các đơn vị trực thuộc.
- Việc giám sát thông qua việc kí duyệt chứng từ đôi khi mang tính chất chủ quan, kí nhưng không
- 93 -
ty có sự giám sát lẫn nhau thông qua việc đối chiếu số liệu hàng tháng
kiểm tra đối chiếu do đó tính chất giám sát bị mất hiệu quả.
2.4.2. Đánh giá về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
Nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty được thiết lập khá chặt chẽ, và nó đã thực sự có tác dụng không chỉ đối với công tác quản lý các đơn vị phụ thuộc mà còn phục vụ hữu hiệu cho quá trình quản lý, giám sát của cả công ty. Hơn thế nó tạo ra một quy trình làm việc chuyên nghiệp, phương pháp làm việc khoa học và quan trọng nó giúp cho mọi công việc diễn ra trôi chảy, suôn sẽ dưới một hệ thống kiểm soát chặt chẽ.
Qua bảng đánh giá thì ta thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty tương đối là tốt đạt được hiệu quả trong công tác quản lý:
- Về cơ cấu tổ chức: Công ty đã thiết lập cơ cấu tổ chức các bộ phận theo hướng chuyên môn hóa cao, không chồng chéo, mỗi bộ phận có chức năng riêng biệt, hỗ trợ đồng thời kiểm soát nhau chặt chẽ..
- Hệ thống chính sách quy định: do nhà nước ban hành hoặc do ban lãnh đạo ban hành được cụ thể bằng văn bản và chuyển xuống bằng văn bản cho từng bộ phận biết theo đó mà thực hiện .
- Về bộ máy kế toán: thực hiện theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa phân tán vừa tập trung phù hợp với quy mô của công ty. Tổ chức phân công công việc rõ ràng, không chồng chéo do đó giúp nhà lãnh đạo nắm kịp thời hoạt động kinh tế của công ty từ đó thực hiện sự chỉ đạo kiểm ta giám sát kịp thời.
- Về tổ chức sổ sách, chứng từ, hệ thống tài khoản: đơn giản, dễ hiểu và thực thi, phù hợp với tình hình kinh doanh và đúng với quy định của Nhà Nước, bên cạnh đó việc vận dụng hệ thống tài khoản đáp ứng được yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thõa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
- 94 -
- Về tổ chức báo cáo: báo cáo được lập tương đối rõ ràng, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. Báo cáo tài chính được lập đầy đủ theo quy định và định kỳ nộp đúng hạn.
- Về xét duyệt ủy quyền: Việc ủy quyền và xét duyệt được thực hiện tương đối chính xác và phù hợp với trách nhiệm của từng bộ phận.
- Về mặt hạch toán: Phần mềm kế toán máy công ty đang sử dụng được thiết kế phù hợp với đặc điểm của công ty có nhiều tiện lợi, dễ sử dụng, dễ kiểm tra đáp ứng cho việc hạch toán ở công ty.
- Về việc bảo vệ tài sản:
+ Các chứng từ liên quan đến việc thu chi được điền đầy đủ thông tin, kiểm tra, xét duyệt trước khi thực hiện việc thu, chi.
+ Định kỳ hàng tuần kế toán thanh toán và thủ quỹ tiến hành kiểm tra quỹ - Về phân chia trách nhiệm:
Có sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các phòng ban. Phòng kế toán hiểu rõ công việc của các phòng khác nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra chứng từ, hạch toán kế toán.
- Về mặt kiểm soát quản lý:
+ Tất cả các chứng từ liên quan đến các phần hành kế toán được lưu ngăn nắp, có thứ tự tại phòng kế toán. Do vậy khi cần kiểm tra đối chiếu công việc được thực hiện một cách dễ dàng.
+ Định kì hàng tháng kế toán trưởng báo cáo sơ bộ cho Giám đốc công ty về tình hình hoạt động kinh doanh trong tháng của công ty, tình hình thực hiện thu, chi trong tháng và kế hoạch thu, chi trong tháng tới, số dư tiền gửi ngân hàng, số dư quỹ tiền mặt.
+ Các khoản doanh thu, chi phí được hạch toán chi tiết rõ ràng cho từng nghiệp vụ do vậy rất dễ dàng cho việc đối chiếu kiểm tra khi cần thiết
Ngoài ra, nguồn nhân lực của công ty có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí công tác và công việc được giao. Hàng năm vẫn gửi nhân viên đi học để nâng cao trình độ chuyên môn về phục vụ công ty.
- 95 -
Nhìn chung - Phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán được hạch toán khá ổn định, đáp ứng tương đối tốt yêu cầu quản lý của công ty. Bộ máy kế toán gọn nhẹ, các nhân viên phối hợp nhịp nhàng với nhau trong công việc góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty trong thời gian qua
2.4.2. Những mặt còn hạn chế
Bên cạnh những mặt tích cực của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ta có thể thấy một số nhân tố trong hệ thống kiểm soát chưa hoàn thiện.Các hạn chế đó được thể hiện ở các điểm sau:
Về việc bảo vệ tài sản: Việc kiểm kê quỹ chưa được thực hiện thường xuyên, chưa quy định cụ thể trách nhiệm kiểm kê quỹ, bảo quản tiền mặt tại quỹ và việc bồi thường khi xảy ra rủi ro về tiền đối với thủ quỹ.
Về việc phân chia trách nhiệm: Phân công trách nhiệm, tổ chức các bộ phận chưa chặt chẽ, trùng lắp vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
+ Bộ phận theo dõi nợ và bộ phận thu nợ không được tách rời
+ Phân công trách nhiệm tổ chức các các bộ phận chưa chặt chẽ trong việc mua hàng và nhận hàng ở văn phòng công ty.
Về mặt kiểm soát và quản lý: Trong quan hệ với khách hàng còn giữ giới hạn quá an toàn , quá thận trọng trước mỗi quyết định. Do đó, làm mất nhiều cơ hội kiếm lời trên thị trường. Chính sách khách hàng không được chú trọng. Chính sách khách hàng còn có nhiều khuyết điểm.
Về mặt hạch toán:
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Tuy nhiên công ty chỉ mở sổ nhật ký chung, không mở các sổ nhật ký đặc biệt.
- 96 -
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ
- 97 -
Cũng như bất cứ một doanh nghiệp nào, trong quá trình sản xuất của mình. Bên cạnh những thành tựu đạt được không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Có như vậy mới đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng học hỏi, chủ động sáng tạo, đề ra những biện pháp thiết thực để hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý cũng như hoạt động nhằm củng cố và nâng cao vị thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Mặc dù rất cố gắng trong công tác hạch toán, song công tác kế toán của công ty vẫn còn tồn đọng một số hạn chế (đặc biệt là công tác hạch toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán) làm cho tình hình thanh toán và quá trình hạch toán kế toán của công ty còn nhiều hạn chế.
Với mong muốn góp một phần nhỏ công sức vào sự nghiệp phát triển chung của toàn công ty, bằng kiến thức ở trường, cùng với những gì tiếp thu được qua sách báo, thầy cô, và những người có kinh nghiệm thực tế tại đơn vị thực tập, em xin đưa ra một vài ý kiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty như sau:
3.1. KIẾN NGHỊ 1: TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHẶT CHẼ CÁC KHOẢN THU,
CHI TẠI CÔNG TY
a) Sự cần thiết của đề xuất:
Bất kỳ một doanh nghiệp nào để đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh thì công ty đó cần phải có một lượng vốn nhất định, trong đó vốn bằng tiền có ý nghĩa hết sức quan trọng, tính linh hoạt cao, đặc biệt tiền mặt là loại tài sản có tính luân chuyển cao nhất và được sử dụng nhiều nhất trong thanh toán hàng ngày do đó tiền mặt rất dễ bị thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ, do đó việc quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền sẽ là một trong những biện pháp giúp việc kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao.
b) Nội dung của đề xuất:
- Đối với lượng tiền mặt tại quỹ phải thường xuyên kiểm kê quỹ, vì là công ty hoạt động tương đối lớn nên lượng tiền mặt tại quỹ cũng tương đối nhiều, các
- 98 -
nghiệp vụ thu chi phát sinh nhiều nên dễ thất thoát, sai lệch. Nên để hạn chế điều đó cần phải thường xuyên kiểm kê quỹ và khi kiểm kê phải có một số người ở phòng kế toán. Và việc đối chiếu số liệu chứng từ, sổ sách giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán nên được thực hiện thường xuyên. Cuối ngày kế toán thanh toán và thủ quỹ nên đối chiếu, kiểm tra lại lượng tiền mặt tại quỹ và ở sổ sách.
Để nâng cao trách nhiệm của thủ quỹ trong việc bảo quản tài sản nên quy định mức xử phạt cụ thể khi tiền mặt trong quỹ không trùng khớp với sổ quỹ. Tuy nhiên có phạt phải có thưởng, thủ quỹ phải có mức phụ cấp trách nhiệm thỏa đáng để thủ quỹ yên tâm giữ két sắt của công ty.
Còn đối với tiền gửi ngân hàng, kế toán cũng phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với sổ sách ghi chép tại công ty với số tiền tại ngân hàng nơi công ty mở tài khoản xem có khớp hay không, nếu không khớp phải thông báo ngay để có sự điều chỉnh. Chính vì thế, kế toán phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu khi có nghiệp vụ thu hay chi cho khách hàng thông qua ngân hàng hay rút tiền hoặc rút tiền gửi ngân hàng để tránh những sai sót.
Nên sử dụng các thiết bị tiên tiến để thu nhận tiền đối với các khoản tiền dù lớn hay nhỏ như: máy phát hiện tiền giả…khi thu tiền cần kiểm tra để tránh tình trạng thu tiền giả hoặc thu thiếu.
Cần phải quản lý chặt chẽ đối với các nghiệp vụ tạm ứng tiền mặt để thực hiện những nhu cầu cho quá trình sản xuất như: đi công tác..vì những khoản chi này công ty không thể kiểm soát một cách chặt chẽ được, kế toán chỉ căn cứ vào những chứng từ do người tạm ứng đưa khi hoàn thành công việc để ghi vào sổ sách cho từng đối tượng xin tạm ứng, vì không giám sát được nên dễ đẫn đến sự không trung